INTEROPERABILIDAD SISTEMA DE INFORMACIÓN GENERAL DE ESTUDIANTES (SIGE) SOFTWARE DE GESTIÓN ESCOLAR. Respuestas a Consultas Frecuentes

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1 INTEROPERABILIDAD SISTEMA DE INFORMACIÓN GENERAL DE ESTUDIANTES (SIGE) SOFTWARE DE GESTIÓN ESCOLAR Respuestas a Consultas Frecuentes Ministerio de Educación Junio 2012 V 2.0

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3 I N T R O D U C C I O N Este documento tiene como propósito entregar la respuesta a las preguntas más frecuentes recibidas a la fecha de su creación o actualización, en relación a la iniciativa de implementación de interoperabilidad entre los software de gestión escolar propios de los establecimientos educacionales y el Sistema de Información General de Estudiantes, plataforma web que el Ministerio de Educación utiliza para solicitar a los establecimientos educacionales del país la información que la institución requiere para sus procesos, o que por ley estos deben hacer llegar. Se incluyen consultas genéricas correspondientes a los perfiles de usuarios/clientes o interesados en la iniciativa: Establecimientos Educacionales, Sostenedores y Proveedores de software de gestión escolar. 3

4 1. Qué es interoperabilidad? Se puede definir interoperabilidad como la capacidad que permite a sistemas heterogéneos operar y comunicarse entre sí. 2. Qué es un servicio web (o web service)? Un servicio web es un sistema de software diseñado para permitir interoperabilidad máquina a máquina con diferentes plataformas y entre programas distintos 3. Somos un colegio/sostenedor y estamos interesados en sumarnos a esta iniciativa, qué debemos hacer? El interés de Uds. debe materializarse en la firma del convenio respectivo por parte del Sostenedor del establecimiento y que vuestro software tenga habilitada la funcionalidad para intercambiar electrónicamente la información con MINEDUC. En esta línea, lo importante ahora es que vuestro proveedor de software conozca la documentación técnica publicada (Comunidad Escolar), evalúe técnicamente la implementación de la funcionalidad requerida, la construya y pueda realizar pruebas de interoperabilidad con MINEDUC. 4. Qué software debemos utilizar para la interoperabilidad con SIGE? Los Sostenedores son libres de adquirir y utilizar la plataforma informática o sistema de gestión escolar que responda mejor a sus requerimientos específicos. Lo importante es que tenga habilitada la funcionalidad para la interoperabilidad con SIGE, siguiendo los lineamientos técnicos entregados por MINEDUC. De manera que no hay una lista de software para interoperar. La invitación a sumarse a la iniciativa es amplia y sin ningún tipo de exclusión. 4

5 5. En nuestro Colegio utilizamos un software de gestión escolar pero estamos pensando cambiarlo Qué debemos hacer y cómo podemos asegurarnos que el software está preparado para intercambiar electrónicamente archivos con SIGE? Primero deben informar acerca de esta iniciativa a vuestro proveedor de software para que inicie la implementación de los servicios (si es que no los tiene implementados) para interactuar con MINEDUC. Las especificaciones técnicas están publicadas en Comunidad Escolar: Una vez construidos los servicios de interoperabilidad podrán dar inicio a las pruebas de interoperabilidad según las especificaciones detalladas en la documentación. 6. Podemos ir viendo en el Sistema SIGE el resultado de las pruebas de interoperabilidad? Sí. El ambiente de pruebas incluye el Sistema SIGE y su base de datos de manera que puedan ir visualizando directamente los resultados. La URL de SIGE (Pruebas) es y la Clave para ingresar al Sistema es el mismo N de RBD. En el caso de los proveedores que ya hayan realizado pruebas, para este nuevo ambiente pueden usar las mismas credenciales. 7. Somos una empresa proveedora de software de gestión y necesitamos un usuario y contraseña válida para realizar pruebas con los servicios web proporcionado por MINEDUC. Pueden utilizar los datos de autenticación especificados en el documento Especificacion_de_Uso_WSSIGE_V02.pdf, capítulo N 6: 5

6 Para entorno de desarrollo, utilizar los siguientes datos de autenticación: Id de Cliente : 3; Id de Convenio : 4; Token Convenio : TESTSIGE. Una vez que realicen pruebas iniciales pueden solicitar al MINEDUC credenciales particulares, que permita llevar un registro de transacciones específico al Proveedor/Empresa. 8. Cuál es el plazo para que los software de gestión escolar implementen la interoperabilidad con SIGE? No existe un plazo, no es una obligación si no una invitación amplia a sumarse a esta iniciativa, dirigida a todos los sostenedores que usan software de gestión escolar propio y a sus proveedores de software. 9. Qué tipo de consultas se podrán hacer desde nuestro software de gestión escolar a la plataforma del Ministerio? Inicialmente sólo está previsto la transferencia de datos relativos a los servicios que en este momento están implementados (especificados en el documento Manual de Uso de Servicios Web externos) correspondientes a los servicios de: autenticación, validación de estudiantes, ingresos de tipos de enseñanzas, ingreso de cursos e ingreso de asistencia. Sin embargo, se espera la incorporación, de manera paulatina de otros servicios para recabar información de carácter académico o que deba ser entregada por ley. El objetivo final es aliviar la carga administrativa en los colegios que deben hacer doble digitación: en SIGE y en el Sistema propio. De manera que todo el ingreso sea en el Sistema propio y sea este, a través de servicios de interoperabilidad con los esquemas y estándares de MINEDUC, el que trasmita los datos al Ministerio. 10. Qué información evitaremos digitar en forma reiterada si estamos conectados con ustedes? Por ahora, la Asistencia, Tipos de Enseñanza y Cursos. Pero en la medida que se habiliten nuevos servicios de interoperabilidad asociados a otros procesos, la digitación se 6

7 realizará sólo en vuestro software, el cual transferirá los datos digitados al Ministerio a través de esos servicios. 11. Cómo sé si el software de gestión escolar que utilizamos en mi colegio es compatible para la interoperabilidad con SIGE? La compatibilidad del SW está dada por la posibilidad de que permita la implementación de servicios web para realizar el intercambio electrónico de datos con la plataforma del Ministerio. 12. Tienen alguna preselección de proveedores de software que nos puedan remitir? En los próximos días publicaremos en Comunidad Escolar una nómina de proveedores de software que han tomado contacto con nosotros, han desarrollado sus servicios de interoperabilidad y han realizado pruebas técnicas enviando datos de asistencia. 13. En caso de firmar ahora convenio con ustedes, es posible modificar el convenio si es que adquirimos un nuevo software? Sí. El Convenio lo deberá firmar el Sostenedor según las indicaciones que próximamente se entregarán en Comunidad Escolar y no especificará un software específico, sólo la nómina de establecimientos del Sostenedor. De manera complementaria, en SIGE, podrán individualizar el software que utiliza el Establecimiento y declarar que existe autorización del Sostenedor para que transfiera datos con el MINEDUC. Si en el futuro el establecimiento cambia de software sólo tendrán que especificar el nuevo software con la correspondiente declaración de autorización de parte del Sostenedor. 14. Es posible realizar la verificación para autorizar intercambio electrónico en SIGE, sin haber firmado convenio? Sí. La verificación para autorizar la interoperabilidad permitirá avanzar en las tareas técnicas, por ejemplo, la realización de pruebas de interoperabilidad, mientras siga su curso el trámite de suscripción del convenio 7

8 15. Las credenciales para realizar las pruebas de interoperabilidad son por empresa que presta el servicio o por establecimiento educacional? Las credenciales son genéricas, por Empresa o Desarrollador que presta el servicio. 16. Por qué cuando probamos el servicio web Tipo de Enseñanza SIGE, nos entrega siempre error 4 Convenio no tiene asociados el RBD? Este error aparece cuando se realizan pruebas con datos de colegios no asociados a las credenciales de la Empresa. No pueden usar otros RBDs que no sean los que están asociados a la Empresa e informados previamente a MINEDUC. En relación al Servicio web Ingresar Cursos SIGE: 17. Cuando se desea ingresar un curso que no es técnico profesional los códigos de sector económico y de especialidad deben ir en 0 (cero)? Son elementos opcionales, por lo que no debiesen enviarse (dejarlos vacíos). En relación al Servicio web Ingresar Asistencias SIGE: 18. Se puede enviar más de una vez la asistencia? Si, se puede enviar entre el día 1 al 31, ambas fechas inclusive y cada vez se sobreescribe la anterior. 19. Se permite la corrección de la asistencia? Cómo? Si, basta con volver a enviarla. La nueva lista de asistencia reescribirá la anterior. 8

9 20. Cuando enviamos la asistencia utilizando el servicio web Cómo queda la asistencia en SIGE: ingresada, declarada? Si queda sólo ingresada el colegio debe declararla en SIGE? La asistencia queda registrada. Cuando se termina de registrar la asistencia del mes completo, al inicio del mes siguiente, y de acuerdo a los plazos especificados por el SIGE, el sostenedor podrá declarar la asistencia desde el SIGE (tal como lo hace hoy día) 21. Se pueden enviar más de un día de asistencia a la vez? Se puede pero no se aceptará la asistencia mientras no esté procesada, comprobándose el año escolar, RBD, código de tipo de enseñanza, código de grado y fecha de asistencia. 22. A qué nivel de información es el envío de la asistencia: por colegio, tipo de enseñanza, grados, cursos, alumnos? A nivel de grado. 23. A qué se refiere y cómo se utiliza el código de envío de asistencia? Es un valor que recibe la asistencia, y si no tuvo errores de validación, entrega un valor que se puede entregar al próximo método de asistencia (getreporteenvioasistencia) para consultar sobre el estado de envío de la asistencia. 24. En relación al código de envío de asistencia A qué se refiere con off-line? Es posible que el request de asistencia no se ejecute inmediatamente debido a saturación de recursos, y éstos deban ser ejecutados más tarde. En este caso, el código de envío obtenido anteriormente se puede consultar más tarde para obtener el reporte del estado de la asistencia. 9

10 25. Si la asistencia de los cursos de un grado determinado se envía varias veces El código de asistencia es el mismo o cambia por cada envío? Se obtiene un código por cada envío. 26. Si el código de envío de asistencia cambia Queda activo el último código? Cada envío genera un nuevo código. 27. Este servicio web permite hacer ingreso, modificación, anulación y/o declaración de la asistencia? Sólo ingreso y modificación si se hace más de una vez, quedando siempre en estado registrada. 28. Qué pasa cuando cierran el sistema SIGE por extracción de asistencia? El sistema retorna el código 5, Servicio no disponible. 29. Hay fechas límites de ingreso de asistencia? Cuál es el intervalo para poder ingresar la asistencia diaria o de un mes completo? Del 1 al 31 del mes en curso. 10

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