FedEx Ship Manager Software

Transcripción

1 FedEx Ship Manager Software Guía de instalación del usuario Para Windows 2000 ó superior (excepto para Windows Me)

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3 Avisos FedEx Ship Manager Software y todos los materiales y demás documentación son confidenciales y pertenecen a Federal Express Corporation. Ninguna parte del software, manuales ni documentación podrá ser reproducida, modificada, transmitida o desvelada a terceros por ningún medio sin el consentimiento de Federal Express Corporation. Reservados todos los derechos. Esta información se suministra conforme al acuerdo de licencia que ha suscrito con FSM Software para obtener FedEx Ship Manager Software, y su uso está sujeto al mismo. Copyright Las siguientes marcas comerciales y de servicio son propiedad de Federal Express Corporation y están registradas en la oficina de patentes y marcas de EE.UU., en determinados países extranjeros o en ambos: FedEx, International Priority e International Priority Freight. Microsoft es una marca comercial registrada de Microsoft Corporation. Todas las demás marcas y nombres comerciales pertenecen a sus respectivos propietarios. Avisos 3

4 4 Avisos

5 CONTENIDO Introducción Presentación de FedEx Ship Manager Software Uso de este manual Convenciones tipográficas Conocimientos y aptitudes necesarias Requisitos Requisitos del sistema Requisitos de hardware Requisitos de software Necesidades de comunicación Instalación Información general Instalación del software Aspectos previos a la instalación Instalación de FedEx Ship Manager Software Para comenzar la instalación Para continuar con la instalación Para finalizar la instalación Configuración del software Inicio de la configuración Configuración de las comunicaciones Para introducir las definiciones de una conexión en red conmutada Para introducir las definiciones de una conexión en red conmutada Para introducir los parámetros de comunicaciones sin una conexión a Internet Configuración de impresora Configuración de instalación Introducción de los valores Para descargar los detalles de rastreo, servicio y rutas Para actualizar los detalles de rastreo, servicio y rutas Inicio de FedEx Ship Manager Software Configuración Información general Parámetros del sistema Definición de los parámetros del sistema Para acceder a la pantalla Parámetros del sistema Definición de los parámetros Parámetros de envío Parámetros de recolecta Parámetros de etiquetas Parámetros de rastreo Preferencias Categorías de preferencias Niveles de preferencias Contenido 5

6 Definición de preferencias Para definir las preferencias de recolecta Para definir las preferencias de envío Para definir las preferencias de rastreo Para definir las preferencias de alerta de envío Envío Información general Introducción de envíos Introducción de información general Información del remitente Información del destinatario Fecha, servicio y embalaje Paquetes y peso Valores, referencias y notas Contenido del envío Detalles de facturación Finalización Selección de opciones de manejo especial Introducción de los detalles de alerta de envío Creación de una factura comercial Impresión de los documentos de envío General Tipos de documentos Guía aérea Factura comercial Reporte de manifiesto VISA Otros documentos de envío Etiquetado del envío Para etiquetar un envío Mantenimiento y control de envíos Acceso a Envíos en curso Uso de Envíos en curso Transferir envíos al sistema de FedEx Recolectada Información general Acerca de la recolecta Programación de la recolecta de un envío Para programar una recolecta Lista de recolectas Definición de preferencias de la recolecta Historial de envíos y rastreo Información general Acerca del historial de envíos y el rastreo Acceso al historial de envíos Uso del historial de envíos Para seleccionar los envíos que desea incluir en la lista Para trabajar con los datos del historial de envíos Contenido

7 Rastreo por número Para rastrear envíos por número de rastreo Para importar números de rastreo desde un archivo de texto Para rastrear envíos por número de referencia Definición de preferencias de rastreo Documentos de exportación Acerca de los documentos de exportación Documentos de exportación Bases de datos Acerca de las bases de datos Acceso a la base de datos Libreta de direcciones Cómo trabajar con la base de datos Libreta de direcciones Gestión de remitentes Para añadir un remitente Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados por un remitente: Envíos Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados por un remitente: Alerta de Envío Para modificar los detalles de un remitente Para copiar los detalles de un remitente Para borrar un remitente Gestión de destinatarios Para añadir un destinatario Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados a un destinatario: Envíos Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados a un destinatario: Alerta de Envío Para modificar los detalles de un destinatario Para copiar los detalles de un destinatario Para eliminar un destinatario Gestión de grupos de destinatarios Para añadir un grupo de destinatarios Para modificar los detalles de un grupo de destinatarios Para copiar los detalles de un grupo de destinatarios Para eliminar un grupo de destinatarios Gestión de importadores y agentes de aduanas Para añadir un importador Para editar, copiar o eliminar un importador Para añadir un agente de aduanas Para editar, copiar o eliminar un agente de aduanas La base de datos Mercancías Acerca de las mercancías Gestión de las mercancías Para añadir una mercancía Para editar, copiar o eliminar una mercancía Reportes Acerca de los reportes Reportes La pantalla Selección de reporte Para generar un reporte a partir de una plantilla Para crear un nuevo reporte con un diseño predefinido Para crear un nuevo reporte con un diseño definido por el usuario Para editar un tipo de reporte existente Para eliminar un reporte o tipo de reporte Contenido 7

8 Más información General Glosario Enlaces Información Servicios y embalajes FedEx Servicios FedEx International Priority FedEx International First FedEx International Priority Freight FedEx 10 kg box FedEx 25kg Box Embalaje FedEx Envelope FedEx Pak Cajas FedEx FedEx Box - Small FedEx Box - Medium FedEx Box - Large FedEx Tube Embalaje propio Glosario Contenido

9 1 Introducción 1.1 Presentación de FedEx Ship Manager Software FedEx le presenta FedEx Ship Manager Software, una solución única e innovadora en tecnología de distribución, para que sus envíos sean rápidos, eficientes y rentables. FedEx Ship Manager Software es un paquete de software autónomo basado en Windows, instalable por el usuario, diseñado para que pueda enviar, rastrear y realizar reportes de sus envíos diarios. Tiene una gran riqueza de funciones, su interfaz es fácil de usar desde una PC y ofrece una solución completa para sus envíos. FedEx Ship Manager Software imprime los documentos de envío que se indican a continuación en la impresora de la PC, reduciendo el papeleo, evitando tener que rellenar formularios manualmente y contribuyendo a organizar mejor su oficina. Los documentos que podrá obtener son: Guías aéreas internacionales Facturas comerciales Otros documentos aduaneros frecuentemente utilizados La aplicación también mantiene un inventario de los envíos durante 32 días, si no se indica otro plazo. Desde este repositorio podrá: Copiar y repetir envíos Modificar y eliminar envíos Rastrear envíos de hasta de 32 días de antigüedad Además de gestionar la información de los envíos, con FedEx Ship Manager Software podrá mantener información del remitente y del destinatario, así como detalles de la documentación y de las mercancías, para poder recuperar rápidamente la información necesaria. Otra característica importante de FedEx Ship Manager Software es la función Alerta de Envío, mediante la cual, tanto el destinatario como usted, como remitente, pueden ser notificados del inicio de un envío. Nota Como el software FedEx Ship Manager Software se puede personalizar, es posible que algunas de las opciones que se describen en este manual difieran de las opciones disponibles en la pantalla. Si tiene alguna pregunta sobre cómo accesar a estas opciones, póngase en contacto con el especialista en tecnología de clientes de FedEx. Introducción 9

10 1.2 Uso de este manual Este manual está especialmente dirigido a los usuarios finales de FedEx Ship Manager Software, ya que los especialistas o los usuarios que gestionan grandes cuentas tienen acceso a funciones administrativas avanzadas. Este hecho se confirma con la inclusión de un detallado procedimiento de instalación en el capítulo siguiente. Además describir la instalación del software, este manual indica cómo utilizarlo para realizar determinadas tareas relativas a los envíos e incluye una descripción de los menús y opciones disponibles en la aplicación. Más concretamente, los temas aquí incluídos son: Instalación del software FedEx Ship Manager Software Definición de valores predeterminados para las funciones de envío, rastreo recolección Preparación de envíos Programación de recolectas Rastreo de envíos Generación de documentos de envío y exportación Modificación de elementos de las bases de datos Direcciones y Mercancías (y mantenimiento adicional de las bases de datos) Creación y modificación de reportes Convenciones tipográficas Como ayuda para usar este manual, deberá familiarizarse con las siguientes convenciones tipográficas: Las referencia a ventanas y menús, así como los nombres de las pestañas de la aplicación, se representan con el tipo de letra sans-serif negrita. Los nombres de botones, opciones e iconos se representan con letra VERSALITA. Los nombres de campos se indican con un tipo de letra sans-serif normal. Los términos especiales se citan en cursiva normal. Esto incluye los términos que figuran en el "Glosario" en la página 95. Por último, los parámetros de rutas o comunicaciones, figuran en el tipo de letra courier Conocimientos y aptitudes necesarias Se asume que los usuarios están familiarizados con las interfaces gráficas de usuario. Es decir, que saben pasar de una aplicación a otra y, dentro de una aplicación, cómo accesar o navegar por los distintos componentes. Además, el usuario debe entender lo que significa seleccionar (por ejemplo, para elegir una opción), hacer clic y hacer doble clic. 10 Uso de este manual

11 1.3 Requisitos Requisitos del sistema Antes de instalar FedEx Ship Manager Software en su PC, asegúrese de que cumpla los siguientes requisitos de hardware y software (o haga que lo compruebe su administrador del sistema o de red) Requisitos de hardware PC compatible con IBM, con procesador Pentium III, Celeron o superior Al menos 256 MB de RAM Al menos 250 MB de espacio libre en el disco duro Conexión a Internet (opción preferida) o capacidad de llamada en red conmutada (módem o RDSI) correctamente configurada Impresora láser Nota Tenga en cuenta que el requisito de espacio en disco duro es sólo para la instalación. Con el tiempo, el tamaño de la base de datos de la aplicación irá aumentando. Por lo tanto, se aconseja disponer de otros 100 a 150 MB adicionales de espacio libre en el disco duro Requisitos de software Microsoft Windows 2000 o una versión más reciente de este sistema operativo Importante No se admite Microsoft Windows Me Necesidades de comunicación Para que FedEx Ship Manager Software funcione correctamente, se debe poder comunicar con los servidores centrales de FedEx. Este tipo de comunicación exige una conexión segura TCP/IP con el FedEx Tunnel Gateway Server. Esta conexión se debe definir de la forma siguiente: Dirección: Puerto: Port 443 Si se producen problemas de comunicación, haga lo siguiente: Póngase en contacto con el administrador del sistema o de la red para configurar esta conexión. Además, pida al administrador que compruebe que dispone de los privilegios necesarios para activar y usar esta conexión cuando se conecte con el equipo local. Solicte la ayuda de Servicio al cliente. Nota Es importante que tanto la conexión de las comunicaciones como sus privilegios estén definidos correctamente antes de instalar FedEx Ship Manager Software. Requisitos 11

12 12 Necesidades de comunicación

13 2 Instalación 2.1 Información general En este capítulo se describen todos los aspectos de la instalación de FedEx Ship Manager Software. Son los siguientes: Recordatorio de requisitos previos a la instalación El procedimiento de instalación, que cubre: Algunos aspectos previos a la instalación Inicio, continuación y finalización del proceso de instalación Configuración del software, que contiene: Inicio de la configuración Introducción de los valores 2.2 Instalación del software Nota Antes de comenzar a instalar FedEx Ship Manager Software, asegúrese de haber cumplido los requisitos previos a la instalación descritos en "Requisitos" en la página 11. Esta sección le guiará a través de la instalación de FedEx Ship Manager Software, y contiene el procedimiento de instalación del software, así como algunos aspectos previos a la instalación Aspectos previos a la instalación Esta instalación está destinada a los usuarios finales de FedEx Ship Manager Software. Eso supone que cuando se le pregunte el tipo de instalación, deberá seleccionar la opción INSTALACIÓN TÍPICA. Además, si utiliza la opción INSTALACIÓN TÍPICA se asegurará de que el software funcione correctamente como aplicación autónoma y no como aplicación de red Instalación de FedEx Ship Manager Software Para comenzar la instalación Introduzca el CD de instalación de FedEx Ship Manager Software en la unidad de CD-ROM. El CD-ROM tiene una función de autoejecución y la instalación se debe iniciar automáticamente. Espere a que aparezca la pantalla Seleccione el idioma. Nota Si por seguridad o por otras razones ha desactivado la función de autoejecución de Windows, comience la instalación seleccionando INICIO EJECUTAR... y escribiendo X:\setup.exe, siendo X la letra asignada a la unidad de CD-ROM. Instalación 13

14 Para continuar con la instalación En la pantalla Select Language, seleccione el idioma deseado. Nota La instalación aquí descrita utiliza el español como idioma de instalación. Por lo tanto, las ilustraciones de este manual podrían diferir de las que verá en su pantalla. Haga clic en OK. Aparece la ventana Bienvenido. Haga clic en SIGUIENTE. 14 Para continuar con la instalación

15 Aparece la pantalla Seleccionar instalación típica/personalizada. Si no está ya seleccionado, haga clic en INSTALACIÓN TÍPICA. Haga clic en SIGUIENTE. Aparece la pantalla Archivo Léame con el texto de la licencia. Lea el acuerdo de licencia de software. Haga clic en SIGUIENTE. Para continuar con la instalación 15

16 Aparece la pantalla Seleccionar ubicación de destino. Nota Para introducir un lugar distinto, haga clic en EXAMINAR y seleccione la carpeta de destino deseada. Haga clic en SIGUIENTE. Aparece la pantalla Iniciar instalación. Haga clic en SIGUIENTE. 16 Para continuar con la instalación

17 Aparece la pantalla Instalándose. Al final de la instalación automática, aparece la pantalla Instalación completada. Haga clic en FINALIZAR Para finalizar la instalación Si todavía no lo ha hecho, haga clic en FINALIZAR para finalizar la instalación. Aparece la pantalla Instalar de final de la instalación. Haga clic en OK para completar la instalación y reiniciar el sistema. Para finalizar la instalación 17

18 Importante Es esencial que haga clic en OK para reiniciar el sistema. En caso contrario, FedEx Ship Manager Software no se instalará adecuadamente y podrían producirse errores en la configuración del sistema. 2.3 Configuración del software Inicio de la configuración La primera vez que ejecute la aplicación, la configuración se iniciará. Deberá completar la configuración para poder usar FedEx Ship Manager Software para procesar sus envíos. Los pasos de las secciones siguientes muestran cómo se inicia y se configura FedEx Ship Manager Software. Para iniciar la configuración, haga los siguiente: Haga clic en INICIO y seleccione PROGRAMAS FEDEX Ship Manager Software APLICACIÓN FSM. FedEx Ship Manager Software se inicia y se abre la pantalla Configuración. Continúe con la configuración como se describe en el siguiente capítulo ("Configuración de las comunicaciones"). Nota También puede iniciar FedEx Ship Manager Software haciendo doble clic en el icono APLICACIÓN FEDEX FSM en el escritorio de Windows. 18 Configuración del software

19 2.3.2 Configuración de las comunicaciones En esta sección se tratan los temas siguientes: Definición de las comunicaciones para una conexión con Internet usando una red de área local (LAN). Definición de las comunicaciones para una conexión con Internet en red conmutada (es decir, si desea usar su propia conexión a través de la red conmutada). Definición de las comunicaciones si no tiene una conexión en red conmutada y desea que FedEx cree una conexión para usted seleccionando la ciudad en la que se encuentra y el módem que debe usar Para introducir las definiciones de una conexión a través de una red de área local(lan) Seleccione la opción "Tengo conexión LAN" cuando tenga acceso a Internet a través de su red de área local Nota Importante La opción UTILIZAR CONFIGURACIÓN DEL NAVEGADOR sólo aparece si FedEx Ship Manager Software ha podido recuperar los parámetros del navegador. Actualmente sólo se admiten los navegadores Netscape y Windows Internet Explorer. Seleccione la opción UTILIZAR CONFIGURACIÓN DEL NAVEGADOR si desea usar los parámetros del navegador para conectarse al sistema FedEx. Si su navegador utiliza un servidor proxy para conectarse a Internet, los detalles del servidor proxy se rellenarán automáticamente, excepto el ID de usuario y la contraseña. Si sólo desea especificar los parámetros del servidor proxy, continúe en el paso 3. Si no desea utilizar ninguna de las dos opciones, continúe en "Para descargar los detalles de rastreo, servicio y rutas" en la página 22. Configuración de las comunicaciones 19

20 Si sólo selecciona la opción UTILIZAR SERVIDOR PROXY, escriba la dirección del servidor proxy en el campo Dirección y la definición del puerto en el campo Puerto. En el campo Usuario, escriba el nombre de usuario con el que se conecta a su servidor proxy. En el campo Contraseña, escriba la que utiliza para su servidor proxy. Continúe con los pasos indicados en "Para introducir los parámetros de instalación, identificación e impresora" en la página Para introducir las definiciones de una conexión en red conmutada Seleccione la opción "Tengo conexión en red conmutada" cuanto tenga una conexión en red conmutada a Internet existente. En la lista desplegable Conexión de Módem, seleccione el nombre o alias de la conexión en red conmutada que va a utilizar. Continúe con los pasos indicados en "Para introducir los parámetros de instalación, identificación e impresora" en la página Para introducir las definiciones de comunicaciones si no tiene una conexión en red conmutada Esta serie de pasos describe cómo introducir la definición de las comunicaciones si no tiene una conexión en red conmutada existente y desea que FedEx cree una conexión para usted seleccionando la ciudad en la que se encuentra y el módem que debe usar. 20 Para introducir las definiciones de una conexión en red conmutada

21 En la lista desplegable Ciudad, seleccione la oficina de FedEx de la ciudad más cercana con la que desea conectarse. Al seleccionar la localidad de la oficina de FedEx se incluye automáticamente el Nº de teléfono. Nota Los valores de esta lista desplegable dependen del país elegido. Como se ha seleccionado Bélgica, la lista muestra las opciones de conexión para ese país. El en campo del prefijo, escriba el número que debe usar para marcar fuera de su ubicación. En la lista desplegable Tipo módem, seleccione el tipo de módem que va a utilizar. Aparecerán automáticamente la velocidad en baudios del módem y la cadena de inicialización Introducción de los valores Los pasos siguientes explican dónde introducir los distintos valores y parámetros. Introducción de los valores 21

22 Para introducir los parámetros de instalación, identificación e impresora En la lista desplegable Impresora de la sección IMPRESORA, seleccione la impresora que desea utilizar. En la lista desplegable País de instalación de la sección Instalación, seleccione su país. Nota Importante En este manual, todos los ejemplos se refieren a Bélgica como país de instalación. Por lo tanto, las ilustraciones y valores pueden diferir de los de su sistema. A menos que su país de instalación sea Irlanda, los Emiratos Árabes Unidos, Kuwait o Bahrein, el "ID de ubicación" se recuperará automáticamente cuando finalice los pasos que se describen en ""Para descargar los detalles de rastreo, servicio y rutas" en la página 22. Para Irlanda, los Emiratos Árabes Unidos, Kuwait y Bahrein, asegúrese de tener a mano la carta o el correo electrónico de registro FedEx con los detalles de configuración. En el campo N de cuenta, escriba su número personalizado de cuenta FedEx de nueve dígitos. El "ID de FSM Software" se recuperará automáticamente cuando finalice los pasos que se describen en "Para descargar los detalles de rastreo, servicio y rutas" en ""Para descargar los detalles de rastreo, servicio y rutas" en la página Para descargar los detalles de rastreo, servicio y rutas Compruebe que todos los detalles de configuración sean correctos. 22 Para introducir los parámetros de instalación, identificación e impresora

23 Haga clic en DESCARGAR y aparecerá la pantalla "Entrada de remitentes". Complete sus datos. Haga clic en "SIGUIENTE" para comenzar la descarga de los datos de envío esenciales, como números de rastreo, información de servicio, tarifas e información de rutas. Se requieren estos datos para usar FedEx Ship Manager Software. Espere a que finalice la descarga. Después de finalizar la descarga, vuelve a la pantalla Configuración, la que ahora muestra un indicador rojo a la izquierda de los datos que ha descargado con éxito. Si alguna Para descargar los detalles de rastreo, servicio y rutas 23

24 vez desea realizar una descarga nuevamente (cuando, por ejemplo, falten algunos datos), puede hacer doble clic en una de las marcas de verificación que se encuentran a la izquierda de los datos que se descargaron. Eso volverá a descargar los datos correspondientes.. En la pantalla Configuración, haga clic en OK para finalizar la configuración. Ha finalizado con éxito la instalación y configuración de FedEx Ship Manager Software Para actualizar los detalles de rastreo, servicio y rutas Si alguna vez necesita o desea actualizar los detalles de rastreo, servicio y rutas, (por ejemplo, si le faltan ciertos datos), puede hacer doble clic en una de las marcas de verificación rojas a la izquierda de los datos descargados. Esto hará que la marca de verificación roja desaparezca. Ahora podrá volver a descargar los datos haciendo clic en DESCARGAR. Importante Nota Si desea actualizar las tarifas actuales tendrá que volver a descargar la información de servicio. Puede volver fácilmente a la pantalla Configuración haciendo clic en Configuración en la lista desplegable Configuración. 2.4 Inicio de FedEx Ship Manager Software FSM Software se iniciará automáticamente después de finalizar el paso 4 descrito anteriormente o puede iniciar FedEx Ship Manager Software con el botón Inicio de 24 Para actualizar los detalles de rastreo, servicio y rutas

25 Windows haciendo clic en Inicio y seleccionando Programas FedEx Ship Manager Software FSM Software: También puede hacer clic en el logotipo de la APLICACIÓN FEDEX FSM que aparece en el escritorio: Inicio de FedEx Ship Manager Software 25

26 26 Inicio de FedEx Ship Manager Software

27 3 Configuración 3.1 Información general En este capítulo se describen las acciones a realizar y los datos que hay que introducir para poder empezar a procesar envíos con FedEx Ship Manager Software. Son los siguientes: Definición de los parámetros del sistema Definición de sus preferencias 3.2 Parámetros del sistema Ahora que ha instalado la aplicación incluyendo los detalles adecuados, ya está preparado para definir los parámetros del sistema. Estos parámetros son necesarios para conseguir que la introducción y el procesamiento de los envíos se realicen sin problemas y que la información se conserve durante unos plazos de tiempo mínimos Definición de los parámetros del sistema Esta sección describe los pasos para definir los parámetros de su sistema Para acceder a la pantalla Parámetros del sistema Inicie FedEx Ship Manager Software con el botón INICIO de Windows, haciendo clic en INICIO y seleccionando PROGRAMAS FEDEX Ship Manager Software APLICACIÓN FSM. Seleccione "Configuración" en el menú de configuración. Aparecerá la misma pantalla de menú de configuración de su instalación. Seleccione Parámetros del sistema en el menú Configuración Parámetros de envío En la pantalla Parámetros del sistema, haga clic en la pestaña Envío. Configuración 29

28 En el campo Período de retención del historial de envío, escriba el número de días que desea mantener la información histórica de sus envíos. Importante El número predeterminado es 40. Éste es el valor recomendado. Con este valor se cubre al menos un mes más nueve días, lo que le permite generar reportes mensuales. En el campo Nº de copias de facturas comerciales, escriba el número de copias que desea imprimir de cada factura comercial. Seleccione la opción TARIFA ESTIMADA si desea incluir dicha tarifa en la pantalla de envíos y obtener información sobre tarifas en los reportes. Seleccione la opción UTILIZA NÚMEROS ETN PARA ENVÍOS ABIERTOS si desea usar inmediatamente un número de envío real en lugar de usar uno falso. Haga clic en OK Parámetros de recolecta En la pantalla Parámetros del sistema, haga clic en la pestaña Recolecta. En el campo Período de retención del historial de recolecta, escriba el número de días que desea mantener la información histórica de sus recolectas. Haga clic en OK. 30 Parámetros de recolecta

29 Parámetros de etiquetas En la pantalla Parámetros del sistema, haga clic en la pestaña Etiquetas. En el campo Copias de etiquetas principales para los envíos de documentos, escriba el número de copias de la etiqueta principal que desea generar. Importante Importante Importante El número predeterminado es 3. Éste es el valor mínimo. En el campo Copias de etiquetas principales para los envíos de mercancías, escriba el número de copias de la etiqueta principal que desea generar. El número predeterminado es 4. Éste es el valor mínimo. En el campo Copias de etiquetas MPS/CRN, escriba el número de copias de etiquetas MPS/CRN que desea generar. El número predeterminado es 1. Éste es el valor mínimo. Haga clic en OK Parámetros de rastreo En la pantalla Parámetros del sistema, haga clic en la pestaña Rastreo. Parámetros de etiquetas 31

30 En el campo Período de retención de los paquetes ingresados manualmente para el rastreo, escriba el número de días necesarios. Haga clic en OK. 3.3 Preferencias Si procesa muchos envíos con características similares, puede definir valores predeterminados para sus envíos para no tener que introducir una y otra vez la misma información Categorías de preferencias Seleccionando la pestaña Preferencias en la pantalla principal de FedEx Ship Manager Software se tiene acceso a los cuatro niveles inferiores de pestañas de Preferencias: Recolectada Preferencias relativas a reservas de mensajeros para la recolecta de paquetes Envío Preferencias relativas al procesamiento de los envíos. Rastreo Preferencias relativas a la función de rastreo de paquetes de FedEx Ship Manager Software. Alerta de Envío Preferencias relativas a la función de notificación de alertas de envío por correo electrónico de FedEx Ship Manager Software. 32 Preferencias

31 3.3.2 Niveles de preferencias FedEx Ship Manager Software le permite definir valores predeterminados de envío y de alertas de envío en 3 niveles: Valores predeterminados para toda la aplicación: son los valores que se aplican a todos los envíos realizados con su instalación de FedEx Ship Manager Software. Estos valores se tratan en este capítulo. Valores predeterminados para los envíos realizados por un determinado remitente. Para obtener más información sobre los valores predeterminados para un remitente, consulte las secciones "Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados por un remitente: Envíos" en la página 65 y "Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados por un remitente: Alerta de Envío" en la página 68. Valores predeterminados para los envíos realizados a un determinado destinatario. Para obtener más información sobre los valores predeterminados para un destinatario, consulte las secciones "Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados a un destinatario: Envíos" en la página 71 y "Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados a un destinatario: Alerta de Envío" en la página 73. Nota Los valores predeterminados del remitente y del destinatario tienen precedencia sobre los valores predeterminados para toda la aplicación. Al especificar los valores predeterminados del remitente o del destinatario, los del destinatario tienen precedencia sobre los del remitente. Niveles de preferencias 33

32 3.3.3 Definición de preferencias Para definir las preferencias de recolecta Haga clic en la pestaña Recolecta inferior. Escriba los detalles del lugar de recolecta o seleccione un remitente en la lista desplegable ID del remitente. Nota Para poder seleccionar remitentes en la lista desplegable ID del remitente hay que añadirlos previamente a la libreta de direcciones. Consulte"Para añadir un remitente" en la página 64 para obtener más información sobre cómo añadir remitentes a la libreta de direcciones. En el campo Hora de cierre, escriba la hora límite para las recolectas. Si fuese necesario, utilice el campo Comentarios para escribir instrucciones especiales para el mensajero de FedEx Express que recogerá los paquetes. En el campo Las recolectas estarán visibles para, seleccione una de las tres opciones siguientes: TODOS LOS USUARIOS, MI GRUPO o YO MISMO. Recolecta futura: Puede reservar una solicitud de recolecta para el siguiente día hábil. Por ejemplo, un día viernes puede reservar una recolecta para el lunes. Para permitir esto, el campo de fecha de la reservación en la pantalla Reservar una recolecta es modificable. Cuando cambie la fecha de la reservación, la lista de envíos sólo muestra los envíos a los que se les ha ingresado la fecha de envío. Haga clic en GUARDAR. 34 Definición de preferencias

33 Para definir las preferencias de envío Haga clic en la pestaña Envío inferior. Los elementos de la lista de preferencias se corresponden con los campos de entrada que hay que rellenar al introducir un envío. Desplácese por la pantalla Preferencias - Envío y seleccione o escriba valores predeterminados donde sea necesario. Para cada elemento de información de envío también puede seleccionar: Omitir Los campos marcados con Omitir se saltarán cuando se desplace por el formulario de entrada del envío usando la tecla TAB. Arrastrar Cuando se usa el formulario de entrada de envíos para introducir los detalles de un envío, los valores introducidos en campos que se marquen como Arrastrar se trasladarán también al siguiente envío. Ninguno Los valores que introduzca en los campos que no estén marcados con Omitir ni con Arrastrar, aparecerán en todos los envíos futuros. Para definir las preferencias de envío 35

34 En caso necesario, escriba o seleccione sus preferencias de definición de la factura en la parte inferior de la pantalla. Cuando finalice, haga clic en GUARDAR Para definir las preferencias de rastreo Haga clic en la pestaña Rastreo inferior. 36 Para definir las preferencias de rastreo

35 Si desea rastrear números de envíos con varios paquetes, seleccione la opción MOSTRAR VARIOS NÚMEROS DE ENVÍO DE PAQUETES EN LA PANTALLA DE RASTREO. Al seleccionar esta opción, especifica que los números MPS se mostrarán en el rastreo. Haga clic en GUARDAR Para definir las preferencias de alerta de envío Haga clic en la pestaña Alerta de Envío inferior. Se muestra la pantalla Preferencias - Alerta de Envío. Puede enviar correos electrónicos de notificación de alerta de envío hasta a seis destinatarios: al remitente, al destinatario, al agente de aduanas y a otras tres personas. Cuando el envío se entregue, estos destinatarios recibirán un correo electrónico que les informará que se ha entregado el envío. En el campo Adicione su propio mensaje, puede añadir un mensaje que se añadirá a los correos electrónicos de notificación de envíos. Nota Para que esta opción funcione adecuadamente, se debe ingresar correctamente la dirección de correo electrónico del remitente en la pantalla Información del remitente de la base de datos Libreta de direcciones "Gestión de remitentes" en la página 64. En los campos Otro 1, Otro 2, y Otro 3 puede introducir direcciones de correo electrónico de una o dos personas más a las que se enviarán notificaciones de envío. Haga clic en GUARDAR. Para definir las preferencias de alerta de envío 37

36 38 Para definir las preferencias de alerta de envío

37 4 Envío 4.1 Información general FedEx Ship Manager Software le permite automatizar el proceso de los envíos para facilitarlo y hacerlo menos laborioso. Las guías aéreas se pueden imprimir en papel normal y la información que se repite, como destinatarios y mercancías, se puede guardar para recuperarla posteriormente de la base de datos. Nota Los componentes de la base de datos se tratan detalladamente en "Bases de datos" en la página 63. En este capítulo se tratan los siguientes puntos: Creación de un nuevo envío Impresión de documentos de envío y otros Mantenimiento y control de envíos Cómo transferir la información de los envíos al sistema de FedEx 4.2 Introducción de envíos Introducción de información general Información del remitente En la pantalla principal de FedEx Ship Manager Software, haga clic en la pestaña Enviar. Deberá ver lo siguiente: Envío 39

38 Seleccione un remitente en la lista desplegable ID del remitente para que la aplicación rellene automáticamente la información, o haga clic en el botón EDITAR para introducir manualmente los detalles del remitente en el área Información del remitente. Nota Para poder seleccionar remitentes en la lista desplegable ID del remitente hay que añadirlos previamente a la libreta de direcciones. Consulte"Para añadir un remitente" en la página 64 para obtener más información sobre cómo añadir remitentes a la libreta de direcciones Información del destinatario Seleccione UNO SÓLO para enviar a un único destinatario o GRUPO para enviar a un grupo de destinatarios. Seleccione un destinatario en la lista desplegable ID de destinatario para que la aplicación rellene automáticamente la información o introduzca manualmente los detalles del destinatario en el área INFORMACIÓN DEL DESTINATARIO. Seleccione la opción CORREO ELECTRÓNICO DE ALERTA DE ENVÍO PARA si desea que se notifique el envío al destinatario. Si selecciona esta opción, asegúrese de que la dirección de correo electrónico del destinatario figure en el campo de texto correspondiente. Si ha modificado manualmente los detalles del destinatario, haga clic en la opción GUARDAR EN/ACTUALIZAR LIBRETA DE DIRECCIONES para guardar los detalles en la base de datos de destinatarios. Si ha introducido manualmente los detalles del destinatario, haga clic en la opción GUARDAR EN/ACTUALIZAR LIBRETA DE DIRECCIONES para guardar los detalles en la base de datos de destinatarios Fecha, servicio y embalaje En el área DETALLES DE ENVÍO, acepte la fecha del día, introducida automáticamente en el campo Fecha de envío, o escriba una fecha posterior (puede ser uno de los próximos diez días). Nota La fecha de envío es la fecha en la que se entrega al mensajero de FedEx o en la que se deposita en una oficina de FedEx. En la lista desplegable Servicio, seleccione el servicio requerido. Consulte "Servicios" en la página 93 para obtener más información sobre los servicios de FedEx disponibles. Haga clic en MANEJO ESPECIAL si desea seleccionar una de esas opciones. Para obtener más información, consulte "Selección de opciones de manejo especial" en la página 44. En la lista desplegable Embalaje de la pantalla Enviar, seleccione el embalaje requerido. Consulte "Embalaje" en la página 94 para obtener más información sobre los tipos de embalaje FedEx disponibles. Haga clic en ALERTA DE ENVÍO si desea verificar o especificar detalles adicionales de la alerta de envío. Para obtener más información, consulte "Introducción de los detalles de alerta de envío" en la página Información del destinatario

39 Paquetes y peso En el campo Paquetes del área DETALLES DE ENVÍO, escriba el número de paquetes del envío. Nota Nota Cuando hay dos o más paquetes, las dimensiones van precedidas de sus respectivos números de paquete. El primer paquete siempre recibe lo que se llama número principal. El segundo paquete y los paquetes restantes, reciben un número de paquete derivado. Si no utiliza embalajes FedEx, escriba las dimensiones de longitud, ancho y alto en los campos L, W y H. Si sólo hay un paquete, escriba su peso en el campo Peso total. Si hay más de un paquete, escriba sus pesos en el campo Peso de cada paquete. En la segunda parte del campo Peso total, seleccione como unidad de medida kg o lbs. La unidad de peso que seleccione se puede definir como valor predeterminado en la lista de preferencias de envío (consulte "Para definir las preferencias de envío" en la página 35) Valores, referencias y notas En el campo Valor de Transporte, escriba el valor de transporte declarado para el paquete. En el campo Valor de aduana, escriba el valor declarado para la aduana. Nota El valor de transporte no podrá ser superior al valor de aduana. Si desea añadir una referencia de envío, haga clic en la lista desplegable o de entrada Referencia del envío. Aparecerá la pantalla Referencia del envío, en la que se puede introducir una referencia nueva o seleccionar una existente. Cualquier referencia de envío que escriba aquí también aparecerá en la guía aérea y en la factura comercial, si la crea. En general, las referencias del envío pueden ser útiles para reportes y rastreos. Paquetes y peso 41

40 Si desea añadir el nombre del departamento u otra información adicional, haga clic en la lista desplegable o de entrada Notas/departamento. Aparece la pantalla Departamentos. Seleccione NUEVO para introducir un nuevo departamento o nota, o haga clic en la flecha para seleccionar un departamento o nota existentes. Haga clic en OK para introducir los detalles de su departamento y volver a la pantalla Enviar Contenido del envío FedEx Ship Manager Software le permite procesar: Envíos de documentos Envíos de mercancías (no documentos) Siga estos pasos para realizar un envío que contenga documentos: Asegúrese de que está seleccionada la opción SÓLO DOCUMENTOS. Se selecciona la opción SÓLO DOCUMENTOS cuando el paquete contiene cartas, certificados o formularios. En el área DESCRIPCIÓN, escriba una descripción de los documentos que está enviando o haga clic en la flecha ABAJO para seleccionar una descripción en la pantalla Tipo de documento. Si aparece un mensaje advirtiéndole de que la descripción introducida es inadecuada o está incompleta, puede pulsar EDITAR para volver a la pantalla de envío y rellenar la descripción o pulsar ENVÍO para imprimir el envío sin cambiar ningún dato. Nota La descripción del contenido del envío aparece en los documentos de envío de FedEx Ship Manager, incluida la factura comercial. Por lo tanto, la descripción debe ser lo más completa y detallada posible, incluyendo los números de identificación de cada artículo. 42 Contenido del envío

41 Sin embargo, si su paquete o paquetes contienen mercancías, siga los pasos a continuación: En el área CONTENIDO DEL ENVÍO de la pantalla Enviar, seleccione la opción MERCANCÍAS. Cambia el área CONTENIDO DEL ENVÍO de la pantalla Enviar: Dependiendo del destino de su paquete, seleccione Sí o No en la opción IMPRIMIR FACTURA COMERCIAL?. Si selecciona Sí, puede especificar el contenido de su envío en la pantalla Detalles del contenido del envío. Para obtener más información, consulte "Creación de una factura comercial" en la página 45. Si selecciona No, continúe con el paso siguiente. Introduzca manualmente la información sobre las mercancías que está enviando o haga clic en la flecha ABAJO junto al campo Mercancía para seleccionarla en la pantalla Relación de mercancías Detalles de facturación Los detalles de facturación de la pantalla Enviar es lo último que hay que indicar para un nuevo envío. Para introducir esa información hay que realizar los pasos siguientes. En la lista desplegable Facturar costos de transporte a, seleccione REMITENTE, DESTINATARIO o TERCEROS, según corresponda. En el campo Nº de cuenta, escriba el número de cuenta del destinatario o tercero. En la lista desplegable Facturar aranceles e impuestos a, seleccione REMITENTE, DESTINATARIO o TERCEROS, según corresponda. En el campo Cuenta, escriba el número de cuenta del destinatario o tercero. Nota Sólo se necesita un número de cuenta válido si al remitente, destinatario o tercero que paga los aranceles e impuestos se le emite una factura Finalización Si desea utilizar la información introducida para este envío como base para el próximo, seleccione la opción UTILIZAR LA MISMA INFORMACIÓN PARA EL SIGUIENTE ENVÍO. En la parte inferior de la pantalla, haga clic en: ENVIAR para continuar con el proceso de envío e imprimir la documentación necesaria para el mismo. GUARDAR para guardar el envío. El envío se puede guardar como envío abierto (si desea completarlo posteriormente) o como envío de plantilla (si desea conservar los detalles para envíos futuros similares). Tanto los envíos abiertos como los envíos de plantilla se transfieren a la pantalla de control Envíos en curso. Detalles de facturación 43

42 4.2.2 Selección de opciones de manejo especial En la pantalla Manejo especial, puede especificar adiciones al servicio que ha seleccionado en el campo Servicio del área DETALLES DE ENVÍO al introducir el envío. Debe introducir opciones de manejo especial si: Su envío contiene mercancías peligrosas, alcohol, hielo seco o flores cortadas. Nota Si su envío contiene hielo seco, introduzca la siguiente fórmula en el campo de descripción: DRY ICE,9,UN1845,ZxZZKG, donde Z indica el número de paquetes que contienen hielo seco y ZZ especifica el peso del paquete. Por ejemplo: DRY ICE,9,UN1845,5x2KG,3x8KG. Necesita un número de reserva para el servicio International Priority Freight. Desea seleccionar un agente de aduanas para que se encargue del envío. Desea utilizar el servicio Entrega en sábado, Recolectada en sábado o Entrega en domingo. FSM Software no permite envíos IPFS cuyo peso o dimensiones sean menores que el máximo para IP. Ya sea el peso o las dimensiones deben ser mayores que el máximo para IP. Se añadió una excepción para envíos IPFS en pálet o calzo. Estos envíos se deben tratar como envíos IPFS, ya que la distancia de origen a destino IP no permite envíos IP en pálet o calzo. En la pantalla de manejo especial, puede ver la opción "Marque esta casilla si el envío es en pálet o calzo". Al marcar esta opción, no se aplican los mínimos para IPFS a este envío. Desea llevar los paquetes a FedEx usted mismo. No desea remitir el envío a un destinatario, sino que prefiere que se retenga en FedEx. 44 Selección de opciones de manejo especial

43 4.2.3 Introducción de los detalles de alerta de envío Éstos son los detalles de alerta de envío que hay que introducir durante la creación de un nuevo envío. Las preferencias o datos ya conocidos se incluyen automáticamente en la alerta de envío. En el ejemplo anterior, estos son las direcciones de correo electrónico de contacto del remitente y del agente. También puede añadir tres direcciones adicionales de correo electrónico, así como su propio mensaje que se añadirá a los correos electrónicos de notificación de alerta de envío. Nota La notificación de alerta de envío se enviará a todos los destinatarios especificados durante el procedimiento de Fin del día Creación de una factura comercial Las facturas comerciales son facturas que se deben imprimir y enviar con el resto de los documentos de envío. Se necesita una factura comercial para todos los envíos sujetos a arancel, ya que esta factura se utiliza para despachar el envío en aduanas. Para crear facturas comerciales se utiliza la pantalla Detalles del contenido del envío. Introducción de los detalles de alerta de envío 45

44 La pantalla Detalles del contenido del envío se compone de los siguientes campos: Mercancía Introduzca manualmente la información sobre las mercancías que está enviando o haga clic en la flecha ABAJO junto al campo Mercancía para seleccionarla en la pantalla Relación de mercancías. Nota Las mercancías hay que añadirlas a la base de datos para poder seleccionarlas en la pantalla Relación de mercancías. Consulte"Para añadir una mercancía" en la página 80 para obtener más información sobre cómo añadir mercancías a la base de datos. Descripción Ésta es una descripción de la mercancía. Código armon. Es el código armonizado de la mercancía. 46 Creación de una factura comercial

45 País de fabricación Especifica dónde ha sido fabricada la mercancía. Cantidad Especifica el número de mercancías que hay en el paquete. Peso unidad Es el peso de la mercancía. Compruebe que ha seleccionado la unidad de peso correcta (kg o lbs) en el campo Unidad de medida a continuación. Unidad de medida Seleccione aquí la unidad de medida de una de las unidades de la mercancía (docena, galón, par, piezas, etc). Valor unitario Especifique aquí el valor de aduana de la mercancía. Valor de aduana, más una lista desplegable de selección de moneda Aquí se indica el valor de aduana, expresado en la moneda seleccionada en la lista desplegable situada a la derecha del campo Valor de aduana. Peso total, más una lista desplegable de unidades de peso (kg o lbs) Este campo presenta el total de todos los pesos de las mercancías del paquete, expresado en la unidad seleccionada en la lista desplegable que está a la derecha del campo Peso total. Además, puede especificar más detalles de la factura haciendo clic en el botón DETALLES. En esta pantalla puede introducir las condiciones de venta y los costos de flete del envío (en el área CONDICIONES DE VENTA Y COSTES), elegir una factura comercial o una factura proforma y especificar más detalles de la factura comercial (en el área INFORMACIÓN DE LA FACTURA COMERCIAL). Creación de una factura comercial 47

46 4.3 Impresión de los documentos de envío General Los documentos se imprimen haciendo clic en el botón ENVIAR, en la parte inferior de la pantalla Enviar, una vez introducidos todos los detalles del envío. Los envíos abiertos y los envíos de plantilla en los que se han introducido todos los detalles también se pueden imprimir seleccionándolos y haciendo clic en el botón IMPRIMIR de la pantalla Envíos en curso. Los documentos de envío incluyen: Varias copias de la guía aérea (AWB) Reporte de manifiesto VISA Factura comercial (si se ha seleccionado previamente en la pantalla Enviar) Nota Puede definir el número de copias de la guía aérea (AWB) que se deben imprimir en la pestaña Etiquetas de la ventana Parámetros del sistema. Para obtener más información sobre la definición de detalles de la etiqueta, consulte "Parámetros de etiquetas" en la página Tipos de documentos Guía aérea Si en el envío hay más de un paquete, se imprime una guía aérea adicional para cada uno. La primera guía aérea se denomina Principal. FedEx Ship Manager Software prepara una guía aérea internacional adicional para cada paquete del envío. Si se interrumpe la impresión, FedEx Ship Manager Software crea un envío pendiente. Intente imprimir de nuevo desde la pantalla Envíos en curso Factura comercial Las facturas comerciales se utilizan en la aduana para autorizar envíos de un país a otro y son obligatorias en el caso de los envíos de mercancías Reporte de manifiesto VISA Este reporte se imprime automáticamente cuando se imprimen los documentos de un envío. Doble y meta en la bolsa todas las copias del reporte de manifiesto VISA, junto con la guía aérea y la factura comercial (si la ha seleccionado previamente) y entréguelo al mensajero de FedEx junto con el envío. 48 Impresión de los documentos de envío

47 Otros documentos de envío Algunos países y productos necesitan documentos o declaraciones de aduanas especiales. Si necesita imprimir otros documentos de exportación, consulte "Documentos de exportación" en la página 61 para obtener más información Etiquetado del envío En esta sección se describen los pasos para etiquetar correctamente el envío, una vez que se hayan imprimido los correspondientes documentos de envío Para etiquetar un envío Meta la guía aérea en una bolsa de plástico, con la sección de códigos de barras hacia fuera. Doble y meta en la bolsa todas las copias de la factura comercial, si la seleccionó previamente, junto con la guía aérea. El reporte de manifiesto VISA se debe mantener aparte y entregar al mensajero. Quite el papel protector del pegamento de la bolsa.. Pegue la bolsa al primer paquete. Si hay más de un paquete en el envío, coloque cada guía aérea adicional en una bolsa de plástico distinta. Quite el papel protector del pegamento de las demás bolsas y péguelas al paquete correspondiente. Nota En Mongolia no se aceptan guías aéreas impresas con láser. Cuando prepare una documentación de envío para Mongolia, en donde no se aceptan guías aéreas impresas con láser, aparecerá un mensaje. Si realiza envíos frecuentes a esos países, póngase en contacto con el servicio local de ayuda a clientes para que le informen sobre otras opciones de hardware que puede utilizar. 4.4 Mantenimiento y control de envíos El mantenimiento y control de envíos se realiza con la función Envíos en curso de FedEx Ship Manager Software. Esta función le permite realizar un rastreo de sus envíos Acceso a Envíos en curso Puede acceder a ENVÍOS EN CURSO haciendo clic en la pestaña Enviar de la pantalla principal de FedEx Ship Manager Software y seleccionando la opción ENVÍOS EN CURSO. Otros documentos de envío 49

48 4.4.2 Uso de Envíos en curso Desde la pantalla Envíos en curso podrá ver, imprimir, cambiar o eliminar envíos. Por cada envío que aparece en la pantalla Envíos en curso, la columna Estado muestra uno de los valores siguientes: Abierto Envío para el que no se ha imprimido la documentación. Cuando se envía un paquete, es posible guardar los datos y dejarlos abiertos para más adelante. Posteriormente, podrá modificar, copiar o completar el envío e imprimir la documentación. También es posible eliminar envíos abiertos. Impreso Éste es un envío para el que se ha imprimido la documentación, pero que no ha sido procesado. Se puede modificar, copiar o eliminar un envío impreso de la pantalla Envíos en curso. Si se modifica la información de un envío impreso, se deberá imprimir de nuevo la documentación y utilizarla para etiquetar el envío. Plantilla Un envío que se ha guardado como plantilla se puede volver a enviar seleccionándolo en la pantalla Envíos en curso y haciendo clic en IMPRIMIR. Los envíos de plantilla también se pueden modificar, copiar o eliminar. Procesado Éste es un envío cuya documentación se ha imprimido y cuyos datos han sido enviados al sistema de FedEx. Verificado Un envío IPD cuya guía aérea (AWB) principal todavía no se ha imprimido. Haga clic en SELECCIÓN para ver o modificar un envío, ELIMINAR para borrar uno o varios envíos seleccionados o IMPRIMIR para imprimir los documentos de envío de uno o varios envíos seleccionados. 50 Uso de Envíos en curso

49 4.5 Transferir envíos al sistema de FedEx Una vez terminada la documentación del envío, deberá transferir la información al sistema de FedEx. Esta función se puede repetir durante el día si desea transmitir la información de los envíos que ya se han finalizado. Complete los pasos del procedimiento siguiente para transferir los envíos al sistema de FedEx. Seleccione la pestaña Enviar. Haga clic en la opción FIN DEL DÍA. La pantalla Fin del día muestra la información de envío que se transferirá al sistema de FedEx. Para iniciar la transferencia, haga clic en el botón FIN DEL DÍA, en la parte inferior de la pantalla. Nota Se encuentra disponible una opción para descargar actualizaciones de software durante Fin del día. Si se usa esta opción, se muestra la siguiente pantalla: Si selecciona Sí, se descargará la actualización de software, se cerrará FSM Software y se ejecutará la actualización. Si selecciona Recuérdeme más tarde, la verificación de actualización del software se realizará durante el próximo proceso de Fin del día y aparecerá el mismo aviso de actualización. Para solucionar problemas, comuníquese con el servicio de atención al cliente. Cuando se cierre FSM Software y se inicie la actualización del software, puede suceder que no finalice la actualización si presiona el botón para cancelar o salir de la instalación de las pantallas del diálogo de Transferir envíos al sistema de FedEx 51

50 actualización del software. En este caso, la próxima vez que se inicie FSM Software, detectará que se descargó una actualización del software, pero que no se ha ejecutado aún y aparecerá la siguiente pantalla: 52 Transferir envíos al sistema de FedEx

51 5 Recolectada 5.1 Información general En este capítulo se describen los pasos siguientes que se deben realizar para disponer la recolectada del envío. Incluye los aspectos siguientes: Información general de recolectada Programación de una recolecta Lista de recolectas Definición de preferencias de la recolecta 5.2 Acerca de la recolecta La función de recolectada le permite solicitar o enviar un mensajero de FedEx a recoger paquetes en su lugar. Está disponible haciendo clic en la pestaña Recolecta en la pantalla principal de FedEx Ship Manager Software. Se utiliza la función de recolectada en dos situaciones: Cuando no lleva los paquetes usted mismo, sino que desea que los recoja un mensajero de FedEx Express. Cuando su empresa no usa recolectas programadas periódicamente. Nota Consulte al servicio de atención al cliente, ya que esta función todavía no está disponible en algunos países. Recolectada 53

52 5.2.1 Programación de la recolecta de un envío Antes de programar una recolecta, asegúrese de haber finalizado el envío (pulsando ENVIAR en la pantalla Enviar). Nota Una recolecta se debe programar antes de transferir los detalles del envío al sistema de FedEx mediante el procedimiento denominado Fin del día Para programar una recolecta En la pantalla principal del FedEx Ship Manager Software, haga clic en la pestaña Recolecta. En el área LUGAR DE RECOLECTA, compruebe los detalles del lugar de recolecta del envío. En caso necesario, realice los cambios pertinentes. Haga clic en COMENTARIOS si desea añadir alguno en la pantalla Comentarios del envío. Importante Importante La pantalla Comentarios del envío es para incluir instrucciones especiales para el mensajero de FedEx Express que recogerá el envío. En el área DETALLES DE PAQUETES de la pantalla, seleccione el paquete o paquetes que desea que sean recolectados. Compruebe (y, si es necesario, modifique) la fecha de recolectada. En el campo Listo a las (hora), escriba la hora en que los paquetes estarán listos para ser recolectados. En el campo Hora de cierre del área HORA DE RECOLECTA, escriba la hora límite en la que los paquetes tienen que ser recolectados. Pulse CONFIRMAR RECOLECTA. El software deberá proporcionarle un número de confirmación de la reserva. Si no recibe el número, la reserva no se ha realizado. Si nadie va a recoger los paquetes, póngase en contacto con el servicio de atención al cliente y mencione el número y el ID de estación. 54 Programación de la recolecta de un envío

53 5.2.2 Lista de recolectas Puede ver las recolectas programadas haciendo clic en LISTA DE RECOLECTAS en la pantalla principal Recolecta. Esta pantalla presenta todas las recolectas programadas. Si desea ver los detalles de una de las recolectas programadas, selecciónela (resaltándola) y pulse INTRO en el teclado de su PC Definición de preferencias de la recolecta La definición de las preferencias de recolecta es parte de la configuración de FedEx Ship Manager Software, descrita en el capítulo "Configuración". Para ver los pasos necesarios, consulte "Para definir las preferencias de recolecta" en la página 34. Lista de recolectas 55

54 56 Definición de preferencias de la recolecta

55 6 Historial de envíos y rastreo 6.1 Información general En este capítulo se describen las funciones de historial de archivos y rastreo de FedEx Ship Manager Software y trata sobre los puntos siguientes: Introducción al historial de envíos Introducción a la función de rastreo Formas de rastrear envíos Definición de preferencias para la función de rastreo 6.2 Acerca del historial de envíos y el rastreo El historial de envíos de FedEx Ship Manager Software muestra una descripción de los envíos procesados con FedEx Ship Manager Software en los últimos 40 días. Nota 40 días es el período predeterminado de retención de envíos para rastreo. Puede cambiar este valor en la pantalla Parámetros del sistema. Para obtener más información, consulte "Parámetros de envío" en la página 29. Para que pueda acceder fácilmente a la información necesaria, el historial de envíos le permite clasificar y filtrar los envíos que ha realizado en función de los criterios especificados. En cada envío que aparece en la relación, puede: Consultar, guardar e imprimir información de rastreo detallada Ver los datos del envío tal como se introdujeron en FedEx Ship Manager Software Volver a utilizar los datos del envío, copiándolo como pedido abierto a la pantalla Envíos en curso. Además de las funciones que ofrece el historial de envíos, también se puede obtener información de rastreo y estado sobre envíos que no aparecen en la relación (por ejemplo, envíos que le han remitido otras personas). Historial de envíos y rastreo 57

56 6.2.1 Acceso al historial de envíos Puede acceder al historial de envíos haciendo clic en la pestaña Rastreo/Historial de la pantalla principal de FedEx Ship Manager Software Uso del historial de envíos Como valor predeterminado, el historial de envíos presenta una lista de los envíos que ha procesado en los últimos 40 días. Además de información general sobre los envíos, la lista también incluye: El último estado conocido del envío (la columna Estado) Una indicación de si se ha obtenido un comprobante de entrega del envío (en la columna POD) Para seleccionar los envíos que desea incluir en la lista En el área RASTREO, utilice la lista desplegable MODIFICAR RESULTADOS A VISUALIZAR para indicar los envíos que desea incluir en la lista. Puede incluir: Todos los paquetes Paquetes con POD Paquetes sin POD Paquetes rastreados Criterios de rastreo Paquetes no rastreados Si ha seleccionado Criterios de rastreo, haga clic en CRITERIO y utilice la pantalla Criterios de selección de paquetes para especificar los envíos que desea incluir en la lista. 58 Acceso al historial de envíos

57 Para trabajar con los datos del historial de envíos Utilice las casillas de verificación para seleccionar uno o varios de los envíos incluidos en la lista. Haga clic en: VER RESULTADOS DETALLADOS para revisar la información de rastreo y el estado actual de los envíos seleccionados VER DETALLES DEL ENVÍO para revisar los datos del envío resaltado REPORTE para imprimir o guardar un reporte con la información de rastreo y estado de los envíos seleccionados ELIMINAR para borrar del historial los envíos seleccionados RASTREO para ponerse en contacto con el sistema de FedEx y descargar información de rastreo actualizada de los envíos seleccionados COPIAR para copiar los envíos seleccionados como pedidos abiertos en la pantalla Envíos en curso Rastreo por número FedEx Ship Manager Software también permite obtener información de rastreo de envíos que no aparecen en el historial de envíos (por ejemplo, los que le ha remitido otra persona). Puede rastrear los envíos utilizando su número de rastreo o proporcionando un número de cuenta y el número de referencia del envío Para rastrear envíos por número de rastreo En el área RASTREAR OTRO ENVÍO, verifique o seleccione la opción NúMEROS DE RASTREO DE FEDEX en la lista desplegable Rastrear por. Debajo de la opción NúMEROS DE RASTREO DE FEDEX, escriba los números de rastreo de los envíos que desea rastrear. Haga clic en RASTREO Para importar números de rastreo desde un archivo de texto En el área RASTREAR OTRO ENVÍO, haga clic en IMPORTAR NúMEROS DE RASTREO. Aparecerá la pantalla Importar números de rastreo del archivo. Si fuese necesario, seleccione la opción UTILIZAR DELIMITADOR? y escriba el carácter que separa los números de rastreo en el campo Delimitador. Seleccione o escriba el nombre del archivo con los números de rastreo en el campo Buscar archivo. Para trabajar con los datos del historial de envíos 59

58 Haga clic en OK Para rastrear envíos por número de referencia En el área RASTREAR OTRO ENVÍO, verifique o seleccione la opción NúMEROS DE REFERENCIA en la lista desplegable Rastrear por. Se mostrarán los campos Nº de cuenta FedEx y Fecha de envío. Si los envíos se hicieron hace más de 9 días, escriba la fecha de envío en el campo Fecha de envío. Debajo de la opción NúMEROS DE REFERENCIA, escriba los números de referencia del envío que desea rastrear. Haga clic en RASTREO. 6.3 Definición de preferencias de rastreo La definición de preferencias para la función Rastreo forma parte de la configuración de la aplicación. Para obtener más detalles, consulte "Para definir las preferencias de rastreo" en la página Para rastrear envíos por número de referencia

59 7 Documentos de exportación 7.1 Acerca de los documentos de exportación FedEx Ship Manager Software le permite generar los documentos de exportación que se necesitan normalmente. 7.2 Documentos de exportación Algunos países o productos requieren declaraciones o documentación de aduanas específicas. Puede imprimir cualquier documento de exportación mediante la pestaña Documentos de exportación. Al seleccionar esa pestaña, se muestra la pantalla Lista elección documento con la lista de documentos que se pueden imprimir. Para imprimir un documento de exportación: Seleccione el documento que desea imprimir en la pantalla Lista elección documento. En la lista desplegable que figura a la derecha del tipo de documento seleccionado, haga clic en la flecha ABAJO. Se mostrará la pantalla Nº de envío. Seleccione el envío para el que desea imprimir el documento y haga clic en SELECCIÓN. Haga clic en OPCIONES para seleccionar la impresora y para especificar el número de copias. Haga clic en SELECCIÓN. El documento que se va a imprimir se muestra en su totalidad. Rellene el documento de exportación según corresponda. Documentos de exportación 61

60 Desplácese hasta el final del documento y haga clic en IMPRIMIR para enviarlo a la impresora. Nota Puede buscar documentación adicional que necesite haciendo clic en el hipervínculo "FedEx Global Trade Manager. 62 Documentos de exportación

61 8 Bases de datos 8.1 Acerca de las bases de datos La gestión de bases de datos en FedEx Ship Manager Software se ocupa de dos bases de datos: LIBRETA DE DIRECCIONES y MERCANCÍAS. Toda la información sobre direcciones y mercancías se puede guardar en estas bases de datos para no tener que introducir los datos repetidas veces. En la base de datos LIBRETA DE DIRECCIONES, puede añadir, modificar, copiar y eliminar la información de remitentes, destinatarios, grupos destinatarios, importadores y agentes de aduanas. En la base de datos MERCANCÍAS puede hacer lo mismo con la información sobre las mercancías Acceso a la base de datos Libreta de direcciones En la pantalla principal de FedEx Ship Manager Software, haga clic en la pestaña Bases de datos. Si no ve la pantalla de entrada Libreta de direcciones, puede acceder a ella haciendo clic en la opción LIBRETA DE DIRECCIONES en la parte superior de la pantalla Bases de datos 63

62 8.2 Cómo trabajar con la base de datos Libreta de direcciones Gestión de remitentes Al abrir la base de datos LIBRETA DE DIRECCIONES y hacer clic en REMITENTES, la lista muestra todos los que ya figuran en la base de datos. Si no se ha introducido ningún remitente, la lista estará vacía Para añadir un remitente En la pantalla Libreta de direcciones, haga clic en REMITENTES. Haga clic en NUEVO. Se abrirá una pantalla Información del remitente vacía. Escriba la información del remitente de la forma siguiente: 64 Cómo trabajar con la base de datos Libreta de direcciones

63 Nº de cuenta FedEx Es el número de cuenta de 9 dígitos que FedEx le ha enviado por carta o por correo electrónico. ID del remitente Es una combinación única de letras y números utilizada para identificar un remitente (por ejemplo ACME0). Nombre de la compañía, Persona de contacto, País (lista desplegable para seleccionarlo), Línea 1 de dirección, Línea 2 de dirección, Ciudad, Código postal y Primer Nº teléfono Firma Se refiere al nombre de la persona que autoriza la factura. El remitente estará disponible para Aquí puede especificar si el remitente que está creando estará disponible para cualquiera de su grupo de usuarios, sólo para usted o para todos los usuarios. Nota Los campos siguientes son optativos: Segundo Nº de teléfono, Fax, Correo electrónico, Departamento, Nº de cuenta bancaria, Nº comercial e ID de EIN aduanero. La información de estos campos se usa sólo para facturación y para alertas de envío. Además, el campo Línea 2 de dirección se usa sólo cuando se necesita una segunda línea de dirección. Haga clic en VALORES PREDETERMINADOS si desea definirlos para los envíos y alertas de envío de este remitente. Continúe en "Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados por un remitente: Envíos" a continuación. Si desea añadir los detalles de este remitente tal cual están, haga clic en OK para añadirlo a la base de datos Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados por un remitente: Envíos Al hacer clic en VALORES PREDETERMINADOS se mostrará la pantalla Valores predeterminados del remitente, donde podrá especificar los valores de envío y alertas de envío predeterminados para los envíos realizados por el remitente. Estos valores predeterminados del remitente tienen precedencia sobre los valores predeterminados para toda la aplicación descritos en "Preferencias" en la página 32. Nota Los valores predeterminados de un remitente se pueden modificar manualmente para cada envío. Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados por un remitente: Envíos 65

64 Al hacer clic en VALORES PREDETERMINADOS, se muestra la pantalla Valores predeterminados del remitente. Esta pantalla tiene dos pestañas, Envíos, para valores predeterminados de los envíos, y Alerta de Envío, para valores predeterminados de alertas de envío. Haga clic en la pestaña Envíos (si no está ya seleccionada). Puede seleccionar o escribir los siguientes valores predeterminados para los envíos realizados por este remitente: Código de Agente de aduanas El código y nombre de la compañía agente de aduanas. Para obtener información sobre cómo añadir un nuevo agente de aduanas, consulte "Para añadir un agente de aduanas" en la página 78. ID de importador El código y nombre de la compañía importadora. Para obtener información sobre cómo añadir un nuevo importador, consulte "Para añadir un importador" en la página 77. Servicio El servicio FedEx predeterminado para los envíos. Consulte "Servicios" en la página 93 para obtener más información sobre los servicios de FedEx disponibles. Embalaje El tipo de embalaje predeterminado. Consulte "Embalaje" en la página 93 para obtener más información sobre los tipos de embalaje FedEx disponibles. Facturar costos de transporte a La parte a la que se facturarán los gastos de envío. Nº de cuenta El número de cuenta FedEx de la parte seleccionada para pago automático. Facturar aranceles e impuestos a La parte a la que se facturarán los aranceles e impuestos. Nº de cuenta El número de cuenta FedEx de la parte seleccionada para pago automático. 66 Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados por un remitente: Envíos

65 Referencia del envío Una o varias palabras clave o un pequeño texto usado como referencia. Como las referencias de los envíos aparecen en la factura que recibirá de FedEx, un buen uso de las mismas le puede ayudar en su contabilidad. Notas/departamento El nombre del departamento o cualquier otra información adicional. Descripción del documento La descripción predeterminada para envíos de documentos. Código de mercancía El código de mercancía y descripción predeterminados para envíos que contengan esa mercancía. Para obtener información sobre cómo añadir una nueva mercancía, consulte "Para añadir una mercancía" en la página 80. Moneda La moneda predeterminada. Al seleccionar el código de moneda, su nombre se muestra en el cuadro de texto adyacente. Tipo de envío El tipo de envío predeterminado, puede ser SÓLO DOCUMENTOS o MERCANCÍAS (NO DOCUMENTOS). Especificar mercancías Indicar si la información de las mercancías es PARA TODO EL ENVÍO o POR PAQUETE. Imprimir factura comercial Indica si desea incluir una factura comercial. Consolidar Factura Comercial? Indica si desea añadir la factura comercial a otras facturas pendientes que pueda haber. Haga clic en OK para guardar los valores predeterminados de los envíos realizados por este remitente. Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados por un remitente: Envíos 67

66 Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados por un remitente: Alerta de Envío Haga clic en la pestaña Alerta de Envío (si no está ya seleccionada). Puede enviar correos electrónicos de notificación de alerta de envío hasta a seis destinatarios: al remitente, al destinatario, al agente de aduanas y a otras tres personas. Cuando el envío se entregue, estos destinatarios recibirán un correo electrónico que les informará que se ha entregado el envío. En el campo Adicione su propio mensaje, puede añadir un mensaje que se añadirá a los correos electrónicos de notificación de envíos. Nota Para que esta opción funcione adecuadamente, se debe ingresar correctamente la dirección de correo electrónico del remitente en la pantalla Información del remitente de la base de datos Libreta de direcciones "Gestión de remitentes" en la página 64. En los campos Otro 1, Otro 2, y Otro 3 puede introducir direcciones de correo electrónico de una o dos personas más a las que se enviarán notificaciones de envío. Haga clic en GUARDAR. 68 Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados por un remitente: Alerta de Envío

67 Para modificar los detalles de un remitente En la pantalla Libreta de direcciones, haga clic en REMITENTES. Haga clic en EDITAR. Modifique cualquiera de los datos del remitente (incluso sus valores predeterminados, si es necesario). Haga clic en OK para guardar los cambios Para copiar los detalles de un remitente Si va a añadir un remitente cuyos detalles son casi idénticos a los de otro que ya está en la base de datos, puede copiar los datos de ese remitente y adaptarlos. Para copiar un remitente, realice lo siguiente: En la pantalla Libreta de direcciones, haga clic en REMITENTES. Para modificar los detalles de un remitente 69

68 Haga clic en el remitente cuyos detalles desea copiar. La pantalla Información del remitente vuelve a aparecer, pero sin los detalles de ID del remitente. En el campo ID del remitente, escriba un nuevo ID del remitente. Modifique los detalles necesarios o acepte los restantes tal cual están. Haga clic en OK para guardar los nuevos detalles del remitente Para borrar un remitente En la pantalla Libreta de direcciones, haga clic en REMITENTES. Seleccione el remitente que desea eliminar. Haga clic en ELIMINAR y, a continuación, en SÍ para confirmar Gestión de destinatarios Al abrir la base de datos LIBRETA DE DIRECCIONES y hacer clic en DESTINATARIOS, la lista muestra todos los que ya figuran en la base de datos. Si no se ha introducido ningún destinatario, la lista estará vacía Para añadir un destinatario En la pantalla Libreta de direcciones, haga clic en DESTINATARIOS. 70 Para borrar un remitente

69 Haga clic en NUEVO. Se abrirá una pantalla Información del destinatario vacía. Escriba la información del destinatario de la forma siguiente: ID de destinatario Es una combinación única de letras y números utilizada para identificar un destinatario (por ejemplo ACME10). Nombre de la compañía, Persona de contacto, País (lista desplegable para seleccionarlo), Línea 1 de dirección, Línea 2 de dirección, Ciudad, Código postal y Primer Nº teléfono Nº de cuenta FedEx Escriba aquí el N de cuenta del destinatario. Nº de cuenta de terceros Escriba aquí el N de cuenta de un tercero. Esta información se utilizará cuando los costes de transporte o los aranceles e impuestos se facturen a un tercero. El destinatario estará disponible Aquí puede especificar si el grupo que está creando estará disponible para cualquiera de su grupo de usuarios, sólo para usted o para todos los usuarios. Nota Los campos siguientes son optativos: Segundo Nº de teléfono, Fax, Correo electrónico, Nº de cuenta bancaria y Nº comercial. La información de estos campos se usa sólo para facturación y para alertas de envío. Además, el campo Línea 2 de dirección se usa sólo cuando se necesita una segunda línea de dirección. Haga clic en VALORES POR DEFECTO si desea definirlos para este destinatario. Consulte "Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados a un destinatario: Envíos" a continuación. Si desea añadir los detalles de este destinatario tal cual están, haga clic en OK para añadirlos a la base de datos Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados a un destinatario: Envíos Al hacer clic en VALORES PREDETERMINADOS se mostrará la pantalla Valores predeterminados del destinatario, donde podrá especificar los valores de envío y alertas de envío predeterminados para los envíos realizados al destinatario. Los valores predeterminados del destinatario tienen precedencia sobre los valores predeterminados del remitente descritos más arriba y también sobre los valores predeterminados para toda la aplicación descritos en "Preferencias" en la página 32. Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados a un destinatario: Envíos 71

70 Al hacer clic en VALORES PREDETERMINADOS, se muestra la pantalla Valores predeterminados del destinatario. Esta pantalla tiene dos pestañas, Envíos, para valores predeterminados de los envíos, y Alerta de Envío, para valores predeterminados de alertas de envío. Haga clic en la pestaña Envíos (si no está ya seleccionada). Puede seleccionar o escribir los siguientes valores predeterminados para los envíos realizados a este destinatario: Código de Agente de aduanas El código y nombre de la compañía agente de aduanas. Para obtener información sobre cómo añadir un nuevo agente de aduanas, consulte "Para añadir un agente de aduanas" en la página 78. ID de importador El código y nombre de la compañía importadora. Para obtener información sobre cómo añadir un nuevo importador, consulte "Para añadir un importador" en la página 77. Servicio El servicio FedEx predeterminado para los envíos. Consulte "Servicios" en la página 93 para obtener más información sobre los servicios de FedEx disponibles. Embalaje El tipo de embalaje predeterminado. Consulte "Embalaje" en la página 93 para obtener más información sobre los tipos de embalaje FedEx disponibles. Facturar costos de transporte a La parte a la que se facturarán los gastos de envío. Nº de cuenta El número de cuenta FedEx de la parte seleccionada para pago automático. Facturar aranceles e impuestos a La parte a la que se facturarán los aranceles e impuestos. Referencia del envío Una o varias palabras clave o un pequeño texto usado como referencia. Como las referencias de los envíos aparecen en la factura que recibirá de FedEx, un buen uso de las mismas le puede ayudar en su contabilidad. 72 Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados a un destinatario: Envíos

71 Notas/departamento El nombre del departamento o cualquier otra información adicional. Descripción del documento La descripción predeterminada para envíos de documentos. Código de mercancía El código de mercancía y descripción predeterminados para envíos que contengan esa mercancía. Para obtener información sobre cómo añadir una nueva mercancía, consulte "Para añadir una mercancía" en la página 80. Moneda La moneda predeterminada. Al seleccionar el código de moneda, su nombre se muestra en el cuadro de texto adyacente. Tipo de envío El tipo de envío predeterminado, puede ser SÓLO DOCUMENTOS o MERCANCÍAS (NO DOCUMENTOS). Especificar mercancías Indicar si la información de las mercancías es PARA TODO EL ENVÍO o POR PAQUETE. Imprimir factura comercial Indica si desea incluir una factura comercial. Consolidar Factura Comercial? Indica si desea añadir la factura comercial a otras facturas pendientes que pueda haber. Haga clic en OK para guardar los valores predeterminados de alerta de los envíos realizados a este destinatario Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados a un destinatario: Alerta de Envío Haga clic en la pestaña Alerta de Envío (si no está ya seleccionada). Puede enviar correos electrónicos de notificación de alerta de envío hasta a seis destinatarios: al remitente, al destinatario, al agente de aduanas y a otras tres personas. Para especificar valores predeterminados para los envíos realizados a un destinatario: Alerta de Envío 73

72 Cuando el envío se entregue, estos destinatarios recibirán un correo electrónico que les informará que se ha entregado el envío. En el campo Adicione su propio mensaje, puede añadir un mensaje que se añadirá a los correos electrónicos de notificación de envíos. Nota Para que esta opción funcione adecuadamente, se debe ingresar correctamente la dirección de correo electrónico del remitente en la pantalla Información del remitente de la base de datos Libreta de direcciones "Gestión de remitentes" en la página 64. En los campos Otro 1, Otro 2, y Otro 3 puede introducir direcciones de correo electrónico de una o dos personas más a las que se enviarán notificaciones de envío. Haga clic en GUARDAR Para modificar los detalles de un destinatario En la pantalla Libreta de direcciones, haga clic en DESTINATARIOS. Haga clic en EDITAR. 74 Para modificar los detalles de un destinatario

73 Modifique cualquiera de los datos del destinatario (incluso sus valores predeterminados, si es necesario). Haga clic en OK para guardar los cambios Para copiar los detalles de un destinatario Si va a añadir un destinatario cuyos detalles son casi idénticos a los de otro que ya está en la base de datos, puede copiar los datos de ese destinatario y adaptarlos según corresponda. Para copiar un destinatario (con un nuevo ID de destinatario), realice lo siguiente: En la pantalla Libreta de direcciones, haga clic en DESTINATARIOS. Haga clic en el destinatario cuyos detalles desea copiar. La pantalla Información del destinatario vuelve a aparecer, pero sin los detalles de ID del destinatario. En el campo ID del destinatario, escriba un nuevo ID del destinatario. Modifique los detalles necesarios o acepte los restantes tal cual están. Haga clic en OK para guardar los nuevos detalles del destinatario Para eliminar un destinatario En la pantalla Libreta de direcciones, haga clic en DESTINATARIOS. Seleccione el destinatario que desea eliminar. Haga clic en ELIMINAR y, a continuación, en SÍ para confirmar Gestión de grupos de destinatarios Cuando se envían paquetes idénticos a varios destinatarios, se pueden usar grupos de destinatarios para introducir únicamente los detalles de un envío. Al abrir la base de datos LIBRETA DE DIRECCIONES y hacer clic en GRUPOS DE DESTINATARIOS, la lista muestra todos los que ya figuran en la base de datos. Si no se ha introducido ningún grupo de destinatarios, la lista estará vacía. Para copiar los detalles de un destinatario 75

74 Para añadir un grupo de destinatarios En la pantalla Libreta de direcciones, haga clic en GRUPOS DE DESTINATARIOS. Haga clic en NUEVO. Se abrirá una pantalla vacía de Información del grupo. Escriba la información del grupo de destinatarios de la forma siguiente: Código de grupo Escriba en este campo una combinación única de letras y números para identificar un grupo de destinatarios (por ejemplo ACME100). Descripción del grupo En este campo, escriba una breve descripción del nuevo grupo de destinatarios. 76 Para añadir un grupo de destinatarios

75 El grupo estará disponible para Aquí puede especificar si el grupo que está creando estará disponible para cualquiera de su grupo de usuarios, sólo para usted o para todos los usuarios. En el área DESTINATARIOS, utilice las casillas de verificación para seleccionar uno o varios destinatarios. Haga clic en ADICIONAR AL GRUPO. Haga clic en OK para guardar el grupo de destinatarios creado Para modificar los detalles de un grupo de destinatarios En la pantalla Libreta de direcciones - Grupos de destinatarios, seleccione un grupo. Haga clic en EDITAR. Aparecerá la pantalla Información del grupo. Modifique los detalles del grupo de destinatarios. Haga clic en OK para guardar los cambios Para copiar los detalles de un grupo de destinatarios Si va a añadir un grupo de destinatarios cuyos detalles son casi idénticos a los de otro que ya está en la base de datos, puede copiar los datos de ese grupo de destinatarios y adaptarlos según corresponda. Para copiar un grupo de destinatarios, haga lo siguiente: En la pantalla Libreta de direcciones, haga clic en GRUPOS DE DESTINATARIOS. Haga clic en el grupo de destinatarios cuyos detalles desea copiar. La pantalla Información del grupo vuelve a aparecer, pero sin un código de grupo. En el campo CÓDIGO DE GRUPO, escriba un nuevo código de grupo. Si es necesario, modifique la composición del grupo de destinatarios. Haga clic en OK para guardar los nuevos detalles del grupo de destinatarios Para eliminar un grupo de destinatarios En la pantalla Libreta de direcciones, haga clic en GRUPOS DE DESTINATARIOS. Seleccione el grupo de destinatarios que desea eliminar. Haga clic en ELIMINAR y, a continuación, en SÍ para confirmar Gestión de importadores y agentes de aduanas La gestión de los detalles de importadores y agentes de aduanas en la base de datos es muy similar a la de remitentes, destinatarios y grupos de destinatarios. Las pantallas de datos de importadores y agentes de aduanas son casi idénticas a las de destinatarios Para añadir un importador En la pantalla Libreta de direcciones, haga clic en IMPORTADORES. Para modificar los detalles de un grupo de destinatarios 77

76 Haga clic en NUEVO. En el campo ID de importador, escriba una combinación única de letras y números para identificar al importador. Rellene el resto de detalles de la misma forma que lo haría para añadir un destinatario (consulte "Para añadir un destinatario" en la página 70). Haga clic en OK para guardar los detalles del nuevo importador Para editar, copiar o eliminar un importador Los procedimientos para editar, copiar o eliminar agentes de aduanas son idénticos a los de los destinatarios. Consulte "Para modificar los detalles de un destinatario" en la página 74, "Para copiar los detalles de un destinatario" en la página 75 y "Para eliminar un destinatario" en la página 75, respectivamente Para añadir un agente de aduanas En la pantalla Libreta de direcciones, haga clic en AG. ADUANAS. Haga clic en NUEVO. En el campo Código de Agente de aduanas, escriba una combinación única de letras y números para identificar al agente. Rellene el resto de detalles de la misma forma que lo haría para añadir un destinatario (consulte "Para añadir un destinatario" en la página 70). Haga clic en OK para guardar los detalles del nuevo agente de aduanas. 78 Para editar, copiar o eliminar un importador

77 Para editar, copiar o eliminar un agente de aduanas Los procedimientos para editar, copiar o eliminar agentes de aduanas son idénticos a los de los destinatarios. Consulte "Para modificar los detalles de un destinatario" en la página 74, "Para copiar los detalles de un destinatario" en la página 75 y "Para eliminar un destinatario" en la página 75, respectivamente. 8.3 La base de datos Mercancías Acerca de las mercancías La base de datos Mercancías tiene las mismas funciones que la Libreta de direcciones. Todas las acciones se realizan con los botones NUEVO, EDITAR, COPIAR y ELIMINAR de la pantalla. Para editar, copiar o eliminar un agente de aduanas 79

78 8.3.2 Gestión de las mercancías Para añadir una mercancía En la pantalla Relación de mercancías, haga clic en NUEVO. Aparecerá la pantalla Entrada de mercancías. Escriba la información de la mercancía de la forma siguiente: Código de mercancía Escriba una combinación única de letras y números que se utilizará para identificar la mercancía. Código armonizado Opcionalmente, escriba el código armonizado oficial de 10 dígitos, en el formato siguiente: ####.##.####. Descripción breve y Descripción Escriba una descripción corta (optativa) y una larga, respectivamente. Unidad de medida Opcionalmente, seleccione la unidad de medida correspondiente a la mercancía. Valor unitario y Peso unidad Opcionalmente, escriba los detalles correspondientes. No olvide comprobar o seleccionar la unidad de peso adecuada. Nº de catálogo Opcionalmente, escriba un Nº de catálogo. País de fabricación Opcionalmente, seleccione el país donde se fabrica la mercancía. Nº de licencia de exportación, Fecha lic. exportación, Nº lic. importación y Fecha Lic. Importación Opcionalmente, escriba los números y fechas de las licencias correspondientes. La mercancía estará disponible para Especifique si la mercancía estará disponible para cualquiera de su grupo de usuarios, sólo para usted o para todos los usuarios. Haga clic en OK para guardar los detalles de la mercancía. 80 Gestión de las mercancías

79 Para editar, copiar o eliminar una mercancía El procedimiento para editar, copiar o eliminar una mercancía es casi idéntico al utilizado para los destinatarios. (Consulte "Para modificar los detalles de un destinatario" en la página 74, "Para copiar los detalles de un destinatario" en la página 75 y "Para eliminar un destinatario" en la página 75, respectivamente). Para editar, copiar o eliminar una mercancía 81

80 82 Para editar, copiar o eliminar una mercancía

81 9 Reportes 9.1 Acerca de los reportes FedEx Ship Manager Software le permite crear reportes detallados de todos los envíos introducidos por usted u otros usuarios. La aplicación también proporciona un conjunto de reportes predefinidos que puede personalizar o utilizar como base para otros nuevos. 9.2 Reportes Se puede acceder a la función Reportes haciendo clic en la pestaña Reportes de la pantalla principal de FedEx Ship Manager Software. Puede usar una de las plantillas de reporte predefinidas o definir las suyas propias. Los reportes se pueden imprimir, enviar por fax, consultar en la pantalla o guardar como un archivo de texto. Algunos también se pueden exportar a un formato de archivo delimitado para procesarlos en otra aplicación. Tanto en términos de contenido como de diseño, los reportes se pueden personalizar extensivamente. Para aprovechar las distintas posibilidades que ofrece la función Reportes, puede modificar una de las plantillas existentes o definir su propio reporte partiendo de cero. En ambos casos, la mejor forma de descubrir lo que mejor se adapta a sus necesidades es probar distintas opciones La pantalla Selección de reporte En la pantalla Selección de reporte encontrará las cinco plantillas de reporte predefinidas que puede usar para generar e imprimir inmediatamente un reporte. La tarea que va a realizar se define haciendo clic en uno de los cuatro botones de la parte inferior de la pantalla: Reportes 83

82 Haga clic en SELECCIÓN para generar e imprimir el tipo de reporte seleccionado. Haga clic en EDITAR para modificar un reporte o tipo de reporte existente. Haga clic en NUEVO para crear un nuevo reporte o tipo de reporte. Haga clic en ELIMINAR para borrar un reporte o tipo de reporte existente. Importante Tenga mucho cuidado al eliminar reportes o plantillas. Una vez eliminados no se pueden volver a recuperar. Esta regla no es aplicable al conjunto de reportes predeterminados que vienen con FedEx Ship Manager Software Para generar un reporte a partir de una plantilla En la columna Nombre de reporte de la pantalla Selección de reporte, seleccione el tipo de reporte que desee. Haga clic en SELECCIONAR para generar e imprimir el reporte, guardarlo en un archivo o visualizarlo en la pantalla Para crear un nuevo reporte con un diseño predefinido En la pantalla Selección de reporte, haga clic en NUEVO. Aparecerá la pantalla Definición del reporte. Rellene los campos necesarios: Reporte El nombre con el que se listará el reporte. Título El título que aparecerá en el reporte. Tipo de diseño Si selecciona DISEÑO PREDEFINIDO, puede definir la fecha, los datos y el orden de clasificación. Si selecciona DISEÑO DEFINIDO POR EL USUARIO también puede seleccionar los campos que se incluirán en el reporte que ha creado. Reporte basado en En esta lista desplegable, seleccione CONTROL DE ENVÍO, REPORTE DE ENTREGA, INFORME DE VISA, INFORME DEL MENSAJERO, DESCRIPCIÓN GENERAL DEL HISTORIAL DE ENVÍOS o DESCRIPCIÓN GENERAL DEL HISTORIAL DE ENVÍO POR TARIFA. Utilizar encabezado? Si selecciona UTILIZAR ENCABEZADO, se imprimirá un encabezado en el reporte. El texto del encabezado se puede editar haciendo clic en EDITAR ENCABEZADO. Utilizar pie de página? Si selecciona UTILIZAR PIE DE PÁGINA, se imprimirá uno en el reporte. El texto del pie de página se puede editar haciendo clic en el botón EDITAR PIE DE PÁGINA. Varias líneas para los subtotales y totales? Al seleccionar campos de subtotales y totales, puede especificar texto para que aparezca junto a las cifras. Seleccionando Varias líneas para los subtotales y totales?, cada subtotal o total aparece en una nueva línea. Esto es útil si el texto especificado para los totales es muy largo o se especifica más de un subtotal o total. 84 Para generar un reporte a partir de una plantilla

83 Mostrar pantalla de criterios de datos al utilizar el reporte? Si selecciona esta opción, siempre que se ejecute el reporte aparecerá la pantalla de criterios de datos para que pueda cambiarlos. Mostrar pantalla de criterios de fecha al utilizar el reporte? Si selecciona esta opción, siempre que se ejecute el reporte aparecerá la pantalla de criterios de fecha para que pueda cambiarlos. Destino del reporte Puede definir un destino para cada reporte. Un reporte se puede enviar a la impresora predeterminada para Windows o, si lo prefiere, puede ver la pantalla de impresoras de Windows en el momento de imprimirlo. Esto le permite seleccionar antes una impresora. Configuración de página Esta opción sólo está disponible si ha seleccionado previamente como destino del reporte la impresora predeterminada para Windows. Le permite especificar la orientación de la impresión del reporte. Nº de copias Escriba el número de copias que desea imprimir. Imprimir durante Fin del día? Seleccione esta opción si desea imprimir automáticamente el reporte cada vez que transfiera envíos al sistema de FedEx. Este reporte está disponible para Le permite especificar quién podrá ver el reporte: todos los usuarios, sólo usted o los usuarios que pertenecen a su grupo. Haga clic en CRITERIOS DE FECHA. Según la información disponible para un reporte, puede especificar criterios de fecha. Cuando cree un reporte que contenga, por ejemplo, información de destinatarios, la opción CRITERIOS DE FECHA no está disponible porque la base de datos de destinatarios no contiene información relativa a fechas. Si especifica una fecha de envío o un período de tiempo, el reporte sólo incluirá los envíos procesados en esa fecha o en ese período de tiempo. Seleccione una de las opciones siguientes en la pantalla Criterios de fecha: DIARIO Se refiere a los envíos procesados hoy. SEMANAL Envíos procesados desde el primer día de la semana hasta la fecha actual. MENSUAL Envíos procesados desde el primer día del mes hasta la fecha actual. DESELECCIONAR Desactivar criterios de fecha. En la pantalla Criterios de fecha, escriba la siguiente información: Nº de días hasta la fecha Escriba el número de días para envíos procesados en un cierto número de días anteriores a la fecha. Para crear un nuevo reporte con un diseño predefinido 85

84 Fechas envío (de - a) Envíos realizados entre dos fechas, escriba las fechas inicial y final para el reporte. Haga clic en OK para volver a la pantalla Definición del reporte. Haga clic en CRITERIOS DE DATOS. Aparecerá la pantalla Criterios de datos y orden de clasificación. La columna CAMPOS SELECCIONADOS muestra los campos incluidos en el reporte. Use esta columna para seleccionar el campo que desee usar para criterios de datos (los campos varían según el reporte). Para introducir criterios de datos, haga lo siguiente: En la columna CRITERIOS DE DATOS, escriba los criterios correspondientes a cada campo. Puede escribir letras o números, o puede crear condiciones lógicas mediante los operadores situados a la derecha de la ventana. Para usar un operador, selecciónelo y haga clic en ADICIONAR. El operador se añadirá al campo CRITERIO DE DATOS seleccionado. Escriba un número de clasificación (entre 1 y 4) en el campo Orden de clasificación, e indique el orden de clasificación, ASCENDENTE o DESCENDENTE. Haga clic en OK para volver a la pantalla Definición del reporte. En la pantalla Definición del reporte, haga clic en OK para finalizar la creación del nuevo reporte. Importante Los criterios de datos y el orden de clasificación estarán en vigor hasta que los elimine Para crear un nuevo reporte con un diseño definido por el usuario En la pantalla Selección de reporte, haga clic en NUEVO. Aparecerá la pantalla Definición del reporte. Rellene los campos necesarios según se ha descrito (consulte "Para crear un nuevo reporte con un diseño predefinido" en la página 84), pero seleccione DISEÑO DEFINIDO POR EL USUARIO. La pantalla Definición del reporte contiene ahora un botón de DISEÑO para definir el diseño del nuevo reporte. 86 Para crear un nuevo reporte con un diseño definido por el usuario

85 Haga clic en DISEÑO. Aparecerá la pantalla Definición del diseño del reporte. Esta pantalla le permite definir los campos que aparecerán en el reporte, el orden en el que se utilizan, el tipo de encabezado, etc. Defina el diseño y contenido de su reporte realizando los siguientes pasos: En la columna Sel (Selección), seleccione los campos que desea incluir en el reporte. En la columna Sec (Secuencia), escriba un número de secuencia para definir el orden, de izquierda a derecha (1=primero de la izquierda), en el que cada campo se incluirá en el reporte. En Longitud indique cuántos caracteres se mostrarán en cada campo. Use el valor predeterminado o escriba un número menor o mayor. En Origen, indique el origen del campo, para que sea más fácil determinar su contenido. En Campo de encabezado del informe, escriba el texto que aparecerá en el encabezado de cada campo. Utilice el valor predeterminado o modifíquelo, si lo desea. En Clasificar (Campos para clasificar) seleccione hasta cuatro campos por los que se clasificará el reporte. Para seleccionar un campo de clasificación, escriba un número (entre 1 y 4) en el campo correspondiente de la columna Clasificar. Una vez seleccionado un campo para clasificar, aparece un pequeño botón junto al número de clasificación. Al hacer clic en ese botón se accede a la pantalla Indicación del total, en la que se pueden definir totales o porcentajes para este campo de clasificación. Para crear un nuevo reporte con un diseño definido por el usuario 87