ACREDITACIÓN DE COMPETENCIAS DE LOS USUARIOS COMPRADORES DEL SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA DE CHILE. Proceso 2011

Transcripción

1 ACREDITACIÓN DE COMPETENCIAS DE LOS USUARIOS COMPRADORES DEL SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA DE CHILE Proceso Qué es la Acreditación de Competencias? El proceso de acreditación de competencias de los usuarios compradores del Sistema de Compras y Contratación Pública, tiene por objeto verificar que quienes intervienen en los procesos de adquisiciones de cada institución, cuentan con las aptitudes, conocimientos y destrezas necesarias para cumplir las actividades que componen su función laboral. Lo anterior, con el propósito de contribuir al desarrollo profesional de los usuarios del área de abastecimiento, fomentar una gestión transparente y eficiente de las compras públicas y dar cumplimiento a la normativa vigente. 2. Quiénes deben acreditar? Deben acreditar competencias todas aquellas personas pertenecientes a Organismos Públicos que participen en el proceso de abastecimiento de su Institución, que no tienen su acreditación vigente, reprobados de procesos anteriores y usuarios nuevos que cuenten con una experiencia mínima de 6 meses en el Sistema de Compras Públicas a la fecha de realización de la prueba de acreditación. Además, deben presentarse todos los usuarios que hayan acreditado competencias en los procesos efectuados durante el 2009 y anteriores y que en consecuencia deben validar su certificación. Los perfiles que deben participar del proceso de acreditación son los siguientes: 1. Comprador 2. Supervisor 3. Auditor 4. Abogado

2 3. En qué consiste el Proceso de Acreditación de Competencias? El proceso de Acreditación de Competencias está dividido en dos fases: 3.1 Prueba de Acreditación: Esta fase consiste en la realización de una prueba escrita, que contiene 60 preguntas agrupadas en tres secciones: verdadero y falso, selección múltiple y casos. Esta prueba tiene por finalidad evaluar los conocimientos teóricos de los usuarios respecto de temáticas relacionadas con las compras públicas, Gestión de Abastecimiento, sistema electrónico de compras y normativa relacionada. 3.2 Monitoreo del Comportamiento: El monitoreo tiene por finalidad verificar el comportamiento del usuario en los procesos de adquisiciones de la Institución realizados por ellos en la plataforma a través del seguimiento de indicadores de gestión definidos por la Dirección ChileCompra en función de la normativa vigente y las buenas prácticas en compras públicas. Para el proceso 2011, sólo los perfiles de usuarios Comprador y Supervisor deberán cumplir esta fase y serán evaluados los siguientes indicadores: a. % procesos adjudicados con 3 o más ofertas. b. % procesos publicados en tiempos óptimos. c. % procesos de licitación No declarados desiertos teniendo ofertas. (100% - % de licitaciones desiertas con ofertas) Puntaje Monitoreo: Promedio simple de los 3 indicadores Nota: se entiende por proceso todas las licitaciones en las cuales el funcionario haya participado, ya sean públicas o privadas, independientes de su monto. Respecto de las excepciones al monitoreo, quedarán excluidos los funcionarios que realicen las siguientes funciones: 1. Funcionarios que sólo realizan adquisiciones a través del Catálogo Electrónico, y no realizan ningún proceso de adquisición de carácter participativo.

3 2. Funcionarios que en el plazo de los 6 meses de evaluación hayan participado en menos de 5 procesos en el sistema de compras públicas. Se entiende como participación al registro del funcionario en el historial de la licitación. 4. Cuándo y dónde se efectuará la toma de prueba de Acreditación? La prueba de acreditación se tomará en todas las capitales regionales del país, en las siguientes fechas: a. Primer Proceso: 31 de mayo, perfiles operador, supervisor, auditor y abogado. b. Segundo Proceso 4 de Octubre: perfiles operador, supervisor, auditor y abogado. Las direcciones de los lugares y los horarios en que se tomarán las pruebas en cada ciudad se informarán SÓLO a los inscritos en el proceso, para lo cual se enviará un instructivo vía al correo indicado por el Administrador ChileCompra al momento de la inscripción. La Dirección de Compra recomienda que cada usuario revise con su administrador el dato correspondiente al correo electrónico que será enviado en la planilla de inscripción. A su vez, recomienda a todas las instituciones revisar con su departamento informático que los correos enviados por la Dirección de Compras no se encuentren bloqueados o marcados como spam. Ante cualquier consulta, nos puede contactar a través de nuestra mesa de ayuda llamando al número o escribiéndonos a la casilla electrónica acreditacion@chilecompra.cl 5. Cómo llevará a cabo el Monitoreo del Comportamiento la Dirección de Compras? En el proceso de acreditación de competencias 2011, la fase de monitoreo del comportamiento constará de un análisis y evaluación de todos los procesos registrados por el usuario en el sistema en un plazo de 6 meses previos a la realización de la prueba de acreditación. Al respecto, serán evaluados los procesos que se encuentren publicados y cerrados (adjudicados o no) en las siguientes fechas:

4 a. Para quienes participen en el proceso de acreditación del 31 de mayo, serán monitoreadas las licitaciones efectuadas entre el 1 de noviembre de 2010 y 30 de abril de b. Para quienes participen en el proceso de acreditación del 5 de octubre, serán monitoreadas las licitaciones efectuadas entre el 1 de marzo y 31 de agosto. Sólo quedarán excluidos del monitoreo los procesos que se encuentren publicados en proceso de recepción de ofertas al momento de la evaluación. 6. Cómo se aprueba el Proceso de Acreditación de Competencias 2011? Acreditarán competencias todos aquellos usuarios que participen y obtengan un puntaje superior a 60%, de acuerdo al siguiente polinomio: Puntaje Proceso Acreditación= Puntaje prueba de acreditación*0.6 + Puntaje monitoreo*0.4 Además, será obligatorio contar con un mínimo de 60% de respuestas correctas en la prueba de acreditación, por lo que cualquier usuario que obtenga una nota inferior, quedará automáticamente reprobado, independientemente del puntaje obtenido en la etapa del monitoreo del comportamiento. En el caso del monitoreo, no existe un porcentaje mínimo obligatorio. Las personas que caen en causal de eximición del monitoreo sólo se les considerará el puntaje de la prueba de acreditación. 7. Qué pasa si no me acredito o no valido mi certificación anterior? Quienes reprueben o no se presenten a alguno de los dos procesos de acreditación del año 2011, la clave de acceso al sistema les será bloqueada dos meses posteriores a la publicación de resultados de la acreditación. Sólo se exceptúan de esta regla aquellos usuarios que para la fecha de realización de la actividad del año 2011, tengan menos de 6 meses de creados como usuarios en el sistema esto es: a. Los usuarios creados con posterioridad al 1 de noviembre del 2010, quedarán exentos de presentarse a la acreditación del 31 de mayo del 2011.

5 b. Los usuarios creados con posterioridad al 1 de abril del 2011, quedarán exentos de la acreditación correspondiente al 31 de mayo y 4 de octubre del Para certificar lo anterior, la Dirección ChileCompra verificará la fecha de creación de cada usuario en el sistema de información, y esta información será la utilizada para proceder al posterior bloqueo de claves por ausencia. En caso que estos funcionarios y la institución consideren que pueden presentarse al proceso, podrán realizarlo sin problema alguno. Si un usuario que pudiendo eximirse decide inscribirse para participar del proceso, debe asumir que le aplican todas las reglas contenidas en la presente guía, por tanto, si no se presenta a rendir la prueba, solo podrá justificar su inasistencia con alguna de las causales indicadas en el ítem 9 de esta guía. No será considerada como causal válida que el no cumplimiento de la antigüedad mínima, y el usuario será reprobado por inasistencia procediendo al bloqueo de su clave en las fechas indicadas en la presente guía. 8. Cómo se realizará el proceso de inscripción? Para efectuar la inscripción al proceso de acreditación, el Administrador ChileCompra de cada Institución deberá completar el formulario que se le enviará, y remitirlo a la casilla de correo electrónico acreditacion@chilecompra.cl a más tardar en las siguientes fechas: a. Para quienes participarán de la acreditación del 31 de mayo, deberán remitir la nómina COMPLETA a la casilla acreditacion@chilecompra.cl a más tardar el día 28 de abril. NO SE ACEPTARÁN INSCRIPCIONES FUERA DE PLAZO. Las inscripciones efectuadas fuera de plazo serán devueltas al administrador. b. Para quienes participarán de la acreditación del 4 de octubre, deberán remitir la nómina COMPLETA a la casilla acreditacion@chilecompra.cl a partir del 1 y hasta el 30 de agosto. NO SE ACEPTARÁN INSCRIPCIONES FUERA DE PLAZO.

6 Posterior a la fecha indicada, no se recibirá ninguna nómina ni tampoco se agregarán usuarios a las nóminas enviadas por cada Institución. Las nóminas que no vengan completas con todos los datos de los campos solicitados, serán devueltas al remitente indicando el plazo máximo para el envío de la información completa. 9. Cómo y cuándo se darán a conocer los resultados del proceso de acreditación? Los resultados de la evaluación del monitoreo del comportamiento serán entregados en las siguientes fechas: a. Para el primer proceso de acreditación, serán publicados el día 18 de mayo del b. Para el segundo proceso de acreditación, serán publicados el día 14 de septiembre de Estos resultados serán publicados en la plataforma de formación, sección Acreditación. Esta información será publicada en formato excel, dónde cada usuario deberá realizar la búsqueda por RUT. Respecto de la información a publicar, los usuarios podrán revisar el detalle de licitaciones monitoreadas en el proceso, los porcentajes obtenidos en cada indicador evaluado, y la nota final. Los usuarios que caen en causal de eximición, no será evaluados, y aparecerá el siguiente mensaje EXCLUIDO. En relación a los resultados de la prueba de acreditación, éstos serán entregados en un plazo máximo de seis semanas después de la fecha de rendición, y los resultados serán publicados en el sitio para lo cual cada usuario deberá ingresar a su escritorio privado y buscar los resultados en la sección Acreditación. En la nómina que será publicada, se indicará por cada fase el resultado, y el estado final (acreditado o no acreditado). Serán acreditados quienes hayan cumplido satisfactoriamente con ambas etapas del proceso (prueba y monitoreo).

7 10. Cómo afecta la acreditación al cumplimieto de metas de los servicios participes del Programa de Mejoramiento de la Gestión (PMG)? En el caso de los servicios que se encuentren en PMG, estos deben cumplir con el requisito de acreditar el 100% de los usuarios en los perfiles comprador y supervisor. Esto se encuentra explicado dentro de los requisitos técnicos de la Guía de Medios de Verificación. Se recuerda que se entiende como acreditado aquel usuario que haya aprobado tanto la prueba como el monitoreo del comportamiento según lo expresado en el presente documento. 11. Cómo realizar justificaciones ante imposibilidad de rendir la prueba de acreditación de competencias 2011? En el caso que un usuario inscrito en el proceso de acreditación por el Administrador ChileCompra, no rinda la prueba de acreditación, sólo podrá justificar su ausencia en atención a las siguientes causales: a. Licencia Médica. b. Comisión de servicio en otra ciudad del país o en el Extranjero. c. Desvinculación del funcionario del Servicio. d. Que la Institución desactive la clave del usuario por cuanto ya no realizará funciones en el área de abastecimiento o logística. e. Citación ante Tribunales de Justicia. Para que la Dirección ChileCompra conozca de esta justificación, el Administrador ChileCompra de la Institución deberá remitir a la casilla acreditacion@chilecompra.cl, la nómina de ausentes, el motivo y el documento de respaldo (ejemplo: licencia médica, resolución de autorización de comisión de servicio), dentro de los 10 días hábiles siguientes a la realización de la prueba de acreditación. De no enviarlo dentro del plazo descrito anteriormente, estas inasistencias darán paso a la reprobación. Toda justificación que no sea acompañada del documento de respaldo será rechazada, quedando el funcionario como No Acreditado por ausencia. En caso que el funcionario no rinda la prueba de acreditación, la evaluación del Monitoreo de Comportamiento no será válida para ningún proceso posterior, debiendo realizar ambas fases en la próxima fecha en que participe.

8 12. Consideraciones finales El Proceso de Acreditación de Competencias en Gestión de Abastecimiento realizado por la Dirección ChileCompra se realiza todos los años de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Compras Públicas. Por lo anterior, el procedimiento de evaluación (porcentajes de aprobación, ponderadores, indicadores del monitoreo entre otros), las fechas de realización y los usuarios que participan del proceso podrá ser modificado por La Dirección ChileCompra de acuerdo a las evaluaciones que se realizan tras la finalización de cada proceso, y de acuerdo a los alcances de la Normativa vigente. Ante esta consideración, el procedimiento definido en el presente documento aplica sólo para el proceso de acreditación correspondiente al año Para los siguientes procesos, la Dirección ChileCompra entregará de manera oportuna la guía de procedimientos y la reglamentación correspondiente con el objeto de instruir a los usuarios para su participación. 13. Preguntas Frecuentes a. Se puede presentar un certificado médico como justificación de ausencia a rendir la prueba de acreditación?. No. De acuerdo a lo indicado en la presente guía, sólo se aceptará como justificación la licencia médica, por tanto, el certificado médico no es aceptado para estos efectos, independiente de su calidad de contratación (ejemplo funcionarios a honorarios). b. Si no soy usuario del sistema de compras con clave, puedo acreditar? El administrador ChileCompra de cada entidad es quien envía la nómina de usuarios a acreditar. De acuerdo a lo indicado en los términos y condiciones de uso del sistema, deben acreditar todos los funcionarios que participan del ciclo de compras, tengan o no clave de acceso para operar en el sistema, por lo tanto, si el usuario participa del ciclo, el administrador debe incluirlo en la nómina de funcionarios a acreditar.

9 c. Si tengo vacaciones programadas para esa fecha, puedo presentar los antecedentes del viaje como justificación de ausencia?. No. De acuerdo a lo indicado en la guía, las vacaciones no son aceptadas como casual de justificación ante ausencia a rendir la prueba, aunque sea fuera del país. d. Si reprobé el proceso del año 2010, cuándo debo acreditar?. Cada administrador, en conjunto con el usuario, determina cuando se presenta a la prueba de acreditación. Lo importante es que debe considerar que su clave se encuentra bloqueada y por tanto sólo le será desbloqueada cuando apruebe el proceso. Si justifiqué mi ausencia en el proceso de acreditación del año pasado, cuándo debo presentarme?. Los usuarios que se encuentran justificados, deben presentarse al primer proceso de acreditación, que se efectuará el 31 de mayo. En caso que no se presenten, su clave será bloqueada en las fechas indicadas en la siguiente guía. e. Si acredité en el año 2010, debo presentarme en este nuevo proceso?. No. La acreditación de competencias tiene una vigencia de 2 años. Por tanto, si el usuario sigue en el mismo perfil NO debe inscribirse en ninguno de los procesos correspondiente al año Si el usuario cambia de perfil (por ejemplo, acreditó como operador y ahora tiene prefil de supervisor), debe acreditar en el nuevo perfil, para lo cual deberá inscribirse en cualquiera de los procesos de acreditación programados para el año f. Los usuarios que les fue mal en la prueba del año pasado o no se presentaron, quedaron como reprobados y su clave fue bloqueada el 31 de marzo. Si estos usuarios participan y aprueban el proceso durante alguna de las fechas establecidas en el año 2011, cuándo se realizará el desbloqueo de usuarios?. El desbloqueo de claves se realizará 2 semanas después de publicados los resultados de la acreditación en cualquiera de las fechas establecidos. g. Si tengo perfil de administrador tengo que acreditar?. No, el rol administrador no debe acreditar. Sin perjuicio de ello, si el administrador tiene perfil de Supervisor, Operador o Auditor, debe acreditar en ese perfil. Si teniendo uno o varios perfiles no se presenta a ninguno de los

10 procesos o reprueba, su clave será bloqueada incluyendo el rol de Administrador ChileCompra. h. Si soy Gestor Institucional, debo acreditar?. No, los Gestores Institucionales no acreditan en ese rol en particular. Sin embargo, si cuenta con perfil Operador, Supervisor o Auditor debe acreditar en dicho perfil. Si teniendo alguno de estos perfiles no se presenta o reprueba, su clave será bloqueada incluyendo el rol Gestor Institucional. i. Como puedo saber cuándo me acredité y obtener mi certificado de Acreditación? En la plataforma de formación ( debe ingresar con su nombre de usuario y clave de acceso a mercado público o bien con los datos creados en la plataforma. Una vez realizada esta acción, debe ingresar al menú en la sección Estado Acreditación, en donde encontrará actualizado el registro de su participación en los distintos procesos de acreditación desde el año 2007 a la fecha y podrá imprimir su certificado de Acreditación.

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