ACCESO GLOBAL A PLANTILLAS DE DOCUMENTOS DESDE EL ÁRBOL DOCUMENTAL

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1 ACCESO GLOBAL A PLANTILLAS DE DOCUMENTOS

2 Índice de contenido 1.- INTRODUCCIÓN ÁRBOL DE PROCEDIMIENTOS ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS, ÁRBOL DOCUMENTAL SALIDA DE LA APLICACIÓN...7 2

3 1.- INTRODUCCIÓN Con la finalidad de facilitar la gestión electrónica de procedimientos administrativos de toda índole, el equipo de Administración Electrónica de la Diputación de Ciudad Real desarrolló el llamado Árbol de Ayuda, que permite, de una parte, que el tramitador pueda conocer con facilidad la estructura del procedimiento de que se trate y, de otra, entrando en los trámites que correspondan, a editar y modificar de forma permanente las plantillas de documentos utilizados. Con ello se pretende dar respuesta a las necesidades de adaptación a los cambios normativos o de simple funcionamiento que se puedan producir en cada momento, tanto en la Diputación provincial como en los ayuntamientos adheridos a la plataforma provincial. Como una mejora singular o servicio añadido, se ha configurado ahora un sistema de acceso global a todas las plantillas de documentos que figuren en cada momento en la aplicación AL SIGM de la Diputación Provincial, carentes de datos de carácter personal y de cualquier elemento que identifique un determinado expediente, para facilitar su consulta y reutilización, en su caso, por los ayuntamientos de la provincia y cualesquiera otras entidades públicas que lo requieran. No obstante, como es obvio, la responsabilidad de la tramitación de los expedientes y del uso de esta herramienta, como puede resultar obvio, corresponde a la jefatura de los servicios y departamentos responsables del expediente y a los funcionarios intervinientes en cada trámite, que deben analizar si se cumplen los requisitos legales establecidos en cada caso y actuar en consecuencia. 3

4 2.- ÁRBOL DE PROCEDIMIENTOS Para acceder al árbol de procedimientos cada entidad dispondrá de un enlace en su respectiva sede electrónica que automáticamente redirigirá a su árbol de procedimientos propio. En la pantalla principal de la aplicación Árbol Documental se muestra el Árbol de Procedimientos de la organización. Para ir desplegando el árbol de procedimientos hay que pinchar en el icono la opción Expandir todo, la cual desplegará completamente el árbol. o bien pinchar en Para consultar la estructura de un procedimiento y los documentos que contiene hay que pinchar sobre el nombre del procedimiento. Una vez pinchado aparecerá la estructura del procedimiento en una nueva ventana. 4

5 3.- ESTRUCTURA DE LOS PROCEDIMIENTOS, ÁRBOL DOCUMENTAL Una vez se ha seleccionado un procedimiento aparecerá una ventana con la estructura del procedimiento en forma de árbol. Como raíz del árbol se encuentra el propio procedimiento y como primer nivel de hijos se encuentran las fases de las que consta el procedimiento. Al pinchar sobre una fase, o sobre el icono trámites de los que consta dicha fase. a la izquierda de la misma, se desplegarán los De la misma manera, al pinchar sobre un trámite o sobre el icono documentos que contienen el trámite. se mostrarán los tipos de 5

6 Finalmente dentro de los tipos de documento, como último nivel del árbol del procedimiento, se encuentran las plantillas de documentos. Desde este punto se puede acceder al contenido de las plantillas pinchado sobre el nombre de aquella que se desee consultar. 6

7 4.- SALIDA DE LA APLICACIÓN Cuando se ha terminado de consultar el árbol documental, y se desee salir de la aplicación hay que dirigirse a la esquina superior izquierda y pinchar en el botón Salir. Una vez hecho esto aparecerá un mensaje que indica que ya se puede cerrar la ventana del navegador de Internet. 7