Curso. Profesor: Carlos Yévenes. Seminario Web #02

Transcripción

1 Curso Específico Profesor: Carlos Yévenes Seminario Web #02

2 Contenidos MÓDULO I : MODELO DE NEGOCIO MÓDULO II : LICITACIÓN Y ADJUDICACIÓN MÓDULO III : ADMINISTRACIÓN Y CIERRE Modelo de Negocio - Evaluación de Riesgos Licitación - Matrices de Evaluación - Aspectos Legales y Contractuales Administración - Evaluación de Desempeño - Gestión de Costos de Servicios - Estados de Pago y Facturación - SLA - Aspectos HSS, MAC, normativa legal y laboral Adjudicación - Formalización y Comunicación - Estrategias de Negociación Cierre - Aspectos medio ambientales

3 MODELO DE GESTIÓN DE CONTRATOS Contratar lo correcto Re-evaluar Decisión Outsource Utilización efectiva de Contratos y Gestión Atraer contratistas correctamente Administrar Contratos Bien

4 CADENA DE VALOR DEL CONTRATO La cadena de valor de un contrato se compone de seis sub-procesos. Estos procesos apuntan a asegurar que la empresa seleccione cuidadosamente cuándo contratar, se vincule correctamente con los contratistas y los supervise adecuadamente. Cada paso del proceso requiere aprobaciones formales de acuerdo con los lineamientos de la Delegación de Autoridad de la empresa Evaluación de requerimientos del negocio Solicitud de propuestas y cotizaciones Evaluación y Negociación de propuestas Contratación de Contratista Administración del contrato Conclusión del contrato

5 Cadena de valor del contrato Proceso Abarca Evaluación de requerimientos del negocio Preparación del alcance, evaluación de riesgos, Solicitud de propuestas y cotizaciones Evaluación y Negociación de propuestas

6 Cadena de valor del contrato Proceso Contratación de Contratista Abarca - Administración del Contrato Administración de los reclamos y variaciones en la ejecución, reuniones contractuales, administración Conclusión del Contrato Administración de la ejecución hasta la conclusión -

7 MODELO DE NEGOCIO Propósito: Garantizar que los Dueños del Contrato expresen de manera clara y precisa los requerimientos de necesidad de contratación. Alcance: Preparación para llamados a licitación o solicitudes de cotización

8 ENTENDER REQUERIMIENTOS Y MERCADO DINÁMICO Entender el patrón de consumo y precio. Comprender el proceso donde se utiliza el producto / servicio. Cómo se utiliza?. Para qué se usa esto?. Cuál es el impacto de la especificación en el precio y negocios? Entender el ciclo de vida del producto o servicio. Cómo se distribuye el costo. Entender las necesidades del cliente, requerimientos. Identificar el potencial volumen de apalancamiento regional y globalmente. Entender base y desempeño de los proveedores existentes.

9 ENTENDER REQUERIMIENTOS Y MERCADO DINÁMICO Entender las tendencias de la industria y factores, cadena de suministro y estructura de costos de proveedores. Identificar nuevas fuentes de suministro. Determinar las restricciones y oportunidades del mercado. Comprender las mejores prácticas que se utilizan.

10 Suministro Correcto Seleccionar una estrategia que ayude a oportunidades seleccionadas, mejor satisfaga las necesidades de los clientes y cumpla con los objetivos de la empresa. Desarrollar: Estrategia de precios. Herramienta de Suministro. Estrategia de Relacionamiento. Plan y estrategia de compras. Plan y Estrategia de ejecución. Plan y Estrategia de comunicación. Proceso de adquisición. Riesgos Plan de evaluación y mitigación de riesgos.

11 Administrar Proceso de Suministro Proporcionar Seleccionar bienes una estrategia y servicios que que ayude satisfagan a las necesidades de los oportunidades usuarios finales seleccionadas, (costo, cantidad, mejor calidad, entrega) al tener un proceso satisfaga de las adquisición necesidades fiable de y los proporcionar clientes un efectivo costo del servicio. y cumpla con los objetivos de la empresa. Desde proveedor:

12 Mejorar la eficiencia y reducir el costo total Seleccionar una estrategia que ayude a oportunidades Asegurar seleccionadas, cumplimiento mejor del contrato por la satisfaga las necesidades empresa y proveedores. de los clientes y cumpla con los objetivos de la empresa. Liderar programa de mejora continua de proveedores. Medir y reportar el ahorro de costes y la Encontrar oportunidades y área objetivo de mejora para reducir costes y mejorar los procesos. Asegurar el cumplimiento del acuerdo de servicio al cliente con las adquisiciones.

13 QUIZ

14 DESCANSO

15 Indicadores clave de desempeño Directrices Mediciones Internas Mediciones Externas Niveles de servicio Cantidad y valores, mensuales y por año hasta la fecha, de las necesidades de contratación recibidos para ser procesados No aplicable Responsabilidades Rol Dueño del Contrato Responsabilidades Garantizar que todas las solicitudes sean en de Servicio

16 1. Inicio Prestación de servicios externos después de emitido el Contrato o la Orden de Servicio. 2. Procesos documentados de selección de los métodos de contratacion (por ejemplo, un Contrato o una Orden de Servicio). Objetivos 3. Información mínima para completar contratos: - Justificación de necesidad de contratación, de acuerdo con Manual de Delegación de Autoridad. - Alcance del trabajo delineado e identificado según procedimientos de la empresa. - Especificaciones, listados de plazos y costos, y detalles técnicos autorizados de acuerdo con requisitos de la empresa.

17 3.- Información mínima para completar contratos: Objetivos - Estimación del costo total del proyecto, calculado con un rango entre el -10% y el +10% del total de los costos al término del trabajo para la empresa. - Presupuesto necesario para el financiamiento del Contrato. - Plan documentado de gestión de riegos compatible con lo establecido por la empresa. - Plan de calidad documentado.

18 Flujo Decisión Modelo de Negocio Área Usuaria Área Servicios Generación de PR PR > US$ ? NO PR entre US$ NO PR entre US$ y US$ ? y US$ 1.000? SI SI SI NO - Bases técnicas y anexos - Check List de Bases Técnicas - Formulario solicitud de licitación - Formato de Itemizado - Matriz de Riesgos del área - Permisos Sectoriales y Evaluaciones - PR aprobado en elipse - Matriz de Riesgo del área - Formato itemizado - PR aprobado en elipse - Describir en PR (requisitos de compra) los requerimientos del servicio - Matriz de Riesgo del área - Formato Itemizado - PR aprobado en elipse No se Requiere de un proceso de Licitación Fin Proceso Contrato u Orden de Servicio Proceso de Solicitud de Propuesta y/o cotizaciones

19 Evaluar los Requerimientos del Negocio Actividad Detalle Implementación Prestación de servicios externos sólo se iniciará después de emitido el Contrato o la Orden de Servicio. Emisión carta de adjudicación para iniciar servicio. Documentados los procesos de selección de los métodos de contratación apropiados (por ejemplo, un Contrato o una Orden de Servicio). si será un contrato o una orden de servicio. Mantener uso matriz de decisión Dueños de Contratos deberán proporcionar a los Administradores de Contratos información mínima a contratación de acuerdo con el correspondiente Manual de Delegación de Autoridad de la Empresa. Aplicación del DAM, de acuerdo a procesos Incrementar niveles de delegación de autoridad de compra El alcance del trabajo, correctamente con los procedimientos de la empresa. Formato de itemizado para propuesta económica cuando corresponda de aspectos DS y responsable de evaluación Área Usuaria. - Ampliar niveles para emisión de OS (mayores a US$ ) y requerimiento de BBTT

20 Evaluar los Requerimientos del Negocio Actividad Detalle Implementación Dueños de Contratos deberán proporcionar a los Administradores de Contratos información mínima a cos autorizados de acuerdo con los Una estimación del costo total del entre el -10% y el +10% del total de los costos a la conclusión del trabajo Formulario solicitud de licitación Requerimientos de compra aprobado en El presupuesto necesario para el estándares Requerimiento de compra aprobado en siste- aprobada en caso de CAPEX) Sólo Requerimientos de Compra aprobados en sistema (ERP) Obtención de Permisos Sectoriales y

21 Matriz Decisión TIEMPO Duración del Proyecto 13 meses MONTO US$ Decide Ing. Senior Contratos ORDEN DE SERVICIO CONTRATO Decide Ing. Senior Contratos RIESGO Menor - Mayor Una tarea principal No se repite en el tiempo No hay mayores riesgos en seguridad No hay mayores riesgos ambientales No hay exposición de aumento de costos No hay riesgos técnicos No hay garantías o retenciones Términos y condiciones de Orden de Compra adecuados Tareas interrelacionadas Servicios que se repiten en el tiempo Importantes riesgos en seguridad Importantes riesgos ambientales Exposición de aumento de costos Riesgos técnicos Se requieren garantías o retenciones Largo plazo, problemas de flete Términos y condiciones de Orden de Compra inadecuados NOTA: a) Las variaciones que excedan los parámetros originales de decisión requieren la aprobación de un nivel jerárquico superior al de la aprobación normal.

22 El subproceso de evaluación de los requerimientos del negocio plantea lo siguiente: Justificación de necesidad de contratación o Caso de Negocio Básico (Manual de Delegación de Autoridad). Conclusiones Alcance del trabajo delineado e identificado según procedimientos de la empresa. Especificaciones, plazos, costos y detalles técnicos autorizados de acuerdo con requerimientos de la empresa. Presupuesto necesario para el financiamiento del Contrato. Estimación del costo total del proyecto, calculado con un rango entre el -10% y el +10% del total de los costos al término del trabajo para la empresa.

23 Procesos documentados de selección de los métodos de contratación Plan documentado de gestión de riesgos compatible con lo establecido por la empresa. Conclusiones Plan de calidad documentado Inicio Prestación de servicios externos sólo después de emitido el Contrato o la Orden de Servicio