Diplomado Gerencia en Planeación Estratégica. Juan Pablo Cepeda Duarte

Transcripción

1 Diplomado Gerencia en Juan Pablo Cepeda Duarte

2 Temática Sesión IX 1. Formulación de Metas 2. Formulación de Indicadores 3. Alineación productos vs proyectos 4. Equipos de trabajo 5. Taller práctico

3 Definiciones Oportunidad

4 Lectura recomendada Módulo V Contextualización

5 Meta Expresión de un objetivo en términos cualitativos y cuantitativos. Valor esperado (objetivo) que espera alcanzar un indicador en un período de tiempo. Conduce a lograr el objetivo.

6 Metas Qué quiero? A dónde quiero llegar? Por qué lo quiero? Cómo puedo hacerlo?

7 Tener en cuenta lo siguiente: Específicas Medibles Acordadas Realistas Delimitadas

8 Eficacia Mide el grado de cumplimiento de los objetivos planteados, cumplimiento de la meta.

9 Eficiencia Describe la relación entre dos magnitudes físicas, estableciendo la cantidad de producto o servicio ofrecido dado el nivel de recurso disponible, o la producción física de un bien o servicio y los insumos que se utilizaron para alcanzar el nivel de producto.

10 Efectividad Mide los resultados alcanzados frente a los bienes o servicios generados a los clientes o usuarios, de esta manera la medición de la efectividad se realiza luego de finalizar lo planeado.

11 Gestión Grupo de acciones necesarias para transformar determinados insumos en productos en un periodo determinado y dentro del marco de una política, programa o proyecto en particular.

12 Herramienta de Seguimiento Corresponde a todos los sistemas, aplicaciones, bases de datos en Excel o cualquier otro paquete informático que permiten el registro y la trazabilidad de productos y actividades.

13 Indicador Es una expresión que establece una relación entre dos o más variables, la que comparada con periodos anteriores, productos similares o una meta o compromiso, permite evaluar el desempeño.

14 Línea Base Valor del indicador que se fija como punto de partida para evaluarlo y darle seguimiento.

15 Medición Actividades desarrolladas para evaluar el Sistema de Gestión de Calidad, el cumplimiento de los objetivos, el seguimiento de los proyectos y la gestión de las dependencias o los procesos a través de indicadores o cualquier otro instrumento que permita establecer el grado de utilización de los recursos, el logro de los objetivos propuestos y su impacto.

16 Oportunidad Espacio o periodo de tiempo conveniente o suficiente, establecido por quien ofrece el producto o servicio, para cumplir con su elaboración y/o entrega.

17 Seguimiento Proceso continuo en el tiempo que genera información sobre el progreso de una política, programa o proyecto.

18 Pertinencia Aquello que viene a propósito, corresponde o es concerniente a la necesidad que satisface el producto o servicio generado.

19 Indicadores Son insumos necesarios para realizar seguimiento y evaluación, entendiéndose por seguimiento la verificación continua en el tiempo de información que permitan conocer el progreso de un objetivo específico. Representación cuantitativa (variable o relación entre variables), verificable objetivamente, a partir del cual se registra, procesa y presenta la información necesaria para medir el avance o retroceso en el logro de un determinado objetivo.

20 Pasos para la formulación de Indicadores 1. Identificar qué se quiere medir. 2. Seleccionar el indicador. 3. Definir el tipo o naturaleza del indicador. 4. Definir variables y fuentes de Información. 7. Documentar a través de una hoja de vida. 6. Establecer responsables del cálculo y análisis de los indicadores 5. Definir periodicidad de la medición.

21 Identificar que se quiere medir (objetivos o productos) La identificación representa el punto de partida de la formulación de los indicadores. Se contrasta con un objetivo o una meta.

22 Seleccionar el indicador Listar los posibles indicadores que pueden ser utilizados. Se contrasta con un objetivo o una meta.

23 Criterios a tener en cuenta Módulo V Contextualización CLARO Debe ser preciso e inequívoco, fácil de interpretar por quienes lo evalúan, analizan y/o consultan QUÉ O CUÁL es la medición?. UNIVERSO a considerar RELEVANTE Apropiado al tema tratado, debe expresar claramente lo que se está evaluando Permite verificar el logro del objetivo? ECONÓMIC O Disponible a costos razonables El beneficio de la información es mayor que el costo de obtenerla?

24 Criterios a tener en cuenta MEDIBLE Que se pueda expresar en números, cifras o datos que contribuyan a la toma de decisiones, evitando subjetividad ADECUADO Las variables seleccionadas deben ser reales, verificables, medibles y representar claramente lo que se pretende evaluar Es suficiente para emitir un juicio respecto del desempeño del proceso? Nota: no necesariamente debe cumplir con todos los criterios.

25 Determinar el Tipo de Naturaleza 1) Eficacia 2) Eficiencia 3) Efectividad

26 Determinar el Tipo de Naturaleza Cobertura: grado en que las actividades que realiza, o los servicios que ofrece, una empresa son capaces de cubrir o satisfacer la demanda total.

27 Determinar el Tipo de Naturaleza Calidad: capacidad de la institución para responder en forma rápida y directa a las necesidades de sus usuarios, mejorando los atributos o características de los servicios. Factores de la calidad: Oportunidad Accesibilidad Percepción de usuarios Precisión y continuidad en la entrega de los servicios Comodidad Cortesía en la atención

28 Definir las variables de los indicadores y fuentes de información Estas pueden ser cuantitativas (se expresan en forma numérica) o cualitativas (asociadas a características o cualidades del aspecto a medir). Para cada una de las variables se debe identificar la fuente de información que brinda los datos requeridos para la fórmula matemática.

29 Definir la periodicidad de medición Espacio de tiempo con el cual se deben calcular y registrar los logros obtenidos tras la medición del indicador (anual, mensual, bimestral, semestral, entre otros). Nota: Se define teniendo en cuenta entre otros aspectos, la complejidad del objetivo o producto, facilidad para obtener información, analizar y generar los datos, la periodicidad de ejecución, así como la disponibilidad de los datos.

30 Establecer los responsables del cálculo y análisis Presentar al responsable del análisis los resultados obtenidos y apoyar el ejercicio de análisis. Recolectar, tabular, registrar y presentar de manera oportuna la información de los indicadores. Nota: corresponde al jefe del área realizar el análisis de los resultados y establecer acciones.

31 Establecer los responsables del cálculo y análisis Socializar periódicamente los resultados obtenidos. Definir, validar y/o ajustar los parámetros del indicador (programación de metas, tendencia y/o periodicidad de medición). Apoyar en la formulación de acciones preventivas, correctivas o de mejora cuando se requiera.

32 Documentar los indicadores Registrar la información asociada al indicador en una hoja de vida.

33 Nombre del indicador: debe ser claro, corto y en lo posible auto explicativo, se sugiere que esté compuesto por dos elementos: la condición deseada y el objeto a cuantificar y si se considera pertinente una parte descriptiva. Ejemplo: Eficacia en la atención a incidentes Condición deseada + el objeto a cuantificar

34 Objetivo del Indicador: razón de ser, para que fue formulado. Medir el grado en que se cumplen los servicios a usuarios de TIC

35 Proceso relacionado: Registrar el proceso asociado al Sistema de Gestión de Calidad. Servicio de Tecnología de Información y Comunicaciones Área: Hace referencia a una dependencia y/o área específica. Informática

36 Fórmula de cálculo: corresponde a la operación matemática a realizar con las variables para obtener el resultado o logro del indicador. Número de incidentes cerrados del mes Total de incidentes recibidos en el mes actual * 100

37 Fuente de datos: identificar la fuente de información donde se van a tomar los datos para registrar la información. Bases de datos, personas, sistemas de información entre otros.

38 Fuente de datos: debe poseer las siguientes características: Confiable Verificable

39 Periodicidad de medición: Frecuencia con la cual se recolectará, calculará y registrará la información de los logros obtenidos tras la medición del indicador. Puede ser: anual, semestral, trimestral, bimestral y mensual.

40 Tendencia: corresponde al comportamiento en que se programarán las metas y se deberán obtener los logros. Constante: metas y logros para todos los periodos es el mismo.

41 Tendencia creciente o incremental: los resultados esperados corresponderán a buscar siempre un mayor valor, de un periodo a otro, lo cual indica metas ascendentes entre los periodos. Datos / Meses Enero Febrero Marzo Abril Variable Variable Meta propuesta 90% 92% 95% 100% Calculo Logro 18/20=90% 11/12=91% 75/80=93.7% 50/50=100% Cumplimiento meta 100% 99% 98.6% 100%

42 Creciente o incremental con línea base: los resultados esperados corresponderán a buscar siempre un mejor comportamiento. Incluye el rezago de las variables del periodo inmediatamente anterior. Datos / Meses Enero Febrero Marzo Abril Variable (Sin atender del periodo anterior) +30 (Del periodo evaluado) 4 (Sin atender del periodo anterior) +50 (Del periodo 9 (Sin atender del periodo anterior) Variable 2 20 periodo evaluado ) =89 =32 evaluado) +80 =54 (Del Meta propuesta 90% 92% 95% 100% Calculo Logro 18/20=90% 28/32=87.5% 45/54=83.3% 89/89=1 00% Logro tipo 100% 95.10% 87.68% 100% incremental con línea base

43 Gracias Juan Pablo Cepeda Duarte