Listos para Facturar Capítulo 3 CUENTAS POR COBRAR Y FACTURACIÓN DacEasy Contabilidad Versión 11

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1 CAPÍTULO 3 Listos para Facturar Capítulo 3 CUENTAS POR COBRAR Y FACTURACIÓN DacEasy Contabilidad Versión 11 El módulo de Facturación es muy similar al módulo de Cuentas por Cobrar. La diferencia clave es la habilidad para imprimir las facturas y seguir el inventario. La mayoría de los negocios controlan el inventario y otorgan facturas a los clientes, y, por esto usan el módulo de Facturación. Con frecuencia, los negocios pagan comisiones a sus fuerzas de ventas o sólo les gusta seguir la ejecución de cada vendedor. Este capítulo explica la configuración envuelta en el seguimiento de las ventas para cada vendedor en DacEasy. Si su negocio está orientado a los servicios, podría usar la función de factura de servicios. La pantalla de entrada de factura por defecto está orientada por producto. Si no necesita todos los campos requeridos para una factura de productos y le gustaría tener una simple pantalla de entrada, puede tener el módulo de Facturación por defecto como una pantalla de entrada de factura por servicios. Este capítulo discute los pasos envueltos. También, se explica como agregar un código de factura y como usar la función del Asistente de Ventas. Los códigos en facturas son usados para cargar a los artículos que no son productos y servicios. La función del Asistente de Ventas le permite añadir mensajes por defecto a sus productos. Estos mensajes se desplegan cuando entra el producto en una factura. Tiene la opción de imprimir el mensaje en la factura o tener ésta solamente en la pantalla entrada para asistir a sus vendedores. Después de completar este capítulo, sabrá como: Configurar códigos para identificar cada vendedor. Asegurarse de que DacEasy sigue las ventas para cada vendedor. Configurar códigos de facturas. info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

2 LISTOS PARA FACTURAR Configurar por defecto el tipo de factura por servicio. Agregar mensajes por defecto a los productos usando la función de Asistente para Ventas. Términos Importantes Los siguiente términos le ayudaran a entender los conceptos presentados en este capítulo. Tome unos minutos para revisar estas definiciones. Facturas Use las facturas para incrementar el balance de la cuenta del cliente y, si es necesario, afecte el inventario. Estas facturas aparecerán en el reporte por Antigüedad y en los estados de cuentas de clientes. Por ejemplo, entre una factura normal para la venta cuando venda un juego de sala a un cliente. Códigos de Factura Use los códigos de facturas para cargar a los clientes por artículos misceláneos, tal como fletes. También, puede asignar el código a una cuenta en el Libro Mayor. Esta cuenta es automáticamente actualizada con el monto asociado con este código, cuando asiente las facturas info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

3 CAPÍTULO 3 Configurar sus vendedores Manteniendo el seguimiento de los vendedores y las ventas históricas. Si paga una comisión a su personal de ventas basado en los productos o servicios vendidos, necesitará configurar sus vendedores. DacEasy le permite mantener un registro de cada vendedor y de sus ventas históricas. Puede usar esta información para generar reportes y calcular las comisiones automáticamente. La siguiente información explica como decirle a DacEasy que quiere mantener el seguimiento de las ventas históricas de cada vendedor. Debe seguir estos simples procedimientos o DacEasy no puede mantener seguimiento de la información. Configurando la Opción de Seguimiento de Ventas Para mantener el seguimiento de cada vendedor, necesita asegurarse que ciertamente la información por defecto está configurada. La siguiente pasos detallan los procedimientos que necesita seguir para asegurarse de que puede usar está función. Asegurándose que la función de seguimiento de ventas está activada. 1. Accese la pantalla del Sistema de Preferencia (Edición/Valores por omisión/preferencias del sistema). 2. Escoja el campo Activa información de Vendedores. Figura 3-1: Activar informe de un vendedor desde la pantalla de preferencias del sistema info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

4 LISTOS PARA FACTURAR 3. Accese la pantalla de Editar Vendedores y use los pasos mencionados en la próxima sección para entrar cada vendedor. Nota: Cuando cree una factura, asegúrese de registrar el código del vendedor en la pantalla de Entrada de Facturas info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

5 CAPÍTULO 3 Configurando cada vendedor Para configurar cada vendedor, necesita usar la pantalla de Editar/Vendedor. Para accesar a esta pantalla, escoja Edición/Vendedor desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Se desplegará la pantalla de Edición/Vendedores. Figura 3-2: Pantalla de Editar Vendedores Campos en la pantalla de Editar/Vendedores Código Entre unos cinco dígitos, códigos alfanuméricos para identificar el vendedor. Nombre Entre el nombre completo del vendedor usando hasta 30 caracteres. Número de Empleado Territorio Entre el Número de tarjeta del vendedor. Puede ser igual al código. La información no es requerida en este campo. Sin embargo, podría asignar a cada vendedor un territorio específico. Si es así, entre el territorio asignado al vendedor. Si quiere imprimir el reporte de ventas para cada territorio, puede crear un reporte y usar este campo para clasificar la información. Tasa Entre el porcentaje de comisión que recibe el vendedor por los productos, servicios y códigos de facturas en una factura. info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

6 LISTOS PARA FACTURAR Cuota Entre el monto de ventas en el cual la tasa de comisión del vendedor aumenta. Este campo puede ser usado en el reporte para compararlo con los montos de ventas Web: Tel: (809) , Fax (809)

7 CAPÍTULO 3 Mirando las Ventas Históricas DacEasy controla las ventas por cada vendedor basado en el código entrado en la factura. La siguiente información explica como puede ver esta información en pantalla. Viendo las ventas históricas en la pantalla 1. Cuando cree una factura, asegúrese de entrar cada código de vendedores en el campo Código del Vendedor. 2. Accese la pantalla de Editar/Vendedores. 3. Entre el código del vendedor. 4. Presione Shift+F3 para accesar al historial de ese vendedor. Figura 3-3: Pantalla con el historial de un vendedor por un periodo de dos años. info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

8 LISTOS PARA FACTURAR Asistente de Ventas Use el Asistente de Ventas para agregar mensajes por defecto a sus productos. Estos mensajes aparecerán en la pantalla de Factura. Entre un mensaje para desplegarlo en la pantalla cuando seleccione el producto. Esta función es útil si necesita recordarle a su fuerza de ventas el ejecutar cierta tarea al momento de la venta. Por ejemplo, si está vendiendo muebles de cuero, podría entrar un mensaje mencione nuestro limpiador de cueros. Si necesita agregar mensajes permanentes a una factura y no quiere que el cliente vea este mensaje, entre un mensaje oculto. Para agregar líneas de descripción adicional al producto, entre un mensaje de descripción. Este mensaje se imprimirá en la factura. Los siguientes campos explican como usar la función de Asistentes para Ventas. Agregar mensajes de productos con el asistente de ventas 1. Escoja Editar/Productos. 2. Entre el código del producto al que le agregará el mensaje. Si no se sabe el código, presione para accesar la búsqueda. Localice el producto y presione Enter. 3. Presione Alt+A. La pantalla del Asistente de Ventas se desplegará. Figura 3-4: Use la pantalla del Asistente de Ventas para agregar mensajes a los productos info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

9 CAPÍTULO 3 4. Seleccione el Tipo de descripción debajo: D Agrega una línea de descripción a la factura. La descripción aparecerá en la pantalla de Factura y en la factura impresa. O Agrega un mensaje oculto a la factura. Este mensaje aparecerá en la pantalla de Factura, pero no en la factura impresa. P Agrega un mensaje a la factura cuando el producto es seleccionado. Este mensaje aparecerá solamente en la pantalla al momento de la entrada. Este no se imprime en la factura papel. 5. Entre el código del mensaje el cual quiera desplegar. Si no sabe el código del mensaje, presione para seleccionarlo desde la búsqueda. Nota: Añada los mensajes desde la opción Edición/Tablas/Mensajes o desde la pantalla de búsqueda de mensajes presionando F8 para agregar uno nuevo. 6. Presione para grabar la pantalla de Asistente de Ventas y regresar a la pantalla de Editar Productos. info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

10 LISTOS PARA FACTURAR Configurando Códigos de Facturas Los códigos de facturas le permiten facturar a sus clientes por cargos no configurados como productos o servicios. Puede especificar una cuenta para asentar este cargo en su catálogo de cuentas. El ejemplo más común es el cargo por flete. Puede usar un código de factura para agregar cargos por fletes a una factura de un cliente. Cuando asiente esta factura, la cuenta apropiada (en este caso, ingresos por flete) es actualizada. Configurando Códigos de Facturas Para configurar sus códigos de facturas, escoja Edición/Códigos de Facturación desde el menú de barra en la parte superior de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. La pantalla de Editar Código de Factura se desplegará. Figura 3-5: pantalla de editar códigos de facturas Campos en la pantalla de editar códigos de facturas Código Escriba hasta cinco caracteres para el código a identificar el Código de Factura. Descripción Escriba una descripción significante. La descripción se desplegará cuando entre el código en una transacción de factura info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

11 CAPÍTULO 3 Cuenta Gravable Descuento Comisionable Entre el número de la cuenta para la cual quiere asentar los ingresos cuando use este código. Si no sabe el numero de cuenta presione para acceder la búsqueda. Especifique si el código de factura está sujeto a impuestos. No seleccione si no quiere hacer descuento por el código de factura. Especifique si el vendedor recibe una comisión por la venta del código de factura. Valor Escriba el monto que quiera cargar por el código. Si los cargos varían, deje el monto como 0.00 y entre el monto a aplicar cuando entre el código en la transacción de factura. info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

12 LISTOS PARA FACTURAR Configurando Factura por Servicio DacEasy incluye dos tipos de facturas. Puede facturar por productos y servicios en ambas facturas; sin embargo, la factura por servicios está especialmente diseñada por facturas basadas en servicios. Para usar esta factura, debe usar la pantalla del Sistema de Preferencia para decirle a DacEasy que quiere accesar esta factura. Las siguientes informaciones explican este procedimiento preliminar. Listo para usar la factura de servicios 1. Escoja Edición/Valores por omisión/preferencias del Sistema. La pantalla del Sistema de Preferencia se desplegará. Figura 3-6: Pantalla del sistema de preferencias 2. Localice el campo Factura de Servicios y escójalo. Esto le dice a DacEasy que son primeramente un negocio basado en facturas de servicios. DacEasy adapta la pantalla de factura para mayor encaje de sus necesidades. 3. Presione para salvar la información y regresar a la pantalla principal info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

13 CAPÍTULO 3 Time out Abra la Furniture Factory para asegurarse de usar los datos ejemplo y completar las siguientes aventuras: Aventura 10, Asegurarse de que el sistema puede seguir historiales de ventas y configurar un vendedor, y la Aventura 6: Usando el asistente de ventas. info@dacflex.com Web: Tel: (809) , Fax (809)

14 LISTOS PARA FACTURAR Notas Web: Tel: (809) , Fax (809)