Servicio de Notificaciones Electrónicas y de Dirección Electrónica Habilitada (SNE-DEH) Funcionamiento de la DEH a través de

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1 Servicio compartido de Gestión de Notificaciones Servicio de Notificaciones Electrónicas y de Dirección Electrónica Habilitada (SNE-DEH) Funcionamiento de la DEH a través de Notific@ Versión 1.1 Fecha de revisión 06/02/2017 Realizado por Fábrica Nacional de Moneda y Timbre Real Casa de la Moneda Página 1 de 13

2 PLATAFORMA 1 1. REGISTRO DE CAMBIOS DEFINICIONES Y SIGLAS OBJETIVO QUÉ ES UNA DEH? DERECHO Y OBLIGACIÓN DE RELACIONARSE ELECTRÓNICAMENTE CON LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS NOTIFICACIONES A SUJETOS NO OBLIGADOS EN LA DEH NOTIFICACIONES A SUJETOS OBLIGADOS EN LA DEH SUSCRIPCIÓN A PROCEDIMIENTOS BAJA DE UNA DEH AVISOS DE PUESTA A DISPOSICIÓN CERTIFICACIONES ELECTRÓNICAS AUTORIZADOS O DESTINATARIOS DISTINTOS DEL TITULAR PUBLICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS EN LA DEH QUIÉN PUEDE GESTIONAR LAS NOTIFICACIONES DE UNA PERSONA JURÍDICA MARCO JURÍDICO CONTRAPRESTACIÓN ECONÓMICA INTERFACES DISPONIBLES DE LA DEH DOCUMENTACIÓN DE LA DEH SERVICIO DE ATENCIÓN A ORGANISMOS EMISORES SERVICIO DE ATENCIÓN AL USUARIO Página 2 de 13

3 1. Registro de cambios Fecha Versión Descripción 24/10/ Versión inicial 06/02/ El envío de una notificación obligatoria deja de impedir que el interesado gestione el alta/baja de su suscripción voluntaria a la DEH, si no constaran otras obligaciones. -Es posible especificar una fecha de caducidad para la notificación que se acomode a la normativa de cada Administración. -Se permite que un administrador gestione el perfil de varios Organismos Emisores. 2. Definiciones y Siglas - CVE: Código de Verificación Electrónica. - CTT: Centro de transferencia de tecnología. - DEH: Dirección Electrónica Habilitada. - FNMT-RCM: Fábrica Nacional de Moneda y Timbre Real Casa de la Moneda. Prestador del SNE-DEH. - MINHAP: Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. - SNE: Servicio de Notificaciones Electrónicas. Página 3 de 13

4 3. Objetivo La DEH permite la notificación electrónica a personas obligadas a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos, y a aquellas no obligadas que comuniquen la preferencia de dicho medio (artículos 14 y 41 de la Ley 39/2015). Dicha comunicación se realiza en la DEH mediante la suscripción a los procedimientos administrativos que son de su interés. En este documento se tratan los conceptos básicos relacionados con la DEH y se describe su funcionamiento. 4. Qué es una DEH? (Ley 39/2015 Art. 43) 1. Las notificaciones por medios electrónicos se practicarán mediante comparecencia en la sede electrónica de la Administración u Organismo actuante, a través de la dirección electrónica habilitada única o mediante ambos sistemas, según disponga cada Administración u Organismo. Mediante la Dirección Electrónica Habilitada (DEH) cualquier persona física o jurídica dispone de una dirección electrónica para la recepción de las notificaciones administrativas que por vía telemática practiquen las distintas Administraciones Públicas. Asociado a la Dirección Electrónica Habilitada, su titular dispone de un buzón electrónico en el que recibe las notificaciones electrónicas correspondientes a aquellos procedimientos a los que voluntariamente decide suscribirse. Como receptor de notificaciones, este servicio tiene carácter gratuito. En el caso de que la práctica de la notificación sea obligatoria se puede asignar de oficio una dirección electrónica habilitada. Podrá recibir notificaciones de cualquier Administración. Las notificaciones pueden ser accedidas en el portal 060 o gestionadas de forma automatizada mediante servicios web. 5. Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas. (Ley 39/2015 Art. 14 ) 1. Las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones Públicas para el ejercicio de sus derechos y obligaciones a través de medios electrónicos o no, salvo que estén obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas. El medio elegido por la persona para comunicarse con las Administraciones Públicas podrá ser modificado por aquella en cualquier momento. Página 4 de 13

5 2. En todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos: a) Las personas jurídicas. b) Las entidades sin personalidad jurídica. c) Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles. d) Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración. e) Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración. 3. Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de relacionarse con ellas a través de medios electrónicos para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios. 6. Notificaciones a sujetos NO obligados en la DEH La DEH permite dar cumplimiento a la disposición del artículo 41 de la Ley 39/2015: Los interesados que no estén obligados a recibir notificaciones electrónicas, podrán decidir y comunicar en cualquier momento a la Administración Pública, mediante los modelos normalizados que se establezcan al efecto, que las notificaciones sucesivas se practiquen o dejen de practicarse por medios electrónicos. Por el hecho de que un sujeto no obligado dé de alta su DEH no significa que a partir de ese momento vaya a recibir notificaciones por esa vía. El sujeto debe comunicar su interés en los procedimientos de un organismo para ello. La DEH permite al interesado suscribirse a los procedimientos de un organismo concreto para los cuales desea recibir notificaciones por medios electrónicos. El sistema gestiona el censo de interesados en cada uno de los procedimientos e informa de las altas/bajas a notific@. En caso de que el sujeto no obligado no esté suscrito al procedimiento correspondiente, no se pondrá a disposición la notificación en su DEH y el organismo deberá proceder a notificarle por otros medios. También cabe la posibilidad que el interesado comunique directamente a una Administración su interés en ser notificado por vía electrónica, sin necesidad de que conste esta voluntad en la DEH. En este caso el Organismo emisor deberá indicar que el envío de estas notificaciones a la DEH son con obligatoriedad. Este proceso no repercutirá en que al interesado se le considere obligado en la DEH para dicho Organismo. En caso de no disponer de una DEH, se le creará de oficio de forma automática. Es importante en este caso que se facilite la dirección de correo de contacto. (Ley 39/2015 Art. 43) 2. Las notificaciones por medios electrónicos se entenderán practicadas en el momento en que se produzca el acceso a su contenido. Cuando la notificación por medios electrónicos sea de carácter obligatorio, o haya sido expresamente elegida por el interesado, se entenderá rechazada cuando hayan transcurrido diez días naturales desde la puesta a disposición de la notificación sin que se acceda a su contenido. Página 5 de 13

6 3. Se entenderá cumplida la obligación a la que se refiere el artículo 40.4 con la puesta a disposición de la notificación en la sede electrónica de la Administración u Organismo actuante o en la dirección electrónica habilitada única. En el caso de que la notificación se ponga a disposición en su DEH, el Organismo emisor habrá cumplido su obligación de notificar. 7. Notificaciones a sujetos obligados en la DEH (Ley 39/2015 Art. 43) 3. Se entenderá cumplida la obligación a la que se refiere el artículo 40.4 con la puesta a disposición de la notificación en la sede electrónica de la Administración u Organismo actuante o en la dirección electrónica habilitada única. Los organismos emisores podrán dirigir notificaciones a sujetos obligados a través de su DEH. En caso de que el sujeto no tuviera previamente se le creará de oficio automáticamente. Se pondrá la notificación a disposición en su DEH y el Organismo emisor habrá cumplido su obligación de notificar. Si un Organismo emite una notificación a un interesado obligado que no tiene previamente su DEH, ésta se crea de oficio; el Organismo emisor sólo tiene que enviar normalmente la notificación al SNE-DEH indicando que el interesado es obligado. El proceso de notificación a sujetos obligados a través de Notific@ no repercutirá 1 en que el interesado pierda la posibilidad de gestionar el alta/baja de su suscripción voluntaria a la DEH, si no constaran otras obligaciones. En cualquier caso, es importante que se facilite la dirección de correo de contacto del destinatario. 8. Suscripción a procedimientos Mediante la Suscripción a Procedimientos en la DEH, el sujeto no obligado expresa su deseo de recibir por vía telemática las notificaciones administrativas generadas por los procedimientos que los distintos Organismos Públicos ponen a su disposición. La suscripción a procedimientos es voluntaria y tiene carácter gratuito. Para ello, el interesado deberá disponer de una Dirección Electrónica Habilitada y seleccionar los procedimientos en los que esté interesado. 1 Las notificaciones remitidas a la DEH a través de Notifica a partir del 07/02/2017 no repercuten en que el interesado quede en la DEH obligado para dicho Organismo Emisor. Página 6 de 13

7 9. Baja de una DEH Un interesado puede dar de baja su DEH accediendo al apartado "Perfil" mediante la opción del menú anotada como "Baja del Servicio". Si por algún motivo no le fuera posible acceder a su DEH por causas técnicas, puede realizarla remitiendo una carta certificada, según modelo publicado en la web, indicando la causa técnica que le impide proceder telemáticamente. Mientras esté obligado por algún organismo 2 o tenga alguna notificación pendiente no podrá solicitar la baja de su DEH. El sistema informa al sujeto de los organismos por los cuales está obligado. 10. Avisos de puesta a disposición (Ley 39/2015 Art. 41) 6. Con independencia de que la notificación se realice en papel o por medios electrónicos, las Administraciones Públicas enviarán un aviso al dispositivo electrónico y/o a la dirección de correo electrónico del interesado que éste haya comunicado, informándole de la puesta a disposición de una notificación en la sede electrónica de la Administración u Organismo correspondiente o en la dirección electrónica habilitada única. La falta de práctica de este aviso no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida. Cada vez que se pone a disposición una nueva notificación/comunicación, SNE-DEH avisa por correo electrónico, y SMS si procede, a los receptores. Si el usuario instaló la app móvil del servicio, también envía un mensaje de tipo push al dispositivo móvil. Si pasados ocho días el usuario no ha accedido al contenido se envía un correo recordatorio con la fecha de expiración. Es importante que el organismo emisor proporcione en el envío de la notificación una dirección de correo de contacto del destinatario. El interesado recibirá un correo de aviso informándole de la puesta a disposición de una notificación en la DEH. En caso de no disponer de una DEH, se le creará de oficio de forma automática. SNE-DEH asocia la dirección de correo electrónico que facilite el Organismo Emisor en el envío de la notificación a la DEH recién creada. La primera vez que un interesado accede a su DEH se le pide que confirme la dirección de correo o que introduzca una o varias de su elección. Si el interesado ya contaba con DEH, el aviso se envía a la dirección de correo electrónico que tuviera configurada en su perfil. El destinatario puede configurar en su perfil una o varias direcciones de correo en las que desea recibir los avisos. El envío de SMSs es opcional, tanto para el Organismo emisor, como para el interesado. El interesado debe informar en su perfil el nº de teléfono al que remitir los SMSs y activar la alerta por SMS para los organismos que sean de su interés. El Organismo 2 Las notificaciones remitidas a la DEH a través de Notifica a partir del 07/02/2017 no repercuten en que el interesado quede en la DEH obligado para dicho Organismo Emisor. Página 7 de 13

8 debe haber manifestado al Prestador del servicio su interés por esta funcionalidad. Para que se envíe un SMS de aviso a un interesado deben coincidir ambas circunstancias. 11. Certificaciones electrónicas SNE-DEH emite certificaciones electrónicas de los eventos acaecidos sobre la notificación/comunicación: 1. Puesta a disposición: Certificación electrónica de la fecha y hora en la que se produce la recepción de la notificación/comunicación y se pone a disposición en la DEH asignada al titular para que pueda recogerla. 2. Acceso: Certificación electrónica de la fecha y hora en la que se produce el acceso al contenido por parte del titular de la notificación o de un sujeto autorizado. Incluye los detalles del sujeto que desencadenó el evento y del certificado electrónico con el que se identificó. 3. Rechazo: Certificación electrónica de la fecha y hora en la que se produce el rechazo por parte del titular de la notificación o de un sujeto autorizado. Incluye los motivos argumentados para el rechazo, los detalles del sujeto que desencadenó el evento y del certificado electrónico con el que se identificó. 4. Rechazo automático: Certificación electrónica del transcurso del plazo de diez días, o el plazo que haya establecido la Administración actuante, desde la puesta a disposición sin que se haya producido el acceso del interesado al contenido de la notificación/comunicación en la DEH. En todos los casos la certificación electrónica contendrá la referencia y huella digital del documento, la fecha y la hora del evento, la identificación del Organismo emisor y del titular de la notificación. Incluye un CVE que identifica un documento PDF con dicho contenido y disponible para su descarga y verificación en el portal 060 de la DEH. La certificación electrónica también incluye el sello electrónico del Prestador del servicio (FNMT-RCM) en formato XML Advanced Electronic Signatures en su forma Basic Electronic Signature [XADES-BES]. Notific@ gestiona de forma automática estas certificaciones y pone a disposición del Organismo emisor la versión en PDF que incluye el CVE. 12. Autorizados o destinatarios distintos del titular El sistema permite especificar para cada notificación/comunicación, a parte del titular al que se dirige, un destinatario distinto del titular como autorizado para gestionar dicha notificación/comunicación en su nombre. Dicho destinatario autorizado puede ser una persona física o jurídica. La notificación/comunicación será accesible en la DEH del titular y en la DEH del destinatario. La persona autorizada accederá a su propia DEH, pero podrá gestionar la Página 8 de 13

9 notificación del titular desde el apartado de su DEH Autorizadas. (Ver Manual de Usuario en Tanto el titular como el destinatario autorizado recibirán los correspondientes avisos de puesta a disposición. 13. Publicación de procedimientos en la DEH Si el Organismo emisor desea que los ciudadanos no obligados a relacionarse con las Administraciones Públicas por medios electrónicos puedan comunicar su preferencia de recibir notificaciones electrónicas en su DEH, deberá dar de alta en el Portal de Organismos emisores de la DEH los procedimientos administrativos afectados para que sean visibles a los ciudadanos. (Ver "SNE-DEH - Manual del portal para Organismos emisores de la DEH integrados en Notific@.pdf en el portal del CTT.) En caso de que sólo vaya a emitir notificaciones/comunicaciones a personas obligadas, no es imprescindible la publicación de procedimientos en la DEH. Debe tener en cuenta que para poder gestionar sus procedimientos en la DEH debe previamente abrir una incidencia en el CAID de tipo Certificado de Responsables sólo DEH adjuntando la parte pública del certificado de las personas que vayan a realizar dicha configuración. El Organismo Emisor puede solicitar el alta de uno o varios usuarios. Un usuario puede estar dado de alta para administrar varios Organismos Emisores. 14. Quién puede gestionar las notificaciones de una persona jurídica La DEH de una persona jurídica puede ser accedida por los representantes de dicha empresa mediante certificados de tipo 1, 6, 11 y 12, según clasificación Es decir la persona que accede a la DEH utilizando su certificado de representante o apoderado lo hace a la DEH de la persona jurídica a la que representa y no a su DEH personal. A su DEH personal podrá acceder mediante certificado de tipo 0 y 5. Página 9 de 13

10 15. Marco jurídico El Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas es titular del Servicio de Notificaciones Electrónicas (SNE) y Dirección Electrónica Habilitada (DEH) de acuerdo con la Orden PRE/878/2010 (artículo 2). El prestador de dicho servicio desde el 26 de junio de 2015 es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, según Encomienda de Gestión en vigor del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. AGE: La relación entre el Organismo emisor y el Prestador del SNE-DEH se establece mediante la tramitación del Anexo IV de la Encomienda de Gestión firmada entre la DTIC y la FNMT-RCM. CCAA y EELL: En el caso de la Administración Autonómica y Local se debe establecer una relación bilateral con la FNMT-RCM. A este respecto se puede contactar con FNMT-RCM a través del correo sne@fnmt.es Contraprestación económica FNMT-RCM recibe una contraprestación económica de los Organismos emisores por la prestación del servicio. El acceso al servicio es gratuito y sólo se factura por el consumo realizado de los siguientes conceptos. Puesta a disposición de una notificación: 0,125 Puesta a disposición de una comunicación: 0,10 Envío de un SMS de aviso: 0,11 Sólo se factura por la puesta a disposición de una notificación/comunicación y por el envío de SMSs. Si el Organismo emisor realiza un envío a un sujeto no obligado y éste no se encuentra suscrito al procedimiento correspondiente, no se produce la puesta a disposición y por tanto no se factura. El envío de SMSs es opcional, tanto para el Organismo emisor, como para el interesado. El Organismo debe haber reservado presupuesto para dicha funcionalidad e informado de ello en el documento por el cual se formaliza el acceso al servicio con la FNMT- RCM. La facturación se realiza a mes vencido. Página 10 de 13

11 16. Interfaces disponibles de la DEH SNE-DEH cuenta con los siguientes portales web: Portal para Organismos Emisores de la DEH, a través del cual se administra la publicación de procedimientos: o Preproducción: o Producción: Portal de la DEH (personas): o Preproducción: o Producción: Dichos portales son accesibles desde cualquier tipo de dispositivo que soporte el uso de certificados electrónicos, incluidos dispositivos móviles. También cuenta con una app para dispositivo móvil en sus versiones Android y iphone/ipad: Existen los siguientes interfaces Web Service: Descarga de notificaciones masivas, destinado a aquellas entidades que reciben un gran nº de notificaciones, ya sea como titular o autorizado, y requieren gestionarlas de forma automatizada en sus sistemas. Este interface permite implementar otros clientes para el acceso a la DEH. Protocolos de envío de remesas de notificaciones/comunicaciones. Protocolo de Recuperación de Censo de voluntarios y de Certificaciones. Notific@ abstrae al Organismo emisor de estos interfaces Web Service. Notific@ se encuentra integrado con SNE-DEH a través del protocolo de envío de remesas (en modalidad 2), y gestiona de forma automática el censo de voluntarios y las certificaciones en nombre del Organismo emisor. El Organismo emisor se integra con la DEH a través de los interfaces que Notific@ pone a su disposición (Ver documento ServiciosWeb Organismos y Sedes en el CTT), aprovechándose del valor añadido que aporta esta plataforma. En ningún caso se integra con la DEH directamente. SNE-DEH está disponible a través de Internet y Red SARA de manera universal. Página 11 de 13

12 17. Documentación de la DEH Disponible en el CTT de Guía rápida de acceso a la DEH, con información básica de cómo acceder al servicio Manual del portal para Organismos Emisores de la DEH integrados en Notific@, para la gestión de los procedimientos. (este documento). Disponible en el portal 060 de la DEH Manual de Usuario, con la descripción del portal web de la DEH y destinado a los receptores de notificaciones/comunicaciones. Manual de instalación de certificados digitales en dispositivos IOS. Manual de instalación de certificados digitales en dispositivos ANDROID. Disponible bajo petición expresa a FNMT-RCM Protocolo de Acceso al Buzón de Notificaciones para Consulta y Descarga Masiva. Protocolos de envío de remesas de notificaciones/comunicaciones. Protocolo de Recuperación de Censo de voluntarios y de Certificaciones. Página 12 de 13

13 18. Servicio de Atención a Organismos Emisores Puede solicitar el alta/baja y gestionar su acceso a la DEH, así como soporte para la integración, al CAID de Notifica: CAID Notific@: Si tiene cualquier duda sobre el uso del servicio de DEH puede contactar con el equipo de soporte a Organismos Emisores de la FNMT: entidades.sne@fnmt.es 19. Servicio de Atención al usuario Para cualquier duda relacionada con el Servicio de Notificaciones Electrónicas las personas físicas y jurídicas pueden ponerse en contacto con nuestro Servicio de Atención al cliente en el teléfono También pueden enviarnos un a través de la siguiente página: Horario de atención: De Lunes a Viernes: de 8:00 a 21:00 Sábados: de 9:00 a 13:00 Página 13 de 13