DIVISIÓN DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA. 29 de abril de 2013 DCA-0947

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACION ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No Licenciada Gabriela Espinoza Meza Directora General de Informática Ministerio de Hacienda Fax de abril de 2013 DCA-0947 Estimada señora: Asunto: Se autoriza al Ministerio de Hacienda a contratación de manera directa a la empresa Ideas Gloris, S.A., por un plazo de 12 meses para el servicio de Custodia y Resguardo de información para la continuidad del negocio por medio de un sitio alterno para el Centro de Procesamiento de Datos del Ministerio de Hacienda, por un monto mensual de $261, Damos respuesta a su oficio número DGI , de fecha 13 de febrero de 2013, adicionado por medio de los oficios DGI del 20 de marzo de 2013 y DGI del 12 de abril de 2013, mediante los cuales solicita a este órgano contralor la autorización que se detalla en el asunto. I. Antecedentes y justificación de la solicitud 1. El Ministerio de Hacienda suscribió con la empresa Ideas Gloris, S.A. el contrato MH , cuyo costo actual corresponde a $ ,00 mensuales, su equivalente anual a $ ,00. De acuerdo con la cláusula sétima del contrato, referente a la vigencia, se tiene que el plazo de la relación contractual con la empresa Ideas Gloris, S.A. venció el 21 de abril del Con respecto a la antecedentes de la contratación de la empresa Ideas Gloris, S.A - Contrato MH , son los siguientes: El edificio Efitec se compone de dos edificaciones construidas para oficinas y ninguna fue conceptualizada como un centro de procesamiento de datos (CPD), pese a lo anterior en el año 1994 el primer piso fue acondicionado para albergar un Datacenter con equipos de tipo Mainframe, siendo que, con el transcurrir de los años el área destinada como centro de cómputo se ha ido remodelando y ajustando para ambientes computacionales y de comunicaciones teniéndose racks o gabinetes con servidores, racks de equipos de comunicación así como de cableado estructurado, así mismo se ha cambiado la infraestructura de piso falso y pese a que se han hecho esfuerzos importantes, las edificaciones presentan riesgos es por esto que la Dirección General de Informática desarrolló un Estudio Preliminar Sitio Alterno para el Procesamiento de Datos del Ministerio de Hacienda.

2 2 Con este estudio se permitió definir las actividades preliminares de la etapa de Formulación del Proyecto de contratación de un Sitio Alterno de Procesamiento de Datos para el Ministerio de Hacienda, logrando determinar la viabilidad social, técnica, económica, legal y estimación de tiempo. Siendo que, al ser analizados los diversos factores de riesgo como parte del Plan Estratégico de Tecnologías de Información de la DGI para el año 2008, se propuso como proyecto estratégico del área de infraestructura el diseño e implementación de un Modelo de Continuidad del Negocio, cuya finalidad es garantizar a los usuarios internos y externos del Ministerio servicios ininterrumpidos de alta calidad, considerando el diagnóstico de la primera fase concluida en diciembre del Este estudio dio como resultado la necesidad de arrendar un Centro de procesamiento de Datos, para atender las necesidades de ese momento, dando inicio a la contratación. Dicho proceso, generó un trámite licitatorio mediante Licitación Pública 2008LN , denominada servicio de custodia y resguardo de la información para la continuidad del negocio, por medio de un sitio alterno para el centro de procesamiento de datos del ministerio de hacienda. Concluyendo con el contrato No MH firmado con la empresa IDEAS GLORIS, S.A. (CODISA). Posteriormente y debido a que la infraestructura tecnológica es muy cambiante, además de que se generan más necesidades de esta índole a nivel institucional, los escenarios de la contratación realizada variaron, por ello, fue necesario realizar una ampliación a la contratación original para atender los nuevos requerimientos institucionales. El 19 de diciembre de 2008 se firmó el contrato n MH El 13 de febrero de 2009 se firmó la adenda N 1 al contrato No MH Mediante oficio (DCA-1077) del 03 de abril del 2009 la Contraloría General de la República concedió el refrendo al contrato n MH y a la adenda n 1. El 1º de febrero de 2010 se firmó adenda n 2 al contrato n MH El 18 de mayo del 2010 la Contraloría General de la República, concedió el refrendo a la adenda n 1 al contrato MH y a la adenda n 2 3. En relación con la no aplicación de los numerales 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, la Administración manifestó lo siguiente: En atención a la consulta planteada, se procede a indicar que no se aplica el numeral 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, debido a que la Administración en su momento solicitó para la Licitación Pública N 2008LN , correspondiente al Servicio de Custodia y resguardo de la información para la continuidad del negocio, por medio de un Sitio Alterno para el Centro de Procesamiento de Datos del Ministerio de Hacienda, una ampliación contractual del 50% acorde con los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, dicha ampliación se tramitó mediante Addendum No.2 al Contrato MH (DGI), el cual se refrendó mediante oficio No (DJ ) en fecha 18 de mayo del (Ver anexo 1) Por lo anterior, vale citar que la Administración requiere contratar directamente; no se está solicitando el permiso para una ampliación contractual, debido a que la única ampliación que por ley se puede realizar, ya fue ejecutada mediante la Adenda No. 2 de cita.

3 3 4. Respecto a la razonabilidad del precio, señala la Administración: [ ] como se demuestra en el anexo #22 del oficio DGI , esta Dependencia solicitó distintas cotizaciones a empresas que eventualmente pudieran brindar un servicio similar, más no en idénticas condiciones a las que ofrece la empresa Ideas Gloris S.A. Posteriormente se procedió a comparar los precios, los escenarios, las condiciones técnicas en que se obtendría el servicio, y se concluyó que la mejor relación precio/servicio, ajustado a las necesidades que presenta la Administración es la de la empresa Ideas Gloris S.A. [ ] Sí al comparar los precios de la mejor oferta, comprobamos que es el mismo precio que el de los sujetos de análisis con características un poco más bajas y que se reduce aún más luego de la negociación con la empresa Ideas Gloris S.A., no puede menos la Administración que admitir que el precio cobrado es razonable, en el sentido de que es inferior a los precios de lista de posibles proveedores similares operando en el mismo mercado. [ ] Es importante destacar que el pago de mensualidad de la contratación vigente es de $224, mientras que mensualidad de la contratación a realizar es de $261, lo que significa en términos porcentuales de un aumento del 14% lo cual es razonablemente aceptable luego del periodo transcurrido de cuatro años; en este sentido es importante acotar nuevamente que el aumento promedio por servicios eléctricos provistos por la CNFL ha sido de 22.5%. 5. En cuanto a los servicios que serán prestados por la empresa Ideas Gloris, la Administración detalla los siguientes, los cuales corresponden a los mismos que fueron brindados mediante el contrato que venció el 21 de abril de 2013: Espacio Físico Nueva contratación 1) Es un espacio cerrado y de uso exclusivo para El Ministerio de Hacienda, donde se pueden ubicar un máximo de 40 Racks de hasta 42U (unidades de altura para gabinetes). (2) Se incluyen hasta 40 Racks de 42U (unidades de altura para gabinetes), para uso discrecional del Ministerio de Hacienda, con su respectivo PDU, para la alimentación eléctrica de los equipos a instalar. El Ministerio de Hacienda tiene disponible los Racks, PDU s, instalación eléctrica y de comunicaciones. (3) Incluye el cableado estructurado, mínimo categoría 6. (4) Cada Rack está alimentado por un circuito eléctrico (de 110v, 220v o 208v dependiendo de las necesidades del equipo) y respaldados por una UPS. La carga máxima por Rack es de 5000W o en su defecto una carga total de la sala completa de hasta 200,000 W. (5) Posee una canastilla aérea interconectando todos los Racks, para ubicar el cableado de datos. (6) Cuenta con un sistema de climatización que mantenga la temperatura entre los 18 C y 25 C, y la humedad relativa entre el 40% y 55%. (7) El cableado eléctrico debe instalarse en canastas separadas al cableado de datos, ambos en forma aérea. (8) El piso debe soportar al menos 1,250 kilogramos por metro cuadrado. (9) El sitio debe haber sido construido utilizando materiales retardantes al fuego. (10) Cuenta con redundancia geográfica al utilizar dos rutas diferentes para datos hasta el ingreso del edificio. El Ministerio de Hacienda será el responsable de contratar las líneas de telecomunicaciones con las empresas que brinden dicho servicio. Área para personas. Tres cubículos una sala de reuniones para 6 personas y espacio para rack de comunicaciones. Este servicio se refiere al espacio necesario para las personas y conexiones requeridas para operar el Centro de Datos en su ubicación actual. Este servicio es igual en cantidad y calidad al que se recibe actualmente.

4 4 Capacidades de procesamiento Nueva contratación Servicios de solución de procesamiento necesarios. Este servicio se refiere a la administración de la solución instalada en los servidores provistos por Ideas Gloris. Infraestructura de Servidores Blade 4 enclousures M1000e. 56 Servidores Blade marca Dell modelo M switches de LAN (8 Power Connect M6220, 8 Cisco Catalyst WS-CBS3032-DEL). 8 fabric de San (Brocade 4424). 1 Switch PowerConnect M6224. Servicio de collocation u hospedaje de procesamiento, incluyendo el equipamiento (servidores y equipos de comunicación). Este servicio se refiere a 56 servidores y 2 equipos de comunicaciones que se encuentran funcionando como parte de la contratación. Actualmente tienen instalados los sistemas que dan soporte a servicios críticos del Ministerio como compras electrónicas con el sistema CompraRed o gestión aduanera con el sistema TICA Servidores Dell M610 Cincuenta y seis servidores tipo Blade DELL M610 cada uno con las siguientes características: o Dos procesadores Intel Xeon X5560 Quad-Core de 2.8 GHz. o o o 48 GB de memoria RAM. 4 puertos de red de 10 Gb/s Puerto administrativo Este servicio es igual en cantidad y calidad al que se recibe actualmente. Equipos de comunicación LAN Marca Dell Modelo M6220: 20 puertos de conmutación Gigabit Ethernet (16 internos, 4 externos) 10/100/1000BASE-T de detección automática Módulos de enlace ascendente 10 Gigabit Ethernet (opcional) Módulo de apilado de 48 Gbps (opcional) Auto-gestión de velocidad, modo dúplex y control de flujo MDI/MDIX automático Duplicación de puertos Duplicación de puertos basada en el flujo Control de tormentas de difusión Estructura de switch de 128 Gbps de capacidad Este servicio es igual en cantidad y calidad al que se recibe actualmente. Equipos de comunicación LAN Cisco puertos de conmutación Gigabit Ethernet de detección automática 10/100/1000BASE-T (16 internos y 4 externos) 4 puertos Gigabit Ethernet conectables con diseño pequeño (SFP) (usan los módulos del convertidor TwinGig de Cisco incluidos en las ranuras X2)

5 5 Un puerto de consola externo Estructura de switch de 48 Gb/s de capacidad Tasa de reenvío basada en paquetes de 64 bytes; hasta 36 millones de paquetes por segundo (mp/s). Hasta direcciones MAC Unidades de transmisión máxima (MTU) de hasta bytes (tramas gigantes) DDR SDRAM de 256 MB Memoria flash de 64 MB Velocidad de reenvío de 95 Mbps Hasta direcciones MAC 256 MB de SDRAM de CPU 32 MB de memoria flash Este servicio es igual en cantidad y calidad al que se recibe actualmente. Equipos de comunicación LAN Dell M6224: 24 puertos de switch Gigabit Ethernet 10/100/1000BASE-T de detección automática 4 puertos combo SFP para ofrecer compatibilidad con medios de fibra Módulos de enlace ascendente 10 Gigabit Ethernet (opcional) Módulo de agrupamiento a 48 Gbps (opcional) Negociación automática de la velocidad, modo dúplex y control de flujo MDI/MDIX automático Duplicación de puertos Duplicación de puertos basada en flujos Broadcast Storm Control Capacidad de estructura de switch a 136 Gb/seg. Velocidad de reenvío de 95 Mbps Hasta direcciones MAC 256 MB de SDRAM de CPU 32 MB de memoria Flash Switch capa 3. 10/100/1000BASE-T auto-sensing Gigabit Ethernet switching ports 4 SFP combo ports para soporte de Fibra 10 Gigabit Ethernet uplink módulos Auto-negotiation de velocidad, duplex mode y flow control Auto MDI/MDIX Port mirroring o Flow-based port mirroring o Broadcast storm control o sflow o iscsi Auto Configuration. Este servicio es igual en cantidad y calidad al que se recibe actualmente.

6 6 Solución para el Core de Comunicaciones Switches Core Cisco Catalyst 6513 Se incluyen Dos (2) Switches Cisco Catalyst 6513 que se utilizan para conformar el Core de comunicaciones del Ministerio de Hacienda en el Centro de Datos de Ideas Gloris. Cada uno de estos Switches posee las siguientes características: 1 tarjeta supervisora modelo SUP-7203B 2 módulos de 48 puertos 10/100/ fuentes de poder de 4000w Este equipo cuenta con un espacio de crecimiento para módulos o tarjetas adicionales, el cual podrá ser utilizados con equipo del Ministerio de Hacienda, previa coordinación y verificación del cumplimiento de las garantías del equipo. Adicionalmente se incluyen 2 tarjetas supervisoras modelo SUP-7203B las cuales se ubican en el Centro de Datos del Ministerio de Hacienda en las oficinas de la Dirección General de Informática para establecer los canales de comunicación redundantes. Este servicio es igual en cantidad y calidad al que se recibe actualmente. 6. Los resultados del estudio de mercado son los siguientes: Principales características Fuente obtención de información Categoría (Tier) según Uptime Institute Certificación de Operación Redundancia (N= sin respaldo, N+1= 1 respaldo, N+2=2 respaldos, 2N+2= dos normales + 2 respaldos) ADN American Grupo Ideas Gloris Solutions Data Electrotécnica Clasificación del CPD No No certificado TIER 3 TIER 2 certificado No No No Certificado M&O (Management & certificado Certificado Operation) Uptime Institute N+1 N+1 N+1 N+1 Disponibilidad (en operación) 99,75% NI 99,67% 99,671% Probabilidad de horas fuera de 22 NI servicio al año Año de construcción/ NI NI inauguración Cumplimiento de no tener SI SI SI SÍ ventanas al exterior Entrada Única SI SI SI SÍ Paredes internas Hierro con revestimiento de gypsum Hierro con revestimiento de gypsum Concreto/Acero Hierro con revestimiento de gypsum Paredes cortafuego y retardantes SI SI SI SÍ

7 7 Principales características ADN American Grupo Ideas Gloris Solutions Data Electrotécnica Niveles de seguridad (# de ANILLOS puertas antes de datos) Metros de altura del piso al 3 3 2,5 3 techo Kg/m2 resistencia losa de piso NI NI 200 Kg Kg. Sala exclusiva para datos del Ministerio de Hacienda Precio mensual 40 rack, ,000 24, , ,000 Kw (US$) Capacidad en KVA por rack 1,5 NI NI 5 Disponibilidad inmediata de NO NO NO SÍ Salas Exclusivas Seguridad en el edificio 24/7/365 24/7/365 24/7/365 24/7/365 Accesos biométrico SI NO NO SI Personal dedicado para SI SI SI 24/7/365 monitoreo de infraestructura Edificio para gente (People Space) Espacio para gente en el CPD SI NO SI SI Edificio Clase A NO SÍ SÍ SÍ Muro perimetral NO NA SI SI Telecomunicaciones Cantidad de carriers vía Fibra Múltiples 1 Múltiples Múltiples Redundancia de Fibra por SI SI SI SÍ carrier Cuenta con MDA (Main NI NI SI SÍ Distribution Area) redundante Cantidad de carriers vía Múltiples 0 0 Múltiples inalámbrica Cantidad de Fibra Monomodo Múltiples Múltiples Múltiples Múltiples hacia los racks Cantidad de Fibra Multimodo Múltiples Múltiples Múltiples Múltiples hacia los racks Cantidad de Cobre hacia los NI NI 1 Múltiples racks Sistema Eléctrico Generador exclusivo del Data SI SI SI SI Center Sistema de ductobarra para SI NO SI SI distribución eléctrica Cantidad de circuitos activos por server (o rack) Aire acondicionado Tonelaje de aire para sala NI NI Ni 54 Ton. privada Pasillos fríos / pasillos NO NO SI SI calientes Sistema supresión de incendios Sistema Limpio de Supresión SI SI SI SI de Incendios Sistema de detección temprana SI SI SI SI

8 Principales características ADN Solutions 8 American Data Grupo Electrotécnica Ideas Gloris de incendios Rociador de Agua NO NO NO NO NI: NO INDICA NA: NO APLICA Adicionalmente se incluyen servicios de soporte a la plataforma brindada los cuales consisten en: Servicios de Soporte (1) Se incluye un soporte 24X7 de la plataforma de hardware descrita anteriormente con plazos de atención y reparación no mayor de 6 horas. (2) Se incluye el servicio de monitoreo proactivo de la plataforma de servidores en tiempo real, el cual deberá llevar a cabo específicamente las siguientes tareas: Control de incidentes y problemas asociados a toda la plataforma disponible. Monitorear la disponibilidad de los componentes. Medición de la capacidad de los recursos. Registro y reporte de toda actividad monitoreada de la plataforma y entrega de un reporte mensual del estado de salud de la plataforma de servidores. (3) Los aspectos generales a monitorear en cada servidor incluyen, capacidades, utilización y rendimientos de los procesadores, memoria, discos duros, I/O. La información del uso de estos componentes se presentarán en reportes en forma gráfica. Y se incluirá al menos: Métricas de CPU: Utilización de CPU utilizando por sistema. Utilización de CPU tanto globalmente como por procesador en sistemas de multiprocesador. Cuentas de llamadas a sistemas Deberá proporcionar las siguientes métricas de I/O: Lecturas y escrituras físicas por disco y file System Capacidad de files system Utilización de file system Reportar actividad de disco por razones (Rates) de I/O, longitud de colas tanto por disco, file system o volumen lógico. Métricas de memoria: Razones (Rate) de paging Page in y page out Porcentaje de la memoria física disponible utilizada por sistema y procesos de usuario Memoria física, disponible y libre Fallas de páginas Operaciones de I/O de swap Métricas de Red: Paquetes de entrada Paquetes de salida

9 9 Colisiones Errores (4) Se asignara todos los recursos necesarios para entregar el servicio de monitoreo, ya sean recursos humanos, software, o hardware. (5) Gestión de incidentes y problemas asociados con la plataforma de servidores La gestión de incidentes se realiza a través de un centro único de recepción de llamadas. Se lleva a cabo toda la documentación, categorización, escalamiento, seguimiento, y cierre de los casos de incidentes y averías. Como parte del proceso se entregarán reportes mensuales de la actividad realizada. Se incluye además la Gestión de Problemas, el cual se enfoca en el análisis constante de los incidentes reportados para identificar las causas que han ocasionado incidentes repetidamente y proponer cambios que minimicen la reincidencia de estos casos. (6) Se incluye el soporte en un modelo por demanda, de especialistas en la plataforma dinámica entregada para la atención de cualquier incidente o problema asociado a la herramienta: Descripción del modelo de soporte: a. El soporte especializado se prestará con un horario de lunes a sábados de las 8:00 a las 20:00 horas. b. El soporte especializado se ofrece mediante los siguientes canales de atención: i. Atención de consultas a especialistas vía telefónica. ii. iii. Atención de consultas a especialistas vía correo electrónico Soporte técnico de especialistas en sitio para la atención de problemas o incidentes asociados con la plataforma. c. Se entregará el soporte especializado de acuerdo con un procedimiento que se acordará entre ambas partes. d. El tiempo máximo de atención de una solicitud de soporte se establece de acuerdo a los siguientes niveles de servicio: Nivel del Servicio Descripción Tiempo primer contacto 1- Crítico La falla ha causado una completa e inmediata paralización de los servicios prestados. No está disponible una solución temporal. 2- Urgente Las funciones de la plataforma dinámica objeto de esta oferta están severamente degradadas, múltiples usuarios finales son impactados. Una solución temporal puede estar disponible, sin embargo la solución no es fácilmente sostenible. De 1 a 2 horas. De 2 a 4 horas.

10 Nivel del Servicio 10 Descripción Tiempo primer contacto 3- Importante Las funciones de las plataforma dinámica objeto de esta oferta están degradadas generando tiempos de respuesta superiores a los que se presentan bajo una operación normal. Una solución temporal puede estar disponible. 4- Bajo Un incidente que tiene un pequeño impacto en los servicios provistos y puede ser manejado en forma planificada. Una solución temporal está disponible, pero no constituye resolución para propósito del nivel de servicio. D- Monitoreo Caso de control de actividades. No afecta la producción. De 4 a 6 horas. De 6 a 8 horas. De 8 a 12 horas. E- Información Solicitud de información. De 12 a 16 horas. e. Se entregará mensualmente un informe de los servicios de soporte realizados. f. El alcance del soporte de especialistas es para efecto de solucionar inconsistencias y atender y corregir problemas únicamente relacionados con el funcionamiento propio de la plataforma dinámica que se entrega. II. Criterio de la División El artículo 182 de nuestra Constitución Política, establece un régimen para regular la actividad contractual del Estado, siendo uno de sus componentes principales que las contrataciones públicas deben basarse en procedimientos concursales ordinarios. No obstante, a que dichos procedimientos son la regla, hay excepciones en las que el interés público no se ve satisfecho recurriendo a un método ordinario de contratación administrativa. Por lo que, la normativa en materia de contratación administrativa ha establecido una serie de causales por medio de las cuales se faculta a la Administración Pública a contratar con carácter excepcional, separándose de la aplicación de los procedimientos ordinarios. Dentro de los supuestos de excepción, se encuentra lo dispuesto en el numeral 2 bis inciso c) de Ley de Contratación Administrativa y 138 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. De acuerdo con los indicados numerales es posible autorizar una contratación directa por parte de este órgano contralor, cuando existan razones suficientes para considerar que éste constituye el mejor medio para la debida y oportuna satisfacción del interés público. En estos casos, la Contraloría General debe hacer un análisis de las condiciones y razonamientos que la Administración señala, a efectos de determinar la existencia de motivos suficientes que justifiquen

11 11 obviar los procedimientos contractuales ordinarios y determinar que con ello se constituye la mejor vía para la satisfacción del interés público. Así las cosas, en virtud de las justificaciones y antecedentes que rodean la solicitud bajo estudio y de acuerdo con los principios que rigen la materia de contratación administrativa, hemos de manifestar que de la relación de los artículos 2 bis, inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa, 138 y 139 de su Reglamento, tenemos que la Contraloría General puede autorizar, mediante resolución motivada, la contratación directa cuando existan razones suficientes para considerar que es la mejor forma de alcanzar la debida satisfacción del interés general, o de evitar daños o lesiones a los intereses públicos. En el caso particular, estima este órgano contralor que resulta justificado que el Ministerio de Hacienda cuente con un sitio alterno para el Centro de Procesamiento de Datos de dicho Ministerio, en resguardo de la plataforma tecnológica que da soporte a los sistemas de información de las distintas dependencias, lo cual resulta trascendental para los servicios que son brindados por el Ministerio de Hacienda al país y por lo tanto en la protección del interés público. En este orden de ideas, el interés público se ve plasmado en las funciones tan significativas que debe llevar a cabo dicho Ministerio, entre las cuales se encuentran la administración tributaria y aduanera, la recaudación de todos los impuestos, tasas, contribuciones, en general de todos los ingresos públicos, la administración de la caja única del Estado, del presupuesto y la contabilidad pública, entre otras, las cuales sin lugar a dudas tienen efectos sustanciales a nivel social, por lo que cualquier falla en los sistemas utilizados por la entidad púbica para ejecutar sus funciones se traduciría en un considerable perjuicio para el país, de ahí la importancia de que se tenga un sitio alterno de protección de información. Al respecto, de acuerdo con la información suministrada por la Administración, la plataforma tecnológica ubicada en el Centro de Procesamiento de Datos de Ideas Gloris alberga los siguientes sistemas y servicios: Aplicaciones y Bases de Datos Sistema de Consolidación de Cifras Sistema de Exonet Correo Electrónico Autoridad Certificadora Extranet de Aduanas Sistema Sibinet Sistema de Cartica Sistema de SITI Control de Transportes Portal Hacendario Actual Sistema Cevcoh Sistema Comprared Sistema Consulta pagos Sistema Van TICA (mensajería de DUAS e Imágenes) Nuevo Portal Hacendario Sistema Integra Hacienda - MEP Comunicaciones Unificadas Van Hacendaria Sistema Tesoro Digital Sistema TICA Sistema Factura Digital Estado En fase de desarrollo En fase de implementación En fase de implementación En fase de implementación En fase de implementación

12 12 Aplicaciones y Bases de Datos Sistema Declaraciones Informativas Sistema SIC Sistema Intranet Ministerial Sistema GTE Sistema CCF Sistema Integra Hacienda MEP Ambiente de desarrollo y Calidad Sistema Escuela Hacendaria Sistema Sintel Sistema Integra Sistema TICA Sistema de Video Conferencia Sistema Tesoro Digital Sistema Siccnet Sistema Tributación Directa Sistema Tributación Digital Sistema Conectividad (con Bancos para el pago de impuestos) Sistema Comunicaciones Unificadas Estado En fase de implementación En fase de implementación Aunado a lo anterior, se debe tomar en consideración el hecho de que el contrato suscrito entre el Ministerio de Hacienda con la empresa Ideas Gloris para la prestación de los mismos servicios que son objeto de la presente autorización, tenía como fecha de vencimiento el día 21 de abril de 2013, lo cual trae como consecuencia que exista una premura por parte de dicho Ministerio de suscribir un nuevo contrato para contar con un sitio alterno que custodie y resguarde la información contenida en su Centro de Procesamiento de Datos, lo cual resulta de primera necesidad en virtud de la función primordial que desempeña este sitio alterno en la resguardo del interés público. Por otra parte, resulta importante señalar las razones dadas por la Administración para justificar la contratación directa de la empresa Ideas Gloris, las cuales tienen como base un estudio de mercado, cuya elaboración y los resultados obtenidos son responsabilidad exclusiva del Ministerio de Hacienda, por medio del cual se llevó a cabo una comparación entre los servicios y los precios ofrecidos por cuatro empresas ADN Solutions, American Data, Grupo Electrotécnica, Ideas Gloris para concluir que la empresa Ideas Gloris es la que está en mejor posición técnica/cualitativa en todos los aspectos que fueron evaluados, por lo tanto la empresa que debe ser contrata. Dichas razones son las siguientes: a. Certificación Categoría (Tier) según el Uptime Institute Al respecto, indica la Administración que es relevante dado que le permite tener seguridad de que en caso de desastre natural o contingencias en la infraestructura de comunicaciones o eléctrica, el centro se mantendrá operando. b. Sala exclusiva para datos del Ministerio, lo cual le permite a la Administración minimizar el tiempo de traslado a cero al disponer de una sala en forma inmediata. c. Edificio para Gente, en este punto indica la Administración que es fundamental dado que en ocasiones se requiere que personal del Ministerio realice trabajos en el centro. d. Telecomunicaciones, existe una disposición de carriers, fibras redundantes, acceso vía cobre, y actualmente cuenta con proveedores como el ICE, Racsa, CNFL.

13 13 e. Sistema Eléctrico. f. Aire Acondicionado. g. Sistema de Supresión de Incendios. h. Disponibilidad inmediata de las salas, lo cual expone la Administración resulta trascendental debido a la criticidad de los sistemas que se albergan en el centro de procesamiento de datos y la urgencia de la contratación en virtud del vencimiento del contrato que se estaba ejecutando con la empresa. De igual manera, otro aspecto importante para la contratación directa de la empresa es que implicaría un ahorro en aspectos técnicos para la Administración, en razón de la no migración de aplicaciones, servidores, bases de datos, configuración de servicio de acceso, solicitudes de nuevos enlaces de comunicación, disminución en la exposición a riesgos en la prestación de los servicios, posibles daños en el traslado de los equipos, tiempos fuera de servicios de aplicaciones críticas y vitales a nivel nacional, tales como: las que permiten la captación de impuestos aduaneros y tributarios, pago de salarios al gobierno central, exoneraciones fiscales, el sistema de caja única del estado, el sistema que permite la administración presupuestaria de las entidades de gobierno central, el sistema de consolidación de cifras de entidades autónomas y semiautónomas del sector público, entre otras. Por lo cual, llevar a cabo un traslado de localidad representa tomar un espacio de tiempo considerable y podría implicar una afectación a la funcionalidad de las aplicaciones. Asimismo, resulte relevante para este órgano contralor lo señalado por la Administración respecto a que el precio cobrado por la empresa Ideas Gloris - $261, mensuales - es razonable, lo cual se fundamenta en los resultados obtenidos del estudio de mercado, por medio del cual, señala la Administración, que se compararon los precios, los escenarios, las condiciones técnicas de los servicios y se determinó que la mejor opción para el Ministerio es la empresa Ideas Gloris, debido a la relación entre precio y servicio ofrecido por dicha empresa. En cuanto al precio mensual, señala la Administración que el precio pagado a la empresa Ideas Gloris por el contrato que finalizó el 21 de abril de 2013 era la suma de $224, y que el monto ofrecido por la empresa para esta nueva contratación correspondió a la suma de $ , sin embargo se realizó un descuento por lo que el precio final ascendió a la suma de $ (anexo 21 del oficio DGI ). Lo anterior, entiende este órgano contralor que obedece al ejercicio y valoración efectuada por la empresa considerando las condiciones actuales de mercado y su propia estructura de costos, siendo en este caso que el contratista ha considerado la variación de los costos de la empresa específicamente en el incremento del costo de electricidad- y segundo, por los efectos que conlleva la fluctuación del tipo de cambio del dólar. Sobre el particular, la presente autorización no representa una validación por parte de este órgano contralor de la metodología empleada para fijar ese nuevo precio, toda vez que la razonabilidad del precio cotizado con relación a otras opciones de mercado es un aspecto que recae en la esfera de la responsabilidad de la Administración, aunque quede acreditado en la presente gestión. En reiterados antecedentes, esta Contraloría General ha sostenido que en casos de ofertas presentadas en moneda extranjera, durante la ejecución contractual, las variaciones del tipo de cambio deben ser asumidas por el contratista y por ende no procedería un reconocimiento por el mero hecho del diferencial cambiario, al respecto este órgano contralor se ha referido en oficio No señalando lo siguiente:

14 14 cuando las modificaciones en la ejecución contractual surgen por causa de los riesgos comerciales, como es el caso del diferencial cambiario o por los errores cometidos por el contratista al formular su propuesta, las cuales no dan origen a ninguna acción dirigida a restituir el equilibrio económico perdido, excepto que haya sido inducido al error por la contraparte, de esta forma para el caso del diferencial cambiario este se abona a los pagos como una ganancia o una pérdida en virtud del riesgo asumido por el contratista al presentar su plica en moneda extranjera (Subrayado no corresponde al original) Ahora bien, cabe indicar que mediante oficio No este órgano contralor se ha referido a la posibilidad de reconocer mayores costos que no sean cubiertos por diferencial cambiario, en el mismo supuesto de cotización en moneda extranjera, indicando lo siguiente: En las contrataciones pactadas en dólares, pagaderas en moneda local, cuyos costos están expresados en colones, cabe reclamo administrativo cuando se produzcan variaciones en los costos que integran el precio ofertado, originadas por alteraciones imprevisibles o no atribuibles al riesgo del contratista ( ( ), salvo que esos mayores costos estén cubiertos por el tipo de cambio al momento de pago. Cabe señalar, que en el reclamo administrativo deberá demostrarse el evento que origina los mayores costos, su impacto y cuantificación. (Subrayado no corresponde al original) Adicionalmente, respecto al soporte 24x7 y al servicio de monitoreo la Administración manifestó lo siguiente: Es de suma importancia aclarar que los Servicios de Soporte definidos como 24x7 serán brindados en forma constante durante el periodo de la nueva la contratación, debido a que los sistemas y bases de datos son de suma importancia para el país y un error, puede afectar grandemente la economía del país, como lo son las Aduanas [ ] Es importante destacar que el monitoreo se realiza tanto para la infraestructura computacional y de comunicaciones suministrada por Ideas Gloris S.A. como en la infraestructura electromecánica que le brinda servicios a esta sala en cuanto a elementos como: potencia eléctrica, aires acondicionados) además de la seguridad física de acceso al complejo donde se encuentra la sala de racks. En este sentido, deberá el Ministerio y la empresa contratista sujetarse a las reglas antes señaladas. Por otra parte, se debe señalar que la presente autorización se otorga sobre los supuestos de una autorización nueva artículos 2bis de la Ley de Contratación Administrativa, 138 y 139 del Reglamento a dicha ley en virtud de que el contrato suscrito entre el Ministerio de Hacienda con la empresa Ideas Gloris finalizó el 21 de abril. Asimismo, al respecto manifiesta la Administración que no es posible aplicar el numeral 12 de la Ley de Contratación Administración en relación con el artículo 200 del Reglamento a dicho cuerpo legal debido a que mediante la adenda n 2 al contrato MH se llevó a cabo una ampliación contractual del 50%. En otro orden de ideas, la Administración en la solicitud de autorización requirió que se le autorizara la contratación directa de la empresa por un plazo de de 12 mese prorrogables por un máximo de 36 meses, no obstante el plazo otorgado en la presente autorización es de 12 meses en razón de que considera este órgano contralor que en dicho plazo el Ministerio de Hacienda puede llevar a cabo todas las actuaciones necesarias para desarrollar un procedimiento licitatorio en el cual puedan ofertar todas aquellas empresas que puedan ofrecer este servicio y de esta manera la Administración pueda contar con mayor número opciones para seleccionar a la oferta que mejor satisfaga las necesidades del Ministerio y en consecuencia en beneficio del interés público.

15 15 Por último, se tiene que la Administración cuenta con el contenido presupuestario requerido para cumplir con las obligaciones derivadas de la contratación directa, de acuerdo con la certificación emitida por la Licda. María Elena Powan Chinchilla, Directora General, Recursos Financieros, Ministerio de Hacienda, por un monto de III. Condiciones de la autorización 1. Se autoriza al Ministerio de Hacienda a contratación de manera directa a la empresa Ideas Gloris, S.A., por un plazo de 12 meses para el servicio de Custodia y Resguardo de información para la continuidad del negocio por medio de un sitio alterno para el Centro de Procesamiento de Datos del Ministerio de Hacienda, por un monto mensual de $261, Por lo anterior, deberá la Administración de forma seria elaborar un cronograma durante la ejecución de la presente contratación para que previamente a la finalización del plazo otorgado lleve a cabo eficientemente el procedimiento licitatorio que corresponda. 2. Esta autorización se otorga de conformidad con la información suministrada por la Administración con respecto a que cuentan con el contenido presupuestario para ejecutar el proyecto. Lo anterior, de conformidad con la certificación emitida por la Licda. María Elena Powan Chinchilla, Directora General, Recursos Financieros, Ministerio de Hacienda, por un monto de En ese sentido se recuerda que es de exclusiva responsabilidad de la Administración no solo la acreditación del presupuesto, sino además la factibilidad técnica y jurídica de aplicar los recursos certificados para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y que se cuente con recursos para la totalidad del contrato. 3. Se debe levantar un expediente administrativo que contenga todo lo relativo a la ejecución del proyecto, debidamente foliado donde consten todas las actuaciones realizadas durante el mismo en estricto orden cronológico y que sea de acceso público para cualquier interesado, así como para esta Contraloría General en caso de requerirlo para una fiscalización posterior. 4. Queda bajo absoluta responsabilidad de esa Administración la determinación de la razonabilidad del precio a pagar por los servicios que se van a adquirir lo cual deberá constar en el expediente de la contratación. 5. El monto máximo autorizado para la contratación directa concursada es de $3, 134, por el plazo de doce meses ($261, mensuales). De conformidad con lo señalado en el artículo 14 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, la Administración podrá adjudicar a ofertas que superen ese monto hasta en un diez por ciento (10%). Si la propuesta que se debe adjudicar supera ese diez por ciento, deberá requerir autorización previa a esta Contraloría General para continuar con el procedimiento. 6. Las modificaciones en fase de ejecución contractual, incluyendo aumentos y disminuciones se regirán únicamente por lo dispuesto en los artículos 12 de la Ley de Contratación Administrativa y 200 de su Reglamento, sin que para el ejercicio de esa potestad se requiera autorización de esta Contraloría General. Lo anterior en el tanto se cumplan los supuestos

16 16 establecidos en el artículo 200, puesto que en caso de no ser así, deberá estarse a lo indicado en el párrafo penúltimo de esa norma, a saber: Modificaciones que no se ajusten a las condiciones previstas en este artículo, sólo serán posibles con la autorización de la Contraloría General de la República (...). 7. Al ser un procedimiento excepcional autorizado sobre la base de las explicaciones acá brindadas, no es viable aplicar una nueva contratación al amparo del artículo 12 bis de la Ley de Contratación Administrativa y 201 del Reglamento a dicha Ley. 8. Se deja bajo la exclusiva responsabilidad de esa Administración verificar que el contratista no cuente con prohibiciones para contratar con el Estado y que no se encuentre inhabilitado para contratar con la Administración Pública, de conformidad con lo dispuesto por el régimen de prohibiciones para contratar con el Estado (artículos 22, 22 bis de la Ley de la Contratación Administrativa y 22 y 23 de su Reglamento). Además, es responsabilidad de esa Administración velar que el contratista se encuentre al día en el pago de obligaciones de seguridad social. 9. Se deberá respetar el cumplimiento del cronograma presentado a esta Contraloría General y de la correcta ejecución de la contratación directa desde este momento y hasta la conclusión de la misma. 10. Es responsabilidad de la Administración verificar que el contratista se encuentre al día con el pago de los impuestos nacionales. Se advierte que la verificación del cumplimiento de las condiciones indicadas en este oficio será responsabilidad de quien ejerza la dirección de la institución. En el caso de que tal verificación no recaiga dentro del ámbito de su competencia, será su responsabilidad instruir a la dependencia que corresponda ejercer el control sobre los condicionamientos señalados anteriormente. Atentamente, Lic. Marco Vinicio Alvarado Quesada Gerente Asociado Licda. Karen Castro Montero Fiscalizadora Ing. Pedro Jiménez García Fiscalizador KMCM/yhg Ci: Archivo Central CC: José Luis Araya Alizar, Viceministro de Egresos NI: 3770, 5706, 6454, 6856, 7859, 8458 G: