DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL DEPARTAMENTO DE CÓMPUTO

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1 DIRECCION GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL DEPARTAMENTO DE CÓMPUTO PLAN INFORMATICO INSTITUCIONAL Basado en el Plan Estratégico Institucional aprobado por la Junta Administrativa del Archivo Nacional (Sesión del 26 de enero de 2011, con acuerdo 3.) 2011

2 2 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCION OBJETIVOS... 4 a. Objetivo General... 4 b. Objetivos Específicos DIAGNOSTICO Plataforma tecnológica... 5 a. Equipos Servidores... 5 b. Equipos de usuario... 5 c. Equipos de Redes... 6 d. Software de equipos... 6 e. Sistemas de información... 6 f. Bases de datos Gestión Informática... 7 a. Organización del Departamento... 7 b. Visión tecnológica... 8 c. Líneas estratégicas de Tecnología de Información... 8 Sistemas de información y bases de datos PLAN INFORMATICO... 8 a. Metas del Plan... 9 b. Cronograma de ejecución de metas... 11

3 3 1. INTRODUCCION El Plan Informático Institucional para el período que a continuación se describe se basa en el Plan Estratégico Institucional, definido para el mismo período. En este plan se describen y calendarizan las metas que en materia informática fueron definidas por los grupos de trabajo que se conformaron para trabajar en los bajo una metodología FODA, utilizando los ejes temáticos utilizados en la definición de objetivos de largo plazo definidos por el Archivo Nacional. Por su naturaleza, este Plan está enfocado en el eje Temático relativo a Tecnologías de Información.

4 4 2. OBJETIVOS a. Objetivo General Mantener la plataforma tecnológica necesaria para dar el apoyo tecnológico necesario al cumplimiento de los objetivos institucionales. b. Objetivos Específicos 1. Mantener una plataforma tecnológica moderna, que sirva de apoyo a todos los procesos Institucionales 2. Mantener el soporte informático adecuado para todos los usuarios de Tecnología de las diferentes Áreas y Departamentos, que permita solventar todas las necesidades existentes y las de proyección futura en materia de Tecnologías 3. Mantener la infraestructura tecnológica bajo un esquema de seguridad efectivo contra agentes externos no autorizados. 4. Mantener la información producida por medios tecnológicos bajo un esquema de conservación y resguardo, seguro y confiable, que garantice su acceso en el tiempo.

5 5 3. DIAGNOSTICO 3.1 Plataforma tecnológica Con la implementación del Plan Informático anterior , la plataforma tecnológica ha mejorado tanto en equipos como en las herramientas utilizadas. a. Equipos Servidores En cuanto a equipos servidores, en la actualidad se tiene: 4 equipos con tecnología de servidor utilizados como servidores de aplicaciones y bases de datos con sistemas operativos basados en Microsoft Server, en versiones 2000, 2003 estándar y 2003 Small Business. 1 equipo con tecnología de servidor utilizado como controlador de dominio, basado en Microsoft Server equipos de tecnología PC utilizados como servidores de respaldo de información Institucional 2 equipos de tecnología PC utilizados como servidores de correo y acceso a Internet, basados en Sistema Operativo Linux distribución Ubuntu versión 9. 1 equipo de tecnología PC utilizados como servidor de prueba para el desarrollo de aplicaciones web 1 equipo de tecnología PC utilizados como servidor de aplicación para la transferencia electrónica de fondos (GTE) 1 equipo de tecnología PC utilizados como servidor de auxiliar para el sistema integrado Financiero Contable BOS 7.0 de Tecapro. 1 equipo de tecnología PC utilizados como servidor de software y herramientas antivirus. b. Equipos de usuario 120 microcomputadores aproximadamente, equipados con todo los dispositivos necesarios como unidad de CD, disquetera y otros, con capacidades que van desde los equipos pequeños de digitación hasta los mas actuales con gran capacidad de procesamiento, con sus dispositivos periféricos como impresoras.

6 6 c. Equipos de Redes La red institucional se ha mantenido en su estado original y las nuevas conexiones se han hecho con la utilización de hubs y switches de distribución. Entre el año 201 y 2011 se ha estado ejecutando la meta de extensión de la red de cableado de dato y eléctrico sensitivo, por medio de la cual se crearán como mínimo 25 nuevas conexiones. d. Software de equipos Actualmente, para el desarrollo de sus actividades la institución cuenta con las siguientes licencias: Software de redes Microsoft Windows NT 4.0 Licencias de uso (call) de Windows NT 4.0 Licencias de Windows Server 2003 estándar y Small Business Licencias de acceso libre de Linux Ubuntu en versiones 9 y Licencias de software de base de datos Microsoft Windows SQL Server 7.0 para la administración y uso de bases de datos Licencias de uso (call) para SQL Server Licencias de uso libre de la base de Datos MySql Licencias de sistemas operativos variados como Windows NT Workstation, Windows 95, windows 98, Windows ME, Windows 2000, Windows XP y Windows 7, para los usuarios d equipos individuales. Licencias de Microsoft Office de Windows Licencias de uso libre de Open Office de Linux. Software especializado en diseño de publicaciones como el Page Maker, Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, Quark Express. Software de desarrollo de aplicaciones multimedia como el Director Versión 8.0 Software de desarrollo de aplicaciones Visual Studio 2003 Software de desarrollo de aplicaciones Visual Studio 2008.net Software de desarrollo de aplicaciones web PHP e. Sistemas de información El Archivo Nacional mantiene en producción las aplicaciones que fueron desarrolladas internamente. Entre otros se tienen: El sistema GRH de Recursos Humanos y planillas, utilizado por el Área de Recursos Humanos del DAF El sistema de Control de Fondos Organizacionales CFO, que esta en fase de estudio de mejoras y se ha utilizado en el Departamento de Servicios

7 7 Archivísticos Externos para el control de servicios ofrecidos a los Archivos del Sistema El sistema Gestor de Información Notarial GIN, utilizado por el Departamento de Archivo Notarial para la Administración de datos de los Notarios. El sistema para la gestión de usuarios de los diferentes archivos SIGU para la Sala de Consulta del Archivo Histórico El sistema GUN para la gestión de usuarios de consulta de información notarial El sistema gestor de Fotografías en formato Digital, para el servicio que ofrece el Departamento de Archivo Histórico El sistema de control de acuerdos, utilizado por la secretaria de la Junta Administrativa para esos efectos El sistema de resoluciones jurídicas utilizado por el Área Legal para el registro y control y consulta de sus resoluciones El Sistema de gestión de usuarios de Archivo Intermedio El sistema integrado Financiero Contable Bos 7.0 de la empresa Tecapro, para las actividades del Departamento Administrativo Financiero (DAF) El sistema Index, desarrollado por la empresa MasterLex para la gestión de índices Notariales por Internet f. Bases de datos El Archivo Nacional ha desarrollado bases de datos, tanto para el servicio de los sistemas de información en producción mencionados anteriormente, como también para la administración de información descriptiva de los fondos documentales. Se tienen entre otras: La base de datos con información descriptiva de Departamento de Archivo Histórico La base de datos con información descriptiva de Departamento de Archivo Intermedio, del Departamento de Servicios Archivísticos Externos La base de datos con información descriptiva de Departamento de Archivo Notarial Actualmente las bases de datos textuales están recibiendo un tratamiento de depuración de su información y están siendo preparadas para su publicación por medio de Internet. 3.2 Gestión Informática a. Organización del Departamento El Departamento de Cómputo de la Institución esta organizado en 4 áreas específicas, que son: Sistemas de información, bases de datos, soporte técnico, servicios informáticos. Cuenta con una estructura organizacional pequeña cubierta

8 8 por seis funcionarios y la Jefatura. Los colaboradores del Departamento dividen sus funciones como sigue: 2 analistas de sistemas 1 administrador de base de datos 1 administrador de servidores y seguridad informática 1 encargado de multimedios y sitio web 1 encargado de soporte técnico 1 encargado de la Jefatura b. Visión tecnológica La visión tecnológica del Departamento es la de aprovechar los recursos informáticos existentes, que por lo general son difíciles de conseguir, de forma eficiente y eficaz, de tal manera que se satisfagan todas las necesidades de los usuarios. Dada la escasez de recursos, se procura el uso de herramientas de software libre para el desarrollo de actividades de oficina y para el desarrollo de aplicaciones. c. Líneas estratégicas de Tecnología de Información Siendo consecuentes con la situación presupuestaria que todos los años experimenta la Institución con presupuestos reducidos para el desarrollo de sus actividades, el Departamento de Cómputo siempre se ha planteado líneas estratégicas adaptables a esta realidad. De esta manera, en la formulación del Plan Estratégico Institucional , en materia informática se hizo lo posible por sugerir y admitir metas con esta característica y el resultado fue la aceptación de las siguientes líneas, sobre las cuales se definirían metas: Sistemas de información y bases de datos Capacitación (Participación y colaboración) Planificación Mejoras en plataforma tecnológica 4. PLAN INFORMATICO

9 9 a. Metas del Plan Con base el los estudios efectuados por los diferentes grupos conformados para el análisis de los 5 ejes temáticos definidos, quedan planteadas en el Plan Estratégico Institucional , las siguientes metas informáticas: Creación de una base de datos de criterios legales emitidos por el Área de Asesoría Jurídica del Archivo Nacional Desarrollo de un software gestor de información de usuarios para la biblioteca especializada en Archivística y ciencias afines El diseño de un sistema para la formulación, seguimiento y evaluación de planes anuales operativos relacionados con los presupuestos institucionales La definición de un módulo de integración entre los sistemas de información financiero contables y de recursos humanos Instaurar en los sistemas financiero contables la integración máxima posible para minimizar el registro contable manual Desarrollo de un software gestor de información para el tratamiento archivístico El desarrollo de una base de datos para el control del registro de cursos de capacitación impartidos y sus participantes, para el Área de Capacitación del Departamento Administrativo Financiero Desarrollo de un software gestor de información para el diagnóstico y evaluación del servicio de restauración de documentos Establecimiento de 3 políticas institucionales para el control de la calidad en el almacenamiento de la información de los sistemas Formular un nuevo plan de mejoras y mantenimiento para los sistemas de información automatizados y las bases de datos existentes Brindar el servicio de recepción de índices por Internet a los notarios Brindar el servicio de consultas notariales por Internet a los notarios Brindar el servicio de consultas de información de las bases de datos del Archivo Histórico e Intermedio por Internet a los usuarios Mejorar la documentación informativa y funcional de los sistemas de información automatizados y sus bases de datos

10 10 Implementar el pago de servicio en caja por medio de tarjetas de débito y crédito Curso de Linux para 3 personas en sus niveles básico, intermedio y avanzado Curso para una persona de sobre mantenimiento y reparación de equipos de computo Curso para una persona de sobre mantenimiento y reparación de dispositivos periféricos (monitores, impresoras, etc.) Curso para 1 persona sobre seguridad de redes Curso para 2 personas en desarrollo de aplicaciones multimedia y diseño de páginas web Curso para 2 personas de actualización en metodologías de desarrollo de sistemas, de acuerdo con las nuevas metodologías Curso para 20 personas sobre el uso de herramientas presentaciones multimedia (Power Point) Charla para 50 personas de refrescamiento en el uso de los sistemas de información existentes y sus nuevas versiones Formulación del plan de contingencias informáticas Adquisición de 20 equipos con soporte eléctrico y accesorios según su uso Adquisición de 32 licencias de aplicaciones de oficina Adquisición de 15 licencias de software antivirus Adquisición de 20 licencias de sistema Operativo Adquisición de una licencia de software para mensajería interna Formulación de anteproyecto de cooperación internacional, para adquirir 2 equipos microfilmadores de tecnología moderna, un equipo limpiador de rollos de microfilm, dos equipos lectores de microfilm, un densitómetro digital, un peacherímetro digital, un microscopio digital y equipo necesario para la restauración y encuadernación

11 11 Adquisición de un escáner digital para mejorar le servicio a las autoridades judiciales en el Archivo Notarial Diseñar anteproyecto y gestionar fondos para la creación de 25 conexiones de datos y eléctrico sensitivas para las redes internas b. Cronograma de ejecución de metas Para la ejecución de las metas planteadas en materia informática, se hizo, en forma general, la siguiente estimación de tiempos en que estas deben ser desarrolladas:

12 PLAN INFORMATICO PLAZO DE EJECUCIÓN OBJETIVOS ESTRATÉGICOS METAS UNIDAD RESPONSABLE I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV AREA TEMÁTICA #1: FINANCIAMIENTO 1.1.Gestionar recursos financieros por medio de fuentes cooperantes para solventar necesidades institucionales Formular proyectos de cooperación internacional para la adquisición de equipo de microfilmación y de digitalización de documentos. Departamentos: Conservación, Cómputo, Archivo Histórico, Archivo Notarial y Dirección General. X

13 Dar continuidad a la presentación de proyectos de desarrollo archivístico con financiamiento ADAI en áreas estratégicas como la digitación de instrumentos descriptivos, digitalización y microfilmación de documentos, según las prioridades establecidas en el plan de reproducción de documentos al Departamentos: Conservación, Cómputo, Archivo Histórico, Archivo Notarial y Dirección General. X X X X X X X X Elaborar un estudio de factibilidad técnica, legal y financiera para la venta de actuales y nuevos servicios, en particular los que se brinden por medio de internet. Dirección General y todos los departamentos X

14 Realizar un estudio que permita determinar la opción financiera más viable para la institución, con el fin de brindar el servicio de digitalización de tomos de protocolos, a partir del Dirección General y equipo designado para la microfilmación/digitalización de tomos de protocolos notariales. X X AREA TEMÁTICA #3: TECNOLOGÍAS 3.1. Mejorar las condiciones para el desarrollo y aplicación de tecnologías en el funcionamiento del Archivo Nacional, mediante un mejor conocimiento del estado actual y planificación de acciones futuras Realizar un estudio de detección de necesidades en materia de tecnologías de información, con proyección a tres años. Departamento Cómputo X X

15 Conforme a los resultados del diagnóstico de necesidades, proponer un presupuesto para ejecutar las inversiones a tres años Elaborar un inventario de equipos de cómputo y dispositivos tecnológicos, identificando aquellos que deban ser sustituidos, por no cumplir con los elementos de calidad fijados. (La adquisición de estos equipos y dispositivos se incorporarán al presupuesto indicado en la meta 1.2) Departamento Cómputo X X Departamento Cómputo X X

16 Completar la red de cableado estructurado y darle proyección futura Elaborar inventario de conexiones de red, determinando cuales son de cableado estructurado y cuales con dispositivos auxiliares., así como determinar las necesidades de compra de materiales para la extensión de la red de cableado estructurado Construir conexiones de red de cableado estructurado para los dispositivos que utilizan conexiones auxiliares y para los nuevos equipos que se proyecta adquirir en el futuro. Departamento Cómputo X X Departamento Cómputo X X

17 Dar seguimiento a la construcción de la tercera etapa del edificio del Archivo Nacional y verificar que se cumpla con los requerimientos para la instalación de equipo de cómputo en la red institucional. Departamentos Cómputo y Archivo Notarial X X X X

18 Mejorar las condiciones de aseguramiento de la información en el Archivo Nacional, mediante la implementación de nuevos sistemas de respaldos y de seguridad de la red interna contra ataques externos Hacer un estudio técnico y de costos sobre los sistemas de respaldos de información de alta capacidad (TB) y de los dispositivos auxiliares necesarios como cintas de respaldo, cintas limpiadoras de cabezas, tarjetas de alta velocidad de transferencia de información, entre otros; con el fin de proponer el más conveniente para la institución y prever su financiamiento. Departamento Cómputo X X

19 Hacer un estudio técnico y de costos sobre sistemas de seguridad contra ataques provenientes de redes externas (internet), con el fin de proponer el más conveniente para la institución y prever su financiamiento. Departamento Cómputo X X 3.4. Garantizar que los sistemas de información funcionen correctamente en las nuevas versiones de software que ofrezca el mercado Adquirir copias de los nuevos sistemas operativos y otras herramientas de software y hacer pruebas para evaluar su compatibilidad en todos los equipos de cómputo. Departamento Cómputo X X

20 Reprogramar los sistemas de información que no se adapten a los nuevos sistemas operativos, utilizando una herramienta de desarrollo que sea compatible. Departamento Cómputo X X X X X X X X X X X X Hacer un diagnóstico y evaluar las necesidades y posibilidades de cambio de software de administración para las bases de datos manejadas en Winisis. Departamento Cómputo X X X X

21 Eliminar al mínimo posible las incompatibilidades entre documentos producidos por el software de oficina que se utiliza en el Archivo Nacional Hacer un estudio para determinar el costo de estandarización de las herramientas de oficina y presentarlo a la Dirección General para que se evalúe su adquisición, de acuerdo con las posibilidades presupuestarias. Departamento Cómputo X X 3.6. Potenciar el uso de la plataforma tecnológica institucional, mediante la prestación de servicios estratégicos a usuarios por medio de internet y otros proyectos novedosos Capacitar a los funcionarios analistas de sistemas de información en el desarrollo de aplicaciones web, utilizando software propietario (Microsoft) y software libre (PHP). Departamentos Cómputo y Administrativo Financiero X X

22 Definir los servicios que puedan ser dados al público por medio de internet, hacer y ejecutar un cronograma de desarrollo de estas aplicaciones vía web. Dirección General y todos los departamentos X X X X X X X X X X X X Hacer un estudio de requerimientos necesarios para el registro del protocolo digital. Departamento Cómputo y Departamento Archivo Notarial X X Consultas de bases de datos por internet del Archivo Notarial, Histórico e Intermedio. (Meta reprogramada del plan estratégico ) Pago de servicios de los usuarios mediante tarjetas de débito y crédito. (Meta reprogramada del plan estratégico ) Departamentos de Cómputo, Archivo Histórico, Archivo Notarial y Servicios Archivísticos Externos. Departamentos de Cómputo y Administrativo Financiero. X X X X

23 Mejorar el servicio de la facilitación en el Archivo Nacional, mediante el uso del recurso de digitalización de documentos Formular un plan de reproducción de documentos en soporte de microfilm y digital , que defina las políticas y prioridades en este campo. Dirección General y grupo de trabajo designado X X Contratar el servicio de digitalización de tomos de protocolos notariales recibidos a partir del 2011 y su disposición para la consulta. Dirección General y grupo de trabajo designado X X X X X X X X X X X X X X X X X AREA TEMÁTICA #5: RECTORIA DELSISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS Aumentar gradualmente la cobertura de los servicios de inspección, haciendo uso de nuevas modalidades y de la tecnología. Departamentos Servicios Archivísticos Externos y Cómputo X X X X X X X X X X X X X X X X

24 24 AREA TEMÁTICA #8: PROTECCIÓN Y SEGURIDAD DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL 8.3 Evaluar periódicamente los mecanismos de seguridad relacionados con la conservación del patrimonio documental que custodia la institución Contratar el servicio de digitalización de tomos de protocolos notariales recibidos a partir del 2011 y su disposición para la consulta. (Esta meta se complementa con la meta 7.2 del área temática Tecnologías) Dirección General y grupo de trabajo designado X X X X X X X X X X X X X X X X X AREA TEMÁTICA #9: TRATAMIENTO ARCHIVISTICO 9.3. Brindar un tratamiento archivístico apropiado a los documentos en formato y soporte electrónico y digital Establecer políticas de transferencias de documentos electrónicos al Archivo Nacional. Junta Administrativa, Dirección General, comisiones de Documento Electrónico y de Descripción. X X Establecer la estrategia de migración de los documentos electrónicos que recibe el Archivo Nacional. Departamentos de Servicios Archivísticos Externos, Archivo Histórico y Cómputo. X X

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