Entrada de los datos necesarios. 9 EL ASISTENTE DE TIMÓN CONTABILIDAD 10

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1 Timón Contabilidad

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3 3 Sumario ACERCA DE... 7 EMPEZAR A TRABAJAR CON TIMON CONTABILIDAD... 9 Primeros pasos.. 9 Entrada de los datos necesarios. 9 EL ASISTENTE DE TIMÓN CONTABILIDAD 10 El asistente de Timón Contabilidad al iniciar por 1ª vez Qué es el asistente? HERRAMIENTAS Anular asientos. 12 Anular cuentas sin movimientos Cambiar cuentas contables 13 Cambiar diarios a asientos Renumerar Asientos. 14 Facturas recibidas.. 14 Facturas expedidas Copiar plan contable Copiar saldos reales a presupuestarios. 15 Importar datos fiscales de cuentas Modificar códigos de diario de tesorería Comprobar integridad.. 16 Actualizar numeraciones.. 17 Pgc OPERATIVA Entrada de apuntes Nuevo Asiento Buscar asientos Seleccionar vencimiento Asiento predefinido Factura emitida/registro facturas expedidas Factura recibida/registro de facturas recibidas Vencimiento

4 4 Cargos a banco Elemento inmovilidado Punteo y conciliación Punteo y conciliación CSB Registro de facturas Facturas recibidas Facturas expedidas Listado de registro de facturas recibidas Listado de registro de facturas expedidas Generar fichero modelo Cartera.. 27 Listado de vencimientos pendientes INFORMES Diario Diario reducido Mayor Snapshot Departamental.. 31 Listado por conceptos.. 31 Gastos por tipo proveedor Extracto fichero CSB Balance de comprobación Balance de sumas y saldos Balance consolidado de empresas Cuenta de resultados Informes anuales.. 35 Desviación presupuestaria Listado de obligaciones bancarias CIERRE Cerrar periodo de I.V.A Imprimir liquidación

5 5 Listado liquidación provisional Anular cierre del periodo de I.V.A Declaración anual de operaciones (347) Adquisiciones de bienes y servicios.. 39 Entrega de bienes y prestaciones de servicios Generar fichero.. 40 Generar cartas Regularización y cierre Nuevo ejercicio Asistente para nuevo ejercicio GESTIONES AUXILIARES Cashflow Comparar cartera con libro mayor Previsión de cobros Previsión de pagos Generar Cheques/Pagarés Entrada de remesas Entrada de confirming.. 48 Lista de cheques/pagarés.. 48 Relación de documentos incluidos en Cheques/ Pagarés Emisión de carta de acompañamiento.. 49 Contabilizar cheques/pagarés Anular contabilización Cheques/Pagarés Cuaderno Generar.. 51 Procesar fichero banco Anular fichero banco. 52 LISTADOS Cuentas. 53 Cuentas con Datos Fiscales. 53 Clientes Proveedores.. 54

6 6 Oficinas Partidas presupuestarias Etiquetas de clientes y proveedores. 55 MANTENIMIENTO Parametrización Empresas Sociedades Establecimientos Departamentos Estructura del plan contable Cuentas Asientos predefinidos Definir Balances Pgc Definir balances Informes anuales Documentos.. 77

7 7 Acerca de... Evolución Informática C/ Ter, 23 1º Planta (Polígono Son Fuster) Palma de Mallorca (Baleares) ADMINISTRACIÓN COMERCIAL SOPORTE Y CONSULTORIA Tel. (+34) Fax (+34) Internet: Blog: blog.timonhotel.com

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9 9 Empezar a trabajar con Timón Contabilidad Primeros pasos Una vez instalada la aplicación de contabilidad, la abriremos haciendo dos clics con el ratón sobre el icono de Timón Contabilidad que nos genera el programa de instalación en el escritorio de Windows, o desde Inicio/ Programas/ Evolución Informática/ Timón Contabilidad. Aparecerá esta pantalla en la cual se solicitan los datos del usuario y su clave para poder acceder al programa. Existe un asistente que permite fácilmente introducir los datos de mantenimiento necesarios para el funcionamiento del programa. El siguiente paso es seleccionar la empresa y ejercicio activo. Pulsaremos sobre el icono de Abrir; aparecerá una ventana con todas las empresas dadas de alta y sus ejercicios. Pulsaremos primero sobre la empresa y luego sobre el ejercicio, para marcarlos. Al pulsar sobre aceptar se cerrará la ventana y aparecerá el nombre de la empresa y el ejercicio en la zona superior izquierda de la pantalla principal. Entrada de los datos necesarios En Mantenimiento parametrización crearemos los departamentos con los que vayamos a trabajar, los diarios y los conceptos necesarios, luego desde la misma opción Mantenimiento, encontraremos el resto de parámetros que afectan al programa de contabilidad en sí mismo, de manera que antes de comenzar a introducir apuntes, deberemos revisar a fondo esta opción para que nos quede el programa Contabilidad en perfecto estado de uso. La estructura del plan contable que crea el asistente es de 5 niveles y el último nivel de 8 dígitos, por lo que faltará dar de alta todas las cuentas que vayamos a emplear de este nivel. A la hora de introducir una cuenta en cualquier opción del programa podemos emplear la notación 43,1 para que se convierta automáticamente en Es decir, sustituye la coma por tantos ceros sean necesarios para llegar al último nivel. Si creamos una cuenta de último nivel y faltan sus cuentas de niveles inferiores las crea automáticamente y en el título pone **cuenta no definida**

10 10 El Asistente de Timón Contabilidad El asistente de Timón Contabilidad al iniciar por 1ª vez Si comenzamos desde cero en el programa contabilidad nos encontraremos que no existen cuentas creadas ni tampoco ningún balance. El programa permite introducir las cuentas a mano, pero sabiendo lo tedioso y complicado que resulta, Contabilidad tiene un asistente que nos realiza ese trabajo automáticamente, permitiéndonos más tarde añadir o quitar cuentas o modificar el balance predefinido. El asistente solicitará los datos para crear una empresa y un ejercicio. Automáticamente creará una estructura del plan contable, dará de alta las cuentas definidas en el plan general contable y definirá los siguientes balances: Balance, Balance abreviado, Balance de Pymes, Pérdidas y ganancias, Pérdidas y Ganancias abreviado y Pérdidas y Ganancias de Pymes. Qué es el asistente? Para entrar en Contabilidad es necesario conocer el nombre y la contraseña que tengamos asignado, de manera que una vez pulsamos el icono para acceder al programa, lo primero que nos pide son esos dos datos. Una vez hemos entrado en Contabilidad nos dirigiremos a Archivo/Asistente para crear nuestra 1ª empresa y su plan contable stándard. Al seleccionar la opción que se indica en el paso anterior, nos aparecerá la siguiente pantalla, bastará con pulsar siguiente para llegar al próximo paso.

11 11 En esta opción rellenaremos todos los datos referentes a nuestra empresa, el campo AEAT será diferente para cada Autonomía, y el campo liquidación será el que nuestra empresa tenga preestablecido. Una vez rellenados los datos, pulsaremos siguiente y pasaremos a la siguiente pantalla: Desde esta pantalla configuraremos el ejercicio fiscal en el que trabajaremos: Para terminar pulsaremos finalizar, y el programa nos creará una estructura del plan contable, dará de alta las cuentas definidas en el plan general contable y definirá los siguientes balances: Balance, Balance abreviado, Balance de pymes, Pérdidas y ganancias, Pérdidas y Ganancias abreviado, Pérdidas y Ganancias de pymes, proceso que tardará unos minutos en finalizar. En el momento que finalice, ya podremos comenzar a trabajar.

12 12 Herramientas Estas opciones sólo se realizarán cuando sean absolutamente necesarios, no son procesos periódicos sino para devolver la coherencia a la aplicación, debido a un fallo del equipo (desconexión de la red, falta de corriente eléctrica, etc.) Anular asientos Esta opción nos permite borrar asientos, la manera en que actúa es pidiendo primero de que diario se deben anular y luego entre que número de asientos se realizará la anulación. Debe quedar claro que si queremos sólo anular un asiento, pondremos el mismo número tanto en la casilla de inicio como en la de fin. Anular cuentas sin movimientos Anula las cuentas en las cuales no se han realizado ningún movimiento, y se selecciona un rango de cuentas. También podremos utilizar esta opción si hemos realizado una apertura y queremos anular cuentas de clientes y proveedores para reutilizarlas.

13 13 Cambiar cuentas contables Esta opción sirve para transferir los asientos de una cuenta a otra. Si hemos introducido unos asientos a una cuenta no deseada, esta opción nos permite cambiarlos a otra diferente. Cambiar diarios a asientos Esta opción sirve para cambiar un asiento de un diario a otro. Por ejemplo, tenemos un asiento de un albarán en el diario de General y lo queremos cambiar al diario de Albaranes, para cambiarlo deberemos seguir los siguientes pasos: 1- Procederemos a buscar los asientos. 2- Seleccionaremos los asientos que deseemos cambiar de diario (botón seleccionar todos, o si sólo son unos cuantos los iremos marcando con el ratón). 3- Indicaremos en diario nuevo el diario al cual queramos cambiar el asiento. 4- Pulsaremos el botón de Cambiar y nos aparecerá un mensaje que nos pedirá conformidad para cambiar el asiento de diario.

14 14 Renumerar Asientos Si durante el ejercicio hemos borrado algún apunte habremos dejado algún hueco en la numeración y este proceso los rellenará, de forma que cuando hagamos un listado de Diario nos salga de manera correlativa por nº de asiento y fecha. Facturas recibidas Esta opción nos renumera por nº de registro y fecha correlativamente las facturas recibidas. Facturas expedidas Esta opción nos renumera por nº de registro y fecha correlativamente las facturas emitidas que tenemos contabilizadas. Copiar plan contable Cuando deseamos copiar el plan contable de una empresa y un ejercicio a otra empresa y otro ejercicio (o la misma empresa a otros ejercicios) usaremos esta opción. Se podrá copiar todo el plan contable o especificar un rango de cuentas. La empresa y ejercicio en Destino siempre será la activa. En Destino hay tres opciones: - Añadir: Se selecciona si se desea añadir las cuentas que hemos indicado en el rango en la empresa destino. - Modificar: Se selecciona si se desea modificar las cuentas existentes por las cuentas indicadas en el rango en la empresa destino. - Añadir/Modificar: Se selecciona esta opción si se desea añadir las cuentas indicadas en el rango y modificar las ya existentes si coinciden en el nº de cuenta.

15 15 Copiar saldos reales a presupuestarios A las cuentas presupuestarias que definimos en la estructura del plan contable le podemos asignar el importe presupuestado que tenemos. Para introducir el presupuesto de un ejercicio se puede emplear esta opción. Con esta opción podremos elegir un establecimiento, el ejercicio sobre el cual crear el presupuesto del ejercicio actual basándonos en los saldos reales de ese ejercicio, el periodo (mes) hasta el cual queremos copiar los saldos reales, y por último, un porcentaje de incremento (+) o de cremento (-) que se aplicará sobre los saldos reales del ejercicio de referencia para crear el presupuesto en el ejercicio actual. Importar datos fiscales de cuentas Este proceso importará en la pestaña de Datos fiscales de las cuentas de proveedores y de clientes, de la empresa y ejercicio activo, los datos fiscales de las agencias, clientes o proveedores que se han creado en otras aplicaciones (Timón Hotel, Timón Economato, ) y que tengan asignadas las cuentas contables en cuestión (Mantenimiento/Cuentas).

16 16 Modificar códigos de diario de tesorería Nos aparecerá una pantalla con todos los diarios de tesorería que tenemos creados con su código de diario. Desde esta opción podremos cambiar dichos códigos de diario, así como la descripción del diario. Los diarios de apertura (-1), regularización (98) y cierre (99) veremos que no son modificables ya que la aplicación utiliza esos códigos para su funcionamiento interno, y si se cambiasen podrían dejar de funcionar correctamente algunas opciones. Pero con el resto de diarios de tesorería se pueden realizar todos los cambios que se consideren oportunos. El proceso puede durar varios minutos ya que a los movimientos donde están relacionados a un determinado código de diario, debe cambiar este código por el nuevo código definido. Comprobar integridad Comprueba si existe algún error de integridad en la base de datos y actúa sobre la misma solucionándolo. Se considera error de integridad aquellos provocados en ficheros incorrectamente guardados o borrados. Aunque no los podamos ver físicamente en el programa, crean disfunciones en el mismo. Se recomienda lanzar la opción que corresponda de una en una, no es recomendable lanzar varios procesos de comprobar integridad a la vez. Si se tiene un problema y no se sabe cierto que comprobando integridad lo arreglaremos, se recomienda ponerse en contacto con el departamento de soporte de Timón Hotel para no lanzar procesos innecesarios, ya que algunos procesos pueden tardar bastante tiempo y si se paran los procesos sin haber terminado pueden quedar mal los datos (la solución siempre es volver a comprobar integridad con la opción que se hizo pero dejando terminar el proceso).

17 17 Actualizar numeraciones La aplicación tiene una serie de opciones con una codificación automática, esta opción actualiza las numeraciones de todos estos códigos. Debemos saber que estos códigos son proporcionados automáticamente por el programa y no se puede actuar sobre ellos de ninguna otra manera, ya que el nivel de actualización es interno, por lo que no veremos ese cambio directamente en el programa. PGC 2007 En esta opción encontraremos el asistente que se incluyó en la aplicación Timón Contabilidad debido al cambio obligatorio por ley al nuevo plan general contable (PGC 2007). Con este asistente el usuario de una manera ágil y fácil puede realizar el cambio del PGC 1990 al nuevo PGC Existe documentación realizada aparte para ver el funcionamiento de dicho asistente. Operativa Desde el menú Operativa accederemos a todo el sistema de entrada y control de apuntes. Entrada de apuntes La entrada de apuntes está definida en dos partes: La cabecera del asiento y los apuntes que forman ese asiento. Desde esta pantalla podremos introducir asientos, el registro de I.V.A. e introducir los vencimientos.

18 18 A continuación detallamos las diferentes operaciones: Nuevo Asiento (Alt + N) Indicaremos el diario con el que vamos a trabajar seleccionándolo en el desplegable que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla. Pulsando sobre el botón de Nuevo Asiento o la combinación de teclas Alt + N daremos de alta un nuevo asiento. Introduciremos la fecha (por defecto aparece la fecha del sistema), la descripción del asiento, y el establecimiento. La moneda no se introduce ya que coge la moneda de trabajo del ejercicio. Pulsando el tabulador nos situaremos en la entrada de los apuntes introduciendo la cuenta en el debe o en el haber según corresponda, si no recordamos el número de la cuenta podremos pulsar F5 (ver Instalación - desinstalación/ Teclas rápidas) para buscarla, el importe del apunte (una vez introducido, si pulsamos F6 podremos acceder al desglose de la cuenta, si es que lo hemos desglosado en Mantenimiento/ Cuentas y hemos marcado la opción de Aceptar desglose por departamentos, y modificar los valores (ver Instalación - desinstalación/ Teclas rápidas) y, el número del documento, el concepto y la descripción. La cuenta de contrapartida se introduce automáticamente al realizar los diferentes apuntes. Si estamos en un asiento que conlleva un registro de I.V.A. el momento de crear este registro es antes de introducir el segundo apunte del asiento. Pulsaremos el botón de Reg. Fact. Emitidas (o Recibidas según sea el caso) y aparecerá la pantalla que más adelante se define, así como la automatización de los apuntes.

19 19 Buscar asientos (Alt + S) Seleccionamos el diario deseado. Pulsando sobre Buscar asientos o con la combinación de teclas Alt + S aparece una ventana que solicita un rango de fechas o un rango de números de asiento, al pulsar sobre aceptar nos mostrará todos los asientos de las fechas solicitadas o los asientos que se encuentren entre los números solicitados, permitiéndonos modificarlos. No nos mostrará ningún asiento inferior al cierre del periodo de I.V.A, ya que éstos ya no se pueden modificar. Seleccionar vencimiento (Alt + O) Si nosotros primero introducimos los vencimientos en la cartera, antes de registrar las facturas correspondientes a estos vencimientos. Con el botón Seleccionar vencimientos o la combinación de teclas Alt + O podremos crear el asiento del registro de la factura a partir del vencimiento que ya hemos pasado anteriormente. Para que se active el botón debemos haber empezado el asiento con el botón Nuevo asiento o Alt + N o botón derecho del ratón + añadir.

20 20 Asiento predefinido (Alt + A) Al ejecutar esta opción aparece el asistente para la introducción de apuntes automáticos. Dependiendo del patrón que elijamos nos saldrá una pantalla u otra. Patrón que habremos diseñado con anterioridad. Para configuración de los asientos predefinidos ver Mantenimiento/ Asientos predefinidos (Pag. 61). Sólo tendremos que introducir aquellos datos que nos solicite el asistente. Factura emitida/registro facturas expedidas (Alt + E) Para poder utilizar esta opción el apunte anterior debe tener el importe en el "Debe... solo con la primera línea rellenada y pasando a la segunda línea pulsando el tabulador, será el momento en que el botón de Registro de fras. Recibidas se activará, y podremos accionarlo. Cuando lo hagamos nos aparecerá la pantalla del registro de Iva con los datos del apunte anterior, pudiendo modificar los que sean necesarios. Para poner la segunda línea para otro tipo de I.V.A. dentro de la misma factura, seleccionaremos el tipo de impuesto en la segunda línea, pondremos la base imponible para el 1º I.V.A. y la diferencia para el 2º I.V.A. Al aceptar el registro se creará automáticamente el apunte correspondiente al I.V.A. en el apunte y si en la cuenta del cliente/ deudor está introducida la contrapartida también aparecerá su correspondiente apunte. En el caso de que no estén introducidas las contrapartidas en la cuenta del cliente o proveedor (Mantenimiento/Cuentas), nos aparecerá esta otra pantalla en lugar de pasarnos a la pantalla inicial. En la pantalla de contrapartidas introduciremos la cuenta de I.V.A. correspondiente así como la de Ventas/ Ingresos o Compras/ Gastos. Una vez ya hemos rellenado la casilla con la cuenta contable que le corresponde, pulsamos aceptar, y nos llevará a la pantalla principal de entrada de apuntes, donde se habrán realizado los apuntes del asiento de registro de la factura.

21 21 Nota: A partir de la versión de Junio de 2010 se adaptó la aplicación al cambio de los porcentajes del I.V.A. Por defecto registra las facturas con el porcentaje existente en la fecha de registro, pero tendremos la opción de aplicar el anterior porcentaje desplegando el campo % Impuesto. Factura recibida/registro de facturas recibidas (Alt + R) Para poder utilizar esta opción el apunte anterior debe tener el importe en el Haber... Al pulsar sobre esta opción aparece la pantalla del registro de I.V.A. con los datos ya introducidos del primer apunte. Al aceptar el registro de Iva se crearán automáticamente los apuntes de I.V.A. y el de la contrapartida si en la cuenta del proveedor/ acreedor la tiene asignada. En caso de que no estén las contrapartidas definidas nos pasará lo mismo que en el Registro de Fras. Emitidas; deberemos nosotros introducir manualmente las cuentas de las contrapartidas, y una vez aceptemos se generarán los apuntes del registro de la factura. Nota: A partir de la versión de Junio de 2010 se adaptó la aplicación al cambio de los porcentajes del I.V.A. Por defecto registra las facturas con el porcentaje existente en la fecha de registro, pero tendremos la opción de aplicar el anterior porcentaje desplegando el campo % Impuesto. Vencimiento (Alt + V) Una vez registrada la factura el siguiente paso es crear su vencimiento. Al pulsar sobre esta opción aparece una pantalla en la cual introduciremos la previsión de pagos o cobros. En primer lugar nos solicita la forma de pago, el concepto y el tipo que puede ser cobro (C), pago (P) o recibo (R). En este momento se activa el botón de generar vencimientos. Si en la cuenta tenemos parametrizada la forma de pago, el vencimiento nos aparecerá automáticamente en la pantalla. Si éste se quiere modificar por cualquier motivo, se deberá primero borrar y después generar el vencimiento como se desee (siguiendo el proceso explicado en este punto).

22 22 Cuando pulsemos sobre el botón de generar vencimientos nos habrá generado el vencimiento indicando la cuenta de librado/ librador, la fecha de vencimiento, el tipo, el importe, la moneda, el documento, el concepto, la descripción. La cuenta de tesorería la deberemos indicar nosotros. Al entrar en un vencimiento ya creado nos aparecerá una pantalla diferente a la que usamos para crearlo y la utilizaremos para modificarlo si se desea (pantalla sin los filtros de arriba). Cargos a banco (Alt + C) Esta opción se utiliza para crear los cargos a bancos realizados desde un cheque/ pagaré. Nos aparecerán los vencimientos que estén pendientes (cheques/pagaré contabilizados y pendientes cargar banco). Deberemos seleccionar los vencimientos deseados, le indicaremos el concepto que queremos se indique a los apuntes, la fecha de los apuntes y por último pulsaremos el botón de Generar y automáticamente nos realizará el apunte del cobro/ pago del cheque/ pagaré en el correspondiente diario y cuenta de banco parametrizada.

23 23 Elemento inmovilizado (Alt + I) Si registramos una factura que se corresponde a la compra de un elemento de inmovilizado, podemos aprovechar el momento del registro de la factura para dar de alta el elemento de inmovilizado. El seguimiento de este elemento posteriormente se lleva desde la aplicación Timón Inmovilizado. Se registra la factura normalmente como hemos visto anteriormente, y una vez realizado el asiento pulsamos el botón Elemento inmovilizado o la combinación de teclas Alt + I ; entonces nos aparecerá una pantalla para dar de alta el elemento de inmovilizado con todos sus campos (ya habrá campos rellenados con la información del asiento del registro de la factura). Punteo y conciliación Permitirá contrastar partidas de los apuntes introducidos o contra otras fuentes de información (extractos bancarios). La forma de uso es sencilla, se realiza la búsqueda de la cuenta que queremos chequear, entre las fechas que necesitemos, y qué tipo de estado queremos: sólo los pendientes de conciliar, los conciliados o todos ellos. Deberemos indicar obligatoriamente una cuenta contable. Cuando los hayamos contrastado físicamente, con el ratón haremos un clic sobre ése asiento y tomará un color (como se muestra en la imagen) una vez marcado ya estará conciliado y no volverá a aparecer si se le piden pendientes de conciliar.

24 24 También existe la opción de conciliar automáticamente por importe, por documento o por ambos. El programa nos marcará las conciliaciones que cumplan la condición de conciliación que hagamos (documento, importe o ambos). Punteo y conciliación CSB43 Opción que nos permite conciliar una cuenta nuestra con el archivo CSB43 que, por ejemplo, nos envíe un banco, En la opción anterior también nos permite conciliar archivos CSB43, pero no se visualizan los movimientos del archivo, si no que el programa realiza el proceso automáticamente. Desde esta opción, sí que al importar el fichero lo podremos visualizar a la derecha de la pantalla y el usuario podrá conciliar con la cuenta nuestra manualmente o automáticamente. Registro de facturas Facturas recibidas Desde esta opción se nos permite buscar un registro de I.V.A. concreto, podremos localizar el registro por nº de factura, por fecha, por proveedor, por Cif y establecimiento.

25 25 Al realizar un doble clic sobre la línea del registro que hemos localizado, aparece una ventana de registro de facturas recibidas que es la misma que hemos visto en entrada de apuntes / registro de fras. recibidas, con todos los datos y permite modificarlos en caso de que fuera necesario. Desde esta opción se pueden añadir registros pulsando el botón nueva, y nos aparecerá la ventana arriba mencionada. Deberemos tener en cuenta que deberemos indicar el Cif exactamente igual que lo hemos indicado en Mantenimiento/ Cuentas en la pestaña de datos fiscales. Si lo que queremos es borrar este registro, pulsaremos eliminar; nos aparecerán dos mensajes antes de borrar nada, el primer mensaje nos pregunta si queremos borrar el registro de I.V.A. y el segundo mensaje nos pregunta si queremos borrar el asiento asociado a ese registro. Nota: A partir de la versión de Junio de 2010 se adaptó la aplicación al cambio de los porcentajes del I.V.A. Por defecto registra las facturas con el porcentaje existente en la fecha de registro, pero tendremos la opción de aplicar el anterior porcentaje desplegando el campo % Impuesto. Facturas expedidas Desde esta opción se nos permite buscar un registro de I.V.A. concreto, podremos localizar el registro por nº de factura, por fecha, por cliente, por Cif y establecimiento. Al realizar un doble clic sobre la línea del registro que hemos localizado, aparece una ventana de registro de facturas expedidas que es la misma que hemos visto en entrada de apuntes / registro de fras. expedidas, con todos los datos y permite modificarlos en caso de que fuera necesario. Desde esta opción se pueden añadir registros pulsando el botón nueva, y nos aparecerá la ventana arriba mencionada. Deberemos tener en cuenta que deberemos indicar el Cif exactamente igual que lo hemos indicado en Mantenimiento/ Cuentas en la pestaña de datos fiscales. Si lo que queremos es borrar este registro, pulsaremos eliminar; nos aparecerán dos mensajes antes de borrar nada, el primer mensaje nos pregunta si queremos borrar el registro de I.V.A. y el segundo mensaje nos pregunta si queremos borrar el asiento asociado a ese registro. Nota: A partir de la versión de Junio de 2010 se adaptó la aplicación al cambio de los porcentajes del I.V.A. Por defecto registra las facturas con el porcentaje existente en la fecha de registro, pero tendremos la opción de aplicar el anterior porcentaje desplegando el campo % Impuesto.

26 26 Listado de registro de facturas recibidas Los parámetros que le podemos indicar son el periodo de fechas y el orden a partir del cual queremos que nos muestre el listado. También podremos seleccionar un rango de cuentas y qué tipo de impuesto queremos ver. Que se nos muestre el establecimiento, los centros de coste, Es un listado en el que se nos detalla toda la información que se ha introducido en entrada de apuntes (entre las fechas solicitadas) como registro de facturas recibidas. Nos muestra el importe de IVA que hemos pagado, es decir, de las compras/ gastos. Listado de registro de facturas expedidas Los parámetros que le podemos indicar son el periodo de fechas y el orden a partir del cual queremos que nos muestre el listado. Además, podremos seleccionar rango de cuentas, tipo de impuesto (al registrar la factura se le puede decir si es impuesto de inversión o no), que nos muestre el establecimiento y los centros de coste, Es un listado en el que se nos detalla toda la información que se ha introducido en entrada de apuntes (entre las fechas solicitadas) como registro de facturas expedidas. Nos muestra el importe de IVA que hemos cobrado a los clientes, es decir, de las ventas/ ingresos. Generar fichero modelo 340 Si nuestra empresa está obligada por ley a presentar el modelo 340 a la agencia tributaria, desde esta opción será donde generaremos el archivo para luego presentar la liquidación electrónicamente. Podremos elegir el tipo de liquidación a presentar (mensual o trimestral), la ruta donde se guardará el archivo,.

27 27 Cartera En esta opción aparecen los vencimientos introducidos, desde aquí podremos buscar vencimientos en concreto de manera que luego podamos modificarlos si es necesario. Para introducir nuevos vencimientos basta con pulsar el botón nuevo y nos aparecerá una nueva línea donde introduciremos el vencimiento. Para borrar vencimientos nos hemos de situar sobre él y pulsar el botón eliminar. Cuando el vencimiento se haya cobrado o pagado se indicará de manera automática en la columna Fecha Valor, la fecha en la cual se ha realizado el cobro o pago. Al contabilizar los vencimientos esta fecha valor se rellena automáticamente. La columna de Cobro con fecha confirmada la utilizaremos cuando estemos seguros que en dicha fecha (del vencimiento) el cliente realizará el pago del mismo. Esta opción lo que realizará en el Cashflow es sumar el cobro en la columna de saldo - favorable. Para contabilizar un vencimiento lo podremos hacer situándonos encima de él y con el botón derecho de ratón elegir Contabilizar del menú que aparece. Para contabilizar varios vencimientos a la vez podremos utilizar el botón Contabilizar para ayudarnos. Listado de vencimientos pendientes Con este listado podremos obtener los vencimientos que tengamos pendientes de contabilizar. Podremos poner un rango de fechas. Por defecto veremos sólo los pendientes de contabilizar, pero también podremos elegir ver todos los vencimientos. Además, podremos filtrar por cuenta de librador/librado, por documento, por tipo de vencimiento, por forma de pago; así como filtrar por establecimiento y desglosar por empresa o no.

28 28 Informes La opción informes es la que nos muestra los diferentes listados que necesitamos, como son el Diario, el Mayor, el Balance de comprobación, el Balance de sumas y saldos, las Cuentas de resultados, los Informes anuales, la desviación presupuestaria, Diario Visualizaremos el listado del libro diario, que es la agrupación de todos los asientos realizados entre unas fechas determinadas (o en un día), con una serie de parámetros que nos permitirá acotarlo según necesitemos. Algunos de los parámetros que podemos usar en la restricción de conceptos son: entre unas fechas determinadas, entre números de asientos, por sociedades, por diario, por concepto, por documento, por descripción, entre dos valores de importes. Tenemos una casilla de selección que nos permite visualizar solo los asientos descuadrados. Además, tenemos varias maneras de visualizar el listado: normal, desglosado por fecha, desglosado por diario. El parámetro Sociedades nos permite visualizar los asientos conjuntos de todas las empresas que conformen la sociedad (en Mantenimiento/ Sociedades), lo que denominaríamos consolidado del diario.

29 29 Diario reducido Nos muestra la misma información que el diario pero agrupado por meses. Agrupa todos los asientos de un determinado mes en un solo asiento, sería un total del mes. El listado se puede filtrar por fechas, rango de cuentas, por sociedad y establecimiento. Podemos obtener un determinado diario o todos. Mayor Visualizaremos el listado del libro mayor de las cuentas, que es la agrupación de todos los asientos realizados sobre una o varias cuentas dependiendo de la restricción que apliquemos, podremos restringir la selección de las cuentas, del periodo, de una sociedad determinada y de un establecimiento en concreto. Si usamos la restricción de la sociedad (mantenimiento/ sociedades) obtendremos un resumen de la totalidad de los asientos introducidos en la cuenta o cuentas seleccionas para todas las empresas que conforman la sociedad, esto sería un consolidado del Mayor. Al obtener el listado por sociedad, podremos marcar que nos distinga las empresas en los asientos.

30 30 La opción de Partidas Vivas se activará cuando queramos que nos muestre los apuntes que no tengan contrapartida con su nº de Documento e importe. Ej: en una cuenta de clientes nos mostrará los apuntes de los que no se haya realizado el cobro o pago. Podremos marcar la opción Podremos marcar la opción de que nos muestre una cuenta por hoja. de que nos incluya el total de cada cuenta en el periodo indicado (Incluir total pedido). Si queremos ver una cuenta en concreto, en Parámetros en la opción Cuenta indicaremos la cuenta deseada y seguidamente ejecutaremos el listado. Podremos indicar un rango de cuentas o una lista de ellas (números de cuenta separados por comas). Además, podemos indicar que nos muestre todos los apuntes, los apuntes conciliados o los pendientes de conciliación. Podremos elegir que se nos muestren los usuarios que han realizado los asientos, que se marquen los apuntes ya punteados o que sólo se nos muestren los asientos sin establecimientos. El listado se podrá obtener ordenado por fecha y por asiento y apunte. Se puede también buscar un importe de apunte concreto o un rango de importes. Snapshot Informe que se ejecuta automáticamente al entrar en la opción de menú. Nos muestra todos los diarios en los cuales ha habido movimientos. Nos dará el número de asientos y apuntes hecho en cada diario, el importe del debe y haber y el descuadre entre uno y otro si lo hay. Además nos mostrará la última fecha de modificación hecha en cada diario, así como el usuario que ha realizado esta última modificación.

31 31 Departamental En el mantenimiento de cuentas podemos marcar a éstas para que acepten desglose por departamentos. Si se marcan al pasar los apuntes podremos desglosar los importes de esas cuentas entre los diferentes departamentos (aparece icono). Desde el informe departamental podremos ver esta información por departamentos. Podremos filtrar por un rango de cuentas, por un periodo y podremos elegir entre ordenar el listado por cuentas o por departamentos y si se quiere el listado agrupado o desglosado. Listado por conceptos Al realizar la entrada de apuntes a cada apunte se le pone un concepto. Estos conceptos los podemos crear en la parametrización. Desde este listado podremos ver los movimientos de estos conceptos. Gastos por tipo proveedor En la estructura del plan contable definimos las cuentas de los proveedores. Luego en estas cuentas en la pestaña de datos fiscales se le puede definir qué tipo de proveedor es. Con este listado podremos obtener la información de los apuntes realizados a estos proveedores agrupando por tipo de proveedor. Nos mostrará los gastos en el periodo realizado a cada tipo de proveedor.

32 32 Extracto fichero CSB43 Los ficheros CSB43 que nos pasa, por ejemplo el banco, para que nosotros podamos conciliar con nuestra contabilidad desde las opciones indicadas para ello; con esta opción podremos visualizar con un listado dicho fichero. Podremos obtener el fichero entre unas fechas determinadas, y obtener todos los movimientos del fichero, o si ya hemos conciliado algunos movimientos podemos elegir ver los movimientos conciliados o los que aún no lo están. Balance de comprobación Esta opción permite obtener un balance de comprobación con los parámetros indicados. Esta opción nos muestra el balance de la empresa que está activa. Pero se pueden parametrizar las fechas de las que queremos el balance, las cuentas, el establecimiento y la sociedad. Al final del balance nos muestra los totales para el debe y el haber, en la moneda de trabajo y en la moneda de información debajo (en color gris). Si usamos la opción Sociedad, obtendremos el balance de comprobación consolidado para todas las empresas que conformen la sociedad (Mantenimiento/ sociedad). Este balance nos muestra las cuentas con movimientos, normalmente son las de último nivel.

33 33 Balance de sumas y saldos Este balance nos muestra las cuentas que le solicitemos con el debe y el haber separado por periodo y con los acumulados para cada una de ellas. Podremos ver distintos tipos de balances según los parámetros indicados. Piramidal: Muestra el balance ordenado por nº de cuenta, de primer a último nivel. Por niveles: Muestra un balance de todas las cuentas ordenadas por niveles, desde el primer al último nivel. El desplegable de cuentas nos servirá para mostrar diferentes balances: Normal: nos muestra un balance normal de todas las cuentas. Departamental: nos muestra un balance de todas las cuentas indicándonos el saldo en los departamentos de cada cuenta si lo tenemos indicado en Mantenimiento/ Cuentas desglose por departamentos. Anual: nos muestra un balance con el movimiento mensual y anual. En mensual nos mostrará el movimiento del último período que le indiquemos y en anual nos muestra el total de todo el año. Periódico: nos muestra el total del período y el acumulado. Una visualización típica de este balance sería: Balance consolidado de empresas Si tenemos varias empresas, desde este listado podremos ver los saldos de las cuentas en las diferentes empresas en una misma hoja. Se elegirá un rango de cuentas y un periodo (se puede obtener la información del periodo o el acumulado hasta dicho periodo inclusive). También se podrá filtrar por sociedad, mostrándose sólo la información de las empresas que forman parte de esa sociedad.

34 34 Cuenta de resultados Este listado nos permite ver de una forma concisa y directa el estado de las cuentas del grupo 6 y del grupo 7, con el valor final para ambas dentro de un periodo (los periodos van del 0 al 14 y coinciden que el 0 es la Apertura, el 13 la regularización y el 14 el cierre) el grupo 7 aparece como ventas e ingresos y el grupo 6 como compras y gastos. El nivel de las cuentas que le pidamos marcará el máximo de cifras de las cuentas que saldrán en el listado. A pie de listado tenemos los totales de las cuentas. Podremos filtrar por establecimiento y también por sociedad.

35 35 Informes anuales Desde esta opción podremos visualizar e imprimir los balances predefinidos que estén en Mantenimiento/ Definir balances. Por defecto el programa puede crear los siguientes balances predefinidos: Balance Balance Abreviado Balance de Pymes Pérdidas y Ganancias Pérdidas y Ganancias abreviado Pérdidas y Ganancias de Pymes Aunque también el usuario puede crear sus propios balances con la configuración deseada en Mantenimiento/Definir balances. Cuando escojamos desde la ventana Informes la opción Informes anuales, nos aparecerá esta pantalla: Le indicaremos los meses de los cuales queremos el balance, la fecha del listado, el balance deseado, la sociedad y además podremos marcar la opción de Mostrar ejercicio anterior (mostrará los datos del ejercicio anterior). Desviación presupuestaria Para comenzar debemos tener en cuenta que debemos introducir en Mantenimiento / Cuentas tanto del grupo 6 como del grupo 7 los valores presupuestarios (mirar en capítulo Cuentas para procedimiento, Pág.59). Una vez ya tenemos las cuentas parametrizadas, con saldos ya introducidos para esas cuentas, podrá proceder a ejecutar este listado que nos muestra de cada cuenta: el valor presupuestado, el valor real, la diferencia y el porcentaje que representa esa diferencia sobre el presupuestado. Estos valores se dan por meses, con un total de todos los campos al final del listado. Para pedir el listado podemos seleccionar las cuentas por tipo de listado (piramidal o por niveles), por el número de cuenta desde x hasta y o por meses, teniendo en cuenta que existen también como periodos la Apertura (nº 0), la Regularización (nº 13) y el cierre (nº 14).

36 Listado de obligaciones bancarias Listado que se puede obtener por rango de cuentas y se puede filtrar por establecimiento/s. Con este listado, filtrando por las cuentas de acreedores y proveedores, podremos obtener nuestras obligaciones bancarias que tendremos (saldos de los acreedores/proveedores que deberemos pagar). Nota: Los parámetros de rango de cuentas se tienen que rellenar para que nos muestre la información. 36

37 37 Cierre La opción Cierre es la que nos permite cerrar los periodos de I.V.A., imprimir las liquidaciones para entregar a Hacienda, mostrarnos las liquidaciones provisionales sobre lo facturado, realizar la regularización y cierre de los años fiscales y abrir los nuevos ejercicios. Cerrar periodo de I.V.A Indicaremos el periodo de I.V.A. que deseemos cerrar. Nos muestra en pantalla el total de la liquidación. Una vez cerrados los periodos para imprimir el informe, no se podrá incluir ni modificar un registro de I.V.A. en ese periodo ya cerrado. Imprimir liquidación Esta opción nos permite imprimir las liquidaciones de Impuesto sobre el valor añadido correspondiente al periodo que escojamos en la pantalla de parámetros. Podemos tener 4 ó 12 periodos según la definición de la empresa. En el mantenimiento de las empresas definimos si el periodo de liquidación de la empresa es mensual o trimestral, según corresponda por ley.

38 38 El listado que obtenemos es el mismo que aparece en el listado de liquidación provisional (página siguiente). Para imprimir el listado haremos un clic sobre el icono de la impresora, o pulsaremos Ctrl+p o iremos a Archivo/ imprimir. Listado liquidación provisional El listado nos muestra la liquidación provisional de un periodo, con el formato correspondiente, al igual que en la opción imprimir liquidación. La imagen que vemos a continuación será la que nos imprima esta opción: Para imprimir el listado haremos un clic sobre el icono de la impresora, o pulsaremos Ctrl+p o iremos a Archivo/ imprimir.

39 39 Anular cierre del periodo de I.V.A. Si una vez cerrado un periodo de I.V.A se detecta algún problema o vemos que se han contabilizado facturas que no tocaban, o faltan facturas, podremos anular el cierre de ese periodo desde esta opción. Y una vez corregido el problema poder volver a realizar el cierre de manera correcta. Declaración anual de operaciones (347) Adquisiciones de bienes y servicios Emite un listado de proveedores los cuales tengan un total mayor que la cantidad solicitada. Entrega de bienes y prestaciones de servicios Emite un listado de clientes los cuales tengan un total mayor que la cantidad solicitada.

40 40 Generar fichero Genera un fichero con la declaración anual de operaciones en la ruta indicada en los parámetros. Este fichero será el que podamos enviar a través de internet hacia nuestra banca electrónica. Generar cartas Con esta opción podremos emitir las cartas para poder enviar a los proveedores con los cuales superamos el volumen de negocio marcado por ley. En esta carta informaremos al proveedor que según nuestra contabilidad, el volumen de negocio con él es de un cierto importe. Para que así el proveedor nos pueda verificar ese dato, o si no está conforme pueda avisarnos para subsanar el problema. Regularización y cierre Cuando efectuamos esta operación el programa realizará de las cuentas del grupo 1 al 5 y según su saldo un apunte al Debe o al Haber para que el saldo resultante sea 0, y para el grupo 6 y 7 hará un apunte contra la cuenta 129 de Pérdidas y Ganancias (definida en Mantenimiento/ Cuentas). Esta opción realiza el cierre del ejercicio vigente, y nos da la opción de realizar la apertura con las cuentas que ya teníamos cerradas para comenzar el nuevo ejercicio. Antes de proceder a la ejecución de la regularización y cierre del ejercicio hasta la fecha actual el programa nos preguntará si deseamos realizarla. Este aviso es para que no pulsemos por error esta opción y efectúe la regularización y cierre sin que nosotros queramos.

41 41 MUY IMPORTANTE: EN CASO DE TENER UN ERROR EN EL CIERRE: Si vemos que nos hemos equivocado en algún sitio determinado y que el cierre no es correcto, modificaremos o añadiremos lo que sea que esté mal o falte por introducir y realizaremos otra vez esta opción, con lo que TODOS LOS DATOS anteriores de la regularización y cierre serán sustituidos por los nuevos valores introducidos. Debemos tener en cuenta que los datos de la nueva Apertura también serán modificados respecto a las modificaciones que se han realizado. Es decir, el proceso de regularización y cierre se puede lanzar todas las veces que sea necesario. El proceso siempre sustituye los posibles anteriores cierres que se hayan hecho, no los duplica. Nota: Antes de realizar la regularización y cierre de una empresa se recomienda revisar que para esa empresa el balance de comprobación (va sobre los apuntes) nos cuadra con el balance de sumas y saldos (va sobre los saldos de las cuentas). Si estos dos balances nos cuadran podemos realizar el proceso, si no antes deberemos cuadrar ambos balances (normalmente, cuadrar saldos desde la opción de comprobar integridad). Nuevo ejercicio Esta opción nos abrirá un nuevo ejercicio; dependiendo de los datos que deseemos actuará de una manera u otra. Si queremos que nos cree un plan contable nuevo seleccionaremos el botón nuevo, si por el contrario queremos que realice el plan contable a partir del ejercicio anterior, nos lo permitirá al seleccionar el botón A partir del ejercicio anterior y nos permite seleccionar qué datos del anterior ejercicio, Clientes, Proveedores, balances predefinidos y el desglose por departamentos, con los saldos a cero queremos copiar al nuevo ejercicio. Una vez aceptamos nos genera (o nos copia) las cuentas contables Una vez acabado el proceso nos muestra este mensaje: Mientras transcurre el proceso nos muestra en la parte inferior de la pantalla qué cuentas está creando en la nueva apertura. También podremos elegir si en el nuevo ejercicio que abrimos queremos hacer el asiento de apertura o no. Para ello el cierre del ejercicio anterior deberá estar realizado.

42 42 Asistente para nuevo ejercicio Asistente que nos ayudará a realizar el proceso de apertura de un nuevo ejercicio. Para ello el ejercicio actual ya deberá tener el cierre realizado, si se quiere además realizar el asiento de apertura en el nuevo ejercicio. En el asistente nos irán apareciendo varias pantallas: Nos informa de los procesos que realizará el asistente. Definiremos, para la empresa que realizamos la apertura del ejercicio, las fechas del nuevo ejercicio y las monedas de trabajo e información. Si hay cambio de monedas entre los ejercicios, indicaremos la valoración entre una moneda y otra.

43 43 Podremos elegir entre crear el nuevo ejercicio a partir de cero, o a partir del ejercicio anterior (copiando los balances predefinidos o no). Además, podremos realizar el asiento de apertura en el nuevo ejercicio si ya está cerrado el ejercicio de origen. Al pulsar Finalizar empezará el proceso marcado en el asistente.

44 44 Gestiones auxiliares Desde este apartado del menú, accederemos a los datos que se calculan y enlazan desde la entrada de apuntes, de manera que aquí encontraremos las Previsiones de Cobros y Pagos, el cashflow, la generación, emisión y contabilización de los Cheques y Pagarés. Cashflow Esta opción nos permite ver una previsión de los vencimientos pendientes de cobro y pago que se realizarán a través de cualquier cuenta del grupo 5. Si en Vencimientos o en Cartera no le hemos indicado una cuenta de tesorería a los distintos vencimientos no saldrán en el listado. En Parámetros indicaremos el nº de cuenta de caja o de la entidad bancaria. Además podremos indicarle la moneda de la cual queremos visualizar el listado. Podremos ver el siguiente listado.

45 45 El listado nos muestra la fecha de vencimiento del cobro o pago, la cuenta contable, el nº de documento, la descripción del mismo si se desea indicar y el importe de los cobros o pagos. Las columnas de Saldo favorable y Saldo + favorable nos muestran lo siguiente: Saldo favorable: es el saldo + cobros con fecha confirmada pagos. Saldo + favorable: es el saldo + todos los cobros (realizados y sin realizar) pagos. Comparar cartera con libro mayor Los parámetros que le podemos indicar son las cuentas contables del librado/r, se puede comparar los pagos o los cobros, y la unidad en la cual queremos visualizar los listados. Esta opción nos indica los movimientos de cartera aún no liquidados con el saldo de mayor de la cuenta. Previsión de cobros

46 46 Con esta opción visualizaremos la previsión de cobros entre las fechas indicadas y podemos solicitarlo por código de librado o por código de tesorería. Además podremos indicar la moneda en la cual queremos visualizar el listado. Si queremos introducir la información que aparece en esta opción existen dos posibilidades. En la Entrada de apuntes y en la entrada de cartera, con la condición que sean un vencimiento de tipo cobro. Previsión de pagos Con esta opción visualizaremos la previsión de pagos entre las fechas indicadas y podemos solicitarlo por código de librador, por código de tesorería o por tipo de proveedor. Si queremos introducir la información que aparece en esta opción existen dos posibilidades. En la Entrada de apuntes y en la entrada de cartera. También le podremos indicar si queremos ver todos los vencimientos, sólo los pendientes o los emitidos pero aún pendientes de cargar al banco. Además podremos indicar la moneda en la cual queremos visualizar el listado. También, podremos obtener una previsión resumida, donde nos colocará los vencimientos según los días que faltan para llegar a esos vencimientos (30 días, 60 días, 90 días o más de 90).

47 47 Generar cheques/pagarés La opción generar cheques/ pagarés la usaremos cuando tengamos proveedores (con cuenta contable número 4000), que tengan saldo en su cuenta y que hayamos introducido vencimientos de ellos. Elegiremos el rango de fechas para los vencimientos que queramos generar los cheques/pagarés. Podremos elegir un establecimiento, entidad, cuenta corriente y el formato en el cual emitir los cheques/pagarés. En la parte inferior podremos seleccionar el proveedor/es al cual queremos emitir los cheques/pagarés. La siguiente imagen es la pantalla a través de la que realizará la generación de los cheques y/o pagarés. Al pulsar Aceptar una vez puestos todos los parámetros para filtrar, se nos generarán los cheques/pagarés de los vencimientos que cumplan esos parámetros de filtro. Entrada de remesas Opción desde la cual podremos unificar varios recibos que tengamos que pagar en una sola remesa. La remesa que creemos se podrá imprimir para poder pasar al banco para que éste proceda al pago de los recibos de dicha remesa. O también de la remesa podremos crear un archivo CSB34, el cual se puede hacer llegar al banco, y éste incorporando dicho archivo ya registra automáticamente la remesa para que el banco proceda a su pago a través de la cuenta corriente que nosotros le indiquemos. Para crear remesas pulsaremos el botón Nuevo. En la parte superior pondremos los datos de la remesa. Con el botón Seleccionar vencimiento podremos buscar los vencimientos los cuales queremos unificar en la remesa; al tenerlos seleccionados pulsaremos Asignar para generar la remesa. De la remesa creada podremos imprimirla o generar el fichero CSB34 para pasarlo al banco.

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