SECRETARÍA TÉCNICA MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS

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1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS R. AYUNTAMIENTO GÓMEZ PALACIO, DURANGO R. AYUNTAMIENTO GÓMEZ PALACIO, DURANGO

2 SECRETARÍA TÉCNICA MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y PROCEDIMIENTOS 2

3 CONTENIDO PRESENTACIÓN: 4 OBJETIVOS 5 SERVICIOS 6 ATRIBUCIONES 7 ENCOMIENDAS DE LAS COORDINACIONES 9 FUNCIONES DE LAS SECRETARIAS 10 ORGANIGRAMA 11 3

4 PRESENTACIÓN: Creada para atender los programas y actividades que por su importancia, alcance y temporalidad resulten estratégicos para la Administración pública municipal la Secretaría Técnica tendrá como función primordial mantener inspección en la distribución de competencias, tanto en política de gobierno y como de administración, realizando proyectos con grandes metas, para tener un control de cada una de las actividades que realizan las dependencias con las que cuenta el municipio. Se encarga a su vez, de vigilar el presupuesto, las políticas públicas y sus programas con el ejercicio del gasto, a través de mandatos congruentes con el Plan Municipal de Desarrollo (PMD), y revisar los informes que justifiquen la inversión de las actividades a realizar. 4

5 SECRETARIA TÉCNICA OBJETIVOS: I. Formular y presentar a las autoridades el Plan Municipal de Desarrollo y los programas sectoriales, especiales, operativos y anuales que emanen del mismo, así como el sistema de control, evaluación y seguimiento para garantizar su adecuada ejecución y actualización. II. Integrar el Programa Operativo Anual (POA) en tiempo y forma, incluyendo a todas las áreas de desarrollo. III. Lograr que las áreas del Ayuntamiento desarrollen sus funciones acorde al Plan Municipal de Desarrollo. IV. Coordinar con todas las áreas responsables de la agenda desde lo local con el fin de obtener dicha certificación en tiempo y forma. V. Lograr una adecuada comunicación con las diferentes áreas del Ayuntamiento para asegurar el buen desempeño de los sectores. VI. Proveer a todos los Departamentos, Direcciones y Secretarías de las capacidades técnicas necesarias para el desarrollo adecuado de sus funciones y la consecución de sus objetivos. VII. Coadyuvar al logro de los proyectos validados propuestos por los distintos sectores a través de la asistencia técnica y la gestión coordinada de recursos. VIII. Contar con un banco de proyectos adecuados y suficientes. IX. Servir de enlace para gestionar recursos extraordinarios nacionales e internacionales con entidades de gobierno, grupos y organismos de la sociedad civil en el extranjero y su interacción con las dependencias municipales a través de convenios, acuerdos y programas, y coadyuvar en el desarrollo municipal. X. Reunir, clasificar, organizar y presentar la información estadística básica del municipio y en general, de cualquier sector o tema que tenga relevancia para el desarrollo integral municipal, constituyendo un acuerdo de coordinación para la implementación de un banco de información único. XI. Diseñar, ejecutar, evaluar y actualizar un sistema integral de facilitación, supervisión y control de programas y políticas públicas municipales. XII. Analizar, diseñar, facilitar, canalizar, dar asesoría y seguimiento a proyectos específicos encomendados por la Presidenta Municipal. 5

6 XIII. XIV. XV. XVI. XVII. Elaborar fichas técnicas y realizar el registro y seguimientos de los acuerdos, convenios, contratos y otros, celebrados con las diferentes dependencias federales, estatales y áreas municipales y organizaciones sociales y privadas, hasta concluir el proceso. Promover en coordinación con la Oficialía Mayor, la capacitación del personal de la Presidencia Municipal. Ejecutar seguimientos de la divulgación de los objetivos y metas alcanzadas por las políticas públicas y de la integración de comités de participación social en el entorno de las acciones y obras. Realizar reuniones periódicas con cada gabinete para evaluar los avances físico-financieros de los diferentes planes y programas, para garantizar que sus funciones sean acordes con lo propuesto y aprobado. Realizar las acciones necesarias para obtener el Premio Nacional de Buen Gobierno durante el periodo de la presente administración. SERVICIOS: 1. Formulación de proyectos. 2. Gestión, ejecución y comprobación de recursos. 3. Generación de indicadores de gestión y desempeño y sistemas de control, seguimiento y evaluación de programas y proyectos. 4. Cumplimiento de los compromisos municipales. 5. Integración de evidencias para la certificación de la agenda desde lo local. 6. Suministro de información estadística básica. 6

7 ATRIBUCIONES: El Secretario Técnico para el desempeño de las funciones tendrá las siguientes atribuciones: I. Participar en el seguimiento y evaluación del cumplimiento de las obligaciones que las leyes y reglamentos les imponen a las dependencias municipales. II. Formular y presentar a las autoridades el Plan Municipal de Desarrollo (PMD) y los programas sectoriales, especiales, operativos y anuales que emanen del mismo, así como el sistema de control, evaluación y seguimiento para garantizar su adecuada ejecución y actualización. III. Promover en coordinación con las dependencias municipales competentes la búsqueda y/o establecimiento de programas de fondeo de recursos con organismos nacionales e internacionales. IV. Someter a la consideración de la Presidenta Municipal, para acuerdo o instrucciones, los asuntos remitidos a la Secretaría Técnica. V. Proponer sistemas integrales de información de interés o uso común a las áreas municipales. VI. Coadyuvar y coordinar las actividades relacionadas con la planeación municipal. VII. Captar, analizar y coordinar la información requerida para las actividades de la Presidenta Municipal y de la administración en general, además de realizar la revisión, integración, seguimiento y evaluación de los planes, programas y acciones municipales, con la participación coordinada de todas las áreas correspondientes. VIII. Asistir cuando sea requerido por la Presidenta Municipal a giras, audiencias, reuniones y otros eventos de trabajo. IX. Establecer o vigilar el eficiente control para el otorgamiento de los servicios para la información estadística municipal. X. Efectuar el análisis, integración y documentar los resultados de las políticas públicas, evaluar inversión contra valor estratégico y social de las metas; capacidad de generar aprobaciones y comunicar resultados. XI. Llevar a cabo el planteamiento estratégico y/o prioritario de los programas, dimensionar el alcance, los recursos y su posible agrupamiento entre dependencias, establecer prioridades y temporalidad de sus actividades y agrupamiento de acciones entre programas. 7

8 XII. Coadyuvar en la alineación del programa y presupuestos con estrategias: establecerá una línea entre el Plan Municipal de Desarrollo, grandes proyectos y metas, inversión, programas y resultados. XIII. Establecer normas para el seguimiento técnico de proyectos, documentación y uso de sistemas, metodologías e integración de proyectos ejecutivos. XIV. Integrar un grupo colegiado para la planeación, ejecución, autorización y seguimiento de la comunicación y la imagen institucional. 8

9 ENCOMIENDAS DE LAS COORDINACIONES: I. Diseñar, ejecutar, evaluar y actualizar un sistema integral de facilitación, supervisión y control de programas y políticas públicas municipales. II. Analizar, diseñar, facilitar, canalizar y proporcionar asesoría y seguimiento a proyectos específicos, por encomienda de la Presidenta Municipal al Secretario Técnico. III. Promover, en coordinación con las dependencias municipales competentes la búsqueda y/o establecimiento de programas de fondeo de recursos con fundaciones y organismos nacionales e internacionales. IV. Someter a la consideración del secretario, para acuerdo o instrucciones, los asuntos remitidos a la dependencia. V. Elaborar fichas técnicas de las reuniones que presida el Secretario Técnico y de los acuerdos que se establezcan, tanto con otras dependencias del estado, organizaciones sociales y privadas. VI. Realizar el registro y seguimiento de los acuerdos, convenios, contratos y otros, celebrados con las diferentes áreas municipales y con otras dependencias u organizaciones sociales, hasta concluir el proceso. VII. Asistir al Secretario Técnico en las reuniones de trabajo. VIII. Realizar los análisis y estudios que se requieran para mantener actualizada la información social del municipio. IX. Elaborar las fichas técnicas de acuerdos del Secretario con la Presidenta Municipal. X. Informar constantemente al secretario sobre las acciones realizadas por las coordinaciones. XI. Coadyuvar y coordinar las actividades relacionadas con la planeación del sector. XII. Asistir con el Secretario Técnico a las giras, audiencias y reuniones de trabajo. XIII. Respetar políticas internas para el uso del equipo, respaldo de información, adecuado mantenimiento, así como vigilar su cumplimiento. XIV. Coadyuvar para definir y dar seguimiento a las grandes metas de gobierno. XV. Seguimiento técnico de proyectos: documentación y uso de herramientas metodológicas e integración de carpetas de proyectos. XVI. Todas las que determine el Secretario Técnico. 9

10 FUNCIONESDE LAS SECRETARIAS: I. Realizar administración de archivo, relacionada con la correspondencia que recibe y despacha. II. Realizar la entrega de documentos turnados por la secretaria hacia las diversas instancias de la Presidencia Municipal. III. Recibir correspondencia y clasificarla. IV. Realizar y recibir llamadas telefónicas, llevando un control de la información. V. Mantener actualizado el directorio telefónico interno y externo. VI. Custodiar y resguardar la documentación e información que por sus funciones conserve bajo su cuidado, vigilar su uso e impedir la sustracción, alteración, destrucción y ocultamiento, así como el uso indebido de la misma. VII. Realizar el seguimiento de los documentos turnados a las diferentes áreas de la secretaria y a otras dependencias, hasta concluir el proceso. VIII. Recibir y turnar la correspondencia diariamente. IX. Respetar las políticas internas para utilizar el equipo, respaldo de información, adecuado manejo y mantenimientos, y su cumplimiento. X. Asistir a cursos de especialización en el ramo. XI. Todas las que determine el Secretario Técnico. 10

11 R. AYUNTAMIENTO GÓMEZ PALACIO OR GANIGRAMA PRESIDENCIA MUNICIPAL SECRETARIO TÉCNICO SECRETARIA SECRETARIA COORDINADOR SEGUIMIENTO COORDINADOR AGENDA "DESDE LO LOCAL" COORDINADOR INVESTIGACIÓN Y PROYECTOS COORDINADOR ENLACE 11

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