MACROPROCESO GESTIÓN DE SOPORTE ACADÉMICO PROCESO APOYO A ESTUDIANTES BECA ORDEN AL MÉRITO ACADÉMICO JAVERIANO

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1 MACROPROCESO GESTIÓN DE SOPORTE ACADÉMICO PROCESO APOYO A ESTUDIANTES VERSIÓN: 6 FECHA: febrero de 2013 PROCEDIMIENTO BECA ORDEN AL MÉRITO REVISADO POR APROBADO POR Vicerrector Académico Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y mecanismos a través de los cuales se dará aplicación a la Política para el Fomento de la Excelencia Universitaria de los s Javerianos en cumplimiento del acuerdo 413 del 03 de mayo de 2006 del Consejo Directivo Universitario en lo concerniente a la Beca Orden al Mérito Académico Javeriano y posterior acuerdo 558 del 3 de octubre de ALCANCE Inicia con la postulación de los estudiantes que hayan recibido la Orden al Mérito Académico Javeriano en un programa de pregrado hasta la verificación en el sistema de recaudos que el valor de la matrícula ha sido completamente pagado. 3. CONDICIONES GENERALES Este procedimiento se rige por los reglamentos y estatutos de la Universidad, el acuerdo 413 del 3 de mayo de 2006 promulgado por el Consejo Directivo Universitario y el acuerdo 558 del 3 de octubre de 2011, el cual señala que únicamente los estudiantes de pregrado que hayan recibo la Orden al Mérito Académico Javeriano que sean admitidos en un programa de posgrado de la Universidad Javeriana de Bogotá, en los tres años siguientes a su graduación, podrán postularse como candidatos a una beca total o parcial del Fondo Orden al Mérito Académico Javeriano. La Beca Orden al Mérito Académico Javeriano sólo será para programas de posgrado ofrecidos por la Pontificia Universidad Javeriana en la Sede Central. Para postularse el candidato deberá hacerlo en la Vicerrectoría Académica mediante comunicación escrita dirigida al Directora de, en la cual manifiesta su voluntad de ser candidato a la beca parcial Orden al Mérito Académico Javeriano, anexando la carta de admisión en el programa de posgrado y copia del diploma que certifica que recibió dicha distinción. El cierre para las postulaciones como aspirante a la Beca Orden al Mérito Académico Javeriano se efectuará el último día hábil del mes de Mayo y el último día hábil del mes de Noviembre de cada año. Una vez efectuado el cierre, el Comité responsable contará con dos (2) semanas para decidir las condiciones y el porcentaje de la becas, teniendo en cuenta el número de postulantes y los recursos disponibles en el Fondo. Página 2 de 9

3 El Comité es autónomo de definir semestralmente las condiciones y porcentaje de la beca, teniendo en cuenta que el beneficio se otorga por mera liberalidad de la Universidad y el Fondo tiene recursos limitados. Los beneficiarios de la beca Orden al Mérito Académico Javeriano deben cursar matrícula completa durante todo su programa de posgrado, salvo que el currículo defina otra modalidad de matrícula. La beca cubrirá el periodo académico que va a cursar el beneficiario y no se incluyen pagos retroactivos, ni cursos de nivelación. El Comité será convocado por el Vicerrector Académico y estará conformado por un Decano Académico, un Decano del Medio Universitario, la Directora Financiera y la Directora de. El presupuesto y control de los recursos necesarios para la ejecución del Estimulo Beca Orden al Mérito Académico Javeriano deben ser presupuestados dentro del Fondo Patrimonial Voluntario de Becas, siendo la de la Vicerrectoría Académica la responsable de estas actividades, quien deberá anualmente proyectar el valor estimado del Fondo para el otorgamiento de las mismas. Página 3 de 9

4 4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 4.1 BECAS ORDEN AL MÉRITO No. 1 2 DESCRIPCIÓN Se postula en la Vicerrectoría Académica mediante comunicación escrita dirigida a la Directora de en la cual manifiesta su voluntad de ser candidato a la Beca Orden al Mérito Académico Javeriano, anexa copia del Diploma que certifica que recibió la Orden al Mérito Académico Javeriano en un programa de pregrado y carta de admisión al programa académico. Recibe la documentación y verifica que el aspirante haya sido admitido en un Programa de Posgrado. Así mismo verifica con la Secretaría General que el aspirante haya recibido la Orden al Mérito Académico Javeriano en su programa de pregrado. UNIDAD RESPONSABLES CARGO Profesional de 3 Convoca al Comité para decidir acerca de los beneficiarios y la asignación de recursos Vicerrectoría Académica Vicerrector Académico 4 Elabora el Acta del Comité Orden al Mérito Académico Javeriano Director de 5 Elabora la comunicación escrita dirigida al estudiante en la cual se otorga la beca e informa los requisitos con copia a la respectiva Facultad. Profesional de 6 Contacta al estudiante para informarle que ha sido beneficiario de la Beca Orden al Mérito Académico Javeriano o envía por correo certificado la comunicación al estudiante. Secretaria Página 4 de 9

5 No. DESCRIPCIÓN Si el estudiante no desea aceptar la Beca: UNIDAD RESPONSABLES CARGO 7 Envía comunicación escrita a la Directora de informando su decisión. En este momento finaliza el procedimiento. Si el estudiante acepta la Beca: Envía comunicación escrita a la Directora de confirmando su decisión. 8 Recibe la respuesta de aceptación por parte del estudiante. Directora de 9 Envía comunicación escrita a la Oficina de Apoyo Financiero solicitando la modificación de los recibos de matrícula y la aplicación efectiva de la Beca en el Sistema. Profesional de 10 Realiza el cambio de recibo de matrícula y la aplicación de la beca en el sistema. Ver procedimiento Facturación de matrícula de programas conducentes a título y registro de apoyos económicos (FI-P13-PR30). Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Largo Plazo 11 Envía correo electrónico al estudiante informándole sobre la aplicación de la beca al pago de la matrícula Profesional de 12 Efectúa el pago por el valor correspondiente 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento Beca Orden al Mérito Académico Javeriano. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: Página 5 de 9

6 SÍMBOLO NOMBRE DESCRIPCIÓN Terminal Indica el inicio y el fin del procedimiento Conector de rutina Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas. Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página o entre páginas. Conector de pagina Representa el enlace entre la última una página y la primera de la siguiente. actividad de Operación Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la unidad responsable y en el recuadro inferior la descripción de la actividad desarrollada en del procedimiento. Decisión o alternativa Indica el punto dentro del procedimiento en donde surgen posibles caminos alternativos. Documento Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento. Procedimiento predefinido Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la Facultad/Unidad. Archivo Representa el archivo de de documentos asociados al procedimiento. Rutina de Sistemas de Información Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de Información. Página 6 de 9

7 BECAS ORDEN AL MÉRITO INICIO Se postula en la Vicerrectoría Académica mediante comunicación escrita dirigida a la Directora de en la cual manifiesta su voluntad de ser candidato a la Beca Orden al Mérito Académico Javeriano, anexa copia del Diploma que certifica que recibió la Orden al Mérito Académico Javeriano en un programa de pregrado y carta de admisión al programa académico. Profesional de Recibe la documentación y verifica que el aspirante haya sido admitido en un Programa de Posgrado. Así mismo verifica con la Secretaría General que el aspirante haya recibido la Orden al Mérito Académico Javeriano en su programa de pregrado. Vicerrector Académico Vicerrectoría Académica Convocar al Comité para decidir acerca de los beneficiarios y la asignación de recursos Director de Elabora el Acta del Comité Orden al Mérito Académico Javeriano Profesional de Elabora la comunicación escrita dirigida al estudiante en la cual se otorga la beca e informa los requisitos con copia a la respectiva Facultad. Secretaria Contacta al estudiante para informarle que ha sido beneficiario de la Beca Orden al Mérito Académico Javeriano o le envía por correo certificado la comunicación. NO Desea aceptar la beca? SI Envía comunicación escrita a la Directora de informando su decisión. Envía comunicación escrita a la Directora de confirmando su decisión. 1 A Página 7 de 9

8 BECAS ORDEN AL MÉRITO A Directora de Recibir la respuesta de aceptación por parte del estudiante. Profesional de Envía comunicación escrita a la Oficina de Apoyo Financiero solicitando la modificación de los recibos de matrícula y la aplicación efectiva de la Beca en el Sistema Oficina de Apoyo Financiero Coordinador de Largo Plazo Realiza el cambio de recibo de matrícula y la aplicación de la beca en el sistema. Ver procedimiento Facturación de matrícula de programas conducentes a título y registro de apoyos económicos (FI-P13-PR30) Profesional de Envía correo electrónico al estudiante informándole sobre la aplicación de la beca al pago de la matrícula. Efectúa el pago por el valor correspondiente. 1 FIN Página 8 de 9

9 7. DOCUMENTOS ASOCIADOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO INTERNO NOMBRE Procedimiento Facturación de matrícula de programas conducentes a título y registro de apoyos económicos EXTERNO Página 9 de 9