MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LLAMADAS TELEFÓNICAS DE LARGA DISTANCIA Y/O CELULARES

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LLAMADAS TELEFÓNICAS DE LARGA DISTANCIA Y/O DIRECCION DE ADMINISTRACION 30/06/2004 COM D Versión 02

2 Derechos Reservados 2004 Banco Nacional de Obras y Servicios Públicos, S.N.C. Dirección de Administración, Subdirección de Sistemas de Información Av. Javier Barros Sierra No. 515, 2º. Piso, Col. Lomas de Santa Fe Delegación Álvaro Obregón, C. P México, D. F. La reproducción total o parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización expresa de la Dirección de Administración y dándole el crédito correspondiente. DIRECCION DE ADMINISTRACION 30/06/2004 COM D Versión 02

3 HOJA DE AUTORIZACION Elaboró Ing. Gabriel Zárate García Experto Técnico Aprobó Ing. Juan Ángeles Vega Gerente de Infraestructura Tecnologica. 1 de 15

4 SECCION DE CONTROL DE CAMBIOS Revisión Página (s) Modificada (s) Descripción del Cambio 02 TODAS Sustituye al manual de Procedimientos para el Control de llamadas Telefónicas de Larga Distancia, MPA162 DE FECHA 29/07/97 Fecha de Emisión 25/ 01/05 2 de 15

5 CONTENIDO Número Tema Página 1 Objetivo 4 2 Alcance 4 3 Referencias 4 4 Políticas 4 5 Responsabilidades 5 6 Definiciones 9 7 Método de Trabajo Diagrama de Flujo Descripción de Actividades 14 8 Registros 16 9 Anexos 16 3 de 15

6 1.- OBJETIVO. Dar cumplimiento a las Medidas de Control, Racionalidad, Austeridad y Disciplina, para el uso de los Servicios Telefónicos, emitidas por la Dirección de Administración de BANOBRAS, mediante Circular DA/7000/02/052 el 14 de mayo de 1997 y a lo acordado por el Comité de Informática en la 6ª sesión extraordinaria celebrada el 29 de junio de 1999, que autorizo que se formalicen la medidas de control, racionalidad, austeridad y disciplina para el uso de servicios telefónicos, así como de llamadas de larga distancia y celulares. 2.- ALCANCE. Todo el personal con plaza, y agentes externos de las áreas de Oficinas Centrales y Delegaciones Estatales que por su perfil de trabajo requieran comunicarse en larga distancia y a teléfonos celulares. 3.- REFERENCIAS. Este documento sustituye y deja sin efecto al Manual De Procedimientos Para El Control De Llamadas Telefónicas de Larga Distancia y/o Celulares MPA162, elaborado e 03 de septiembre de El H. Consejo Directivo de Banobras aprobó el Programa de Fomento al Ahorro en el Gasto Corriente, formulándose en consecuencia las Medidas de control, austeridad y disciplina para el uso de los servicios telefónicos, mediante la Circular DA/7000/02/52 emitida el 14 de mayo de El Diario Oficial de la Federación el 22 de febrero de 1999, estableció las disposiciones de carácter general que en materia de racionalidad, austeridad y disciplina presupuestaria se deberán observar durante los ejercicios fiscales. El Articulo Noveno.- Que alcancé dice, que las dependencias y entidades deberán celebrar convenios con las empresas telefónicas que les presten el servicio de larga distancia, para bloquear en los teléfonos las líneas de entretenimiento, números 801 u otros, similares. Las dependencias y entidades deberán emitir lineamientos que establezcan los criterios para la disminución y la utilización racional de las líneas directas, el servicio de larga distancia, así como, en su caso, la utilización de dispositivos de protección para racionalizar los servicios de larga distancia en las oficinas públicas, los cuales deberán ser autorizados por los Oficiales Mayores en las dependencias y sus equivalentes en las entidades, contando con la opinión favorable de sus órganos internos de control. El servicio de telefonía celular se limitará, siempre que se requiera para el desempeño de sus funciones a los titulares de las dependencias y sus equivalentes en las entidades. El gasto por estos servicios deberá ser inferior, en términos reales, al realizado en el ejerció fiscal anterior. Quedan a cargo de dichos usuarios los gastos excedentes al límite establecido por las dependencias y entidades. 4 de 15

7 4.- POLITICAS La aplicación de este Manual de procedimientos para el control de llamadas telefónicas de larga distancia y/o celulares es obligatoria, para Funcionarios, Empleados de Banobras, Personal de Honorarios contratados por el Banco así como Agentes Externos y/o Personal Externo Todas las llamadas telefónicas entre Delegaciones y Oficina Central deberán realizarse de Extensión a Extensión, exclusivamente a través Red Nacional de Telecomunicaciones del Banco Todas las llamadas de larga distancia y/o celulares al interior de la República deberán ser efectuadas exclusivamente a través de las extensiones de voz de la Red Nacional de Telecomunicaciones del Banco, con objeto de eliminar la posibilidad de que se viole la seguridad del Conmutador Central o Multilíneas en Delegaciones Estatales Todas las llamadas de larga distancia internacional ó mundial y/o celulares en Delegaciones Estatales deberán realizarse a través de las extensiones de voz que están conectadas a la Red Nacional de tele comunicaciones Banobras y que están conectadas al Conmutador de Oficinas Centrales El personal de Banobras a través del Representante Asignado por el Director de Área en Oficinas Centrales y Delegaciones Estatales, que por el perfil de sus actividades requieran realizar llamadas de larga distancia nacional, internacional y celulares, deberán previa autorización del Subdirector de Área y en su caso Delegados Estatales, solicitar a la Dirección de Administración, una clave personal y confidencial de cinco dígitos para realizar llamadas de larga distancia, la cual será asignada por la Subdirección de Tecnologías de Información Los funcionarios de BANOBRAS con niveles tabulares de la 15, 16, 17 y 18 deberán solicitar a la Dirección de Administración, una clave personal y confidencial de cinco dígitos para realizar llamadas de larga distancia nacional, internacional y celulares, la cual será asignada por la Subdirección de Tecnologías de Información La modificación o cancelación de claves de larga distancia o celulares lo realizará la Subdirección de Sistemas de Información, previa solicitud del Representante Asignado por el Director de Área La Subdirección de Tecnologías de Información es la responsable de administrar la infraestructura de telecomunicaciones y de cancelar en su caso, previa solicitud de las áreas los servicios de telecomunicaciones disponibles en las mismas y de retirar los equipos asignados para este servicio La Subdirección de Tecnologías de información es la responsable de procesar y administrar e informar mensualmente a las áreas las llamadas de larga distancia y celulares Las áreas que cuenten con Agente Externo o personal externo a Banobras al que se le haya otorgado clave personal y confidencial deben de vigilar que se haga uso adecuado y racional de la clave, así como de mantener la confidencialidad de la misma. 5 de 15

8 5.- RESPONSABILIDADES. Director Administración Autorizar en su caso, a través de la Subdirección de Tecnologías de Información la contratación de los Servicios de Telecomunicaciones que ofrezcan los operadores nacionales e internacionales Autorizar ó Rechazar las solicitudes de claves de larga distancia y/o celulares Remitir a la Subdirección de Tecnologías de Informáticos las solicitudes autorizadas, para su otorgamiento, registro y administración. Subdirector de Tecnologías de Información. 5.4 Administrar, asignar y cancelar en su caso, los servicios y equipos de telecomunicaciones disponibles en la Institución, así como de los anuncios en el Directorio Telefónico de la compañía contratada para este servicio. 5.6 Celebrar convenios con las empresas telefónicas para bloquear en los teléfonos las líneas de entretenimiento u otras similares. 5.7 Celebrar convenios con empresas que ofrezcan nuevas Tecnologías que apoyen el plan de racionalización, austeridad y disciplina del uso de los servicios telefónicos. 5.8 Emitir criterios para la disminución y utilización racional de líneas directas. 5.9 Aplicar los lineamientos para el número de líneas directas y extensiones por funcionario y empleado que deberá quedar de la siguiente forma: PUESTO APARATO MODELO LINEA Y/O EXTENSIÓN Dirección General 4620 y 4612 Dos líneas directas. Secretarias de Dirección General 4612 una línea directa Direcciones, Subdirecciones y 4612 una línea directa Gerencias Secretarias de Subdirección y 4612 una línea directa Gerencias Subgerencias 4606 una línea directa Resto del personal 4606 por cada 2 empleados una extensión 5.10 Únicamente en aquellos casos en que el área usuaria lo justifique, podrán asignarse más aparatos telefónicos de los ya establecidos, previa autorización de la Subdirección de Tecnologías de Información Autorizar el otorgamiento de claves de larga distancia o celular, previa autorización de la Dirección de Administración. 6 de 15

9 Gerente de Infraestructura Tecnológica Revisar y Autorizar el Manual de Procedimientos para el Control de Llamadas Telefónicas de Larga Distancia Y/O Celulares Recibir de la Subdirección de Tecnologías de información las autorizaciones de otorgamiento de claves de larga distancia y/o celular, para su programación, alta. y administración Enviar el Informe mensual de llamadas de larga distancia y/o celulares a más tardar los primeros 8 días hábiles de cada mes mediante correo electrónico ó un listado al Representante Asignado por el Director de Área Recibir del Representante Asignado por el Director de Área el Informe mensual de llamadas de Larga Distancia y/o Celulares debidamente revisado y seleccionadas las llamadas que sean consideradas personales Enviar Informe Mensual de llamadas de Larga Distancia y Celulares a Recursos Humanos y Materiales para el trámite de descuento vía nómina Recibir y turnar modificaciones ó cambio de clave personal y confidencial a petición por escrito del Representante Asignado por el Director de Área, que así lo desee Enviar a la Subdirección de Recursos Humanos y Materiales la información requerida en materia de adeudos telefónicos de los Servidores Públicos que dejen de prestar sus servicios a la Institución Proyectar semestralmente un plan de seguridad de cambio de claves de larga distancia y/o celulares. REPRESENTANTE ASIGNADO POR EL DIRECTOR DE ÁREA Se requiere que el Representante Asignado por el Director de Área, solicite a la Dirección de Administración el otorgamiento de claves de larga distancia y/o celulares, personal que por su perfil de actividades requiera de comunicarse de larga distancia Se requiere que, el Representante Asignado por el Director de Área, Solicite a la Subdirección de Tecnologías de Información, modificaciones ó cambios que requiera el personal que tenga asignada clave para realizar llamadas de larga distancia y ó celulares Se requiere que el Representante Asignado por el Director de Área, reciba el Informe mensual de llamadas de larga distancia y/o celulares de cada mes mediante correo electrónico ó en listado Se requiere que el Representante Asignado por el Director de Área Identifique mediante una marca en los listados las llamadas personales, y autorice el descuento al empleado ó funcionario firmando de conformidad Se requiere que el Representante Asignado por el Director de Área, regrese a la Subdirección de Tecnologías de Información los listados de información impresos 7 de 15

10 debidamente requisitados como se indica en el párrafo anterior a más tardar el día 20 de cada mes. Subdirector de Recursos Humanos y Materiales Aplicar el descuento por el costo de las llamadas telefónicas de larga distancia y/o celular que le sean señaladas mediante oficio de la Subdirección de Tecnologías de Información donde se indican los descuentos Informar a la Subdirección de Tecnologías de Información acerca de las personas que se den de baja de la institución a fin de delimitar posibles adeudos por concepto de llamadas telefónicas, para efecto de integrarse a la lista de conceptos a serle descontados Informar a la Subdirección de Tecnologías de Información del ingreso de personal contratado de planta por la Institución, o como agente externo que inicie labores durante el mes en que se da el aviso. Dirección de Contabilidad Se requiere que la Dirección de Contabilidad nombre un Representante que aplique los descuentos vía nomina por concepto de llamadas de larga distancia y/o celulares reportados por la Dirección de Recursos Humanos. Telecomunicaciones Elaborar el Manual de Procedimientos para el Control de Llamadas Telefónicas de Larga Distancia Y/O Celulares Programa y da de alta claves de larga distancia y/o celulares en el Servidor Tarificador y Conmutador de Banobras, previa autorización de la Subdirección de Tecnologías de Información Programa modificaciones y cambios de claves de larga distancia y/o celulares en el Servidor Tarificador y Conmutador de Banobras, previa autorización de la Subdirección de Tecnologías de Información Levanta reporte a la Compañía Administradora del Conmutador, solicitando la alta, baja o cambio de clave para llamadas de larga distancia y/o celular en el conmutador de la institución 5.33 Monitorea que se haya realizado con éxito el alta, baja o cambio de clave en el Conmutador Mantiene actualizada la base de datos del conmutador y del Servidor Tarificador, para facilitar el costeo de llamadas telefónicas 5.35 Elabora el proceso mensual, por concepto de llamadas de larga distancia y/o celulares Genera informe correspondiente a cada área de la Institución en la que estarán indicadas todas las llamadas de larga distancia y/o celulares realizadas por los usuarios 8 de 15

11 5.37 Envía el Informe mensual de llamadas de larga distancia y/o celulares a más tardar los primeros 5 días hábiles de cada mes mediante correo electrónico ó un listado a la Gerencia de Infraestructura Tecnológica Monitorea en la Consola del Servidor Tarificador y Conmutador que las llamadas de larga distancia y/o celular se estén capturando correctamente Imprime los reportes del archivo, revisa y agrupar los reportes por Dirección, y envía a los Representantes Asignados por el Director de cada Área 5.40 Notifica y entrega el alta, baja ó cambio a la Gerencia de Infraestructura Tecnológica, informando que la clave se encuentra configurada, disponible y funcionando y, que se puede realizar la entrega al usuario solicitante Da asesoría al usuario en la correcta utilización y manejo de la clave. 9 de 15

12 6.- DEFINICIONES 6.1. RED NACIONAL DE TELECOMUNICACIONES BANOBRAS Red privada del Banco, que interconecta a las 31 Delegaciones Estatales con oficinas Centrales en el corporativo La Fe, para trasmitir comunicación de voz y datos, las 24 hrs. del día, los 365 días del año CONMUTADOR. Equipo por el cual se interconectan los Teléfonos para poder realizar llamadas internas de extensión a extensión, llamadas externas como son: locales, de larga distancia nacional o internacional y/o celular EXTENSIÓN TELEFÓNICA Equipo telefónico que esta conectado al conmutador para poder comunicarse con otra persona dentro de la Red Nacional de Telecomunicaciones Banobras ó a través de llamadas de larga distancia y/o celulares SERVIDOR TARIFICADOR. Equipo donde se encuentra residente el sistema y las bases de datos, que costean las llamadas de larga distancia y/o celulares CLAVE. Número compuesto por 5 dígitos, que se utiliza para realizar llamadas de larga distancia y/o celulares, a través del Conmutador AGENTE EXTERNO. Se consideran Agentes Externos a BANOBRAS aquellas Empresas y/o personal externo (Consultores, personal por honorarios, asesores, etc.) que cuentan con lugar físico dentro de las instalaciones del Banco, que no aparecen en la nómina de personal y que realizan llamadas de larga distancia y/o celulares dentro de las instalaciones de la Institución. 6.7 COMPAÑÍA ADMINISTRADORA DEL CONMUTADOR. Es la compañía que se contrató para la Administración de los Recursos del Conmutador. 10 de 15

13 7.- METODO DE TRABAJO. Este diagrama presenta de forma general las actividades para el control de llamadas de larga distancia y o celulares. Para mayores detalles ver el punto 7.2 de este mismo documento. 7.1 DIAGRAMA DE FLUJO. 1.- ALTA DE CLAVES EN EL SISTEMA. INICIO A Responsable asignado de Área Solicita a la Dirección. de Administración Otorgamiento de clave Telecomunicaciones. Programa el alta en el Conmutador Tarificador. Director De Administración NO Gerencia de Infraestructura Tecnológica Realiza la entrega oficial de larga distancia y/o celulares al Coordinador Ejecutivo. SI Subdirección de Tecnologías de Información Autoriza el alta de la clave en El sistema. Responsable asignado de Área Recibe clave y firma de recibido Telecomunicaciones. Recibe solicitud autorizada para baja, o cambio de clave de llamadas de Larga Distancia y/o Celulares. FIN A 11 de 15

14 2.- Baja o Cambio de clave de llamadas de larga Distancia. INICIO. B Responsable Asignado de Área Á Elabora Solicitud para baja o cambio de clave de llamadas de Larga Distancia y/o Celulares Subdirección de Tecnologías de Información Autoriza Solicitud y turna a la Gerencia de Servicios Informáticos. Telecomunicaciones Solicita la baja o cambio de clave a la Compañía Administradora del Conmutador La Compañía Administradora del Conmutador y el Experto Técnico de Telecomunicaciones Recibe instrucción y realiza la baja o cambio de clave de llamadas de Larga Distancia o Celulares en el Conmutador Notifica la instrucción cumplida Gerencia de Infraestructura Tecnológica Recibe solicitud para baja o cambio de clave de llamada de Larga Distancia y/o Celulares, autorizada por la Subdirección de Tecnologías de Información. Turna al Telecomunicaciones. Telecomunicaciones Verifica en la consola de monitoreo que se haya capturado correctamente la instrucción en el Conmutador Experto Técnico De Telecomunicaciones Recibe solicitud autorizada para baja o cambio de clave de llamadas de Larga Distancia y/o Celulares FIN Telecomunicaciones Modifica o cambia las claves de larga distancia y/o celular en el Tarificador. B 12 de 15

15 3.- Procesamiento mensual de llamadas de larga distancia y/o celulares. INICIO Telecomunicaciones El primer día hábil del mes siguiente, realiza el procesamiento de las llamadas en el servidor del tarificador. Telecomunicaciones Realiza las adecuaciones del archivo en el procesador de palabra Word para la presentación y la entrega posterior al usuario final. Telecomunicaciones Manda para revisión y autorización el archivo ya adecuado a la Gerencia de Infraestructura Tecnológica, vía correo electrónico Gerencia de Infraestructura Tecnológica. Revisa el archivo, autoriza y lo turna al Experto Técnico de Telecomunicaciones.. Telecomunicaciones. Recibe el archivo, lo imprime y envía a los Coordinadores de cada área del Banco, para su revisión y devolución. C Responsable Asignado de Analizan con el titular de la clave de Larga Distancia marcando las llamadas oficiales y las personales con su inicial en cada renglón y devuelve a la Gerencia de Servicios Informáticos. Gerencia de Infraestructura Tecnológica. Recibe y da instrucciones al Telecomunicaciones para que continúe con el proceso. Telecomunicaciones.. Tabula el costo de las llamadas personales y totaliza por cada usuario. Elabora comunicación a la Dirección de Recursos Humanos y adjunta reportes para que sean recuperados por nómina. Recursos Humanos Realiza el descuento por Nómina por concepto de llamadas personales. C FIN. 13 de 15

16 7.2 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES. Responsable Paso Actividad 1 Solicita clave de llamadas de larga distancia y/o celular indicando si la clave será utilizada para llamadas de larga distancia nacional o internacional (Recabando autorización del Director de Administración). Documento de Trabajo Memo de Solicitud Entregable 1.1 Elabora documento para baja o cambio de clave de llamadas de larga distancia y/o celular y lo dirige a la Subdirección de Tecnologías de Información. Coordinador ó Responsable de Área 1.2 Recibe del Telecomunicaciones los reportes mensuales de cada usuario del Servicio Telefónico Reporte Mensual 1.3 Marca las llamadas oficiales y personales. 1.4 Firma de conformidad. 1.5 Elabora ficha contable y cobrar en efectivo el costo de llamadas telefónicas no oficiales. 1.6 Envía comunicación y devolver los reportes a la Gerencia de Infraestructura Tecnológica. Memo Respuesta Dirección de Administración Subdirección de Tecnologías de Información Gerencia de Infraestructura Tecnológica 2 Recibe documento de solicitud para llamadas de larga distancia y/o celular, si es autorizado, lo turna a la Subdirección de Servicios Informáticos 3 Recibe de la Dirección de Administración documento de solicitud de clave para llamadas de larga distancia y/o celular y autoriza el alta a la Gerencia de Servicios Informáticos. Recibe autorización de la Subdirección de Tecnologías de Información. Autoriza al Telecomunicaciones la programación y alta de la clave para hacer llamadas de larga distancia y/o celular. Envía clave al Coordinador ó Representante asignado de área. Memo con Firma de Autorización Memo con Firma de Autorización Memo con Clave en Sobre Cerrado 14 de 15

17 Experto Técnico de Telecomunicaciones Recibe comunicado donde se especifica, alta, baja o cambio de claves para llamadas de larga distancia y/o celulares debidamente autorizado. Da de alta, modificar o cambiar las claves de larga distancia y/o celular, según sea el caso en el Servidor Tarificador. Avisa al Gerente de Infraestructura Tecnológica de la Programación y Alta de la Clave de llamadas de larga distancia y/o celulares Levanta reporte a la Compañía Administradora del Conmutador solicitando la alta, baja o cambio de clave para llamadas de larga distancia y/o celular en el conmutador de la institución. Notifica al solicitante que la clave se encuentra disponible y configurada para realizar la entrega al usuario solicitante Da asesoría al usuario para la correcta utilización y manejo de la clave. Verifica en la consola de monitoreo, que las llamadas de larga distancia y/o celular se estén capturando correctamente en el servidor del tarificador. Realiza proceso mensual de llamadas de larga distancia y/o celulares Realiza el procesamiento de las llamadas en el servidor del tarificador, el primer día Hábil del mes siguiente. Realiza las adecuaciones del archivo en el procesador de palabra word para la presentación y la entrega posterior al usuario final. Envía el archivo ya adecuado a la Gerencia de Infraestructura Tecnológica, vía correo electrónico para imprimirlo y distribuirlo a las áreas correspondientes. Memo con Firma de Autorización Archivo Word 15 de 15

18 Usuario responsable de la clave Recibe comunicado del otorgamiento del servicio con la clave correspondiente en sobre cerrado y firma de aceptación. Prueba la clave que se dio de alta realizando una llamada telefónica de larga distancia y/o celular, Memo con Clave en Sobre Cerrado 8.- REGISTROS No. de Control Sin Número. Sin Número. Nombre Copia del memo de solicitud de otorgamiento de la clave con las firmas de autorización. Copia del memo de solicitud de baja firmada por el Coordinador ó Responsable de área Responsable de Conservarlo Experto Técnico Experto Técnico Tiempo de Conservación / Disposición Durante la vigencia de la clave/archivo muerto 3 mese/archivo muerto 9.- ANEXOS Anexo No. Nombre No. de Control Ninguno Ninguno Ninguno 16 de 15