VERIFIQUE EN EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIG QUE ESTA ES LA VERSIÓN VIGENTE ANTES DE UTILIZAR EL DOCUMENTO

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1 CONTROL DE CAMBIOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 30/11/2012 Página: 1 de 22 Versión Fecha Descripción de la modificación 01 23/09/2011 Inicial 02 30/11/2012 AUTORIZACION Modifico nombre del proceso, Código del Procedimiento, Ajuste de definiciones, responsables, y flujograma VERIFIQUE EN EL LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIG QUE ESTA ES LA VERSIÓN VIGENTE ANTES DE UTILIZAR EL DOCUMENTO

2 Fecha: 30/11/2012 Página: 2 de OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para la administración de los servidores con que cuenta la UAESP. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la supervisión de servicios de Redes e Internet y finaliza con la administración del Sistema Operativo en un Servidor. 3. INSUMOS Software de antivirus (IP) Software especializado para Administración de Servicios y Aplicativos(IP) Software para instalar Servicios, Aplicativos y Sistemas Operativos en (IP) Manuales de aplicativos y software(ip) 4. PRODUCTOS en óptimo funcionamiento con sus respectivos Servicios y Aplicativos(IS) 5. NORMATIVIDAD Ver Normograma 6. DEFINICIONES Acceso Remoto: Acceder desde una computadora a un recurso ubicado físicamente en otra computadora que se encuentra geográficamente en otro lugar, a través de una red local o externa

3 Fecha: 30/11/2012 Página: 3 de 22 Centro de Computo: Espacio físico de una empresa o entidad donde se alojan los servidores y equipos de comunicaciones; contando con la seguridad, ventilación, protección eléctrica y contra incendios que aseguren el funcionamiento y operatividad de la red con una alta tasa de disponibilidad. Controlador de Dominio: Sistema de Software por medio del cual se realiza la autenticación y acceso a la red corporativa y recursos informáticos de la Unidad, por medio de un conjunto de reglas de seguridad y autenticación. IMAP Internet Message Access Protocol: Protocolo que permite obtener los mensajes de correo electrónico almacenados en un servidor remoto. Posee varias ventajas sobre Pop asociadas a la visualización remota de los recursos de correo electrónico asociados. Log de : Archivos de texto que se crean y administran automáticamente por un servidor y en donde se almacena toda la actividad que este realiza dependiendo de su implementación y/o configuración. Pop - Post Office Protocol: Protocolo que permite obtener los mensajes de correo electrónico almacenados en un servidor remoto. Servicios Tecnológicos: Herramientas que provee la organización para el beneficio de sus usuarios y que permiten incrementar su productividad y hacer más eficiente su desempeño laboral. Entre los principales servicios de la entidad se encuentran el correo electrónico, servicios de transferencia de Archivos (FTP), portal Web, etc. Servidor de Correo Electrónico: Servidor que provee funcionalidades asociadas al envió, recepción, filtrado y almacenamiento de correo electrónico a los usuarios de una organización. Servidor DHCP: Servidor que asigna automáticamente direcciones IP de un rango preestablecido. La función principal de este tipo de servidor es facilitar la configuración de redes e incrementar su seguridad ya que las direcciones IP asignadas varían cada vez que el equipo se conecta a la red. Servidor DNS (Servidor de Nombres de Dominio): Servidor utilizado en el Internet para traducir (resolver) nombres en lenguaje natural a direcciones IP entendibles por la infraestructura de red

4 Fecha: 30/11/2012 Página: 4 de 22 SMTP Simple Mail Transfer Protocol: Protocolo de capa de aplicación que permite la transferencia de información entre servidores de correo electrónico. 7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Profesional de apoyo Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicaciones Administrar, monitorear y gestionar adecuadamente los servicios y aplicativos de la Unidad. Óptimo funcionamiento y operatividad de los de la Entidad. 8. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN Los recursos tecnológicos con los cuales cuenta la Unidad deben garantizar el óptimo funcionamiento de sus servicios, tales como correo electrónico, servidores FTP, acceso remoto, aplicativos y servicios asociados a la operatividad de la entidad. Para tal efecto se debe contar con sistemas que creen un ambiente óptimo de trabajo, partiendo por ejemplo de las normas Térmicas para Ambientes de Procesamiento de Datos (Thermal Guidelines for Data Processing Environments) de ASHRAE (American Society of Heating, Refrigerating and Airconditioning Engineers) y a la norma TIA-942 (Telecommunications Infrastructure Standard for Data Centers), donde definen que la temperatura óptima de un Centro de Computo debe mantenerse entre los 17 y 24 Grados Centígrados y donde los sistemas de aire acondicionado deben cumplir con dicha normatividad. Los termómetros utilizados para cuantificar la temperatura del Centro de Cómputo deben reemplazarse cada 2 años, dado que resulta más viable económicamente su compra que mantenimiento.

5 Fecha: 30/11/2012 Página: 5 de 22 Todas las cuentas de usuario de los servidores son personales e intransferibles por lo tanto las únicas personas que pueden entrar y realizar alguna modificación son los administradores. Se prohíbe terminantemente el ingreso y la permanencia a personal ajeno al centro de servidores con excepción de los administradores. Al centro de servidores no se debe: ingresar ni consumir alimentos, fumar, colocar música en alto volumen, no se debe ingresar a páginas de juegos, Facebook, MSN, videos y estrictamente prohibido a sitios de información pornográfica.

6 Fecha: 30/11/2012 Página: 6 de DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. Actividad Descripción de la actividad Supervisa los componentes asociados al servicio de Internet, para esto siguen los siguientes pasos: Área Responsable Cargo responsable Registros Punto de Control 1 Supervisar Servicios de Redes e Internet 1. Revisa la configuración y operación de los servidores DNS. 2. Revisar los servicios de IP soportados por DHCP. 3. Revisa el funcionamiento del Servicio de filtrado de contenido y las políticas de seguridad implementadas. 4. Revisa las reglas aplicadas a los usuarios relacionada con el servicio de Internet. 5. Realiza pruebas de funcionamiento para confirmar el óptimo funcionamiento del servicio. En caso de presentarse fallas en alguno de los servicios se procede a solucionarlas de acuerdo al criterio profesional del administrador de servidores y acorde a los manuales de fabricante de los aplicativos o servicios instalados. Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicacio nes Profesional. Revisar funcionamie nto del servicio de Internet.

7 Fecha: 30/11/2012 Página: 7 de 22 No. Actividad 2 3 Verificar Funcionam iento de Revisar Log de Descripción de la actividad Verifica que todos los servidores que soportan los servicios y aplicativos estén en correcto funcionamiento; para esto se realiza acceso remoto desde un equipo de la entidad a través de un software de monitoreo y gestión especializado y se corrobora el óptimo funcionamiento de cada uno de los servidores. Para garantizar el adecuado funcionamiento de los servidores se tiene establecido la verificación de la temperatura del Centro de Cómputo de acuerdo al instructivo (Ver Anexo 1). En caso de presentarse alguna falla o anomalía acude al centro de Cómputo donde a través de la consola de administración accede al servidor y revisa el log de sucesos de cada servidor para verificar los errores que se han presentado. Área Responsable Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicacio nes Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicacio nes Cargo responsable Profesional. Profesional. Registros Archivo Excel Bitácora Verificación de Temperatur a Centro de Computo Log de incidentes de cada Servidor. Punto de Control Verificar el Log de incidentes de cada servidor

8 Fecha: 30/11/2012 Página: 8 de 22 No. Actividad 4 5 Resolución de Fallas en Analizar Desempeñ o y Capacidad Descripción de la actividad A partir del análisis del Log de servidores determina la falla y evalúa la solución correspondiente; para tal fin identifica y diagnostica los inconvenientes de hardware y software en los equipos, estableciendo de acuerdo a los manuales del software del fabricante las acciones para solucionar los problemas, ejecución de programas de mantenimiento y solicitar los servicios de soporte técnico cuando sea el caso. Dicho soporte se solicita a través de correo electrónico, o llamada telefónica al proveedor. Analiza el comportamiento de los equipos a lo largo del tiempo, elaborando reportes semestrales para realizar comparativos y determinar el uso que se da al equipo en comparación con su capacidad instalada. Área Responsable Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicacio nes Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicacio nes Cargo responsable Profesional Profesional. Registros Correo Electrónico y/o llamada telefónica Reporte semestral de Desempeñ o y Capacidad de almacenad o en el Servidor de Backups. Punto de Control Verificar la resolución de la falla en el servicio o aplicativo

9 Fecha: 30/11/2012 Página: 9 de 22 No. Actividad 6 7 Realizar Cambios en la Configuraci ón de Revisar funcionami ento de Antivirus Descripción de la actividad De acuerdo con los resultados del análisis de desempeño y capacidad, determina si el servidor requiere cambios o ajustes en su configuración, en caso afirmativo se realiza las modificaciones necesarias siguiendo las recomendaciones del fabricante. En caso de requerirse actualizaciones críticas para el sistema operativo del servidor estas se ejecutan verificando previamente los requisitos de licenciamiento. Tanto las actualizaciones o configuraciones de los servidores se realizan conmutando los servicios asociados a sistemas de respaldo de tal forma que no se vulnere la correcta operatividad y funcionalidad del sistema. Semanalmente verifica el funcionamiento del software de antivirus de cada uno de los servidores, en caso de ser necesario actualiza el aplicativo a la versión más reciente. Área Responsable Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicacio nes Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicacio nes Cargo responsable Profesional Profesional. Registros Log del Servidor. Punto de Control Verificar el correcto funcionamie nto del servidor que tuvo cambios en su configuració n Verificar la versión de antivirus instalada en el servidor

10 Fecha: 30/11/2012 Página: 10 de 22 No. Actividad Descripción de la actividad Supervisa el controlador de dominio, de la siguiente manera: Área Responsable Cargo responsable Registros Punto de Control 8 Revisar Controlado r de Dominio 1. Revisar la validación del usuario en el controlador de dominio. 2. Revisar los permisos del usuario en el Controlador de dominio. 3. Revisar las reglas aplicadas al grupo y al usuario en el controlador de dominio. 4. Realizar pruebas de funcionamiento para confirmar características óptimas del servicio. Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicacio nes Profesional Verificar el Correcto Funcionami ento del Controlador de Dominio En caso de presentarse fallas en alguno de los servicios se procede a solucionarlas de acuerdo al criterio profesional y acorde a los manuales de fabricante de los aplicativos o servicios instalados.

11 Fecha: 30/11/2012 Página: 11 de 22 No. Actividad Descripción de la actividad Para Monitorear el servicio de correo electrónico, sigue los siguientes pasos: Área Responsable Cargo responsable Registros Punto de Control 9 Monitorear Servicio de Correo Electrónico 1. Realiza pruebas generales del servicio verificando la correcta operación de los protocolos SMTP, POP3 e IMAP en el servidor de Correo Electrónico. 2. Verifica la operatividad del servicio dentro de la red de la entidad como desde servidores externos a la misma. 3. Verifica reglas de filtrado de correo no deseado. 4. Realiza verificación y mantenimiento a las listas de correo existentes. Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicacio nes Profesional Verificar el Correcto Funcionami ento del Servicio de Correo Electrónico En caso de presentarse fallas en el servicio se procede a solucionarlas de acuerdo al criterio profesional y acorde a los manuales del fabricante del aplicativo.

12 Fecha: 30/11/2012 Página: 12 de 22 No. Actividad Descripción de la actividad En caso de que se requiera instalar un nuevo servidor, desarrollan las siguientes actividades: Área Responsable Cargo responsable Registros Punto de Control Reconocimiento y verificación de hardware del servidor. 10 Instalar Servidor 1. Identifica los recursos y la capacidad de hardware con que cuenta el servidor. 2. Verifica que el equipo cumple los requerimientos mínimos de hardware establecidos por el fabricante del Sistema Operativo que se desea instalar. 3. Dispone de los medios adecuados de instalación del sistema operativo, actualizaciones y parches necesarios verificando previamente que estas correspondan con las licencias que posee la entidad. Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicacio nes Profesional Ficha Técnica del Servidor a Instalar almacenad a en el Servidor de Backups. Verificar el correcto funcionamie nto del servidor instalado Alistamiento del servidor. 1. Instala físicamente el hardware en el centro de cómputo, verificando el cumplimiento de las condiciones ambientales y eléctricas.

13 Fecha: 30/11/2012 Página: 13 de 22 No. Actividad Descripción de la actividad 2. Diligencia la Ficha Técnica correspondiente al servidor, donde se registran los datos generales de configuración de la maquina, proveedor y garantía. 3. Posteriormente a los cambios de configuración en los servidores se reportan automáticamente mediante herramientas utilitarias de software. Área Responsable Cargo responsable Registros Punto de Control Instalación del sistema operativo. Se deben seguir estrictamente los pasos definidos por el fabricante para la instalación del sistema operativo de acuerdo con las Guías de Instalación suministradas. Instalación de software complementario. Instala actualizaciones y software complementario que requiera el servidor para su óptimo funcionamiento. Pruebas de Acceso. Realiza Pruebas para corroborar aspectos claves como el encendido y apagado físico del equipo, reconocimiento y disponibilidad del hardware complementario (unidades de DVD y tarjetas de red) y conectividad con la red de datos de la entidad.

14 Fecha: 30/11/2012 Página: 14 de 22 No. Actividad Descripción de la actividad Realiza el conjunto de actividades con el fin garantizar la operatividad y mantenimiento de los servidores; las cuales son: Área Responsable Cargo responsable Registros Punto de Control 11 Administrar Sistema Operativo de Servidor 1. Administra la capacidad de almacenamiento instalada en el servidor. 2. Administra los grupos, usuarios y contraseñas, privilegios de acceso y políticas de grupo asociadas al servidor. 3. Administra espacio en disco, estructurar y disponer arreglos de discos duros del servidor. 4. Administra los servicios propios de cada sistema operativo, los cuales deben estar activos y funcionando en todo momento para garantizar el acceso al servidor y a los sistemas de información y servicios que operan sobre él. 5. Corrobora los protocolos y rutinas de encendido y apagado de la máquina definidas por el fabricante. 6. Define los protocolos de respaldo y recuperación del sistema operativo, del software y de la información de cada servidor. 7. Realiza el monitoreo de logs, análisis de alarmas y mensajes de error que presente el sistema. 8. Define y ejecuta las rutinas de afinamiento al sistema operativo. 9. Instala Software actualizado al sistema operativo 10. Mide indicadores de disponibilidad, desempeño y capacidad Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicacio nes Profesional Log del Servidor Reporte semestral de Desempeñ o y Capacidad de almacenad o en el Servidor de Backups.. Verificar el correcto funcionamie nto del sistema operativo del servidor

15 10. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Fecha: 30/11/2012 Página: 15 de 22 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicaciones Profesional Inicio 1 Supervisar Servicios de Redes e Internet 2 Verificar Funcionamiento de Archivo Excel Bitácora Verificación de Temperatura Centro de Computo 3 Revisar Log de Log de incidentes de cada Servidor. 4 Resolución de Fallas en Correo Electrónico y/o llamada telefónica P/2

16 Fecha: 30/11/2012 Página: 16 de 22 FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Oficina de Tecnologías de la Información y Las Profesional P/2 5 Analizar Desempeño y Capacidad Reporte semestral de Desempeño y Capacidad de almacenado en el Servidor de Backups. 6 Realizar Cambios en la Configuración de 7 Revisar funcionamiento de Antivirus Log del Servidor. P/3

17 Fecha: 30/11/2012 Página: 17 de 22 Dominio FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO Oficina de Tecnologías de la Información Monitorear Profesional y Las Servicio de Correo Electrónico 8 Instalar Servidor Ficha Técnica del Servidor a Instalar almacenada en el Servidor de Backups. 9 Administrar Sistema Operativo de Servidor # Log del Servidor Reporte semestral de Desempeño y Capacidad de almacenado en el Servidor de Backups.. # Fin

18 Fecha: 30/11/2012 Página: 18 de ANEXOS Anexo 1: Instructivo Verificación de Temperatura Centro de Cómputo.

19 Fecha: 30/11/2012 Página: 19 de 22 Anexo 1: Instructivo Verificación de Temperatura Centro de Computo. Periodicidad Bimestral, 1 Verificación cada dos (2) meses Responsable Oficina de Tecnologías de la Información y Las Comunicaciones - Profesional Administrador Centro de Cómputo y Insumos: 1. Termómetro Digital Instalado en el Centro de Computo de la Entidad 2. Termómetro Digital de verificación almacenado en el puesto de trabajo del Profesional Administrador Centro de Cómputo y. 3. Archivo Excel: Bitácora Verificación de Temperatura Centro de Cómputo Actividades: 1. Determinar la Temperatura cuantificada por el termómetro instalado en el Centro de Cómputo de la Entidad: primero es necesario localizar el termómetro Digital en el Centro de Cómputo, la figura 1 muestra dicha ubicación en color rojo la cual es fácilmente visible y accesible para el profesional que realizará la verificación. En segunda instancia es preciso determinar qué información proyectada por el dispositivo en su pantalla corresponde a la medición de la temperatura, la figura 2 resalta en un cuadro de color rojo los datos requeridos.

20 Fecha: 30/11/2012 Página: 20 de 22 Figura 1. Ubicación Termómetro Digital Centro de Cómputo Figura 2. Termómetro Digital Centro de Cómputo 2. Medir la Temperatura con el Termómetro Digital de Verificación: utilizando el Termómetro Digital de Verificación se mide la temperatura en un lugar localizado a aproximadamente 1 metro de la ubicación del termómetro Digital del Centro de computo. La figura 3 muestra el termómetro Digital de Verificación resaltando en color Rojo el lugar donde se proyecta la medición de la Temperatura. (anexo control temperatura)

21 Fecha: 30/11/2012 Página: 21 de 22 Figura 3. Termómetro Digital de Verificación 3. Registrar las mediciones realizadas: en el Archivo de Excel Bitácora Verificación de Temperatura Centro de Cómputo se registran las mediciones realizadas tanto en el Termómetro Digital Instalado en el Centro de Cómputo como en el Termómetro Digital de verificación. Además se diligencia información adicional respecto a la fecha de la medición. Nota: Es importante registrar los datos cuantificados en la misma escala de medición (Grados Centígrados). Cualificar la Verificación: en caso que las temperaturas registradas por los dos termómetros tengan una diferencia absoluta inferior a 1 grados Centígrados se califica afirmativamente la verificación en el archivo de Excel Bitácora Verificación de Temperatura Centro de Cómputo. Nota 1: La diferencia entre las mediciones de los dos termómetros puede deberse a muchos aspectos como las características propias de los componentes electrónicos o la sensibilidad de las piezas. Nota 2: es importante que los dos dispositivos se encuentren en condiciones óptimas de funcionamiento (Batería, sensor conectado, etc.). En caso contrario se procede a dar solución al inconveniente siguiendo las instrucciones del fabricante de los dispositivos. 4. Verificar que la Temperatura este dentro del Rango para la operación optima de los equipos del Centro de Cómputo: si la media de temperatura

22 Fecha: 30/11/2012 Página: 22 de 22 cuantificada está entre el rango de 17 a 24 grados centígrados se califica afirmativamente en el Archivo de Excel Bitácora Verificación de Temperatura Centro de Cómputo en cuanto al cumplimiento de las normas de operación. 5. Si la temperatura del Centro de cómputo supera el rango de operación óptimo se procede a revisar el aire acondicionado y a ajustar los niveles de temperatura correspondientes al mismo. En el caso en el que el aire acondicionado presente fallas se habilita el sistema de aire acondicionado de contingencia y elabora una petición al la empresa contratada para el mantenimiento y soporte del aire acondicionado.

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