GUÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA POLICÍA NACIONAL

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1 POLICÍA NACIONAL DE COLOMBIA Dirección General GUÍA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA POLICÍA NACIONAL

2 Guía de Gestión Documental para la Policía Nacional Publicación de la Policía Nacional de Colombia Dirección General Oficina de Planeación Presidente de la República Doctor ÁLVARO URIBE VÉLEZ Ministro de Defensa Nacional Doctor JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN Director General Policía Nacional Mayor General ÓSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Subdirector General Brigadier General RAFAEL PARRA GARZÓN Director de Seguridad Ciudadana Brigadier General ORLANDO PÁEZ BARÓN

3 Contenido Presentación Generalidades Objeto Normatividad Jerarquía documental Metodología general Codificación de los documentos Responsabilidad en la estructura documental Tipos documentales Resolución Reglamento Manual Directiva Circular Instructivo Mapa de procesos Caracterización de procesos Documentación de la descripción de los procedimientos Elaboración de los flujogramas Guía Orden de servicios Memoria local y topográfica Estudios de planeación Concepto de planeación Comunicación oficial Poligrama...31

4 2.17. Memorando Acta Registro Formato Glosario Anexos Anexo 1. Resolución No del 26 de junio de Anexo 2. Proceso gestión documental Bibliografía... 51

5 Presentación direccionamiento estratégico ha recorrido un proceso dinámico dentro del cual se han construido diferentes enfoques que van EEl desde modelos de intervención sobre la realidad, hasta enfoques complejos de interacción, relacionados con la construcción y reconocimiento de estrategias que contribuyen a la supervivencia de las organizaciones. Las corrientes conceptuales tienden a ofrecer diversos grados de respuesta a las necesidades particulares de sectores productivos y a los problemas específicos de toma de decisiones. La gestión eficiente de la información es un área crítica para cualquier organización, tanto en el sector público como en el privado, en las administraciones y en el ámbito empresarial. Como consecuencia, en las últimas décadas se han desarrollado numerosas iniciativas la mayoría de ellas de carácter tecnológico para mejorar la gestión de la información en las organizaciones. La mayor parte de los esfuerzos de adopción de tecnologías de la información se han orientado a la utilización de bases de datos estructuradas, y se ha prestado menos atención a la gestión documental (es decir, información no estructurada). Sin embargo, la mayor parte de la información que gestionamos se encuentra registrada en documentos. Con base en lo anterior, se debe implementar la gestión documental en unas prácticas operativas, que se puedan optimizar y llevar más fácilmente a su utilización con el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán reducir problemas, aprender a optimizar el uso de los programas de gestión, organizar los asuntos de los diferentes clientes que maneja la Institución y facilitar el desempeño de las actividades propias de cada dependencia o área, entre otras. La Policía Nacional, en desarrollo del proyecto Fortalecimiento del Sistema de Gestión Integral, diseñó los instrumentos requeridos para dar cumplimiento a los sistemas de Gestión de la Calidad y Control Interno en sus estándares Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 en

6 virtud de lo anterior, la Institución implementó un sistema de gestión documental que facilita el control de los documentos y registros requeridos en la gestión de la organización. El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o conservación definitiva, se convierte así en un factor clave para la optimización de los procesos en el seno de la organización. Como parte de los documentos de este sistema, la Guía de Gestión Documental es el documento que define la estructura documental, las características y componentes necesarios para evidenciar la operacionalización del Sistema de Gestión Integral. El presente documento es una herramienta que ofrece al funcionario de Policía un conocimiento detallado sobre las técnicas organizativas, y normas que se aplican institucionalmente para gestionar los documentos, con un enfoque eminentemente práctico y sencillo a través de la aplicación de los procedimientos de control de documentos y de registros. Esta guía se apoya en lo dispuesto en la Resolución número 2764 del 28 de 2008, por medio de la cual se adopta el programa de gestión documental de la Policía Nacional y sus políticas de operación. De otra parte, en la elaboración de esta guía se tuvieron en cuenta los aspectos legales definidos por el Gobierno Nacional en el manual de correspondencia y comunicaciones oficiales del Ministerio de Defensa Nacional. Además, su diseño obedece a una metodología de construcción participativa por parte de los representantes de las direcciones y oficinas asesoras bajo la orientación de la Oficina de Planeación. Mayor General ÓSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Director General de la Policía Nacional de Colombia 6

7 Generalidades de la Guía de Gestión Documental 1. GENERALIDADES 1.1. Objeto Esta guía es una herramienta organizacional que permite mejorar las prácticas en la gestión documental, a través de la estandarización de los documentos del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional Normatividad Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones. Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras del servicios. Decreto No del 9 de diciembre de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma técnica de calidad en la Gestión Pública. Decreto No del 20 de mayo de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005. Resolución No del 26 de junio de 2008, por medio de la cual se adopta el Programa de Gestión Documental de la Policía Nacional y sus políticas de operación. Resolución No del 02 de diciembre de 2008, por el cual se establece el Manual de Correspondencia y Comunicaciones Oficiales del Ministerio de Defensa Nacional Jerarquía documental Establece los niveles de importancia de cada uno de los documentos definidos en el Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional. Los documentos que se encuentran en la parte superior de la pirámide son de mayor importancia por su impacto en la Institución. Así mismo, estos prevalecen sobre los tipos 7

8 documentales de menor nivel. Los documentos que se encuentran en la base de la pirámide impactan de manera específica en las actividades. (Ver figura 1). Jerarquía Const. Política Leyes Decretos Resoluciones Reglamentos Manuales Circulares Directivas Instructivos, mapa de procesos. Caracterizaciones de procesos Documentación de procedimiento, guía, memoria local y topográfica, estudios y conceptos de planeación, orden de servicios Comunicación oficial, acta, memorando, poligrama, formato, registro Figura 1. Jerarquía Cantidad 1.4. Metodología general Para la elaboración de las directivas, circulares, instructivos, órdenes de servicios, memorias locales y topográficas, estudios de planeación, conceptos de planeación, comunicación oficial y memorandos se deben observar las siguientes normas: Membrete Primera línea: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Segunda línea: POLICÍA NACIONAL Tercera línea: ESCUDO POLICÍA NACIONAL dimensiones 2.0 cm por 2.0 cm Cuarta línea: UNIDAD QUE ORIGINA Letra: Arial 10 Ejemplo: MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICÍA NACIONAL OFICINA DE PLANEACIÓN 8 Fecha: se escribe el nombre de la ciudad de origen, seguida de la fecha de elaboración, día en número, mes en minúscula y año en número sin separarlo con punto. Bogotá, D. C., 16 de marzo de 2009 Márgenes: el texto se debe escribir con los siguientes márgenes: Superior: 3 cm Izquierdo: 3 cm Inferior: 3 cm Derecho: 2 cm

9 Generalidades de la Guía de Gestión Documental Despedida breve seguida de coma (,): Atentamente, Cordialmente, Remitente: el grado se escribe en mayúscula inicial y el nombre completo en mayúscula sostenida y negrilla. El cargo se registra en la línea siguiente, con mayúscula inicial. Cuando quien firma el documento lo hace en calidad de encargado por acto administrativo, a continuación de la línea del cargo debe colocarse una (E), que indica encargado. Con el objeto de seguir la historia, aplicación o la localización, todo documento debe contener en la parte inferior de la hoja después de la firma y posfirma, en letra Arial número 5 y mayúscula los siguientes aspectos: Elaborado por: Grado, Apellidos y Nombre. Revisado por: Grado, Apellidos y Nombre. Fecha de elaboración: dd-mm-aaaa. Archivo: ubicación magnética del documento. Todo documento debe contener en la parte inferior de la hoja después de la firma y posfirma, el correo electrónico, la dirección y el número telefónico de la unidad que elabora el documento. En la parte inferior izquierda se debe colocar el código del documento, en la parte inferior central de la hoja se ubica el número de la página del documento. Ejemplo: 1 de Codificación de los documentos Para la Codificación de los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional se deben realizar los siguientes pasos: Identificar el proceso y escribir el código de acuerdo con la columna de codificación del proceso, ubicada en la Tabla 1 Criterios de codificación al proceso y el tipo de Documento. Identificar el tipo de documento y escribir el código de acuerdo con la columna de codificación del tipo de documento, ubicada en la Tabla 1 Criterios de codificación al proceso y el tipo de Documento. Indicar el número consecutivo (cuatro dígitos) de acuerdo con la cantidad de documentos generados por el Sistema de Gestión Integral y relacionado con el proceso y el tipo documental, es generado automáticamente por la Suite Visión Empresarial. La codificación de los documentos del Sistema de Gestión Integral estará a cargo del Administrador Funcional de la Suite Visión Empresarial. Nota: Para los demás documentos que se produzcan, se sigue la codificación y parámetros establecidos en la Tabla de Retención Documental vigente para la Policía Nacional. 9

10 EJEMPLO DE CODIFICACIÓN Un dígito y dos caracteres alfabéticos corresponden al nivel e identificación de proceso Dos caracteres alfabéticos corresponden al tipo de documento Cuatro dígitos corresponden al consecutivo relacionado con el proceso y tipo de documento #DE PR #### Tabla 1. Criterios de codificación al proceso y tipo documental CÓD. 1AJ 1AR 1CI 1CP 1CS 1DE 1DH 1DS 1DT 1GD 1IC 1IN 1IP 1LA 1MC 1PR 1RI 2AI 2AO ACTUACIÓN JURÍDICA PROCESO ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS CONTROL INTERNO COMUNICACIÓN PÚBLICA CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DIRECCIONAMIENTO DEL TALENTO HUMANO DIRECCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DIRECCIONAMIENTO TECNOLÓGICO GESTIÓN DOCUMENTAL INVESTIGACIÓN CRIMINAL INTELIGENCIA INTEGRIDAD POLICIAL LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO MEJORA CONTINUA PREVENCIÓN RELACIONES INTERNACIONALES ADMINISTRAR INFORMACIÓN CRIMINAL APOYO Y SOPORTE OPERACIONAL A LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES CÓD. RS RG MA DI MP CP MR PR GU IN MT CO PA FR OS DE CI EP OF PO ME AC TIPO DOCUMENTAL Resolución Reglamento Manual Directiva Mapa de Procesos Caracterización Proceso Mapa de Riesgos Procedimiento Guía Instructivo Memoria local y Topográfica Conceptos Plan Formato Orden de Servicio Documento Externo Circular Estudio de Planeación Comunicación Oficial Poligrama Memorando Acta 2AR ADMINISTRACIÓN DE LA RED DE SERVICIOS 2AS ASISTENCIA SOCIAL 2AT APLICACIÓN DE LAS NORMAS DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE 2CA CAPACITACIÓN 2CD CONTROL DE DELITOS Y CONTRAVENCIONES 2DC DESARROLLAR INVESTIGACIÓN CRIMINALÍSTICA 2DD DISUASIÓN DE DELITOS Y CONTRAVENCIONES 10

11 Generalidades de la Guía de Gestión Documental CÓD. 2DH 2DI 2EC 2ED 2EI 2FA 2IC 2IE 2IJ 2IN 2IS 2IT 2ML 2MO 2NA 2PA 2PD 2PI 2PP 2RD 2SA 2SE 2SP 2SS 2SV 2TI 2VI DESARROLLO HUMANO DESARROLLAR INVESTIGACIÓN CRIMINOLÓGICA PROCESO EDUCACIÓN CIUDADANA EN CONVIVENCIA Y SEGURIDAD EDUCACIÓN ERRADICACIÓN DE CULTIVOS ILÍCITOS FORMACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y ENTRENAMIENTO INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA INVESTIGAR EXTORSIÓN REALIZAR INVESTIGACIÓN JUDICIAL ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN INVESTIGAR SECUESTRO INTERDICCIÓN CALIFICACIÓN DE LA CAPACIDAD MÉDICO - LABORAL MOVILIDAD NÓMINA DE ACTIVOS PREVENCIÓN DE LA ACCIDENTALIDAD PREVENCIÓN DE DELITOS Y CONTRAVENCIONES PROYECCIÓN E IMPLEMENTACIÓN PROCEDIMIENTOS DE PERSONAL RECREACIÓN, DEPORTE Y CULTURA SOPORTE AÉREO POLICIAL PREVENCIÓN DEL SECUESTRO Y LA EXTORSIÓN SELECCIONAR E INCORPORAR OFICIALES, PATRULLEROS, AUXILIARES DE POLICÍA, ESPECIALIDADES DEL SERVICIO POLICIAL Y NO UNIFORMADOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD SEGURIDAD VIAL ADMINISTRAR TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN VIVIENDA FISCAL 1.5. Responsabilidad en la estructura documental La estructura documental pretende unificar los criterios para la elaboración, revisión, aprobación y difusión de los tipos documentales del Sistema de Gestión Integral. Tabla 2. Estructura documental DOCUMENTO ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN DIFUSIÓN Resolución Direcciones y oficinas asesoras SEGEN DIPON SEGEN Reglamento Direcciones y oficinas asesoras OFPLA DIPON Direcciones y oficinas asesoras Manual Direcciones y oficinas asesoras OFPLA DIPON Direcciones y oficinas asesoras Directiva Direcciones y oficinas asesoras OFPLA DIPON/SUDIR OFPLA Circular Direcciones y oficinas asesoras OFPLA DIPON OFPLA 11

12 DOCUMENTO ELABORACIÓN REVISIÓN APROBACIÓN DIFUSIÓN Instructivo Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Dipon, sudir, direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Mapa de procesos Direcciones y oficinas asesoras OFPLA DIPON OFPLA Dipon, sudir, direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Caracterización de procesos Direcciones y oficinas asesoras OFPLA DIPON Direcciones y oficinas asesoras. Procedimiento Direcciones y oficinas asesoras OFPLA DIPON Direcciones y oficinas asesoras. Guía Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Poligrama Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Orden de servicios Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Memoria local y topográfica Comandantes de región, Policía metropolitana, Departamentos de Policía, Distritos, Estaciones, Subestaciones, cai. Comandantes de región, Policía metropolitana, Departamentos de Policía, Distritos, Estaciones, Subestaciones, cai. Comandantes de región, Policía metropolitana, Departamentos de Policía, Distritos, Estaciones, Subestaciones, cai. Comandantes de región, Policía metropolitana, Departamentos de Policía, Distritos, Estaciones, Subestaciones, cai. Estudios de planeación Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Concepto Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Segen, OFPLA SEGEN, OFPLA Para conceptos jurídicos SEGEN. Para conceptos de planeación no aplica. Comunicación oficial Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Memorando Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Formato Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. OFPLA OFPLA Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Acta Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. Direcciones, oficinas asesoras y unidades desconcentradas. 12

13 Guía de Gestión Documental Tipos documentales 2. TIPOS DOCUMENTALES 2.1. Resolución Acto administrativo que se expide de conformidad con unas competencias que señala la Ley, con el fin de adoptar decisiones de carácter específico, general o fijar procedimientos que deben ser cumplidos por los funcionarios de la Institución. Es el producto de un procedimiento administrativo que debe cumplir con los parámetros y principios contenidos en la Constitución Política, Código Contencioso Administrativo y normas especiales que regulan el procedimiento, enmarcados dentro del debido proceso. Formas de comunicar el acto administrativo. Comuníquese y cúmplase: Es el modo de comunicar, colectivamente, la existencia del acto administrativo, lo que constituye un requisito fundamental para la seguridad jurídica y una condición legal de la que depende la eficacia del acto administrativo. Publíquese y cúmplase: Trata temas generales, se utiliza cuando es necesario enterar a la colectividad de su contenido. Notifíquese y cúmplase: Comunica la existencia de un acto administrativo cuyo contenido es de carácter particular y concreto. Permite el ejercicio del derecho de defensa, condición legal de la que depende su eficacia. MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICÍA NACIONAL DIRECCIÓN GENERAL RESOLUCIÓN NÚMERO... DE... (...) Por la cual se otorga el Distintivo Especial JUAN MARÍA MARCELINO GILIBERT LAFARGUE EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICÍA NACIONAL En uso de sus facultades legales, y CONSIDERANDO: Que mediante Resolución No del 5 de octubre de 1990, se creó el Distintivo Especial JUAN MARÍA MARCELINO GILIBERT LAFARGUE, se otorgará por una vez a los Oficiales Superiores en actividad y a los oficiales en uso de buen retiro, que hubieren cumplido 30 y 50 años, respectivamente, de haber egresado de la Escuela Nacional de Cadetes de Policía General Santander ; Que es oportuno reconocer los méritos y virtudes de quienes cumplen 30 y 50 años de haber egresado de la Escuela de Cadetes de Policía General Santander, integrante de los cursos XXXIII Rafael Reyes, XXXV Eduardo Santos Montejo y XI Marco Fidel Suárez, acto propicio para hacer imposición del distintivo a un personal de oficiales superiores activos y en uso de buen retiro. RESUELVE: Artículo 1. Otorga el Distintivo Especial JUAN MARÍA MARCELINO GILIBERT LAFARGUE, al personal de Oficiales activos y en uso de buen retiro de la Policía Nacional que más adelante se relaciona, quienes cumplen 30 y 50 años de haber egresado de la Escuela Nacional de Cadetes de Policía General Santander, de conformidad con lo establecido en los artículos 1, 2 y 3 de la Resolución número del 5 de octubre de 1990, así: CLASE 30 AÑOS BG. Alfonso Arango Salazar CC BG. Alberto Ruiz García CC

14 14 RESOLUCIÓN NÚMERO DEL HOJA No.2 CONTINUACIÓN DE LA RESOLUCIÓN CON LA CUAL SE OTORGA EL DISTINTIVO ESPECIAL JUAN MARÍA MARCELINO GILIBERT LAFARGUE CLASE 50 AÑOS MG. (r) Jorge Arturo Pineda Osorio CC BG. (r) Jorge Enrique Bulla Quintana CC CR. (r) Alberto Charry Trujillo CC TC. (r) Leonidas Guevara Torres CC MY. (r) Ernesto Ríos García CC TE. (r) Jaime Eslava Romero CC ARTICULO 2. Imponer el Distintivo a que se refiere la presente Resolución, en ceremonia especial, de conformidad con el reglamento de ceremonial y protocolo Policial. ARTICULO 3. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE, Dada en Bogotá, D. C., Firma, posfirma y cargo del Director Policía Nacional de Colombia Elaborado por: Grado, Apellido y Nombre Revisado por: Grado, Apellido y Nombre Fecha de elaboración: Día - Mes - Año Archivo: C\Documentos\Resoluciones Todo lo anterior en la letra arial 5, MAYÚSCULA Correo electrónico de la unidad que elabora el documento dirección y teléfono de la unidad 1DS-RS-0001 Página 1 de 1 Aprobación: Ver: 0 Figura 2. Formato Resolución 2.2. Reglamento Señala las normas en todos los aspectos relativos al servicio, instrucción administración y disciplina; es de carácter permanente y sus principios son de obligatoria observancia por el personal de la Policía Nacional. Contenido básico: Resolución. Títulos. Capítulos. Artículos. Parágrafos Manual Documento que determina la forma de ejecutar un conjunto de actividades o tareas definidas en un proceso. Estos documentos incluyen criterios para la toma de decisiones; consolidan lineamientos, políticas, normas o disposiciones internas que se convierten en instrumento guía de la acción individual y colectiva del personal de la Policía Nacional. Contenido básico: Para su diseño y adopción deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos estructurales: Capítulo III Introducción. Tabla de contenido. Desarrollo del cuerpo del manual en capítulos. Glosario. Anexos Directiva Acto administrativo emitido por la Dirección o Subdirección General para fijar pautas, directrices, lineamientos u objetivos de carácter operativo o administrativo, mediante la asignación precisa de responsabilidades y recursos, facilita el cumplimiento del plan estratégico institucional y demás normas del orden constitucional, legal o reglamentario. Con base en la directiva, las unidades subordinadas deben elaborar órdenes de servicio para el cumplimiento de las responsabilidades señaladas. Se elabora una directiva cuando para un mismo fin están comprometidas dos o más oficinas asesoras o direcciones. Tipos de directiva Pueden ser operativa o administrativa, dependiendo de su propósito.

15 Guía de Gestión Documental Tipos documentales Directiva operativa: Comunicación escrita, de carácter estratégico o táctico, que refleja el pensamiento del mando, para desarrollar y controlar acciones específicas del servicio de policía. MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICÍA NACIONAL Directiva administrativa: Comunicación escrita que se emite para dar cumplimento a procedimientos de carácter administrativo, establece las condiciones en que los factores de personal, sanidad, bienestar, docencia y logística deben ser colocados como apoyo de las operaciones policiales. Contempla todas las previsiones e instrucciones necesarias para respaldar el cumplimiento de la misión. Las direcciones y oficinas asesoras deben proyectar las directivas con firma del Director o Subdirector, previa revisión de la Oficina de Planeación. Clases de directiva Directiva permanente: Su vigencia comprende un período de tiempo indefinido que se determina a partir de la correspondiente fecha de expedición o de cualquier otra que se señale como iniciación de su vigencia. Las directivas permanentes deben ser modificadas o derogadas por el Director General de la Policía Nacional de acuerdo con la evaluación de los resultados obtenidos de su aplicación. Directiva transitoria: Cuando el tiempo de su vigencia es determinado entre dos fechas precisas. Se refiere a instrucciones para dar respuesta a situaciones de carácter temporal; comprende directrices para conducir actividades antes, durante y después del hecho que la originó. Estas serán firmadas por el Director General o Subdirector General de la Policía Nacional, siempre y cuando este último no se encuentre comprometido con alguna responsabilidad. DIRECCIÓN GENERAL DIRECTIVA OPERATIVA O ADMINISTRATIVA (PERMANENTE O TRANSITORIA) No. / SIGLA1 SIGLA2-23 APRUEBA - ORIGINA - TRD I. OBJETO Y ALCANCE Ciudad y Fecha D. M.A A. FINALIDAD Expresa de manera concreta el propósito que busca la Dirección General, mediante la emisión del documento. B. REFERENCIAS Se registran las disposiciones y órdenes relacionadas con la Directiva, incluyendo su denominación, número, fecha y epígrafe, ordenadas cronológicamente y enumeradas comenzando con el número 1, por la más antigua y de acuerdo con la jerarquía de las normas. C. VIGENCIA Indica el tiempo durante el cual tiene efecto el documento y determina el carácter de permanencia o transitoriedad. Si es PERMANENTE se registra A partir de la fecha de su expedición y si es TRANSITORIA se anota del al de 200. II. INFORMACIÓN Se exponen en forma global los aspectos ocurridos con anterioridad y que se relacionan con el tema de la directiva, así mismo los concernientes con el qué, dónde, cuándo, cómo, con qué, teniendo en cuenta participantes, lugar, fecha, hora, recursos, procedimientos, técnicas y definiciones. III. EJECUCIÓN A. MISIÓN GENERAL Describe en forma breve y precisa la misión de la Dirección General, frente a la filosofía institucional, relacionada con el tema de la directiva. B. MISIONES PARTICULARES Asigna las responsabilidades directas de las dependencias, en orden jerárquico y determina los recursos necesarios para el cumplimiento de la directiva. 1. Unidad con responsabilidad asignada TÍTULO (Ideal central del contenido de la directiva, en letras mayúsculas) 15

16 IV. INSTRUCCIONES DE COORDINACIÓN Relaciona las actividades que deben cumplir las unidades comprometidas en la directiva y que no se encuentran determinadas en las misiones particulares. Se enumeran con letras mayúsculas. A. Los gastos de pasajes y viáticos serán asumidos por cada Unidad. MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICÍA NACIONAL DIRECCIÓN GENERAL La firma, posfirma y cargo del Director General o Subdirector General se escribe al final del documento. GRADO, NOMBRES Y APELLIDOS Director General o Subdirector General DISTRIBUCIÓN CIRCULAR No. /SIGLA1-13 APRUEBA TRD Lugar y fecha, dd-mm-aaaa Para conocimiento Para cumplimiento PARA: DIRECCIONES Y OFICINAS ASESORAS 16 La distribución del documento es para cumplimiento cuando la unidad está comprometida con una de las responsabilidades asignadas, y es para conocimiento cuando la unidad no cumple, pero se requiere que esté enterada. La posfirma del revisado de la directiva debe corresponder al jefe de la Oficina de Planeación. REVISÓ, Firma, posfirma y cargo del Jefe Oficina de Planeación Elaborado por: Grado, Apellido y Nombre Revisado por: Grado, Apellido y Nombre Fecha de elaboración: Día - Mes - Año Archivo: C\Documentos\Directivas Todo lo anterior en letra arial 5, MAYÚSCULA Correo electrónico de la unidad que elabora el documento dirección y teléfono de la unidad. 1DS-DI-0001 Página 1 de 1 Aprobación: Ver: 0 Figura 3. Formato directiva 2.5. Circular Comunicación oficial de carácter general informativa o normativa, se utiliza para dar a conocer actividades internas, normas generales, políticas y asuntos de interés común de la Institución; será firmada por el Director General de la Policía Nacional. Asunto: Programa de Gestión Documental En cumplimiento a lo dispuesto en el Acuerdo 016 de 2005 por el cual se aprobaron las Tablas de Retención Documental de la Policía Nacional, los señores oficiales deberán adelantar las gestiones necesarias para que los Jefes de Archivo y Correspondencia de sus unidades den aplicabilidad a lo dispuesto en dicha norma. Atentamente, Firma, posfirma y cargo del Director General Anexo: Acuerdo 016 de 2005 en setenta y nueve (79) folios Elaborado por: Grado, Apellido y Nombre. Revisado por: Grado, Apellido y Nombre. Fecha de elaboración: Día- Mes- Año. Archivo: C\Documentos\Circulares Todo lo anterior en letra arial 5, MAYÚSCULA Correo electrónico de la unidad que elabora el documento dirección y teléfono de la unidad. 1DS-CI-0001 Página 1 de 1 Aprobación: Ver: 0 Figura 4. Formato circular 2.6. Instructivo Documentos de cobertura general, de un tema concreto y específico, de vigencia indeterminada; está orientado a reiterar, aclarar o adicionar aspectos del servicio señalados en las disposiciones anteriores. Deben ser proyectados por

17 Guía de Gestión Documental Tipos documentales las direcciones y oficinas asesoras para la aprobación del Director o Subdirector General de la Policía Nacional, previa revisión de la Oficina de Planeación. Se autoriza la elaboración y firma de instructivos de carácter interno a los directores, jefes de oficinas asesoras, comandantes de región, policías metropolitanas, departamentos de Policía y escuelas de formación, siempre y cuando estén alineados con las instrucciones emitidas por el mando y demás normas y reglamentos de carácter institucional. MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL Ciudad y Fecha, dd-mm-aaaa. POLICÍA NACIONAL UNIDAD QUE ORIGINA INSTRUCTIVO No. / SIGLA1 SIGLA2-70 APRUEBA - ORIGINA - TRD TÍTULO (Idea central del contenido del instructivo, en letra mayúscula, centrado y negrita) Cuerpo del documento Desarrolla la idea central a través de una breve introducción, un propósito y un despliegue del tema, asigna responsabilidades concretas de intéres institucional que deben cumplir las unidades comprometidas. Relaciona en forma sucinta los antecedentes o aspectos relacionados con la situación. Elaborado por: Grado, Apellido y Nombre Revisado por: Grado, Apellido y Nombre Fecha de elaboración: Día - Mes - Año Archivo: C\Documentos\Instructivo Firma, posfirma y cargo de quien emite el instructivo Todo lo anterior en letra arial 5, MAYÚSCULA Correo electrónico de la unidad que elabora el documento dirección y teléfono de la unidad. 1DS-IN-0001 Página 1 de 1 Aprobación: Ver: 0 Figura 5. Formato instructivo 2.7. Mapa de procesos Es la representación gráfica que permite observar de manera global el conjunto de procesos que realiza la Institución para el cumplimiento de su misión. En esta se evidencia la interacción de los procesos para transformar las necesidades de la comunidad en satisfacción por el servicio de Policía prestado (como se observa en la figura 6) Caracterización de procesos Documento que describe todas las actividades que integran un proceso, es presentado en forma sistémica mediante el ciclo de gestión (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). Permite identificar las entradas, actividades, puntos críticos de control, responsables y salidas de los resultados (productos y servicios). Es aplicable a los procesos identificados en el Modelo de Operación por Procesos (Gerenciales, misionales, soporte, evaluación y mejora). Los componentes básicos de la caracterización de un proceso son: Nombre del proceso. Dueño del proceso. Objetivo del proceso. Alcance del proceso. Procesos Proveedores. Entradas. Actividades. Salidas. Procesos Clientes. Documentos asociados. Fundamento legal. Requisitos aplicables. Interacción de los procesos. Instrumentos de seguimiento y evaluación. Recursos. Elaborado por. 17

18 Figura 6. Mapa de procesos Policía Nacioal Revisado por Aprobado por En cuanto al texto se deberá utilizar papel tamaño carta, fuente Arial 9, a un espacio, conservando las siguientes márgenes: superior 2 cm, inferior 2 cm, derecho 2 cm, izquierdo 2 cm, sin dejar sangría. Como se observa en la figura Documentación de la descripción de los procedimientos Es la forma específica de visualizar un conjunto de acciones que se requiere para cumplir las actividades críticas de un proceso; permite ampliar la capacidad de análisis y comprensión de acuerdo como se observa en la figura 8. 18

19 Guía de Gestión Documental Tipos documentales POLICÍA NACIONAL FORMATO MODELO CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Página 1 de 1 Código: IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO Fecha: DE APROBACIÓN Versión: NOMBRE DEL PROCESO: Describe la identificación de lo que se está haciendo dentro de la entidad pública. DUEÑO DE PROCESO: Identifica el cargo del funcionario dueño del proceso, es el máximo responsable de la ejecución y verificación del cumplimiento de los objetivos del proceso que ha sido asignado mediante Acto Administrativo. Debe conocer con claridad el alcance y los límites de su proceso, para coordinar las actividades de los responsables y miembros del equipo de trabajo. OBJETIVO DEL PROCESO: Describe de manera más detallada el logro específico que se espera alcanzar en la ejecución del proceso, es decir, los resultados que cumplan con los requisitos previamente definidos. ALCANCE DEL PROCESO: Identifica la actividad inicial y la actividad final del proceso y quienes lo aplican. PROCESOS PROVEEDORES Son los procesos del Sistema de Gestión Integral que le entregan sus salidas a este proceso o personas que entregan algún insumo o materia prima requerida para el proceso. Quién provee. ENTRADAS Se refiere a los insumos, materias primas y/o información que se requiere para llevar a cabo el proceso. Qué necesito. ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad. Nombre de la actividad macro. Es toda persona que realiza actividades en los procesos. Quién lo hace. SALIDAS Se refiere a los resultados (productos) que se obtienen al ejecutar las actividades del proceso. Qué entrego. PROCESOS CLIENTES Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. A quién se lo entrego. DOCUMENTOS ASOCIADOS Se nombran los documentos que permiten apoyar las actividades (manuales, registros, internos, externos). Con qué me apoyo. FUNDAMENTO LEGAL Relación de las normas legales que fundamentan el proceso. Se debe incluir el título de la norma a que se hace referencia y los artículos que aplica (leyes, decretos, resoluciones, ordenanzas, acuerdos y tratados internacionales). REQUISITOS APLICABLES NORMA NTC-GP 1000:2004 MECI 1000:2005 OTROS REQUISITOS Se refiere a los requisitos de la norma que tienen relación con el proceso. Se refiere a los requisitos de la norma que tienen relación con el proceso. Otras normas de cumplimiento por los entes de control. INTERACCIÓN DE LOS PROCESOS PROCESO 1: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactuán para generar valor, y que transforman elementos de entrada de resultados. PROCESO 2 PROCESO 3 PROCESO 4 PROCESO N INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN INDICADORES DE GESTIÓN: Son mecanismos que permiten controlar el comportamiento de factores críticos en la ejecución de los procesos, permite establecer el grado de avance o logro del objetivo del proceso y de los resultados esperados del proceso, en relación con el producto o servicio. RIESGOS: (Ver mapa de riesgos). En la caracterización de los procesos se deben enunciar los posibles riesgos que impidan el cumplimiento del objetivo del proceso, bajo los lineamientos metodológicos establecidos por la política administración del riesgo. PUNTOS DE CONTROL: Conjunto de acciones o mecanismos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos. Los controles se diseñan para las actividades tomando como base los procesos identificados y las políticas de operación. RECURSOS HUMANOS: (Cargos) Son los cargos que intervienen en el proceso. INFRAESTRUCTURA: (Recursos fisícos o logísticos) Son los recursos que intervienen en el proceso. ELABORADO POR: Funcionario quien elabora y propone el proceso. REVISADO POR: Funcionario quien hace parte de la ejecución del proceso mayor jerarquía. APROBADO POR: Funcionario dueño del proceso. FECHA: FECHA: FECHA: Figura 7. Formato para la caracterización de los procesos 19

20 MODELO Página 1 de 1 Código: Identificación del documento. Fecha: De aprobación. DOCUMENTACIÓN PROCEDIMIENTO POLICÍA NACIONAL Versión: NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Describe las actividades, objeto de este diagrama. OBJETIVO: Describe de manera más detallada el logro específico que se espera alcanzar en la ejecución del procedimiento, es decir, los resultados que cumplan con los requisitos previamente definidos. ALCANCE: Identifica la actividad inicial y final del procedimiento y a quién aplica. DOCUMENTO ENTRADA DEPENDENCIA RESPONSABLE DE LA EJECUCIÓN DE LA ACTIVIDAD ES AQUEL O AQUELLAS DEPENDENCIAS QUE DEBEN GARANTIZAR LA EJECUCIÓN TOTAL DE LAS ACTIVIDADES DESCRITAS EN EL PROCEDIMIENTO JEFE ÁREA 1 (NOMBRE DEL ÁREA O GRUPO) JEFE ÁREA 2 (SECRETARIA GENERAL) JEFE ÁREA 3 (ARCHIVO GENERAL) JEFE ÁREA 4 DOCUMENTO SALIDA DESCRIPCIÓN CARGO RESPONSABLE PUNTO DE CONTROL DOCUMENTO ASOCIADO FUNDAMENTO LEGAL DOCUMENTOS QUE ENTRAN A LA ACTIVIDAD ENUNCIAR LA ACTIVIDAD O TAREA QUE DA INICIO AL PROCEDIMIENTO 1 Descripción de cada una de las actividades que garantizan el logro del procedimiento. Es aquel o aquellos funcionarios que deben garantizar la ejecución total de las actividades descritas en el procedimiento. Conjunto de acciones o mecanismos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procedimientos. los controles se diseñan para las actividades tomando como base los procesos identificados y las políticas de operación. Relación de documentos actualizados que apoyan la descripción de las actividades y cómo se ejecutan. Relación de las normas legales que fundamentan el procedimiento. Se debe incluir el título de la norma a que se hace referencia. ENUNCIAR LA ACTIVIDAD O TAREA PREGUNTA 1 ENUNCIAR LA ACTIVIDAD O TAREA DOCUMENTOS QUE SALEN DE LA ACTIVIDAD O TAREA COMO PRODUCTO ENUNCIAR LA ACTIVIDAD O TAREA QUE FINALIZA EL PROCEDIMIENTO ANEXOS: Listado de los formatos que generan los registros obligatorios del procedimiento. GLOSARIO: Lista alfabética de términos y sus definiciones necesarias para la comprensión del procedimiento. ELABORÓ: FUNCIONARIO QUIEN ELABORA Y PROPONE EL PROCEDIMIENTO REVISO: FUNCIONARIO QUIEN HACE PARTE DE LA EJECUCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE MAYOR JERARQUÍA FECHA FECHA FECHA APROBÓ: FUNCIONARIO DUEÑO DEL PROCESO. Figura 8. Formato descripción de procedimientos 20

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