PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL ANUARIO ESTADISTICO

Transcripción

1 Código: ES- DE-PR06 Página: 1 de 6 1. OBJETIVO El presente procedimiento normaliza la secuencia de actividades para la elaboración del Anuario Estadístico Institucional, el cual, provee información estadística institucional, alimenta las actividades de planeación, y permite entre otros, el conocimiento de la Universidad del Pacifico por parte de la comunidad universitaria, la toma de decisiones y la realización de la evaluación institucional de la Universidad del Pacifico bajo la coordinación de la Oficina conforme a su Programa de Gestión. 2. ALCANCE El procedimiento inicia rectoría ordena a la Oficina recoger, procesar y sistematizar toda la información correspondiente al desempeño institucional consignado en el plan de desarrollo institucional. Posteriormente La Oficina, solícita a todas las dependencias el diligenciamiento de los formatos de recolección de la información y finaliza con la distribución del Anuario estadístico a diferentes grupos de interés. El presente procedimiento aplica para todos los órganos de dirección y Administración y ejecución con responsabilidad en la elaboración del anuario estadístico. 3. DEFINICIONES PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL.- Es un instrumento de planeación construido de manera participativa, donde se establece un acuerdo entre todos los miembros de la universidad para trabajar con los mismos propósitos y sobre las bases de las mismas políticas. En el Plan de Desarrollo se consignan, el componente estratégico y operativo como lo establece la Ley Orgánica de, sus objetivos o ejes estratégicos de desarrollo y bienestar, las metas de resultados que se pretenden alcanzar, los programas y subprogramas que tuvieran lugar, y los recursos que se van a invertir durante el periodo de Dirección. El resultado del proceso de planeación se concreta en el Plan de Desarrollo Institucional para un horizonte de planeación de 3 años. PLAN INDICATIVO.- Es un instrumento que permite resumir y organizar por anualidades los compromisos asumidos por la rectoría y los órganos de dirección de la Universidad del Pacifico en el respectivo Plan de Desarrollo Institucional. En éste se precisan los resultados y productos que con la ejecución del Plan se espera alcanzar en cada vigencia y al terminar el período rectoral.

2 Código: ES- DE-PR06 Página: 2 de 6 METAS.- Expresan en forma concreta los objetivos en términos de cantidad y tiempo; es decir, dan cuenta de los resultados por alcanzar mediante la ejecución del plan en un periodo dado, con los recursos disponibles. Las metas se constituyen en insumo para medir la eficacia en el cumplimiento de programa y subprogramas y, por ende, de los compromisos del plan METAS DE RESULTADO: Responden directamente a la cuantificación del objetivo o eje estratégico. En su planteamiento se requiere conocer la situación inicial o actual para poder evaluar el cambio o modificación lograda. Por ejemplo: la meta para el eje académico es reducir, durante los tres próximos años, en el 20% el nivel de deserción estudiantil registrado actualmente en la Universidad del Pacífico. META DE PRODUCTO.- Responden directamente a la cuantificación de los objetivos programáticos, los cuales se logran a través de subprogramas. Se deberá definir desde el principio una línea de base clara con el propósito de monitorear su cumplimiento. Por ejemplo, la construcción de 2 edificios, la capacitación del 40% de los docentes de la Universidad del Pacifico..- EL Anuario Estadístico es un documento que compila las principales estadísticas académico-administrativas de la Universidad del Pacifico por un periodo de un año. GESTION DE LA INFORMACION INSTITUCIONAL: Conjunto de entidades y dependencias de la Universidad del Pacifico que tienen la responsabilidad de recolectar y sistematizar la información. 4. CONDICIONES GENERALES. Para la elaboración del Anuario Estadístico cada responsable o líder de proceso debe tener conocimiento, tanto del Plan de Desarrollo Institucional, como del Plan Indicativo establecido para el periodo rectoral, el cual desde el punto de vista legal corresponde a tres años. El Anuario Estadístico es un instrumento diseñado para mejorar los mecanismos de recolección, procesamiento y sistematización de la información estadística de la Universidad del Pacifico orientado hacia el mejoramiento continuo de las prácticas para la gestión, propiciando un fortalecimiento de la cultura de la información para la toma de decisiones. La información solicitada para la elaboración del Anuario Estadístico institucional debe ser entregada a la oficina de planeación en medio electrónico.

3 Código: ES- DE-PR06 Página: 3 de 6 La información que se suministre a la oficina de planeación para la elaboración del Anuario Estadístico debe corresponder al periodo solicitado y contener datos oficiales, confiables y con el mínimo de errores. 5. CONTENIDO/DESARROLLO: Nº Actividad Responsable Documento de Referencia 1 El Rector, solicita a través de la Oficina de, la información estadística a los responsables de los programas y subprograma, mediante los formatos. Rectoría Oficio requerimiento Formatos ( ) de 2. Reciben formatos para la elaboración del Anuario Estadístico y realizan lo siguiente: Líderes de Trasladar del Plan de acción la información Proceso. relacionada con los estudiantes y docentes vinculados a los programas y subprogramas y Directores de actividades académico-administrativas que Programas desarrolla la Universidad del Pacifico. Jefes de área o Trasladar del Plan de acción la información unidades correspondiente a cada convenio, partidas presupuestales y duración. Consolidar la información cuantitativa específica del área y remitirla a la oficina de planeación. Formato( ) Procedimiento (ES- DE- PR06) Instructivo ( ) Oficio Remisorio del Anuario Estadístico

4 Código: ES- DE-PR06 Página: 4 de 6 3. Recibe formatos del Anuario Estadístico diligenciados y verifica si están de acuerdo con los lineamientos solicitados por la Contraloría General de la Nación y el Sistema Universitario Estatal (SUE). Si: registra en el sistema y emite concepto de procedencia del Anuario Estadístico mediante formato enviándolo a rectoría. No: emite formato con concepto de no procedencia (concordancia) y devuelve a director de programa, líder de proceso o jefe. Realiza Medición y Seguimiento, y toma las respectivas acciones. Profesional especializado Líderes Proceso. Directores Programas de de Jefes de área o unidades 4. Recibe y consolida la información enviada de las diferentes dependencias. Recibe el Anuario Estadístico y concepto de viabilidad de aceptación de procedencia Analizan los documentos: Si: aprueban los documentos, soportes y consolidación de la información del Anuario Estadístico. No: realizan observaciones y devuelven para ajustes. Profesional especializado Rectoría Formato Concepto de Procedencia (ES-DE- FR05) Oficio remisorio Formato Concepto de Procedencia Plan de Acción (ES-DE- FR05 Oficio remisorio Documento de Aprobación

5 Código: ES- DE-PR06 Página: 5 de 6 5. Incorpora en las bases de datos propias de la oficina, los datos proporcionados por los diferentes medios y acumular la información histórica y actual. Valida la información en bases de datos de acuerdo a la clasificación que se le otorgue: estudiantes, empleados, docentes, espacios físicos, investigación, etc. Elabora los cuadros, tablas y gráficos estadísticos necesarios a partir de los cálculos generados del procesamiento de la información para la consolidación del documento principal. Elabora un documento, que represente el boletín estadístico institucional antes de su publicación. Profesional especializado Procedimiento Elaboración Anuario Estadístico Formato Instructivo diligenciamiento Enviar el documento principal al centro de publicaciones para su diagramación. Oficio remisorio de entrega 8. FIN DIAGRAMA DE FLUJO. 6. CONTROL DE CAMBIOS Fecha Versión Descripción

6 Código: ES- DE-PR06 Página: 6 de 6 7. ANEXOS: Plan de Desarrollo Institucional Plan Indicativo Trienal Formato Elaboración Anuario Estadístico (ES-DE- PR06) Instructivo para diligenciamiento del Anuario Estadístico Formato (ES DE-IN08) Formato Concepto de Procedencia (ES-DE-FR05) Informes de gestión. Compila los resultados de la ejecución de los planes de acción ejecutados en un año. Versión:01 Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma Nombre George Garcés Rivas Floresmiro Murillo Hinojosa Cargo Representante de la dirección Maria Carmela Quiñones Gongora Recotra Fecha de aprobación 03 /03/2009