MANUAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE TRAZABILIDAD CON ESTÁNDARES GS1. GS1 México 2012

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1 Página 1 de 54 Manual para la implementación de trazabilidad con estándares GS1 GS1 México 2012 Manual de trazabilidad elaborado por Investigación y experimentación GS1 México.

2 Página 2 de 54 Sumario del Documento Elemento Título Descripción Manual para la implementación de trazabilidad con estándares GS1 Última fecha de modificación 20 de diciembre del 2012 Versión más vigente del documento Descripción del documento 0 Es un manual que menciona de manera general y no específica para algún sector de la industria o venta, la metodología a seguir para la implementación de trazabilidad con estándares GS1. Describe los pasos a seguir, recursos humanos y materiales a considerar al momento de desarrollar un modelo de gestión de trazabilidad. Histórico de cambios Rev. No. Fecha Modificado por Descripción del cambio 1 14/01/2013 Francisco Sandoval Primera edición. Colaboradores Nombre Adriana Flores Espinosa Gabriela Ugarte Esteva Selene Ruiz Velasco Rosario Villalvazo de la Torre Guadalupe Mora Bernal Osiris López Rojas David González Ramírez David Suárez Gómez Jesús Hirata Jiménez Raúl Razo Ávila Mario Sequeira Martínez Víctor Ortiz Rúelas Sergio Zúñiga Bohigas Daniel Eumaña Carmona Organización Vendedora Jr Directora de Desarrollo Supervisora de Call Center Gte. De Ventas Membresías Especialista de Estándares Gte. Soluciones y Herramientas Facilitador Auditor de Trazabilidad Gte. Soluciones de Negocio Gte. Educación y Capacitación Analista en Validación de Soluciones Gte. Servicios Profesionales Especialista de Estándares

3 Página 3 de 54 GS1 México GS1 México es una Asociación sin fines de lucro que en nuestro país representa a GS1, el organismo regulador de estándares de negocio más importante a nivel mundial, con presencia en más de 145 países y alrededor de 2 millones de empresas asociadas. Con más de 25 años de experiencia en el país, GS1 México surgió con el objetivo de impulsar el Código de Barras. Sin embargo, con el paso de los años y gracias al crecimiento obtenido, ha impulsado otros proyectos de igual relevancia, como el comercio móvil, la implantación de la factura electrónica, el uso de trazabilidad bajo estándares, entre muchos otros. En general GS1 México se dedica a la evaluación del comercio a través de la tecnología y los estándares. Límite de responsabilidad A pesar del esfuerzo hecho para asegurar que los lineamientos contenidos en este documento sean correctos, GS1 México y cualquier otra entidad involucrada en la creación del mismo, declara que este documento es provisto sin garantía alguna, implícita o expresa, considerando, pero no limitando la exactitud, comercialización o idoneidad para cualquier propósito particular, y esta sección deslinda de toda responsabilidad directa o indirecta, por cualquier daño o pérdida en relación al uso del documento. El documento puede ser modificado, sujeto a desarrollos tecnológicos, cambios en los estándares o nuevos requisitos legales. Diversos productos y compañías aquí mencionadas pueden ser marcas comerciales o marcas registradas de sus respectivas compañías. Este documento no representa un estándar ni modelo de operación. GS1 es una marca registrada de AISBL GS1.

4 Página 4 de 54 Contenido Sumario del Documento Histórico de cambios Colaboradores GS1 México Límite de responsabilidad Propósito de este documento Objetivo Alcance Limitaciones Introducción Metodología a seguir Obtención de inscripción Nuevo asociado Asociado y nuevo asociado Capacitación Realizar diagnóstico de trazabilidad Establecer la estructura de trabajo Analizar el alcance, las condiciones y necesidades de implementación Soluciones técnicas Identificación Identificación de compañía u organización Identificación de artículos comerciales Identificación con número de serie Identificación con número de lote Identificación de unidades logísticas Simbología: etiquetas EAN / UPC GS GTIN GS1 Data Bar Data Matrix GS1 QR Etiqueta logística Cómo capturo y registro los datos generados? Cómo participa cada eslabón de la cadena de suministro? Intercambio Electrónico de Datos (EDI) EANCOM Radio Frecuencia Elección de tecnología Validación de especificaciones Implementación del modelo de trazabilidad

5 Página 5 de Capacitación y documentación Validación de la implementación del modelo de trazabilidad GS Mejora continua Glosario Propósito de este documento Esta guía proporciona una metodología común con recomendaciones genéricas a nivel mundial para las empresas de todos los sectores que pretendan implementar trazabilidad, tomando como base estándares internacionales y mejores prácticas en la cadena de suministro. Objetivo Contar con una guía que permita a las empresas fabricantes, productoras o prestadoras de servicios, implementar el Modelo de Trazabilidad con base a los estándares que se desarrollan en GS1. Alcance Este documento establece criterios de soporte para la implementación de un modelo de trazabilidad con base en los estándares globales y mejores prácticas internacionales para la cadena de abastecimiento. Limitaciones Esta guía tiene un amplio alcance y abarca aplicaciones mundiales y de múltiples sectores. Sin embargo, las circunstancias y los entornos varían según los casos. En consecuencia, no todos los puntos que se mencionan en este documento serán pertinentes en cada caso. Para la elaboración del presente documento se ha realizado todo el esfuerzo posible para asegurar que las pautas bajo las cuales deben utilizarse los estándares GS1, sean las correctas. Sin embargo, GS1 y las personas involucradas en su elaboración hacen saber que el documento carece de garantía, expresa o implícita, en cuanto a su exactitud y a su fiabilidad para el logro de su propósito, por lo cual quedan exentos de cualquier responsabilidad, directa o indirecta, por daños o perjuicios relacionados con su uso. Este documento puede ser modificado, sujeto a desarrollos tecnológicos, cambios en los estándares o nuevos requerimientos legales. Algunos nombres de productos y compañías mencionadas en el presente documento pueden ser marcas y/o marcas registradas de las respectivas compañías.

6 Página 6 de 54 Introducción Esta guía está diseñada en un entorno abierto, mundial, que abarca múltiples sectores entre socios independientes, donde se requieren estándares y un lenguaje común. Considera la totalidad de la cadena de suministro en lugar de centrarse en un socio en particular. No todas las partes están totalmente integradas, sin embargo, las soluciones y los procesos son transferibles. Por lo tanto, esta guía pretende mostrar los requisitos mínimos para la implementación de trazabilidad independientemente del sector al que pertenezca. Por qué debo usar el sistema GS1 si ya tengo un buen modelo de trazabilidad interno? La trazabilidad interna es necesaria pero no es suficiente para lograr una trazabilidad a través de toda la cadena de suministro. El modelo de trazabilidad GS1 comprende códigos de barras GS1, llaves de identificación, números de identificación global, etc. permitiendo trazabilidad a lo largo de toda la cadena de suministro. Por ejemplo; un proveedor chino que no usa los estándares GS1 y exporta a Nueva Zelanda; el neo zelandés que recibe los productos, necesita capturar la información en su propio modelo o re-etiquetar el producto para automatizarlo. En otro punto, si ambos socios comerciales usan estándares GS1, aseguran la trazabilidad, interoperabilidad y reducen costos, ya que receptor sólo necesita escanear los productos de forma automática. El objetivo principal es obtener el Informe de Conformidad GS1 GTC.

7 Página 7 de Metodología a seguir La metodología a seguir se muestra en el diagrama de flujo en la siguiente liga: Obtención de inscripción El asociado, ya sea que cuente con los identificadores estándares de GS1 o sea un nuevo asociado, deberá obtener su Membresía de Trazabilidad. Para esto se debe poner en contacto con Atención a Empresas Nuevo asociado El área de Atención a Empresas brindará el soporte para la obtención del GLN, los requisitos que se requieren para la obtención de la membresía son los siguientes y se nombran en la página: en el rubro AFÍLIATE: Llenar la solicitud de membresía en línea, descargarla y firmarla por la persona física o el representante legal. Copia de la declaración del año fiscal anterior (completa y con acuse de recibido. Este documento es indispensable para rectificar el nivel de ingresos). Copia Cédula Fiscal (R.F.C.) Copia de comprobante de domicilio. Copia completa de acta constitutiva (aplica personas morales) Copia de poderes (aplica personas morales) Copia de identificación oficial de la persona física o representante legal. (IFE, Pasaporte, Visa, Cédula Profesional) Copia del comprobante de pago por concepto de la membresía: Cheque Certificado, Cheque de Caja, Ficha de Depósito, Efectivo, Transferencia Bancaria. [Tarjeta de Crédito- Débito Visa-MasterCard (Pago en efectivo en Oficinas Centro)]. Una vez concluido este proceso debe continuar con los pasos descritos en el siguiente punto Asociado y nuevo asociado Deberán gestionar su Membresía en Trazabilidad, siguiendo los pasos correspondientes, puede recibir asesoría telefónica del área de Atención a Empresas. Ingrese a la liga: y encontrará el siguiente formulario, lo deberá completar para continuar con la afiliación.

8 Página 8 de 54 Una vez entregados los documentos físicamente en cualquier oficina de contacto, Regional, Estatal o Corporativo, y realizado el pago correspondiente, ha quedado afiliado a la Membresía de Trazabilidad GS1 México. En esta etapa el Asociado recibirá: Kit de bienvenida Claves de acceso a GS1 en línea. No olvide descargar el GTS y GTC GLN El GLN es la parte fundamental para el nuevo asociado para desarrollar las soluciones tecnológicas que se requieren para la implementación de Trazabilidad bajo los estándares de GS Capacitación El conocimiento de Trazabilidad es importante tanto para los miembros de la organización como para los usuarios dentro de la misma. Es importante definir los objetivos clave para desarrollar el modelo de trazabilidad y con ello definir el personal que formará parte del equipo que implementará el modelo de Trazabilidad dentro de la compañía; por lo tanto la empresa debe integrar un equipo multidisciplinario a partir de este momento; se recomienda que esté integrado por personas de las siguientes áreas: Producción Almacén Calidad Logística y Transportes Informática (Sistemas) Gerente General / Dueño La compañía debe designar la persona que será el líder para la implementación de Trazabilidad en el seguimiento del proceso. Una vez definidos los integrantes del equipo, deberán asistir a los siguientes cursos de capacitación en GS1 México.

9 Página 9 de 54 Código de barras, o Trazabilidad básica (a criterio del asociado puede incluir a todas la áreas de la empresa, es indispensable que el participante entregue constancia del curso de Código de barras) Unidades logísticas, Calidad de datos, o Taller de trazabilidad (específico para los implementadores y/o perfiles antes mencionados, producción, almacén, etc.) el participante debe haber tomado el resto de los cursos. Presencial o video conferencia. La constancia entregada por GS1 México cuenta con registro ante la Secretaría STPS bajo el número de registro AME F Debe obtener las constancias de capacitación, en caso de tener dudas con la metodología a seguir se podrá poner en contacto con el Departamento de Atención a Empresas de GS Realizar diagnóstico de trazabilidad El Diagnóstico de Trazabilidad forma parte de la Membresía de Trazabilidad; es una herramienta para los Asociados de GS1 México inscritos en la membresía tradicional y de trazabilidad; y que ya cuentan con sus claves de acceso (ver punto 7.1.2); es un método que contiene 20 preguntas que permiten conocer el estado actual de la empresa en relación a la Trazabilidad; aun cuando la compañía tenga su propio modelo. Es recomendable que sea contestado por el Responsable de Trazabilidad de la Compañía. En esta etapa la empresa podrá identificar: Su proceso de identificación Status de la definición de Trazabilidad del producto Status de la definición de la Cadena de Suministro Status de la definición de lotes de producto durante el recibo y la distribución Modelo de Gestión de Calidad u otros estándares implementados Infraestructura de Tecnología de Información (TI, Sistemas) Contestar el diagnóstico no toma más de 15 minutos. El detonante para solicitar una Auditoría de Trazabilidad GS1 es el resultado obtenido. Cómo realizo el Diagnóstico de Trazabilidad? a. Obtener sus claves de acceso al portal de GS1 en línea, marcando de Lunes a Viernes al teléfono en un horario de las 8:00 am 6:00 pm b. Visitar la página web para Asociados GS1 México: c. Ingresar el usuario y la contraseña d. En el menú aplicaciones, seleccionar Diagnóstico de Trazabilidad e. Ingresar los datos solicitados f. Contestar las 20 preguntas g. Descargar el Informe de Trazabilidad.

10 Página 10 de 54 Una vez concluido el diagnóstico, el usuario recibirá una copia del Informe de Trazabilidad a la dirección de correo que ingresó antes de iniciar el diagnóstico o bien, podrá descargarlo en formato pdf. El resultado debe ser utilizado para analizar a detalle los puntos de mejora. Acciones a tomar en función de los resultados del Diagnóstico de Trazabilidad Puntaje Criterio Porcentaje Recomendación 20 Alto 100% Poner a prueba su Modelo de Trazabilidad Actual mediante una Auditoría de Trazabilidad 15 Medio 75% Puede mejorar su Modelo de Trazabilidad 10 Bajo 50% Póngase en contacto con GS1 México, le ayudaremos en la mejora de los puntos detectados 5 Insuficiente 25% Póngase en contacto de inmediato con GS1 México, siga las recomendaciones mencionadas en el presente manual

11 Página 11 de 54 Figura 1. Pasos para la realización de Diagnóstico de Trazabilidad

12 Página 12 de Establecer la estructura de trabajo La trazabilidad es multidisciplinaria; por lo tanto antes de comenzar con el proyecto de implementación de trazabilidad se debe formar un equipo el cual establecerá el plan básico para la operación del modelo de trazabilidad. La compañía debe definir claramente las funciones y responsabilidades de cada uno de los integrantes del equipo para facilitar la ejecución de las actividades conjuntas. La experiencia y conocimiento de cada uno, sus definiciones y análisis ayudan a tener dicha cooperación. Es esencial designar aquellas personas o posiciones involucradas en la recolección de información y/o transmisión de datos, de forma tal que, el dueño de la marca (producción) es responsable de la codificación de artículo comercial, el creador de la unidad logística (embarques) es responsable de la codificación de unidades logísticas, etc. En caso de incidente, tiene que aclararse por adelantado, quién será capaz de conducir búsquedas y quién será responsable de, por ejemplo, reemplazar una caja del producto terminado sobre un determinado pallet. Parte de las responsabilidades a definir son: Administración de Coordinación y Distribución de tareas (internamente así como también externamente, en caso de socios comerciales) Responsabilidades de trabajo Instalación del modelo de operación y software Implementación de operaciones relacionadas con la trazabilidad Manejo de información Aspectos técnicos tales como la ejecución del modelo, configuración, actualización y pruebas piloto Procedimientos en casos excepcionales Se sugiere considerar los siguientes integrantes: Jefe de Producción Jefe de Calidad Jefe de Almacén (Recibo) Jefe de Logística y Transporte Jefe de Tecnología de Información (TI, Sistemas) Durante la implementación una persona debe ser la responsable de asegurar la coordinación y el monitoreo de la misma, esta persona será el punto de conexión entre GS1 México y la Compañía. Se deben integrar todos los escenarios de intercambio de información, el intercambio continuo de información sobre las evaluaciones de riesgos y los métodos de pruebas de procedimientos comunes.

13 Página 13 de Analizar el alcance, las condiciones y necesidades de implementación El alcance estará en función de las condiciones y necesidades existentes; mientras que la elección de las soluciones para la comunicación de datos (herramientas y escenarios) y esquemas pilotos dependen notablemente de los socios. Se recomienda que cada uno postule sus objetivos comunes, sus logros y de esta manera, construir redes de cooperación interactivas para asegurar que todos trabajen en la misma dirección. Para definir el alcance de la implementación del modelo de trazabilidad, la organización puede emplear la siguiente tabla, que de manera general sugiere las condiciones de los diferentes procesos, así como los registros necesarios para su control. Sector General Productos del campo Acuícola Entradas (Condición) Puntos a controlar (Necesidad) Materia prima - Plántulas o semillas - Vehículos - Charolas - Fertilizantes - Agua para riego - Herramientas agrícolas - Parcela o huerta - Peces Materia prima: - Lote - Cantidad - Calidad - Origen - Nombre de la unidad productiva - No. de lote - Sección del terreno - Cultivo - Variedad - Origen de la plántula o semilla - Buenas Prácticas de Agricultura (BPA) Origen: Registros (Necesidad) Materia prima: - Cantidad recibida - ingreso al almacén - ingreso a producción - Registro de plantación - Higiene de los trabajadores - Lavado y desinfección de herramientas, maquinaria y vehículos de carga - Registro de aplicación de agroquímicos - Procedimiento Estándar de Operación y sanitización (POES) - BPA Salida (Condición) Puntos a controlar (Necesidad) - Producto comercial - Subproducto (merma) Cosecha y mermas Condiciones propias del proceso Dependiendo de cada proceso: - Madurez - Temperatura - Color - Tamaño - etc. Registros (Necesidad) - Producto terminado - Código de producto - Lote - empaque - consumo preferente - Identificación de la Planta de proceso (GLN) - Destino (GLN) Etiqueta de identificación del producto: - Producto cosechado - Número de lote - Huerta o parcela de cosecha Empaque Calidad: - GTIN - Identificación de contenedores de cosecha - Destino (empacadora)

14 Página 14 de 54 Granja Rastro - Moluscos - Crustáceos - Otros productos del mar Crianza Animal en pie Capturados - Temporada de captura Criadero - Ubicación - Alimentación - Especie - Tiempo de crianza - Granja de procedencia - Edad de la especie - Calidad de la especie - Identificación individual (cuando les corresponda) - captura - Identificación del buque - Criadero - Identificación del criadero - Estanque de origen - Alimento proporcionado - Medicamentos administrados - Granja de crianza - Granja de procedencia - Limpieza de utensilios para la matanza - Temperatura del área de proceso - POES - Buenas Prácticas de Manufactura (BPM) - Sacrificio - Pie de cría - Engorda - Producto empacado - Producto a granel - Subproductos - Tamaño - Color - Tipo de empaque - etc. - Edad - Especie - Rastro origen - Calidad del producto - Tipo de empaque - POES - BPM - Especie (nombre comercial y científico) - Método de producción - Área de producción - Número de lote - Peso neto o variable - Método de conservación - Lote - Cantidad de envío (piezas / kilos) - Granja de procedencia - Rastro destino - Producto / corte - Lote - matanza - empaque - Rastro de procedencia - Destino del producto Ejemplo de Producción de vinos considerando los materiales que entran y salen del proceso. Entradas (Condición) Salida (Condición) Puntos a Puntos a Sector Registros Registros controlar controlar (Necesidad) (Necesidad) (Necesidad) (Necesidad) Producción de Vinos - Uvas - Aditivos - Viñedo de origen - Lote de las uvas - Lote de los aditivos - Tipo de uva - Calidad de la uva - Envasado del vino - Subproductos - Tanque de fermentación - Tiempo de fermentación - Volumen de envasado - Línea de envasado - Embotellador - Producto - Lote - proceso - Destino del producto

15 Página 15 de 54 Se sugiere plantearse las siguientes preguntas, le ayudarán a identificarse en el eslabón de la cadena en que participa y las funciones específicas dentro de ese eslabón: Quiénes son los socios involucrados o los que poseen influencia en la cadena? Quién está a cargo de la coordinación y el control de la trazabilidad?, cuáles son las responsabilidades de departamento que tiene a cargo la trazabilidad? Cuál es la actitud frente a la implementación de un modelo de trazabilidad (de la gerencia, empleados, etc.)? En qué etapa se encuentran mis proveedores respecto a los modelos de trazabilidad?, mis proveedores de servicio?, mis clientes, mis competidores, mis socios? Cuáles son sus necesidades? Cuáles son sus proyectos en términos de trazabilidad? Figura 2. Identificación de la organización en la Cadena de Suministro Al definir las necesidades se sugiere definir los siguientes puntos: Objetivos precisos en el enfoque de la implementación de la trazabilidad Los departamentos involucrados Los requerimientos de informática Los vínculos de informática Los vínculos de la cadena (flujo físico, así como también flujo de información) Tiempo de implementación Solicitante de la información Dirección del flujo de trazabilidad [hacia adelante, hacia atrás (contracorriente), interna, etc.] Herramientas relacionadas con el proceso Una vez que se ha establecido el alcance de la implementación, se deben definir las fechas de cumplimiento del proyecto. Se recomienda emplear un diagrama de Gantt (ver figura 3).

16 Página 16 de 54 Figura No 3. Ejemplo de un Diagrama de Gantt Usando este diagrama los miembros de la Organización pueden definir los puntos clave del proyecto y organizar las actividades relacionadas a la implementación del modelo de trazabilidad. Durante este punto es importante que la organización considere la conjunción del modelo de trazabilidad con otras normativas como Seguridad Alimentaria, Ambiental o Gestión de Calidad existentes en la compañía apegados a regulaciones nacionales o internacionales, con la finalidad de evitar duplicar operaciones, documentación u otras formas de información. Se recomienda incluir los siguientes puntos en el diseño del Diagrama de Gantt: Estructura de implementación. Objetivos y resultados esperados. Alcance en el proceso y etapas de implementación. Representación esquemática del proceso operacional desde el inicio hasta el punto de salida, incluyendo el flujo del producto e información, identificando los procedimientos y vínculos en la cadena de suministro. Datos Maestros incluyendo el tipo de información a ser capturada, medio para la captura de datos, método de almacenamiento, así como la adopción de un método de codificación interno o el utilizado por los proveedores. Verificación metódica. La información que se permitirá transmitir entre los participantes en la cadena de suministro. Una parte fundamental que la organización debe considerar es el presupuesto que designará para el desarrollo de la implementación Soluciones técnicas Una vez que la compañía ha definido sus necesidades, debe desarrollar un diagrama de trazabilidad, mostrando el modelo de trazabilidad que será implementado por la compañía. Este diseño debe incluir los puntos críticos de control del modelo de trazabilidad y los elementos que serán controlados durante el proceso operativo, tomando como referencia el Checklist Global de Trazabilidad. Los aspectos fundamentales para la trazabilidad que destacan en las soluciones técnicas son: identificar, capturar e interactuar.

17 Página 17 de 54 El diagrama de trazabilidad debe identificar los siguientes puntos críticos en cada eslabón de la cadena de suministro: Eslabón en la cadena Abastecimiento Almacenamiento Transformación de las materias primas Empaque / Etiquetado Ventas Punto crítico Almacenamiento de las especificaciones del producto. Conexión de GTIN y número de lote con datos del proveedor y datos de producción. Conexión de GTIN y número de lote con datos de control de ingreso. Conexión de GTIN y número de lote con localización y condiciones de almacenamiento (p.ej. ubicación en el almacén, temperatura, tiempo, etc.). Inscripción de nuevos números de lote vinculados con números de lote previos. Conexión de GTIN, número de lote, material de empaque, SSCC con etiqueta logística EAN/UPC. Conexión de GTIN, número de lote con datos de facturas. Conexión de GTIN, número de lote con datos de distribución. Cuando las compañías adoptan e integran los estándares de comunicación comercial e identificación GS1 poseen una total visibilidad de los productos y servicios en los procesos administrativos, de abastecimiento y logística. Esto incluye todas las partes que constituyen la cadena: fabricación, distribución, transporte y consumidores finales Identificación El sistema GS1 permite el uso de números inequívocos para identificar localizaciones, productos, bienes y servicios de manera universal. Está diseñado para superar las limitaciones de los métodos de codificación específicos del sector, organización o compañía usuaria y, en consecuencia, hacer que el comercio sea mucho más eficiente y útil para los clientes. Los números de identificación GS1 son la llave para acceder a la información alojada en la base de datos. Son únicos a lo largo de países y sectores, lo que significa que a cada variante de un artículo o localización se le asigna un número único e inequívoco. Los números no poseen significado, sólo identifican un artículo. La información vinculada con estos números depende de los requerimientos de los socios de la cadena de suministro. Al poseer una longitud fija e incluir un dígito verificador estándar, se asegura la precisión y el procesamiento correcto del número.

18 Página 18 de Identificación de compañía u organización El Número Mundial de Identificación (GLN) permite la identificación única e inequívoca de las entidades legales, funcionales y físicas, tales como depósitos, almacenes de entrega/carga y departamentos. Una sociedad comercial puede incluir varias compañías, cada una de estas puede incluir varios departamentos y entidades funcionales. Los socios comerciales tal vez deseen identificar con precisión, en sus respectivos archivos, todas las entidades y todas las funciones que son relevantes para sus relaciones comerciales. El GLN se compone de la siguiente manera: GS1 Prefijo de Dígito Referencia de entidad Compañía verificador N 1 N 2 N 3 N 4 N 5 N 6 N 7 N 8 N 9 N 10 N 11 N 12 N 13 Prefijo GS1 de compañía es asignado por GS1 México. Referencia de la entidad es asignada por la numeración de la organización para una ubicación específica. Dígito Verificador es el resultado de un cálculo conocido como cifras ubicadas en las posiciones precedentes. Se utiliza para la detección de errores y su verificación se lleva a cabo de manera automática mediante el lector de códigos de barras para asegurar la correcta composición del número. El GLN es individual y a cada dirección diferente debe ser asignado un número distinto; el área de Trámites de GS1 México es la encargada de proporcionar este número a petición del Asociado (Organización). Figura 4. Implementación de GLN s en la estructura de una compañía

19 Página 19 de 54 Es posible formular las siguientes preguntas a modo de guía cuando se desee identificar qué localizaciones poseen un determinado interés o cuáles son las potenciales aplicaciones de trazabilidad. Ejemplo de Preguntas Dónde se fabricaron los artículos comerciales? Dónde se almacenaron los artículos? Dónde se entregaron los artículos? Dónde se manufacturaron los artículos? Quién importó los productos? Quiénes son los distribuidores a quienes se les entregaron los lotes de los productos involucrados? Quién transportó los artículos? Quiénes son los proveedores de los lotes de materia prima utilizados?... Ejemplos de Información adjunta País Dirección geográfica Dirección postal y otros detalles Código de certificación Código de empaquetador Nombre del contacto Posición Identificación de artículos comerciales Un artículo comercial es un producto o servicio sobre el cual existe necesidad de obtener información predefinida y al cual se le puede fijar un precio, se puede ordenar o facturar en cualquier punto de la cadena de suministro, por ejemplo, botellas de agua, una caja de cartón corrugado con cajas de tabletas, un pallet de llantas, etc. esto incluye artículos individuales, así como también diferentes configuraciones. Para identificarlos inequívocamente en todo el mundo se les asigna el Número Mundial de Artículo (GTIN), el cuál está constituido de la siguiente manera: Número de identificación GTIN Prefijo de compañía Referencia de Artículo Dígito Verificador GTIN-13 N 1 N 2 N 3 N 4 N 5 N 6 N 7 N 8 N 9 N 10 N 13 N 11 N 12 GTIN-12 0 N 1 N 2 N 3 N 4 N 5 N 6 N 7 N 8 N 9 N 12 N 10 N 11 GTIN- 8 N 1 N 2 N 3 N 4 N 5 N 8 N 6 N 7 GS1 México asigna el GTIN a los artículos que solicite un asociado, asegurándose que el número sea único e inequívoco en todo el mundo. Cada vez que la Organización requiera un nuevo GTIN para un nuevo producto podrá ponerse en contacto con GS1 México, quien dará la asesoría telefónica para la obtención del número en el portal. Estos números pueden ser codificados en barra con los símbolos GTIN (es decir, sobre cualquier artículo que pasa por el punto de venta minorista) y/o ser utilizados en los mensajes EANCOM.

20 Página 20 de 54 Cuando se está definiendo qué entidades deben identificarse o cuáles son las potenciales aplicaciones de trazabilidad, se pueden utilizar las siguientes preguntas como guía. Ejemplo de Preguntas Cuál es el producto que será rastreado o devuelto? Qué materias primas, productos, envoltura, etc. se utilizan en la fabricación del artículo comercial? En cuanto al proceso de fabricación qué línea de fabricación se utiliza? Qué tipo de entidades logísticas reciben, almacenan y embarcan? Ejemplos de Información adjunta Descripción Proveedor Dueño de marca Composición Características Procesos de fabricación GTIN del artículo contenido Certificación de terceros Dimensiones Peso Instrucciones de manipulación Con fines de trazabilidad el GTIN tiene que combinarse con un lote o número seriado para identificar a cada artículo comercial de manera única e irrepetible. Sin esta conexión, la trazabilidad resulta imposible Identificación con número de serie El número seriado, también conocido como el número de fabricación, ofrece la posibilidad de hacer un seguimiento o rastrear un artículo individual hacia una serie específica de producción. Debe ser único para una referencia de artículo comercial (GTIN). Los atributos relevantes del artículo comercial fabricado deben incluirse en la definición de la identificación. Los típicos ejemplos son los televisores, celulares, computadoras, etc. Figura 5. Asignación de número de serie El número seriado es asignado por el productor, fabricante o empacador y no debe ser utilizado dos veces durante el ciclo de vida útil de un artículo comercial. En el caso de que una compañía fabrique en diferentes filiales la misma marca para un mismo artículo, con el mismo GTIN, se deberá prestar especial atención ante la posibilidad de ambigüedad de número seriado.

21 Página 21 de 54 Cuando se está definiendo qué entidades serán identificadas en combinación con el número de serie o cuáles son las potenciales aplicaciones de trazabilidad en la organización, se pueden utilizar las siguientes preguntas como guía. Ejemplo de Preguntas Qué artículo comercial se verá afectado por la variación de calidad? Qué artículos comerciales serán devueltos? Qué lotes de materias primas fueron utilizados? Ejemplos de Información adjunta Fecha/hora de producción y empaque Línea de producción Número de muestra Volumen caducidad Identificación con número de lote Un lote une a todos los artículos comerciales que se hayan fabricado en las mismas condiciones de proceso de transformación. Se utiliza la identificación de lotes para los artículos que se producen en masa, dándole el mismo número de lote a cada periodo de producción. El uso del número de lote junto con el GTIN lo determina el fabricante, por ejemplo: pañales, yogurt, etc. en consecuencia, el número de lote debe ser inequívoco para la misma referencia del artículo (GTIN) en todas las fábricas del proveedor donde existan varios sitios de producción. En el caso de un distribuidor, cuando varias compañías fabrican el mismo artículo comercial (con el mismo GTIN), se debe prestar atención ante la posibilidad de ambigüedad del número de lote. Figura 6. Asignación de número de lote.

22 Página 22 de 54 Cuando se define qué artículos comerciales serán identificados junto con el número de lote o cuáles son las potenciales aplicaciones de la trazabilidad, se pueden utilizar las siguientes preguntas a modo de guía. Ejemplo de preguntas Qué lotes de artículos comerciales son afectados por la variación de la calidad? Qué lotes serán devueltos? Qué lotes de materias primas fueron utilizados? Cómo se asignarán los lotes de producción de los artículos comerciales? Cómo será el método de identificación de lotes: numérico o alfanumérico? Ejemplos de información adjunta Fecha/hora de producción y empaquetado Línea de producción Número de muestra vencimiento Resultado de los análisis Identificación de unidades logísticas Una unidad logística es una agrupación de artículos que será transportada y/o almacenada, a través de la cadena de suministro. Se identifica con un Código de Unidad Seriada de Contenedor de Embarque (SSCC) y conecta a los artículos comerciales (identificados por un GTIN) que son transportados juntos. Al ser vinculados los artículos comerciales con las identificaciones de los Números Mundiales de Localización y/o lotes, permite que el número de identificación SSCC sea único para cada unidad logística específica (pallets, barriles, canastas, contenedores, etc.). Todas las partes de la cadena de abastecimiento pueden utilizarlo como un número de referencia en función de la información relevante almacenada en los archivos electrónicos. Dígito de extensión Prefijo de Compañía Referencia de Artículo Dígito Verificador N 1 N 2 N 3 N 4 N 5 N 6 N 7 N 8 N 9 N 10 N 11 N 12 N 13 N 14 N 18 N 15 N 16 N 17 El SSCC es una estructura numérica de 18 dígitos, de longitud fija. El dígito de extensión se utiliza para incrementar la capacidad del SSCC. Lo asigna la compañía que otorga el SSCC. El prefijo de la compañía es utilizado para generar el SSCC, haciendo que el número de usuario sea único alrededor del mundo, pero no identifica el origen del artículo comercial. La referencia individual de la unidad logística es un número único que la compañía elige para completar la cadena de dígitos. La manera más sencilla de asignar la referencia de artículos es la secuencial. El dígito de verificación es el último dígito que se encuentra a la derecha del SSCC. Se calcula a partir de los demás dígitos de la serie y se utiliza para asegurar que el número está compuesto correctamente.

23 Página 23 de 54 Cuando se define qué unidades logísticas serán identificadas o cuáles son las potenciales aplicaciones de la trazabilidad, se pueden utilizar las siguientes preguntas a manera de indicadores. Ejemplos de preguntas Qué unidades logísticas fueron entregadas, en qué anden y en qué fecha? Qué pallets contienen los lotes de fabricación involucrados? Qué pallets necesitan ser devueltos? Ejemplos de información adjunta Contenido Tipo de entidad logística (GTIN) Proveedor Compañía de transporte entrega Temperatura y localización de almacenamiento Cantidad de cajas de cartón quitadas agregadas al pallet (recoger, remplazar cajas de cartón sobre un pallet, etc.) Condiciones de transporte Movimientos (fechas y tiempos de retiro de stocks, cargamentos, etc.) Número de aviso de despacho Número de identificación de entrega Existen varias maneras de identificar un pallet mixto: Marcar todo el pallet con un SSCC Marcar cada capa o etapa y todo el pallet con un SSCC Esto depende de qué es lo que se considera una unidad logística. Figura 7. Asignación de una unidad logística

24 Página 24 de Simbología: etiquetas EAN / UPC El GTIN es representado a través de códigos de barras, el cual consta de dos elementos: -Código: es el número que identifica a un artículo comercial de manera única y no ambigua. -Símbolo: es la representación del código o número en un formato, en este caso, las barras o serie de líneas y espacios paralelos de diferente grosor que pueden ser leídos por un lector láser. Figura 8. Símbolos EAN / UPC vs GTIN GS1-128 Dentro de las cadenas de abastecimiento, la simbología de código de barras GS1-128 es el código más utilizado por sus características de codificar información referente al embarque como número de lote, peso, fecha de uso preferente, etc. a través de los Identificadores de Aplicación. Los Identificadores de Aplicación son los caracteres especiales del sistema GS1 en conjunto con la Función 1 que permiten codificar y seccionar la información en el código GS1-128 definiendo la información que va a ser intercambiada entre los socios comerciales.

25 Página 25 de 54 El código GS1-128 aplicado al sector logístico multisectorial se basa en tres elementos: La definición exacta de los elementos de datos La determinación de sus formatos La asignación de Identificadores de Aplicación (IA) que indican la información que se codificará; a continuación se muestran algunos de ellos: Identificadores de Aplicación más comunes IA Elemento Estructura 00 Código Seriado de Unidad de Embarque (SSCC) n2 + n18 01 Número Global de Artículo Comercial (GTIN) n2 + n14 02 Artículos Comerciales Contenidos en una Unidad n2 + n14 Logística 37 Cantidad de Artículos Comerciales Contenidos en una n2 + n 8 Unidad Logística 10 Número de Lote n2 + an Producción N2 + n6 13 Envasado N2 + n6 15 Consumo Preferente N2 + n6 17 Caducidad N2 + n 310X Peso Neto en Kilos n4 + n6 330X Peso Bruto en Kilos n4 + n6 NOTA: Nx: campo numérico (n) con longitud fija indicada por (x) n x: campo numérico (n) con longitud variable. Longitudes máximas según se indica (x) an (un): campo alfanumérico de longitud variable. Longitud máxima según se indica (x) Estos IA s aseguran que los datos codificados sean interpretados correctamente entre socios comerciales. Los identificadores de aplicación permiten codificar la información para poder aplicar y desarrollar la trazabilidad hacia adelante o hacia atrás al incluir información como: la identificación del artículo, empresa que genera el artículo, número de lote, número de serie, fecha de producción, fecha de caducidad, peso, entre otros datos. El código de barras GS1-128 garantiza la exactitud en la interpretación y calidad de datos. En el ejemplo se codifica la información del SSCC IA (00) y el GTIN IA (01) junto con el número de lote IA(10).

26 Página 26 de GTIN- 14 El GTIN-14 es un código de barras que se utiliza para la identificación de unidades de expedición (cajas/corrugados) que agrupan artículos comerciales. Este código de barras está diseñado para ser utilizado a través de la cadena de suministro y no está diseñado para pasar por el punto de venta, a diferencia del código de articulo (GTIN-13, 12 y 8) GS1 Data Bar GS1 DataBar es un código lineal (1d una dimensión) que permite codificar más información e identificar artículos más pequeños que los códigos de barras GTIN y también pueden ser escaneados en el punto de venta minorista. El DataBar codifica la información a través de los Identificadores de Aplicación, es decir, permite generar cadenas de elementos al almacenar datos variables, como: la identificación del artículo, número de serie, número de lote y fecha de vencimiento, creando soluciones que brindan soporte a la autenticación de productos y a la trazabilidad para productos frescos y productos difíciles de marcar (joyas, cosméticos, etc.). En el ejemplo se codifica la información del GTIN IA (01) junto con la fecha de caducidad IA (17) y el número de lote IA (10) Data Matrix El GS1 DataMatrix es una simbología bidimensional (2d) que codifica una gran cantidad de información a través de los Identificadores de Aplicación, permitiendo generar cadena de elementos en un espacio muy reducido. Sin embargo, la intención no es utilizarlo en ambientes de puntos de venta minoristas omnidireccionales como supermercados, porque sólo es compatible con aplicaciones cuyos sistemas de lectura utilizan escáneres basados en cámaras. Una de las características importantes del GS1 DataMatrix es que puede ser utilizado directamente para marcaciones sobre productos, componentes o partes individuales. Esto hace que el GS1

27 Página 27 de 54 DataMatrix sea adecuado para aplicaciones cuyas condiciones no permiten el uso de códigos de barras convencionales. El GS1 DataMatrix gana popularidad en el sector salud ya que cumple con muchas necesidades y abre muchas oportunidades para mejorar la seguridad del paciente. Puede cargar un Identificador de Aplicación GS1: número de lote y de serie, y fechas de vencimiento, simplificando así el rastreo y el seguimiento sobre productos médicos. En el ejemplo se codifica la información del GTIN IA (01) junto con el número de serie IA (21) GS1 QR El código GS1 QR, es una llave de identificación que recientemente se incorporó al sistema GS1, sin embargo el código QR que forma parte del sistema GS1 es la versión código QR de 2005 dado que en su estructura incluye componentes del sistema GS1 IAs y función 1. Gracias a la información que se puede codificar en el GS1 QR se puede desarrollar la trazabilidad Etiqueta logística La etiqueta logística contiene información lógica para el proveedor, cliente y transportista, que es utilizada a través de la cadena de suministro para facilitar la interpretación de los datos. Toda la información relevante puede imprimirse con fines de lectura o escaneo sobre las etiquetas logísticas con información complementaria y/o requerida.

28 Página 28 de 54 El SSCC es la una información necesaria para casi todas las etiquetas logísticas GS1 ya que hace posible identificar desde la agrupación de artículos comerciales, la entidad física emisora o receptora de la mercancía y los demás datos asociados. Adicionalmente, la información contenida en la etiqueta se puede intercambiar a través de mensajes electrónicos EDI (despacho y recepción). Cuando la organización haya definido la etiqueta a utilizar deberá enviar el diseño de la misma a GS1, para que sea validada en lo referente a Calidad de Datos Cómo capturo y registro los datos generados? Los códigos de barras transportan los datos mencionados anteriormente. Se utilizan en el sistema EAN/UPC para codificar la información acerca del artículo comercial o servicio. En cada etapa de la cadena de suministro estos portadores de datos pueden ser leídos por un escáner y la información puede recogerse mediante una captura de datos en tiempo real. La trazabilidad incluye la administración de las conexiones sucesivas entre los lotes de manufactura y las unidades logísticas a lo largo de toda la cadena de suministro. Dentro de la compañía, el control de todas estas conexiones y un adecuado manejo de información hacen posible estas conexiones entre los que reciben y producen y/o embarcan (y viceversa). El uso de un lenguaje común con identificadores únicos y claramente comprensibles es esencial para el intercambio de información asociado con cualquier flujo de artículos comerciales.

29 Página 29 de 54 Almacenamiento de datos La herramienta informática debe asegurar el archivo de información de una manera relevante (cuya duración dependerá de los artículos rastreados y las condiciones aplicables al sector). La compañía debe ser capaz de responder rápidamente ante cualquier solicitud de información de trazabilidad proveniente de sus clientes (proveedores y/o consumidores tanto internos como externos). La velocidad con la cual se puede acceder a la información es un criterio importante en la elección de una herramienta de almacenamiento de datos. La automatización de la solución (p. ej. cambio de papel a computadora) provocará un impacto sobre la confiabilidad de todo el modelo de trazabilidad. Cumplimiento a solicitudes de información Para que la compañía pueda responder a cualquier solicitud de información sobre trazabilidad proveniente de sus clientes, el modelo de trazabilidad deberá permitir consultas acerca de los datos capturados utilizando herramientas selectivas de búsqueda. Se deben poder distinguir niveles de información en la base de datos de la organización: Los identificadores clave de trazabilidad (GTIN más número de lote o serie, SSCC, etc.) Criterios de búsqueda (fecha de entrega, fecha de recepción, origen, etc.) Información cualitativa (alguna característica específica del producto) y cuantitativa (cantidades de producto entregado o recibido) Transmisión de información La información relevante debe ser transmitida a los socios de la cadena de suministro. Por lo general las compañías sólo envían la información sobre la solicitud, indicando el número de referencia clave de las entidades aplicables. La información obligatoria que se debe comunicar entre los clientes y proveedores de servicios logísticos son los identificadores claves de los artículos que deben ser rastreados, principalmente es el SSCC, el número de lote más GTIN. Figura 9. Flujo de artículos vs flujo de información

30 Página 30 de 54 Figura 10. Flujo de información en el modelo de trazabilidad Cómo participa cada eslabón de la cadena de suministro? Los siguientes ejemplos muestran el uso de los estándares GS1 para identificar entidades, unidades logísticas, lotes de fabricación y unidades de productos finales a lo largo de la cadena de suministro. Para asegurar la coherencia, es absolutamente esencial vincular los datos de identificación de cada etapa de la cadena; tal como vincular, en el sitio de producción los SSCC s que ingresen con los lotes de producción y los GTIN s y luego los datos de los artículos terminados para despacho con los SSCC s, a fin de llegar a los destinos identificados con los GLN s. De esta forma, es posible construir toda la trayectoria de los artículos comerciales. Figura 11. Trazabilidad con estándares GS1 en toda la cadena de suministro. Observación: En la etapa de producción, el vínculo hacia atrás puede ser administrado utilizando el GTIN y el número de lote de las materias primas contenidas en las unidades logísticas que hayan sido recibidas en lugar del SSCC.

31 Página 31 de 54 Se aplica el mismo sistema en caso de unidades logísticas heterogéneas, que hayan sido creadas a través de procesos de selección (picking) y cross docking. Figura 12. Trazabilidad con estándares GS1 en unidades logísticas. La identificación única e inequívoca y la administración de los vínculos garantizan que cada unidad pueda ser rastreada de manera individual Intercambio Electrónico de Datos (EDI) El movimiento físico de las entidades puede ser individualmente seguido y rastreado proporcionando un vínculo entre el movimiento físico de los artículos y el flujo de información asociada a ellos. Una definición común y útil de EDI es; EDI es el intercambio de datos estructurados en formatos de mensajes estandarizados a través de medios electrónicos entre las aplicaciones computarizadas de los socios comerciales. La estructuración de datos por parte de estándares de mensajes acordados implica que los datos o información que se intercambian sean reconocibles en contenido, significado y formato, permitiendo que las computadoras puedan procesar dicha información automáticamente y de manera inequívoca. Dos compañías que desean implementar EDI, por definición, tienen que acordar qué tipo de datos serán intercambiados y la manera en que esos datos serán presentados.

32 Página 32 de 54 Los ejemplos ilustran el uso de los SSCC s que son enviados a los receptores a través del proveedor de servicio de logística. Además del flujo físico de productos, se suministra la información relevante no sólo hacia el receptor sino también hacia el proveedor del servicio. De esta forma, todas las partes involucradas en la cadena de abastecimiento poseen los datos necesarios cuando reciben los productos. Figura 13. Flujo de información en la cadena de suministro en dos esquemas distintos. Esta facilidad para intercambiar información es una característica esencial de cualquier modelo de trazabilidad. En los entornos tecnológicos sin Intercambio Electrónico de Datos (EDI), la etiqueta logística sirve de respaldo para todos los socios de la cadena de abastecimiento que desean comunicar información de trazabilidad asociada a la unidad logística. Sin embargo, siguiendo las mejores prácticas, sólo se comunican los identificadores claves para la trazabilidad en los artículos comerciales y unidades logísticas mediante código de barras, mientras

33 Página 33 de 54 que toda la información adicional deberá ser transmitida por medios electrónicos (especialmente cuando hay una alta frecuencia de intercambios de información). El EDI complementa el intercambio automático de datos y se aplica como una manera rápida y confiable de lograr intercambios de información electrónicos y de computadora a computadora entre los socios comerciales de la cadena de suministro EANCOM EANCOM es un subconjunto del lenguaje EDIFACT (Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, el Comercio y el Transporte), que permite que los socios intercambien documentos comerciales de una manera simple, precisa y que guarde una relación costo beneficio, estos datos serán intercambiados vía EDI Algunas de las estructuras de los mensajes EANCOM son particularmente relevantes para la trazabilidad, incluyendo por ejemplo: el aviso de despacho (DESADV), aviso de recepción (RECADV), estado del transporte (IFTSTA) resumen de avance y consolidación (IFTSUM). En la siguiente tabla se muestran ejemplos de mensajes EANCOM que pueden ser utilizados con fines de trazabilidad. Nombre del Mensaje EANCOM Aviso de Despacho (DESADV) Aviso de recepción (RECADV) Mensaje del Estado del Transporte (IFTSTA) Función El mensaje Notificación de Embarque (Shipping Notice) contiene la información relacionada con el embarque físico que será transportado puede suministrarse en el mensaje de instrucción de transporte. Ejemplos de información provista son: Peso Administración de datos Método exacto de transporte Plazos de entrega Nivel de envoltorio y detalles de artículos Números de lote Producción, consumir preferente antes del o fecha de vencimiento País de origen Para proporcionar una conexión entre el paquete físico y un embarque, se recomienda que los SSCC sean asignados para identificar de manera única e inequívoca cada paquete dentro del embarque. El SSCC, generalmente, es asignado por la parte que efectúa el embarque de los productos. El Mensaje de Aviso de Recepción (Receiving Advice) proporciona información relacionada con los productos reales entregados, tales como fecha de vencimiento, cantidad y envoltorio de los productos (ej, SSCC). Este mensaje generalmente es enviado por el proveedor y puede ser utilizado por el proveedor como base de la factura. El Mensaje del Estado del Transporte (Transport Status Message) permite el seguimiento hacia atrás de la información relacionada con la ejecución de la orden de transporte en

34 Página 34 de 54 Mensaje de Entrega y Consolidación (IFCSUM) Anuncios de Retornos (RETANN) Pedido de Retorno de Mercancías (RETINS) cualquier punto de la cadena de suministro. Permite la transmisión de la información acerca del estado del transporte por parte de un expedidor de fletes o transportista a la parte que solicita información sobre la consignación o envío de las mercancías, por lo cual podría haberse entregado previamente una Instrucción de Transporte. A este mensaje también se le conoce como un mensaje de Instrucción de Transporte Múltiple (Multiple Transport Instruction) lo envía la parte que emite una instrucción o una reserva de servicios de envío/transporte para un grupo de consignaciones según las condiciones acordadas a la parte que acuerda los servicios de envío y/o transporte. El Mensaje Anuncios de Retornos (Announcement for Returns) se asigna para informarle a la otra parte qué mercancías serán retornadas y la razón de dicha devolución. La manera en que serán devueltas las mercancías se establece en el mensaje Pedido de Retorno de Mercancías (Return Goods Order). Con EANCOM todas las partes incluidas en los procesos logísticos poseen una herramienta sustentable para garantizar el seguimiento y rastreo óptimo. A través de diferentes tipos de mensajes EANCOM se comunican los sistemas de numeración. En este contexto, el SSCC juega un papel específico, al ser utilizado como la identificación de una unidad logística, permitiendo mejorar el modelo de trazabilidad. Se construye una relación entre el flujo físico de mercancías y el flujo electrónico de la información. El siguiente esquema ayuda a clarificar la interacción de las tecnologías facilitadoras.

35 Página 35 de 54 Figura 14. Intercambio de información entre los actores de la cadena de suministro Radio Frecuencia La identificación por radiofrecuencia (RFID) es una tecnología que está creciendo día a día y que utiliza radiofrecuencia para identificar productos y bienes retornables y transportar datos a lo largo de la cadena de suministro. Los desarrollos de estandarización de EAN/UPC en el campo de identificación por radiofrecuencia son conocidos internacionalmente como GTAG. Global TAG es el primer estándar RFID de EAN. UCC, éste permite que coexistan varias etiquetas de RFID y la interoperabilidad del sistema RFID Elección de tecnología La trazabilidad implica el registro de datos a lo largo de la cadena de suministro. Para lograrlo, es necesario tener a disposición cierta cantidad de equipamiento para realizar marcaciones, lecturas y/o captura de datos y preparación en el sistema de informática; así como un espacio que le permita enviar, procesar, y si fuera necesario devolver tal información.

36 Página 36 de 54 Qué puntos se deben considerar? Funciones Técnicas: La traducción técnica de las especificaciones operacionales, descripción del tipo de datos, de aquellos datos descriptivos y de estándares de codificación, etc. Desempeño y restricciones técnicas: Confiabilidad, rapidez, posibilidad de que se le realicen mejoras, volumen de información que será procesado, duración del archivo, frecuencia del intercambio de datos, capacidad de diálogo, entorno, recursos humanos, etc. Configuración del Hardware: Herramientas de interfaces (lectores, impresoras, software de producción, espacio de trabajo EDI, etc.) Parte de las herramientas a considerar en la elección de la tecnología son: Software debe asegurar: Uso de Internet para la transmisión de datos Captura y registro de información Almacenamiento de datos Transmisión de información Cumplimiento de solicitudes Análisis de información Hardware Impresión de etiquetas legibles para el ser humano Impresión de etiquetas legibles al usar escáner PC con la capacidad de almacenar el software Escáner Consumibles Dimensiones de las etiquetas Resistencia de las etiquetas dependiendo del producto en el que se usarán Tinta o cinta a usar Capacitación El proveedor de tecnología debe proporcionar la capacitación en el uso de su software y hardware Recurso humano Estudios mínimos necesarios del personal de la organización que estará involucrado en el uso del software. Para elegir al proveedor de tecnología GS1 cuenta con el Directorio de proveedores, el cual menciona aquellos proveedores que han sido validados por GS1 México en los puntos anteriormente descritos.

37 Página 37 de 54 En caso de que la organización emplee un desarrollo interno, se realizará la validación, para lo cual deberá ponerse en contacto con el Analista de Soluciones Tecnológicas de GS1 México. El proceso de validación consiste en: - Registro de Aplicaciones.- Se realiza mediante el llenado de formatos que determinan los puntos que deberá cumplir la solución para su análisis. El analista enviará los formatos. - Laboratorio de Pruebas.- Se realiza mediante una sesión en donde se analiza de manera funcional que la aplicación cumpla con todos los puntos marcados por el estándar (basado en el GTC) - de resultados.- Los resultados se entregan en el Reporte de Hallazgos, que determina o no el cumplimiento Validación de especificaciones Se debe validar el modelo completo con los miembros del equipo aplicando el Checklist Global de Trazabilidad enfocándose en las capacidades de las partes para cumplir los requisitos desde la recepción hasta la entrega de productos. Para manejar la relación con la etapa previa, se debe identificar la entidad y el código utilizado. Puede ser el número de lote de la materia prima, número de orden de producción, el SSCC de las unidades logísticas recibidas, etc. Las siguientes tablas sugieren qué debería determinar cada depositario según la etapa de su proceso para lograr un modelo de trazabilidad totalmente organizado. Una entidad rastreada puede ser una unidad logística. Socio de la cadena Compañía Sitio (Planta depósito) Operadores Herramientas Tipo de entidad al comenzar esta etapa Identificación Entidad Rastreada (artículo que sale de esta etapa: lote, unidad logística) Identificador (es) Tipo de marcación Captura y registro de datos Captura de datos como respaldo de identificación (etiqueta logística, códigos de barra, texto, RFID, documentos adjuntos). Datos registrados. Respaldo de archivos. Periodo de archivo. Administración de vínculos Entidad e identificador utilizado para mantener el vínculo con la etapa previa. Número o cantidad de artículos de la etapa previa potencialmente utilizados para producir un artículo en esta etapa (precisión del vínculo para trazabilidad hacia atrás). Número o cantidad de artículos de esta etapa que potencialmente contienen parte de una entidad rastreada proveniente de la etapa anterior (precisión del vínculo de trazabilidad hacia adelante). Comunicación Información suministrada. Tipo de comunicación (a través de impresión clara, códigos de barra, etiqueta logística, EDI, etc.). Destinatarios confidencialidad. NOTA: Tal vez algún tipo de información no sea pertinente en ciertas etapas de la cadena de abastecimiento.

38 Página 38 de 54 Socios. Incluye todos los socios de la cadena de abastecimiento, tales como productores, proveedores de servicios logísticos, plataforma de distribución y minoristas. PRODUCTOR Recepción de materia prima e insumos Proceso de producción ó transformación Envase del producto comercial Almacenamiento Preparación para embarque Embarque Identificación SSCC (solución recomendada, si no se suministra el SSCC el GTIN + número de lote) o el GTIN + lote de materia prima o producto semiterminado o GTIN + seriado. Asignación de un nuevo GTIN + lote o número seriado de los productos terminados. Impresión del GTIN + número de lote 1 (el GTIN puede estar preimpreso sobre la envoltura). Los identificadores claves para trazabilidad son diferentes en función del tipo de unidades almacenadas (SSCC o GTIN + número de lote). Creación de la etiqueta logística EAN UCC de la Unidad Logística. SSCC de la unidad logística. Captura y Registro de datos Lectura del SSCC, vínculo y registro en base de datos, fecha de recepción, operación de manejo de datos, temperatura, etc. Todos los datos correspondientes al envase. Todos los datos correspondientes al almacenamiento (p. ej. Localización, temperatura, etc.). Lectura del nuevo SSCC. Administración de vínculos Vínculo del GTIN + número de lote con GLN del proveedor. Vínculo entre el nuevo GTIN + número de lote o seriado de producto terminado y el SSCC de materias primas o producto semiterminados. Vínculo entre el GTIN + número de lote del material del envase y el GTIN + número de lote del producto terminado. Vínculo entre SSCC y el sitio de almacenamiento (p. ej. GLN, temperatura, etc.). Vínculo entre el SSCCy el GTIN + número de lote o el contenido de SSCC previos en caso, p. ej. De picking (escoger productos). Nuevo SSCC y GLN del Comunicación Recepción de DESADV incluyendo SSCC + GTIN + número de lote o seriado. Recepción de mensaje electrónico antes de la recepción de productos RECADV. Recepción de mensaje de pedido del cliente ORDERS. DESADV IFCSUM

39 Página 39 de 54 Todos los datos correspondientes al embarque (p. ej. Transportista, destinatario, etc). destinatario. IFTSTA Código de barras UCC EAN-128. Nota: Cada vez que se mencione la identificación del GTIN + número de lote se presume que, según el tipo de artículo, ésta puede remplazarse por la identificación GTIN + número seriado. PROVEEDOR DE SERVICIO LOGÍSTICO Recepción Almacenamiento Identificación SSCC de la Unidad Logística. Captura y Registro de datos Lectura del SSCC, vínculo y registro a base de datos, fecha de recepción, manejo de datos, operación, temperatura, etc. Lectura de SSCC Todos los datos que corresponden al almacenamiento. Administración de Vínculos SSCC junto con GLN del proveedor. Vínculo entre SSCC y sitio de almacenamiento (p. ej. GLN, temperatura, etc.). Comunicación Recepción de ORDERS. Cotejo de DESADV con SSCC de las mercancías que ingresan. Envío de RECADV.

40 Página 40 de 54 MINORISTA Identificación Captura y Registro de datos Recepción SSCC ó GTIN + Número de lote Almacenamiento Abastecimiento Venta Diferente tipo de identificador clave según el tipo de unidades almacenadas (SSCC o GTIN + Número de lote). GTIN del Artículo comercial. GTIN de la unidad de consumo. Lectura del SSCC. Registro de todos los correspondientes datos de recepción (p. ej. recepción). Todos los datos de almacenamiento pertinentes (p. ej. Localización, temperatura, información detallada del contenido de cada unidad logística, etc.). GTIN y localización del comercio. Lectura del GTIN de la unidad de consumo. Administración de Vínculos SSCC junto con GLN de plataforma de distribución o proveedor. Vínculo entre SSCC y sitio de almacenamiento (p. ej. GLN, temperatura, etc.). GTIN + Número de lote GTIN + Número de lote Comunicación de ORDERS y RECADV. de HANMOV a centro de distribución. Recepción de DESADV Envío de RECADV. Código de Barras UCC/EAN-128. INVRPT Se debe generar un manual de procedimiento operativo y de gestión del modelo de trazabilidad cuando el diseño esté completo. Este manual debe contener el proceso para la identificación y enlace del producto, la información que debe ser grabada, qué medios se van a usar, método de colección y almacenamiento, tiempo de almacenamiento, etc.

41 Página 41 de 54 Figura 15. Esquema de empleo en proceso de los códigos de barras.

42 Página 42 de Implementación del modelo de trazabilidad Para verificar la efectividad del modelo de trazabilidad se requiere comenzar con la implementación. Lo más recomendado para evaluar la robustez del modelo es realizar una prueba piloto. Antes de realizar un piloto, se debe informar a todos los involucrados en la cadena de suministro; en la mayoría de los casos es mejor seleccionar un socio. Los problemas encontrados durante el periodo de prueba pueden ser útiles para comprobar la eficacia de los elementos especificados, registros y el propósito del sistema de mejora. Parte importante durante la implementación es considerar Los Puntos Críticos del Proceso, y están basados en el Programa de conformidad Global de Trazabilidad GS1, Puntos de Control & Criterios de Cumplimiento- Alimentos los cuales se deben entender como los riesgos de un modelo de trazabilidad y por lo general se encuentran en cada punto donde existe un cambio de socio y /u operación. Los posibles riesgos son: Ruptura de la cadena de suministro Ruptura de la trazabilidad Pérdida de información Información imprecisa Error humano Las razones de las rupturas de trazabilidad pueden incluir: Vínculos no registrados entre los sucesivos lotes de producción y las unidades logísticas. La información existe pero no está vinculada con los números de lotes y las unidades logísticas. Usos de sistemas privados (no estándares). Archivo en papel. Los procedimientos no se adaptan y/o no se precisan lo suficiente. Falta de conciencia por parte del staff o ausencia de entrenamiento. Falta de automatización. Ingreso manual. Falta de análisis o monitoreo general del modelo de trazabilidad. La siguiente tabla señala algunos posibles casos, en los cuales los riesgos de ruptura de trazabilidad son grandes y es necesario mencionarlos, se debe considerar que estas características varían según los artículos comerciales y las etapas de producción, dependiendo de los sistemas implementados.

43 Página 43 de 54 Operación Riesgos Solución Producción Pérdida de información sobre las condiciones de producción. Errores en ingresos manuales. Mantener registros de documentos y archivos. Colaboración del sector e Intersectorial para definir y codificar la información que será Almacenamiento Consolidación división productos o de Recepción, embarque, cambio de socio Transporte Transformación, mezcla, adición de artículos comerciales Empaque Distribución, destinos amplios Pérdida de información con respecto a las condiciones de almacenamiento Pérdida de precisión. Confiabilidad de los vínculos. Discontinuidad en identificación de procedimientos manuales utilizados para el reingreso de información. Pérdida de información sobre condiciones de transporte. Ruptura de trazabilidad en caso de cambios sucesivos de socios cuando los artículos se consolidan o dividen. Pérdida de precisión. Riesgo de error en caso de ingreso manual de datos. Ruptura de la trazabilidad en caso de incidente. Pérdida de precisión acerca de los vínculos de origen en información (ej. Unidades logísticas heterogéneas tales como números de lote y fechas, diferentes fechas de producción a las de envasado). Pérdida de trazabilidad por amplitud de destinos. registrada. Administración de sitio y registro de parámetros de almacenamiento Uso de lotes de fabricación homogéneos. Reducción del tamaño de los lotes o multiempaques. Identificación de lotes y multi-empaques en detalle [cajas de cartón en el caso de selección (picking)]. Ingreso automático. Uso de estándares EAN/UPC para la identificación de productos y socios, identificación automática por código de barras y EDI. Especificaciones de proveedores y transportistas incluyendo el uso de estándares. Registrar las condiciones durante el transporte y localización de forma continua (en tiempo real si es posible). Uso de sección de remitente de la Etiqueta Logística EAC.UCC. Lotes separados. Diseñar y adaptar los procedimientos detallados, y automatización. Especificaciones del proveedor Ajustar el proceso de fabricación para adaptarse al tamaño de los lotes entrantes. Mantener archivos y registros de documentos. Unidades logísticas homogéneas o marcación altamente detallada (GTIN más número de lote o número seriado o SSCC en códigos de barras sobre las unidades homogéneas más pequeñas). Marcar la fecha más antigua (desfavorable) pero enviando una notificación detallada del mensaje de entrega. Marcar claramente la información sobre el artículo comercial en la etiqueta. Margen de seguridad en caso de retiro de artículos. Mantener un registro de los vínculos entre los números de identificación (Lote o Número Seriado + GTIN o SSCC) y destinos GLN Enviar una notificación de entrega por medio de EDI en el momento de la carga. Utilizar el recibo de entrega.

44 Página 44 de 54 Consumo Regreso de mercancías no vendidas Pérdida de trazabilidad, mayor riesgo si el comprador no es el consumidor final. Uso erróneo e inadecuado del producto. Ver consolidación y división Etiquetado con información clara sobre el envase. Identificación detallada (lote). Mantener un registro de todos los movimientos Capacitación y documentación La capacitación del personal debe ser en paralelo con la implementación del modelo de trazabilidad para asegurar que el personal involucrado en la adquisición los alimentos, producción, envío, distribución y sistemas de información adquiera la capacidad para introducir datos con precisión y realizar otras tareas como recopilación y grabación de datos. La organización debe considerar que esta capacitación es específica en sus procesos y debe ser impartida tanto por los líderes integrantes del equipo de implementación, como por el proveedor de tecnología, para el uso del software y hardware adquiridos. Se debe contar con la evidencia de las capacitaciones recibidas. La documentación del modelo de trazabilidad se debe realizar considerando: el alcance, los elementos rastreados, los medios y el rendimiento. Documentación Alcance Estos elementos son relativamente estables ya que debe considerar el alcance definido en el inicio del proyecto. Elementos que serán rastreados Estos pueden desarrollarse conforme a los objetivos. Cada sector o proceso interno puede decidir un mínimo compartido, pero la elección de los artículos rastreados depende de la compañía Medios para captura y transmisión de datos Determinan el rendimiento del modelo de trazabilidad. Se eligen en función del alcance y las necesidades de los elementos rastreados. Rendimientos Estos son los indicadores clave que establecen el grado de integración del modelo de trazabilidad. Deben ser analizados para cada sistema comercial. Detalles Objetivos. Destinatario. Campo de aplicación. Lote / unidad logística. Vínculos entre sucesivos lotes y unidades logísticas. Información registrada. Período de archivo. Sistemas de información Estándares de Comunicación e identificación EAN/UPC. Organización. Confiabilidad. Velocidad. Precisión. Coherencia. Costo. Los puntos mencionados en la tabla anterior pueden ser considerados para la elaboración del Procedimiento de Trazabilidad de la Organización.

45 Página 45 de Validación de la implementación del modelo de trazabilidad GS1 Una vez que el proceso de trazabilidad ha sido adoptado por todas las partes que se hayan definido en la cadena de suministro del usuario, se deberá realizar una Auditoría de Trazabilidad por parte de GS1 México. La Auditoría de Trazabilidad es una evaluación sistemática del modelo de trazabilidad que se aplica utilizando el esquema de ISO Se lleva a cabo por auditores GS1 GTC acreditados. El auditor acreditado lleva acabo la evaluación de trazabilidad en las instalaciones de la organización, utilizando un esquema de auditoría llamado GS1 GTC Puntos de Control y Criterios de Cumplimiento. El resultado de esta evaluación es un informe completo que detalla el nivel de trazabilidad identificando los puntos de mejora de trazabilidad que la organización debe corregir. El GS1 GTC ha sido diseñado para implementar y revisar modelos de trazabilidad en organizaciones que fabrican, producen, manipulan y proveen suministro ya sea de productos y/o servicios en la cadena de suministros de Alimentos. El detalle de los puntos a auditar los puede consultar en la página: Por lo tanto, la auditoría se le puede realizar a cualquiera de las siguientes organizaciones: Productores Fabricantes Procesadores Productores de Suministros Proveedores de Logística Transportistas Minoristas Mayoristas Importadores y Exportadores Proveedores de Almacenamiento y Depósitos Fabricantes de Contenedores y Empaquetados

46 Página 46 de 54 El tiempo promedio de la Auditoría de Trazabilidad es de 5 días por organización (ver listado anterior) en la cadena de suministro. Esto pude cambiar según el objetivo y el alcance, que la empresa establezca y está relacionado con el tiempo que el Auditor de Trazabilidad invertirá en el levantamiento y documentación del informe de la auditoría. Para mayor detalle de los costos contacte a un ejecutivo de ventas en la siguiente dirección de correo electrónico: direccionventas@gs1mexico.org Figura 16. Proceso de la auditoría. La parte fundamental para el desarrollo de una auditoría es definir correctamente el objetivo, alcance y criterios, ya que dependerá de éstos la correcta evaluación del modelo de trazabilidad. Los objetivos de la auditoría definen qué es lo que se va a lograr con la auditoría, deben ser definidos por la organización auditada y pueden incluir: - Determinación del grado de conformidad del modelo de gestión del auditado, o de parte de él, con los criterios de auditoría. - Evaluación de la capacidad del modelo de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y contractuales que tenga la organización con otros socios comerciales. - Evaluación de la eficacia del modelo de gestión para lograr objetivos específicos. - Identificación de áreas de mejora del modelo de gestión. El alcance describe la extensión y los límites de la auditoría, tales como ubicación, unidades de la organización, actividades y procesos que van a ser auditados, así como el periodo cubierto por la auditoría. Los criterios de auditoría se utilizan como una referencia frente a la cual se determina la conformidad, y pueden incluir políticas, procedimientos, normas, leyes y reglamentos, requisitos del modelo de gestión o requisitos contractuales de los sectores industriales o de negocios; en este

47 Página 47 de 54 caso específico el criterio de Auditoría es el GS1 Global Traceability Conformace Control Points & Compliance Criteria, Issue 1, Apr 10. Tanto el alcance como los criterios de auditoría deben ser definidos entre la organización auditada y el auditor de acuerdo con los procedimientos del programa de auditoría. Las secciones a auditar están contenidas en los 105 puntos de control del Check List y se distribuyen de la siguiente manera: 1. Definición de objetivos. 2. Definición de productos. 3. Ubicación en la cadena logística. 4. Establecimiento de procedimientos. 5. Flujo de materiales. 6. Requerimientos de información. 7. Requerimientos de documentación. 8. Estructura y responsabilidades. 9. Formación. 10. Coordinación en la cadena logística 11. Monitoreo. 12. Auditorías internas. La Auditoría de Trazabilidad está dentro de un marco normativo mundial, basándose en: Requerimientos regulatorios: son reglas procedimientos, códigos administrativos etc., establecidos por autoridades o agencias gubernamentales. Las regulaciones son obligatorias. Requerimientos Comerciales: son las exigencias de los clientes que cuidan sus intereses, más allá del cumplimiento de las regulaciones o la implementación de estándares. Requerimientos Estratégicos de la Organización: la adopción de estándares son programas, metodologías o mecanismos que permiten ordenar y estandarizar los procesos o actividades de la compañía. Son voluntarios y permiten cumplir con requerimientos regulatorios y de los clientes.

48 Página 48 de 54 Figura 17. Se muestran diferentes alcances definidos por una organización para la Auditoría de Trazabilidad teniendo como objetivo común el cumplimiento al 100% del GS1 GTC.