INSTRUCTIVO REGISTRO BASE DE DATOS SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Transcripción

1 INSTRUCTIVO REGISTRO BASE DE DATOS SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO Teniendo en cuenta lo descrito en la Ley 1581 de 2012, mediante la cual se estableció que el Registro Nacional de Bases de Datos sujetas a tratamiento que operan en el país, sería administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y el mismo sería de libre consulta para los ciudadanos. Que el Gobierno Nacional, mediante el capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015, reglamentó la información mínima que debe contener el RNBD y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste las bases de datos sujetas a la aplicación de la Ley 1581 de Que la Superintendencia de Industria y Comercio, mediante la Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015 impartió instrucciones a los Responsables del Tratamiento de datos personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos en el RNBD, así como el plazo máximo de registro de las Bases de Datos hasta el 08 de noviembre de Que ANATO se encuentra interesada en que todos sus asociados procedan con el registro de las bases de datos personales ante la página de la Superintendencia de Industria y Comercio, dentro de los términos señalados con el fin de evitar incumplimientos a la norma. Que mediante circular ANATO del 05 de septiembre del presente año, se remitieron los lineamientos a tener en cuenta para el registro de las bases de datos, así como los instructivos presentados por la SIC para agilizar el trámite de los obligados. ANATO, pone en conocimiento de sus asociados, un instructivo adicional al presentado y remitido a cada uno de ustedes en su oportunidad, con el fin de resolver inquietudes adicionales que se presenten en torno al procedimiento de registro de las bases de datos y que no sean subsanadas a través de los instructivos propios de la SIC. 1

2 PASOS PREVIOS PARA PROCEDER CON EL REGISTRO 1. La persona jurídica de naturaleza privada inscrita ante la cámara de comercio deberá revisar las bases de datos de contenido personal con las que cuente y preparar la siguiente información a fin de que sea mucho más fácil y rápido su registro una vez ingrese a la página: a. Nombre de la base de datos. b. Finalidad específica. c. Cantidad de titulares de la base de datos.(número de personas que se tienen registradas) d. Tipos de datos personales contenidos en cada una de las bases de datos. e. Canales o medios previstos para atender las quejas o solicitudes de los titulares. f. Ubicación de la Base de Datos (física electrónica) g. Medidas de seguridad implementadas para la protección de la base de datos. h. Forma de obtención de los datos personales i. Información propia de la transferencia internacional de datos, y en caso de haberse realizado la información completa de la persona natural o jurídica a la cual se le reenvió. j. Información de cesión de la base de datos si en algún momento ha proporcionado dicha información a terceros. k. Informe de novedades o reclamaciones por parte del titular de la base de datos. 2. Obtenida la anterior información de manera clara y concisa se deberá ingresar al siguiente link donde se procederá con el registro del usuario a fin de poder empezar con el diligenciamiento del respectivo registro. Nota: Importante tener en cuenta número de matrícula mercantil de la organización, nombre completo del representante legal y dirección electrónica para notificaciones judiciales, donde se enviará por primera vez la clave de acceso al portal. 3. Una vez ingresado al portal conforme indicaciones de la SIC, así como modificada la clave de acceso y de ser necesario los datos del administrador responsable del 2

3 tratamiento, el sistema arrojará el siguiente cuadro resumen, con lo cual se podrá proceder a inscribir las bases de datos. INSCRIPCIÓN BASES DE DATOS 1. Colocar el número exacto de bases de datos a registrar. 3

4 Número exacto de bases de datos a registrar. Para modificar dicha información se deberá remitir el requerimiento a soporternbd@sic.gov.co 2. Iniciar con el registro de cada una de las bases de datos establecidas, a fin de que se otorgue un número de radicado final que será la comprobación del procedimiento de la siguiente manera. 4

5 3. Describir el nombre de la base de datos, así como la finalidad de la misma, para ello es importante tener en cuenta el anexo 1 del manual de usuario del Registro Nacional de Bases de Datos de la SIC que podrá encontrarse en el siguiente link les/manual_de_usuario_rnbd_ pdf Una vez elegida la finalidad del listado entregado se deberá colocar una breve descripción de la misma. Número de personas registradas en la base de datos. 4. Encargados del tratamiento: sólo se diligenciará este aparte si se ha entregado a un tercero el tratamiento de sus propias bases de datos, para ello deberá registrar todos los datos personales del mismo a efecto de control, en caso de que no se tengan encargados se debe continuar sin diligenciar nada en este aparte. 5

6 5. Canales de atención: conforme la política de protección de datos personales con que cuente el encargado de la información se deberán describir los medios de contacto por donde los titulares de la información podrán presentar dudas, requerimientos o inquietudes. 6. Política de tratamiento de la información: A fin de cumplir con este requisito se deberá subir la política de protección de base de datos debidamente firmada por el representante legal en formato PDF, y esperar su confirmación de carga en la plataforma pues de lo contrario no podrá continuarse con el registro respectivo. 6

7 Subir el archivo correspondiente en formato PDF Comprobación del cargue de la misma 7. Forma de tratamiento: Se deberá seleccionar el espacio físico o electrónico donde se encuentra guardada la base de datos. Importante tener en cuenta que cuando dicha información se tenga en varios sitios, se deberán describir todos y cada uno de ellos. 8. Información contenida en la base de datos: Se deberán seleccionar las subcategorías de los datos almacenados en las bases de datos, las cuales se encuentran agrupadas por categoría de acuerdo a su naturaleza. Importante tener en cuenta que en caso que los datos allí previstos no contemplen la información descrita en la base de datos que se esté registrando se deberá remitir un correo al soporternbd@sic.gov.co a fin de que sean solucionadas las inquietudes al respecto. Dentro de dicho listado se podrá encontrar: 7

8 9. Medidas de seguridad de la Información: Se deberá seleccionar únicamente los mecanismos previstos para proteger dichas bases de datos conforme las opciones allí establecidas, entre las que se pueden encontrar las siguientes. 10. Autorización del Titular: Se deberá informar el mecanismo a través del cual se 8

9 recolectaron los datos a manera de ejemplo presentamos: 11. Transferencia y transmisión Internacional de Datos: el responsable de los datos deberá informar si ha realizado alguna transferencia o transmisión internacional de sus bases de datos, en caso de haberlo hecho deberá informar los datos exactos de la persona a quien le fueron transferidos. De lo contrario deberá seleccionar el NO y continuar con el diligenciamiento. 9

10 12. Cesión de bases de datos: en caso de que el responsable de la base, haya realizado una cesión de sus bases de datos y conozca los datos de la persona a quien entregó dicha información deberá diligenciarlos, de lo contrario deberá dar click en NO para finalizar con el registro. 13. Finalizar el Registro: al seleccionar esta opción el sistema generará un número de radicación del registro de la base de datos, el cual concluirá el proceso y será debidamente notificado al de la persona encargada. 10

11 Para mayor información consulte: Instructivo fecha 14 de octubre de