A SESIÓN ORDINARIA 2013 DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SERVICIO DE TRANSPORTES ELÉCTRICOS DEL DISTRITO FEDERAL

Transcripción

1 ACTA DE LA OCTAVA SESIÓN ORDINARIA 2013 DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SERVICIO DE TRANSPORTES ELÉCTRICOS DEL DISTRITO FEDERAL Siendo las 11:40 horas del día 28 de agosto del año dos mil trece, se reunieron en la sala de juntas de la Dirección de Administración y Finanzas del Servicio de Transportes Eléctricos del Distrito Federal, con domicilio en Avenida Municipio Libre # 402, Col. San Andrés Tetepilco, Delegación Iztapalapa, C.P , Beatriz Sotelo Pérez, Subgerente de Transparencia e Información Pública y Presidente Suplente del COTECIADSTEL; Ing. Jorge Arturo Apantenco Serrano, Gerente de Mantenimiento y Servicios y Secretario Ejecutivo Suplente; Arturo Reséndiz Vargas, Subgerente de Servicios Generales y Secretario Técnico Suplente; Vocales; Lic. Efraín Avilés Paredes, Subgerente de Contabilidad y Costos; Lic. Víctor Manuel Moreno Ayala, Gerente de Administración de Personal; Vocales Suplentes: Rocío Ramírez Cruz, Secretaria de Director de la Subgerencia de Análisis y Seguimiento Interinstitucional; Lic. Amira González Stanford, Subgerente de Desarrollo Administrativo; Eleuterio Raúl García Becerril, Subgerente de Ingeniería; Ing. Miguel Vera López, Analista Programador de la Subgerencia de Sistemas; Ing. José Ignacio García Hernández, Subgerente de Transportación Tetepilco; Ing. Edgardo Gutiérrez Quiroz, Subgerente de Transportación Huipulco; Ing. Eloy Nateras Trejo, Subgerente de Mantenimiento a Subestaciones, Despacho de Carga y SAE; Ing. Rogelio García Bernardino, Subgerente de Laboratorio Electrónico; Ing. José Juan Piña Enciso, Subgerente de Mantenimiento Mecánico; Lic. Lorena Tovar Ángeles, Abogada de la Subgerencia de lo Contencioso; Honorio Molina, Jefe de Oficina de la Subgerencia de Servicios Generales; Asesores; Mtra. Hilda Araceli Chávez Mejía, Contralora Interna; Asesores Suplentes; Lic. Alejandro Cruz Chacón Segoviano, Subgerente de Consultoría Jurídica; Ing. Héctor Cossio Parra, Subgerente de Soporte Técnico; para celebrar la del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Servicio de Transportes Eléctricos del Distrito Federal (COTECIADSTEL) I. LISTA DE ASISTENCIA Y DECLARACIÓN DE QUÓRUM Se da la bienvenida y se agradece la presencia de los asistentes, posteriormente el Ing. Jorge Arturo Apantenco Serrano, Secretario Técnico Suplente procedió al registro de asistencia y después de haber confirmado la asistencia de más del 50% de los asistentes, la Presidenta Suplente, Beatriz Sotelo Pérez declaró la existencia del quórum legal y procedió a dar formal inicio a la sesión, sometiendo para su aprobación el orden del día previamente enviado a cada uno de los integrantes en la carpeta con los asuntos a tratar en sesión Página 1 de 6

2 ORDEN DEL DÍA I.- Lista de Asistencia y Declaración de Quórum II.- Presentación, análisis y, en su caso, aprobación del acta de la Sexta Sesión Ordinaria III.- Presentación, análisis y, en su caso, aprobación del acta de la Primera Sesión Extraordinaria IV.- Seguimiento de Acuerdos V.- Plazos de conservación del Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) VI.- Presentación, análisis y, en su caso, aprobación del Reglamento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos del Servicio de Transportes Eléctricos del Distrito Federal (COTECIADSTEL) No habiendo comentarios al respecto el orden del día de la Octava Sesión Ordinaria fue aprobado por el Órgano Colegiado Acuerdo ORD-08/12/2013: El COTECIADSTEL, aprueba por unanimidad de votos, el orden del día de la Octava Sesión Ordinaria DESAHOGO DEL ORDEN DEL DÍA II. PRESENTACIÓN, ANÁLISIS Y, EN SU CASO, APROBACIÓN DEL ACTA DE LA SEXTA SESIÓN ORDINARIA La Presidenta Suplente presenta para análisis y, en su caso, aprobación, el proyecto de acta de la Sexta Sesión Ordinaria 2013, del COTECIADSTEL La Mtra. Hilda Araceli Chávez Mejía, Contralora Interna, en su calidad de Asesor del COTECIASTEL, señala que en el proemio del acta, se hace referencia a los servidores públicos que acudieron al desarrollo de la Sexta Sesión Ordinaria, sin embargo al final del acta se hace mención de los que van a firmar la misma, en donde se aprecia que muchos servidores públicos que aparecen no figuran en el proemio, por lo que se tendría que verificar por qué no asistieron a la celebración de la sesión, y si existen los respectivos oficios de justificación para ello, lo anterior de conformidad con la Circular CG/001/2013 de la Contraloría General del Distrito Federal Página 2 de 6

3 A lo que el Ing. Jorge Arturo Apantenco Serrano, Secretario Técnico Suplente procedió a informar que se justificaron las inasistencias de los siguientes Vocales y sus respectivos suplentes: Lic. Lisset Fleitas Galdo, Gerente de Recursos Materiales, Filomena Bautista Bautista, Gerente de Calidad en el Servicio, Alfonso Eduardo Ponce Bernal, Gerente de Ingeniería, y el Lic. Juan Manuel Guerrero Salas, Gerente de Finanzas; mediante los oficios GRM , GSC , GIN , GFI , respectivamente No habiendo más comentarios respecto al acta y/o modificaciones sugeridas, se acuerda lo siguiente: Acuerdo ORD-08/13/2013: El COTECIADSTEL aprueba por unanimidad de votos, el Acta de la Sexta Sesión Ordinaria 2013, llevada a cabo el día 26 de junio del año en curso III. PRESENTACIÓN, ANÁLISIS Y, EN SU CASO, APROBACIÓN DEL ACTA DE LA PRIMERA SESIÓN EXTRAORDINARIA La Presidenta Suplente presenta para análisis y, en su caso, aprobación, el proyecto de acta de la Primera Sesión Extraordinaria 2013, del COTECIADSTEL La Mtra. Hilda Araceli Chávez Mejía, Contralora Interna, en su calidad de Asesor del COTECIASTEL, señala que en el proemio del acta, se hace referencia a los servidores públicos que acudieron al desarrollo de la Primera Sesión Extraordinaria, sin embargo al final del acta se hace mención de los que van a firmar la misma, en donde se aprecia que muchos servidores públicos que aparecen no figuran en el proemio, por lo que se tendría que verificar por qué no asistieron a la celebración de la sesión, y si existen los respectivos oficios de justificación para ello, lo anterior de conformidad con la Circular CG/001/2013 de la Contraloría General del Distrito Federal A lo que el Ing. Jorge Arturo Apantenco Serrano, Secretario Técnico Suplente procedió a informar que se justificaron las inasistencias de los siguientes Vocales y sus respectivos suplentes: Filomena Bautista Bautista, Gerente de Calidad en el Servicio; Lic. Juan Manuel Guerrero Salas, Gerente de Finanzas; e Ing. Blanca Adriana Landín Muñoz, Gerente de Sistemas de Información, mediante los oficios GCS , GFI y GSI , respectivamente No habiendo más comentarios respecto al acta y/o modificaciones sugeridas, se acuerda lo siguiente: Página 3 de 6

4 Acuerdo ORD-08/14/2013: El COTECIADSTEL aprueba por unanimidad de votos, el Acta de la Primera Sesión Extraordinaria 2013, llevada a cabo el día 10 de julio del año en curso IV. SEGUIMIENTO DE ACUERDOS La Presidenta Suplente presenta los avances con relación al Acuerdo ORD- 06/11/2013, en el cual se estipuló que el Secretario Técnico realizaría mesas de trabajo con la Gerencia de Mantenimiento de Trolebuses y con la Subgerencia de Mantenimiento a Instalaciones Eléctricas; dentro de este contexto la Presidenta Suplente cede la palabra al Secretario Ejecutivo Suplente, Ing. Jorge Arturo Apantenco Serrano, quien informa que la Unidad Coordinadora de Archivos llevó a cabo una reunión a petición de la Gerencia de Mantenimiento de Trolebuses y con la Subgerencia de Mantenimiento a Instalaciones Eléctricas el día 22 de julio del año en curso, en la que se discutieron las modificaciones al Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) del No habiendo comentarios al respecto, se da por enterado el COTECIADSTEL de las acciones implementadas por la Unidad Coordinadora de Archivos V. PLAZOS DE CONSERVACIÓN DEL CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL La Presidenta Suplente cede la palabra al Secretario Ejecutivo Suplente, Ing. Jorge Arturo Apantenco Serrano, quien informa que la Gerencia de Mantenimiento de Trolebuses y la Subgerencia de Mantenimiento a Instalaciones Eléctricas, solicitaron que se deje sin efecto el Oficio SMI-205/2013, mediante el cual se solicitó la modificación de los plazos de conservación de la sección MAN, serie SET del Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) No habiendo comentarios al respecto, se da por enterado el COTECIADSTEL de la resolución tomada respecto a las modificaciones al Catálogo de Disposición Documental (CADIDO) por parte de las áreas involucradas dentro de la sección MAN, serie SET VI. PRESENTACIÓN, ANÁLISIS Y EN SU CASO APROBACIÓN DEL REGLAMENTO DE OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DEL SERVICIO DE TRANSPORTES ELÉCTRICOS DEL DISTRITO FEDERAL (COTECIADSTEL) Página 4 de 6

5 La Presidenta Suplente presenta el proyecto del Reglamento de Operación del COTECIADSTEL con la finalidad de dar cabal cumplimiento a la normatividad archivística vigente, para lo que le cede la palabra a los integrantes del COTECIADSTEL, los cuales expusieron lo siguiente: Se le deben realizar modificaciones al Reglamento, toda vez que se detectaron inconsistencias, al respecto la Mtra. Hilda Araceli Chávez Mejía, Contralora Interna, en su calidad de Asesor del COTECIASTEL, señala que considera que el título del documento debería de ser Reglamento de Operación del Comité Técnico de Administración de documentos (COTECIASTEL), así mismo se debe agregar el apartado relativo a Objetivo y Funciones Se propone que en el Capítulo I, Artículo 2, obre la definición de Órgano Desconcentrado para referirse a la Entidad, se cambie la misma por como aparece en la Ley de la Institución Descentralizada de Servicio de Transportes Eléctricos del Distrito Federal, que lo considera como un Órgano Descentralizado En el Artículo 3, se sugiere poner mayúsculas en la palabra Ley de Archivos, de igual forma se muestra un cuadro con los miembros titulares y el cargo que van a ostentar dentro del citado Comité, sin embargo se especifica que el Director de Administración y Finanzas ostentará con el cargo de Presidente del Comité y líneas más abajo aparece con el cargo de Vocal, por lo que deberá subsanarse dicho error En el Artículo 6 del documento se duplica el contenido en las Fracciones XI y XII Se sugiere alinear el texto de los Artículos y poner punto final de cada oración que se realiza, pues en muchos de los casos, no se cuenta con esa puntualización ortográfica.- Por su parte la Lic. Amira González Stanford, Subgerente de Desarrollo Administrativo y Vocal Suplente, indicó que el Reglamento debe de ser revisado de manera sustancial. La C. Beatriz Sotelo Pérez, Subgerente de Transparencia e Información Pública y Presidenta Suplente propuso que la aprobación del Reglamento se realizara por votación, aclarando que se subsanarían las inconsistencias, sin embargo la propuesta no fue aprobada Respecto a los comentarios y modificaciones sugeridas, se acuerda lo siguiente: SEGUIMIENTO AL ACUERDO EOR-01/02/ El COTECIADSTEL acuerda que el Secretario Técnico dará seguimiento a la propuesta de Reglamento, por lo que este quedará pendiente de aprobación, hasta que sean llevadas a cabo las modificaciones vertidas en el pleno Página 5 de 6

6 Al haberse agotado los seis puntos que componen el orden del día de la Octava Sesión Ordinaria 2013 del COTECIADSTEL, la Presidenta Suplente hace constar que se da por concluida la sesión a las 12:20 horas del día 28 de agosto de 2013, firmando de constancia los que en ella participaron Página 6 de 6