NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACION:

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1 ESTUDIOS PREVIOS DE CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA CONTRATAR EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO A LOS SISTEMAS DE AIRE ACONDICIONADO EXISTENTES EN LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER Dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 se presenta a continuación el Estudio de Conveniencia y Oportunidad para la contratación del Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a los sistemas de aire acondicionado existentes en la Contraloría General de Santander. NECESIDAD QUE SE PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACION: a. Definición de la Necesidad: La Contraloría General de Santander es un órgano de control del Departamento, de carácter técnico, con Autonomía Contractual, Administrativa y Presupuestal para administrar sus asuntos, en los términos y en las condiciones establecidas en la Constitución y las Leyes. Para el cumplimiento de su misión este organismo de control en su plan estratégico requiere consolidar los procesos de gestión de talento humano, la asignación de los recursos físicos y financieros, los sistemas de comunicación interna y externa y la modernización de los elementos tecnológicos como la búsqueda de la mejora continua en los procesos de la entidad. De acuerdo a la Ordenanza No. 035 del 05 de Diciembre de 2008, que ajustó la Planta de Empleos y Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de la Contraloría General de Santander, se determinó como propósito estratégico del Secretario General administrar los recursos necesarios para el correcto funcionamiento de la Contraloría, en cuanto al desarrollo integral, coordinación, supervisión y control de talento humano de la entidad, la custodia y conservación de los documentos y bienes y los servicios de apoyo a la administración, como también el desarrollo de políticas, planes, programas y proyectos inherentes a la misma. La Contraloría General de Santander para el cumplimiento de su misión institucional y con el fin de garantizar el logro de sus obligaciones legales y de control fiscal originan que las dependencias de la entidad cuenten oportuna y eficientemente con elementos esenciales de trabajo que requieren para su adecuado funcionamiento, de tal forma, que puedan cumplir con ese cometido misional. Es por ello que el mantenimiento de los equipos y mobiliario de las oficinas resulta ser de vital importancia para el correcto desarrollo de las labores de los funcionarios que conforman la estructura de la entidad, y por ende la carencia de los mismos genera malestar en el ambiente laboral.

2 Para la Contraloría General de Santander es conveniente llevar a cabo el proceso de contratación correspondiente al servicio de mantenimiento de los aires acondicionados de las diferentes dependencias, en concordancia con el Plan de Compras aprobado para la Vigencia De acuerdo con lo anterior, para la Contraloría General de Santander es necesario iniciar las acciones que le permitan seleccionar legalmente el proveedor de éste servicio, mediante el proceso contractual pertinente señalado en la Ley 1150 de 2007, el Decreto 2474 de 2008 y el Decreto 3576 de b. Definición Técnica de la forma como la Contraloría General de Santander puede satisfacer la necesidad: La Contraloría General de Santander ha determinado la necesidad de contratar con una persona natural o jurídica, que tenga capacidad y estructura organizacional (operativa), con domicilio principal en la ciudad de Bucaramanga y que tenga su actividad comercial acorde con el objeto contractual, en razón a que es obligatorio para la entidad, proporcionar los elementos necesarios para el buen funcionamiento de todas sus dependencias. 1. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR Y ESPECIFICACIONES ESENCIALES: c. Características técnicas de los bienes, obras o servicios requeridos por la Contraloría General de Santander. La Secretaria General de la Contraloría General de Santander necesita llevar a cabo un proceso de contratación para adquirir el mantenimiento preventivo y correctivo de los aires acondicionados atendiendo al uso que se les da a éstos elementos en las oficinas para atender los requerimientos de las diferentes áreas de la entidad, en la presente anualidad. El contrato a celebrarse con el contratista tendrá las siguientes características: No 1 Contratar el servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de los aires acondicionados que existen actualmente en las diferentes dependencias de la entidad, que atenderán a las condiciones que se describen a continuación: PROVEEDOR DESCRIPCIÓN CANT VALOR VALOR UNITARIO TOTAL Mantenimiento Preventivo AIRE ACONDICIONADO MARCA SAMSUNG TIPO MINISPLIT DE BTU/H Control Interno Disciplinario, Subdirección Financiera, Secretaría General y Oficina Jurídica (funcionando) FASE I: 5 DIAGNOSTICO DE LOS EQUIPOS: 1. Verificación del estado y funcionamiento de los sistemas mecánicos, eléctricos y de control de los aires acondicionados:

3 Revisión de funcionamiento de la unidad compresora. Revisión del funcionamiento del motor Ventilador, Aspas y Blowers. Inspección del estado de los rodamientos, del balanceo, alineación y de los posibles rozamientos entre los ejes y las partes descritas. Revisión de los serpentines, tanto del condensador como del evaporador. Revisión del estado de los circuitos eléctricos. Verificación de posibles fallas en las acometidas eléctricas, contactos, capacitores, bobinas, tableros de control, circuitos de salida, dispositivos de protección, tableros de distribución y demás componentes de cableado interno. Revisión del estado de los aislamientos y de la ductería, buscando identificar posibles escapes, obstrucciones o porosidades de las tuberías internas, serpentines, válvulas, mangueras y demás ductos por donde circula tanto el líquido utilizado como refrigerante como el aceite lubricante. 1. Verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas de funcionamiento: Análisis de recalentamientos o congelamientos en las piezas internas de los equipos. Inspección del flujo de aire y del cumplimiento a satisfacción de las necesidades de enfriamiento y /o refrigeración de las áreas en donde se encuentran instalados los equipos. Comprobación de las presiones del elemento utilizado como refrigerante y del aceite lubricante de la unidad compresora. Control de voltajes y amperajes tanto de los conductores que alimentan los equipos como de sus circuitos internos. FASE II: EJECUCION DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Limpieza de Fondo: Mantenimiento de serpentines de evaporadores y condensadores Mantenimiento de motores internos Mantenimiento de aislamientos y ductería Circuitos eléctricos de control y potencia Ajuste general a estructura de los equipos. Mantenimiento Preventivo AIRE ACONDICIONADO MARCA SAMSUNG TIPO MINISPLIT DE BTU/H 2 Despacho Contralor y Subdirección Financiera (funcionando)

4 FASE I: DIAGNOSTICO DE LOS EQUIPOS: 2 1. Verificación del estado y funcionamiento de los sistemas mecánicos, eléctricos y de control de los aires acondicionados: Revisión de funcionamiento de la unidad compresora. Revisión del funcionamiento del motor Ventilador, Aspas y Blowers. Inspección del estado de los rodamientos, del balanceo, alineación y de los posibles rozamientos entre los ejes y las partes descritas. Revisión de los serpentines, tanto del condensador como del evaporador. Revisión del estado de los circuitos eléctricos. Verificación de posibles fallas en las acometidas eléctricas, contactos, capacitores, bobinas, tableros de control, circuitos de salida, dispositivos de protección, tableros de distribución y demás componentes de cableado interno. Revisión del estado de los aislamientos y de la ductería, buscando identificar posibles escapes, obstrucciones o porosidades de las tuberías internas, serpentines, válvulas, mangueras y demás ductos por donde circula tanto el líquido utilizado como refrigerante como el aceite lubricante. 2. Verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas de funcionamiento: Análisis de recalentamientos o congelamientos en las piezas internas de los equipos. Inspección del flujo de aire y del cumplimiento a satisfacción de las necesidades de enfriamiento y /o refrigeración de las áreas en donde se encuentran instalados los equipos. Comprobación de las presiones del elemento utilizado como refrigerante y del aceite lubricante de la unidad compresora. Control de voltajes y amperajes tanto de los conductores que alimentan los equipos como de sus circuitos internos. FASE II: EJECUCION DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Limpieza de Fondo: Mantenimiento de serpentines de evaporadores y condensadores Mantenimiento de motores internos Mantenimiento de aislamientos y ductería Circuitos eléctricos de control y potencia

5 Ajuste general a estructura de los equipos. 3 Mantenimiento Preventivo AIRES ACONDICIONADOS OTRAS MARCAS (L.G., TEMPSTAR, TIPO VENTANA, ETC.) Contraloría Auxiliar, Nodo de Vélez, Nodo Central y Oficina de Responsabilidad Fiscal (funcionando) FASE I: DIAGNOSTICO DE LOS EQUIPOS: 6 1. Verificación del estado y funcionamiento de los sistemas mecánicos, eléctricos y de control de los aires acondicionados: Revisión de funcionamiento de la unidad compresora. Revisión del funcionamiento del motor Ventilador, Aspas y Blowers. Inspección del estado de los rodamientos, del balanceo, alineación y de los posibles rozamientos entre los ejes y las partes descritas. Revisión de los serpentines, tanto del condensador como del evaporador. Revisión del estado de los circuitos eléctricos. Verificación de posibles fallas en las acometidas eléctricas, contactos, capacitores, bobinas, tableros de control, circuitos de salida, dispositivos de protección, tableros de distribución y demás componentes de cableado interno. Revisión del estado de los aislamientos y de la ductería, buscando identificar posibles escapes, obstrucciones o porosidades de las tuberías internas, serpentines, válvulas, mangueras y demás ductos por donde circula tanto el líquido utilizado como refrigerante como el aceite lubricante. 3. Verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas de funcionamiento: FASE II: Análisis de recalentamientos o congelamientos en las piezas internas de los equipos. Inspección del flujo de aire y del cumplimiento a satisfacción de las necesidades de enfriamiento y /o refrigeración de las áreas en donde se encuentran instalados los equipos. Comprobación de las presiones del elemento utilizado como refrigerante y del aceite lubricante de la unidad compresora. Control de voltajes y amperajes tanto de los conductores que alimentan los equipos como de sus circuitos internos.

6 EJECUCION DEL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Limpieza de Fondo: Mantenimiento de serpentines de evaporadores y condensadores Mantenimiento de motores internos Mantenimiento de aislamientos y ductería Circuitos eléctricos de control y potencia Ajuste general a estructura de los equipos. Mantenimiento Correctivo AIRE ACONDICIONADO MARCA SAMSUNG TIPO MINISPLIT DE BTU/H Control Interno Disciplinario, Subdirección Financiera y Oficina Jurídica 4 (funcionando) FASE III: 5 REACONDICIONAMIENTO, REPARACION O SUSTITUCION DE PARTES: Recepción de la solicitud de servicio por parte del administrador de la orden o de un vigilante de alguno de los predios. Diagnóstico de la causa de falla. Planteamiento de la acción correctiva (reacondicionamiento, reparación o sustitución de partes mecánicas, eléctricas y/o de control que han fallado al interior de los equipos) Presentación de propuestas de precio, marca y cantidades al administrador de la orden para su aprobación. En caso de ser necesario, adquisición del repuesto para la realización de la respectiva sustitución. Instalación de piezas afectadas y puesta en funcionamiento del sistema en óptimas condiciones. Informe escrito del mantenimiento realizado. Facturación del servicio. Mantenimiento Correctivo AIRE ACONDICIONADO MARCA SAMSUNG TIPO MINISPLIT DE BTU/H 5 Despacho Contralor y Subdirección Financiera (funcionando) FASE III: 2 REACONDICIONAMIENTO, REPARACION O SUSTITUCION DE PARTES: Recepción de la solicitud de servicio por parte del administrador de la orden o de un vigilante de alguno de los predios. Diagnóstico de la causa de falla. Planteamiento de la acción correctiva (reacondicionamiento, reparación o sustitución de partes mecánicas, eléctricas y/o de control que han fallado al interior de los equipos) Presentación de propuestas de precio, marca y cantidades al administrador de la orden para su aprobación. En caso de ser necesario, adquisición del repuesto para la realización de la respectiva sustitución. Instalación de piezas afectadas y puesta en funcionamiento del sistema en óptimas

7 condiciones. Informe escrito del mantenimiento realizado. Facturación del servicio. 6 Mantenimiento Correctivo AIRES ACONDICIONADOS OTRAS MARCAS (L.G., TEMPSTAR, TIPO VENTANA, ETC.) Contraloría Auxiliar, Nodo de Vélez, Nodo Central y Oficina de Responsabilidad Fiscal (funcionando) FASE III: 6 REACONDICIONAMIENTO, REPARACION O SUSTITUCION DE PARTES: Recepción de la solicitud de servicio por parte del administrador de la orden o de un vigilante de alguno de los predios. Diagnóstico de la causa de falla. Planteamiento de la acción correctiva (reacondicionamiento, reparación o sustitución de partes mecánicas, eléctricas y/o de control que han fallado al interior de los equipos) Presentación de propuestas de precio, marca y cantidades al administrador de la orden para su aprobación. En caso de ser necesario, adquisición del repuesto para la realización de la respectiva sustitución. Instalación de piezas afectadas y puesta en funcionamiento del sistema en óptimas condiciones. Informe escrito del mantenimiento realizado. Facturación del servicio. 2. IDENTIFICACION DEL TIPO DE CONTRATO. El Artículo 968 del Código de Comercio define los contratos de Suministro en los siguientes términos: Articulo 968 del C. Cio. Contrato de Suministro: Es aquel por el cual una parte se obliga, a cambio de una contraprestación, a cumplir a favor de otra, en forma independiente, prestaciones periódicas o continuadas de cosas o servicios a. Condiciones del contrato a celebrar: Por tratarse de un contrato de mantenimiento directamente relacionado para el correcto funcionamiento de la entidad, el contrato corresponde a un suministro de conformidad con la definición consignada en el Código de Comercio. b. Plazo del contrato y lugar de ejecución: El contrato de suministro tendrá una duración de Diez (10) meses o hasta el agotamiento de la cuantía, contados a partir de la suscripción del Acta de Inicio. Lugar de ejecución: en las instalaciones de la Contraloría General de Santander ubicada en la Calle 37 No Tercer y Cuarto Piso del Edificio de la Gobernación de Santander.

8 c. Valor del contrato y forma de pago: El valor del contrato de suministro será la suma de CINCO MILLONES DE PESOS MCTE. ($ oo) La Contraloría General de Santander pagará al Contratista el valor estipulado en el contrato, en cuotas mensuales vencidas, previa presentación de la factura de cobro con relación anexa del mantenimiento suministrado. En todo caso, para efectos de los pagos que dé cumplimiento a satisfacción expedida por el funcionario que ejerce el control y vigilancia del contrato, procediendo la Subdirección Financiera una vez compruebe la existencia de dicho documento, al pago. d. Obligaciones del contratista: El contratista se compromete a realizar el servicio, en el tiempo en que sea requerido. Presentar la factura de cobro mensualmente. Presentar oportunamente los pagos de Salud y Pensión de sus empleados. Las demás que contribuyan a garantizar el cumplimiento del contrato. e. Rubro presupuestal afectado: El pago a que se obliga la Contraloría General de Santander, se ajustará a las apropiaciones presupuestales correspondientes al rubro ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS MANTENIMIENTO, según consta en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No del 17 de Febrero de 2011, código expedido por la Subdirección Financiera de la Contraloría General de Santander. f. Supervisión y Coordinación: La vigilancia del presente contrato será ejercida por EUNICE RIOS QUINTERO Auxiliar Administrativo encargada de la Oficina de Recursos Físicos de la Contraloría General de Santander. g. Obligaciones a cargo del supervisor: Exigir del contratista la ejecución idónea del objeto contratado. Adelantar revisión periódica del suministro adquirido en el trascurso del mismo, para verificar que cumpla con las condiciones del servicio ofrecidas por el contratista y promover las acciones de responsabilidad contra éste, cuando dichas condiciones no se cumplan. Adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufra la Contraloría General de Santander en el desarrollo o con ocasión del contrato celebrado. Adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones necesarias para su cumplimiento. Verificar el pago de la seguridad social por parte del contratista.

9 CONTRATACION DIRECTA TIPO DE CONTRATACION SELECCIÓN ABREVIADA Invitación Pública X LICITACION PUBLICA CONCURSO DE MERITOS 3. FUNDAMENTOS JURIDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. El Artículo 25 de la Ley 80 de 1993 establece en su numeral 7 la conveniencia o inconveniencia del objeto a contratar y las autorizaciones y aprobaciones para ello, se analizarán o impartirán con antelación al inicio del proceso de selección del contratista o al de la firma del contrato, según el caso. El mismo Artículo en su numeral 12 determina que con antelación a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, deberán elaborarse los estudios, diseños y proyectos requeridos, y los pliegos de condiciones o términos de referencia. La Ley 1150 de 2007 introdujo unas modificaciones esenciales a la Ley 80 de 1993 también en cuanto se refiere a los procedimientos de contratación del Estado denominados de Contratación Directa, advirtiendo que se crearon otras tres formas generales de ejercicio de contratación con el Estado: Licitación Pública, Selección Abreviada y Concurso de Méritos. El Decreto 2474 del 07 de Julio de 2008, desarrolló los citados numerales, en el Artículo 3 señalando: los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones de manera que los proponentes puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad, así como el de la distribución de riesgos que la entidad propone. De conformidad con el Artículo 3 del Decreto 2025 de 2009 cuando el valor del contrato por celebrar sea igual o inferior al 10% de la menor cuantía, la entidad podrá contratar tomando como única consideración las condiciones del mercado, sin que se requiera obtener previamente varias ofertas. Artículo que igualmente determina que no se dará aplicación a lo señalado en el Título I del Decreto, sin perjuicio que la entidad cuente con los respectivos estudios y documentos previos que lo justifiquen. Igualmente al tenor del Artículo 84 del Decreto 2474 de 2008 y de acuerdo a lo previsto en el Decreto 2150 de 1995 y el Decreto 327 de 2002 sólo requerirán publicación los contratos cuyo valor sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes. De acuerdo a lo anterior, se determina que dadas las características del objeto a contratar y las especificaciones de la necesidad de suministro objeto del mismo, se sugiere que el procedimiento de escogencia del contratista se adelante mediante el trámite previsto en el Decreto 3576 de 2009, en razón a la cuantía.

10 4. ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. Para efectos de la determinación del valor del presupuesto oficial de la contratación, se tuvo en cuenta las necesidades de mantenimiento de aires acondicionados de la Contraloría General de Santander para evitar su detrimento (cantidades de bienes requeridos actuales por la administración, los recursos apropiados para el efecto en el plan de compras de la presente vigencia, la consulta en el Sistema de Información de Contratación Estatal SICE y la averiguación del valor de los bienes en el mercado. En consideración a lo anterior, se concluye que el presupuesto asignado de QUINCE MILLONES NOVECIENTOS TREINTA Y OCHO MIL TRESCIENTOS OCHENTA Y CUATRO PESOS MCTE. ($ oo) atiende adecuadamente las necesidades económicas para desarrollar el proceso de contratación por invitación pública para el mantenimiento preventivo y correctivo de los aires acondicionados existentes en la entidad. Una vez realizado el análisis de la necesidad se determinó el valor del contrato será de CINCO MILLONES DE PESOS MCTE ($ oo) incluyendo IVA y los costos directos e indirectos en que incurra el contratista para el perfeccionamiento, legalización y ejecución del contrato. No obstante, la Contraloría General de Santander será autónoma para fijar el monto del mismo. 5. ESTIMACION, TIPIFICACION Y ASIGNACION DE LOS RIESGOS PREVISIBLES. En desarrollo de lo señalado en el artículo 4 de la Ley 1150 de 2007, el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 y los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y con el fin de valorar el alcance del objeto contractual requerido por la entidad, como sustento y justificación de los factores de selección adoptados para la presente selección, se procede a realizar el estudio de riesgos de la contratación, su tipificación, estimación y asignación. Se precisa que salvo las situaciones específicamente mencionadas en el presente numeral y como principio general, EL CONTRATISTA, como experto de negocio, asumirá los efectos económicos de todos aquellos sucesos previsibles y de normal ocurrencia para las actividades que son objeto de la presente contratación. Por lo tanto, deberá asumir los riesgos asociados a su tipo de actividad ordinaria que sean previsibles, así mismo, asumirá aquellos riesgos propios de su actividad empresarial y de persona natural o jurídica que tiene que cumplir con determinadas cargas y deberes frente al Estado y la sociedad, tales como: mala calidad o deficiencias técnicas. En consecuencia, solo procederán reclamaciones por hechos o circunstancias imprevisibles no asignadas al contratista en la presente distribución de riesgos de la contratación, la CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER no estará obligada al reconocimiento económico alguno ni a ofrecer garantía que permita eliminar, prevenir o mitigar los efectos de los riesgos asumidos por el contratista. La entidad ha elaborado los estudios previos de la contratación determinando con claridad los aspectos económicos y técnicos del contrato, adoptando todas las medidas para garantizar que se contrate con la mejor calidad, la mejor

11 oferta, al mejor precio. Así aminora los riesgos derivados de la contratación. Por lo anterior, se recomienda solicitar garantía de Cumplimiento del contrato Calidad del servicio y Salarios y prestaciones del personal empleado por el contratista. 6. GARANTIAS. Se recomienda al contratista que ampare a la Contraloría General de Santander frente a estos riesgos mediante la garantía única otorgada a través de una entidad Bancaria o Compañía Aseguradora y con domicilio en la ciudad de Bucaramanga, cuya póliza matriz esté aprobada por la Superintendencia Bancaria y que ampare los siguientes riesgos: a) Cumplimiento del objeto contractual: Por un valor equivalente al diez (10%) por ciento del valor total del contrato y con una vigencia igual a la de la duración del mismo y cuatro (04) meses más. b) Calidad del servicio: Por un equivalente al diez (10%) por ciento del valor total del contrato y con una vigencia igual a la de la duración del mismo y cuatro (04) meses más. c) Salarios y prestaciones del personal empleado por el contratista: por un equivalente al cinco (5%) del valor total del contrato, con una vigencia igual al plazo de ejecución y tres (3) años más. h. Determinación de la concordancia del objeto del contrato con el Proyecto que se desarrolla a través del mismo: El objeto del contrato tiene directa concordancia con el propósito planteado en el plan estratégico del Señor Contralor General de Santander AUTORIZACIONES Y/O APROBACIONES. (Ambientales, Planeación, Comunidades o Propietarios) Por ser del funcionamiento de la administración, esta contratación no requiere aprobaciones ni autorizaciones externas, salvo las reglamentadas para los gastos de funcionamiento de la Contraloría General de Santander, como el PAC y el presupuesto de la presente vigencia. 8. CONCLUSION. Por todo lo expuesto, la CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER concluye la necesidad, conveniencia y oportunidad de celebrar contrato de mantenimiento preventivo y correctivo de los aires acondicionados existentes en las diferentes dependencias de la entidad. VICTOR JULIO TAMI JAIMES Secretario General Proyectó: EAdeR/ VJTJ Elaboró: EAdeR/VJTJ Revisó: MAFA