SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL. Módulo Mantenedor - Administrador. Ministerio de Educación Versión 1.3

Transcripción

1 SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Módulo Mantenedor - Administrador Ministerio de Educación Versión 1.3

2 IND I C E INTRODUCCION... 3 FLUJO DE LOS EXPEDIENTES... 4 ADMINISTRADOR DE UNIDAD... 5 ADMINISTRADOR DE DIVISION... 6 ADMINISTRADOR DE REGION... 7 ASIGNACION ROL ADMINISTRADOR INGRESO AL SISTEMA INGRESO AL MODULO ADMINISTRACION DE USUARIOS BUSCAR EDITAR ACTUALIZAR CAMBIO EFECTUADO... 16

3 I N T R O D U C C I O N El propósito del Sistema de Gestión Documental (SGD), es permitir manejar de manera efectiva la documentación generada en las diferentes secciones del Ministerio de Educación. Este sistema se ubica dentro del Marco Básico de los Programas de Mejoramiento de la Gestión (PMG), y forma parte del programa Gobierno Electrónico, cuyo propósito es automatizar aquellos procesos que son más demandados en los servicios públicos, ya sea por los usuarios externos o por los propios funcionarios y sus equipos directivos, y cuya información resulta relevante a la hora de tomar decisiones. El presente manual tiene como objetivo unicamente describir la secuencia de pasos necesarios para asignar el rol de administrador en Mi Escritorio, desde el perfil Mantenedor. Las tareas que realiza dicho rol se indican en un documento diferente por las siguientes razones: 1. Seguridad: Es necesario, y conveniente, que los usuarios que tengan el privilegio de administrador pero no de Mantenedor, tengan las instrucciones para realizar con resguardo las tareas desde éste último perfil. Más aún si algunos administradores tendrán la tarea solo temporalmente. 2. Eficiencia: La asignación del rol se hará esporadicamente, sin embargo, las tareas específicas de dicho rol, se realizarán con mayor frecuencia. Tener páginas de información irrelevante en un único instructivo, podría causar confusión, y aumentar la incidencia de errores a futuro. 3

4 F L U J O D E L O S E X P E D I E N T E S En la imagen superior, se pueden apreciar los tipos de Derivación posibles dentro de una región: 1. Entre funcionarios de la mísma unidad. 2. Entre funcionarios de distintas unidades, de la mísma División/Departamento. 3. Entre funcionarios de distintas Divisiones/Departamentos. Los tipos de derivación inciden directamente en las tareas que los administradores podrán ejecutar, de acuerdo al nivel que le sea asignado. Las tareas más comunes que realizará el administrador, son: Habilitar expedientes cerrados. Modificar el plazo de respuesta. Corregir texto en los campos de materia o nota. Derivar expedientes desde la carpeta de activos de un usuario que no se encuentra en funciones, hacia los activos de otro usuario que si lo está. 4

5 A D M I N I S T R A D O R D E U N I D A D Quien tiene los privilegios de Administrador de Unidad, puede realizar acciones solamente sobre los expedientes que estén en poder de su unidad, ya sea porque fueron creados en ella, o derivados a ella. Una vez que un expediente deja la unidad porque fue derivado para seguir su proceso, el administrador pierde control sobre él. 5

6 A D M I N I S T R A D O R D E D I V I S I O N Quien tiene los privilegios de Administrador de División, puede realizar acciones sobre los expedientes que estén en poder de cualquiera de las unidades de su división, o departamento, ya sea porque fueron creados en ellas, o derivados a ellas. Una vez que un expediente deja la división porque fue derivado para seguir su proceso, el administrador pierde control sobre él. 6

7 A D M I N I S T R A D O R D E R E G I O N Quien tiene los privilegios de Administrador de Región, puede realizar acciones sobre todos los expedientes que pertenecen a su región. Solo perderá el control sobre ellos, si abandonan la región tras ser derivados a otra región. 7

8 A S I G N A C I O N R O L A D M I N I S T R A D O R A continuación se mostrará un ejemplo con la asignación del rol de Administrador. Para facilitar éste ejemplo: Se usará el usuario Mantenedor. Se supondrá que en la región no existe ningún administrador asignado. El privilegio se le concederá a un usuario existente. PRECAUCION: El rol de Administrador se puede otorgar exclusivamente a los usuarios cuyo tipo sea Mi Escritorio, esto significa que el módulo Administrador se agregará a los otros módulos disponibles para el usuario y el ingreso a su cuenta no varía de lo habitual. Los pasos básicos a seguir para ejecutar la asignación del rol del administrador, que se realizarán en el ejercicio son: 8

9 1. INGRESO AL SISTEMA Tendrán acceso al sistema todos aquellos funcionarios que hayan sido ingresados como usuarios, en alguno de los perfiles que componen el sistema. Para acceder al sistema se utiliza la URL que desplegará la pantalla de autenticación, que se muestra a continuación. 9

10 1. URL - Una URL es una cadena de caracteres con la que se identifica una dirección en Internet. Esto permite encontrar el recurso y mostrarlo adecuadamente. La diferenciación entre mayúsculas y minúsculas es necesaria, una dirección mal escrita no mostrará la página deseada. 2. Rut: Rut del Mantenedor regional. 3. Clave: Contraseña del usuario Mantenedor. Recuerde no hacerla de conocimiento público, esto es necesario para mantener la privacidad de la cuenta, y la seguridad del sistema. 4. Ingresar: Se presiona este botón una vez que la información de los puntos 2 y 3 haya sido ingresada correctamente. 5. Recuperar Contraseña: Si olvidó su clave, puede usar esta opción para recuperarla. Para prevenir un mal uso de esta característica, se debe llenar una solicitud y la clave es enviada al correo electrónico del usuario. 10

11 2. INGRESO AL MODULO Ventana de inicio predeterminado del sistema. 1. Inicio: Vuelve a esta ventana. 2. Salir: Cierra la sesión y sale del sistema. 3. Mantención de Sistema: Seleccione ésta opción para desplegar las tareas específicas del mantenedor del sistema, por ejemplo: Crear divisiones, o departamentos. Crear o inactivar unidades. Crear, inactivar o actualizar usuarios. 11

12 3. ADMINISTRACION USUARIOS Ventana de inicio predeterminado del módulo. 1. Al seleccionar esta opción se desplegará la ventana de administración de usuarios. 12

13 4. BUSCAR Para buscar a un usuario, puede usar los criterios que considere necesarios pero, al menos debe seleccionar la región. Para éste ejemplo, el usuario al que se le otorgará el privilegio de administrador ya existe, por lo tanto se le buscará mediante su Rut, que es la forma más sencilla y rapida de hacerlo. 1. Rut: Se indentifica el usuario. 2. Buscar: Seleccione ésta opción para iniciar la búsqueda. El resultado se desplegará en otra ventana. 3. PRECAUCION: Asegurese de que la región corresponde con el usuario a buscar. 13

14 5. EDITAR 1. Para visualizar la ventana de edición, seleccione éste ícono. 14

15 6. ACTUALIZAR 1. Seleccione el nivel de administración a conceder, para éste ejemplo Adm. Regional. 2. Guardar: Grabe la modificación. 15

16 7. CAMBIO EFECTUADO 1. Se puede apreciar que ahora el usuario figura como Adm. Regional. 2. Este mensaje confirma la actualización. Recuerde que dentro del mísmo listado en que seleccionó al administración regional, podría haber seleccionado alguno de los otros niveles: 1. Administrador de División. 2. Administrador de Unidad. 16