MANUAL DEL EXPOSITOR

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2 INFORMACIÓN GENERAL FECHA: Marzo, 2011 LUGAR: Sevilla, España SEDE: CENTRO DE CONVENCIONES GRAN SEVILLA Hotel Barceló Renacimiento SECRETARÍA TÉCNICA: Asociación Para la Promoción Exterior de Sevilla - APPES Cuesta del Rosario, 8 Casa Sevilla, Spain Tel.: Fax: exhibitor@velo-city2011.com / info@velo-city2011.com HORARIO DE EXPOSICIÓN (aproximado): Miércoles 23 de marzo de 2011: hs. Jueves 24 de marzo de 2011: hs. Viernes 25 de marzo de 2011: hs. HORARIO MONTAJE Y DESMONTAJE DE STANDS (aproximado): Martes 22 de marzo de 2011: hs. Viernes 25 de marzo de 2011: hs. ENVÍO DE MATERIAL 1 : Desde el lunes 21 de marzo a partir de las 9.00 horas hasta las horas y el mismo día del montaje (22 de marzo) desde las La mercancía tendrá que estar perfectamente identificada, indicando en un lugar visible: Velo-city de marzo de 2011 Nombre de la empresa expositora Nº de stand Nº total de bultos Remitente y un nº de teléfono de contacto La mercancía se enviará a la siguiente dirección: Centro de Convenciones Gran Sevilla Hotel Barceló Renacimiento Avd. Álvaro Alonso Barba, s/n Isla de la Cartuja Sevilla, España 1 Para necesidades especiales (fechas, espacios, medidas especiales ), por favor comuníquelo por escrito a la Secretaría Técnica, la cual se pondrá en contacto con el Hotel Sede del Congreso para la conformidad final. 2

3 ÁREA EXPOSITIVA Centro de Convenciones Gran Sevilla: Foyer y Galería CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DEL ÁREA EXPOSITIVA FOYER GALERÍA Superficie 450,00 m2 Superficie 393,00 m2 Altura Máx. 9,00 m Altura Máx. 6,00 m Altura Mín. 3,00 m Altura Mín. 6,00 m Largo 25,35 m Largo 46,50 m Ancho 17,30m Ancho 8,45m La organización estará autorizada a cambiar la localización del stand y/o del área expositive, si hubiera una demanda de más espacio u otra razón. El lugar elegido sera el ATRIO III. 3

4 CONDICIONES DE CONTRATACIÓN 1. STANDS: Medidas: 3, 00 m de ancho X 2, 00 de fondo (6,00m2) Precio: 1 stand (6m2) % I.V.A. = El precio incluye: 2 acreditaciones 2 para los 3 días de conferencia. Moqueta Fondo con el logo impreso Electricidad Wi-Fi Para aquellos que deseen alquilar más de un stand, existen 2 opciones a elegir a partir del primer stand alquilado: Opción 1: el precio de alquiler a partir del segundo stand es de % I.V.A. = acreditación para los 3 días de conferencia. Moqueta Fondo con el logo impreso Electricidad Wi-Fi Opción 2: el precio de alquiler a partir del segundo stand es de % I.V.A. = Moqueta Fondo con el logo impreso Electricidad Wi-Fi Nota: No incluye acreditación. SERVICIOS ADICIONALES NO INCLUIDOS EN EL ALQUILER: Instalaciones eléctricas adicionales, teléfono, fax Mobiliario y accesorios adicionales (armarios, mesas, sillas, estantes, percheros ) Decoración, medios audiovisuales, flores y plantas Azafatas Para cualquier material adicional contacte con la Secretaría Técnica de Velo-city Tel.: exhibitor@velo-city2011.com / info@velo-city2011.com NOTA: al coste de servicio adicional se le aplicará el 18% de I.V.A. 2 La acreditación incluye: bolsa con la documentación del congreso, almuerzos de trabajo especificados en el programa, cóctel de bienvenida, servicios de coffee breaks indicados en el programa y la cena de gala incluida en el programa. 4

5 2. TÉRMINOS DE PAGO: PROCEDIMIENTO A SEGUIR: 1) No se aceptarán pre-reservas si la secretaría técnica NO RECIBE el boletín correctamente rellenado por parte de la empresa expositora por cualquiera de las dos vías indicadas. 2) La secretaría técnica, una vez recibido el boletín relleno, comprobará si el espacio está disponible, en caso afirmativo, se emitirá una factura a nombre de la empresa expositora y enviará una pre-confirmación. 3) La empresa expositora tendrá 15 días naturales para efectuar el pago, una vez recibida la factura. En caso contrario, la secretaría técnica tendrá el derecho de desbloquear el espacio seleccionado por la empresa expositora sin previo aviso. 3. CANCELACIÓN: La cancelación de stand deberá hacerse por escrito a la Secretaría Técnica de Velo-city Política de cancelación: Antes del 22 de diciembre de 2010: devolución del total, excepto 60 en concepto de gastos de gestión. Antes del 1 de febrero de 2011: devolución del 50% del total. Después del 1 de febrero de 2011: no se realizará ningún reembolso. La organización no permitirá el acceso a los expositores si la cuota no ha sido abonada antes del montaje. 4. NORMAS GENERALES: No está permitido colgar, pegar o clavar nada en las paredes, techos o suelos de los salones y/o zonas comunes del Hotel. En el caso de necesitar pintar decorados, stands, escenarios, etc., se deben realizar estos trabajos en las zonas exteriores del Hotel. Si por cualquier circunstancia esto no fuera posible, deberá ser aprobado por el Hotel. Todos los stands deben estar separados de las paredes al menos 50 cm. Durante el periodo de montaje y desmontaje de stands es obligatorio proceder a la retirada del material sobrante para lo que la organización habilitará contenedores. Una vez finalizada la exposición comercial, ni el Hotel ni la Organización se hará responsable de ningún material dejado en los stands o zona de almacén sin previo acuerdo con el mismo. Por otra parte, los expositores se responsabilizarán de la retirada de su material una vez haya sido clausurado el Congreso. Las puertas de salida de emergencia no podrán estar bloqueadas ni canceladas por ningún montaje y deberán estar siempre libres de cualquier obstáculo que obstruya su apertura. No está permitida la entrada de alimentos ni bebidas en el Hotel. 5

6 No está permitido tapar las BIEs (boca de incendio equipada), los extintores (en algunos caso el extintor se puede trasladar al stand si fuese necesario pero nunca ocultar), obstaculizar cuadros eléctricos. Conviene no tapar los registros eléctricos instalados en el suelo ya que pueden ser necesarios en algún momento. Los cables de acometidas eléctricas deben estar de forma que nadie pueda tropezar con ellos. En ningún caso se realizaran conexiones eléctricas que estén fuera de normativa, además se utilizaran material homologado y secciones de cables conforme a cada consumo. Responsabilidad: Dentro de los límites de la Ley Española, ni la Organización ni el Hotel Barceló Renacimiento se responsabilizará ni de los daños personales ni de los materiales, robo o daños causados por disturbios. El Expositor deberá proveerse por cuenta propia de un seguro que cubra la posible pérdida, robo o deterioro de bienes materiales o personales como resultado de su participación en el congreso. También asumirá el riesgo de cualquier daño provocado por sus actividades en el área de la exposición. Notas importantes: El Comité Organizador agradecería estar informado de actividades tales como exhibiciones, reuniones de grupo, etc., programadas fuera del recinto de exposiciones por las empresas expositoras para evitar coincidencias con los actos del programa oficial. El Comité Organizador se reserva el derecho de restringir, en cualquier momento, cualquier material de exposición o actividad que considere que es inapropiado, indeseable o desacorde con la profesionalidad del Congreso. En caso que hubiera lugar a alguna acción de este tipo, el Comité Organizador no será responsable del coste que invierta la empresa afectada. El Comité Organizador se reserva el derecho de aplazar, disminuir o prolongar el periodo de celebración del congreso por razones ajenas a su funcionamiento y organización, o por circunstancias de fuerza mayor. Tales circunstancias no permitirán a los expositores rescindir su contrato o exigir la compensación de daños y perjuicios. La Dirección Técnica de la Exposición, se reserva el derecho de modificar o alterar los espacios de los Stands por motivos de fuerza mayor o seguridad. 6

7 5. INFORMACIÓN DEL ALOJAMIENTO: Hotel Barceló Renacimiento 5* - Sede del Congreso Los precios que puede encontrar bajo estas líneas se aplicarán a todas las reservas realizadas antes del 16 de enero de 2011, a partir de dicha fecha las tarifas podrán sufrir variaciones al alza. Habitaciones Doble Uso Individual, desayuno buffet incluido Habitaciones Doble, desyuno buffet incluido 95,00 (I.V.A. Incl.) 107,00 (I.V.A. Incl.) 7

8 FORMULARIO DE RESERVA DE STAND Por favor, enviar el formulario debidamente cumplimentado a: SECRETARÍA TÉCNICA VELO-CITY 2011 Cuesta del Rosario, 8 Casa 1, 4ª plta Sevilla Tel.: Fax: exhibitor@velo-city2011.com / info@velo-city2011.com NOMBRE COMERCIAL: NOMBRE FISCAL: PERSONA DE CONTACTO: MÓVIL: CARGO DE LA EMPRESA: TLF. EMPRESA: CIF: DIRECCIÓN FISCAL: C.P.: LOCALIDAD: PROVINCIA: PAÍS: TEL.: FAX: RESERVA Solicito la reserva del Stand Nº situado en la Expo. Nº DE STAND SELECCIONADO Nº DE STAND ADICONAL SELECCIONADO FORMA DE PAGO STAND TIPO CANTIDAD STANDS PRECIO Básico: (18% I.V.A. Incl.) STAND ADICIONAL TIPO CANTIDAD STANDS PRECIO Opción 1: (18% I.V.A. Incl.) Opción 2: (18% I.V.A. Incl.) TOTAL Mediante TRANSFERENCIA BANCARIA a favor de: ASOCIACIÓN PARA LA PROMOCIÓN EXTERIOR DE SEVILLA VELOCITY 2011 Cuenta: IBAN: ES BIC: CECAESMM071 Dirección. c/ Sierpes, Sevilla Firmado en, a de de 20. Firma de la persona autorizada por la empresa: Sello: Fdo.: Una vez confirmado por parte de la Secretaría Técnica la disponibilidad del espacio, deberá remitir el justificante de pago del total de la reserva del stand. La firma de este documento implica la aceptación por parte de la empresa de las Normas y Condiciones Generales de la Expo y aquellas que sean de aplicación en el transcurso del mismo. Los datos personales incluidos en este documento son de carácter confidencial. A los efectos previstos en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, el titular de éstos podrá ejercer su derecho al acceso, rectificación, cancelación y oposición solicitándolo por escrito a Asociación Para la Promoción Exterior de Sevilla, Cuesta del Rosario 8 Casa 1, 4ª plta Sevilla.

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