MAPA DE IDEAS: 25 PROYECTOS TECNOLÓGICOS INNOVADORES QUE FACILITEN LAS INICIATIVAS DE AUTOEMPLEO. APLICACIÓN EN LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE ASTURIAS

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1 MAPA DE IDEAS: 25 PROYECTOS TECNOLÓGICOS INNOVADORES QUE FACILITEN LAS INICIATIVAS DE AUTOEMPLEO. APLICACIÓN EN LA COMUNIDAD AUTÓNOMA DE ASTURIAS 2003

2 2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN Situación socioeconómica en el Principado de Asturias El autoempleo: alternativa al desempleo Factores de éxito o fracaso de un proyecto El emprendedor El estudio de viabilidad El apoyo de las Instituciones El origen del proyecto OBJETIVO DEL PROYECTO METODOLOGÍA Fase I: Análisis sectorial Fase II: Creatividad Fase III: Clasificación Fase IV: Desarrollo Definición del mapa de ideas Herramienta Informática Fuentes de Información ESTRUCTURA DE LOS PROYECTOS MAPA DE IDEAS: 25 PROYECTOS TECNOLÓGICOS E INNOVADORES Sistema de gestión documental Aspirador industrial Sistema de protección para escaparates Productos termosensibles Inhibidor de motores Soluciones deportivas digitales Planta de compostaje Exprintador de publicaciones Mariposario tropical Sistema de localización personal Pintura bactericida... 70

3 Harina de manzana Implantación de redes inalámbricas Plomada ecológica Cargador de baterías móviles Cartografía de accesibilidad Tumbona multimedia Guía interactiva Sistema de control de signos vitales Sistema seguridad garaje Contenedor flexible Resaltos automáticos Sistema domótico inalámbrico Asistente de compras Simulador moda BIBLIOGRAFÍA Web

4 4 1. INTRODUCCIÓN 1.1. Situación socioeconómica en el Principado de Asturias Asturias ha estado sumida durante los últimos 25 años en un continuo proceso de declive económico, lo que ha provocado que la región tenga unas tasas de crecimiento por debajo de la media nacional, y figure desde los años 60 en una posición de cola en lo que se refiere a la participación en el PIB nacional. Esa situación económica ha extendido sus efectos especialmente sobre la producción y el empleo. Ambos son el reflejo de la profunda reconversión sufrida en el sector industrial y agrario que modificó profundamente la estructura sectorial asturiana. Así, los procesos de desindustrialización y desagrarización propiciaron un desplazamiento de la producción y el empleo hacia el sector terciario. Éste, se ha visto reforzado y se ha desarrollado en calidad y número de empresas, aunque no ha sido capaz de absorber la totalidad del empleo perdido con la crisis El autoempleo: alternativa al desempleo El desempleo es precisamente una de las causas del desarrollo de la cultura del emprendedor en la región, contribuyendo a fomentar la idea del autoempleo como salida laboral. Es decir, en situaciones de crisis y falta de empleo, la búsqueda de alternativas reales e idóneas determina y perfila el recurso al autoempleo. Por ello, desde las instituciones surgen cada vez más fórmulas y herramientas de apoyo a la creación y a la consolidación de las empresas, así como de fomento de la cultura emprendedora, buscando dos objetivos: crear nuevos empleos y adicionalmente obtener nuevas fuentes de creación de riqueza y empleo.

5 5 Un dato importante a tener en cuenta respecto a la creación de empresas es su consolidación. Es evidente la importancia del esfuerzo motivador y alentador que se realiza por parte de la Administración y demás instituciones de cara a la creación de las empresas. Sin embargo, parece que existe algún tipo de barrera que limita la consolidación de las mismas. Las cifras hablan de un 70% de empresas que no llegan a los cuatro años de edad. Aunque anualmente se crea un cada vez mayor número de empresas, el dato relevante lo configura el número de las que desaparecen. Las causas de la desaparición de estas empresas son múltiples, comenzando por la falta del apoyo necesario a la consolidación, la inexistencia de un emprendedor apropiado, etc., hasta la falta de un estudio de viabilidad previo a la creación de las mismas Factores de éxito o fracaso de un proyecto En el éxito o fracaso de un proyecto se conjugan diversos factores, internos y externos. No sólo hace falta contar con un emprendedor motivado y con iniciativa para garantizar la solvencia de la idea de negocio, además es necesario realizar un estudio de mercado y prever su evolución en un futuro próximo, así como un análisis de la oportunidad del negocio y un completo plan de empresa, entre otras cosas. Aunque son múltiples los factores que condicionan el futuro del proyecto, es necesario prestar atención principalmente a dos de ellos: el emprendedor y el estudio de viabilidad El emprendedor La figura del emprendedor determina en parte la evolución de la idea de negocio. Por un lado, es necesario que el promotor disponga de determinadas características (bien innatas o adquiridas) que inciden en el desarrollo del proyecto, tales como

6 6 confianza en sí mismo, tenacidad, capacidad de trabajo, entusiasmo, gusto por el riesgo, dosis de realismo, idealismo, imaginación y creatividad, adaptabilidad a los cambios del entorno, capacidad de análisis, constancia, etc. Son múltiples por tanto las características que se deben coordinar y complementar y que en cierta medida ayudan a dar forma y empuje a ideas de negocio con futuro. Estas características, en ocasiones se poseen o se adquieren, como en el caso de la capacidad de liderazgo que aunque en principio pareciera ser innata, es posible aprender ciertas herramientas que ayudan al emprendedor a desarrollarla El estudio de viabilidad Por otro lado, el hecho de contar con la inestimable ayuda del plan de empresa que incluye la realización de un estudio de viabilidad de la idea de negocio es otro factor determinante del éxito o fracaso del proyecto. El estudio de viabilidad del proyecto inicial tiene no sólo la función de pulir estrategias y examinar y determinar objetivos y políticas, sino que también sirve como elemento de control, comprobación y planificación de la evolución de la empresa, además de configurarse como un elemento clave a la hora de conseguir financiación para la misma. El estudio de viabilidad, y el plan de empresa, son herramientas de trabajo que permiten a los emprendedores que desean poner en marcha una idea empresarial conocer en profundidad todos los aspectos de la misma, a través de la recogida y análisis de los factores que intervienen en su desarrollo, así como en la delimitación de los objetivos. La elaboración del plan de empresa obliga al emprendedor a estudiar todos y cada uno de los aspectos que determinan la viabilidad del proyecto, y reduce el riesgo

7 7 asociado al mismo, permitiendo iniciar la aventura empresarial con un mínimo de seguridad El apoyo de las Instituciones Es evidente que la creación de empresas es una opción muy interesante frente a la actual situación de desempleo en la región. Sin embargo, aunque en los últimos años han aumentado considerablemente el número de instituciones que apoyan su creación, esto no se traduce directamente en un mayor número de ellas. Es más, en las cifras de crecimiento del número de empresas, el registrado en Asturias ha sido menor que el de la media española. La cuestión radica en que a pesar de que el número de empresas de nueva creación aumenta progresivamente, y en principio esto implicaría el aumento del número global, la elevadísima mortandad empresarial en los primeros años, hace que el número de las que llegan a consolidarse sea mucho menor. Estos datos indican la absoluta necesidad de mecanismos que no sólo apoyen y fomenten la creación de empresas, sino que también disminuyan sus dificultades y ayuden a su consolidación. Una de las entidades que colabora activamente en la creación de empresas es la EOI, que a través de diferentes programas de formación, tutorías y seminarios, trata de desarrollar aquellas características que forman parte del espíritu emprendedor mediante acciones de formación y orientación. Además, conscientes de la importancia del plan de empresa, se ayuda a conocer y analizar la oportunidad, conveniencia y viabilidad de su proyecto empresarial. Esta ayuda condiciona el futuro desarrollo y evolución del proyecto de empresa.

8 El origen del proyecto En el desarrollo de esta cooperación por parte de la EOI en lo que respecta a la creación de empresas, se ha puesto de manifiesto la existencia de un elevado número de emprendedores con un alto grado de formación, perfectamente capacitados, que muestran un elevado interés y motivación y que sin embargo, se encuentran durante la elaboración del plan de empresa con que su idea no resulta viable. Es éste el punto de partida del proyecto, el MAPA DE IDEAS, considerando como una gran pérdida empresarial no dotar a estos emprendedores de una batería de ideas alternativas donde puedan localizar una nueva idea, viable y adaptada a su formación, capacidad e intereses.

9 9 2. OBJETIVO DEL PROYECTO El principal objetivo de este proyecto es evitar que aquellas personas con iniciativa, perfectamente capacitadas y cuyo proyecto inicial no resulte viable, se queden en el camino por falta de ideas de negocio. Para ello se ha elaborado un MAPA DE IDEAS, constituido por 25 proyectos tecnológicos e innovadores para poner a disposición de estos emprendedores sin proyecto, que habitualmente tienen pocos recursos económicos. El desarrollo de los 25 proyectos se ha realizado siguiendo un esquema sectorial y formativo, de manera que da acceso a emprendedores provenientes o interesados en sectores muy distintos y con diferentes niveles de formación. Además, cada uno de los proyectos forma un todo individual, siendo completamente diferentes en estilo, función, producto o servicio a elaborar, mercado objetivo, etc. Adicionalmente a la elaboración del contenido del MAPA DE IDEAS, se ha desarrollado una herramienta informática que lo integra y que permite no sólo la consulta de los 25 proyectos, sino también la participación activa del emprendedor creativo en la elaboración de nuevas ideas de negocio, mediante la introducción de proyectos e ideas. De esta forma se elabora un MAPA DE IDEAS cada vez más extenso y participativo, que proporciona a los emprendedores la posibilidad de colaborar en la elaboración de nuevas ideas de negocio y ampliar las existentes. Así, el MAPA DE IDEAS se dota de una continuidad temporal y espacial, dado que la colaboración de los emprendedores permitirá mantener una batería de proyectos actualizada y basada en la cooperación. El objetivo por tanto es doble; por un lado, recuperar a aquellos emprendedores capaces y motivados que durante la elaboración del plan de empresa de su proyecto inicial llegan a la conclusión de que su idea empresarial no es viable; por otro lado, crear una herramienta que permita fomentar la participación de los emprendedores en la creación de esta batería de refuerzo de ideas de negocio.

10 10 3. METODOLOGÍA La metodología seguida para determinar y desarrollar los 25 proyectos en que se basa el MAPA DE IDEAS se resume a continuación, atendiendo a los aspectos principales que conformaron el trabajo de campo, dividido en varias fases: 3.1. Fase I: Análisis sectorial Durante la fase de análisis, se procedió a elaborar un estudio pormenorizado de la estructura sectorial asturiana, teniendo en cuenta la evolución de sectores y subsectores, el tipo de empresas, el grado de desarrollo tecnológico, la introducción de la innovación, etc: Análisis de la estructura tecnológica e innovadora a nivel sectorial Se realizó un profundo análisis sectorial, no sólo respecto a la situación regional actual, sino también haciendo referencia a su evolución y poniendo especial atención en aquellos datos relevantes respecto a la estructura tecnológica e innovadora. Tipología de empresas Se procedió a estudiar la tipología de empresas de cada sector, su antigüedad, crecimiento, grado tecnológico y formativo, etc., de forma que se pudieran extraer conclusiones acerca del grado de flexibilidad del sector respecto a la entrada de nuevos proyectos empresariales, tecnologías, innovaciones, etc.

11 Fase II: Creatividad Durante la segunda fase del proyecto, se procedió a realizar la búsqueda de la primera muestra de ideas que serían utilizadas como base para la realización del MAPA DE IDEAS. Análisis de la creatividad De cara a realizar la búsqueda de ideas de negocio y proyectos tecnológicos innovadores aplicables en Asturias, se realizó un análisis introductorio de la creatividad, con el objetivo de fijar las técnicas a utilizar durante las jornadas, así como para localizar nuevas técnicas o procedimientos de creación de ideas de negocio. Documentación Como preparación para las jornadas de creatividad, se optó por analizar y estudiar los resultados obtenidos en diferentes Seminarios de Generación de Ideas de Negocio, no sólo respecto a las técnicas utilizadas, sino también respecto a las ideas. Jornadas de creatividad En la búsqueda de proyectos e ideas de negocio se organizaron encuentros y reuniones de trabajo, en las que se recurrió al uso de las diferentes técnicas existentes, tales como la tormenta de ideas, el absurdo, las relaciones forzadas, el scamper, la analogía, la imitación creativa, etc.

12 Fase III: Clasificación Durante la fase de clasificación, se procedió a reducir e indexar la amplia muestra de proyectos surgidos en la fase de creatividad y más especialmente durante las jornadas de creatividad, de forma que se pudiera trabajar en profundidad sobre aquellos proyectos que contaban con una mayor viabilidad. Análisis previos de viabilidad La reducción de la muestra de proyectos se llevó a cabo a través de la realización de análisis previos de viabilidad para descartar las opciones más descabelladas o inapropiadas. El objetivo en esta fase era reducir la muestra de proyectos a una cifra de 100 ideas de negocio por lo que las causas de descarte fueron varias, desde la falta de nivel tecnológico y la existencia en el mercado de proyectos similares, hasta la imposibilidad de realización desde el punto de vista técnico o económico. Determinación de objetivos Una vez seleccionadas las 100 ideas y reducida la muestra con que trabajar se procedió a determinar exactamente cada idea de negocio a partir de los objetivos a alcanzar a través de las mismas, es decir, el tipo de producto o servicio, el mercado objetivo a que se dirige, etc. Este proceso permitió aclarar múltiples variables y datos, así como descartar nuevas ideas (la muestra se redujo a 78 proyectos). Clasificación Una vez definidos los objetivos, fue necesario indexar y clasificar cada uno de los 78 proyectos disponibles a través de la utilización de diferentes variables de clasificación: por sectores, estimación previa de la inversión, perfil del emprendedor, tipo de producto, tecnología a utilizar, etc.

13 13 Esta clasificación permitió estructurar un primer esbozo del mapa de ideas Fase IV: Desarrollo Esta es la fase más larga en el tiempo. En ella se elaboraron los estudios de viabilidad completos para las ideas de negocio del mapa de ideas. Durante el proceso de búsqueda de datos y documentación (especialmente en aquellos referentes a la tecnología a utilizar y al estudio de mercado) se produjo el descarte de la mayoría de las ideas, reduciéndose la muestra a 40 proyectos. Análisis de la tecnología En principio, y previo al estudio de mercado, fue necesario determinar claramente el producto o servicio a ofrecer, y analizar la tecnología precisa para llevar a cabo el proyecto para con estos datos determinar la factibilidad del mismo. Dada la gran complejidad en algunos casos se contó con la colaboración de diferentes expertos sectoriales, quienes ayudaron en la realización de valoraciones acerca de la tecnología propuesta. Estudio de mercado En esta fase, se procedió a realizar los diferentes estudios de mercado. En principio de forma sectorial, y posteriormente según el segmento en que se situó cada proyecto. Se consideraron aspectos tales como: análisis de la competencia, determinación de los clientes potenciales, barreras de entrada al mercado, etc.

14 14 Análisis DAFO Ya analizada la tecnología a utilizar o desarrollar y definido el estudio de mercado se procedió a realizar un análisis DAFO. Con éste se determina la estrategia a desarrollar a través del proyecto, los factores de éxito del mismo y se analiza la capacidad de la futura empresa para mantener sus ventajas competitivas a través de un profundo análisis de los puntos fuertes y débiles del mismo (Fortalezas y Debilidades) y del mercado (Amenazas y Oportunidades). Estudio Económico Para la realización del estudio económico fue necesario recopilar la información recabada a lo largo de todos los apartados desarrollados anteriormente; especialmente en lo que respecta a la búsqueda de proveedores y al análisis de la competencia, por ser indispensable a la hora de determinar los gastos anuales, la inversión necesaria en cada caso y la definición de los precios de los productos y servicios a comercializar Definición del mapa de ideas Una vez finalizado el estudio de viabilidad, se seleccionaron aquellos proyectos que dados los resultados obtenidos en todo el proceso de desarrollo, y según las conclusiones alcanzadas a través del estudio de mercado, análisis DAFO y especialmente en relación con el estudio económico, mejor se adaptan al tejido empresarial de la región Herramienta Informática Tras definir y alcanzar el objetivo señalado y determinar qué proyectos conforman el MAPA DE IDEAS, se procedió a elaborar la herramienta informática que permitirá al emprendedor localizar fácilmente cualquiera de los 25 proyectos desarrollados y,

15 15 acceder a la información expuesta en cada estudio de viabilidad. Esta herramienta también permite la inclusión de nuevas ideas de negocio, de cara a fomentar la colaboración entre emprendedores y el mantenimiento de un MAPA actualizado Fuentes de Información Durante la elaboración del proyecto, se ha recurrido a diversas fuentes de información y documentación, tanto primarias como secundarias. Las primeras son aquellas que proporcionan información directa, que no ha sido alterada, modificada o reinterpretada por terceros, tales como Estadísticas de Organismos Oficiales; Análisis de la Situación Económico-Financiera de las empresas de la competencia, etc.; mientras que las segundas proporcionan información de interés para el proyecto, pero que en algunos casos representa la opinión de terceros proveedores, competencia, público en general, expertos sectoriales, por lo que necesita ser contrastada y validada, determinando finalmente cuáles de las fuentes consultadas resultan de utilidad para la finalidad del proyecto. También se engloban como fuentes de información secundaria los Estudios de Mercado ya publicados por Organismos como Ministerios, Cámaras de Comercio, INE, CIS, SADEI, etc., bibliografía complementaria depositada en bibliotecas o centros de documentación toda ella relacionada con el proyecto concreto y artículos publicados en revistas sectoriales, entre otros. El análisis y validación de la información hace referencia no sólo a su utilidad, sino también a la fiabilidad de las fuentes en términos de actualidad y grado de credibilidad de las mismas, así como la interpretación y análisis objetivo de los datos estadísticos y tendencias. Asimismo, y en especial relación con el análisis tecnológico, se ha recurrido a la colaboración de diferentes expertos sectoriales, con el objetivo de determinar la tecnología a aplicar y desarrollar y su factibilidad. Esta colaboración permitió realizar una selección de ideas en lo que respecta a los propios objetivos de cada proyecto y su aplicación a la realidad.

16 16 En lo que respecta a las herramientas utilizadas para la localización de la información debe destacarse el uso realizado de internet, configurado actualmente como el principal sistema de intercambio de información. Internet ha sido a lo largo de todas las fases del proyecto una herramienta básica que ha permitido acceder, a través de las páginas web de la Administración Pública y medios informativos así como páginas comerciales, a una gran cantidad de información y documentación, tanto primaria como secundaria.

17 17 4. ESTRUCTURA DE LOS PROYECTOS Este estudio se divide en dos partes diferenciadas. Por un lado se encuentra el contenido del MAPA DE IDEAS, es decir, los 25 proyectos tecnológicos e innovadores desarrollados. Por otro lado se configura la estructura del MAPA, esto es, la herramienta informática. Respecto a los proyectos, se ha tenido en cuenta en su elaboración, que uno de los puntos más difíciles y sin embargo absolutamente necesarios con que se encuentra un emprendedor a la hora de poner en marcha su proyecto, es la elaboración del plan de empresa. Éste es un elemento indispensable para reducir el riesgo asociado a la iniciativa empresarial y decididamente útil como elemento de arranque, definición y creación de empresas, así como para el futuro funcionamiento de las mismas. Por ello, además de una pequeña introducción y descripción de cada uno de los proyectos empresariales, se incluye una previsión económica, que permita comprobar las cifras estimadas de inversión, gastos e ingresos, así como un análisis inicial del mercado, un análisis DAFO, descripción de los productos o servicios a comercializar, etc. En la elaboración de cada uno de los estudios de viabilidad de las 25 ideas propuestas, se ha seguido un proceso y una estructura similar, aunque con particularidades relacionadas con la temática, el sector, el perfil del cliente potencial, etc. La estructura seguida en cada uno de los 25 proyectos responde al siguiente esquema:

18 18 1. Descripción y Desarrollo del Proyecto 2. Detalle de Producto / Servicio / Proceso 3. Análisis del Mercado a. Ámbito geográfico de actuación b. Macroentorno c. Microentorno 4. Análisis DAFO a. Oportunidades y amenazas frente al entorno b. Puntos débiles y fuertes, ventajas y limitaciones internas 5. Plan de Producción / Prestación del Servicio 6. Previsión Económica.

19 19 5. MAPA DE IDEAS: 25 PROYECTOS TECNOLÓGICOS E INNOVADORES 1. Sistema de Gestión documental 2. Aspirador Industrial 3. Sistema de protección para escaparates 4. Productos termosensibles 5. Inhibidor de motores 6. Soluciones deportivas digitales 7. Planta de compostaje 8. Exprintador de publicaciones 9. Mariposario tropical 10. Sistema de localización personal 11. Pintura bactericida 12. Harina de manzana 13. Implantación de redes inalámbricas 14. Plomada ecológica 15. Cargador baterías móviles 16. Cartografía de accesibilidad 17. Tumbona multimedia 18. Guía interactiva 19. Sistema de control de signos vitales 20. Sistema de seguridad para garajes 21. Contenedor flexible 22. Resaltos automáticos 23. Sistema domótico inalámbrico 24. Asistente de compras 25. Simulador de moda 5.1. Sistema de gestión documental Descripción y desarrollo del proyecto Desarrollo y comercialización de un sistema de gestión documental que proporcione un servicio completo de archivo y administración del conocimiento a las empresas. Se trata de ofrecer un sistema de gestión de la documentación que aumente el control y la organización de los archivos que manejan las empresas, a través de un software especializado y el trabajo de un equipo multidisciplinar.

20 20 A la clasificación, indexado y catalogación de los documentos se añade un servicio de digitalización, que permitirá al usuario disponer de toda la información a su alcance de una manera fácil, sencilla e intuitiva, a través de búsquedas y localización de los documentos mediante palabras clave, áreas, etc. Esto implicará un mejor aprovechamiento del espacio, al eliminar los antiguos archivos de documentación (facturas, nóminas, proyectos antiguos, contratos, etc.), reducir considerablemente el tiempo que se dedica a localizar un documento concreto, disponer de métodos de búsqueda fáciles de utilizar y que permiten localizar el documento necesario rápidamente, entre otras ventajas Productos / Servicios que serán comercializados Software de gestión documental Sistema de gestión documental que aporta al esquema organizativo de las empresas una forma fácil y óptima de gestionar, administrar y clasificar la gran cantidad de documentación que éstas generan hoy en día, incorporando un método de búsqueda a través de palabras clave, áreas de conocimiento, etc. y permitiendo la previsualización de los documentos requeridos. Junto con el software, que las empresas podrán integrar en su organización y que archiva documentos basados en todo tipo de soporte, se incluye un manual completo de uso y un número de teléfono de atención al cliente, al que el usuario podrá recurrir en caso de dudas sobre su instalación, funcionamiento, etc. A petición de las empresas, se podrán impartir módulos formativos a los usuarios, de forma que se les instruya en el uso y manejo de la aplicación informática.

21 21 Servicio de gestión documental Un equipo de trabajo multidisciplinar procederá a examinar, clasificar e indexar toda la documentación de la empresa así como a digitalizarla e incluirla en un archivo virtual que permanecerá a disposición de la misma en todo momento. De esta manera se transformarán los documentos en imágenes electrónicas y soporte papel, y con ayuda del sistema de gestión, se permitirá un acceso más fácil a la información. El servicio se realiza en las oficinas del cliente, a donde se desplaza el equipo técnico necesario para realizar el análisis de la documentación y proceder a su indexado y digitalización. Mantenimiento semestral El servicio de mantenimiento tiene dos opciones: Mantenimiento del software. Mantenimiento del servicio. Los usuarios podrán solicitar una actualización del software de gestión de la documentación, que incluya los avances tecnológicos a medida que se van produciendo, o que, permita introducir en los archivos digitales nuevos formatos de documentos, por ejemplo. Respecto al mantenimiento del servicio, éste se realiza cada seis meses e incluye una actualización de la documentación digitalizada y su inclusión en el archivo virtual creado al efecto.

22 Mercado La situación actual del mercado, totalmente globalizado, impone a las empresas nuevas formas de trabajo, posibilitando el desarrollo de la colaboración y participación de múltiples empresas en un mismo proyecto. Esto tiene una consecuencia directa en la dispersión geográfica de la documentación y usuarios. Además, incide en un aumento constante y progresivo no sólo de la documentación relativa a cada proyecto, sino de los formatos de los documentos, fuentes, tipo de información, volumen, etc. Por ello, se hace necesario el desarrollo de un sistema que facilite a las empresas el control, archivo y localización de la documentación que producen, de forma que puedan administrar mejor sus recursos, reduzcan costes y aumenten su productividad. La posibilidad de incluir y almacenar toda esa información siguiendo pautas de búsqueda intuitivas y sencillas permite acelerar el ritmo de trabajo, así como reducir tanto el espacio que ocupan los antiguos archivos de documentación como el tiempo dedicado a la localización de un documento concreto. Este sistema de gestión debe ser flexible y permitir una adaptación general a las necesidades de cada empresa particular y al software y hardware que en ella se utiliza, de forma que su uso no implique un cambio en la forma de trabajar de la empresa, ni el uso de otro tipo de software. Perfil del cliente El cliente objetivo del proyecto de GESTIÓN DOCUMENTAL son aquellas empresas con una antigüedad mayor de cinco años y que gestionan un volumen de documentación relevante, así como aquellas que para el desarrollo de su trabajo necesitan manejar grandes volúmenes de documentación, como las consultorías, asesorías, ingenierías, bufetes, etc.

23 23 Competidores Existen diversas empresas en el mercado nacional que ofrecen soluciones informáticas para gestionar la documentación. Sin embargo, el alcance de los productos que éstas desarrollan no ofrece una solución global a la problemática de las empresas. Muchos de los programas que existen en el mercado no admiten diversidad de formatos o sólo permiten los documentos en formatos de determinados sistemas. En otros casos no ofrecen soluciones para aquella documentación que no está en soporte electrónico, por lo que no resultan cien por cien operativos. El proyecto de GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ofrece una solución global, permitiendo archivar todo tipo de ficheros y formatos (independientemente del sistema que se utilice) y además ofrece un servicio de digitalización de documentos no electrónicos, lo que permite incluir toda la información relevante en los archivos electrónicos, independientemente de su fuente o formato Análisis DAFO La evolución de las nuevas tecnologías propicia la aparición de nuevas formas de gestión y trabajo. Las nuevas tecnologías inciden en el trabajo documental dando mayor relevancia al formato electrónico, que progresivamente sustituye y suprime el papel en las empresas. Esto posibilita la creación de fórmulas de archivo ágiles y sencillas. Existen en el mercado productos similares que ofrecen soluciones informáticas para la gestión de la documentación y que sin embargo, no

24 24 tienen el alcance deseado ya que no aportan una solución global a la problemática de las empresas. Es necesario llevar a cabo una amplia y laboriosa tarea comercial que permita acceder a un mayor público que dote a la empresa de contactos de cara a comenzar la comercialización del producto. El aumento de las colaboraciones entre empresas, así como los tipos de documentos y el volumen de los mismos ha supuesto un incremento sustancial de la demanda de productos de gestión del conocimiento, que permitan acceder a la documentación necesaria en el menor tiempo posible y desde cualquier punto de la empresa. El proyecto cuenta con un equipo multidisciplinar experto en la administración, gestión y archivo de diferentes documentos y formatos. El proyecto incluye un producto de gran flexibilidad, que es adaptable a cualquier tipo de empresa y que permite incluir y archivar documentos de todos los formatos Plan de producción Para el desarrollo del proyecto GESTIÓN DOCUMENTAL será necesario contar con diversos recursos técnicos y humanos. Equipo multidisciplinar Ha de incluir al menos un biblioteconomista y un informático. En función de la complejidad de cada proyecto, será necesario apoyarse en expertos de diferentes áreas de manera que se posea el conocimiento necesario para procesar la información, indexarla y clasificarla.

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