QUÉ ES MASTER COLLECTING?

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1 LA SOLUCION INTEGRAL PARA LA GESTION CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA COBRANZA EN TODAS SUS ETAPAS. QUÉ ES MASTER COLLECTING? Master Collecting es el único software de control, gestión, administración, recuperación de créditos y cobranza, que está disponible en el mercado para empresas Mexicanas. Por sus características es una solución integral para la administración ágil y efectiva de una cartera de clientes de cualquier volumen. Cuenta con 11 módulos que se detallan a continuación: CONTROL DOCUMENTAL SEGUIMIENTOS DE COBRANZA GARANTIAS CREDITICIAS EJECUTIVOS DE COBRANZA CLIENTES AUTORIZACIONES ESPECIALES METRICAS DE CARTERA RUTAS DE COBRO HERRAMIENTAS DE COBRANZA ANALISIS FINANCIERO INFORMES DE CREDITO Master Collecting es un sistema modular que de manera integral proporciona herramientas para una mejor cobranza y controles eficientes de los créditos otorgados en cualquier departamento de Crédito y Cobranza. 1

2 MODULO DE CLIENTES: Está orientado al manejo integral de todos los clientes teniendo información detallada de cada cliente como; Datos fiscales, Línea de Crédito, información de saldos (Saldo vencido, al corriente, por rango y/o periodos 1-30, 30-60, 60-90, + de 91), horarios de revisión y de cobro, contactos de cuentas por cobrar, vendedor, Ruta de cobro, zonas, fecha de alta, si tiene garantías, división y línea de venta observaciones generales y especifica de cada cliente. Siendo sus características centrales la agilidad, sencillez de uso y eficiencia, Otra de sus características es que le permite realizar agendas de llamados, generar estados de cuenta, asignar fechas de reprogramación de llamadas, recordatorios de cobro, día y hora de los seguimientos y los comentarios pertinentes a dichos llamados. Mientras efectúa el seguimiento telefónico, dispone de una vista rápida de composición de deuda del cliente (incluyendo saldo de comprobantes en cuenta corriente, cheques y documentos en cartera). Emite listados de vencimiento por cobrador / vendedor / grupos de clientes. A continuacion se mencionan algunas de sus principales reportes que emite; -Por Clave del cliente -Por Saldo vencido -Por zona, región, división de venta etc. 2

3 MODULO SEGUIMIENTOS DE COBRO: A través de este modulo Conozca en detalle sus cuentas por cobrar. Proporciona por documento seguimientos a detalle y en tiempo real las acciones y gestiones de cobranza realizadas, entre otros parámetros. La facilidad de este modulo es que la cobranza se puede agrupar por rango de fecha como; Saldos al corriente, morosos, de 1-30, 30-60, 61-90, + de 91 y la deuda total. Es el modulo principal de trabajo que enlace todos los módulos relacionados para no tener que salir y perder tiempo en acceder a otras aplicaciones. Entre muchas de sus características se mencionan las siguientes: Permite segmentar la cartera por saldos al corriente, vencidos y/o morosos, por rango o periodos de 1-30, 31-60, 61-90, + 91, por ejecutivo, por vendedor. Realiza por una visión integral de la cobranza y proporciona seguimientos exhaustivos de las cuentas que están en mora y por vencer, es decir antes de la fecha límite del plazo de vencimiento. Permite de manera ágil y rápida visualizar los contactos de los responsables de cuentas por cobrar con teléfonos, anotaciones, observaciones y seguimientos, indicando los horarios óptimos para su gestión. Máxima su labor de cobranza al manejar todos los módulos del programa en una sola área de trabajo. 3

4 Automatiza el seguimiento de las acciones pendientes de cobro planificando con sus controles las gestiones futuras de cobranza. Historial completo del cliente con las acciones realizadas y no requiere consulta de otras bases de datos o módulos. Cuenta con diferentes áreas de trabajo para realizar todas las anotaciones y acuerdos con el cliente proporcionado reportes por cliente de las labores y gestiones realizadas. La actividad de gestión de cobro es asignada por cobrador, analista y/o ejecutivos de cobranza, diariamente o con una determinada frecuencia los cobradores realizan llamadas a los clientes para validar y asegurar el pago, con Master Collecting le permite asegurar que las gestiones pendientes se continúen sin tener olvidos ni retrasos. Master Collecting da la facilidad de generar pagares automáticos por las negociaciones de deudas o por apertura de créditos, facturar y/o generar notas de cargos por intereses moratorios, generar estados de cuenta en diferentes formatos, pronósticos de cobranza, todo lo anterior se realiza sin salir de este modulo con resultado ágil y oportuno. Ejemplo de reporte de seguimientos de cobranza. 4

5 MODULO DE EJECUTIVOS DE COBRANZA; La actividad de gestión de cobranza es distribuida para tener un control preciso, a través de este modulo se pueden reasignar las cuentas de los clientes y tener información clara y precisa por analista, gestor y/o ejecutivo de cobranza. Algunos beneficios de este modulo son; Registre y controle todas las labores realizadas a través de s, cartas, promesas de pago, y detalles importantes relacionados y enviados a clientes para referencias y consultas futuras. Almacene todos los detalles de reuniones, citas, contactos y llamadas con clientes en una agenda o calendario de uso intuitivo. Administre, maneje y supervise todos los procesos de cobranza, crédito y tareas diarias de su equipo de cobranza. Registre y controle todas las cuentas, clientes y contactos relacionados, así como oportunidades, casos, y otros detalles desde un repositorio común. Especifique y defina las acciones a seguir de los clientes con gestiones de cobranza sin pagos. Cada ejecutivo tiene las herramientas de gestión de cobranza de manera ágil, veloz y con exactitud. 5

6 MODULO DE CONTROL DOCUMENTAL; Cuando utilizamos este modulo tenemos un manejo sistemático de todos los documentos cobrados y por cobrar, proporcionando reportes por rango de fechas de facturas en revisión, detalles de seguimiento por documento, facturación por cliente. Le presenta herramientas el seguimiento y recuperación eficiente de sus cuentas por cobrar, acelerando los ciclos de cobro y entregando importante información referente a la recuperación, ya sean montos, por clientes, por ejecutivo de cobranza, por vencimientos, por vendedor. Asegure una oportuna gestión de sus ejecutivos y permita a gerentes y supervisores obtener una visión completa de los seguimientos, sus resultados y proyecciones en tiempo real. Maneja una base de datos de las facturas pagadas y el historial y comportamiento del cliente por documento. Con esta aplicación supervisa y asegura eficientemente el seguimiento que se hace de sus cuentas por cobrar pudiendo emitir reportes de las facturas en revisión, del analista, históricos, facturas por el cliente seleccionado, dando como beneficio que la disminución de incobrables y morosidades. Al tener los historiales de cada documento podemos identificar los argumentos del No pago expuestos por nuestros clientes con saldo vencido con mayor frecuencia. 6

7 MODULO DE RUTAS DE COBRANZA; Utilizando este modulo podrá organizar automáticamente las rutas de cobranza evaluando el rendimiento y la eficiencia por gestor, proporciona seguimientos de cada factura enviada a revisión y/o cobro y permite de manera ágil, sencilla y eficiente hacer una ruta de cobro en pocos minutos proporcionándonos los montos enviados a cobro y revisión. Imprime y guarda por gestor todas las rutas diarias dando evaluaciones en porcentajes de la eficiencia realizada. Los reportes se conservan para evaluar a cada gestor y/o cobrador manteniendo todos los registros por facturas enviadas a cobro y/o revisión. Sin duda otro elemento clave en la cobranza es la organización del envió y cobro de documentos por cobrar, como toda actividad requiere de una planeación y organización previa que garantice al máximo el resultado satisfactorio, los resultados exitosos nunca son producto de la casualidad, detrás de ellos están entre otras cosas, el seguimiento oportuno de todo un sistema que garantice que las cosas se harán solo de un modo, del Mejor y por supuesto que estarán a cargo de una herramienta tan valiosa como Master Collecting al permitir registrar y almacenar todos los valores (facturas, contra recibos y cheques) de su departamento de crédito y cobranza 7

8 Submodulo de ruta de cobranza Clientes Interior de la Republica; Supervise y asegure eficientemente el seguimiento de sus cuentas por cobrar de facturas de clientes del interior de la republica. Realiza rutas y guarda los registros de todas las facturas enviadas, además de emitir en forma automática la carta con las facturas que serán enviadas vía mensajeria. Proporciona reportes para envió de facturas por mensajeria, dándonos reportes de las facturas enviadas por cliente y por día. Únicamente tiene que posicionar sobre el cliente y seleccionar las facturas a envió a revisión vía mensajeria. 8

9 MODULO DE GARANTIAS CREDITICIAS; Es el conjunto de acciones que permite proteger a la empresa de tener cuentas incobrables sin garantías. Genera de forma automática pagares de apertura, actualización de líneas de crédito y renegociación de deudas con pagares que incluyen todos los elementos que contempla de la ley general de títulos de Crédito. Este modulo tiene enlace directo con el modulo de clientes dándonos el detalle de las fechas de emisión y vencimiento, proporcionándonos una valiosa ayuda para no dar créditos sin una garantía. Emite de forma automática pagares Reportes de todas las garantías crediticias Únicamente al presionar el botón se presenta la ventana de selección para elegir el orden de los datos en el reporte, ya sea por numero de pagare, por tipo de pagare, por clave del cliente, por clave del analista, por fecha de emisión, etc. La labor de cobranza no reside sólo en conocer las técnicas, es muy importante tener herramientas que nos ayuden a proteger que los clientes dejen de pagar sin tener una garantía real. 9

10 Guarda en una base de datos fácil de consultar todos y cada unos de los pagares emitidas con sus fechas de emisión y vencimiento. Con reportes por numero de pagare, tipo de pagare, por clave y nombre del cliente, por fecha de emisión. MODULO DE HERRAMIENTAS DE GESTION DE COBRANZA; El tener herramientas que faciliten los recordatorios de cobranza contribuye mantener un contacto sobre las cuentas atrasadas. Por lo tanto las estrategias de cobranza deben ser diseñadas de tal manera que promuevan la recuperación de las cuentas tomando en consideración el tiempo futuro, así como también las necesidades de fondos de la empresa. Genera de forma automática cartas de recordatorio de cobranza preventiva y cartas de cobranza extrajudicial que dan como beneficio mantener una cartera con cuentas sanas. Pudiendo ingresar todas las cartas y/o recordatorios que Ud. necesite. 10

11 Ejemplos de cartas de cobranza. 11

12 MODULO DE INTERESES MORATORIOS; Otra herramienta importante para obtener resultados en cuentas vencidas es el cobro de intereses moratorios, genera notas de cargo en automático con solo seleccionar el cliente, nos brinda información del saldo vencido para que al solo capturar el porcentaje de interés a cobrar obtenga los importes por cobrar de intereses y la nota de cargo lista para su autorización o facturación. Esta herramienta solo tiene como objetivo la aceleración de la cobranza lo más rápidamente posible, compensando el costo de aumentar el tiempo de atraso de sus clientes y responder ante la carga fiscal que oscila entre el 1 y el 1.8% que generan por pago de impuestos por activos. Este modulo proporciona reportes de todos las notas de cargo generados por intereses moratorios, agrupando por numero de nota de cargo, clave de cliente, fecha de emisión y/o clave de analista. 12

13 MODULO DE AUTORIZACION DE CREDITOS ESPECIALES; Es una aplicación que permite la administración de proyectos especiales por montos fuera del límite de crédito asignado, con un proceso de registro simple, que nos da la información detallada por cada autorización especial. Informándonos de manera ágil y fácil con un solo reporte el consecutivo de las autorizaciones y su status. Registra y emite reporte de cada uno de los proyectos con todos los detalles y autorizaciones para su aprobación. 13

14 MODULO DE AUTOEVALUACION; Las Herramientas de Auto evaluación son de gran ayuda ya que con ellas se definen ciertos rasgos del desempeño interno y/o externo del departamento de cobranzas: Le presentamos las siguientes herramientas de auto evaluación que cuenta el sistema: Rotación de días cartera, índice de cartera, porcentaje de riesgo, índice de cuentas malas, días cartera, estimación del costo de la cartera vencida. Emite reporte y guarda los resultados por fechas y/o periodos de evaluación de cartera consultándose e imprimiéndose en le momento que Ud. lo requiera. 14

15 MODULO ANALISIS FINANCIERO; Lo podrá hacer de una manera fácil, cómoda y rápida, Esta aplicación, le permitirá realizar un completo y eficaz auto-análisis de la situación económica de una empresa. El análisis financiero permite determinar la conveniencia de conceder créditos; así mismo, determinar la eficiencia de la administración de una empresa. El pilar fundamental del análisis financiero esta contemplado en la información que proporcionan los estados financieros de la empresa, teniendo en cuenta las características de los usuarios a quienes van dirigidos y los objetivos específicos que los originan, entre los más conocidos y usados son el Balance General y el Estado de Resultados. Herramientas: Ratios de Estabilidad (Coeficiente de utilidad, endeudamiento, inversión de capital, valor contable del capital) Ratios de Estructura financiera (Prueba del Ácido, solvencia) Ratios Ciclos económicos (Rotación de cuentas por cobrar, rotación de inventarios, rotación de cuenta por pagar) Ratios de rentabilidad (Estudios de las ventas, estudio de la utilidad) Análisis Integral determinando el crédito a otorgar. 15

16 Al terminar la captura de los datos solicitados emite reporte de los principales ratios usados y su comparación en el estilo pro forma. Registra y guarda todos los análisis de crédito efectuados pudiendo imprimir cualquier reportes de cualquier fecha. 16

17 MODULO DE INFORMES COMERCIALES; Es una aplicación que complementa el estudio del análisis financiero con le objeto de guardar y consultar las referencias comerciales del cliente evaluado para determinar si es sujeta de crédito o no. Ejemplo del reporte enviado Registra y guarda en una base de datos todas las referencias comerciales solicitadas pudiendo ser consultados e imprimirlas en el momento que Ud. requiera. Interfases El sistema se adapta a sus necesidades pudiendo recibir la información diariamente o semanalmente de acuerdo a como Ud. lo programe para el adecuado manejo y control de la información de todos los movimientos de su cartera, con su modulo de utilerías necesita únicamente de su antigüedad de saldos en formato de excel y/ texto agregando a sus bases de datos sus documentos de cuentas por cobrar y maestro de clientes. 17

18 Pantalla principal para la migración de datos. Master Collecting es más que un software de gestión es mucho más que un emisor de listados; es una central de información que mancomuna los datos de su departamento de crédito y cobranza. Usted puede conocer cuáles son los clientes y los motivos que frecuentemente presentan problemas como datos estadísticos sobre su cobranza días cartera, conocer cuáles realmente son clientes con alto riesgo y anticipar las medidas preventivas. Es momento de que su empresa cuente con un software de gestión como una herramienta de crecimiento, Master Collecting es una fuente de datos imprescindible para la toma de decisiones exitosas. Le ofrecemos uno de los mejores de sistemas del mercado Mexicano con numerosas herramientas, excelente precio, condiciones de venta y con un sólido soporte post-venta. Por qué no decidirse al cambio? Ofrecemos a todos los usuarios de Master Collecting, en forma opcional, un servicio de soporte que permita actualizar periódicamente la estructura del sistema mediante el acceso a las nuevas versiones desarrolladas, y recibir permanente y diario asesoramiento sobre las características y prestaciones de nuestra herramienta. 18

19 Características técnicas Entorno de trabajo: - La herramienta ha sido desarrollada dentro del entorno de Clarion utilizando los recursos de programación y desarrollo propios Applications. Habiendo sido probada y utilizada en entornos de Windows XP, 2000 y 97, no habiéndose detectado anomalías en su funcionamiento. -No sustituye sus programas usados se adapta a ellos como una herramienta de trabajo. Actualización Puesto que la herramienta está dividida en once módulos, ficheros de códigos y fichero de usuario, su actualización es muy sencilla, pues tan sólo se ha de sustituir el fichero de código obsoleto por el de la versión posterior. Esta arquitectura proporciona múltiples ventajas: - Poder utilizar varios ficheros de usuario con un mismo fichero de código, lo que en la práctica se traduce en una herramienta multiempresa. - Elimina la preocupación de borrar datos, ya que toda la programación y formulas se encuentran en el fichero de código protegido. - Elimina la necesidad de trasladar los datos al cambiar de una versión a otra. Requerimientos Equipo informático - Procesador a 500 Mhz ó superior - Memoria Ram 128 Mb ó superior - Hoja de cálculo Excel 2000, XP ó superior Materiales -Manual de utilización. - Sistema de apoyo telefónico durante un mes desde la fecha de entrega. 19

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