GUÍA DE APRENDIZAJE. 1. Objetivo general del proyecto:

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1 GUÍA DE APRENDIZAJE 1. Objetivo general del proyecto: Desarrollar e implementar estrategias que mejoren el servicio al cliente con características de calidad y oportunidad. 2. Identificación de la guía de aprendizaje: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización. Fase del proyecto: : Ejecución - Evaluación Duración: horas Modalidad(es) de Formación: b- learning Resultados de Aprendizaje: Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente. 3. Presentación el proceso del soporte documental son los medios en los cuales se contiene la información según los materiales empleados, hablamos de los archivos y su papel en las entidades publicas y privadas que cumplen funciones públicas y que deben elaborar el programa de gestión documental atendiendo al desarrollo integral y sistemático de cada una de sus fases, esto les garantiza y refleja su transparencia en la administración, la simplificación y la eficiencia del estado, los principios económicos pues el programa de gestión documental reducen los costos y la racionalización de los recursos derivados del uso de diferentes tecnologías de información destinados a la implementación del mismo. Así mismo en la aplicación de los principios archivísticos considerados la base del programa de gestión documental y son los principios consignados en la Ley 594 de 2000 concepto del archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio del orden natural. durante el desarrollo de esta guía abordaremos específicamente las fases de consulta, de retención, de recuperación de la información y de disposición final Página 1 de 6

2 4. Planteamiento de las Actividades y Estrategias de Aprendizaje ACTIVIDAD DEL PROYECTO ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE 1. Organizar los documentos generados en la organización, clasificándolos para su preservación y utilizando los recursos tecnológicos, de acuerdo a las normas legales vigentes. 2. Tablas de retención documental: Concepto e importancia. ESTRATEGIAS (DIDACTICAS ACTIVAS) TIEMPO- HORAS Actividad E- A- E DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD PRESENCIA L AUTONOM O VIRTUAL Página 2 de 6

3 Concienciación ( antes de aprender): Redacte un documento de una pagina donde describa desde su punto de vista la importancia de los archivos de una empresa Conceptualización ( mientras aprende) : En este sentido es importante conocer los conceptos básicos de archivo, para este fin presentamos a ustedes la siguiente estructura temática: Conceptos Archivísticos Básicos Desde La Ley 594 De 2000: Qué Es Un Archivo, Qué Es Un Archivo Público, Qué Es Archivo Total, Qué Es Gestión Documental, Qué Es Soporte Documental, Qué Es Documento Original, Qué Es Gestión, Qué Es Soporte Documental. Marco Jurídico: Ley 80 De 1989, Ley 594 De 2000, Ley 1409 De 2010 Principios Generales De La Función Archivística Procesos Archivísticos Estructura De Fondos( Secciones, Subsecciones, Serie, Subserie, Tipos Documentales) Funciones Del Archivo Ciclo Vital Del Documento Tablas De Valoración Documental TVD Tablas De Retención Documental TRD Caducidades Y Prescripciones Para Tiempos De Retención En La TRD Elaboración Y Evaluación Etapa I: Investigación Preliminar Sobre La Institución Etapa II: Análisis E Interpretación De La Información Recolectada Etapa III: Elaboración Y Presentación De Las Tablas De Retención Documental Etapa IV: Aplicación Recepción De Documentos Medios De Recepción Planilla De Registro Y Radicación De Comunicaciones Oficiales (Agn Formato Digital) Planilla De Documentos Informativos Planilla De Documentos Internos Planilla Para Distribución De Correspondencia Externa Recibida Página 3 de 6

4 Directriz De Distribución De Documentos Recibidos Directriz De Distribución De Documentos Recibidos Alistamiento Físico De Los Documentos Enviados Constancias De Envío Etapa Quinta. Seguimiento Y Actualización De Las Tablas De Retención Documental. Promulgación De Acto Administrativo De Adopción E Implementación De Las Trd Diseño De Instructivo Para La Aplicación De Trd Criterios Para La Organización Del Archivo Central Método 1 Método 2 Criterios Para La Organización Del Archivo Histórico Seguimiento Y Actualización De Las Tablas De Retención Documental Plan De Seguimiento De La Aplicación De Las Trd Foliación Sistemas De Ordenación Sistemas De Ordenación Numéricos Sistemas De Ordenación Alfabéticos Sistemas De Ordenación Mixtos Inventario Criterios Para La Realización De Transferencias Documentales Transferencias Primarias Transferencias Secundarias Instrumentos De Consulta Aplicación De Tablas De Valoración Documental Servicios Archivísticos Almacenamiento Y Conservación Seguridad De La Información Sistema Integrado De Conservación Programas De Conservación Preventiva Directrices Para La Disposición Final De Los Documentos Eliminación Selección Microfilmación Digitalización Página 4 de 6

5 Contextualización (después de aprender) 1. Elaborar cuadro sinóptico de la ley 594 de 2000: Categorización, administración y control de archivos. 2.. Taller de interpretación del mini manual de tablas de retención documental expedido por el Archivo General de la Nación (AGN) 3. Diseño tablas de retención documental bajo la herramienta de Excel 5.- Evaluación: Criterios de Evaluación: Aplica las tablas de retención documental y el instructivo, de acuerdo con las normas establecidas y la legislación vigente. Interpreta las directrices para la disposición final de los documentos de archivo según las tablas de retención documental Aplica el código de ética del archivista. Evidencias de Conocimiento: Desarrollar cuestionario sobre la organización de archivos de acuerdo a los lineamientos y disposiciones legales vigentes. Evidencias de Desempeño: Presentación en power point de las TRD, de su Organización económica Didáctica. Evidencia de Producto: flujograma de su Organización Económica Didáctica (O.E.D): soportado con los Formatos de: (Correspondencia recibida, enviada, Correspondencia oficial recibida y enviada, inventario documentos en archivo, formato de salida y entrada de documentos ), donde se evidencia el proceso de correspondencia y archivo, dando cumplimiento al manual de gestión documental y aplicando las TRD en su Organización económica didáctica. 6. Escenarios de aprendizajes, medios y recursos Escenarios de Aprendizaje: Aula de clases, empresas de mensajería, bibliotecas, internet. Medios y Recursos Didácticos: Computador, Video Beam, televisor, videos y material auto formativo. 7. BIBLIOGRAFÍA Guia de Implementación PGD, documento de AGN Página 5 de 6

6 LEY 594 DE 200 Archivo General de la Nación ACUERDO 49DE2000,ArchivoGeneraldelaNación ACUERDO 37DE2002,ArchivoGeneraldelaNación ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS IBEROAMERICANOS.Modelosy PerspectivasdeunaTradiciónArchivística.GrupoIberoamericanode tratamientodearchivosadministrativosg.i.t.a.a.ministeriodeeducacióny Cultura- España- ArchivoGeneral delanación.colombia,bogotá.1996 ARCHIVOGENERALDELANACIÓNDECOLOMBIA.ReglamentoGeneral dearchivos.santafedebogotá,1997. COMPENDIO,NormasTécnicasColombianassobreDocumentación CONDE VILLAVERDE, María Luisa. Manual de tratamiento de Archivos Administrativos.DireccióndeArchivosEstatales.Madrid,1992. CONSEJOINTERNACIONALDEARCHIVOS.NormaInternacionalGeneral dedescripciónarchivística.1995 CORTESALONSO,Vicenta.ArchivosdeEspañayAmérica.Materialespara unmanual. UniversidadComplutense, Madrid, CURSOBÁSICODEADMINISTRACIÓNDEARCHIVOS,MacGrawHill CORRESPONDENCIACOMERCIAL,EditorialNorma LAESTRUCTURADELAORGANIZACIÓN,MELINKOFF, RamónV.:.Universidad Centralde Venezuela, Caracas, LEY594DE2000,ArchivoGeneraldelaNación LOSARCHIVOSYLASNUEVASTECNOLOGÍAS,MinisteriodeCultura, ArchivoGeneraldelaNación,Ed.2001 ORGANIZACIÓNDEARCHIVOS,AdministracióndelaInformación,Editorial Norma 8. CIBERGRAFÍA ab&hl=es&site=&source=hp&q=%e2%80%9cmini+manual+de+tablas+de+retenci%c3%b 3n+documental%E2%80%9D+&pbx=1&oq=%E2%80%9Cmini+manual+de+tablas+de+rete nci%c3%b3n+documental%e2%80%9d+&aq=f&aqi=&aql=&gs_sm=s&gs_upl=1213l1213l 0l3902l1l1l0l0l0l0l369l369l3-1l1l0&bav=on.2,or.r_gc.r_pw.,cf.osb&fp=1c57c6d5762e04e7&biw=1366&bih=667 Página 6 de 6