Políticas de divulgación a través del sistema Mercurio

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1 Políticas de divulgación a través del sistema Mercurio El Área de del Departamento de Comunicación es la responsable del envío de los mensajes (módulo de divulgación) a la comunidad universitaria, a través del sistema Mercurio. Por su parte, el Departamento de Mercadeo Institucional es el encargado del manejo de todas las bases de datos (internas y externas) de este sistema conocido como Mercurio. El módulo de divulgación de este medio busca dar a conocer a la comunidad universitaria y al público definido los eventos, los comunicados, las decisiones y otra información de interés que emiten las diferentes dependencias de EAFIT. Este canal tiene como fundamento el marketing relacional, que se define como la estrategia centrada en anticipar, conocer, y satisfacer las necesidades y los deseos presentes y previsibles de los usuarios. Políticas Con el propósito de mejorar los canales de comunicación internos y al tener en cuenta que el envío de correos a través de Mercurio es una de las herramientas que más usan las dependencias de la Universidad, el Área de del Departamento de Comunicación publica las políticas de uso de este sistema, para garantizar la efectividad en el proceso de difusión de los mensajes. Estas políticas, que son de estricto cumplimiento, se aplicarán para todos los correos que tengan como destinatarios los usuarios de la Universidad. Antes de solicitar un envío de correo masivo se debe tener en cuenta: Por este medio se envía información institucional. Solo se pueden programar mensajes de otras entidades con la respectiva autorización del jefe de la dependencia de la Universidad interesada en enviar dicho mensaje y con destino al público objetivo de esta dependencia. Entre otros, se restringe el envío de mensajes como fiestas de integración, servicios sociales e informaciones que estén en contra de la filosofía institucional. En ningún caso se permite el envío de mensajes con fines comerciales y no se harán excepciones incluso en aquellas informaciones que provengan de convenios de la Universidad con otras entidades. Las solicitudes se deben realizar con un mínimo de cuatro días hábiles de anticipación a la fecha prevista de envío de la información que se desea divulgar (en horario de oficina: de 8:00 a.m. a 12:00 m. y de 2:00 a 6:00 p.m.).

2 Una misma información solo se envía un máximo de dos veces y, en ningún caso, su reenvío se puede realizar en un periodo inferior a cuatro días, con excepción de las campañas institucionales. Se debe tener en cuenta que este canal no es masivo, sino selectivo y, por esta razón, la información que se envía debe llegar solo al público objetivo de cada mensaje para que sea efectivo y pertinente. De esta manera se evita la saturación de los usuarios. Las respuestas a las inquietudes de un mensaje enviado son de exclusiva responsabilidad del encargado de dicho mensaje, es decir de quien hace la solicitud de envío. Cuando la dependencia tenga varios mensajes para enviar a un mismo público, debe sintetizarlos y agruparlos en un mismo correo. Cada dependencia debe nombrar a una sola persona autorizada, que por lo general es un auxiliar administrativo, para hacer requerimientos de envío y así evitar duplicar la información. Quienes deseen enviar un correo pueden ponerse en contacto con esta persona. Mercurio es un apoyo. La acogida de un evento no depende únicamente del envío de uno o varios correos a través de este medio, sino de la planeación y la estrategia comunicacional del mismo. Para solicitar el envío de un mensaje a través del sistema Mercurio es necesario diligenciar, sin excepción, el formato web: y que contiene los siguientes datos: o Título: asunto del correo. Debe ser llamativo y acorde con la información que se desea difundir para que invite al público objetivo a abrir el mensaje. o Mensaje de texto o imagen: las personas que quieran enviar un correo deben procurar que el mensaje cumpla con los principios de la información que se explican en el Manual de Estilo de la Universidad (veracidad, responsabilidad, precisión y claridad, y creatividad) y las recomendaciones que están consignadas en este documento. Los mensajes se pueden enviar así: texto en Word o imagen de tipo JPG, GIF o PNG (se deben solicitar al Área de Comunicación Creativa). Los archivos PDF se pueden enviar como adjuntos. Los mensajes en formato de texto no deben contener tablas u otro tipo de formatos ni exceder los caracteres. Los que superen esta

3 Extensión pueden ser enviados como adjuntos. Las imágenes no deben exceder los 550 píxeles de ancho y los 80 KB de peso. El Área de es la encargada de corroborar que la información que se envía cumpla con las políticas institucionales y, en caso de ser necesario, hace los ajustes correspondientes. o Público objetivo: se refiere a las personas a las que va dirigido el mensaje. Entre más segmentado esté el público, más efectiva es la comunicación. La comunidad universitaria está integrada por: estudiantes de pregrado y posgrado, empleados administrativos y docentes, y directivos (rector, vicerrector, secretario general, decanos y directores). Filtros de estudiantes: - Escuelas (Administración, Ingeniería, Derecho, Ciencias y Humanidades, y Economía y Finanzas) - Carreras - Semestre - Promedio de crédito acumulado - Género - Sedes - Becados Filtros de empleados: - Directivos, administrativos y docentes - Dependencias - Tipo de contrato: tiempo completo, medio tiempo, un cuarto de tiempo y cátedra - Cargos El Área de valida el público objetivo del mensaje y, en caso de ser necesario, hace los ajustes necesarios. o Dependencia responsable: dependencia de la Universidad que debe asumir la responsabilidad por la información que bajo su nombre se publique. Esta responsabilidad no es del Departamento de Comunicación o Mayores informes: es el contacto de una persona o dependencia con número telefónico, correo electrónico y sitio web en donde las personas interesadas pueden ampliar la información. o Fecha de envío: día en el que el mensaje debe llegar al público de destino. Tener en cuenta las políticas que se mencionaron anteriormente referentes a este tema.

4 La comunidad universitaria, además del sistema Mercurio, cuenta con otros medios de comunicación que pueden adecuarse más al mensaje y público objetivo: Medio Intranet Entrenos (sitio web y newsletter) Boletín Somos (impreso) Canal de Estudiantes (sitio web, redes sociales y newsletter) Canal de Egresados (sitio web, redes sociales y newsletter) Portal Web Institucional Redes sociales institucionales Puntos de información y carteleras Pantalla de la portería de Las Vegas Agencia de Noticias Agenda de medios Dependencia responsable bmonagi@eafit.edu.co;., bmonagi@eafit.edu.co, lcardenf@eafit.edu.co;., lcardenf@eafit.edu.co; ; molartem@eafit.edu.co, Periodicidad Sitio web: diaria, de lunes a viernes Bimensual Sitio web y redes sociales: quincenal Sitio web y redes sociales: quincenal Tres veces a la semana Semanal Diaria, de lunes a viernes Dos veces a la semana: lunes y jueves Público Objetivo Empleados docentes y administrativos Empleados docentes y administrativos, y jubilados Estudiantes de pregrado y posgrado Egresados de pregrado y posgrado Público externo e interno Periodistas Periodistas

5 Revista El Eafitense Agenda Cultural Periódico estudiantil Nexos Canal digital Envivo Emisora digital Acústica Extensión Cultural. Grupo estudiantil Nexos. Centro Multimedial Pregrado en Comunicación Social E- mail: Semestral Mensual Mensual Público externo e interno Si tiene alguna inquietud o desea mayor información acerca del envío de mensajes a través del sistema Mercurio se puede comunicar con Édgar Realpe, analista del Área de, al correo erealpe@eafit.edu.co o a la extensión 9688; y con Juan Carlos Luján Sáenz, coordinador de la misma área, al correo o a la extensión Cordialmente, Catalina Suárez Restrepo Jefa del Departamento de Comunicación Luis Alejandro Cárdenas Franco Coordinador Área Digital 13 de junio de 2013.

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