COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión 2.1 Indicador Detalles Sí No NA Evidencia u OBS / SACs

Transcripción

1 Guía del auditor/res: Este documento está destinado a prestar asistencia estructurada para llevar a cabo la auditoría. Para montar ese propósito, se relaciona con las cláusulas (los indicadores) pertinentes del estándar. El auditor debe señalar conformidad (Sí) o no conformidad (No) con cada indicador y proporcionar evidencia objetiva para la verificación de cada indicador: por ejemplo, documento, registro, nombre de la persona entrevistada, observación Cambios respecto a versión anterior en azul. Nuevos requisitos en amarillo. COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión Gestión de calidad 1.1 Responsabilidades La organización deberá designar a un representante de gestión que tendra responsabilidad y autoridad general en relación con el cumplimiento por parte de la de la organización de todos los requisitos aplicables de este estándar Todo el personal clave deberá tener conocimiento de los procedimientos de la organización y deberá ser competente en la ejecución del sistema de gestión de Cadena de Custodia de la organización. 1.2 Procedimientos La organización deberá establecer, ejecutar y mantener procedimientos y/o instrucciones de trabajo que cubran todos los requisitos aplicables de este estándar, de acuerdo a su escala y complejidad La organización deberá designar al personal responsable para cada procedimiento, así como la cualificación y/o medidas de formación que se requieran para su ejecución. 1.2.A La organización debe contar con un procedimiento documentado que define los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con la gestión de producto no conforme según indica el ADVICE En caso de compañías con más de 15 empleados deberá existir procedimiento documentado. 1.3 Formación Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 1 of 44

2 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión La organización deberá establecer y llevar a cabo un Plan de formación, de acuerdo a la cualificación y/o medidas de formación que se requieran para cada procedimiento La organización deberá mantener registros de las actividades de formación del personal relacionadas con la ejecución de este estándar. 1.4 Registros e Informes La organización deberá mantener registros completos y actualizados que cubran todos los requisitos aplicables de este estándar La organización deberá especificar el periodo de almacenamiento de todos los registros, informes, incluyendo la documentación de compra y venta, registros de formación, registros y resúmenes de producción, así como los documentos de aprobación de las marcas registradas. Este periodo deberá ser de al menos de cinco (5) años. 1.4.A Para los productos en los que apliquen legislaciones de legalidad de la madera (EUTR, US Lacey Act, or the Australian Illegal Logging Prohibition Act) y bajo requerimiento, la organización provee información a los clientes sobre las especies, origen de la madera así como prueba de cumplimiento con las leyes de comercio y de aduana correspondientes, como exige el ADVICE Compromiso con los Valores de FSC La organización deberá demostrar su compromiso con el cumplimiento de los Valores de FSC tal y como se definen en la Política para la Asociación de Organizaciones con FSC (FSC-POL , aprobado inicialmente en Julio 2009) La organización deberá declarar que no está directa ni indirectamente involucrada en las siguientes actividades: a) Tala ilegal o comercio ilegal de madera o productos forestales; b) Violaciones de derechos humanos o tradicionales en las operaciones forestales; c) Destrucción de altos valores de conservación en operaciones Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 2 of 44

3 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión 2.1 forestales; d) Conversión significativa de bosques en plantaciones o usos no forestales; e) Introducción de organismos modificados genéticamente en las operaciones forestales; f) Violación de alguna de las convenciones principales de la OIT, tal y como se define en la Declaración de los Principios y Derechos Fundamentales en el Trabajo, Seguridad y Salud Laboral La organización deberá demostrar su compromiso en seguridad y salud laboral. 2. Alcance del sistema de Cadena de Custodia 2.1 Grupos de Producto La organización deberá determinar los grupos de producto FSC que serán vendidos con declaraciones FSC y deberá mantener una lista actualizada y a disposición pública de los grupos de producto FSC con la siguiente información: a) especificación del grupo de producto como FSC 100%, FSC Mixto, FSC Reciclado o Madera Controlada FSC; b) tipos de producto, de acuerdo a la clasificación de productos FSC; c) especies, incluyendo los nombres científicos y comunes usados como inputs de los grupos de producto, en el caso de que la información sobre la composición de especies se utilice habitualmente para describir las características del producto. NOTA: Para asegurar que el uso de los nombres científicos y comunes se escriben correctamente, la organización debe seguir la nomenclatura disponible en la Base de datos online de Taxonomía de Especies de la Red de Información de Recursos de Germoplasma (Germplasm Resources Information Network, GRIN): ( La organización deberá especificar para cada grupo de producto: Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 3 of 44

4 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión 2.1 a) las categorías de material usadas como input; b) el sistema de control utilizado para hacer declaraciones FSC: sistema de transferencia, sistema de porcentajes o sistema de créditos; c) los emplazamientos implicados en la gestión, producción, almacenamiento, venta, etc Para cada grupo de producto en el que se use un sistema de porcentajes o de crédito con un periodo de declaración determinado, la organización deberá garantizar que todos los productos incluidos comparten especificaciones similares por lo que se refiere a: a) la calidad de los inputs b) los factores de conversión. 2.2 Tercerización (outsourcing) La organización deberá cumplir los requisitos especificados en la Parte IV, Sección 12 de este estándar para cualquier actividad subcontratada que cubra productos incluidos en el grupo de la lista de verificación de productos FSC. 3. Abastecimiento de material 3.1 Especificaciones del input La organización deberá adoptar y usar las definiciones y la categorización de materiales del input que se describen en este estándar La organización deberá categorizar todos los inputs para los grupos de producto FSC en función de su categoría de material y deberá garantizar que sólo se utilizan inputs elegibles. 3.2 Validación del proveedor La organización deberá establecer y mantener registros actualizados de todos los proveedores que suministran material para los grupos de producto FSC, incluyendo: Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 4 of 44

5 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión 2.1 a) El tipo de producto suministrado; b) La categoría de material suministrado; c) El código de Cadena de Custodia FSC o Madera Controlada FSC del proveedor, en su caso La organización deberá verificar la validez y el alcance del certificado FSC de su proveedor, para revisar cualquier cambio que pueda afectar a la disponibilidad y autenticidad de los productos suministrados a través de la web Compra de material no certificado Ver las secciones CW y SRM de esta lista de verificación. 3.4 Generación de materia prima in situ La organización que genere material de input para un grupo de producto FSC en su propio emplazamiento, deberá identificar la categoría de material y, cuando sea aplicable, la declaración de porcentajes o de crédito asociada, como se detalla a continuación: a) El material producido durante el proceso de transformación primaria de otro producto (principal), del mismo input, deberá considerarse como perteneciente a la misma categoría de material que el input del cual fue (co)-producido. b) El material recuperado de un proceso de transformación secundaria o de una fuente industrial posterior en la cadena de producción, donde el material no se ha producido de manera intencionada, no es válido para el uso final y no puede ser reutilizado in situ en el mismo proceso de fabricación que lo generó, deberá considerarse como perteneciente a la misma categoría de material que el input del que ha sido generado o como Material recuperado pre-consumo En los casos en los que no se puedan identificar las proporciones de los diferentes inputs, la organización deberá clasificar las mezclas de diferentes categorías de material virgen o material recuperado, en función de la categoría de material y, cuando sea Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 5 of 44

6 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión 2.1 aplicable, a través de una declaración de porcentajes o de crédito con el valor más bajo de input FSC o input post-consumo por volumen de input. 4. Recepción de material y almacenamiento 4.1 Identificación del input Durante la recepción del material o antes de su uso o transformación posterior, la organización deberá revisar la factura del proveedor y otra documentación adicional para garantizar que se cumple lo siguiente: a) Las cantidades y calidades de los materiales suministrados coinciden con lo especificado en la documentación aportada; b) Para cada artículo del total de productos, se indica la categoría de material y, cuando sea aplicable, la declaración de porcentajes o de crédito asociada; c) Para material suministrado con declaraciones FSC, aparece el código de Cadena de Custodia o Madera Controlada FSC. 4.2 Segregación La organización deberá garantizar que los inputs usados para los grupos de producto FSC permanecen claramente identificables y separados por grupo de producto o, si se usan inputs idénticos para más de un grupo de producto FSC, separados en función de sus declaraciones FSC asociadas. 4.3 Precauciones para material etiquetado Para materiales recibidos con una etiqueta FSC, la organización deberá garantizar lo siguiente: a) En los materiales que serán trasformados posteriormente, se deberá eliminar la etiqueta o cualquier marca de segregación antes de la venta; b) En los materiales que se van a vender sin ninguna transformación, la organización deberá verificar que están Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 6 of 44

7 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión 2.1 correctamente etiquetados, de acuerdo a su categoría de material FSC, a menos que la organización no adquiera la posesión física del producto Cuando se reciban materiales con una etiqueta de otros sistemas de evaluación de conformidad forestal, la organización deberá asegurarse de que se eliminan dichas etiquetas antes de vender los materiales con una declaración FSC. 5 Control de volumen 5.1 Factores de conversión Para cada grupo de producto, la organización deberá identificar las etapas principales del proceso de transformación que impliquen un cambio de volumen o de peso del material y especificar el/los factor/es de conversión para cada etapa o, si no es factible, para el total de las etapas de transformación La organización deberá describir la metodología usada para calcular el/los factor/es de conversión y garantizar que éstos se mantienen actualizados. 5.2 Balances de material Para cada grupo de producto, la organización deberá establecer un registro de balance de materiales, para garantizar que en todo momento la cantidad producida y/o vendida con declaraciones FSC es compatible con la cantidad de inputs, de las diferentes categorías de material, sus declaraciones de porcentajes o de crédito asociadas y el/los factor/es de conversión del grupo de producto. El registro de balance de materiales deberá incluir al menos la siguiente información: Para los inputs y outputs: a) Referencias de la factura; b) Cantidad (en volumen o peso); Para los inputs:for inputs: Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 7 of 44

8 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión 2.1 c) Categoría de material y, si es aplicable, declaración de porcentajes o de crédito; Para los outputs: d) Declaración FSC; e) Información para identificar el artículo en la factura; f) Periodo de declaración o pedido aplicable; Para cada grupo de producto, la organización deberá preparar resúmenes anuales de producción, que proporcionen información para cada categoría de material recibido/utilizado y para cada tipo de producto producido/vendido, como se detalla a continuación: a) Inputs recibidos; b) Inputs usados para la producción (en su caso); c) Inputs todavía en stock; d) Outputs todavía en stock; e) Outputs vendidos. 5.3 Determinación de las declaraciones FSC La organización deberá determinar para cada periodo de declaración la declaración FSC apropiada, de acuerdo a uno de los siguientes sistemas de control especificado para el grupo de producto: a) Sistema de transferencia: aplicable a todos los grupos de producto FSC; b) Sistema de porcentajes: aplicable a los grupos de producto FSC Mixto y FSC Reciclado; c) Sistema de créditos: aplicable a los grupos de producto FSC Mixto y FSC Reciclado; Para cada grupo de producto FSC, la organización deberá llevar a cabo los cálculos de porcentajes de input (bajo el sistema de porcentajes) o del crédito FSC (bajo el sistema de créditos) a nivel Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 8 of 44

9 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión 2.1 de cada emplazamiento. 6 Ventas y distribución 6.1 Identificación de los outputs vendidos con declaraciones FSC La organización deberá garantizar que todos los documentos de entrega y venta emitidos para los outputs vendidos con declaraciones FSC incluyen la siguiente información: a) Nombre y datos de contacto de la organización; b) Nombre y dirección del cliente; c) Fecha de emisión del documento; d) Descripción del producto; e) Cantidad de producto vendido; f) Código de Cadena de Custodia o Madera Controlada FSC de la organización; g) Una indicación clara de la declaración FSC para cada artículo del total de productos, según se indica a continuación: i. La declaración FSC 100% para productos procedentes de grupos de producto FSC 100%; ii. La declaración FSC Mixto x% donde x representa el porcentaje de declaración aplicable para productos procedentes de grupos de producto FSC Mixto bajo un sistema de porcentajes; iii. La declaración FSC Credito Mixto para productos procedentes de grupos de producto FSC Mixto bajo un sistema de créditos; iv. La declaración FSC Reciclado x% donde x representa la declaración de porcentajes aplicable para productos procedentes de grupos de producto FSC Reciclado bajo un sistema de porcentajes; v. La declaración FSC Crédito Reciclado para productos Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 9 of 44

10 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión 2.1 procedentes de grupos de producto FSC Reciclado bajo un sistema de créditos; vi. La declaración FSC Controlled Wood para productos procedentes de grupos de producto de Madera Controlada FSC o para productos procedentes de grupos de producto FSC Mixto que no van a ser vendidos como certificados FSC. h) Si se emite documentación de transporte separada, se deberá incluir información que permita asociar la factura con dicha documentación. NOTA: Para suministros de productos terminados que cumplen los umbrales de etiquetado descritos en la Sección 11, la organización puede omitir la información de porcentajes o créditos en la documentación de venta y entrega. En este caso, sin embargo, el material pierde su información sobre el input FSC o input postconsumo para los clientes sucesivos y, de este modo, no puede revenderse posteriormente con declaraciones FSC Si no se adjunta la factura (o una copia de ésta) en el envío del producto, la organización deberá incluir la misma información descrita en en la documentación de entrega Las organizaciones que venden productos semiterminados con declaraciones FSC que están exentos de los requisitos de la Cadena de Custodia y etiquetado deben facilitar la siguiente información en las facturas, documentación de transporte y/o en cartas suplementarias: Este producto contiene "x de componentes menores", donde "x" es la cantidad en volumen, peso o porcentaje de componentes menores. (Véase también ADVICE y la sección13 de este check-list) 6.2 Etiquetado de productos vendidos con declaraciones FSC La organización deberá garantizar que los productos que llevan una etiqueta FSC se venden siempre con su correspondiente declaración FSC en la documentación de venta y entrega La organización deberá garantizar que los productos vendidos con Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 10 of 44

11 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión 2.1 una declaración FSC no llevan etiquetas de otros sistemas de evaluación de conformidad forestal. 6.3 Suministro de Madera Controlada FSC La organización deberá garantizar que la venta de Madera Controlada FSC cumple la Parte IV de FSC-STD : Estándar para evaluación por parte de empresas de Madera Controlada FSC. 7 Sistema de transferencia Indicar aquí si no se usa el sistema, en ese case, ningún indicador de la sección 7 aplican. 7.1 Especificaciones de períodos de declaración o pedidos Para cada grupo de producto, la organización deberá especificar periodos de declaración o pedidos para los cuales se deberá hacer una única declaración FSC. NOTA: La duración mínima del período de declaración será el tiempo necesario para completar el recorrido de un lote incluyendo la recepción, almacenamiento, transformación, etiquetado y/o venta del producto como output. 7.2 Inputs con declaraciones FSC idénticas Para periodos de declaración o pedidos en los cuales los inputs pertenecen a una sola categoría de material con idéntica declaración FSC, la organización deberá definir esta declaración como la correspondiente para los outputs. NOTA: Si el input está formado por materiales 100% recuperados post-consumo, la declaración FSC del output deberá ser FSC Reciclado 100%. 7.3 Inputs con diferente declaración FSC Para periodos de declaración o pedidos en los cuales se mezclan diferentes categorías de material o diferente declaración de porcentajes o de crédito asociadas, la organización deberá usar, como declaración FSC para los outputs, la declaración FSC con el Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 11 of 44

12 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión 2.1 menor input FSC o input post-consumo por volumen de input. NOTA: Los inputs con una declaración FSC Crédito Mixto o una declaración FSC Recycled Credit deberán considerarse de menor categoría que inputs con declaraciones FSC Pure o FSC Reciclado 100%, respectivamente. 8 Sistema de porcentajes Indicar aquí si no se usa el sistema de percentage, en ese caso, ningún indicador de la sección 8 aplica. 8.1 Especificación de periodos de declaración o pedidos Para cada grupo de producto la organización deberá especificar los periodos de declaración o pedidos para los que se deberá hacer una única declaración de porcentajes FSC. 8.2 Determinación del input FSC e input post-consumo Para inputs FSC Mixto y/o FSC Reciclado, la organización deberá usar la declaración de porcentajes o de crédito indicada en la factura del proveedor para determinar las cantidades de inputs FSC e inputs post-consumo. NOTA: El material suministrado con una declaración de crédito deberá ser utilizado íntegramente como input FSC o input postconsumo, respectivamente. 8.3 Cálculo del porcentaje de input La organización deberá calcular y registrar el porcentaje de input para cada periodo de declaración o pedido usando la siguiente fórmula: Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 12 of 44

13 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión Para cada grupo de producto, la organización deberá calcular el porcentaje de input basándose en: a) el input para el mismo periodo de declaración o pedido (porcentaje único), o b) el input para un número específico de períodos de declaración previos (media revolvente del porcentaje) NOTA: Las declaraciones FSC basadas en los cálculos de la media revolvente sólo se pueden hacer una vez que se ha completado el número especificado de periodos de declaración previos desde el establecimiento del grupo de producto bajo un sistema de porcentajes El periodo de tiempo sobre el que se calcula el porcentaje de input no deberá exceder 12 meses, a no ser que así lo requiera la naturaleza de la empresa y sea aprobado por la entidad de certificación acreditada FSC. 8.4 Declaraciones FSC para los outputs La organización puede vender el total del output de un periodo de declaración o pedido procedente de grupos de producto FSC Mixto con una declaración de porcentajes idéntica o menor que el porcentaje de input calculado La organización puede vender el output total de un periodo de declaración o pedido de grupos de producto FSC Reciclado con una Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 13 of 44

14 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión 2.1 declaración de porcentajes idéntica o menor que el porcentaje de input calculado La organización puede vender como FSC Controlled Wood la parte del output de un periodo de declaración que no ha sido vendida con una declaración de porcentajes FSC. 8.5 Promoción de productos La organización deberá asegurarse de que no se utilizan las marcas registradas FSC para la promoción de productos que no cumplan los umbrales para el etiquetado especificados en la Parte III de este estándar. 9 Sistema de Créditos Indicar aquí si no se usa el sistema de crédito, en ese caso, ningún indicador de la sección 9 aplica. 9.1 Especificación de los periodos de declaración Para cada grupo de producto, la organización deberá establecer y mantener una cuenta de crédito FSC con periodos de declaración específicos de hasta 3 meses de acuerdo a los cuales se deberán registrar las sumas y deducciones de créditos FSC. 9.2 Determinación del input FSC e input post-consumo Para inputs FSC Mixto y/o FSC Reciclado, la organización deberá usar la declaración de porcentajes o de crédito FSC reflejada en la factura del proveedor para determinar las cantidades de inputs FSC e inputs post-consumo. NOTA: El material suministrado con una declaración de crédito deberá usarse íntegramente como input FSC o input post-consumo, respectivamente. 9.3 Sumar crédito FSC en la cuenta de crédito La organización deberá sumar como crédito FSC a la cuenta de crédito FSC la cantidad convertida (en volumen o peso) de inputs FSC e inputs post-consumo, usando el/los factor/es de conversión especificado/s para cada componente del grupo de producto. Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 14 of 44

15 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión La organización deberá sumar el crédito FSC a la cuenta de crédito una vez que tenga la posesión legal y haya verificado la categoría del material, y antes de que el material entre en el proceso de producción. 9.4 Retirar crédito FSC de la cuenta de crédito La organización deberá descontar la cantidad vendida y/o etiquetada como FSC Mixed o FSC Reciclado del crédito FSC disponible en la cuenta de crédito del grupo de producto. 9.5 Gestión de la cuenta de crédito La organización deberá asegurarse de que la cuenta de crédito FSC no está nunca al descubierto y de que los registros del crédito FSC remanente están claramente visibles para el personal clave y se mantienen siempre actualizados La organización no deberá acumular más crédito FSC en la cuenta de crédito que la suma de nuevos créditos FSC que han sido añadidos durante los 12 meses anteriores. Cualquier crédito FSC que exceda este nuevo crédito FSC total deberá descontarse al principio de cada nuevo periodo de declaración de la cuenta de crédito. 9.6 Declaraciones FSC para outputs En cualquier momento la organización puede vender material de grupos de producto FSC Mixto con una declaración de crédito hasta completar el total del crédito FSC disponible en la cuenta de crédito En cualquier momento la organización puede vender material de grupos de producto FSC Reciclado con una declaración de crédito hasta completar el total del crédito FSC disponible en la cuenta de crédito La organización puede suministrar como FSC Controlled Wood la parte de volumen de output que no haya sido vendida como FSC Mixto o FSC Reciclado, basándose en una cuenta de crédito de Madera Controlada FSC correspondiente. Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 15 of 44

16 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión Requisitos generales de etiquetado 10.1 Aplicación de la etiqueta FSC Las organizaciones que utilicen una etiqueta FSC sobre producto se deberán asegurar de lo siguiente: a) Los productos deberán ser etiquetados solo si cumplen con los requisitos aplicables de este estándar. b) Los productos deberán ser etiquetados de acuerdo a los estándares pertinentes de etiquetado sobre producto FSC (ver sección C Referencias ) 11 Elegibilidad para el etiquetado Indicar aquí si la organización no usa la marca en los productos, en ese caso, ningún indicador de la sección 11 es aplicable Etiqueta FSC 100% Todos los productos de grupos de producto FSC 100% se pueden etiquetar como FSC 100% Etiqueta FSC Fuentes Mixtas Los productos pertenecientes a grupos de producto FSC Mixto bajo un sistema de transferencia se pueden etiquetar como FSC Fuentes Mixtas si la declaración FSC identificada para los outputs es una de las siguientes: a) una declaración de porcentajes FSC Mixto al menos del 70%, o b) una declaración FSC Credito Mixto Los productos pertenecientes a grupos de producto FSC Mixto bajo un sistema de porcentajes se pueden etiquetar como FSC Fuentes Mixtas si la declaración de porcentaje aplicable es al menos del 70%. NOTA: Por favor, nótese el aviso #3 de la Directiva FSC-DIR para la eliminación gradual de la norma en relación al umbral reducido de etiquetado del 50% para productos de fibra y chips. Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 16 of 44

17 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión Los productos pertenecientes a grupos de producto FSC Mixto bajo un sistema de créditos se pueden etiquetar como FSC Fuentes Mixtas si hay suficiente crédito FSC disponible en la cuenta de crédito para ese grupo de producto. NOTA:El volumen o peso de producto respectivo se deberá descontar de la cuenta de crédito FSC una vez que los productos sean etiquetados Etiqueta FSC Reciclado Los productos pertenecientes a grupos de producto FSC Reciclado bajo el sistema de transferencia se pueden etiquetar como FSC Reciclado si la declaración FSC identificada para los outputs es una de las siguientes: a) una declaración de porcentajes FSC Reciclado al menos del 85%, o b) una declaración FSC Credito Reciclado Los productos pertenecientes a grupos de producto FSC Reciclado bajo un sistema de porcentajes se pueden etiquetar como FSC Reciclado si la declaración de porcentaje aplicable es al menos del 85% Los productos pertenecientes a grupos de producto FSC Reciclado bajo un sistema de créditos se pueden etiquetar como FSC Reciclado si hay suficiente crédito FSC disponible en la cuenta de crédito para el grupo de producto. 12 Tercerización (outsourcing) Indicar aquí si la compañía no realiza tercerización. En ese caso, ningún indicador de la sección 12 es aplicable Precondiciones para la tercerización (outsourcing) Las organizaciones que quieran incluir la tercerización (outsourcing) dentro del alcance de su certificado de Cadena de Custodia deberán asegurarse de lo siguiente: a) la organización tiene posesión legal de todo el material de Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 17 of 44

18 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión 2.1 entrada (input) que se va a utilizar en b) la organización no renuncia a la posesión legal de los materiales durante los procesos c) la organización tiene un acuerdo o contrato que cubre el proceso subcontratado con cada contratista. Este acuerdo o contrato deberá incluir una cláusula en la que se reserve el derecho de la entidad de certificación acreditada FSC para auditar al contratista o a la operación subcontratada; d) la organización cuenta con un sistema de control documentado, que describe los procedimientos explícitos del proceso subcontratado que comparte con el contratista correspondiente Mantener la trazabilidad El sistema de control de la organización del proceso subcontratado deberá asegurar que: a) el material usado para la producción de material certificado FSC puede ser rastreado y controlado y no puede mezclarse o contaminarse con ningún otro material durante el proceso subcontratado; b) el contratista guarda registros de inputs, outputs y documentación de entrega asociada con todo el material certificado FSC que es transformado o producido bajo el contrato o acuerdo de tercerización (outsourcing) Registros La organización deberá registrar los nombres y datos de contacto de todos los contratistas que intervienen en la transformación o producción de materiales certificados FSC La organización deberá informar a su entidad de certificación sobre los nombres y datos de contacto de cada nuevo contratista que intervenga en la transformación o producción de los materiales certificados FSC antes de la tercerización (outsourcing) Facturación Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 18 of 44

19 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión La organización deberá emitir la factura final de los materiales certificados FSC trasformados o producidos tras la tercerización (outsourcing). La factura deberá indicar el número de certificado de Cadena de Custodia de la organización Etiquetado La organización deberá asegurarse de que el contratista sólo utiliza etiquetas FSC en productos cubiertos por el alcance del contrato de tercerización (outsourcing) Promoción La organización deberá asegurarse de que el contratista no usa las marcas registradas FSC para uso promocional Preclusión de la subcontratación La organización deberá asegurarse de que los contratistas no subcontratan a su vez el proceso, por ejemplo, que el material no pasa de un contratista subcontratado a otro, bajo el acuerdo de tercerización (outsourcing). 13 Componentes menores STD Advice : Tras el 31 de diciembre de 2013, y aplicando globalmente, no está permitida la producción de productos FSC con componentes menores con material no controlado y/o no certificado. Tras el 31 de diciembre de 2014, y aplicando globalmente, no está permitida la venta de productos FSC con componentes menores con material no controlado y/o no certificado Uso de la marca 1.16 La organización debe enviar para su aprobación a la entidad de certificación todos los usos de marca FSC (logos, usos promocionales, redacción de Forest Stewardship Council y el acrónimo FSC ) Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 19 of 44

20 COC-Sección Estándar para la Certificación de Cadena de Custodia FSC, FSC STD Versión 2.1 Nota: Siempre y cuando la organización establezca buenos antecedentes en cuanto a un uso correcto de las marcas registradas, no será necesario volver a presentar etiquetas para el mismo tipo de producto o con la misma colocación en el producto o para un uso repetido de ilustraciones publicitarias. 7.1 Las organizaciones que no hayan producido, etiquetado o vendido productos certificados FSC desde su anterior auditoría de seguimiento anual llevada a cabo por la entidad de certificación no deben usar las marcas registradas FSC para promoción general de la empresa. La promoción de productos certificados específicos sí está permitida. Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 20 of 44

21 Sección-CW Estándar para evaluación por parte de empresas de madera controlada Borrar esta sección en caso que no aplique! Indique aquí si la empresa está comprando únicamente la madera controlada FSC (es decir, material que ya ha sido controlado por un proveedor certificado por el FSC). En este caso, sólo las secciones siguientes deben ser evaluados: CW 5, 6, 7, 9, 10. Para empresas que además venden madera controlada FSC, sección CW 15 y el Anexo 4 se debe evaluar de forma adicional. (CONSEJO ) 1 Política de la empresa 1.1 La empresa deberá contar con una política escrita, de disponibilidad pública y avalada por un alto ejecutivo, de compromiso para la aplicación de los mejores esfuerzos a fin de evitar el comercio y la compra de madera o fibra de madera (denominada madera en el presente documento) correspondientes a las siguientes categorías: a) Madera extraída ilícitamente; b) Madera extraída en violación de derechos tradicionales y civiles; c) Madera aprovechada en bosques cuyos altos valores de de conservación estén amenazadas por actividades de manejo; d) Madera aprovechada en bosques que se estén convirtiendo a plantaciones o usos no forestales; e) Madera de bosques en los que se planten árboles modificados genéticamente 2 Procedimientos 2.1 La empresa deberá contar con procedimientos o instrucciones de trabajo que abarquen todos los elementos correspondientes que se especifican en este estándar. 2.2 La empresa deberá identificar a la persona (o cargo) responsable de Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 21 of 44

22 Sección-CW Estándar para evaluación por parte de empresas de madera controlada Borrar esta sección en caso que no aplique! implementar cada procedimiento o instrucción de trabajo. 3 Capacitación 3.1 La empresa deberá especificar los requisitos de capacitación de todo el personal pertinente, según sea necesario para la implementación del presente estándar. 3.2 Se deberá impartir capacitación a todo el personal conforme se especifique y sea pertinente. 3.3 La empresa deberá mantener registros sobre la capacitación impartida al personal respecto a la implementación del presente estándar. 4 Registros 4.1 La empresa deberá mantener registros que demuestren el cumplimiento de los requisitos del presente estándar. Dichos registros se deberán conservar por un plazo mínimo de 5 años. 5 Identificación de proveedores 5.1 La empresa deberá categorizar sus suministros de la siguiente manera: a) Madera certificada FSC (véase la sección 6); b) Madera Controlada FSC de empresas certificadas de acuerdo al estándar FSC-STD ó FSC-STD (véase la sección 7); c) Madera incluida en el propio programa de verificación de la empresa de Madera Controlada FSC (véase las secciones 8 y 11 a 13); d) Madera no controlada. 5.2 La empresa deberá mantener una lista actualizada de todos sus proveedores de madera y productos maderables que estén incluidos Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 22 of 44

23 Sección-CW Estándar para evaluación por parte de empresas de madera controlada Borrar esta sección en caso que no aplique! en su propio programa de verificación de Madera Controlada FSC. La empresa deberá registrar para cada proveedor: a) nombre y dirección del proveedor;. b) descripción de la madera suministrada; c) especies y volumen de la madera suministrada y la documentación de compra correspondiente 6 Insumos certificados FSC de proveedores certificados por el FSC Los requisitos de esta sección quedan cubiertos por la sección COC de este checklist. 7 Insumos de Madera Controlada FSC de proveedores certificados por el FSC Si la compañía no compra Madera Controlada FSC, la sección 7 no es aplicable. Indicar aquí. 7.1 Para suministros de Madera Controlada FSC la empresa deberá garantizar que: a) toda la madera suministrada como Madera Controlada FSC por proveedores certificados por el FSC sea claramente identificable como tal; b) toda la madera suministrada como Madera Controlada FSC cuente con documentación que identifique claramente cada partida o la documentación respectiva de envío de cada producto, suficiente para vincular la factura con los productos suministrados. c) la documentación de transporte y las facturas emitidas por el material deberán incluir el número de certificado FSC de la empresa proveedora. 7.2 La empresa deberá verificar que el proveedor posea un certificado válido para Madera Controlada FSC No completar Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 23 of 44

24 Sección-CW Estándar para evaluación por parte de empresas de madera controlada Borrar esta sección en caso que no aplique! 8 Insumos de Madera Controlada FSC de proveedores no certificados por el FSC Si la compañía tiene únicamente insumos FSC certificados y/o FSC CW, las secciones 8 y 11 no aplican. Indicar eso aquí. 8.1 Para suministros de madera incluidos en su propio programa de verificación de Madera Controlada FSC, la empresa deberá: a) determinar y mantener registros del país y distrito de origen de la madera suministrada; b) garantizar que se mantenga la documentación requerida para demostrar el distrito de origen de la madera suministrada. Esto debería incluir documentación de transporte exigida por ley y comprobante de adquisición en la unidad de manejo forestal de origen. c) especificar e implementar un proceso rutinario de auditoría para verificar la autenticidad de la documentación especificada a fin de confirmar el país o distrito de origen de la madera. 9 Insumos de madera no controlada 9.1 Para suministros de madera no controlada, la empresa deberá establecer un sistema que garantice que ésta no se mezcle con madera controlada conforme a los requisitos indicados en este estándar o con madera certificada por el FSC. 10 Especies listadas en CITES 10.1 Sin importar si el proveedor cuenta o no con certificación FSC, todos los suministros de madera para exportación de cualquier especie listada en los Anexos 1, 2 ó 3 de la Convención sobre Comercio Internacional de Especies en Peligro de Fauna o Flora Silvestre (CITES) deberán adjuntar las licencias o autorizaciones de exportación aplicables ( Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 24 of 44

25 Sección-CW Estándar para evaluación por parte de empresas de madera controlada Borrar esta sección en caso que no aplique! 11 Evaluación de riesgo 11.1 Para proveedores incluidos en el programa de verificación de madera controlada FSC de la empresa, ésta deberá determinar si el distrito de origen es un area confirmada de bajo riesgo conforme a la sección 1.1 de acuerdo al método y los criterios especificados en el Anexo 2 de este estándar Los resultados de la evaluación de riesgo de la empresa deberán hacerse de disponibilidad pública En caso de existir duda respecto a si un distrito es de bajo riesgo, el mismo deberá clasificarse como de riesgo no especificado. 12 Programa de verificación de suministro de madera identificada como proveniente de fuentes de bajo riesgo 12.1 La madera proveniente de fuentes identificadas como de bajo riesgo respecto a todas las categorías especificadas en la Sección 1.1 y que esté incluida en el programa de verificación de la empresa podrá ser tratada por ésta como Madera Controlada FSC Toda la madera restante dentro del programa de verificación de la empresa que no haya sido identificada como de bajo riesgo deberá ser evaluada en cuanto al cumplimiento de los requisitos especificados en la Sección 13 de este estándar. 13 Programa de verificación de suministro de madera de fuentes con riesgo no especificado Si la compañía no usa material con riesgo no específico (ver 12.2) If the company does not use material with unspecified risk (see 12.2) section 13 is not applicable Para toda la madera de fuentes que no puedan confirmarse como de bajo riesgo, la empresa deberá incluir la unidad de manejo forestal de origen en su programa de verificación y confirmar que ésta Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 25 of 44

26 Sección-CW Estándar para evaluación por parte de empresas de madera controlada Borrar esta sección en caso que no aplique! cumpla los requisitos especificados en el Anexo Los resultados de las evaluaciones en el terreno del programa de verificación de la empresa deberán estar disponibles a solicitud de las entidades de certificación acreditadas por el FSC. Los mismos deberán indicar cualquier incumplimiento o acciones correctivas identificados como resultado de la evaluación realizada por la empresa En casos en que el Centro Internacional FSC, las Oficina Regionales del FSC o las Iniciativas Nacionales acreditadas por éste brinden orientación o interpretación, las mismas serán usadas por la empresa en relación a suministros de madera provenientes de fuentes que no puedan ser confirmadas como de bajo riesgo. 14 Mecanismo para reclamos 14.1 La empresa deberá implementar un mecanismo para responder a quejas respaldadas por evidencia relacionada a suministros de madera controlada, independientemente de que el suministro provenga de áreas consideradas como de bajo riesgo o no. Este mecanismo deberá incluir, como mínimo: a) evaluación de la evidencia suministrada en el reclamo, a efectuarse en un plazo de dos semanas de su recepción; b) verificación en el terreno en los casos en los que la evidencia se considere pertinente, a efectuarse en un plazo de dos meses de su recepción; c) procedimientos para excluir suministros y proveedores del programa de verificación de la empresa si se detecta algún incumplimiento de los requisitos para Madera Controlada FSC; d) procedimientos para garantizar que el proveedor pueda volver a Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 26 of 44

27 Sección-CW Estándar para evaluación por parte de empresas de madera controlada Borrar esta sección en caso que no aplique! suministrar Madera Controlada FSC sólo si ha demostrado que cumple los requisitos para Madera Controlada FSC; e) registros de todos los reclamos recibidos y las acciones llevadas a cabo 14.2 La empresa deberá informar a la Iniciativa Nacional u Oficina Regional del FSC correspondientes y a la Entidad de Certificación respectiva cuando exista incumplimiento de los requisitos para Madera Controlada FSC en áreas que seanconsideradas de bajo riesgo Si hubiesen incumplimientos frecuentes de los requisitos para Madera Controlada FSC en áreas consideradas de bajo riesgo, la empresa deberá revisar su evaluación de riesgo. Parte 4. Venta de Madera Controlada FSC 15 Supplying FSC Controlled Wood If the company is not supplying FSC Controlled Wood, section 15 is not applicable. Indicate this here! 15.1 Cualquier empresa que suministre Madera Controlada FSC deberá ser titular de un certificado válido de Cadena de Custodia FSC debidamente otorgado por una entidad de Certificación acreditada por el FSC La empresa deberá incluir la siguiente información en todas las facturas emitidas por concepto de ventas de sus productos de Madera Controlada FSC: a) nombre y dirección del comprador; b) fecha de emisión de la factura; c) descripción del producto; d) cantidad de producto vendido; Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 27 of 44

28 Sección-CW Estándar para evaluación por parte de empresas de madera controlada Borrar esta sección en caso que no aplique! e) referencia a la partida del producto o documentación de envío correspondiente, suficiente para vincular la factura con los productos recibidos por el cliente; f) código de certificación emitido por una Entidad de Certificación acreditada por el FSC Todas las facturas y documentos de transporte emitidos para la venta de Madera Controlada FSC deberá incluir una descripción clara del producto que indique Madera Controlada FSC para todos los productos correspondientes. Annex 4 Estipulaciones generales para declaraciones acerca de Madera Controlada La compañía cumple con los requisitos del Anexo 4 del FSC-STD Resumen de requisitos: No se puede usar el logo FSC en productos vendidos o suministrados exclusivamente como Madera Controla FSC. No se hace formación sobre Madera Controlada FSC. Sólo se puede usar la declaración FSC Controlled Wood en factures y documentación de envío. No se puede traducir FSC Controlled Wood Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 28 of 44

29 Sección-SMR FSC-STD V2-0 Suministro de materiales recuperados Versión 2 Borrar en esta sección en caso que no aplique! 1. Compra de materiales recuperados de origen forestal 1.1 La organización que compre material recuperado de origen forestal (incluyendo materiales como el bambú y el corcho) sin declaración FSC deberá demostrar que sus insumos recuperados para su uso en Grupos de Producto FSC o Proyectos FSC cumplen con las definiciones FSC para material recuperado preconsumo y/o postconsumo (ver Sección D Términos y Definiciones ). 2 Validación y supervisión de los proveedores 2.1 La organización deberá llevar a cabo un proceso de validación a sus proveedores de material recuperado para determinar si los materiales suministrados son elegibles para incorporarlos a grupos de productos FSC, constituidos por los siguientes elementos: a) Para cada proveedor, la organización deberá mantener registros y definirá las evidencias documentales necesarias así como las acciones para demostrar que los materiales suministrados por ellos cumplen con las definiciones de material recuperado preconsumo y postconsumo, incluyendo: el nombre y la dirección del proveedor actividad del proveedor (p.ej. comprador/recuperador/distribuidor) las categorías de material recuperado a ser suministradas, El nivel de control requerido (p.ej. inspección visual tras la recepción, auditorias al proveedor) b) La organización deberá controlar la conformidad de los Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 29 of 44

30 Sección-SMR FSC-STD V2-0 Suministro de materiales recuperados Versión 2 Borrar en esta sección en caso que no aplique! proveedores en relación a las definiciones de FSC y a las especificaciones de compra y tener un plan de contingencia para aplicar en caso de que el material o la documentación no sea conforme. 3 Inspección y clasificación de material tras la recepción 3.1 Tras la recepción, todos los materiales recuperados deberán ser verificados con una inspección visual y clasificados como material recuperado preconsumo y/o postconsumo. 3.2 La organización deberá registrar las evidencias objetivas de cada suministro confirmando que los materiales recuperados cumplen con las definiciones FSC de materiales recuperados preconsumo y postconsumo. 3.3 En casos donde la clasificación de materiales recuperados preconsumo y/o postconsumo no pueden ser demostrados con evidencias objetivas tras la recepción, la organización deberá incluir al proveedor en un Programa de Auditoría del Proveedor tal y como se describe en la Cláusula 4 a continuación. 3.4 En el caso de que el material recibido no cumpla con las especificaciones de compra o no corresponda a las cantidades que aparecen en la factura, la organización deberá tomar acciones para corregir la desviación, como se requiere en la Cláusula 2.1 b) arriba. Las acciones deberán ser registradas y comunicadas a la entidad de certificación de la organización durante las auditorías anuales. 3.5 En los casos en los que el material recibido contenga una mezcla de material recuperado preconsumo y postconsumo en su composición, la organización deberá aplicar una de las medidas siguientes: a) Clasificar la cantidad total como material recuperado Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 30 of 44

31 Sección-SMR FSC-STD V2-0 Suministro de materiales recuperados Versión 2 Borrar en esta sección en caso que no aplique! preconsumo, o b) Analizar y confirmar las cantidades de material preconsumo y postconsumo en la mezcla recibida. En este caso, el proveedor deberá: - declarar por escrito las cantidades de material preconsumo y postconsumo en cada mezcla de material suministrado, y - ser incluido en el Programa de Auditoría del Proveedor 4 Programa de Auditoría del Proveedor 4.1 La organización deberá llevar a cabo regularmente (al menos anualmente) auditorías in situ de los proveedores incluidos en el Programa de Auditoría del Proveedor (incluyendo proveedores en el extranjero) basadas en muestreos. El número mínimo de proveedores auditados por año se calculará como sigue: la muestra será igual a la raíz cuadrada del número de proveedores (x) con un coeficiente de 0,8 (y= 0.8 x, donde y es el número de proveedores a auditarse), redondeado al alza un número entero. La organización deberá asegurar de que la muestra seleccionada se alterna y es representativa en términos de: a) Distribución geográfica; b) Actividades y/o productos, c) Tamaño y/o producción anual. NOTA: Los comerciales y agentes que no toman posesión física de los materials recuperados, y no alteran, ni almacenan ni empaquetan los materiales recuperados pueden ser auditados de manera remota, con tan sólo una auditoría de documentación. 4.2 La organización puede contratar una entidad de certificación y otra entidad externa cualificada para que lleve a cabo las auditorías de los proveedores Documento: GP4505B Edición n o : 4 Pág. n o : 31 of 44