Todos los derechos reservados XM S.A. E.S.P. INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE CONTRATOS DE RESPALDO DE ENERGÍA FIRME (MEDIO ALTERNO)

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1 INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO DE CONTRATOS DE RESPALDO DE ENERGÍA FIRME (MEDIO ALTERNO)

2 2 INTRODUCCIÓN Para dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 63 de la Resolución CREG 071 de 2006, para el registro de contratos y declaración de respaldo de energía firme establecidos en dicha resolución, se deberá realizar el trámite respectivo ante el Administrador del Sistema de Intercambios Comerciales ASIC-, cumpliendo con unos requisitos que han sido definidos por el ASIC. A.PROCEDIMIENTO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO REGISTRO CONTRATOS DE RESPALDO DE ENERGÍA FIRME El formato para el registro de Contratos de Respaldo de Energía Firme, se enviará al ASIC cuando se presenten inconvenientes con el registro de contratos de Mercado Secundario en el aplicativo publicón o cuando los agentes involucrados no poseen firma digital. El procedimiento a seguir es el siguiente: 1. Enviar junto con el formato Registro Contratos de Respaldo de Energía Firme, copia del error que se está presentando. 2. Diligenciar el formato Registro Contratos de Respaldo de Energía Firme, el cual puede descargarse en nuestro sitio de internet en la sección información operativa y comercial/transacciones en el Mercado de Energía Mayorista / Formatos, Instructivos y Procedimientos / Registro Agentes, Contratos y Fronteras / Formatos Registro Contratos. 3. Cada formato diligenciado debe contener únicamente un recurso de generación que vende y un recurso de generación que compra. B. FORMATO REGISTRO CONTRATOS DE RESPALDO DE ENERGÍA FIRME Para el registro de contratos de respaldo de energía firme, se encuentra disponible el formato Registro Contratos de Respaldo de Energía Firme. xls, el cual puede descargarse en nuestro sitio de internet en la sección información operativa y comercial/transacciones en el Mercado de Energía Mayorista / Formatos, Instructivos y Procedimientos / Registro Agentes, Contratos y Fronteras / Formatos Registro Contratos.

3 3 A continuación se muestra cada uno de los campos que deben ser diligenciados por el agente: 1. Información del comprador 1.1 AGENTE Nombre del agente generador que compra, incluyendo el código SIC (cuatro letras) del agente comprador 1.2 CONTACTO

4 4 Ingresar los datos del contacto autorizado del agente comprador que va a firmar digitalmente el formato: Nombre Ciudad Fax Teléfono Correo electrónico Sólo se recibirán solicitudes enviadas por los contactos registrados ante el ASIC con el tipo de contacto FIRMANTE CONTRATO Y DECLARACIÓN DE RESPALDO MS o por los REPRESENTANTES LEGALES. 2. Información de vendedor 2.1 AGENTE Nombre del agente generador que vendedor, incluyendo código SIC (cuatro letras) del agente vendedor. 2.2 CONTACTO Ingresar los datos del contacto autorizado del comprador que va a firmar digitalmente el formato: Nombre Ciudad Fax Teléfono Correo electrónico Sólo se recibirán solicitudes enviadas por los contactos registrados ante el ASIC con el tipo de contacto FIRMANTE CONTRATO Y DECLARACIÓN DE RESPALDO MS o por los REPRESENTANTES LEGALES 3. Información general del contrato 3.1 Código SIC recurso de generación que compra El código SIC (cuatro letras) del recurso de generación del agente comprador.

5 5 El recurso de generación que compra debe tener OEF (Obligaciones de Energía Firme) para el periodo de vigencia del contrato. Los códigos SIC de los agentes están disponibles en nuestra página web en los enlaces: Descripción y Funcionamiento del Sistema Eléctrico Colombiano Estructura del Mercado opción: o Generación 3.2 Código SIC recurso de generación que vende El código SIC (cuatro letras) del recurso de generación del agente vendedor. El recurso de generación que vende debe tener ENERGÍA DE REFERENCIA para el período de vigencia del contrato. Los códigos SIC de los agentes están disponibles en nuestra página web en los enlaces: Descripción y Funcionamiento del Sistema Eléctrico Colombiano Estructura del Mercado opción: o Generación 3.3 Fecha firma Se debe ingresar la fecha en que se firmó el contrato, utilizando el formato yyyy-mm-dd (año con 4 dígitos, mes con dos dígitos, día con dos dígitos). De acuerdo a lo establecido en el artículo 63 de la Resolución CREG 071 de 2006, el plazo máximo para el registro de estos contratos será de tres (3) días calendario contados desde la fecha de su celebración, y el mínimo será de dos (2) días antes de su fecha de entrada en vigencia. 4. Vigencia (AAAA-MM-DD) y cantidad (kwh-día) Ingresar las cantidades en kwh-día correspondientes. En caso de que el periodo de vigencia contenga cantidades diferentes se deberá relacionar cada una de las fechas en el mismo formato. - FECHA INICIAL (yyyy-mm-dd) Se debe ingresar la fecha inicial del contrato en formato yyyy-mm-dd, (año con 4 dígitos, mes con dos dígitos, día con dos dígitos). De acuerdo a lo establecido en el artículo 63 de la Resolución CREG 071 de 2006, el plazo máximo para el registro de estos contratos será de tres (3) días calendario contados desde la fecha de su celebración, y el mínimo será de dos (2) días antes de su fecha de entrada en vigencia.

6 6 - FECHA FINAL (yyyy-mm-dd) Se debe ingresar la fecha final del contrato en formato yyyy-mm-dd, utilizando el formato yyyy-mm-dd (año con 4 dígitos, mes con dos dígitos, día con dos dígitos). 5. Precio Se debe ingresar el precio ya sea en $/kwh o en USD$/kWh. 6. Firma de agentes 6.1 Firma comprador y firma vendedor El formato deberá ser firmado digitalmente por los contactos autorizados ante XM por los representantes legales de las partes como FIRMANTE CONTRATO Y DECLARACIÓN DE RESPALDO MS o por los REPRESENTANTES LEGALES de las partes. Deberán ser firmadas por el agente comprador y el agente vendedor. Si uno de los firmantes de la plantilla no está debidamente autorizado ante el ASIC o no se envía firmado por las partes, la solicitud de registro será rechazada. El formato puede ser firmado por un delegado autorizado por el representante legal para hacer actuaciones ante el ASIC 1. C. ENVÍO DEL FORMATO REGISTRO CONTRATOS DE RESPALDO DE ENERGÍA FIRME El envío al ASIC del formato Registro Contratos de Respaldo de Energía Firme solo se debe hacer cuando se presenten inconvenientes con el aplicativo PUBLICÓN, dicho envío debe cumplir con los requisitos establecidos en la Ley 527, para los documentos firmados digitalmente. Con el fin de obtener la firma digital y conocer los procedimientos para su uso, se debe contactar a CERTICÁMARA, que es una de las entidades encargada de expedir dichos certificados ( 1 Las autorizaciones o poderes para realizar actuaciones ante el ASIC, deben enviarse previamente, firmados en original por el representante legal.

7 7 Las solicitudes de registro contenidas en las plantillas deberán ser enviadas al buzón cumpliendo cada uno de los ítems establecidos. D. MEDIO ALTERNO PARA EL ENVÍO DEL FORMATO REGISTRO CONTRATOS DE RESPALDO DE ENERGÍA FIRME Teniendo en cuenta posibles contingencias, el ASIC ha definido como medios alternos para el envío del Formato Registro Contratos de Respaldo de Energía Firme, lo siguiente: En caso de problemas con la firma digital de alguna de las partes del contrato, las partes deberán diligenciar completamente la plantilla que corresponda a la solicitud que quieren enviar al ASIC, cumpliendo con lo definido, imprimir y firmar todas y cada una de las hojas contenidas en el mismo y enviar al buzón info@xm.com.co o vía fax al Las solicitudes de registro de contratos recibidas de correos electrónicos diferentes a los registrados para los contactos autorizados por el representante legal, o para el representante legal, serán rechazadas. Con esta información el ASIC dará inicio al proceso de registro; sin embargo, este registro no quedará en firme hasta tanto los agentes hayan enviado firmada digitalmente la plantilla correspondiente o hagan llegar al ASIC, vía correo certificado, el original firmado por los contactos autorizados de las partes o sus representantes legales. Para el registro de Contratos de Mercado Secundario se debe tener en cuenta los plazos definidos en la Resolución CREG 071 de En caso de tener inquietudes adicionales favor contactarnos en nuestra Línea de Orientación a Clientes de Medellín, digitando la opción 1 o remitir sus inquietudes al respecto por correo electrónico a la dirección info@xm.com.co