PROCEDIMIENTO PARA LA CLASIFICACIÓN Y CATALOGACIÓN DE MATERIAL BIBLIOGRAFICO COD LI-P-09. Marinella M. Mengual M. Dir. Biblioteca

Transcripción

1 BIBLIOGRAFICO COD LI-P Documento inicial Marinella M. Mengual M. Dir. Biblioteca Comité del SIGUG Carlos A. Robles J. Rector REV No. DESCRIPCIÓN ELABORÓ REVISÓ APROBÓ FECHA APROBADO: LI-P-09 Página 1 de 15

2 BIBLIOGRAFICO CONTENIDO Pág. 1. OBJETO ALCANCE REFERENCIAS DEFINICIONES PROCEDIMIENTO GENERALIDADES POLÍTICAS DE OPERACIÓN DESCRIPCIÓN DETALLADA AUTORIDAD FORMATOS LI-P-09 Página 2 de 15

3 PROCEDIMIENTO PARA LA CLASIFICACIÓN Y CATALOGACIÓN DE MATERIAL 1. OBJETO Catalogar y clasificar el material bibliográfico de las unidades de información para facilitar la búsqueda y entrega de la información. 2. ALCANCE Aplica a todas las actividades que se desarrollan con todo el material bibliográfico que ingresa a las unidades de información. Este procedimiento inicia con la recepción del material bibliográfico proveniente de almacén, y termina cuando se lleva a la colección correspondiente para ser solicitado por los usuarios. 3. REFERENCIAS Estándares e indicadores de calidad para bibliotecas de instituciones de educación superior. Ley 115 de 1994 Ley General de la Educación Ley 30 de 1992 Reglamenta la Educación Superior Ley 44de1993, Derecho de autor Ley 98de1993, Fomento del Libro Normas Mínimas para sistema de biblioteca e información científica de instituciones de educación superior. Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior. Circular No. 01 del 15 de Diciembre de Políticas Nacionales sobre Calidad en la Educación Superior estándares e indicadores de calidad para bibliotecas de instituciones de educación superior. Reglamento de biblioteca Sistema de Clasificación Decimal DEWEY. Tablas de Cuter Normatividad complementaria para la Catalogación y Clasificación. Resolución 0770 de Por medio de la cual se modifica la resolución 0359 que crea el Sistema Integrado de Gestión para la Calidad de la Universidad de La Guajira (SIGUG) y se regula su funcionamiento y operatividad. Resolución 0359 de Sistema Integrado de Gestión para la calidad de la Universidad de La Guajira (SIGUG), se regula su funcionamiento y operatividad. LI-P-09 Página 3 de 15

4 PROCEDIMIENTO PARA LA CLASIFICACIÓN Y CATALOGACIÓN DE MATERIAL Ley 87:1993. Por la cual se establecen normas para el Ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del estado. Ley 872:2003. Por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad. 4. DEFINICIONES Base de datos. Es el conjunto de datos organizados para su almacenamiento en la memoria de un computador, diseñado para facilitar su actualización, búsqueda y acceso de una forma estándar y rápida. Bolsillo: Es un corte trasversal de una hoja la cual se coloca en el interior de la tapa final del libros para insertar la ficha de préstamo. Catalogación. Es la operación encargada de escoger todos aquellos elementos que posibiliten la identificación precisa y formal de cada documento en una colección determinada. Ficha bibliográfica. Es una ficha pequeña, destinada a anotar exclusivamente los datos de libros, documentos, tesis o artículos (número topográfico, clave de autor, autor, traductor, título, edición, ciudad de publicación, editorial, año de publicación, pagina, ilustración, ISBN, / ISSN, descriptores.) para situarla en los ficheros o en las bases de datos. Formato MARC. Un registro MARC es un registro catalog3ráfico legible por máquina (MAchine- Readable Cataloging). Legible por máquina" significa que un tipo particular de máquina, una computadora, puede leer e interpretar los datos contenidos en un registro catalográfico. ISBN sigla de International Estándar Boock Number, es el número internacional normalizado para libros Rótulos: Es un pequeño letrero que contiene el número topográfico y número de ejemplar, que se coloca en el lomo del libro para identificarlo. Sistema de clasificación decimal DEWEY. Normas de catalogación: Es un sistema de clasificación de estructura jerárquica está compuesto por categorías y subcategorías que se organizan en forma de árbol, formándose divisiones y subdivisiones que dependen unas de otras. Tablas de cutter. Normatividad complementaria para la Catalogación y Clasificación. Una tabla codificada para el establecimiento de las signaturas libreticas. Se obtiene combinando las primeras letras del apellido del autor con un número tomado de la tabla numérica del Cutter. LI-P-09 Página 4 de 15

5 PROCEDIMIENTO PARA LA CLASIFICACIÓN Y CATALOGACIÓN DE MATERIAL Código de autor o de título (Cutter): Es el símbolo que permite diferenciar varias obras del mismo tema escritas por diferentes autores. El código ocupa el tercer renglón de la signatura. Ejemplo: Gómez G633 THESAURUS. Definición de términos. Un tesauro es una lista que contiene los "términos" empleados para representar los conceptos, temas o contenidos de los documentos, con miras a efectuar una normalización terminológica que permita mejorar el canal de acceso y comunicación entre los usuarios y las Unidades de Información Aunque en la práctica tradicional se habla de Unitérminos, en la actualidad se ha efectuado grandes variaciones dando incorporación a términos o descriptores compuestos, es decir, descriptores que se componen de dos o más palabras. Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Nota. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo. MECI 1000:2005. Modelo Estándar de Control Interno NTCGP 1000:2009. Sistema de Gestión de la Calidad. SIGUG. Sigla utilizada para identificar el Sistema Integrado de Gestión de Calidad de la Universidad de La Guajira. UG. Sigla de Universidad de La Guajira. 5. PROCEDIMIENTO 5.1. GENERALIDADES El procesamiento Técnico de los libros se hará basado en las normas internacionales de Bibliotecología, para lo cual se requiere que el personal que trabaja en la biblioteca tenga el conocimiento la capacitación y las actualizaciones especificas requeridas para poder realizar el trabajo de clasificación y catalogación respectiva. La Directora de Biblioteca es responsable por la implementación y divulgación de este procedimiento a todo el personal de la Universidad de La Guajira, para su respectiva aplicación y cumplimiento. Así mismo, debe verificar permanentemente que se cumplan los lineamientos especificados en éste POLÍTICAS DE OPERACIÓN Para la clasificación y catalogación de los materiales bibliográficos que ingresen a las unidades de información es necesario que se utilicen Las tablas de Cutter, el sistema de Clasificación decimal Dewey, Lista de Encabezamiento de materia, y Thesaurus LI-P-09 Página 5 de 15

6 PROCEDIMIENTO PARA LA CLASIFICACIÓN Y CATALOGACIÓN DE MATERIAL Toda la información será registrada directamente en el software Alep 500, bajo formato Marc. A cada libros se le debe asignar número de inventario LI-P-09 Página 6 de 15

7 5.3. DESCRIPCIÓN DETALLADA 1. Se reciben materiales bibliográficos 2.Identificación y trabajo con sistema de clasificación del acervo bibliográfico Almacén envía los libros u otro tipo de información bibliográfica a las unidades de información quienes verifica el estado y la cantidad de los mismos, según acta de entrega La biblioteca Nellit Abuchaibe Abuchaibe identifica y trabaja el acervo bibliográfico a través del sistema de clasificación decimal Dewey. Este sistema permite clasificar las colecciones en 10 áreas del conocimiento y se constituyen así: 000-Computadores,información y obras generales 100-Filosofia y Psicología 200- Religión 300-Ciencias sociales Lingüística 500-Ciencias y Matemáticas 600-Tecnología 700-Arte y Recreación 800-Literatura 900-Historia y geografía Estas a su vez se subdividen en sub áreas como lo especifica el mismo sistema de clasificación. Directores de Unidades de Información y Coordinador y Auxilia de procesos Técnicos Directores de Unidades de Información y Coordinador y Auxilia de procesos Técnicos De acuerdo a compras Según la ocurrencia Acta de entrega sistema de clasificación decimal Dewey X LI-P-09 Página 7 de 15

8 3.Descripción Bibliográfica En este proceso se describe la característica y los datos de cada uno de los documentos, cada uno de ellos describen un aspecto especial, este varía de acuerdo al tipo de material y sirven de pautas para el acceso a la información, este conjunto de datos, las normas para su aplicación es lo que se conoce como las ISBD (International Standard Bibliographic Description) Descripción bibliográfica internacional estandarizada. Áreas de descripción bibliográfica: Área de título y mención de responsabilidad Área de edición Área publicaciones y/o distribución Área de descripción física Área de serie Área de notas Área de ISBN Directores de Unidades de Información y Coordinador y Auxilia de procesos Técnicos Según la ocurrencia sistema de clasificación decimal Dewey LI-P-09 Página 8 de 15

9 Para catalogar un libro, lo primero que se tiene en cuenta es la entrada principal, normalmente la constituye el autor de la obra, esta es la persona o entidad responsable del contenido intelectual de la obra, cuando es una sola persona se denomina autor individual, cuando es escrita por dos o más personas se les denomina coautores. 4.Catalogacion del Documento Después de la mención de responsabilidad se registra el título. La edición es la segunda área, si no trae edición se omite este campo, la palabra edición se escribe en forma abreviada. Coordinador de procesos Técnicos Según la ocurrencia La tercera área es el pie de imprenta conformada por el lugar de publicación, el nombre de la editorial, la fecha de publicación, estas tres áreas constituyen el primer párrafo de la catalogación. LI-P-09 Página 9 de 15

10 Posteriormente se inicia el segundo párrafo que involucra el área de colocación, es decir el número de página y la ilustración si las hay y el área de la serie. El tercer párrafo, lo constituye el área de notas, esta es complementaria porque no todos los libros la requieren, sino aquellos que tienen características especiales, cada nota requiere un párrafo aparte y se escriben en letra mayúscula ej. Fotocopia, texto en inglés. El último párrafo lo forma el ISBN sigla de International Estándar Boock Number, es el número internacional normalizado para libros, este dato aparece en el dorso de la portada; Además de esto se deben extraer los descriptores o palabras claves que identifican los temas de que trata el recurso bibliográfico, para esto se utiliza el titulo, la tabla de contenido confrontándola con las listas de autoridades Coordinador de procesos Técnicos Según la ocurrencia LI-P-09 Página 10 de 15

11 5.Clasificación de Documentos Se inicia el análisis de los recursos bibliográficos bajo los parámetros de sistema de clasificación decimal Dewey se le asigna el número de clasificación. Para esta clasificación se busca la disciplina y el número en las tablas, si no se encuentra, se busca por el termino más general, también puede realizar la búsqueda de la materia requerida en el índice relativo, se le llama así porque relaciona temas con disciplina, muchos términos pueden usarse en diversas disciplina con sentido diferente. Igualmente después de encontrar el número de clasificación al que pertenece, se le agrega el número de la clave de autor, de acuerdo a los lineamientos de las tablas de Cutter. Coordinador de procesos Técnicos Según la ocurrencia una vez analizada esta información se procede anotar estos datos en la parte superior en la contraportada del libro, revista o tesis o en la parte de afuera cuando se trate de cd y el número de ejemplar que le corresponde LI-P-09 Página 11 de 15

12 Con esto se permite diferenciar varias obras del mismo tema pero escrito por diferentes autores. Esta clave se obtiene combinando las primeras letras del apellido del autor con un número tomado de la tabla de Cutter. Se busca el apellido del autor en orden alfabético en caso de no aparecer se busca el nombre que iría previo a dicho apellido alfabéticamente, se combina la letra inicial del apellido del autor Ej Gómez G533 La signatura topográfica está conformada por: 1.Colección R 2Número de clasificación Codigo / clave de autor o de Titulo G Número de ejemplar 1 Según la ocurrencia LI-P-09 Página 12 de 15

13 Registro y control de las publicaciones Toda la información anterior de libros se registra en el software Aleph 500 de acuerdo a la parametrización. Las publicaciones Seriadas o Revistas igualmente se registran en el software Aleph 500, se le realiza un procesamiento técnico; se organizan en el estante en la sección de Hemeroteca en sus respectivas cajas en orden alfabético debidamente rotuladas y se publica mensualmente un listado de las revistas ingresadas a la biblioteca por distintos conceptos, donadas suscripción o canje. Los trabajos de grado están clasificados por un código asignado internamente seguido el año registrado como fecha de grado y clave de autor de acuerdo a las tablas de Cutter así: Administración de Empresas 10 Ingeniería Industrial 11 Lenguas Modernas 12 Ingeniería Ambiental 13 Etnoeducación 14 Trabajo Social 15 Contaduría Pública 16 Acuicultura 17 Pedagogía Infantil 18 Artes Visuales 19 Regencia en farmacia 20 Distribución Comercial 21 Ingeniería de Sistema 22 Coordinador y auxiliar de procesos Técnicos LI-P-09 Página 13 de 15

14 Las tesis de posgrados reciben el mismo tratamiento de clasificación que los libros LI-P-09 Página 14 de 15

15 PROCEDIMIENTO PARA LA CLASIFICACIÓN Y CATALOGACIÓN DE MATERIAL 6. AUTORIDAD Son responsables por el correcto desarrollo del proceso, en cada una de sus etapas: Coordinador y auxiliar de procesos técnicos 7. FORMATOS Registros de libros clasificados y catalogados. LI-P-09 Página 15 de 15