MANUAL INTEGGRA Fondo Revolvente

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1 Fondo Revolvente

2 CONTABILIDAD FONDO REVOLVENTE CONTABILIDAD - FONDO REVOLVENTE. Para el manejo de los fondos revolventes de los organismos, INTEGGRA cuenta con el modulo que a continuación te mostraremos; para empezar con el fondeo establecido, el administrador (CONTADOR) área de contabilidad, Finanzas, iniciara con el paso numero uno: CREACION DEL FONDO REVOLVENTE CONTABILIDAD - FONDO REVOLVENTE - CREACION DEL FONDO REVOLVENTE. 1.- Entrar a la ruta de acceso mencionada al encabezado de este apartado, donde te mostrara la siguiente ventana de trabajo: a) Unidad Administrativa: Seleccionar la Unidad Administrativa a la cual se le otorgara el fondo. b) Fondo: Seleccionar la cuenta del fondo revolvente para la unidad correspondiente. c) Banco: Seleccionar el banco del cual se otorgara el cheque del fondo revolvente. d) Monto: Introducir el monto que se asignara como fondo. e) Fecha: Seleccionar fecha de asignación del fondo. f) Aceptar: Al dar clic en este botón la información se guardara, creándote un listado, como se muestra en la pantalla. Para identificar la captura pasaremos a analizar... LA DESCRIPCION DE LA INFORMACION AGREGADA: a) Unidad: Muestra la Unidad Administrativa agregada. b) Cuenta y Banco: Al dar clic en el botón editar, tendrás la oportunidad de modificar los movimientos cuidando primeramente que este no este en procedimiento de gasto. c) Monto: Muestra el monto agregado. d) : Botón de editar. e) : Clic para imprimir póliza del fondo generado. Ventana de Ejemplo de Póliza: 2 / 10

3 NOTA 1: Una vez generado este paso, el fondo a quedado a disponibilidad de las Unidades Administrativas. Dar clic en el siguiente link para ver procedimiento y manejo de los fondos desde la Unidad Administrativa: SOLICITUDES NOTA 2: Para generar las impresiones de los cheques de los fondos revolventes asignados, el administrador deberá de acceder al modulo de pagos; Dar clic en el siguiente link para ver procedimiento: PAGOS REEMBOLSO DEL FONDO REVOLVENTE CONTABILIDAD - FONDO REVOLVENTE - REEMBOLSO DE FONDO REVOLVENTE. El paso final para generar el reembolso del fondo revolvente, es accesar a la ruta mencionada la cual te presentara la información y seguimiento de los folios; ver la siguiente ventana: 1.- Selecciona del filtro, la Unidad Administrativa de las cuales necesites analizar las facturas... a) : Selecciona este icono para aceptar las facturas. b) : Selecciona este icono para rechazar las facturas. c) : Selecciona este icono para visualizar las facturas electrónicas que te envían las diferentes Unidades Administrativas. 3 / 10

4 d) : Selecciona este icono para visualizar la póliza de la comprobación, la cual solamente sera posible de ver si la factura a sido aceptada; ver el siguiente ejemplo: " Unidades Ejecutoras " SOLICITUDES En esta parte las unidades administrativas encontraran todas las activaciones para las peticiones de recursos a los administradores para operar sus departamentos FONDO REVOLVENTE "Unidad Administrativa" SOLICITUDES - FONDO REVOLVENTE Para la ejecución del recurso otorgado a los diferentes departamentos usuarios de un Fondo Revolvente, el procedimiento sera otorgar estos recursos al personal operante de determinada área, creando el deudor por cada activo corriente que serán básicamente a quien se le otorgue dicho recurso, que va de ser desde el responsable del fondo. El responsable del fondo a petición de las necesidades de los operantes, ejecutara las solicitudes de estos mismos bajo el siguiente procedimiento. SOLICITUDES "Unidad Administrativa" SOLICITUDES - FONDO REVOLVENTE - SOLICITUDES. 1.- Sigue la ruta de acceso previamente mencionada para ver la siguiente pantalla de trabajo: 4 / 10

5 a) Autorizado: Muestra el monto disponible inicial del Fondo Revolvente. b) Por Comprobar: Muestra el monto pendiente de comprobar. c) Disponible: Muestra el disponible del fondo. d) Vale de Caja: Selecciona esta opción para generar la solicitud (Vale de Caja) de los deudores al fondo. I.- Concepto: Indicar el concepto por el cual se solicita el recurso. II.- Solicitante: Seleccione al activo corriente para generar el deudor del fondo. III.- Fecha: Seleccione fecha. IV.- Proyectos: Clic en el icono para visualizar las partidas contenidas de los proyectos. V.- Disponible: Muestra el disponible de cada partida, al espacio en blanco le asignaremos la cantidad solicitada, conjuntamente palomear la casilla de al lado. VI.- Aceptar: Clic en aceptar para concluir la actividad. 2.- Al terminar con estos pasos, la plataforma nos llevara a la primera pantalla del paso numero "1" de este mismo apartado y asi tambien podremos visualizar nuestra lista de vales de caja; mostraremos la misma pantalla para su secuencia: 5 / 10

6 a) Nombre: Deudor del vale otorgado. b) Concepto: Motivo por el cual se solicito el recurso. c) Folio: Numero del vale de caja. d) Fecha: Calendarizacion del vale. e) Monto: de la solicitud (Vale). f) Comprobado: Muestra la cantidad comprobada del vale. g) Póliza 1 ": Muestra el cargo al deudor, ejemplo; h) Póliza 2: Muestra el vale de caja para su impresión y llenado, ejemplo; 6 / 10

7 i) Póliza 3: Una vez hecha la comprobación mostrara el siguiente formato de Reposición del Fondo revolvente: j) Comprobar: Para generar la comprobación del vale deberemos de dar clic en este inciso; entonces la plataforma te presentara la siguiente ventana de captura: I) Encabezado; Folio: El seguimiento generado en el vale. 7 / 10

8 Monto solicitado: Monto solicitado en el vale. Monto comprobado: Lo comprobado del vale. Por comprobar: El monto pendiente. II) Numero de factura o comprobante: Asignar el numero de factura a comprobar. III) Fecha: Fecha de la factura. IV) Proveedor: Seleccionar proveedor de la factura. V) ACEPTAR/REGRESAR: Para proceder o retroceder el proceso de comprobación. k) : Clic para eliminar el vale de caja o solicitud. 3.- Una vez generada nuestra comprobacion, esta se listara al calce de nuestra ventana de trabajo, ver la siguiente ventana: 4.- Al dar clic en el icono podras visualizar una siguiente pantalla: a) Proyectos: Seleccione proyecto para la afectación presupuestal. b) Componentes: Seleccione componente de las partidas presupuestales. c) Motivo: Indique el motivo del gasto. d) Importe: Indique el monto de la factura. e) Cantidad/Unidad: Indique la cantidad en unidades de su compra. f) Aceptar/Cerrar: Para proceder o cancelar el procedimiento. 8 / 10

9 5.- Al ejecutar el paso numero cuatro te mostrara el listado de componentes que a este folio vayas agregando; ejemplo: a) En el símbolo te permitirá cancelar el componente, por el caso de existir un error en la captura de la información. FACTURAS "Unidad Administrativa" SOLICITUDES - FONDO REVOLVENTE - FACTURAS. 1.- Una vez ejecutados los pasos de comprobación en el sub-menu de solicitudes, pasaremos a seguir la ruta de acceso del presente apartado para encontrar el listado de las facturas comprobadas; Ver siguiente ventana: a) Podrás revisar el estatus de validación por parte de los administradores, mediante un filtro que deberás revisar periódicamente. (Ver: Pendientes, Aceptadas, Rechazadas) 2.- Puedes cargar la información electrónica de las facturas/comprobantes, accesando al icono, una vez accesado te presentara la siguiente ventana de trabajo: 9 / 10

10 a) Solamente deberás de seleccionar el archivo de tu ordenador y dar aceptar, al momento "tiempo real" el administrador podrá ver con su clave la información que estas notificando. NOTA: Para ver el paso de validación de tus facturas, por favor accesa al siguiente link: REEMBOLSO DEL FONDO REVOLVENTE 10 / 10

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