CAMBIO Elaboración del Documento Se modificaron los pasos 11.3 ingreso de datos al sistema el 11.4 control previo y el 11.7 Radicación de Nómina

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1 de 7 HISTORIAL DE CAMBIOS No. VERSION 1 DESCRIPCION DEL CAMBIO Elaboración del Documento Se modificaron los pasos 11.3 ingreso de datos al sistema el 11.4 control previo y el 11.7 Radicación de Nómina MOTIVO DEL CAMBIO FECHA N/A Faltaba replantear los pasos anteriormente mencionados y anexar los formatos correspondientes

2 de 7 1. OBJETIVO Determinar todas las actividades necesarias en el proceso de elaboración de Nómina para el personal Docente, Administrativo y demás funcionarios vinculados a la Universidad de la Amazonia.. ALCANCE Inicia con la recepción de las novedades para descuento y elaboración de la nomina hasta los registros contables, presupuestales, pago a los funcionarios y a entidades beneficiarias de descuentos. 3. DEFINICIONES 3.1. Soportes Legales: Son todos aquellos documentos expedidos por las autoridades competentes, con o sin valores predeterminados, verificables y expuestos a revisión y control interno y permanente de cada una de las áreas que intervienen en el proceso. 3.. Soportes de Contabilidad: los documentos soporte comprenden las relaciones, escritos o mensajes de datos que son indispensables para efectuar los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones que realicen las entidades contables públicas. Deben adjuntarse a los comprobantes de contabilidad, archivarse y conservarse en la forma y el orden en que hayan sido expedidos, bien sea por medios físicos, ópticos o electrónicos Proceso Contable: se define como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular PILA: planilla única integral creada por el Gobierno para el pago de la seguridad social de los trabajadores a través de Internet Deducciones de Ley: son los descuentos creados por el mismo Estado que están ligados a la vinculación legal y reglamentaria de los servidores de la institución y tienen un orden de prelación al momento de ejecutarse dentro de la nómina Novedades de Nómina: hace referencia al reporte periódico de las diferentes modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago de la nómina.

3 de 7 4. DESCRIPCIÓN No PASOS A REALIZAR DESCRIPCION RESPONSABLE 11.1 Recopilar información Recopilar la información recibida entre las fechas 1 al 15 de cada mes y organizar por entidad, por tipo de novedad o descuento, por rubro o por código de nómina, por clase de funcionario, etc. 11. Revisar soportes enviados por otras entidades Revisar los soportes enviados por cada una de las entidades crediticias, bancarias, fondos, cooperativas, sindicatos, EPS, etc., verificando número de cuotas, valor, monto total, firmas de autorización del empleado o trabajador, etc Ingresar datos al sistema Ingresar los datos al sistema con base en los documentos anteriormente descritos y las demás novedades internas del personal Administrativo como Reporte de Trabajo Suplementario, Recargos Nocturnos, Festivos y Dominicales del personal administrativo y trabajadores registrados en el formato FO-A-TH-11-01, del personal Docente y administrativo como son: vacaciones, puntos asignados a los docentes de carrera y ocasionales originados en la Rejilla Determinación de Puntos Docentes formato FO-A-TH-11-0, reintegros por Acuerdo de Pago formato FO-A-TH-11-03, otras deducciones de ley, nuevas posesiones, renuncias o declaratorias de insubsistencias, prestaciones sociales a que tienen derecho los funcionarios que se retiran del servicio demostrado con los paz y salvos y con base en los reportado en los Formatos Rejilla para Liquidación de Contratos Personal Docente y Administrativo FO-A-TH y Reporte para dotación personal Administrativo por contrato FO-A-TH Realizar control previo Revisar en el sistema los registros digitados, para tener la seguridad de que se introdujo todas las novedades recepcionadas Imprimir la nomina Imprimir la nómina en tres (3) ejemplares Informe de Nomina Sueldos (Formato del Aplicativo Financiero), revisar de nuevo. Si encuentra de conformidad, pasa para firmar el Jefe de la División. Este procedimiento debe hacerse a más tardar el 0 de cada mes, o el día hábil anterior a esta fecha si el día programado recae en un domingo o festivo. Imprimir la nómina para pago de prestaciones sociales en el Informe de Nomina Prestaciones sociales (Formato del Aplicativo Financiero).

4 de Verificar la nomina 11.7 Radicar Nomina Verificar que el personal que está dentro de la nómina sea el que está trabajando con vinculación reglamentaria con la institución. En caso de duda, solicitar actos administrativos de vinculación o contratación y confirmar fechas de ingreso. Se Registra en el formato FO-A-TH el Informe de nómina con sus respectivos descuentos y entrega en la Oficina de Contabilidad, y para el registro de otros Documentos en el formato FO-A-TH Contabilizar la Nomina Recibe las nóminas con la relación de descuentos correspondientes. Identifica en el aplicativo los tipos de nominas que han sido elaboradas; asigna el chequeo en la opción de causar y causar aportes, y le da la orden de grabar. Ver Instructivo IN-A-TH Remite las nominas con sus anexos a Presupuesto. Técnico Contable 11.9 Hacer registro presupuestal de las nominas Recibe las nóminas con la relación de descuentos correspondientes. Registra los valores de la nómina, elaborando el Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP; el compromiso, la obligación y orden pago presupuestal. IN-A-TH Remite las nominas con sus anexos a Rectoría Auxiliar Presupuesto Firmar la nomina Revisa las nominas y firma con la cual autoriza el pago. Remite con sus anexos a la Pagaduría para el pago. Ordenador del gasto Realizar pagos a funcionarios Elabora orden de pago en el aplicativo, realiza el abono en línea para los funcionarios que tienen cuenta bancaria, y diligencia los cheques para los demás. Coloca el sello seco a cada cheque, hace firmar la relación y entrega, a cada funcionario. IN-A-TH Pagadora 11.1 Efectuar pagos de descuentos a entidades Hace el giro del valor correspondiente a descuentos que haya lugar en la nómina mensual, y los aportes patronales y parafiscales y remite el pago a las entidades beneficiarias. Pagadora Archiva nominas y soportes inherentes Anexa a las nominas las relaciones de descuentos y demás soportes; y se archivan en el movimiento diario. Auxiliar de Tesorería Atender reclamos Atender reclamos o inquietudes de los funcionarios respecto del pago realizado, en los primeros cinco (5) días del mes siguiente.

5 de Ejercer Control Puntos CIARP Ejercer control permanente en los puntos asignados por el CIARP según informe individual de cada docente en formato (Control Individual de Puntos Asignados del Aplicativo SIIF) y las horas extras del personal administrativo y de mantenimiento, previamente autorizadas por la Vicerrectoría Administrativa. y Técnico de Nómina Informar a las entidades financieras, el retiro de personal Informar por escrito a las entidades financieras, cooperativas, juzgados, etc., sobre el retiro definitivo del servicio de los funcionarios en estas situaciones Informar a la Oficina de Salud Ocupacional sobre personal retirado Informar a la Oficina de Salud Ocupacional o a quien haga sus veces, sobre los funcionarios retirados, para la realización de los exámenes médicos de retiro

6 de 7 5. DIAGRAMA DE FLUJO

7 de 7 6. ANEXOS: FORMATOS FO-A-TH Formato para la liquidación de trabajo suplementario, recargos nocturnos, festivos y dominicales. FO-A-TH-11-0 Formato rejilla determinación de puntos. FO-A-TH Formato acuerdo de pago. FO-A-TH Formato rejilla para liquidación de contratos (personal docente y administrativo). FO-A-TH Formato reporte para dotación de personal administrativo por contrato. FO-A-TH Formato radicación de nóminas. FO-A-TH Formato radicación otros documentos. IN-A-TH Instructivo para la elaboración y pago de la nómina. 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Formato Individual de Puntos Asignados (Aplicativo SIIF) Formato Liquidación de trabajo suplementario, Recargos nocturnos, festivos y dominicales (Aplicativo SIIF) Formato Informe de Nomina Sueldos (Aplicativo SIIF) Formato Informe de Nomina Prestaciones Sociales (Aplicativo SIIF) Régimen Empleado Oficial Régimen Laboral Colombiano Régimen Salarial de Docentes Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre: Zoila C. Trujillo Nombre: Zoila C. Trujillo Nombre: Zoila C. Trujillo Cargo: de Cargo: de Cargo: de Fecha: Agosto 05 de 009 Fecha: 05 de Septiembre de 009. Fecha:05 de Octubre de 009