Sistema Integrado de Gestión PLAN DE RENOVACION Y ADQUISICION TECNOLÓGICA 2016

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1 Sistema Integrado de Gestión PLAN DE RENOVACION Y ADQUISICION TECNOLÓGICA 2016 Versión 2 Proceso: Gestión Administrativa - GA Diciembre de 2016

2 Página 1 de 8 CONTENIDO INTRODUCCIÓN 2. PLAN DE RENOVACIÓN DE TIC 2.1. Objetivo 3. JUSTIFICACIÓN 4. CLASIFICACIÓN DE LAS TIC 4.2. Clasificación tecnologías de acuerdo al ciclo de vida - Tecnología en alquiler Clasificación tecnologías de acuerdo al ciclo de vida - Infraestructura de Red Criterios para Priorizar la Renovación Tecnológica 4.5. Equipos por Tipo de Tecnología 5. PROYECCION RENOVACION TIC 5.1. Proyección de renovación de equipo por tipo y por usuario Proyección de renovación Infraestructura de red. 6. TECNOLÓGICAS DE IMPRESIÓN 6.1. Tecnologías de impresión 7. RENOVACIÓN INFRAESTRUCTURA SERVIDORES. 8. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN 9. REFERENCIAS

3 Página 2 de 8 INTRODUCCIÓN Con el propósito de ser cada vez más competitivos en la prestación del servicio, en el cumplimiento de la estrategia de Gobierno en Línea, entre otras justificaciones, es indispensable la implementación de un plan de Renovación y adquisición de tecnologías de la información y las comunicaciones TIC, que se articule al Plan Indicativo, al Plan Estratégico de Tecnologías de la Información PETI y al Plan de Adquisiciones, que permita la toma de decisiones oportunas, sobre la adecuación y el aprovisionamiento de la infraestructura tecnológica, que mejore la capacidad adecuada para responder a las necesidades actuales y futuras de los diferentes servicios informáticos que soportan los procesos institucionales. En este sentido, el plan deberá presentar el diagnóstico del estado actual de las TIC, la clasificación del ciclo de vida que cumplen, así como, la priorización de adquisiciones por dependencia, el cubrimiento general y vital para la institución. Por último, concebir este documento como una oportunidad para repensar, si la adquisición ideal es proveer activos que se deprecian en 3 a 4 años y que se sostengan en el tiempo, pero que sean molestos para los usuarios, porque no cumplen de acuerdo a los estándares e innovación tecnológica que trae la Web y que exigen tecnología de última generación para avalar seguridad, confiabilidad, agilidad y capacidad tecnológica. 2. PLAN DE RENOVACIÓN DE TIC 2.1. Objetivo Brindar a la institución el estado actual de las tecnologías de la información y las comunicaciones y las necesidades de renovación y adquisición en el corto, mediano y largo plazo, que permitan al usuario de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte tener infraestructura tecnología adecuada para el desarrollo de las funciones o actividades. 3. JUSTIFICACIÓN A las tareas y servicios institucionales, se suman una infraestructura tecnológica que se ha convertido en la herramienta vital para el desarrollo académico, investigativo y administrativo, que se revierte a la comunidad y el público en general y que para el sostenimiento debe garantizar actualización y soporte. Por lo anterior, se puede decir que una plataforma tecnológica actualizada, permite responder a la mejora continua y a estar a la vanguardia del entorno, además, ayudar a los empleados en las labores de manera más eficiente, disminuyendo los tiempos de espera por respuesta lenta de los equipos o por fallas frecuentes en los mismos.

4 Página 3 de 8 4. CLASIFICACIÓN DE LAS TIC 4.1. Clasificación Tecnológica de Acuerdo al Ciclo de Vida - Equipos Los equipos tecnológicos como computadora, impresoras, swiches, ups, entre otros, tienen un ciclo de vida útil de acuerdo al uso y actividad que respaldan, por ello, en este plan se relacionan los equipos de acuerdo a la antigüedad con el fin de tener un estimado del estado para plantear la renovación. Para identificar el estado o antigüedad de los equipos de establecen los siguientes parámetros: Clasificación Descripción situación Situación de acuerdo al tiempo de vida de los equipos 0 a 3 años 3 a 4 años Más de 4 años En Transitorio A B C D Son los equipos que facilitan la consecución de los objetivos de los usuarios y que cuentan con una antigüedad menor o igual a 3 años. Son equipos que comienzan a presentar problemas para la consecución de los objetivos institucionales, que la tecnología se encuentra desactualizada a pesar que se repotencien. Son equipos que por la antigüedad mayor a 4 años, ya no funcionan adecuadamente y no permiten que los usuarios puedan desarrollar el trabajo eficientemente. Equipos que no tiene asignación de usuario y que están en la Unidad de Sistemas con posibilidad de mejorar su rendimiento o dar de baja por daño u obsolescencia. Situación A B C D Tipo / tiempo de equipos 0 a 3 años 3 a 4 años Más de 4 años En transito Equipos de Escritorio Portátiles Servidores Impresoras de red Impresoras de punto Impresora personal (conectada al equipo) Impresora Carnetizadora Impresora de Etiquetas Swiches UPS s

5 Página 4 de 8 Situación A B C D Tipo / tiempo de equipos 0 a 3 años 3 a 4 años Más de 4 años En transito Tableros Smart Board Software (herramienta ofimática) Software (Diseño) Software (Sistema Operativo para servidores) Software (Sistema Operativo) Software Libre (Sistema Operativo) Software (Carnetizadora) Teléfonos Clasificación tecnologías de acuerdo al ciclo de vida - Tecnología en alquiler. Tipo de equipos 0 a 3 años 3 a 4 años Más de 4 años En transito Impresora de red Firewall (UTM) Acces Point Clasificación tecnologías de acuerdo al ciclo de vida - Infraestructura de Red. Tipo de equipos 0 a 3 años 3 a 4 años Más de 4 años En transito Red de datos Red Regulada Red Telefónica Criterios para Priorizar la Renovación Tecnológica Con el propósito de apoyar la planeación institucional, se plantea una priorización de la tecnologías comprometidas para la eficiencia en los trámites y servicios que debe ofrecer la institución, para lo cual se tiene en cuenta el tiempo de antigüedad o ciclo de vida, el servicio que presta y la necesidad vital que representa en la articulación para la gestión:

6 Página 5 de 8 No. Tipo de equipo tecnológico Prioridad Justificación 1 Infraestructura de red de datos. Alta Permitir que la conexión interna y externa sea eficiente; porque es la que garantiza el trabajo en la Web y el acceso remoto. 2 Infraestructura de red eléctrica Brindar seguridad a la información y a los Alta regulada. equipos conectados a ella. 3 Equipos de Cómputo de escritorio Media Por el tiempo de vita útil de los equipos y por las actualizaciones tecnológicas que exigen estos cambios. 4 UPS Alta Garantizar la seguridad del hardware, del software y de la información. 5 SWICHES Alta Agilizar la conectividad en la red de datos. 6 Infraestructura de Servidores Alta Permite seguridad de la información institucional, además de agilizar la gestión interna. 7 Software Media Permitir estar a la vanguardia de los cambios tecnológicos exigentes para la gestión. 8 Firewall Alta Garantizar la seguridad perimetral, el control de navegación y la administración del acceso a Internet. 9 Telefonía Media Facilitar la comunicación interna y externa Equipos por Tipo de Tecnología De acuerdo a inventario tecnológico codificado por la Unidad de Sistemas al 1 de junio de 2016, tenemos la siguiente información: Tipo de Equipo Instalado Cantidad Equipos de cómputo 250 Impresoras 40 Teléfono 60 UPS 14 Tableros Smart Board 5 Swiches 20 Sistema operativo 250 Herramienta Ofimática 205 Software de Diseño 1 Infraestructura de Servidores 3

7 Página 6 de 8 5. PROYECCION RENOVACION TIC 5.1. Proyección de renovación de equipo por tipo y por usuario. Tipo de Equipo Instalado Antigüedad Dependencia Portátiles 2 Administración Equipos de Escritorio 26 Administración Equipos de escritorio 30 Sala de cómputo Impresora de red alquilada 2 Administración Tableros Smart board 6 Salones de clase Teléfono 10 Administración UPS robustas (Infraestructura de red eléctrica regulada) 3 Administración Swiches (robustos) 1 Administración Swiches (Robusto) 2 Sala de Cómputo 5.2. Proyección de renovación Infraestructura de red. Tipo de Equipo Instalado Antigüedad Prioridad Dependencia Red de dato 4 años Alta Red eléctrica regulada 4 años Alta IPS Red telefónica 8 años Alta Deportel Red de datos 10 años Alta Unidad Académica Red de eléctrica 10 años Alta Red de datos 10 años Alta Red de datos Red de datos 13 años Alta Unidad Red de eléctrica 13 años Alta Administrativa Red de datos 2 año Alta Coliseo 6. TECNOLÓGICAS DE IMPRESIÓN Con el propósito de generar ahorros en el costo de la impresión y cumplir con la campaña de Cero Papel realizada, se propone la implementación de impresoras de red centralizadas (propias y/o alquiladas), que permitan ir disminuyendo en uso de las impresoras de bajo rendimiento y asignadas a cada funcionario, además, buscar la posibilidad de bajar costos en los insumos. De la revisión se encontró, que actualmente de ciento cincuenta y uno (151) equipos de cómputo asignados a empleados administrativos, veinte (29) impresoras son para trabajo personalizado, seis (6) funcionan en red para impresión de grupos de trabajo grandes Tecnologías de impresión

8 Página 7 de 8 Para la estandarización de la tecnología de impresión institucional, se definen los términos siguientes: Clase de impresora: normal y multifuncional. Normal: Con dedicación a la impresión única de documentos. Multifuncional: Con capacidad de impresión, escaneo y fotocopiado. Tipo de impresoras Se definen de acuerdo al sistema de impresión de utilizan: Laser: con tecnología láser y tóner. Ink. Con tecnología de inyección y tinta. Matriz. Con tecnología de matriz de punta. Plotter. Impresión de carro ancho para planos. Termal. Impresora para etiquetas. Carnetizadora. Impresora para elaboración de carnet en tarjetas PVC. 7. RENOVACIÓN INFRAESTRUCTURA SERVIDORES. La Renovación de la Infraestructura de Servidores, se justifica en los nuevos estándares, a la razón de ser institucional y para cumplir con el servicio a nivel interno en las salas de cómputo, de tal manera que garantice la funcionalidad del software académico, la continuidad de aplicaciones y la implementación de sistemas de seguridad interna y externa 1. La infraestructura de servidores, se proyecta a escoger una de dos alternativas viables para la institución: a) Adquirir dos servidores de rack con sistema operativo estándar que garantice virtualizar sistemas operativos en Windows y Linux, implementar aplicaciones y software académico, igualmente que permita la conexión hacia el datacenter para el tema de copias de seguridad en cada extremo. b) Contratar con un Datacenter la implementación de dos servidores (un equipo en la institución y el otro en el Datacenter y que incluya instalación configuración y soporte cambio por obsolescencia), uno en cada extremo y que cumplan ambos con las mismas necesidades de virtualización del software y con la seguridad de la información. 8. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL PLAN 1 Directorio activo, consola antivirus corporativo, mirror hacia el Datacenter para copias de seguridad bilateral en medio físico y lógico.

9 Página 8 de 8 El Plan de Renovación y Adquisición Tecnológica, será revisado, al menos una vez al año, previo al desarrollo de los Planes Anuales por el Profesional de la Unidad de Sistemas. Así mismo, podrá ser actualizado cuando así lo dispongan las instancias pertinentes en la Institución Universitaria Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte. 9. REFERENCIAS Plan Indicativo Institucional. PETI Institucional. Informes de Registro calificado condición No. 8 y No. 9 Institucionales. Aprobación del Documento Elaboró Nombre Responsable Firma Fecha Esperanza Botero Idarraga Profesional universitario con funciones de coordinación de sistemas 02/12/2016 Revisó María Isabel Andrade María Isabel Andrade Representante de Calidad Vicerrectora Institución Universitaria- Administrativa 05/12/2016 Aprobó José Fernando Arroyo Valencia Rector 07/12/2016 Versión No. Fecha de Aprobación Control de Cambios Descripción de los Cambios Justificación del Cambio 1 07/12/2016 Se actualiza el slogan de la institución. Cambio del slogan no aplicado.