GUÍA PRÁCTICA PARA EL ENVÍO DE LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

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1 GUÍA PRÁCTICA PARA EL ENVÍO DE LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

2 OBJETIVO QUE LAS UNIDADES OPERATIVAS, UNIDADES DE TRATAMIENTO EN CONSULTA EXTERNA, UNIDADES DE TRATAMIENTO RESIDENCIAL Y PERFECCIONEN EL DOCUMENTAL ORDEN CENTROS INFORMACIÓN FINANCIERA PARA SU ENVIO. LOCALES DE LA

3 INTRODUCCION EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD TIENE LA RESPONSABILIDAD DE INFORMAR MENSUALMENTE LOS INGRESOS Y GASTOS QUE HA TENIDO LA INSTITUCIÓN. PARA ELLO LOS COORDINADORES CONTABLES, REVISAN LA CODIFICACION DE LAS PÓLIZAS DE INGRESO, EGRESO Y DIARIO; UTILIZANDO LOS MANUALES CORRESPONDIENTES. CON EL PROPÓSITO DE APROVECHAR EL TIEMPO DE LOS COORDINADORES EN EL REGISTRO, ES IMPORTANTE Y NECESARIO QUE EXISTA LO SIGUIENTE: A) CORTES MENSUALES DE DOCUMENTACIÓN B) QUE ÉSTA INFORMACIÓN QUE SE ORIGINA MEDIANTE DOCUMENTOS ESTE ORDENADA DE ACUERDO A LO SIGUIENTE:

4 ELABORACIÓN DE CHEQUES 1. LOS CHEQUES QUE SE EXPIDAN SERÁN CONFORME A LAS NECESIDADES DE LA UNIDAD OPERATIVA, UNIDAD DE TRATAMIENTO EN CONSULTA EXTERNA, UNIDAD DE TRATAMIENTO RESIDENCIAL O CENTRO LOCAL 2. SE UTILIZARÁN DE ACUERDO A SU NÚMERO CONSECUTIVO, EJEMPLO: 01493, 01494, ES DECIR, SIN SALTARSE CHEQUES 3. SI AL ELABORAR EL CHEQUE SE COMETE UN ERROR DEBERÁ CANCELARSE, ESCRIBIENDOLE LA PALABRA CANCELADO ; ASÍ MISMO ANEXARLO A LA PÓLIZA ORIGINAL 4. DEBERA ELABORARSE POR EL MISMO IMPORTE DE LA POLIZA CHEQUE. 5. PARA LLEVAR EL CONTROL DE LA CHEQUERA, LLENAR LOS ESPACIOS DEL TALONARIO 6. EL CHEQUE DEBERÁ ESTAR FIRMADO POR EL TITULAR.

5 COMPROBACIÓN DE CHEQUES 1. REVISAR QUE LOS COMPROBANTES TENGAN LOS REQUISITOS QUE SE MENCIONARON ANTERIORMENTE. 2. SEPARAR LOS COMPROBANTES DE ACUERDO A LOS CONCEPTOS DE LA ASIGNACIÓN DE CADA UNIDAD. 3. UNA VEZ SEPARADOS LOS COMPROBANTES, PEGARLOS EN HOJAS DE PAPEL RECICLABLE TAMAÑO CARTA. 4. VERIFICAR QUE LA SUMA DE LOS COMPROBANTES CORRESPONDA AL TOTAL DEL CHEQUE EXPEDIDO 5. EL TOTAL ANTERIOR COMPARARLO CON EL DEL CHEQUE, EL CUAL DEBE SER IGUAL, SI NO ES ASÍ; LA DIFERENCIA DEBE SER DEPOSITADA A LA CUENTA BANCARIA DE LA UNIDAD OPERATIVA, UNIDAD DE TRATAMIENTO EN CONSULTA EXTERNA, UNIDAD DE TRATAMIENTO RESIDENCIAL. 6. ADJUNTAR A LA PÓLIZA CHEQUE LA COPIA DE LA FICHA DE DEPÓSITO QUE TIENE EL SELLO DEL BANCO NOTA.- EL NÚMERO DE LA PÓLIZA CORRESPONDE AL NÚMERO CONSECUTIVO DEL CHEQUE, POR LO CUAL NO ES NECESARIO DARLE NÚMERO A LAS PÓLIZAS. ENVÍO DE POLIZAS DE CHEQUE 1. REVISAR QUE EL CONSECUTIVO DE LA CHEQUERA COINCIDA CON LAS PÓLIZAS CHEQUE QUE ENVIAN CONSIDERANDO LOS CHEQUES CANCELADOS 2. ELABORAR UNA RELACIÓN DE LAS POLIZAS CHEQUE QUE SE ENVIAN CON LOS SIGUIENTES DATOS: A) NUMERO DE CHEQUE B) FECHA C) IMPORTE

6 REQUISITOS QUE DEBEN TENER NUESTROS COMPROBANTES NOMBRE, DENOMINACIÓN O RAZÓN SOCIAL, DOMICILIO FISCAL Y CLAVE DEL REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES DE QUIEN LOS EXPIDA A) NÚMERO DE FOLIO B) LUGAR Y FECHA EN QUE SE EXPIDE C) RAZÓN SOCIAL Y DOMICILIO DE LA PERSONA A FAVOR DE QUIEN SE EXPIDE EL COMPROBANTE CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. D) CLAVE DEL REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES DE LA PERSONA A FAVOR DE QUIEN SE EXPIDE CIJ QK3 E) LA CANTIDAD Y CLASE DE MERCANCÍAS QUE SE ESTÁN ADQUIRIENDO O DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO QUE AMPARA F) EL VALOR UNITARIO E IMPORTE QUE DEBERÁ SER EN NÚMERO, SIN INCLUIR LOS IMPUESTOS G) IMPORTE TOTAL CONSIGNADO EN NÚMERO O LETRA H) MONTO DE LOS IMPUESTOS QUE DE ACUERDO A LAS DISPOSICIONES FISCALES DEBEN TRASLADARSE I) FECHA DE IMPRESIÓN Y DATOS DE IDENTIFICACIÓN DEL IMPRESOR AUTORIZADO J) VIGENCIA PARA SU UTILIZACIÓN K) CEDULA DE IDENTIFICACIÓN FISCAL, (SI ES PERSONA FÍSICA O MORAL, VERIFICAR LA RETENCIÓN DE IVA, DEACUERDO A LOS LINEAMIENTOS) 1) CUANDO EL PROVEEDOR SEA PERSONA FÍSICA -IDENTIFICAR EN LA CÉDULA DE IDENTIFICACIÓN FISCAL QUE SEA UN NOMBRE PROPIO -ANEXO 1 (2.1) - Y SE CONTRATEN SERVICIOS O COMPREN BIENES, CUYO IMPORTE DE LA OPERACIÓN REBASE LA CANTIDAD DE $ 2,000.00, SE DEBERÁ RETENER EL TOTAL DEL IVA QUE SE PAGUE VERIFICANDO QUE SE INCLUYA EN EL COMPROBANTE LA LEYENDA CON SELLO O LETRA IMPUESTO RETENIDO DE CONFORMIDAD CON LA LEY DEL IVA -ANEXO 1 (2.2) -. 2) EN EL CASO DE PAGAR SERVICIOS DE AUTOTRANSPORTE TERRESTRE DE BIENES A PERSONAS FÍSICAS O MORALES (EXCEPTO MENSAJERIA) SE DEBERÁ RETENER EL 4% POR CONCEPTO DE IVA, VERIFICANDO QUE SE INCLUYA LA LEYENDA IMPUESTO RETENIDO DE CONFORMIDAD CON LA LEY DEL IVA. 3) EN EL CASO DE HONORARIOS O ARRENDAMIENTO (PERSONA FISICA) ADEMAS DE RETENER EL 10% DE I.S.R., SE RETENDRAN LAS DOS TERCERAS PARTES DEL TOTAL DEL IVA QUE SE LE PAGUE; VERIFICANDO QUE LOS COMPROBANTES CONTENGAN EN FORMA IMPRESA LA

7 LEYENDA IMPUESTO RETENIDO DE CONFORMIDAD CON LA LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO, Y EN EL CASO DE HONORARIOS EFECTOS FISCALES AL PAGO (ANEXO 2). ISITOS PARA EL LLENADO DEL REPORTE DE MOVIMIENTOS DE BANCOS 1. NOMBRE DE LA UNIDAD OPERATIVA, UNIDAD DE TRATAMIENTO EN CONSULTA EXTERNA, UNIDAD DE TRATAMIENTO RESIDENCIAL O CENTRO LOCAL 2. CENTRO DE COSTO 3. FECHA DEL PERÍODO 4. FECHA DEL INGRESO 5. NÚMERO DE ORDEN 6. REMESAS RECIBIDAS DE OFICINAS CENTRALES 7. CARGO CORRESPONDIENTE 8. FECHA DEL CHEQUE 9. NUMERO DEL CHEQUE 10. NOMBRE A QUIEN SE EXPIDIO EL CHEQUE Y SU CONCEPTO 11. IMPORTE DEL CHEQUE 12. SUMAS, SALDO ANTERIOR Y SALDO ACTUAL EN LA CHEQUERA 13. FIRMA DE QUIEN ELABORÓ EL DOCUMENTO (SECRETARIA) 14. FIRMA DE QUIEN REVISÓ EL DOCUMENTO (DIRECTOR) 15. FIRMA DE AUTORIZACIÓN (COORDINADOR CONTABLE)

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9 ELABORACIÓN DE POLIZAS DE INGRESOS 1. COPIA DE LAS FICHAS DE DEPÓSITO CON SELLO DEL BANCO 2. AL REVERSO DE ESTA FICHA ANOTAR UNA BREVE DESCRIPCIÓN DEL MOTIVO DEL DEPÓSITO (CONSULTAS, HOSPITALIZACIÓN, ETC.) 3. ORIGINAL DE LOS RECIBOS DE INGRESOS 4. ENVIAR COPIA AMARILLA DE LOS RECIBOS PROVISIONALES CUIDANDO QUE TENGAN TODOS LOS DATOS QUE SE MENCIONAN EN EL ANEXO RECIBO PROVISIONAL 5. LA RELACIÓN DE PASES DE CONSULTA Y HOSPITALIZACIÓN, CONTENIENDO LA FECHA, FOLIO, NOMBRE DEL PACIENTE Y EL IMPORTE. DEBERÁ CONTENER LA FIRMA DEL DIRECTOR DE LA UNIDAD OPERATIVA, UNIDAD DE TRATAMIENTO EN CONSULTA EXTERNA, UNIDAD DE TRATAMIENTO RESIDENCIAL O CENTRO LOCAL. 6. EN LA POLIZA ANOTAR CLARAMENTE EL CENTRO DE COSTO, EL CONCEPTO DEL DEPOSITO, CONTABILIZARLA, ANOTAR EL NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN LA ELABORO Y AUTORIZO Y EL NUMERO QUE LE CORRESPONDE. ENVIO DE POLIZAS DE INGRESOS 1. ELABORAR UNA RELACIÓN DE LAS PÓLIZAS QUE ENVIAN. 2. ANEXAR LOS COMPROBANTES DE CADA POLIZA, PEGADOS EN HOJA RECICLABLE TAMAÑO CARTA.

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11 REQUISITOS PARA EL LLENADO DE RECIBO DE INGRESOS 1. FECHA 2. NOMBRE DE QUIEN SE RECIBE EL INGRESO 3. CANTIDAD RECIBIDA EN NUMERO Y LETRA (DEBE COINCIDIR CON LA RELACIÓN DE PASES DE CONSULTA) 4. CONCEPTO DEL INGRESO (PASES DE CONSULTA, HOSPITALIZACIÓN, ETC.) 5. FORMA DE PAGO (EFECTIVO O CHEQUE) 6. NOMBRE Y FIRMA DE DIRECTOR DE LA UNIDAD OPERATIVA, UNIDAD DE TRATAMIENTO EN CONSULTA EXTERNA, UNIDAD DE TRATAMIENTO RESIDENCIAL O CENTRO LOCAL 7. AÑO DE VALIDEZ REQUISITOS PARA EL LLENADO DEL RECIBO PROVISIONAL 1. REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES 2. UNIDAD OPERATIVA, UNIDAD DE TRATAMIENTO EN CONSULTA EXTERNA, UNIDAD DE TRATAMIENTO RESIDENCIAL O CENTRO LOCAL QUE CORRESPONDA 3. CENTRO DE COSTO 4. NOMBRE DEL DONATARIO 5. REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES DEL DONATARIO 6. DOMICILIO COMPLETO DEL DONATARIO 7. CIUDAD 8. CODIGO POSTAL 9. ESTADO O MUNICIPIO 10. CANTIDAD DEL DONATIVO EN NUMERO 11. CANTIDAD DEL DONATIVO EN LETRA 12. LUGAR Y FECHA 13. NOMBRE Y FIRMA DEL PATRONATO LOCAL O DIRECTOR DE LA UNIDAD

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