AURA MARCELA MESA PULGARÍN. Estudiante del pregrado en Archivística, Universidad de Antioquia. Practicante de Excelencia.

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Consuelo García Rodríguez
hace 7 años
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1 Clasificación, ordenación y descripción de documentación perteneciente al Convenio de Cooperación Internacional Antioquia Medellín Bizkaia Bilbao AMBBI Cooperación para la Equidad - Secretaría de Equidad de Género para las Mujeres AURA MARCELA MESA PULGARÍN Estudiante del pregrado en Archivística, Universidad de Antioquia. Practicante de Excelencia. ammp8825@gmail.com. RESUMEN: La siguiente relatoría tiene como objetivo principal la presentación de los resultados alcanzados en el periodo de práctica académica, desarrollada entre el 2 de febrero de 2015 y el 30de junio de 2015, la cual se centró en la clasificación, ordenación y descripción de documentos generados en la ejecución del Convenio internacional de cooperación para el desarrollo del programa AM-BBI; esto con el fin de identificar la documentación, optimizar espacio y garantizar el acceso a la información. Es así como en la estructura del presente texto, se realiza la descripción de los logros obtenidos, los instrumentos utilizados y las recomendaciones necesarias para dar continuidad a la labor de organización documental en la Secretaría de Equidad de Género para las Mujeres de la Gobernación de Antioquia. PALABRAS CLAVES: Procesos archivísticos, organización documental, fondo acumulado, inventario documental.

2 Introducción. La Secretaría de Equidad de Género para las Mujeres de la Gobernación de Antioquia, fue creada mediante Ordenanza Nro. 033 el 29 de diciembre del 2000 expedida por la Asamblea Departamental y tiene como algunas de sus finalidades liderar, dirigir y coordinar la inclusión de la perspectiva de género en los planes, programas y proyectos del Departamento y de sus entidades [1], además de facilitar la coordinación interinstitucional e intersectorial para la implementación efectiva de las políticas públicas de equidad de género [2] y promover la participación activa de las mujeres en todos los ámbitos sociales. Esta Secretaría, cuenta con un fondo acumulado de documentación desde el año 2008 perteneciente al Convenio internacional de colaboración para el desarrollo del programa AM-BBI, el cual requería de organización mediante la aplicación de técnicas y procesos archivísticos que busquen velar por una adecuada gestión de los acervos documentales, puesto que esto se convierte en una de las principales estrategias para alcanzar la transparencia administrativa en las entidades públicas y además brindan una mayor agilidad en los trámites y servicios prestados. Alcance. El convenio AM-BBI durante su ejecución buscó el fortalecimiento socioeconómico de las poblaciones de seis (6) municipios de las regiones Norte y Occidente del Departamento de Antioquia. Por lo tanto el objetivo principal de la práctica se centró en la organización de la documentación generada entre el año 2008 y 2013, aproximadamente cinco (5) años. Durante la ejecución del convenio se generó gran cantidad de documentación que no fue dispuesta correctamente, por lo tanto estos archivos se fueron convirtiendo en un fondo acumulado que hoy en día precisa de soluciones inmediatas, las cueles fueron planteadas para el desarrollo de la siguiente práctica académica y se centraron en las siguientes actividades: - Clasificación documental - Ordenación documental - Descripción documental Como resultado, se espera contar con un inventario documental que dé cuenta de la

3 ubicación y características principales de los expedientes. Logros e impactos obtenidos. Finalmente, los 173 expedientes documentales fueron descritos en el Formato de inventario único documental; ingresando información básica de cada contrato y de su ubicación final. Como uno de los primeros pasos para la comprensión del quehacer de la Secretaría, se realizó un diagnóstico integral del estado actual de los documentos que allí custodian y en especial de los generados en el marco del Convenio de colaboración para el desarrollo del programa AM-BBI. Una vez identificado el acervo documental a intervenir, se planteó la estrategia de trabajo y el cronograma de actividades necesario para el cumplimiento de los objetivos. Posteriormente se inició la clasificación documental, actividad donde se identificaron y establecieron series y subseries, dejando como resultado un total de 225 unidades de conservación clasificadas, las cuales en el proceso de ordenación se redujeron a 173 expedientes, esto debido a la depuración realizada y al retiro de duplicidad de contratos y de documentos. El impacto de este proceso, se demuestra al tener certeza de la documentación que se generó en el convenio y al saber específicamente cuántos contratos se encuentran liquidados y cuántos están pendientes por su finalización. Además será evidente la agilidad a la hora de ubicar y consultar la información y de este modo atender las solicitudes que realicen los entes de control, los usuarios internos y los externos de la Secretaría de Equidad de Género para las Mujeres. Métodos y prácticas implementados. Mediante una metodología teórico-práctica se planteó la siguiente estructura

Cada uno de los pasos dejó las siguientes evidencias: Clasificación Convenio

Contratos universitarios - CU Contratos de servicios o suministros - SS Contratos de

logístico- AL Contratos de donación y comodato DN Contratos de servicios prestados -

(principio de orden original) a medida que se iban produciendo.

clips, entre otros) y abrasivos (cintas) de los expedientes.

4 Cada uno de los pasos dejó las siguientes evidencias: Clasificación Convenio internacional Convenios interadministrativos - CI Contratos de financiación - CF Contratos universitarios - CU Contratos de servicios o suministros - SS Contratos de compraventa - CV Contratos de arrendamiento y de apoyo - CA Contrato de apoyo logístico- AL Contratos de donación y comodato DN Contratos de servicios prestados - SP la fecha más antigua al principio de la carpeta y la más reciente al final (principio de orden original) a medida que se iban produciendo. En este nivel del procedimiento se retiró el material metálico (ganchos de cosedora, clips, entre otros) y abrasivos (cintas) de los expedientes. Descripción Formato de inventario único documental Antes Después Ordenación Disposición coherente de cada documento al interior de la unidad de conservación, ingresando

Las siguientes imágenes exponen la evolución del proceso de organización documental del convenio internacional AMBBI: dependencias es un factor importante para promover la

Finalmente, se puede concluir que desde la Secretaría de Equidad de Género para las Mujeres se viene fomentando una cultura archivística, que se refleja en el interés de las

Los archivos constituyen la memoria de las organizaciones y son de gran importancia para la administración, por lo tanto se debe velar por una adecuada gestión de los acervos

La implementación de técnicas e instrumentos archivísticos en la gestión diaria de las El primer aspecto a tener en cuenta es que se debe contar con personal capacitado en

5 Las siguientes imágenes exponen la evolución del proceso de organización documental del convenio internacional AMBBI: dependencias es un factor importante para promover la eficiencia y trasparencia administrativa. Finalmente, se puede concluir que desde la Secretaría de Equidad de Género para las Mujeres se viene fomentando una cultura archivística, que se refleja en el interés de las funcionarias y funcionarios por conocer la metodología necesaria para la organización de su documentación. Propuesta de mejoramiento. Conclusiones generales. Los archivos constituyen la memoria de las organizaciones y son de gran importancia para la administración, por lo tanto se debe velar por una adecuada gestión de los acervos documentales con el fin de brindar una mayor agilidad en los procesos archivísticos tales como la producción, trámite y consulta de los mismos. La implementación de técnicas e instrumentos archivísticos en la gestión diaria de las El primer aspecto a tener en cuenta es que se debe contar con personal capacitado en archivística que dé continuidad al trabajo que vienen desarrollando los practicantes y apoye las labores de gestión documental. La capacitación de todo el personal en temas archivísticos debe ser constante para evitar que se genere nuevamente la acumulación de documentación. Se recomienda además, la organización y transferencia documental al archivo central de la Gobernación de Antioquia de todas las series

6 documentales que ya cumplieron el tiempo estipulado para el archivo de gestión. REFERENCIAS [1] Asamblea Departamental de Antioquia. Ordenanza No 033 del 29 de diciembre de Por medio de la cual se crea la Secretaría de Equidad de Género para las Mujeres. [2] Secretaría de Equidad de Género para las Mujeres. Definición de la Secretaría. [Consultado el 12 de febrero de 2015]. Disponible en: canos/%c2%bfqui%c3%a9nes-somos.

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