AYUNTAMIENTO DE ALCOY- GERENCIA DE MEDIO AMBIENTE

Transcripción

1 MEMORIA EXPLICATIVA PARA LA PARTICIPACION EN LOS PREMIOS A LAS BUENAS PRACTICAS EN LA GESTIÓN DE LA MODERNIZACIÓN Y DE LA MEJORA DE LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS PUBLICOS EN LOS AYUNTAMIENTOS DE LA PROVINCIA DE ALICANTE AYUNTAMIENTO DE ALCOY- GERENCIA DE MEDIO AMBIENTE OCTUBRE DE 2006

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3 La Gerencia de Medio Ambiente ha puesto en funcionamiento distintos procedimientos enmarcados dentro de la norma ISO 14001, y que aseguran una mejora en la calidad de los servicios prestados, así como en un comportamiento en la gestión que se encamina hacia una mejora continua, además esta iniciativa pretende servir de ejemplo para conseguir la ampliación e implicación del resto del Ayuntamiento. El buen funcionamiento de estos procedimientos ha sido rubricado con la consecución de la certificación por parte de Bureau Veritas del Sistema de Gestión Medio Ambiental según las norma ISO en abril del pasado año, y confirmado su consolidación con la auditoria de seguimiento a cargo de la misma empresa en mayo del actual. Como se indicaba anteriormente y aunque el sistema tiene su enfoque hacia el medio ambiente, el desarrollo sostenible y la aplicación de políticas que conduzcan a una gestión respetable con el entorno, también tiene una componente importantísima de gestión eficiente y eficaz alineándose con ello con los estándares de calidad. La presente memoria pretende desglosar las mejoras que han supuesto para la organización el desarrollo, la implementación y el seguimiento de estas técnicas, para ello a continuación se detallan los distintos procedimientos que incorporan valor añadido a los objetivos de calidad: PROCEDIMIENTO RELATIVO A LOS REQUERIMIENTOS LEGALES El objeto de este procedimiento es describir y fijar la metodología empleada por la Gerencia de Medio Ambiente del Ayuntamiento de Alcoy para consultar y crear un registro de legislación con la máxima actualización, así como concretar sus responsables. El procedimiento define que de forma semanal se realizará una consulta en BOE, DOGV, DOCE etc., de nuevas leyes, reglamentos o modificaciones etc, que de manera trimestral se recopilará y filtrará esta documentación y semestralmente y mediante un check list se comprobará la adecuación a los requisitos legales que le afecten, en caso de encontrar alguna desviación en el cumplimiento de algún requisito legal, se definirán las medidas correctoras necesarias para solucionarlo y se realizará un seguimiento de esta subsanación. Además marca también la estructura de archivo:

4 1. Gestión forestal. 1. Agrícola 2. Forestal. 3. Espacios naturales 4. Ordenación del territorio. 5. Senderos y vías pecuarias. 6. Fauno y flora. 7. Pesca y caza. 8. Ocio y turismo. 9. Explotaciones mineras. 2. Residuos. 3. Aguas. 4. Atmósfera. 5. Industria. 10. Actividades calificadas. 11. Gestión medioambiental. 12. Establecimientos. 13. Sustancias y productos químicos. 14. Etiqueta ecológica. 6. Evaluación Impacto Ambiental. 7. Energía. 8. Información ambiental. 9. Régimen local. 10. Sanidad. 11. Otros. Esta legislación se divide en tres apartados: 1- Legislación recopilada 2- Legislación aplicable 3- Legislación generada De esta forma se asegura el conocimiento, actualización y cumplimiento de toda la legislación que se genera continuamente. PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Este procedimiento articula la forma de registrar las distintas formas de comunicación, tanto interna como externa, así como el recorrido que tendrán cada una de ellas hasta su archivo final. Las comunicaciones internas engloban las notificaciones entre el personal de la Gerencia, las reuniones de coordinación, marcando periodicidad y la

5 forma de realizar el acta de dicha reunión y por último los cursos de formación, configurando la forma de divulgación y publicidad de estos cursos. Las comunicaciones externas engloban cuatro grupos: Personas físicas y jurídicas interesadas en ciertos aspectos en los cuales tenga competencia la Gerencia. Ciudadanía en general, a la cual se extienden campañas informativas de educación ambiental. Notas de comunicación entre los diferentes departamentos del Ayuntamiento de Alcoy. Notas de servicio dirigidas a las empresas subcontratadas y/o concesionarias de servicios municipales adscritos a la Gerencia. Todas las comunicaciones externas generaran un registro de entrada o salida, que será archivado en el expediente correspondiente, las comunicaciones relevantes serán contestadas y su respuesta archivada en el expediente correspondiente Tipos de expedientes: Expedientes GMA: Generados de oficio por parte de los técnicos de la GMA o por el Gerente. Expedientes CON: Generados como consecuencia de una consulta realizada por una persona física o jurídica Expedientes INF: Expedientes sobre los cuales ha de informar la GMA a petición de otros departamentos del Ayuntamiento. Expedientes DIV: Expedientes diversos no englobados en los puntos anteriores. Otras comunicaciones que regula este procedimiento son Página web, comunicaciones relativas al Sistema de gestión ambiental, etc. PROCEDIMIENTO PARA LA FORMACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN

6 Este procedimiento tiene como objetivo proporcionar un modelo y unos medios que faciliten el acceso del personal de la Gerencia de Medio Ambiente a una formación continua, que permita a esta desarrollarse de una forma mejor y más completa en su puesto de trabajo, así como mejorar en la medida de lo posible, una disposición respetuosa con el medio y que permita el cumplimiento y mejora de los requisitos adquiridos por la Gerencia de Medio Ambiente. Así mismo tiene por objeto planificar las actividades de educación ambiental dirigidas a los ciudadanos de Alcoy. La identificación de las necesidades de formación de los trabajadores se definen anualmente en función del perfil y la proyección de cada trabajador, realizándose un seguimiento continuado del grado de cumplimiento de la programación y de la posible incorporación de nueva formación. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DOCUMENTAL Dada la importancia de toda la documentación generada por la GMA, se creyó básico el definir un procedimiento para tener esta documentación bien controlada. En este procedimiento se define como se controlan y archivan mediante la utilización de bases de datos, la creación de los expedientes anteriormente mencionados GMA, DIV, CON, y INF, así como una codificación simple y clara que referencie cada uno de los documentos de forma inequívoca para este archivo. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE COMPRAS Y CONTRATAS Este procedimiento fue definido para determinar la oferta más ventajosa a nivel económico y medioambiental tanto en la contratación administrativa como en la compra de material. Para ello se establecieron unos criterios objetivos para su adjudicación, fijándose estos en los pliegos de cláusulas administrativas particulares para dichas contrataciones. PROCEDIMIENTO PARA LA GESTION DE RESIDUOS EN LA GERENCIA DE MEDIO AMBIENTE El objetivo de este procedimiento fue afianzar la correcta gestión de los residuos generados en las distintas dependencias gestionadas por la GMA, tanto en su segregación, manipulación y transporte como en su almacenaje, asegurando el cumplimiento de la legislación vigente en esta materia y realizando un seguimiento y medición de los residuos generados

7 con el objetivo de ver su evolución y tomar medidas en caso de desviación. PROCEDIMIENTO FRENTE A SITUACIONES DE EMERGENCIA En estas situaciones es básico una actuación rápida y ordenada, por ello es fundamental el conocer como abordarlas, este procedimiento define además de un listado de accidentes e incidentes potenciales, las pautas que se deberán seguir en caso que ocurra alguna emergencia en las dependencias o que afecte al personal de la Gerencia de Medio Ambiente, minimizando el efecto que pueda tener sobre las personas, el medio ambiente, las instalaciones y la continuidad de la actividad, además para ello y periódicamente se comprobará el funcionamiento de los equipos de respuesta frente a emergencias, e incluso expone la forma en que se realizarán simulacros. PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE AUDITORIAS La implementación de este procedimiento ha tenido como objetivo el establecer y documentar el método para la planificación, ejecución, seguimiento y registro de las auditorias internas del Sistema para así asegurar su buen funcionamiento. PROCEDIMIENTO PARA LAS NO CONFORMIDADES Y ACCIONES CORRECTORAS Y PREVENTIVAS. Como una parte esencial de un sistema de gestión, el control de las no conformidades y acciones correctoras y preventivas, es imprescindible. Por tal motivo se ha definido este procedimiento, que concierta la forma de detección de una irregularidad en el sistema, quién la detecta, quién le hace el seguimiento y de que forma, y la manera de cerrarla y archivarla. PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE MEDIO AMBIENTE Este procedimiento se ideó con el objetivo de integrar e involucrar a los distintos actores de la GMA en la planificación, implantación, revisión y ajuste del Sistema de Gestión Medioambiental para conseguir una mejora continua de este. Define las responsabilidades, los miembros y la metodología en su composición, funcionamiento, convocatoria, acta y archivo de los registros generados por este Comité.

8 GESTION DEL ECOPARQUE Primeramente indicar que el Ecoparque, ubicado en la prolongación de La Avenida de Elche, y dependiente de la Gerencia de Medio Ambiente es el centro de acogida de todos los residuos de particulares que no pueden ser depositados en la red de contenedores municipales. El procedimiento diseñado para estas instalaciones proporciona un modelo y unos medios que facilitan el desarrollo de todas las actividades relacionadas con el Ecoparque, estableciendo un protocolo para el control de la entrada de los residuos y uno para la salida, que incluye, gestores, tiempos de almacenamiento, control y medición de cantidades recogidas que permita realizar comparativas, además del aseguramiento del cumplimiento legal. CONTROL Y SEGUIMIENTO DE CONTRATAS Este documento proporciona un modelo que facilita el control y seguimiento de las actividades desarrolladas pro las contratas que supervisa la Gerencia de Medio Ambiente, y que están relacionadas con los requisitos exigidos a las empresas en el pliego de condiciones de contratación. Detallando reuniones periódicas de coordinación y seguimiento en las que se tratan incidencias, avances y demás temas de relevancia relacionadas con las actividades comentadas, temas por otro lado que quedarán reflejados en un acta. CONCLUSIONES Como se habrá podido comprobar, a pesar de ser un sistema enfocado a la gestión ambiental, no en vano como se expresaba al inicio de este documento, ha sido certificado según las normas ISO 14001, en todos y cada uno de los procedimientos existen herramientas y mecanismos que van a hacer que el servicio prestado por la Gerencia de Medio Ambiente crezca y se realice con mayor calidad, enfocado fundamentalmente hacia la satisfacción tanto del cliente interno como externo.

9 ANEXO: PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN MEDIOAMBIENTAL.