Programa de Subvenciones de Liderato Leo. Solicitud y directrices

Transcripción

1 Programa de Subvenciones de Liderato Leo Solicitud y directrices

2 Lions Clubs International Programa de Subvenciones de Liderato para Leos Índice Introducción... 2 Propósito... 3 Acerca de las conferencias de liderato para Leos... 3 Logística... 4 Asistentes Lugar Programación Presupuesto Planificación del programa... 5 Comité de Planificación Cómo elegir a los presentadores Temario de la conferencia Promociones Modelo de temario de la conferencia... 6 Cómo solicitar financiamiento... 7 Fondos disponibles Elegibilidad Plazos: Cómo efectuar una solicitud Después de la conferencia... 8 Agradecimiento a los oradores Obtenga comentarios Momentos más destacados del evento Solicitudes de reembolso Solicitud de subvención... 9 Política General de Reembolso

3 Introducción De acuerdo al Fondo de Población de las Naciones Unidas (FNPU), "...en un mundo lleno de preocupaciones de adultos, los jóvenes frecuentemente se pasan por alto. Esta tendencia se tiene que corregir, porque pone en peligro a la juventud y también a las economías y las sociedades en general". El Programa de Clubes Leo tiene por finalidad cambiar esta dinámica ofreciendo a los jóvenes la oportunidad de desarrollarse como líderes de sus comunidades. Fieles a nuestro lema - Liderato, Experiencia y Oportunidad - los Leos participan alrededor del mundo en actividades y proyectos que mejoran sus comunidades y desarrollan destrezas de liderato. Por medio del Programa de Clubes Leo, establecen una red global de jóvenes comprometidos a prestar servicio a los demás y a generar cambios. 2

4 Propósito La Asociación Internacional de Clubes de Leones introdujo el Programa de Subvenciones de Liderato para Leos en 2009 para brindar ayuda financiera a Leones interesados en organizar eventos de liderato para Leos. El programa de subvenciones brinda financiamiento para desarrollar las habilidades de liderato de los Leos, específicamente en las áreas de gestión de proyectos, comunicación, creatividad e innovación, trabajo en equipo y planificación de proyectos de servicio comunitarios. Acerca de las conferencias de liderato para Leos Las conferencias de liderato para Leos pueden ser organizadas por un área estatutaria, distrito múltiple, subdistrito o distrito único. Los Leos deberían participar en todas las etapas de planificación y organización de la conferencia. o Los Leos deben presentar o copresentar TODAS las sesiones. o Los Leos deben servir en el comité de planificación de la conferencia junto con los Leones. o Los Leos y Leones deben colaborar en la elaboración y ejecución de la conferencia. Las conferencias de liderato para Leos deben ser eventos separados. o Estas conferencias se pueden realizar antes o después de las convenciones anuales. No obstante, los organizadores del evento deberían promover la conferencia de liderato para Leos como un evento autónomo y separar claramente las finanzas para la conferencia. Las conferencias de liderato para Leos se debe llevar a cabo en un lugar conveniente. Las conferencias de liderato para Leos pueden tener distintos formatos, como programas de uno o dos días con múltiples simposios y campamentos de liderato de varios días. 3

5 Logística Asistentes Los participantes deben ser Leos de rango de edad compatible del área estatutaria, distrito múltiple, subdistrito o distrito único anfitrión. También pueden asistir Leos y huéspedes de fuera del área anfitriona. Lugar La conferencia se debe llevar a cabo en un lugar conveniente. Pregunte a otros Leos y Leones que tengan experiencia en organizar reuniones de varios días en el área anfitriona, para que recomienden los lugares más convenientes y eficaces en cuanto al costo en la región. El establecimiento debería tener disponer de alojamiento y servicios adecuados. Si el presupuesto les alcanza, podrían organizar comidas en grupo para alentar la comunicación y mantener el espíritu de camaradería y cooperación. Confirme que el establecimiento cuente con el equipo suficiente para satisfacer sus necesidades audiovisuales, y confirme de antemano todos los servicios que necesita recibir. Programación Al seleccionar la fecha de la conferencia, dese un plazo de tres o cuatro meses para los preparativos. Tenga en cuenta los feriados nacionales y religiosos, como también conflictos potenciales con otros eventos importantes que puedan impedir la presencia de los Leos. Las conferencias de liderato para Leos deberían realizarse antes o después de una convención anual de distrito o distrito múltiple. No obstante, los organizadores del evento deberían promover la conferencia de liderato para Leos como un evento autónomo y separar claramente las finanzas para la conferencia. Las áreas estatutarias pueden patrocinar una conferencia de liderato para Leos al mismo tiempo que un foro de Leos. No obstante, no se puede destinar el financiamiento de un foro de Leos en el área constitucional para la conferencia. Presupuesto Lions Clubs International concederá un máximo de dólares para ayudar con los gastos cada ejercicio económico. El programa de subvención proporciona una subvención máxima de dólares reembolsables por conferencia. Es posible que su conferencia necesite fuentes de financiación adicionales. 4

6 Planificación del programa Comité de Planificación Los Leos y Leones deberían participar conjuntamente en el comité de planificación. Los Leos pueden ocupar cargos de liderato y colaborar con los Leones en todas las facetas de la conferencia, como su elaboración, ejecución y seguimiento. Al planificar su evento, el comité debería crear metas y objetivos perceptibles para la conferencia. Elabore un plan de acción para cumplir con estas metas y objetivos. Cómo elegir a los presentadores Todas las sesiones deben ser presentadas o copresentadas por Leos. Los Leones y oradores invitados también pueden presentar durante estas sesiones, en colaboración con Leos. Los presentadores deberían interesar e inspirar a los Leos, y al mismo tiempo difundir conocimientos sobre un tema específico. Los oradores pueden ser dirigentes Leos a nivel de distrito múltiple, distrito y club, dirigentes Leones e invitados especiales. Temario de la conferencia La conferencia se debe enfocar en el desarrollo de destrezas de liderato para Leos en las siguientes áreas: Trabajo en equipo Comunicación Creatividad e innovación Planificación y gestión de proyectos Servicios a la comunidad Al diseñar el temario de la conferencia, considere la posibilidad de diversificar la estructura de su reunión para incluir seminarios, talleres, paneles de discusión, proyectos de servicio, actividades sociales y ceremonias de premios. Consulte el modelo del temario de la conferencia (página 6) para obtener ideas e inspiración para su reunión de liderato para Leos. Promociones Al planificar su conferencia, elabore un plan de comunicaciones de promoción y publicidad. Consulte al respecto con el asesor de relaciones públicas de su distrito o distrito múltiple. Trabaje con los medios de comunicación locales y tenga en cuenta promociones tanto impresas como digitales 5

7 Modelo de temario de la conferencia El siguiente modelo servirá de guía para la planificación de su simposio. Se podría adaptar para atender necesidades específicas de su región. No se olvide de que los Leos deben presentar o copresentar todas las sesiones. PRIMER DÍA Hora Sesión Orador 9:00-9:15 Bienvenida Agradecimiento a los participantes Logísticas y asuntos internos: localizar los baños, descansos y almuerzo Fijar reglas de conducta de respeto y cortesía Reseña del temario: metas y objetivos 9:15 a 9:30 Reseña del Programa de Clubes Leo Compruebe que todos los participantes tengan conocimiento del Programa de Clubes Leo 9:30 a 9:45 Rompehielos 9:45 a 10:45 Sesión nº 1 - Trabajo en equipos 10:45 a 11:00 DESCANSO 11:00 a 12:00 Sesión nº 2 - El arte de la comunicación 12:00 a 13:00 ALMUERZO 13:00 a 14:30 Sesión nº 3 - Desarrollo comunitario 14:30 a 15:30 Sesión nº 4 - Gestión de proyectos 15:30 a 16:15 Sesión nº 5 - Reflexión/Interacción de grupo 16:15 a 16:30 Clausura SEGUNDO DÍA Repase aquí la lista de oradores para cada sesión. NOTA: Los Leos deben presentar o copresentar todas las sesiones. Vea la página 5 para una lista de oradores potenciales Hora Sesión Orador 9:00 a 9:15 Bienvenida Recordatorio de los aspectos logísticos y asuntos internos Resumen del primer día Repaso del orden del día del Segundo Día 9:15 a 9:30 Rompehielos 9:30-10:30 Sesión nº 1 - Planificación efectiva 10:30 a 10:45 DESCANSO 10:45-11:45 Sesión nº 2 - Tecnología e innovación en servicio 11:45 a 12:30 Sesión nº 3 - Reflexión/Interacción de grupo 12:30 a 13:30 ALMUERZO 13:30 a 16:00 Actividad de servicio 16:00 a 16:30 Clausura y entrega de premios 6

8 Cómo solicitar financiamiento Una vez que el comité de planificación haya coordinado la logística y establecido el temario de la conferencia, puede solicitar fondos a la asociación. Fondos disponibles La asociación otorgará un máximo de 12 subvenciones de dólares reembolsables por ejercicio económico. El programa permite un máximo de tres subvenciones de dólares por área estatutaria y el continente africano por ejercicio económico. Ningún área puede recibir más de tres subvenciones por ejercicio económico. Elegibilidad Las áreas estatutarias, distritos múltiples, subdistritos y distritos pueden solicitar una Subvención de Liderato para Leos. Los solicitantes también deberían considerar la posibilidad de presentar una solicitud conjunta. Plazos Las solicitudes de subvenciones se aceptarán de forma rotatoria hasta el 1 de mayo de cada ejercicio económico. El Departamento del Programa de Clubes Leo de la oficina internacional examinará las solicitudes por orden de llegada, y aprobará las subvenciones elegibles en función del contenido de la solicitud. Cómo efectuar una solicitud Para solicitar una subvención, cumplimente el formulario de solicitud (páginas 9 a 11), el presupuesto detallado (página 12) y remita junto con el programa preliminar (vea una muestra en la página 6) y las firmas requeridas (página 13). El Departamento del Programa de Clubes Leo examinará la solicitud y responderá en un plazo de 30 días laborales a partir de la recepción de los formularios requeridos. Los fondos aprobados se reembolsarán después de la conferencia, una vez recibido el Informe final del Programa de Subvenciones de Liderato para Leos, las cuentas de gastos y todos los recibos originales. Para obtener detalles adicionales, vea la Política General de Reembolso (páginas 14 y 15). 7

9 Después de la conferencia Agradecimiento a los oradores Envíe una nota a los oradores de la conferencia para agradecerles por su tiempo. Exprese su apreciación en nombre de todos los Leos que asistieron a la conferencia. Reúna comentarios Pida a los participantes que llenen encuestas y obtenga comentarios sobre las sesiones de la conferencia. Evalúe la conferencia en función de los comentarios de los asistentes y utilice esta información para planificar proyectos futuros. Momentos más destacados del evento Envíe fotos y una breve descripción del evento a los medios de comunicación. Comparta los puntos destacados con los dirigentes Leones y Leos que no pudieron asistir. Publique historias y fotos de su conferencia en los medios sociales para alentar la participación. Solicitudes de reembolso Después de la conferencia, los beneficiarios de la subvención deberán presentar el Informe final del Programa de Subvenciones de Liderato para Leos, junto con el Formulario de cuentas de gastos y todos los recibos originales al Departamento del Programa de Clubes Leo en la sede internacional. Siga el procedimiento que se describe a continuación para presentar sus formularios de reembolso. 1. Haga una lista de gastos elegibles (hasta dólares) en el Formulario de cuentas de gastos e indique la moneda utilizada. No convierta la moneda. Adjunte todos los recibos originales al Formulario de cuentas de gastos. 2. Complete el Informe final del Programa de Subvenciones de Liderato para Leos. Este informe será una herramienta valiosa para publicitar el éxito de su conferencia, como también para evaluar la eficacia del programa de subvención. 3. Envíe el Formulario de cuentas de gastos, los recibos originales y el Informe final al Departamento del Programa de Clubes Leo en un plazo de 60 días de realizada la conferencia. Departamento del Programa de Clubes Leo Lions Clubs International 300 W. 22 nd Street Oak Brook, IL EE.UU. Una vez recibida y procesada la documentación requerida, la asociación enviará el reembolso de la subvención al presidente del consejo o gobernador de distrito, según corresponda. 8

10 Programa de Subvenciones de Liderato para Leos Solicitud de Subvención Información de contacto León organizador(a) Nombre: Cargo: Nombre del club de Leones: Distrito/Distrito Múltiple: Correo electrónico: País: Leo organizador(a) Nombre: Cargo: Nombre del club Leo: Distrito/Distrito Múltiple Leo Correo electrónico: País: Detalles de la conferencia: Nombre de la conferencia: Fecha(s) de la conferencia: Lugar: Cantidad de fondos solicitada (2.000 dólares máx.): Número de participantes previstos: Leos Leones Invitados Adjunte un temario provisional junto con esta solicitud. 9

11 Responda a las preguntas siguientes. En caso necesario, adjunte hojas adicionales. 1. Explique detalladamente las metas de la conferencia de liderato para Leos. Cómo se lograrán las metas del temario de la conferencia? 2. Cómo ayudará esta conferencia a desarrollar las habilidades de liderato de los Leos en las áreas de gestión de proyectos, comunicación, creatividad e innovación, trabajo en equipo o planificación de proyectos de servicio comunitario? 3. Cuántos Leos y Leones hay en el comité de planificación de la conferencia y en calidad de qué están participando en la planificación? En su respuesta, incluya una explicación de cómo los Leos que sirven en el comité de planificación desarrollarán aún más sus habilidades de liderato al servir en este comité. 4. Qué distritos o distritos múltiples del área estatutaria estarán representados en la conferencia? 10

12 5. Qué edades tienen los Leos asistentes? 6. Dónde tendrá lugar la conferencia Leo? Por qué se eligió este lugar? 7. Cómo se promocionará la conferencia entre los Leos? Incluya muestras de materiales publicitarios si los tiene disponibles. 8. Van a cubrir la conferencia los medios de comunicación? En caso afirmativo, explique su plan para conseguir que los medios de comunicación cubran el evento. 9. Tiene pensado celebrar la conferencia de liderato para Leos incluso si no reciben financiación para la misma a través de este programa de subvenciones? 11

13 Presupuesto propuesto para la conferencia Incluya el costo y la descripción de los gastos. Para obtener una lista de gastos elegibles, vea la Política General de Reembolso (páginas 14 y 15). Alquiler de local Equipo audiovisual Descripción Costo Comida y bebidas en la conferencia Imprenta (invitaciones, carteles, volantes, etc.): Franqueo Publicidad Gastos de los oradores Insumos de oficina Otro (especifique): Presupuesto total de la Conferencia para Leos Qué porción de este presupuesto estará cubierta por esta subvención? 12

14 Firmas necesarias Si la solicitud de subvención la remite un distrito único o subdistrito, se necesitan las firmas tanto del gobernador de distrito como del asesor distrital de clubes Leo. Firma del Asesor Distrital de Clubes Leo Fecha Nombre del Asesor Distrital de Clubes Leo (en letra de imprenta) Firma del Gobernador de Distrito Fecha Nombre del Gobernador de Distrito (en letra de imprenta) Si es un distrito múltiple el que remite la solicitud de subvención, se necesitan las firmas tanto del presidente del consejo de gobernadores como del asesor de distrito múltiple de clubes Leo. Firma del Asesor de Distrito Múltiple de Clubes Leo Fecha Nombre del Asesor de Distrito Múltiple de Clubes Leo (en letra de imprenta) Firma del Presidente del Consejo Fecha Nombre del Presidente del Consejo (en letra de imprenta) Remita el formulario cumplimentado a: Departamento del Programa de Clubes Leo Lions Clubs International 300 W. 22 nd Street Oak Brook, IL EE.UU. Correo electrónico: leo@lionsclubs.org Fax: (630)

15 Política General de Reembolso 1. Presupuesto El reembolso máximo para conferencias de liderato para Leos es de dólares Los gastos elegibles para rembolso son los incurridos luego de que se hubiera aprobado la Solicitud de Subvención para Programas de Liderato para Leos. 2. Presentación de cuentas de gastos a. Formularios oficiales Las cuentas de gastos se deben remitir en el Formulario de gastos de subvención de liderato para Leos, acompañado del Informe final del Programa para Subvenciones de Liderato para Leos. Debe desglosar las partidas, sumar las columnas y adjuntar los recibos originales de los gastos que reclama. b. Firmas El formulario de cuentas de gastos e informe final debe estar firmado por el asesor distrital para Leos y ya sea el gobernador del distrito o el presidente del consejo. c. Plazos Una vez terminada la conferencia, envíe por correo el Formulario de cuentas de gastos junto con todos los recibos originales y el Informe final en un plazo de 60 días al Departamento del Programa de Clubes Leo de la oficina internacional. Si no se recibe la documentación requerida en un plazo de 60 días a partir de la celebración de la conferencia, no se considerará el reembolso. 3. Gastos reembolsables Los gastos reembolsables son el alquiler del establecimiento, equipo audiovisual, comida y bebidas en la conferencia, franqueo, insumos de oficina, gastos de orador*, avisos y publicidad, costos de imprenta y materiales para la conferencia. *Los gastos elegibles del orador son: Arancel del orador La asociación rembolsará el costo de los servicios del orador. Se requiere la factura y copia del pago. Transporte del orador - La asociación cubrirá los gastos de transporte a la conferencia de hasta, pero que no sobrepasen de, un pasaje aéreo de ida y vuelta en clase turista (por orador) por la vía más directa, sin escalas. Se requieren el talón del pasaje aéreo usado (no una copia) y un recibo de compra. Si falta alguno de los documentos, no se reembolsará el costo del pasaje. La asociación rembolsará los gastos de transportación ida y vuelta del orador por tierra, si viaja en su coche las millas recorridas (a razón de 0,41 dólares por milla o 0,25 dólares por kilómetro) o el costo real del billete de tren, autobús, taxi, etc. 14

16 *Los gastos elegibles del orador son: Alojamiento del orador - La asociación reembolsará la tarifa estándar del hotel para ocupante único. Comidas del orador - La asociación rembolsará el costo de las comidas (si las hubo) que consumió el orador en las fechas de la conferencia. Propinas La asociación rembolsará ciertas propinas hasta 1,00 dólar para el maletero del hotel por maleta y hasta 10% del total del gasto del viaje en taxi. 4. Gastos no autorizados Los gastos no autorizados incluyen bebidas alcohólicas, gastos de alojamiento para Leos, seguro médico, gastos incidentales del orador, teléfono, lavandería, películas, seguro de viaje, etc., otros gastos personales, gastos que no estén debidamente documentados y gastos que excedan de dólares. 5. Reembolso de gastos El reembolso se hará a nombre del distrito múltiple o distrito único del solicitante. En países donde la asociación tenga cuenta bancaria, el reembolso se efectuará en la moneda local, de lo contrario, el rembolso será en dólares de Estados Unidos, calculado en base al tipo de dólar Leonístico efectivo en el mes en que se efectúa el reembolso. 6. Declaración de cobertura de seguro médico: La asociación no ofrece cobertura de seguro médico a sus socios aunque viajen por asuntos Leonísticos. Por lo tanto, se recomienda a los viajeros que compren una póliza de seguro médico que cubra cualquier emergencia médica, ya sea durante un viaje de carácter personal o Leonístico. Muchos planes de seguro médico individuales no cubren al asegurado fuera de su propio país y a veces ni tan siquiera fuera de su ciudad, estado o provincia. Especialmente es el caso del seguro Medicare del gobierno de los EE.UU. y es posiblemente el mismo caso para muchos otros planes médicos individuales que facilitan los gobiernos de otros países. Esto es un asunto personal, que varía de persona a persona, por lo que recomendamos examinar atentamente sus respectivas circunstancias personales, y la de sus familiares y amigos que los acompañen. 15