Auditorías internas. Auditorías Internas. Autorizó EL PLENO DE LA COMISIÓN PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. Elaboró.

Transcripción

1 Hoja: 1 Auditorías internas Autorizó EL PLENO DE LA COMISIÓN PARA EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA DR. SAMUEL RANGEL RODRÍGUEZ Comisionado Presidente MTRA. BLANCA LILIA IBARRA CADENA Comisionada Propietaria LIC. LILIA M. VÉLEZ IGLESIAS Comisionada Propietaria Elaboró Revisó AÍDA GUADALUPE CUALLO AMADOR Directora de la UDAP y Sub coordinadora de Planeación Del Comité de Equidad de Género IRMA MÉNDEZ ROJAS Coordinadora General de Acuerdos y Coordinadora del Comité de Equidad de Género

2 Hoja: 2 OBJETIVO: Contar con los mecanismos y lineamientos documentados que permitan evaluar y dar seguimiento a los avances en el cumplimiento a los requisitos del Sistema de Gestión de Equidad de Género MEG:2003, identificando las principales áreas de oportunidad para mejorar el Sistema.

3 Hoja: 3 POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. Para efectos prácticos de éste procedimiento se entenderá por: Acciones afirmativas: Las medidas encaminadas a disminuir y eliminar las diferencias de trato social entre ambos géneros para garantizar la plena incorporación de las mujeres al ámbito laboral y corregir las diferencias en materia de oportunidades, contratación y ocupación entre mujeres y hombres. Estas acciones son de carácter temporal. Acciones a favor del personal: Aquellas que permiten promover la equidad de género al mejorar las condiciones laborales de hombres y mujeres con impacto en el ámbito laboral, familiar, profesional, económico o cultural. Su naturaleza es definitiva. Área de oportunidad o mejora: Aquellas áreas que requieren de la realización de actividades que den cumplimiento a un requisito establecido garantizando con ello la implantación total en un sistema de gestión. Auditoria: El proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias susceptibles de ser evaluadas de manera objetiva con el fin de determinar los niveles de cumplimiento de los criterios preestablecidos. Evidencia: La certeza clara y manifiesta de una cosa. Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Puede obtenerse por medio de la observación, medición, ensayo/prueba u otros medios. Equidad de género: a) Conjunto de reglas que permiten la igualdad de participación de hombres y mujeres en su medio organizacional y social con un valor superior a las establecidas tradicionalmente evitando con ello el establecimiento de estereotipos o discriminación. b) Situación en la que todos los seres humanos son libres de desarrollar sus capacidades personales y tomar decisiones sin las limitaciones impuestas por los roles tradicionales y en la que se tienen en cuenta, valoran y potencian por igual las distintas conductas, aspiraciones y necesidades de mujeres y hombres. Género: Conjunto de ideas, representaciones, creencias, y atribuciones sociales que cada cultura construye, tomando como base la diferencia sexual. Al emplear el concepto género, se designan las relaciones sociales entre los sexos. El género es, por tanto, algo construido socialmente. Indicadores: Datos/características de control que pueden ser representadas de forma gráfica y cuantitativa y que permiten observar tendencias de género. Política de Equidad de Género: Las intenciones globales y orientación de una organización relativas a la equidad de género, tal como se expresan formalmente por la alta dirección. Sexo: Esta determinado por las características biológicas de cada persona, se es hombre o mujer. Auditor(a) líder: Auditor(a) designado(a) para dirigir una auditoría interna de la organización. Para efectos de este procedimiento será el/la responsable de la Sub coordinación

4 Hoja: 4 de evaluación, seguimiento y mejora de la vida familiar y laboral. Equipo auditor: Dos o más auditores(as) que llevan a cabo una auditoría, el cual estará conformado por miembros del Comité de Equidad de Género, nombrados por el mismo Comité con el Visto bueno de la Coordinación General de dicho Comité. No conformidad: Incumplimiento de un requisito solicitado por la norma o modelo de referencia o por el sistema de gestión correspondiente. Evidencia objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo. Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. Auditoría: Proceso sistémico, independiente y documentado para obtener evidencia de la auditoría y evaluarla de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito u objetivo específico, estableciendo objetivos y tiempos de cumplimiento. Criterios de la auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia. Hallazgos de la auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. 2. Las actividades de este procedimiento se llevan a cabo como parte del Programa de Auditorias Internas y es de vital importancia mantener durante su ejecución una adecuada comunicación con el área auditada. 3. El personal que integra la Subcomisión de evaluación, seguimiento y mejora y de la vida familiar y laboral será el responsable de elaborar el Programa Anual de Auditoria, y lo presentará para su aprobación al Comité de Equidad, previo a la finalización del anterior programa, evaluando el desarrollo y cumplimiento de este. En él, se determina el alcance, responsables, tiempo, plazos, indicadores y recursos necesarios para ejecutar las auditorias, considerando su disponibilidad ante proyectos institucionales paralelos. 4. El procedimiento de Auditorias Internas se ajustará a los siguientes tipos de auditoria: Combinada: si se auditan al mismo tiempo varios sistemas de gestión implementados. Conjunta: si en su ejecución intervienen varias unidades administrativas o partes interesadas de un sistema de la Comisión. 5. El equipo auditor tendrá 10 hábiles después de realizada la auditoría para presentar el Informe de Auditoría y el Plan de Mejora al Pleno de la

5 Hoja: 5 Comisión y al Comité de Equidad, en el cual se incluye a los responsables así como las fechas de implementación de las acciones necesarias para corregir las deficiencias detectadas en la auditoría. 6. El equipo auditor tiene la responsabilidad de dar seguimiento al Plan de Mejora y elaborar el informe de cumplimiento respectivo. 7. La documentación que deberá registrarse como evidencia de la auditoría realizada es la siguiente: Programa Anual de Auditorias Internas Actas de apertura y cierre de las auditorias Informe de Auditoria Plan de Mejora 8. El Programa Anual de Auditorías para el Modelo de Equidad de Género será elaborado y contemplará al menos una auditoría por año para calificar su implantación y mantenimiento eficaz. 9. Este programa debe ser aprobado por el Comité de Equidad de Género y se presentará a la aprobación del Pleno de la Comisión con el VoBo de la Coordinación General del Comité de Equidad. 10. Se conformará un equipo evaluador con los integrantes del Comité de Equidad, asegurando que el personal de evaluación sea independiente de la actividad ó área a ser evaluada. 11. El programa de auditorías y el procedimiento se podrá modificar de acuerdo al comportamiento del Modelo de Equidad de Género, y al seguimiento de las auditorías externas. 12. Todos los cambios serán registrados de acuerdo al procedimiento de control de documentos en el formato (ACTDOC03) solicitud de actualización de documentos. 13. La reprogramación de las auditorías las debe realizar la Coordinación General de Equidad de Género. 14. El Comité de Equidad de Género revisará el MEG:2003 como mínimo una vez al año. 15. El/La Coordinador (a) de Equidad de Género elabora el Programa Anual de las Reuniones de Revisión del Modelo de Equidad de Género que se realizará para hacer la revisión al sistema. Los campos obligatorios a tratar son: Política de Equidad de Género.

6 Hoja: 6 Acciones Afirmativas y Acciones a Favor del Personal. Procedimientos. Áreas de Oportunidad y acciones correctivas solventadas. Seguimiento a los acuerdos. En caso de ser necesario, elaborar cambios en los procedimientos del Modelo de Equidad de Género. 16. Los resultados de las auditorías deberán quedar registrados y documentados y serán difundidos al interior de la Comisión a fin de que los responsables de las unidades administrativas evaluadas tomen acciones sobre las áreas de oportunidad encontradas. 17. El informe de resultados de las auditorías, se integrará al informe general de actividades que se presente anualmente al Pleno. 18. La Coordinación General del Comité dará puntual seguimiento a: - Las acciones afirmativas y/o acciones a favor del personal para evaluar su eficacia. - A las acciones correctivas derivadas de las áreas de oportunidad detectadas con los/las responsables involucrados/as.

7 Hoja: 7 ALCANCE Este procedimiento aplica a toda la organización y procesos del Sistema de Gestión de Equidad. ÁREAS INVOLUCRADAS Pleno FUNCIÓN Aprueba el Programa Anual de Auditorías. Aprueba el Informe de Auditoría así como el Plan de Mejora propuesto por el Comité. Coordinador/a del Comité de Equidad de Género Revisa y da el Vo. Bo. a toda la documentación generada para llevar a cabo una auditoría interna. Sub coordinador de evaluación, seguimiento y mejora y de vida familiar y laboral Analiza los resultados de la auditoría interna del Modelo de Equidad de Género. Elabora el programa de auditorias internas y gestiona su realización. Revisa el Modelo de Equidad de Género MEG: 2003 una vez al año para generar la evaluación y diagnóstico correspondiente. Realiza las auditorías internas del modelo a la organización aplicando este procedimiento. Revisa que las listas de verificación aplicables a la auditoría estén elaboradas con base en los requisitos del Modelo de Equidad de Género MEG: Concentra las evaluaciones para su calificación y el registro de resultados. Califica y registra los resultados obtenidos de la auditoría. Unidades administrativas Presentan todas las evidencias que les sean solicitadas para acreditar los puntos del MEG:2003.

8 Hoja: 8 RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No. ACTIVIDAD OBSERVACIONES Act. Sub coordinación de evaluación, seguimiento y mejora y de vida familiar y laboral 1 INICIO Prepara el Programa de Auditorias Internas y envía a la Coordinación General del Comité de Equidad de Género para su revisión y Vo.Bo. Define los objetivos, el alcance y los criterios para las auditorías. Coordinación General del Comité de Equidad de Género 2 Revisa y aprueba Programa de Auditorias Internas y lo presenta al Pleno para su aprobación Pleno 3 Analiza el documento Aprueba el programa NO Regresa al paso 1 SÍ Emite el acuerdo correspondiente dejando constancia en el Acta del acuerdo tomado. Sub coordinación de evaluación, seguimiento y mejora y de vida familiar y laboral 4 5 Propone al Comité el equipo de auditores. Envía a la unidad administrativa que será auditada un memorando en el que se le informará la fecha y hora en que dará inicio la auditoría. Sus miembros serán elegidos acuerdo a la unidad administrativa que se vaya auditar. Por lo menos 10 días hábiles antes de que ésta de inicio. Unidad administrativa auditada 6 Recibe y acusa de recibido. Se presenta la fecha y hora señaladas para tal fin en la Sala de

9 Hoja: 9 Juntas de la Comisión. Equipo auditor 7 Inicia la reunión de apertura con la lectura del acta de inicio en la que cada integrante firmará su asistencia y conformidad. Acta de inicio de auditoría interna. Entrega copia del acta al responsable de la unidad administrativa que será auditada. 8 Aplica el cuestionario matríz de auditoría y evalúa las evidencias contra los criterios de evaluación. FMATAUD-01 FCRIEVAL-02 9 Llena la Carátula de auditoría del Sistema de Equidad de Género, la cual será adjuntada al frente de los documentos que formarán la evidencia de la de la auditoría practicada. 10 Documenta en el reporte de auditoría las áreas de oportunidad, hallazgos y observaciones, si se cumple con los requisitos establecidos, si están en desarrollo o no se están cumpliendo, para que se anoten las no conformidades. 11 Elabora la tabla de resultados, en la que quedan registradas las no conformidades y observaciones derivadas de la auditoría, así como los porcentajes obtenidos en todos los puntos evaluados del modelo. 12 Realiza reunión de cierre de auditoría levantando el acta correspondiente, en la cual se detallan los resultados de la misma. FCARAUD-03 FREPAUD-04 FTABRES-05 Acta de cierre 13 Firman los participantes el acta de cierre y se le entrega su copia al

10 Hoja: 10 De: 13 responsable de la unidad administrativa auditada. 14 Entrega el informe de cumplimiento a la Coordinación General del Comité de Equidad para su análisis y posterior seguimiento. FINFCUM-06 Coordinación General del Comité de Equidad de Género 15 Recibe y analiza el documento. Existen acciones correctivas NO FIN DEL PROCEDIMIENTO Unidad Administrativa auditada Sí Elabora un plan de acciones correctivas para subsanar las no conformidades y observaciones derivadas de la auditoría practicada con fechas compromiso. FPLACCO Envía a la Coordinación General del Comité de Equidad de Género para el seguimiento del cierre de las no conformidades y observaciones. Coordinación General del Comité de Equidad de Género Da seguimiento al cumplimiento de las acciones y los tiempos que la unidad administrativa auditada comprometió para cerrar la auditoría. Emite informe final el cual adjuntará al informe anual de actividades del Modelo que será entregado anualmente al Pleno. Documento DOCGUIA-08 FIN DEL PROCEDIMIENTO

11 Hoja: 11 De: 13

12 Hoja: 12 De: 13 Auditorías Internas Sub coordinación de evaluación, seguimiento y mejora de la vida familiar y laboral Coordinación General del Comité de Equidad de Género Pleno Unidad Administrativa Auditada Equipo auditor A 9 Llena la carátula de auditoría, la cual será adjuntada al frente de los documentos que formarán la evidencia de la auditoría FCARAUD Documenta en el reporte de auditoría las áreas de oportunidad, hallazgos y observaciones, si se cumple con los requisitos establecidos, si están en desarrollo o no se están cumpliendo, para que se anoten las no conformidades FREPAUD Elabora la tabla de resultados en la que quedan registrados los porcentajes obtenido en todos los puntos evaluados del modelo FTABRES-05 C

13 Hoja: 13 De: 13