Secretaría de Desarrollo Urbano Dirección General de Desarrollo Urbano

Transcripción

1 Lugar y fecha: Colima, Col. a 26 de Octubre de Ing. Francisco Javier Aguilar Zaragoza Secretario de Desarrollo Urbano De conformidad con los procedimientos para la realización de auditorías a sistemas de gestión de calidad implementados por esta Dirección de Desarrollo y Evaluación Gubernamental, se presenta el siguiente Informe de Auditoría. N auditoría: 01 Fecha de la auditoría: 22 y 23 de Octubre de 2010 Dependencia/Área Auditada: Secretaría de Desarrollo Urbano, del Gobierno del Estado de Colima Objetivo de la Auditoría: Verificar la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad con los requisitos de la Norma ISO 9001: 2008 Alcance: Áreas con procedimientos a certificar. Plan de la Calidad para los Programas de Desarrollo Urbano (Planeación) PC Plan de la Calidad para el Ordenamiento Urbano PC Plan de la Calidad para la Regulación Urbana. Usos de Suelo PC Plan de la Calidad para el Proyecto Ejecutivo PC Plan de la Calidad para la Ejecución de Obra Pública PC Plan de la Calidad para el Seguimiento Técnico del Proceso Constructivo de Obra Pública PC Plan de la Calidad para la Entrega de Obra Pública PC Plan de la Calidad para el Apoyo Logístico PC Plan de la Calidad para Proyectos de Caminos PC Plan de la Calidad para la Ejecución de Obra Pública Vial PC Plan de la Calidad para la Administración de la Red Estatal de Vialidades PC Plan de la Calidad para la Inspección y Vigilancia Ambiental PC Plan de la Calidad para Permisos y Licencias Ambientales PC Plan de la Calidad para la Resolución en Materia de Impacto y/o Riesgo Ambiental PC Plan de la Calidad para la Licitación de Obra a través del procedimiento de Adjudicación Directa PC Plan de la Calidad para la Licitación de Obra a través del procedimiento de Invitación a cuando menos Tres Personas PC Plan de la Calidad para la Licitación de Obra a través del procedimiento de Licitación Pública Abierta PR Plan de la Calidad para la Contratación de Obra Pública PR Plan de la Calidad para la Modificación de Contratos de Obra Pública PC Plan de la Calidad para el Programa Operativo Anual PC Plan de la Calidad para la Gestión de Recursos PC Plan de la Calidad para la Administración Financiera de la Obra Pública PC Lugares: Dirección de Caminos; Dirección de Control, Seguimiento y Sistemas; Coordinación de la Unidad Estatal de Licitación de Obra Pública; Dirección de Obra Pública y Dirección de Obra por Administración; Dirección de Proyectos; Dirección de Ecología; Dirección de Regulación y Ordenamiento Urbano; Criterios de la Auditoría (ISO; 9001:2008): R4, R4.1, R4.2, R5, R5.1, R5.2, R5.3, R5.4, R5.5, R5.6, R6, R6.1, R6.2, R6.3, R6.4, R7, R7.1, R7.2, R7.3 R.7.4,, R.7.5,R8, R8.1 Auditor líder: M.A HUGO LEONEL CASTRO ROCA Equipo auditor: CP. ROCIO DEL CARMEN GALLEGOS ARELLANO L.E. ALBERTO DUEÑAS MONTES Versión N : 0 Página 1 de 8

2 Personal entrevistado de la Dependencia / Área auditada Nombre Puesto Área/Proceso Ing. Francisco Javier Aguilar Zaragoza Secretario de Desarrollo Urbano Calidad Ing. Álvaro Mata Rodríguez Representante de la Dirección Calidad Ing. Antonio Moreno Trujillo Documentador Calidad Ing. José Luis Rosales Ochoa Director de Caminos Plan de la Calidad para la ejecución de Obra Pública Vial. Ing. Alfredo Salome Baltazar Gómez. Mtro. Ricardo Artiaga Ing. Ramón Sánchez Ramos Ing. Fernando de Jesús Brizuela Gudiño Arq. Jorge Luis Mendoza Huerta M.C Angélica Patricia Ruiz Montero M. Arq. Santiago Ramos Herrera MNU. Vanessa Hoyos Villaseñor Ing. Alfredo Salome Baltazar Gómez. Director de Control, Seguimiento y Sistemas Coordinador de la Unidad Estatal de Licitación de Obra Pública Encargo del Despacho de la Dirección de Obra Pública y Director de Obra por Administración Director de Proyectos Directora de Ecología Director de Regulación y Ordenamiento Urbano Jefa de Oficina Director de Control, Seguimiento y Sistemas Plan de la Calidad para la Gestión de Recursos. Plan de la Calidad para la Gestión de Recursos Federales. Plan de la Calidad para la licitación de Obra Pública a través del Procedimiento de Convocatoria Pública Abierta Plan de la Calidad para la Ejecución de Obra Pública Plan de la Calidad para el Proyecto Ejecutivo Plan de la Calidad para la Inspección y la Vigilancia Ambiental Plan para la Calidad para la Regulación Urbana, usos de Suelo Plan de Calidad para la Administración Financiera de la Obra Pública. Lic. Oscar Flores Cortés Coordinador Administrativo Punto 6 de la Norma ISO:9001:2008 Desarrollo de la auditoría: Hallazgos (Fortalezas, Áreas de oportunidad, y No conformidades) Requisito (ISO 9001) Proceso Observaciones 4.1 Requisitos Generales Fortaleza: Se encuentra bien estructurado e identificado los procesos. 4.2 Requisitos de la Documentación N.C mayor: no se tiene ni autorizado ni difundido el manual de calidad. Versión N : 0 Página 2 de 8

3 4.2.2 El manual de calidad N.C mayor: no se encontró evidencia de los procedimientos dentro del manual Control de Documentos Fortaleza: se cuenta con un procedimiento documentado para el control de documentos que define los controles para emitirlos y aprobarlos. N.C menor: no se demostró que exista un control de documentos obsoletos, ya que no se comunican dichas actualizaciones de forma adecuada entre el RD y los responsables de los procesos Control de los Registros 5.- Responsabilidad de la Dirección Compromiso de la Dirección. Fortaleza: si se observó la existencia de un procedimiento documentado, para el control de registro. Observación: se cuenta con copia de seguridad de registros electrónicos, sin embargo no se tiene acceso al personal dueño de los procesos, ya que se resguardan en un correo electrónico personal del documentador. Fortaleza: se observa el involucramiento de la alta dirección en la toma de decisiones relativas al sistema de gestión de la calidad. 5.2 Enfoque al Cliente Fortaleza: si se determinan los requisitos del cliente. N.C menor: no se encontró evidencia del uso o establecimiento de buzones o encuestas para la medición del grado de satisfacción del cliente. 5.3 Política de Calidad Fortaleza: la política de calidad es coherente con la realidad de la organización e incluye un compromiso de mejora continua y de cumplir con los requisitos del sistema de gestión. N.C menor: se da a conocer la política de calidad sin embargo se observa que los miembros de la secretaría no la han hecho suya y por lo tanto no se consideran Versión N : 0 Página 3 de 8

4 responsables de aplicarlas en sus actividades. 5.4 Planificación Objetivos de la Calidad Fortaleza: los objetivos son adecuados a las directrices de la política de calidad y han sido fijados en funciones y niveles adecuados para ofrecer una mejora continua. N.C menor: no se cuenta con algún indicador para su medición Planificación del sistema de gestión de la calidad Fortaleza: se cumple satisfactoriamente con este requisito de la norma ya que se encuentran planificados los objetivos y procesos del sistema de gestión de calidad. 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación Responsabilidad y autoridad Fortaleza: se encuentra definida la estructura organizacional. N.C menor: no son comunicadas las responsabilidades establecidas para cada uno de los integrantes de la secretaría Representante de la dirección Fortaleza: se encuentra documentada la asignación de representante de la dirección estableciendo su responsabilidad en el aseguramiento del establecimiento, implementación y mantenimiento de los procesos del sistema, así como de informar a la alta dirección sobre el desempeño del mismo y su necesidad de mejora. Observación: no se establece en el manual de calidad que dicho representante deba asegurarse de la promoción, toma de conciencia, de los requisitos del cliente Comunicación interna Fortaleza: se encuentra evidencia de procesos de comunicación eficaces para el correcto desempeño de los proceso del sistema. Versión N : 0 Página 4 de 8

5 5.6 Revisión por la dirección Observación: no se ha realizado, ya que el sistema de gestión de la calidad está en su etapa inicial. 6. Gestión de recursos 6.1 Provisión de recursos 6.2 Recursos Humanos Generalidades Fortaleza: la secretaría dispone de los recursos necesarios para mantener el sistema de gestión de calidad y aumentar la satisfacción del cliente. Fortaleza: el personal que afecta la conformidad de los requisitos es competente en educación, formación, habilidades y experiencia Competencia, formación y toma de conciencia Fortaleza: la secretaría ha definido la competencia necesaria para el personal que realiza el trabajo. Existe un plan de formación o logro de competencias (proporcionado por la Secretaría de Administración). N.C. mayor: se observó que el personal no es consciente de la importancia de su actividad para el logro de los objetivos y que no se mantienen registros suficientes que demuestren la formación de su personal. 6.3 Infraestructura Fortaleza: se identifica la infraestructura existente para la realización de los procesos y se tiene el proyecto para ampliarla en función de la demanda observada (nuevas instalaciones). Observación: no existen planes de mantenimiento preventivo para los equipos. 6.4 Ambiente de trabajo 7. Realización del producto 7.1 Planificación de la realización del producto Observación: no existen condiciones específicas de trabajo definidas ni evidencia del mantenimiento y control de éstas. Versión N : 0 Página 5 de 8

6 7.2 Procesos relacionados con el cliente Determinación de los requisitos relacionados con el producto Revisión de los requisitos relacionados con el producto Comunicación con el cliente Fortaleza: En ciertos procesos existe una metodología definida para la comunicación con los clientes (externos e internos). N.C menor: no existen registros de dicha comunicación y en otros procesos esta comunicación no es suficiente. 7.3 Diseño y desarrollo 7.4 Compras Proceso de compras Información de las compras Fortaleza: se cumple con el requisito de la norma. (Aplica a Dirección de Proyectos) Fortaleza: si se encuentran establecidos los requisitos de compra. Observación: se observó que no se tiene el orden adecuado lo que evita el fácil acceso a la información Verificación de los productos comprados 7.5 Producción y prestación del servicio Control de la producción y de la prestación del servicio Fortaleza: existen controles definidos para la prestación del servicio así como las instrucciones de trabajo y se realizan las inspecciones adecuadas durante el proceso del mismo. N.C menor: las instrucciones de trabajo no se encuentran disponibles ni actualizadas en los puestos de uso y en algunas áreas no se cuenta con el equipo adecuado para la realización del trabajo. Versión N : 0 Página 6 de 8

7 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio Identificación y trazabilidad Propiedad del cliente 7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición 8. Medición, análisis y mejora 8.1 Generalidades N.C menor: no existe control adecuado o persona responsable del control de la información o documentación de los clientes. Fortaleza: existe el control de los equipos de seguimiento y de medición. N.C menor: en algunos procesos no se lleva a cabo dicho control en los tiempos reglamentarios. Fortaleza: existen procesos definidos para realizar el seguimiento, medición, análisis y mejora de los procesos. Observación: se encuentran en desarrollo las técnicas estadísticas que se emplearán. 8.2 Seguimiento y medición Satisfacción del cliente N.C mayor: no hay buzones ni evidencias que determinen el seguimiento de la satisfacción del cliente (en proceso) Auditoría interna Seguimiento y medición de los procesos Seguimiento y medición del producto Fortaleza: se cuenta con la planificación definida de auditorías internas y con su procedimiento documentado respectivo. Se encuentran definidos los requisitos que deben cumplir los auditores internos para la realización de la auditoría. Observación: se está en el proceso de aplicación de auditoría. 8.3 Control del producto no conforme 8.4 Análisis de datos Fortaleza: existe el procedimiento documentado para el control del producto no conforme y el tratamiento de las no conformidades. Versión N : 0 Página 7 de 8

8 8.5 Mejora Mejora continua Acción correctiva Acción preventiva Observación: se está en el proceso. Fortaleza: se cuenta con procedimiento documentado para la acción correctiva. Observación: se está en el proceso. Fortaleza: se cuenta con un procedimiento documentado de acción correctiva donde se determinan las causas de las no conformidades y considera la evaluación de las necesidades de actuar para prevenir la ocurrencia de las no conformidades. Observación: se está en el proceso. Conclusiones: Se observó un involucramiento adecuado por parte de la Alta Dirección, lo que permite tener certidumbre en la visión y consolidación de la implantación del Sistema de Gestión en la Secretaría de Desarrollo Urbano, sin embargo se hace necesario la revisión y valoración de la estrategia de difusión de la Política y Objetivos de Calidad, dado que no se ha hecho propia por parte del personal. Establecer canales de comunicación entre el RD y los dueños de los procesos, a fin de evitar discrepancias entre las versiones de los planes de calidad utilizados por ambos. Es conveniente que se identifiquen adecuadamente los procedimientos documentados requeridos por la Norma para verificar su ejecución, así como los 21 requisitos obligatorios de Norma ISO 9001:2008 Atentamente M.A Hugo Leonel Castro Roca Auditor Líder Versión N : 0 Página 8 de 8