CONTRALORÍA REGIONAL DE ARICA Y PARINACOTA UNIDAD DE CONTROL EXTERNO INFORME FINAL. Hospital Dr. Juan Noé Crevani

Transcripción

1 INFORME FINAL Hospital Dr. Juan Noé Crevani Número de Informe: 31/ de mayo de 2012

2 CONTRALOR1A GENERAL DE LA REPUBL1CA CONTRALORIA REGIONAL DE ARICA Y PARINACOTA C.E. N 302/2011 REMITE INFORME FINAL N 31, DE 2011, SOBRE AUDITORÍA INTEGRAL ALEATORIA, EN EL HOSPITAL DOCTOR JUAN NOÉ CREVANI OFICIO N - ARICA, 3 1 MAYO 2012 Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 31, de 2011, con el resultado de la auditoria practicada por funcionarios de esta Entidad de Control, en el Hospital Doctor Juan Noé Crevani. Sobre el particular, corresponde que ese servicio implemente las medidas señaladas, cuya efectividad, conforme a las políticas de esta Contraloría General sobre seguimiento dde los programas de fiscalización, se comprobarán en una próxima visita a la entidad. Saluda -ale nte a DANNY ADOLFO SEPULVEDA RAMIREZ Abogado Contralor Regional De Arica y Parinacota Contraloría General de República AL SEÑOR DIRECTOR HOSPITAL DR. JUAN NOÉ CREVANNI REGIÓN DE ARICA Y PARINACOTA. PRESENTE Incl.: Lo indicado o ARTURO PRAT N' PISO 16 - EDIFICIO EMPRESARIAL_ FONOi ARICA

3 an CH11.11 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA C.E. N 305/2012 REMITE INFORME FINAL N 31, DE 2011, SOBRE AUDITORÍA INTEGRAL ALEATORIA, EN EL HOSPITAL DOCTOR JUAN NOÉ CREVANI. OFICIO N ARICA, - 1 JUN, 2012 Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines legales pertinentes, copia del Informe Final N 31, de 2011, con el resultado de la auditoria practicada por funcionarios de esta Entidad de Control, en el Hospital Doctor Juan Noé Crevani. Lo anterior, con el propósito que en su calidad de Encargado de Control Interno, de cumplimiento a las funciones que la normativa legal vigente le impone. Saluda atenta nte a U DANNY ADOLFO SEPULVEDA RAMIREZ Abogado Contralor Regional De Anca y Parinacota Cnntral9ria Gwnorel d9 lo República AL SEÑOR ENCARGADO (A) DE CONTROL INTERNO HOSPITAL DR. JUAN NOÉ CREVANI PRESENTE Incl.: Lo indicado ARTURO PRAT N PISO 16 - EDIFICIO EMPRESARIAL FONO: ARICA

4 C.E. N 304/2012 REMITE INFORME FINAL N 31, DE 2011, SOBRE AUDITORÍA INTEGRAL ALEATORIA, EN EL HOSPITAL DOCTOR JUAN NOÉ CREVANI. OFICIO N O O ARICA, - JUN Cumplo con enviar a Ud., para su conocimiento y fines legales pertinentes, copia del Informe Final N 31, de 2011, con el resultado de la auditoria practicada por funcionarios de esta Entidad de Control, en el Hospital Doctor Juan Noé Crevani. Saluda atentamente a \ Ud., DANNY ADOLFO SEPULVEDA RAMIREZ Abogado Contralor Regional De Arica y Paririacota Contraloria Ganeral de la "blica A LA SEÑORA DIRECTORA SERVICIO DE SALUD ARICA PRESENTE Incl.: Lo indicado ARTURO PRAT N 391 PISO 16 EDIFICIO EMPRESARIAL FONO: ARICA

5 1: IIILC CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA INFORME FINAL N 31, DE 2011, SOBRE AUDITORÍA INTEGRAL ALEATORIA, EN EL HOSPITAL DOCTOR JUAN NOÉ CREVANI, ARICA, 3 1 MAYO 2012 En cumplimiento del plan anual de fiscalización de esta Contraloría Regional, se ha realizado una auditoría integral aleatoria, en el Hospital Dr. Juan Noé Crevani, que incluye los macroprocesos de Ingresos Presupuestarios, Ingresos Propios, Finanzas, Recursos Humanos, Convenios, Abastecimiento, Medio ambiente y Tecnologías de la Información. Objetivo La auditoría tuvo por finalidad comprobar la veracidad y fidelidad de las cuentas, de acuerdo con la normativa contable, y la autenticidad de la documentación de respaldo, acorde a lo establecido en el artículo 55 del decreto ley N 1.263, de 1975, Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado; el artículo 95 de la ley N , sobre Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, y en la resolución N 759, de 2003, de esta Contraloría General, y a la normativa contable contenida en los oficios N , de 2005, y N , de 2006, y sus respectivas modificaciones, ambos de esta Contraloría General. En específico, la auditoría tuvo por finalidad verificar la correcta percepción, valorización, contabilización y depósito de los ingresos presupuestarios y propios obtenidos por el hospital, por concepto de prestaciones médicas y suscripción de convenios con terceros; verificar que los convenios de especialista de llamada, celebrados por el centro hospitalario, se ajusten a lo establecido en el artículo 24 de la ley N , y el reglamento sobre convenios con tratantes o consultores de llamada, aprobados mediante decreto N 753, de 2001, del Ministerio de Salud; y verificar que la contratación de servicios y compra de bienes, medicamentos e Insumos clínicos, se hiciera en concordancia con la ley N , de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios del Estado, y el decreto N 250, de 2004, reglamento de la citada ley. El examen también comprendió la evaluación de materias de personal relacionadas con los funcionarios regidos por el Estatuto Administrativo y los profesionales de la salud, regulados por las leyes N s y , y verificar el efectivo cumplimiento de las jornadas horarias de dichos profesionales, como así también la rendición de pólizas de fidelidad funcionaria y conducción, remuneraciones, pago de horas extraordinarias y reembolso de subsidios por incapacidad laboral, del personal regido por el Estatuto Administrativo. AL SEÑOR DANNY SEPÚLVEDA RAMÍREZ CONTRALOR REGIONAL DE ARICA Y PARINACOTA PRESENTE JDO/AMAB/XRB/JJGANVMS/GFD/HDG A T N 1/2011

6 ClIll CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Asimismo, tuvo por objeto comprobar el manejo, transporte y disposición final de los residuos peligrosos, verificando el cumplimiento del decreto supremo N 594, de 1999, sobre condiciones sanitarias y ambientales básicas en los lugares de trabajo, y del decreto supremo N 148, de 2003, que aprueba el reglamento sanitario de manejo de residuos peligrosos, ambos del Ministerio de Salud; como así también establecer la confiabilidad, integridad y seguridad de la información contenida en los sistemas de información utilizados por el Hospital Dr. Juan Noé Crevani. Lo anterior, por el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de Metodología El examen practicado se efectuó en conformidad con las normas y procedimientos de control aprobados por Contraloría General, e incluyó la aplicación de la metodología de auditoría aceptada para este Organismo Contralor (MAC) y las pruebas de validación respectivas, sin perjuicio de aplicar otros medios técnicos estimados necesarios en las circunstancias. Universo y Muestra En cuanto a los ingresos devengados y percibidos durante el período sujeto a examen, la fiscalización efectuada comprendió la revisión de las siguientes asignaciones presupuestarias, por los montos que en cada caso se indican. Imputación Presupuestaria Denominación Universo $ Muestra $ (yo Transferencias ,57 Corrientes Del Gobierno Central Día cama , Derecho pabellón , Exámenes , Atención ambulatoria , Venta medicamentos , Prótesis O.- O Traslados , Otros ingresos ,66 propios Totales ,90 Además, el examen comprendió la revisión de los gastos imputados a las siguientes asignaciones pertenecientes al subtítulo 21 y 22, de acuerdo al detalle que se presenta a continuación. 2

7 Imputación Denominación Presu uestaria Honorarios consultas en llamada Compra de artículos impresos Universo Muestra yo $ $ , , Servicios de aseo , Curso de Capacitación , Gastos de ,14 Representación, Protocolo y Ceremonia Gastos por compras de servicios médicos y profesionales ,69 Totales ,31 En cuanto a los macroprocesos de Finanzas, Recursos Humanos, Medio Ambiente y Tecnologías de la Información, el detalle de las materias analizadas en la presente Auditoría Integral Aleatoria, se señala en cada uno de los respectivos acápites. Antecedentes Generales El Hospital Dr. Juan Noé Crevani de Arica, es un centro asistencial público de alta complejidad, tipificado como Hospital Tipo 1, que brinda atenciones de consulta de especialidades, apoyo diagnóstico y terapéutico, de urgencia y de hospitalización quirúrgica y médicas a la población de la Región de Arica y Parinacota, y que forma parte de la Red Asistencial del Servicio de Salud Arica. Dada su calidad de dependencia del citado servicio, al centro hospitalario le son aplicables, entre otras normas, las referidas al DFL N 1, de 2005, del Ministerio de Salud, y el decreto supremo N 140, de 2004, ambos del Ministerio de Salud. El Hospital Dr. Juan Noé Crevani de Arica adquirió la calidad de Hospital Autogestionado en Red, en concordancia con lo dispuesto por la ley N , del 31 de diciembre de 2008, disposición legal que sustituyó el inciso final del artículo decimoquinto transitorio de la ley N , disponiendo que los establecimientos señalados en ese artículo, que no hayan sido calificados como "Establecimiento de Autogestión en Red" al 31 de enero del año 2010, pasarán a tener dicha calidad a contar de esa fecha, por el sólo ministerio de la ley, y se encontrarán regidos por las normas establecidas en el mencionado Título. El resultado del examen dio origen al Preinforme de Observaciones N 31, de 2011, el cual fue puesto en conocimiento del Hospital Juan Noé Crevani, por macroproceso auditado, mediante los oficios NO S 3.245, 3.256, 3.276, 3.292, 3.353, y 3.366, todos de 2011, siendo atendidos por la dirección del citado centro asistencial de salud, mediante los oficios Ord. No s 5.020, 5.021, 5.117, 5.125, 5.169, y 5.184, también de 2011, cuyo análisis y antecedentes aportados sirvieron de base para la elaboración del siguiente Informe' Final. 3

8 MACROPROCESO DE INGRESOS PRESUPUESTARIOS Universo y Muestra Durante el año 2010, el total de los ingresos presupuestarios, devengados y percibidos por el Hospital Dr. Juan Noé Crevani, ascendieron a $ , correspondientes a transferencias corrientes para el financiamiento de los programas de Atención Primaria, Prestaciones Valoradas y Prestaciones lnstitucionales, de los cuales se examinó un total de $ , cifra que ascienden a un 28,57%, de los referidos ingresos devengados. I. SOBRE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO Se constató que el Hospital Dr. Juan Noé Crevani, carece de procedimientos formalmente establecidos, respecto de la forma en la que debe operar y ser respaldadas las transferencias de fondos recibidas desde el Servicio de Salud Arica, provenientes del Fondo Nacional de Salud, FONASA y Subsecretarias de Salud Pública y de Redes Asistenciales, entre otros. Asimismo, la revisión constató que las transferencias recibidas corresponden principalmente al traspaso de recursos para el pago de remuneraciones y de proveedores, obedeciendo las primeras, a fondos que son entregados en atención a una distribución mensual de la proyección anual de la producción del citado hospital y atención primaria. Por otra parte, respecto de los fondos recibidos para el pago de proveedores, cabe señalar que éstos se sustentan en la solicitud que, a través de correos electrónicos, realiza el Encargado del Subcentro de Responsabilidad de Contabilidad y Presupuesto al Sub Director Administrativo del citado Centro Hospitalario, quien lo remite al Director de Administración y Finanzas del Servicio de Salud Arica, no existiendo un medio formal de comunicación al respecto. Adicionalmente, se advirtió que las referidas transferencias de recursos, son realizadas por el Servicio de Salud Arica sin comunicar al centro hospitalario, la distribución presupuestaria de los montos asignados, esto es, a modo de ejemplo, si corresponde a Atención Primaria, Prestaciones Valoradas o Prestaciones Institucionales, situación que fue confirmada por doña Jacqueline Norambuena Norambuena, Jefa Subrogante de Contabilidad y Presupuesto. A mayor abundamiento, se advirtió que el hospital tampoco ha establecido los mecanismos de control tendientes a validar que los recursos transferidos por el Servicio de Salud Arica, corresponden a los que debería percibir, en razón de la producción del citado establecimiento y la atención primaria que ha informado. En su respuesta, la Directora (S) manifiesta que la aplicación de las transferencias recibidas desde el Servicio de Salud Arica, se realiza de acuerdo a lo señalado en el Ord. 2E N 981, de 02 de febrero de 2011, del FONASA, que imparte instrucciones respecto a las transferencias por Programas de Prestaciones Institucionales (PPI), Programa de Prestaciones Valoradas (PPV), Atención Primaria de Salud, y otras instrucciones relacionadas con el ejercicio presupuestario

9 Señala además que todas las transferencias recibidas llegan desde el Servicio de Salud Arica, con las instrucciones de donde deben ser imputadas, o con un detalle de las mismas, agregando que una vez cerrado el mes, el citado servicio envía un resumen de las transferencias enviadas, adjuntando, a modo de ejemplo, el resumen correspondiente al año En atención a lo expuesto, corresponde levantar parcialmente la observación, debiendo mantener los alcances referidos al procedimiento informal mediante correos electrónicos que utiliza el hospital para efectuar los requerimientos de recursos al Servicio de Salud Arica para el pago de proveedores, y a la falta de cotejo entre los recursos transferidos por el citado servicio y los que efectivamente debería percibir ese centro hospitalario en razón del total de atenciones practicadas. Al respecto, la autoridad deberá disponer la adopción de procedimientos formales a través de los cuales se efectúen las solicitudes de recursos para el pago de proveedores al Servicio de Salud Arica, como también establecer los controles que le permitan validar la exactitud de los recursos que le sean transferidos en razón de su producción y de la atención primaria que ha informado, medidas cuya efectividad adopción y aplicación serán objeto de análisis en el correspondiente programa de seguimiento que realice este Organismo de Control en ese centro hospitalario. II. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS Como ya fuera indicado, durante el año 2010, el total de los ingresos presupuestarios, devengados y percibidos por el Hospital Dr. Juan Noé Crevani, ascendieron a la suma de $ , de los cuales se examinó un total de $ , equivalentes al 28,57%, cifra que comprendió un total de $ correspondiente a transferencias asociadas a las Garantías Explícitas de Salud (GES), y $ a transferencias efectuadas por el Servicio de Salud Arica, para el pago de proveedores, comprobándose que la totalidad de los recursos examinados fueron depositados íntegramente en la respectiva cuenta corriente. MACROPROCESO DE INGRESOS PROPIOS Universo y muestra Los ingresos propios o de operación devengados por el Hospital Dr. Juan Noé Crevani, en el período auditado, ascendieron a un total de $ , de los cuales finalmente percibió la suma de $ Al respecto, se procedió al examen de $ equivalentes a un 12,46%, de los ingresos devengados, respecto de ocho prestaciones resumidas en el siguiente cuadro, y que se detallan en el anexo N 1, correspondiente al presente acápite. 5

10 Prestación CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CONTRALORk REGIONAL DE ARICA Y PARINACOTA Código Ejecución Presupuestaria. Devengado al 31/12/2010 $ Muestra revisada Día cama ,55 Derecho abellón ,07 Exámenes ,42 Atención ambulatoria ,44 Venta medicamentos ,72 Prótesis O Traslados ,73 Otros ingresos propios ,66 Totales ,46 $ cyo I. SOBRE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO 1.1 Proceso de admisión Manual de procedimientos Al respecto, corresponde señalar que si bien el Hospital Juan Noé Crevani cuenta con un manual de procedimientos relacionado con la admisión por concepto de prestaciones médicas, éste sólo está referido a la Unidad de Emergencia, y no incluye las restantes áreas que también realizan procesos de admisión de pacientes, tales como, al centro adosado de especialidades "CAE", maternidad y atención dental, entre otras. Por su parte, en cuanto a los pacientes morosos, cabe señalar que el numeral del citado manual, referido a los pacientes institucionales (FONASA), contempla la firma de un documento denominado "compromiso de pago". Sin embargo, se comprobó que dicho documento no establece cómo se efectuará el cobro de dicho compromiso, el plazo del que dispondrá el deudor para tales efectos, y el monto de las cuotas que le serán otorgadas al paciente, elementos que finalmente están sujetos al criterio del Jefe del Subcentro de Contabilidad y Presupuesto, señor Julio Pinto Fuentes, quien, informalmente, y de manera exclusiva, tiene asignada dicha función. En su respuesta, la autoridad manifiesta que en las "Normas Generales para Ingreso de Pacientes Beneficiarios para Atención de Salud en el Hospital" y "Normas generales para ingresos de pacientes particulares para ser atendidos en el Hospital Dr. Juan Noé Crevani", dictadas según resoluciones exentas N s 2910, de 29 de junio, y N 4208, de 1 de septiembre, ambas de 2011, se imparten instrucciones respecto al "Compromiso de Pago" que suscriben los usuarios del Centro Asistencial de Salud que no disponen de recursos para pagar las prestaciones otorgadas, confirmando lo advertido por esta sede regional. Añade en su oficio que el citado compromiso de pago, está sujeto a criterio del Jefe de la Unidad de Recaudación, previa consulta al cajero que ejecuta la operación. 6

11 En síntesis, se ha comprobado que el servicio carece de medios idóneos de diagnóstico, decisión y control, que permitan concretar, dentro del ordenamiento jurídico, una gestión eficiente y eficaz, en el contexto de las acciones que fueron objeto de observaciones. En atención a lo señalado, corresponde mantener la observación planteada, toda vez que si bien el hospital durante el año 2011 impartió instrucciones sobre la materia, no corresponde que su aplicación dependa del criterio de un funcionario en particular, debiendo el servicio formalizar su proceder a través del correspondiente acto administrativo, el que deberá ser difundido a los funcionarios que corresponda, disponiendo además las medidas tendientes a lograr su estricta aplicación. La efectiva implementación de las medidas señaladas será verificada en el correspondiente seguimiento que efectúe este Organismo Superior de Control en ese establecimiento Segregación de funciones La revisión efectuada permitió constatar que el Hospital carece de una adecuada segregación de funciones. En efecto, se comprobó que la funcionaria Soledad Bórquez Varela, administrativo suplente de la sección de recaudación, realiza las funciones de calificación previsional de los pacientes, y a su vez, efectúa la recaudación en la caja del consultorio adosado a especialidades "CAE". Asimismo, se advirtió que la función de apoyo a la cobranza de cuentas corrientes, y apoyo a la unidad de recaudación, función última que comprende la centralización de lo recaudado por las cajas del Recinto Hospitalario, como también el informar la rendición global de la unidad de recaudación a la unidad de tesorería, en ocasiones es desempeñada por la señorita Paulina Astorga Díaz, RUT 1 quien se encuentra contratada bajo la calidad jurídica de honorarios, sin que presente los resguardos mínimos exigidos a los funcionarios públicos que tienen a su cargo fondos públicos. Por su parte, respecto del proceso de admisión de los pacientes, por concepto de atención abierta y cerrada, el centro hospitalario cuenta de manera permanente, con siete estaciones de ingreso y una estación habilitada temporalmente en la sección de emergencia, con una dotación total de 13 funcionarios, los que se clasifican en digitadores y/o calificadores, que realizan las labores de otorgar hora a los pacientes y timbrar la hoja de atención de acuerdo a la previsión de salud (calificación), respectivamente, funciones que en ocasiones, son desarrolladas por la misma persona, situación que también denota la falta de una adecuada segregación de funciones. En efecto, la funcionaria Yasmina Loza Gutiérrez, responsable de la oficina de admisión del policlínico maternal realiza una multiplicidad de funciones, entre ellas otorgar horas, timbrar documentos relativos a la calificación de previsión de salud, agendar consultas médicas a través del software y llenar informes estadísticos de egreso hospitalario. 7

12 En su respuesta, la autoridad hospitalaria señala que a contar del 1 de agosto de 2011, ha sido regularizada la situación contractual bajo la modalidad a contrata de la funcionaria Paulina Astorga Díaz, para desempeñar funciones en recaudación central y apoyo a la encargada de cobranza en la sección cuentas corrientes, para lo cual, mediante memorándum N 102, de fecha 18 del mismo mes y año, el Jefe de la Unidad de Recaudación solicitó a la oficina de personal tramitar la fianza de la citada funcionaria. Respecto a doña Soledad Bórquez Varela manifestó que a la fecha, no cumple funciones en la Unidad de Recaudación. Al respecto, corresponde mantener parcialmente la observación planteada, en tanto el servicio no informe las medidas que implementará a fin de evitar que se reitere la situación observada, sin perjuicio que las acciones que lleguen a ser adoptadas, serán verificadas en el correspondiente programa de seguimiento que este Organismo Fiscalizador efectuará en esa entidad Registro de pacientes en la Unidad de Urgencia Sobre la materia, corresponde señalar que el registro de ingreso de pacientes durante el período sujeto a examen se efectuó de forma manual y, paralelamente, en un sistema computacional en la Unidad de Urgencia, proceso que da origen a un documento numerado en forma correlativa y automática, denominado Registro de Atención de Urgencia, "RAU", el cual contiene los antecedentes personales del usuario, entre ellos su previsión, las prestaciones otorgadas durante la atención médica, la identificación del recaudador que recibe los valores, independientemente de la derivación que se da al paciente, y el valor a pagar por la atención otorgada. Sobre el particular se advirtió que la base de datos que sustenta este sistema computacional, es alimentada en forma manual por los funcionarios de las Unidades de Admisión y Recaudación, con los antecedentes personales y previsionales del paciente, los que luego son verificados en el sistema computacional online del Fondo Nacional de Salud, FONASA. Sin embargo, se constató que al existir un problema o una disconformidad en el sistema de verificación entre la previsión de salud según reporte del FONASA y lo informado por el paciente, los citados funcionarios proceden a ingresar los datos proporcionados verbalmente por éste último, sin dejar una constancia de ello, como tampoco se procede a una nueva verificación durante el tiempo en que se extiende la atención del paciente. En efecto, producto de la caída del sistema online en la oficina de ingreso del policlínico maternal, advertida el día 5 de mayo de 2011, se constató que la funcionaria Yasmina Loza Gutiérrez, con el objeto de generar el comprobante de atención de un paciente, procedió a consultarle verbalmente su previsión, dato que fue ingresado en la respectiva hoja de atención sin ser nuevamente validado por la profesional. En su respuesta, la Directora (S) confirma lo advertido por esta Entidad de Control, agregando que, sobre la materia, el hospital está trabajando en la actualización del manual de procedimientos, cuya última modificación data del año

13 LI III 1,r CHILE CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Agrega a su oficio que a contar del 2 de enero de 2011, asumió la jefatura de la Unidad de Recaudación, la profesional titular Sra. Clara Muñoz Carrasco, quien ha estado realizando varias gestiones de mejora en la unidad, entre ellas, el sistema computacional implementado en recaudación de asistencia pública. Sobre el particular, corresponde mantener la observación planteada, debiendo la autoridad adoptar las medidas que permitan agilizar la efectiva corrección de la situación advertida, mediante la actualización del manual de procedimientos, cuya concreción será verificada en el correspondiente programa de seguimiento que esta Entidad Superior de Control efectúe en ese centro asistencial de salud. 1.2 Sobre proceso de valorización. Al respecto, se verificó que durante el periodo auditado, el Hospital Regional valorizó las prestaciones de salud de acuerdo al arancel fijado mediante las resoluciones No s 39 y 40, ambas de 25 de enero de 2010, del Ministerio de Salud, las que modificaron las resoluciones 176, de 1999, que aprobó el arancel de prestaciones de salud del Libro II del DFL N 1, de 2005, de Salud, y 49, de 2009, de Salud, que aprobó las normas técnico administrativas para la aplicación del régimen de prestaciones de salud, Libro II del DFL N 1, del 2005, de Salud, en la modalidad Libre Elección. Asimismo, se constató que por medio de la resolución N 1770, de fecha 12 de abril de 2010, el citado recinto hospitalario modificó a contar de esa fecha el arancel para pacientes particulares. Lo anterior de conformidad a la exigencia establecida en el numeral VII de la resolución N 368, de 12 de febrero de 2010, de Salud, que aprueba el texto de la N.G. Administrativa N 2 sobre atención de pacientes particulares. Al respecto, corresponde señalar que la valorización de las prestaciones médicas otorgadas por el recinto asistencial auditado, es realizada por el Subcentro de Responsabilidad de Contabilidad y Presupuesto, a través de las unidades de Recaudación y Cuentas Corrientes, siendo la primera, la encargada de la valorización de pacientes FONASA, Isapre y particulares, mientras que la segunda unidad es la responsable de la valorización de las prestaciones médicas otorgadas producto tanto de accidentes del tránsito, como de aquellas que tienen su origen en los convenios suscritos con las Fuerzas Armadas, Carabineros, centros clínicos, especialistas en llamados, compra de servicios, entre otros, y de cuyo examen se constataron las siguientes observaciones: a) Las citadas oficinas realizan la valorización de las prestaciones otorgadas a partir de las hojas y libretas de atención de los pacientes, y de los informes estadísticos de egreso hospitalario que son confeccionados por las distintas unidades de especialidades que intervinieron en la atención del paciente. Al respecto, se constató que la citada documentación necesaria para realizar el alta administrativa de los pacientes, una vez que se le ha otorgado el alta clínica, es trasladada y entregada por éste o por los familiares que lo acompañan, en la Unidad de Recaudación o Cuentas Corrientes con el consecuente riesgo de evadir el pago de la cuenta y proceder a retirarse del establecimiento. 9 :.ttog ''. ::94TR RSEGIE0APNAL L.:41.thi''`I' > DE ARICA Y Z-z, FARINACC 6- \ _ O --,

14 111-1:11017 CMILe. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Sobre la materia, el encargado de la oficina de valorización, don Sergio Vásquez Ochoa, manifestó que para esa situación existe un formulario de fuga, que cada servicio clínico debe enviar a la encargada de recaudación, sin embargo, en la práctica, el hospital carece de un procedimiento formalmente establecido respecto de cómo se debe actuar en estos casos. Considerando que el hospital no se refirió en su respuesta a la observación planteada, corresponde mantenerla en su totalidad, debiendo la autoridad hospitalaria establecer procedimientos de control tendientes a evitar, o en su defecto disminuir, la posibilidad de que pacientes evadan el pago de las prestaciones de salud otorgadas, medidas cuya efectiva adopción y aplicación será verificada en el correspondiente programa de seguimiento que esta Entidad de Control efectuará en ese centro asistencial de salud. b) Las oficinas encargadas de la valorización de las prestaciones, no realizan una verificación o cotejo de la información contenida en los informes estadísticos de egreso hospitalario, que como se señaló anteriormente son entregados por los pacientes, con la información que manejan las distintas unidades de especialidades que intervinieron en su atención y rehabilitación. Lo anterior, a pesar de que, según lo informado por don Sergio Vásquez Ochoa, existe un listado de egresos de los pacientes denominado "Informe de Censo", que permitiría cotejar y verificar que la documentación recibida en dichas unidades, contienen la totalidad de las prestaciones otorgadas, formulario que no es utilizado por las citadas áreas. En tales condiciones, resulta imposible asegurar que la totalidad de las prestaciones otorgadas por el hospital son registradas, valorizadas e informadas de manera íntegra, y con ello garantizar que se han cobrado todos los servicios e insumos entregados a los pacientes, situación que fue ratificada por don Sergio Vásquez Ochoa, al señalar que "los documentos de egreso, debiesen venir con la máxima especificidad, para valorizar correctamente los programas médicos, y así no dar lugar a errores de valorización ni destinar más tiempo en comprender el detalle de los gastos, siendo también importante que los programas sean visados por las unidades clínicas involucradas en la atención del paciente, con el fin de evitar errores de codificación o denominación de exámenes o medicamentos". En su respuesta, la Directora (S) señala que los procedimientos de alta clínica implican revisar los egresos hospitalarios, como dato fuente para analizar los días cama de los pacientes, como así también confirmar en el sistema certificador - FONASA-, su calidad previsional. Expresa que para realizar las valorizaciones de los programas utiliza como documento de apoyo la hoja de registro de prestaciones de los distintos servicios de hospitalización, como así también la hoja de insumos de pabellón, en el caso de intervenciones quirúrgicas. Agrega que estos procesos han mejorado con la implementación del registro directo de insumos de algunas unidades como UCI, SAI y Urgencia, lo que ha permitido a su vez una mejora en la captación y registro de estos datos, para los fines de generar la cuenta de los pacientes, lo que seguirá mejorando debido a la incorporación de los demás servicios o unidades a esta modalidad. 10

15 Finalmente, respecto a la falta de especificación de medicamentos y/o insumos, señala que se ha estado apoyando a los servicios clínicos, remitiendo listados actualizados de medicamentos e insumos, con el detalle de miligramos y centímetros cúbicos, a fin de mejorar la confección de los programas médicos aplicados a cada paciente. Al respecto, y sin perjuicio de las medidas que la autoridad señala haber adoptado en cuanto al registro directo de los insumos por parte de algunas unidades del hospital, y los listados actualizados con la graduación de los medicamentos remitidos a los servicios clínicos, corresponde mantener la observación formulada, en tanto no se acompaña la documentación en la que conste la adopción formal de las estas medidas, cuya efectiva y masiva implementación será verificada en el correspondiente programa de seguimiento que esta Entidad de Control efectuará en ese centro asistencial de salud. c) Por otra parte, corresponde indicar que los RAU físicos, son incorporados al sistema informático en la sección de estadística, específicamente en la unidad de "RAU" electrónicos, donde se digitan todas las prestaciones efectuadas a cada paciente, siendo el sistema el que calcula automáticamente el cobro de dichas prestaciones. Sin embargo, y tal como se detallará más adelante, se comprobó que el hospital carece de los adecuados mecanismos de control que aseguren que la totalidad de las prestaciones otorgadas sean incorporadas en los registros físicos de atención de urgencia, y que éstos sean íntegramente ingresados en los "RAU" electrónicos, que coincidan en su valorización, que sean los registrados en las respectivas boletas de recaudación y los que finalmente correspondan ser percibidos. En su oficio de respuesta, la autoridad señaló que con anterioridad al mes de abril de 2011, se incorporaba al sistema computacional la información contenida en los Registros de Atención de Urgencia (RAU físicos), cuyo poblamiento estaba a cargo de los respectivos médicos tratantes, los que en muchas ocasiones no registraban la totalidad de la información que ese documento contempla, o simplemente lo hacían utilizando siglas. En la actualidad, en cambio, los exámenes pasan por la unidad de Recaudación - Digitación, donde son registrados y timbrados con la previsión de cada paciente, para luego ser enviados a laboratorio, o bien, el paciente es enviado al "CR" de imagenología. Atendido que el hospital reconoce la falta de integridad de la información contenida en los RAU físicos, y por ende, en los registros electrónicos de esa información, agregado a ello que las medidas que señala haber adoptado, no son acompañadas de la correspondiente documentación que las sustente, corresponde mantener la observación, sin perjuicio de la revisión y análisis, que procederá a practicar este Organismo de Control en su visita de seguimiento que realizará a ese establecimiento de salud. d) Finalmente, se constató que el Hospital Regional no ha dispuesto acciones de supervisión, control o revisión posterior, sobre las labores efectuadas por las unidades de recaudación y cuentas corrientes, respecto de la valorización de las prestaciones entregadas. 11

16 Sobre el particular, la Directora (S) del hospital señaló en su respuesta que las acciones de supervisión asociadas a las labores de recaudación, son cumplidas por la Unidad de Auditoría Interna de ese establecimiento, que contempla un programa de trabajo anual para fines de control y apoyo. Añade que otra instancia de control la componen funcionarios del Ministerio de Salud con los mismos fines de control sobre la gestión hospitalaria en sus diversos ámbitos, como así también, los controles internos que se efectúan diariamente en la misma unidad de recaudación, cuando se revisa la documentación remitida al área de Recaudación Central. Además, con el objetivo de mejorar los sistemas de control interno, calidad de atención y tiempos de atención a los usuarios, informa que el hospital está gestionando la factibilidad de crear la oficina Recaudadora (Caja), que sería ubicada físicamente contigua a la oficina de valorización de programas. Finalmente, para fines de pago por las atenciones otorgadas a pacientes hospitalizados, indica que esa propuesta traerá diversos beneficios, tales como una mejor comunicación entre las Unidades de Valorización, Caja y los usuarios del servicio, reducirá cualquier acción de fuga de los pacientes al disponer inmediatamente un lugar de pago, otorgando además mayor seguridad y rapidez para los familiares y pacientes hospitalizados al momento de practicar el pago de las prestaciones hospitalarias. Al respecto, se mantiene la observación a la espera de la verificar la efectiva implementación formal de las medidas anunciadas en esta ocasión, las que serán verificadas en su conjunto por este Organismo Contralor en el proceso de seguimiento que llevará cabo en ese centro asistencial de salud. 1.3 Sobre proceso de facturación o emisión de boletas de cobranza a) La revisión advirtió que en algunos casos, las facturas emitidas por el Subcentro de Responsabilidad de Contabilidad y Presupuesto, no adjuntan un listado que individualice el nombre completo y cédula de identidad del paciente que recibió la prestación médica objeto de cobro, situación que dificulta su validación o vinculación, con el respectivo archivo clínico del paciente. En su oficio de respuesta, la Directora (S) confirma lo advertido por esta Entidad Fiscalizadora, al señalar que el sistema que utiliza la sección cuentas corrientes del SCR Contabilidad y Presupuesto es de antigua data, y que por lo tanto tiene sus limitaciones, especialmente, para emitir las nóminas de pacientes pertenecientes a las FF AA y DIPRECA. En atención a que el servicio no manifiesta acciones concretas que permitan su corrección, corresponde mantener la observación planteada, sin perjuicio que las medidas tendientes a suplir la deficiencia advertida que disponga ese servicio, serán verificadas en el correspondiente programa de seguimiento que ejecutará este Organismo Fiscalizador. b) Se constató que, en ocasiones, las boletas emitidas por las distintas cajas recaudadoras del Recinto Hospitalario, no consignan la totalidad de la información requerida por el documento, y que permite validar, tanto al paciente como a esta instancia superior de control, la correcta valorización de las prestaciones otorgadas. 12

17 un/ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA En su respuesta, la autoridad manifiesta que en la gestión del Subdirector Administrativo anterior se consideraba una mejora al sistema de trabajo de la sección cuentas corrientes, consistente en conectar computacionalmente esa sección con el sistema que utiliza la unidad de recaudación, con el fin de mejorar los registros de datos y facturación. Agrega que constantemente el Jefe del SCR Contabilidad y Presupuesto está impartiendo instrucciones al Encargado de Recaudación, con el fin de que se consignen correctamente los datos indicados en los comprobantes de recaudación, realizando continuas observaciones, de manera verbal y escrita a los funcionarios encargados de caja, indicando además, que se procederá a actualizar el manual de procedimientos de la unidad de recaudación. Atendido que la autoridad confirma los alcances advertidos, corresponde mantener la observación planteada, sin perjuicio que las medidas tendientes a suplir la deficiencia advertida que disponga ese servicio, serán verificadas en el correspondiente programa de seguimiento que ejecutará este Organismo Fiscalizador. 1.4 Sobre proceso de rendición diaria de recaudación Se comprobó que los formatos utilizados por las cajas recaudadoras del recinto hospitalario, para realizar las rendiciones diarias, no son uniformes. En efecto, se advirtió que la caja de recaudación central clasifica por separado en su rendición, los ingresos percibidos por concepto de UMI (Unidad de Medicina Interna), ambulancia, traslados, entre otros, mientras que las demás cajas agrupan los referidos conceptos bajo la clasificación "Otros Ingresos", lo que puede generar distorsiones al momento de su registro contable. En su respuesta la autoridad indica que actualmente existe una caja de recaudación central y una caja de recaudación en urgencia, ambas con instrucciones de aplicar la Cuenta Complementaria UMI en una sola columna, y en el ítem presupuestario 011 "Otros ingresos", los traslados en ambulancia. Al respecto corresponde mantener la observación, hasta que la medida que la autoridad señala haber adoptado sobre la materia, sea verificada en el correspondiente programa de seguimiento Deficiencias en la confección de las rendiciones diarias La revisión efectuada advirtió una serie de deficiencias de control en la confección de las rendiciones diarias efectuadas por las cajas recaudadoras del centro hospitalario, como así también, en la rendición global que se realiza de las mismas, tales como, errores en la transcripción de la información de las boletas de recaudación a las rendiciones diarias, falta de información o datos incompletos en las boletas, como la previsión del paciente, entre otros. En su oficio de respuesta, la Directora (S), indica que con la nueva jefatura de la Unidad de Recaudación, durante el presente año se ha procedido a realizar una mejora en las rendiciones diarias de recaudación, agregando que en su oportunidad, el Jefe del SCR Contabilidad y Presupuesto envió instrucciones con el fin de mejorar la gestión en lo que compete a esta función. 13

18 1077 ChIlLn CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Asimismo, señala que procederá a enviar un memorándum a los funcionarios de la Unidad de Recaudación, con los resultados de la presente revisión, respecto de como se está desarrollando el trabajo en la unidad, con el fin de que tomen conocimiento y tengan conciencia de la labor que realizan. A su respuesta acompaña un correo remitido por el Jefe del SCR Contabilidad y Presupuesto a la Jefa de la Unidad de Recaudación, pero no un documento en el que se establezcan las obligaciones y responsabilidades formalmente sancionadas por la autoridad del servicio, como tampoco antecedentes en los que conste que esa información fue comunicada a los funcionarios involucrados en esa labor, verificándose la existencia de una copia del memorándum N 157, de 9 de diciembre de 2011, mediante el cual la Jefa de la Unidad de Recaudación remitió a los funcionarios de esa unidad, el Preinforme de Observaciones, acompañado de algunas indicaciones al respecto. En tales circunstancias, corresponde mantener la observación planteada, hasta que la efectiva adopción y aplicación de las medidas comprometidas por la autoridad, sean verificadas por este Organismo Superior de Control, labor que será ejecutada con ocasión de las acciones de seguimiento que dispondrá para tales efectos Periodicidad de las rendiciones efectuadas por las cajas recaudadoras Sobre el particular, corresponde señalar que la "Unidad de Recaudación" cuenta con una dotación de 10 funcionarios titulares, los que cumplen funciones de digitadores y/o calificadores, cuya labor principal, es realizar el cobro por las prestaciones efectuadas, de acuerdo a los aranceles vigentes para los diversos tipos de prestaciones. Al respecto, se constató que el hospital no da fiel cumplimiento a lo establecido en el acápite N 5.2 del Manual de Procedimientos de Recaudación del Hospital Dr. Juan Noé Crevani, que fue aprobado mediante resolución N 953, de 17 de mayo de 2006, el que dispone que los fondos recaudados por los cajeros "deben rendirse diariamente a la sección de tesorería del Departamento de Contabilidad, para su contabilización y depósito". En efecto, se comprobó que en reiteradas ocasiones, los ingresos recaudados por los cajeros no son rendidos en forma diaria, advirtiéndose una dilación de hasta cuatro días entre la recaudación de los mismos, y su respectiva rendición. A modo de ejemplo, los ingresos recaudados el día 6 de mayo de 2011, fueron depositados el día 11 del mismo mes, debido a que la rendición entregada por el cajero contenía errores de imputación, falta de autorizaciones, documentos enmendados, entre otros, hecho que generó la devolución de la rendición a recaudación central para su corrección, situación que fue corroborada por doña Ljubica Gaete Burett, en su calidad de Tesorera, dependiente de la Sección de Contabilidad y Presupuesto del citado Recinto Asistencial. En su respuesta, la autoridad del hospital reitera lo expresado por la tesorera, agregando que, con el fin de aclarar la situación observada en esta oportunidad, adjunta a su respuesta el detalle de la rendición global de recaudación central, de fecha 6 de mayo de 2011, recepcionada por la tesorería del SCR Contabilidad y Presupuesto, en esa misma fecha. 14

19 En tales circunstancias, corresponde mantener la observación, debiendo esa autoridad disponer las medidas que permitan dar fiel cumplimiento a lo establecido en el Manual de Procedimientos, en cuanto a la periodicidad de las rendiciones de los recursos recaudados por los cajeros, cuya efectivo cumplimiento, será verificado con ocasión de las acciones de seguimiento que dispondrá este Organismo Fiscalizador en ese centro hospitalario Responsabilidad en la confección de las rendiciones Además, se constató resúmenes de ingresos y planillas de recaudación manual, donde no se consignó el nombre y firma del recaudador, situación ante la cual no es posible identificar al funcionario responsable de dicha labor. En su respuesta, la autoridad del hospital se compromete a reiterar las instrucciones para que todas las rendiciones diarias que realizan los cajeros dependientes de la unidad de recaudación cuenten con el nombre y firma del funcionario responsable de su rendición. Sin embargo, no acompaña a su respuesta un documento que formalice dicho requerimiento y corrobore su existencia, en cuyo caso corresponde mantener lo observado, sin perjuicio de las medidas que adopte la autoridad para formalizar sus procedimientos, lo que será requerido y examinado con ocasión de las acciones de seguimiento que dispondrá este Organismo Fiscalizador para tales efectos Carencia de resguardo para el traslado de valores Se comprobó que los valores recaudados en el Hospital Regional de Arica Dr. Juan Noé Crevani, son trasladados a la institución bancaria respectiva, por doña Ljubica Gaete Burett y doña Irma Churqui Oxa, Tesorera y Administrativa de Tesorería, respectivamente, en vehículos institucionales, o a través del transporte público, sin contar con los resguardos necesarios tendientes a evitar hurtos o robos. En su respuesta, la Directora (S), indica que el funcionario de tesorería del SCR de Contabilidad y Presupuesto designado para efectuar el depósito diario en el banco, es trasladado en un vehículo del hospital, cuyo conductor ha sido instruido para facilitar su acercamiento a la entidad bancaria. En tales circunstancias, corresponde levantar la observación expuesta, en el entendido que la medida adoptada por la autoridad corresponde, en ámbito de sus posibilidades, a la que otorga mayor seguridad y resguardo a los fondos recaudados durante su traslado para el depósito en la entidad bancaria. 1.5 Sobre el proceso de cobranza Sobre el particular, se constató que por medio de resolución N 1038, de 25 de febrero de 2010, la autoridad del hospital aprobó el manual de procedimientos de facturación y cobranzas, en cuyo texto se establece, que las unidades de Cuentas Corrientes y Recaudación, dependientes del Sub Centro de Responsabilidad de Contabilidad y Presupuesto, serán las encargadas de la gestión de cobranza de las facturas, no existiendo una unidad establecida exclusivamente para tal función. 15

20 2.15 Hl 1927 CHILE CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA En efecto, se constató que la referida función de cobranza, es efectuada por doña Paulina Díaz Astorga, contratada bajo la modalidad de honorarios, quien se desempeña como apoyo administrativo de la unidad de cuentas corrientes, quien recibe a través de correo electrónico remitido por la Sección de Contabilidad, la nómina de deudores en base a la cual procede a confeccionar las cartas de cobranza para enviar a los distintos deudores. Al respecto, cabe agregar que funcionarios de la Unidad de Recaudación, también desempeñan la función de cobranza en terreno, a través de visitas a los deudores. Sin perjuicio de lo anterior, la citada funcionaria manifestó respecto a las referidas acciones de cobranza, que durante el año 2010, no aplicó el procedimiento de enviar cartas a las compañías aseguradoras deudoras, y que durante el presente año, sólo se han enviado algunas, por concepto de accidentes de tránsito. Asimismo, y tal como se comentará más adelante en el presente informe, la revisión efectuada permitió comprobar incumplimientos respecto de los procedimientos establecidos en el manual de facturación y cobranzas, aprobado mediante resolución N 1038, de 25 de febrero de 2010, tales como la existencia de facturas impagas con una data superior a 30 días, o que fueron pagadas en un plazo superior al señalado, sin que se realizaran las gestiones de cobranza establecidas en el citado manual, entre otros incumplimientos. Lo anterior, toda vez que de acuerdo a lo establecido en el punto 2.2 del manual de procedimientos de facturación y cobranzas, las facturas por concepto de accidentes de tránsito, deben ser canceladas en un plazo no superior a 30 días desde la fecha de facturación, y que "...una vez que son despachados los ordinarios de cobranza, se esperará 15 días para tener una respuesta de cancelación de factura, en su defecto, si no hay respuesta al documento de cobranza se enviará una nueva carta reiterando el documento anterior, en el que se indicará el plazo que se tiene para cancelar siendo éste no superior a 15 días, e indicar que si no paga la factura pasará a instancia de cobro judicial", agregando que, "si pasado el plazo del segundo ordinario no se obtuvo la cancelación, se prepara la documentación para ser enviada al departamento jurídico del Establecimiento Hospitalario". En definitiva, se comprobó que en materia de cobranzas de las prestaciones entregadas por el hospital, entre ellas, pacientes FONASA, Isapre y particulares, y diferentes tipos de convenios, entre ellos, con las Fuerzas Armadas, Carabineros, centros clínicos, compra de servicios, accidentes del tránsito, entre otras, el recinto asistencial, no dispone de información clara, oportuna y fidedigna, que permita establecer un correlato entre la cantidad de pacientes atendidos, y el monto total percibido por concepto de dichas prestaciones. A su vez, en materia de ingresos por percibir por concepto de las prestaciones entregadas en accidentes de tránsito, la información proporcionada por la unidad de cuentas corrientes, no permite establecer de manera fidedigna en qué estado se encuentra el trámite administrativo ante las instancias judiciales o policiales. 16