PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE CORRESPONDENCIA OFICILA DE PARTES

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA LA RECEPCION DE CORRESPONDENCIA OFICILA DE PARTES FECHA DE ELABORACIÓN FECHA DE REVISION

2 OBJETIVO Coordinar el flujo de información relacionada con el exterior a través de una correcta recepción y seguimiento de la documentación que ingresa al Instituto, atendiendo así lo requerimientos de información y el inicio de las gestiones de los tramites y servicios que se requieren presentar por escrito, tanto de los sectores público y privado como del contribuyente o interesado, persona física o moral. NORMAS Y POLITICAS DE OPERACIÓN 1. Toda la documentación que ingrese al Instituto deberá registrarse en el Sistema de Gestión. 2. La documentación de ingresos deberá turnarse a la Dirección general 3. El horario de atención de Oficialia de partes es de 9:00 A.M. a 15:00 horas. 4. Cuando la documentación es de carácter urgente se turnará directamente a la Unidad Administrativa correspondiente para su atención. 5. Cuando se entregue la documentación a las Unidades Administrativas deberán firmar de recibido en el libro de recepción de documentos. 6. Una vez entregada la documentación, será responsabilidad de la Unidades Administrativas dar seguimiento a los asuntos en tiempo y forma.

3 NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1 2 Analista de Oficialía de Partes Recibe documentos Verifica que los documentos estén dirigidos al Titular del Instituto Registral y Catastral y/o Director General Adjunto FORMATO Y/O DOCUMENTO Oficio Notificaciones Circulares Procede la recepción del documento? No. Debido a que el documento no viene dirigido al IRCEP, le indica: La dependencia o entidad a la que debe acudir. Si. Recibe, sella documento anotando número de folio, hora de recepción y entrega al interesado acuse de recibo. Acuse de recibo Analista de la Coordinación Técnica Registra en el Sistema de Gestión los datos siguientes: Oficio de entrada Lugar de procedencia Datos Generales Número de oficio Fecha de emisión Tipo de documento (Solicitud de inf., conocimiento) Asunto Registra en el Libro Escanea documento y turna a la bandeja de la Dirección General (Coordinación Técnica) Recibe y asigna documentos a las unidades administrativas y regresa al Área de Oficialía de Partes

4 NO. RESPONSABLE DESCRIPCION DE ACTIVIDADES FORMATO Y/O DOCUMENTO 7 Analista Oficialía de partes Recibe y entrega a las Unidades Administrativas Oficios Notificaciones Circulares 8 Unidades Administrativas Firma de recibido en el libro de recepción de documentos. 9 Da seguimiento a los asuntos en tiempo y forma FIN DEL PROCEDIMIENTO

5 Doctos ANALISTA OFICIALIA DE PARTES INICIO 1 Recibe documentos Documentos 2 Verifica que los documentos estén dirigidos al Titular del Instituto Registral y Catastral y/o Director General Adjunto SI Procede la recepción del documento? NO Le indica: La dependencia o entidad a la que debe acudir. Recibe, sella documento anotando número de folio, hora de recepción y entrega al interesado acuse de recibo. FIN DEL PROCEDIMIENTO Acuse de recibido Registra en el Sistema de Gestión los datos del documento. Documentos Registra en el Libro Escanea documento y turna a la bandeja de la Dirección General (Coordinación A

6 ANALISTA COORDINACIÓN TECNICA ANALISTA OFICIALIA DE PARTES UNIDADES ADMINISTRATIVAS 6 A Recibe y asigna documentos a las unidades administrativas y regresa al Área de Oficialia de Partes 7 Recibe y entrega a las Unidades Administrativas Doctos 8 9 Entregar físicamente la documentación a las áreas responsables de darles seguimiento. Firma de recibido en el libro de recepción de documentos. Documentos 10 Da seguimiento a los asuntos en tiempo y forma FIN DEL PROCEDIMIENTO

7 NO EXISTEN FORMATOS E INSTRUCTIVOS.