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1 Información de Interés Inf. 11/01 NORMAS DE LOS ESTADOS UNIDOS CONTRA EL BIOTERRORISMO: INSCRIPCIÓN DE INSTALACIONES Y NOTIFICACIÓN PREVIA Dentro de los planes establecidos por el gobierno de los Estados Unidos para mejorar su seguridad interior, como consecuencia de la nueva ley contra el bioterrorismo, que mencionamos anteriormente en nuestro informativo 10/01 de Octubre, se encuentra el nuevo sistema de control de la cadena de suministro de alimentos, para evitar la contaminación intencional o casual de los habitantes norteamericanos. Esta normativa, que es responsabilidad del Departamento de Salud, y es implementada a través del FDA, contemplaba originalmente las siguientes cuatro iniciativas: 1. Inscripción de las Instalaciones 2. Notificación Previa de los Embarques 3. Detención Administrativa de los Productos 4. Registro de las Operaciones Estas normas, que rigen a partir del próximo 12 de Diciembre, se traducen en nuevas obligaciones para los productores de alimentos y otorga mayores atribuciones para el FDA. A estas exigencias, se acaba de agregar una quinta, relativa al etiquetado de los productos señalados, que será publicada próximamente para su discusión, y se espera que sea efectiva a partir de Septiembre del A la fecha se encuentran publicadas oficialmente, en calidad de interinas hay un periodo de 75 días para evaluación por parte de las autoridades- las dos primeras, que 1

2 son precisamente las que tienen mayor importancia para los exportadores chilenos y que se detallan a continuación. Inscripción de Instalaciones: Todas las plantas elaboradoras o empacadoras de alimentos, drogas y/o cosméticos deben registrarse ante el FDA, al igual que las empresas que almacenan, estiban o manipulan estos productos. La inscripción se debe efectuar de preferencia por vía electrónica, a través de la página web del FDA, para lo cual se debe suministrar información relativa al nombre y ubicación de la planta, direcciones, teléfonos, s, persona de contacto y teléfono para emergencias, y otros antecedentes, incluyendo la designación de una persona que opere para estos efectos como Agente de la empresa en USA. Este Agente, que tiene la calidad de representante de la empresa extranjera ante las autoridades norteamericanas, ha resultado ser el punto mas complicado en muchos casos, porque si bien las exigencias son bajas residir en USA y tener una dirección con teléfono, donde se encuentre regularmente el Agente-, solo se puede tener un único Agente por empresa, lo que casi siempre termina por descartar a los clientes. Las empresas que se ofrecen para esta gestión cobran alrededor de US$300 a US$500 por año, lo que implica un gasto significativo, además de tener que confiar en una persona que no necesariamente es conocida para los exportadores. Hay que considerar que el Agente es la persona a quién notificará el FDA de cualquier requerimiento o duda, de modo que si no resuelve oportunamente lo solicitado, se corre el riesgo de retrasar el ingreso del embarque, quedando éste retenido varios días, o incluso semanas, con las consecuencias comerciales y financieras que ello implica. Adicionalmente, hay que considerar que se requiere inscribir cada instalación (planta procesadora, packing, frigorífico, etc), por lo que los costos del Agente pueden llegar a ser relevantes en algunos casos. El FDA al notificar al Agente cumple su obligación, y asume que contactar al exportador para resolver el requerimiento es responsabilidad del Agente, por lo que se recomienda tomar las precauciones del caso contratando a alguien que sea competente, y en lo posible dejando escritas sus obligaciones. El otro aspecto que hay que resolver en relación al Agente, es decidir si este será también la persona para los requerimientos de emergencia, ya que se permite alternativamente que el contacto para eventuales emergencias sea una persona de la empresa en Chile. 2

3 No requieren inscribirse las empresas de transporte terrestre; los predios agrícolas, y sus instalaciones, aunque realicen funciones de empaque, limpieza y otras operaciones menores, incluido el mantenimiento en frío, siempre que se procese exclusivamente productos del propio predio; las empresas que procesan alimentos que a su vez son insumos de otro proceso posterior, salvo que este último sea una operación menor como etiquetado, o simple embalado; las operaciones entre particulares y otros casos específicos. Una vez resueltos los temas anteriores, si le corresponde inscribirse, y si se ha llenado el formulario en borrador (está disponible en el ventada Información de Interés de nuestro sitio junto a las instrucciones de llenado) el proceso de inscripción resulta relativamente simple, requiriendo solo algún manejo del inglés. Para efectuar la inscripción se puede acceder directamente a través de la página web de inscripción, o mediante la página del FDA, que tiene un botón especial para estos efectos. Primero se debe crear como usuario del sistema (login), para lo cual el sistema le solicitará los datos de la empresa, y le pedirá que designe una clave de acceso (de no menos de 8 y no mas de 32 caracteres, y que contenga letras mayúsculas, minúsculas, números y caracteres especiales). Esta etapa termina con la designación de un nombre de usuario (username) que le indica que ya tiene creada la cuenta. Estos datos hay que registrarlos para poder acceder nuevamente al sistema. Después de creada la cuenta de usuario, se accede al sistema de Registro de Instalaciones, donde se deben ingresar los datos del formulario, por etapas, y si se comete algún error, el sistema le impide el acceso a la siguiente etapa, destacando en rojo los errores y omisiones, y también permite retroceder y revisar antes de enviar el documento, de modo que el proceso de llenado resulta bastante amigable. Cuando se envía el documento final, el proceso termina indicándo el Número de Registro y un código denominado PIN (que sirve para acceder al sistema cuando los registros se envían en papel), que se deben guardar. Finalmente, a la dirección de correo electrónico indicada en los datos del titular de la instalación, al igual que al del Agente designado, el FDA le envía un mail indicando que ha sido registrado, con una copia del registro de inscripción, para que confirmen su aceptación. El sistema permite modificar, consultar y anular el registro, por parte del propio usuario, debiendo informar cualquier cambio dentro de los 30 días de ocurrido. 3

4 Notificación Previa: Todos los alimentos destinados a USA deben ser notificados al FDA, como requisito previo para permitir su ingreso. Esta Notificación Previa tiene por objeto que tanto el FDA como la Aduana, efectúen un análisis de los riesgos asociados al ingreso del producto (tipo de alimento, productor, país de origen, consignatario, etc), para determinar las inspecciones y controles que realizarán a su llegada. Esta Notificación se debe hacer por vía electrónica, a través del sistema de comunicación de la Aduana norteamericana con sus usuarios, denominado ABI/ACS (Automated Broker Interface of the Automated Comercial System), o bien a través de la página del FDA, donde habilitarán un sistema para estos efectos (figura anunciada en el mismo acceso de la página de Inscripción). Se estima que el 80% de las notificaciones que esperan recibir diariamente se efectuará por el sistema ABI/ACS, el resto directamente por el sitio del FDA. La Notificación debe efectuarse como máximo al quinto día previo a la llegada de la mercadería, y como mínimo 4 horas antes de la llegada de la carga en los envíos aéreos y 8 horas en los marítimos. Esta notificación estaba contemplada originalmente que fuese efectuada por el custom broker (agente de aduana o forwarder a cargo del ingreso) en USA, ya que es quien opera la interfase con la Aduana, pero, en los últimos cambios se establece que cualquier usuario con conocimientos de los requerimientos, estaría habilitado para presentar la Notificación. Para poder presentar la Notificación, será necesario conocer los códigos asignados por el FDA y la Aduana norteamericana para el producto y tipo de operación, junto a los demás antecedentes requeridos de las empresas participantes en destino. La alternativa, que parece más lógica, es enviar los datos del formulario que son responsabilidad del exportador, al importador, cliente o broker en los Estados Unidos, en algún formato preestablecido, para que ellos agreguen los datos y códigos locales y presenten la Notificación. Una vez enviada la Notificación, se debe esperar la respuesta del FDA para recién estar seguros que el ingreso está autorizado y poder proceder a tramitar el ingreso a USA. Se exceptúan de este requerimiento los alimentos que portan los viajeros, para regalos o consumo personal, los productos en transbordo (que no saldrán del puerto), y los 4

5 alimentos producidos en instalaciones autorizadas por el USDA (carnes y huevos fundamentalmente). El formato exacto con los datos requeridos aún no está disponible, solo se conoce un borrador que sabemos tendrá algunas modificaciones, pero igualmente lo hemos puesto en nuestra página web para mejor información. Los datos que se exigirán, según el tipo de operación y producto son los que se detallan en el cuadro siguiente: 5

6 Los cambios a los antecedentes proporcionados, que ocurran con posterioridad a la notificación, pueden ser corregidos, si se trata del nombre de la nave o línea aérea, número del Conocimiento de Embarque, hora y fecha de arribo y cantidades embarcadas. En los demás casos, se deberá anular la Notificación y enviar una nueva. En relación a la obligación de guardar los registros de las operaciones por dos años, y a la facultad del FDA de detener los embarques que resulten sospechosos, aún no hay mas información que la proporcionada originalmente, sin embargo, su inicio sigue siendo oficialmente el día 12 de Diciembre. Es cuanto podemos informar sobre estas nuevas normas por el momento, y solicitamos a todos los afectados por ellas, revisar con sus clientes en USA la forma de envío de la información, para definir oportunamente los formatos que se requieran. Igualmente encarecemos preocuparse de que todas las empresas involucradas en la cadena de exportación, hasta el cliente final, que procesen, manipulen o almacenen sus productos, estén debidamente inscritos, para evitar rechazos que pueden tener altos costos. Smith y Cía. 17de Noviembre

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