PLAN ESTRATÉGICO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN COMITÉ INFORMÁTICO ESPOCH 2002

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2 Revisión : 1 Página 2 de 12 CONTENIDO CONTENIDO... 2 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN... 3 ANÁLISIS DEL PROBLEMA... 3 ESCENARIO 1: LA ESTRUCTURA... 3 ESCENARIO 2: DEL PARQUE INFORMÁTICO... 4 ESCENARIO 3: DE LOS PLANES DE ACCIÓN... 4 ANÁLISIS DE LOS INVOLUCRADOS... 5 ÁRBOL DE PROBLEMAS... 6 ARBOL DE OBJETIVOS... 7 ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS... 8 MATRIZ DE MARCO LÓGICO PESI... 11

3 Revisión : 1 Página 3 de 12 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ANÁLISIS DEL PROBLEMA La Escuela Superior Politécnica del Chimborazo, ESPOCH, busca aportes y criterios de varios sectores de docentes, estudiantes, empleados y trabajadores; en la perspectiva de garantizar su desarrollo sostenido, a través de un tratamiento prudente que no despierte susceptibilidades ni previas reacciones resistentes al cambio. Se iniciará la realización de este proyecto procediendo a identificar las principales necesidades insatisfechas, para definir estados negativos existentes que el proyecto pretende satisfacer o mejorar, para programar y priorizar un conjunto de actividades institucionales enfocadas a mejorar la calidad de los productos y servicios informáticos que se entregan a estudiantes, docentes, empleados y trabajadores de la institución. La ESPOCH cuenta con una estructura informática misma que ha venido de desempeñar sus actividades respondiendo a necesidades y dificultades del momento y no a un desarrollo planificado que brinde apoyo tecnológico que requirieren las actividades académicas científicas y administrativas. La Estructura Informática de la ESPOCH se resume en el siguiente gráfico: COMITÉ INFORMÁTICO CENTRO DE COMPUTO Y SISTEMAS FACULTADES UNIDAD INFORMÁTICA / LABORATORIO UNIDAD INFORMÁTICA / LABORATORIO UNIDAD INFORMÁTICA / LABORATORIO UNIDAD INFORMÁTICA / LABORATORIO ESTRUCTURA INFORMATICA DE LA ESPOCH Partiremos del análisis de la estructura informática de la ESPOCH para dividiéndolo en escenarios analizar: ESCENARIO 1: LA ESTRUCTURA Comité informático: Conformado por el Señor Rector o su delegado (Presidente del Comité Informático), quien presidirá; el Director del Departamento de Cómputo y Sistemas; El Decano de la Facultad de Informática y Electrónica; el Coordinador del área de Sistemas del Departamento de Cómputo y Sistemas; un Representante estudiantil de la Facultad de Informática y Electrónica; el Presidente de la Asociación de Profesores o su delegado que será profesor de la Facultad de Informática y Electrónica. Tiene como deber fundamental delinear las políticas del desarrollo informático institucional y ponerlas a consideración del H. Consejo Politécnico. Establecer relaciones de cooperación con organismos regionales, nacionales e internacionales. Aprobar, asesorar y supervisar la elaboración de planes y proyectos de desarrollo informático institucional. Evaluar el desempeño y buen uso de los recursos informáticos institucionales (RRHH, Hardware, Software).

4 Revisión : 1 Página 4 de 12 Departamento de computo y sistemas: Conformado por el Director departamental; personal docente; personal técnico; personal administrativo. Frente a las actividades académicas institucionales, es un departamento de apoyo académico encargado de la asignación de docentes para impartir materias de computación. Para esto cuenta con personal docente con nombramiento y a contrato a su cargo. Frente a las actividades del comité informático institucional, se convierte en el organismo encargado de operatizar las resoluciones y políticas institucionales definidas por este organismo a través del desarrollo e implantación de proyectos, apoyo y soporte técnico oportuno a las facultades, departamentos y unidades de la institución. Para esto cuenta con personal técnico con nombramiento y contrato a su cargo. Unidad informática / laboratorio por facultad: Son unidades informáticas y/o laboratorios de cómputo administrados directamente por cada facultad por lo que a cargo de esta unidad se encuentra un técnico con formación en el área de la informática. Partiendo de esta premisa, esta estructura informática viene de trabajar de forma separada y en algunas ocasiones duplicando esfuerzos y funciones por la falta de una integración más directa y relacionada con la Estructura Organizativa de la ESPOCH. Lo que ha provocado que la comunicación y el ajuste mutuo del nivel directivo y ejecutivo quede truncado, aislado e incluso subutilizado; redundando en el desarrollo deficiente de actividades. ESCENARIO 2: DEL PARQUE INFORMÁTICO Por otro lado existe una distribución del parque informático (entendiéndose Hardware y Software) no enmarcada en una necesidad tecnológica seria. Se tiene así el caso de la existencia de equipos e infraestructura de punta dentro de facultades o departamentos donde el apoyo informático es más bien orientado a la administración, perjudicándose a las facultades con carreras en que la participación continua con los avances tecnológicos computacionales son vitales. De manera similar ocupa la atención la noción de un irracional abuso de la obtención de software de dudosa procedencia y más aún carente de garantías y licenciamiento, lo que puede conllevar a sanciones por parte de ESPOCH dedicadas a evaluar la legalidad del Software Realizados sondeos y palpando la situación real, el Comité Informático concluye en que no se tiene un control y una visión adecuada de los componentes del parque informático, en los sentidos de compra y distribución de equipos dentro de los estamentos de la Institución a la vez de una muy escueta información de lo que realmente lo conforma, y más aún el estado de los mismos, en desmedro de su razón de apoyo a las tareas pedagógicas administrativas del usuario final: alumnado, profesorado y área administrativa. ESCENARIO 3: DE LOS PLANES DE ACCIÓN La administración adecuada de un área inherente al eficaz funcionamiento de una institución está íntimamente relacionada con los Planes y Programas con los que se maneje el comportamiento y espectro de las acciones de la Estructura Informática: manejo de Sistemas de Información y Tecnologías de la Información. Existe muy poco en cuanto a planificación informática; lo poco que no devuelve los resultados esperados. El Comité Informático, como gestor de la definición de políticas de operación y desarrollo informático debe interesarse en que la planeación se base en estrategias de administración aplicable y consultiva para la aplicación continua.

5 Revisión : 1 Página 5 de 12 ANÁLISIS DE LOS INVOLUCRADOS A partir de los escenarios identificamos los siguientes involucrados. ACTOR INVOLUCRADO Alta Dirección de la institución: Rectoría. Área Administrativa. Comité Informático Administradores de Centros de Cómputo / UI Administradores de Red REYCIT Instructor del Centro de Computo Área Académica. Profesorado, Alumnado Público Externo e Interesados INTERESES Y EXPECTATIVAS EN EL PROYECTO APORTES FAVORABLES EN EL PROYECTO Proyección institucional. Agiliza toma de decisiones. Hace parte del consejo directivo. APORTES DESFAVORABLES EN EL PROYECTO Poca comunicación a nivel institucional. Consecución y manejo de Experiencia en el sector Falta de presupuesto recursos financieros. educativo. para el proyecto. Difundir la institución. Perfil profesional. Poco aprovechamiento de las relaciones públicas. Incrementar y garantizar la demanda por el servicio de los Sistemas de Información y el Control de los Recursos Uso, manejo y disposición de información clara y oportuna. Manejo y disposición de los recursos involucrados en la red REYCIT. Satisfacer necesidades de los usuarios del Centro de Cómputo y apoyo a la administración de la misma. Satisfacer necesidades de capacitación. Contribución al desarrollo institucional. Uso, Disposición de Recursos de acuerdo a las necesidades Cubrir los requerimientos de información sobre actualizaciones, planes de estudio, y avances en la Institución Experiencia en el sector Saturación de educativo. funciones. Asesoría tecnológica Poca comunicación de académica. Gestión para doble vía. Dirección - el logro de alianzas, Departamentos. convenios, promoción Demasiadas funciones institucional, etc. operativas. Conocimiento de cargo. No existe relación directa actual Conocimiento de cargo. Conocimiento de cargo Sentido de pertenencia (apropiación). Relaciones intersectoriales. Ideas, sugerencias, comentarios Interés acerca de los avances científicos, tecnológicos y herramientas de apoyo desarrolladas y a disposición No existe relación directa actual No existe relación directa actual Saturación de funciones. Falta de estructuración del Área Escepticismo al cambio Escepticismo al cambio, falta de conocimiento de las actividades en el campus institucional

6 Revisión : 1 Página 6 de 12 ÁRBOL DE PROBLEMAS Sistemas de Información Subutilizados Inadecuado servicio de los Sistemas de Información y Cómputo en la ESPOCH Deficiente Administración de las Unidades Informáticas y Centros de Cómputo Relación de Interdependencia incorrecta entre las áreas de la Estructura Informática Distribución del Parque Informático sin criterio tecnológico y de prioridades Poca Aplicación de Planes del Área Informática Falta de Claridad en la distribución funcional del RRHH de la Estructura Informática No puntualización de Políticas Claras para el Mantenimiento y Adquisición del Parque Informático Inadecuadado Manejo de la Documentación Políticas de Administración poco implementadas de manera continua Situación poco adecuada Orgánico Funcional del Área Informática y Sistemas con respecto a la Estructura de la ESPOCH Catalogarización de Bienes e Infraestructura Informática Escueta No aplicación de las políticas de regulación de licenciamientos de productos Poca aplicación de Normas y Estándares del Medio Control Inadecuado de Recursos Irregular Capacitación en Políticas, Normas y Estándares de administración Informática de los responsables de áreas

7 Revisión : 1 Página 7 de 12 ARBOL DE OBJETIVOS Sistemas de Información Optimos Eficiente servicio de los Sistemas de Información y Cómputo en la ESPOCH Eficiente Administración de las Unidades Informáticas y Centros de Cómputo Relación de Interdependencia organizada en la Estructura Informática Distribución del Parque Informático de acuerdo a necesidades, recursos, prioridades Aplicación de Planes del Área Informática Funciones definidas del RRHH de la Estructura Informática Establecimiento de Políticas Claras para el Mantenimiento y Adquisición del Parque Informático Estructura de Documentación Normada Políticas de Administración revisadas de manera continua Estructura Orgánico Funcional del Área Informática y Sistemas de Apoyo Acordes a la nueva Organización de la ESPOCH Catalogarización de Bienes e Infraestructura Informática continua y miniciosa Definición de lineamientos de licenciamientos de productos Aplicación de Normas y Estándares del Medio Control Recursos Eficiente Capacitación en Políticas, Normas y Estándares de administración Informática de los responsables de áreas de manera continua

8 Revisión : 1 Página 8 de 12 ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS Establecer la situación de la distribución Informática dentro de la Escuela Superior Politécnica del Chimborazo y buscar las alternativas adecuadas de gestión de los Sistemas de Información es la razón de ser del presente análisis; considerando la importancia de configurar una correcta estructura informática misma que deberá asesorar y facilitar con apoyo informático de calidad de los productos y servicios que se generan en las demás estructuras de la institución. Las alternativas se irán explicando y exponiendo en detalle en cada uno de los manuales de gestión. Por lo que el Plan Estratégico de Sistemas de Información PESI, requiere del desarrollo de los siguientes documentos guías de procesos y manuales de gestión: Organización de la Estructura de Computo Administrativo, Organización y Sistemas. - A1 Obtener un excelente servicio de los sistemas de información y computo de la ESPOCH. Establecer una relación de interdependencia organizada en la estructura informática. Lograr una estructura orgánico funcional del Área informática y Sistemas de Apoyo acordes a la nueva organización de la ESPOCH. Establecer funciones definitivas del RRHH de la Estructura Informática. Presidente del Comité Informático y el Director del Departamento de Computo y Sistemas Este documento pondrá a disposición una organización del personal que conforma toda la estructura informática, sus funciones y relaciones de interdependencia como entes de apoyo de la institución Establecimiento del Reglamento Interno del Comité Informática de la ESPOCH.- ( Incluido en A1) A2 Lograr una eficiente administración de las Unidades de Informáticas y Centros de Computo. Comité Informático, Departamento de Computo y áreas de apoyo. Lineamientos documentados de la Interrelación, participación y reglamentación de las funciones encargadas al comité informático como ente directivo en la estructura informática de apoyo. Consta de los artículos que norman las responsabilidades de la alta dirección en aspectos de sistemas de información en la ESPOCH Control de adquisición y uso de Bienes y Servicios Informáticos. - A3. Establecimiento de políticas claras para la adquisición y el mantenimiento del Parque Informático. Lograr una categorización de bienes e infraestructura informática continua y minuciosa. Jefe del departamento financiero, Jefe de la unidad de Adquisiciones, Presidente del Comité Informático.

9 Revisión : 1 Página 9 de 12 Contiene los lineamientos para la adquisición de hardware y software, con un análisis significativo de las necesidades de cada departamento y área educativa en función de su incursión o niveles de profundidad en la ciencia y tecnología. Así mismo enmarca a manera de manual de operaciones, el control a nivel de inventarios de todo el parque informático de la institución dirigiendo el enfoque a una administración y optimización de recursos. Plan de Contingencia de Sistemas de Información - A4. Establecer y aplicar planes que permitan salvaguardar la integridad de los sistemas de información que son responsabilidad de la estructura informática. Comité Informático, Departamento de Computo y áreas de apoyo. Primeramente se define como el conjunto de actividades sistematizadas y estructuradas que conllevarán a prever y garantizar el buen desenvolvimiento de los Sistemas de Información frente a los posibles riesgos que puedan presentarse. Contiene un conjunto de procedimientos alternativos a la forma de operar "normal" de cada subestructura. Esta herramienta ayudará a que los procesos críticos en materia de apoyo informático de la ESPOCH continúen funcionando a pesar de posibles fallas; es parte integral de un proyecto y sólo es aplicable por un periodo de tiempo corto y bajo condiciones de emergencia. Seguridad Física y Ambientación de los Laboratorios y Centros de Computo - A5. Lograr un ambiente seguro y propicio para el desenvolvimiento optimo de los laboratorios y Centros de Computo a través de la capacitación continua en políticas, normas y estándares de administración a los responsables. Aplicar normas y estándares del medio. Personal encargado de lo laboratorios y Centros de Computo. La seguridad de los laboratorios de computo, del centro de computo de la administración central, de su personal, de la información y de la documentación, es fundamental para asegurar el cumplimiento de los objetivos la estructura informática. El establecimiento de procedimientos y medidas de este documento están destinados a salvaguardada: los laboratorios de computo y unidades informáticas en su estructura física, al personal, sus procedimientos operacionales, la información y documentación generada contra cualquier evento natural o humano que de forma intencional o por accidente puedan afectarlos. El presente documento provee lineamientos de orden general y procedimientos de seguridad para los laboratorios de computo y unidades informáticas, correspondiendo a cada uno de ellos, el incorporar aspectos específicos que cubran sus necesidades particulares Manual de procedimientos informáticos para el uso de laboratorios de computo e Internet - A5 Lograr un manejo adecuado de los recursos de los laboratorios de computo e internet a través de la aplicación del contenido de este manual.

10 Revisión : 1 Página 10 de 12 Personal encargado de los laboratorios de cómputo y unidades informáticas. Contendrá a manera de guía reglamentaria los tópicos relacionados a la administración adecuada de los laboratorios de cómputo y unidades informáticas. Aquí se deben definir políticas y normas del uso de los recursos, espacios y tiempo en que los usuarios manejan los Sistemas de Información y el servicio de Internet que provee la institución. Cada lineamiento se enfoca al comportamiento de los involucrados para la consecución de un escenario armónico y de convivencia: estudiantes, docentes, administradores y su interrelación. Políticas y estándares institucionales en materia de informática y Sistemas de Información (Incluido en A1) A6 Lograr una estructura orgánico funcional del Área informática y Sistemas de Apoyo acordes a la nueva organización de la ESPOCH. Establecer funciones definitivas del RRHH de la Estructura Informática. Comité Informático, Departamento de Cómputo y Sistemas. Contiene las políticas de administración de RRHH en relación con la capacitación de los involucrados en el desenvolvimiento de la Estructura Organizativa de la ESPOCH. Y su administración en materia de Sistemas de Información. Criterios sobre las alternativas: Criterios Alternativas A1 A2 A3 A4 A5 A6 Participación que permite al grupo meta Posibilidad de cooperación interinstitucional Contribución a una proyección sostenible Costos que tiene para la institución Grado de innovación Tiempo requerido del grupo meta Factibilidad para desarrollar esta alternativa, según la misión de la institución Contribución a equidad de género Factibilidad de Financiamiento Otros: Suma de los signos Significa: Muy ventajoso ++++ Significa: Más o menos ventajoso ++ Significa poco ventajoso Se propone para la realización de estas actividades ocupar la misma fuerza en RRHH que posee la Estructura Informática, sumada a la operatividad del estudiantado de las carreras afines en lo tecnológico y administrativo, buscando de esta manera la reducción de costos.

11 Revisión : 1 Página 11 de 12 MATRIZ DE MARCO LÓGICO PESI RESUMEN NARRATIVO DE INDICADORES OBJETIVOS VERIFICABLESOBJETIVAMENTE FIN El Plan Estratégico de Sistemas de Información Contribuirá con un Esquema de Pasos, Estrategias Y Procesos de Acuerdo a Normas Y Estándares para la Administración de Sistemas de Información PROPÓSITO La aplicación del Plan Estratégico de Sistemas de Información logrará una mejor administración del recurso informático (tanto lógico como físico y de personal) de la ESPOCH en apoyo a todas las áreas de la estructura administrativa de la Institución (niveles Operativo, de Apoyo Ejecutivo y Directivo) PRODUCTOS/COMPONENTES Disminución en tiempos de toma de decisiones. Organización y disponibilidad de la Información, así como su veracidad. Conocimiento preciso de los recursos en Sistemas de Información existentes para una mejor distribución y administración. Planificación Organizada de las estrategias. Al final del se tendrá: Un nivel de apoyo y asesoría de calidad a la nueva estructura de organización y relaciones de la ESPOCH. Normativas la participación de las áreas de este nivel en relación a su actuación como Comisión Informática. Estrategias concisas para el correcto desempeño de los Sistemas y Tecnologías de Información de a ESPOCH tanto como Hardware como Software y Personal MEDIOS DE VERIFICACION Información Primaria y Secundaria de los Organismos de Decisión y Ejecución de Políticas Informáticas: Comité Informático, Centro de Cómputo (subáreas informáticas) Información de los Organismos de Decisión y Ejecución de Políticas Informáticas: Comité Informático, Centro de Cómputo (subáreas informáticas) SUPUESTOS Existencia de los Organismos de Decisión y Ejecución de Políticas Informáticas: Comité Informático, Centro de Cómputo (subáreas informáticas) en la estructura actual de la ESPOCH, con una organización y reglamentos guías La existencia de deseo del cambio a una mejor estructura con políticas, estrategias y normativas a mayor escala que la que se encuentra vigente. Compromiso y apoyo en los requerimientos de la Información El PESI requiere obtener los siguientes documentos guías de procesos: Organización de la Estructura de Computo Administrativo, Organización y Sistemas. Establecimiento del Reglamento Interno del Comité Informática de la ESPOCH. Control de adquisición y uso de Bienes y Servicios Informáticos. Plan de Contingencia. Seguridad Física y Ambientación de los Laboratorios y Centros De Cómputo. Manual de procedimientos informáticos para el uso de laboratorios de computo e Internet Políticas y estándares institucionales en materia de informática y Sistemas de Información Propuesta de estructura buscando a mejor eficiencia y eficacia como Nivel de Apoyo Documento en el que se norma al Comité Informático en función a sus deberes y obligaciones. Manual de Procedimientos y normas para la adquisición de equipos o la contratación de servicios como consultorías o desarrollo. Guía de procedimientos en caso de Problemas y para la Seguridad en e manejo de Sistemas de Información y Equipamiento. Manual de procedimientos informáticos para el uso adecuado de laboratorios de computo e Internet Programa estratégico institucional de desarrollo informático Organigramas Institucionales Descripción de Puestos / Funciones Reglamentos del Comité Informático Reglamentos del Departamento de Adquisiciones Manuales Internos s de Medio (REICYT) Estándares relacionados ISO Cuestionario de Controles de Funcionamiento ( a los Administradores) Inventario de equipos Reportes de cada Unidad Informática Inventario de Software Inventario de aplicaciones desarrolladas. Acuerdo de Licencias existentes Resultados de Encuestas dirigida a los usuarios finales de los servicios: Profesores, alumnos, personal administrativo Las evaluaciones a cada subárea informática (laboratorios, centros de cómputo) y a los usuarios finales son presentadas por cada responsable respectivamente.

12 Revisión : 1 Página 12 de 12 ACTIVIDADES Identificar el entorno organizacional para el (ESPOCH, Comité Informático) actual y propuesta de reestructuración Estudiar las normativas y regulaciones vigentes y propuesta Reglamentaria. Realizar un alcance de la actividad anterior para la adquisición de equipos y contratación de servicios. Identificar los Problemas y Riesgos, y obtención de un Plan de Contingencias. Desarrollar una Guía de Seguridad Física y Ambientación de los Laboratorios y Centros De Computo, según los estándares del medio. Establecer el Manual de procedimientos informáticos para el uso de laboratorios de cómputo e Internet. Obtener a partir de los documentos anteriores un conjunto de Estrategias, Políticas y estándares institucionales en materia de informática y Sistemas de Información No se aplica presupuesto en la fase del establecimiento del Plan No se aplica presupuesto en la fase del establecimiento del Plan Se supone el apoyo en los gastos de transporte y uso de equipo de escritorio, así como e proporcionar las facilidades para la obtención de Información

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