PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO PAGO A PROVEEDORES, INTERNOS Y NOMINAS.

Transcripción

1 Título: emisión: PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO. Código: PE-DF-EG-01 01/11/2010 No. de Revisión: 00 Pág.: 1 de: OBJETIVO Establecer lineamientos para el pago de trámites recepcionados de los proveedores internos y externos por los servicios, materiales y equipos adquiridos por la Institución; solicitudes Internas de las prestaciones otorgadas a trabajadores así como del pago de nóminas correspondientes. 2.0 ALCANCE Aplica a todas aquellas dependencias cuyos trámites son recepcionados para pago por los servicios, materiales y equipos adquiridos por la Institución, con el soporte de una orden de compra o servicio autorizada, así como, las solicitudes internas y pagos de nóminas. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 PROVEEDORES Entrega Factura Original que cumpla con los requisitos fiscales Sellada y Firmada al reverso por la Dependencia que lo solicita, Orden de Compra donde conste que haya sido afectado en el Sistema Universitario Financiero (SUF), del servicio o producto ofrecido y pactado, dicha documentación será presentada en original y dos copias. 3.2 AUXILIAR DE VENTANILLA Recibir documentación que cumpla con los requisitos antes mencionados en el horario de 8:00 a.m. A 2:00 p.m. en. Revisa cada una de las facturas y en caso de presentar error devolverlas al Proveedor. Emite y entrega el contra recibo original al proveedor ó al prestador de servicio pactado. Resguarda, clasifica y captura en el Sistema Universitario Financiero (SUF) la documentación recibida por fondo, hasta su entrega al Jefe de Egresos. Dar seguimiento del concentrado de Proveedores desde que ingresa el trámite hasta que se paga. Turnar los pagos y/o transferencias al Jefe de Egresos. Elaboró: C.P.A. Isabel Marín Corroy Jefe del Departamento de Egresos Autorizó: C.P. Gustavo Alfonso Fuentes Benitez Director de Finanzas Firma: Firma:

2 Elabora las solicitudes de recurso para pago y/o transferencias al jefe del departamento de Ingresos. Realiza la entrega de cheques a proveedores. 3.3 JEFE DE EGRESOS Revisa y supervisa la captura e impresión de los cheques, pólizas, recibos, constancias, etc. Envía las trasferencias Autorizadas por el Director mediante clave personal en el sistema de cash Windows. Autoriza la gestión oportuna de las solicitudes de recursos ante el área de ingresos, a través del Auxiliar de ventanilla. Solicita recursos para el pago de nomina. Transmitir la nómina por los sistemas autorizados. Elaborar los informes semanales de los compromisos pendientes de pago. 3.4 AUXILIAR ADMINISTRATIVO A Coteja las listas de documentos entrantes contra la documentación recibida, capturadas por el Auxiliar de. Revisa cada una de las facturas y en caso que vengan mal devolverlas al Auxiliar de. Verifica el fondo de donde saldrá el pago. Entrega a contabilidad la documentación ya revisada y autorizada por el jefe de egresos. Supervisión de trabajo del Auxiliar de. Dar seguimiento a los pagos urgentes 3.5 AUXILIAR ADMINISTRATIVO B Captura de los cheques y/o cash en la base de datos del concentrado de Proveedores, que el Auxiliar de Cheques le proporcione. Entrega al jefe de Egresos los cheques y/o cash para su revisión y rúbrica y posteriormente turnarlo a firma del Director de Finanzas. Recibe y Relaciona diariamente todas las pólizas de cheques y/o cash ya pagadas y fotocopia de las pólizas de cheques y/o cash no pagadas, para turnarlas al área de Contabilidad para su archivo. Asigna cuentas contables en el caso de Anticipo de Quincenas y Gastos por Comprobar. Recibe Provisiones del Departamento de Contabilidad para la elaboración de cheques de Proveedores. Entrega de documentación al Auxiliar de Cheques para la elaboración cheques. Realiza diligencias bancarias y pago de trámites internos (Luz, agua, telefonía, etc.)

3 3.6 AUXILIAR DE CHEQUES Resguarda la documentación con fecha de vencimiento de Proveedores hasta dos días antes de su fecha de pago. Recibe del Auxiliar, las provisiones entregadas por el Departamento de Contabilidad y clasifica por chequera y por fondo los trámites para pago. Elabora cheques y/o cash dos días antes de la fecha de vencimiento. Captura en el Sistema de Contavisión correctamente la codificación ó en caso de error por parte de Contabilidad, lo devolverá al Auxiliar, elabora la póliza en el sistema de Contavisión, e imprime cheque o cash. Entrega al Auxiliar Administrativo los los cheques y/o cash para que los capture en la base de de datos del concentrado de Proveedores. Elabora constancia de retención y percepción de pagos según corresponda. Elabora mensualmente listados de control de pólizas de cheques y/o cash para ingresar a Contavisión. Actualiza periódicamente el listado de Beneficiarios. Resguarda Electrónicamente el listado de los Números de cuentas de Proveedores. Resguarda el consecutivo de copias de pólizas de cheques y/o cash. 3.7 DIRECTOR DE FINANZAS Es responsable de autorizar, dar Vo. Bo y firmar el cheque o el cash en las cuentas Bancarias correspondientes Aprueba las políticas de pago y programa de pago de trámites o solicitudes 4.0 DESARROLLO 4.1 PAGO A PROVEEDORES E INTERNOS No. Responsable Actividad 1 Proveedor y/o internos Entregan al Auxiliar de las facturas originales con su orden de compra en los horarios establecidos o las solicitudes de pago según sea el caso 2 Auxiliar de Verifica que se cumpla con los requisitos fiscales en todas las solicitudes de pago. La documentación con folio SUF, el mismo sistema emite contra recibo, en el cual se realiza la captura de las facturas recibidas y se asigna fecha de pago según calendario de pago a proveedores, entregando al proveedor el contra recibo original sellado y firmado en el instante. La documentación sin folio del SUF es recibida mediante contra recibo de imprenta sus datos se llenan manualmente y se le asigna un número de folio consecutivo se firma, se sella, se anota la fecha de pago de acuerdo a la disponibilidad del recurso, el original se entrega al proveedor y la copia se anexa a la documentación original. Clasifica la documentación por fondos, fecha de recepción, realiza la captura en

4 la base de datos de Excel cada uno de los documentos recibidos para pago de manera ordenada por fecha de recepción y de pago. Turna todos los documentos recibidos para su revisión al Jefe de Egresos. Turnar los pagos y/o transferencias al Jefe de Egresos. Elaborar las solicitudes de recurso para pago y/o transferencias al jefe del departamento de Ingresos. Realiza la entrega de cheques a proveedores. 3 Jefe de Egresos Revisa la documentación por fondos asignados por el Auxiliar de y envía al Departamento de Contabilidad para su provisión correspondiente. En el caso de Anticipos de Quincenas y Gastos a Comprobar se turnan al Auxiliar para su asignación de cuentas contables. 4 Auxiliar 5 Auxiliar de Cheques Recibe las provisiones del Departamento de Contabilidad y entrega al auxiliar de cheques para la elaboración de la póliza en el sistema de contabilidad, al igual que los anticipos y gastos a comprobar ya codificados contablemente. Recibe las provisiones, anticipos de quincenas o gastos a comprobar, elabora póliza de cheques y/o cash en el sistema de Contavisión, si la chequera corresponde a las de talonario elabora el cheque en Maquina Eléctrica y adjunta a la póliza generada del sistema con sus soportes correspondientes y firma la póliza como responsable de quien elaboró y turna al Auxiliar. 6 Auxiliar Recibe las pólizas elaboradas y captura en la base de datos de Excel siguiendo los conceptos previamente definidos y entrega a Jefe de Egresos. 7 Jefe de Egresos Revisa que la codificación de la póliza sea la correcta en base a los soportes documentales, importes de la misma, nombre de beneficiarios y asignación de la cuenta bancaria del proveedor en caso de los cash y turna al Director. 8 Auxiliar de Recibe las pólizas ya con las firmas correspondientes, en el caso de los cheques se entregan directamente al beneficiario, si es proveedor foráneo se envían para deposito al banco, y en el caso de los cash son turnadas al Jefe de Egresos para su transmisión por el sistema. 9 Jefe de Egresos Captura y envía por sistema Cash Windows las transferencias electrónicas e 10 Auxiliar imprime comprobantes de pago. Realiza los depósitos bancarios correspondientes de los proveedores en las distintas instituciones bancarias. Recibe y Relaciona diariamente todas las pólizas de cheques y/o cash ya pagadas y no pagadas (copia de las pólizas de cheques y/o cash) y enlista mediante archivo bajado del sistema de Contavisión, para entregarlas al departamento de Contabilidad para su archivo correspondiente. 4.2 PAGO DE No. Responsable Actividad 1 Recursos Humanos Entrega al Auxiliar de las solicitudes de Pago por los diversos conceptos referentes a Salario y Otras prestaciones. 2 Auxiliar de Recibe y Sella las solicitudes con los soportes documentales correspondientes y turna al Jefe de Egresos para su transmisión. 3 Jefe de Egresos Revisa los soportes y fecha de pago estipuladas en la solicitud y solicita los recursos al Departamento de Ingresos. Realiza los archivos de transmisión.txt en caso de los pagos por Banamex en base a los proporcionados vía correo electrónico previamente recibidos.

5 4 Auxiliar Administrativo Se transmiten dichos archivos en los sistemas de pago establecidos (Pagel o Banamex) y se imprimen los comprobantes de transmisión. Se entregan copias de los comprobantes de pagos al auxiliar administrativo B para notificarle a la Dirección de Recursos Humanos y al Departamento de Contabilidad. Archiva la solicitud de pago con los comprobantes de transmisiones emitidas. 5.0 FORMATOS REFERENCIAS MODIFICACIONES GLOSARIO Factura.- Documento donde se detallan los géneros vendidos o los servicios prestados y su precio, que se ofrece al cliente como comprobante del pago realizado. Orden de Compra.- Documento por medio del cual se da la Instrucción a un proveedor para que cumpla con surtir a las dependencias de la Institución emisora los productos indicados en el mismo, a los precios pactados. SUF.- Sistema Universitario Financiero y que forma parte del SIIA (Sistema Integral de Información Administrativa). Fondo.-Entidad contable que tiene un grupo de cuentas autobalanceables, y que indica quien es el otorgante de los recursos; Estas entidades contables se establecen para asegurar que los recursos serán utilizados de acuerdo con las restricciones impuestas Contra Recibo.- Documento que se entrega al proveedor como comprobante de haber recibido su factura, se detalla los documentos recibidos, el importe y la fecha de pago. Contavisión.- Programa contable en el que se captura la codificación de las solicitudes de Pago, y se imprime los Cheque o Cash Pólizas de todos los trámites recepcionados 9.0 ANEXOS.- Organigrama