En Caja Segovia la opción elegida como alternativa, desde un primer momento, fue Microsoft Exchange, sin valorar siquiera otras ofertas del mercado.

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1 Microsoft Exchange Server 2003 Customer Solution Case Study Caja Segovia reemplaza su sistema de correo electrónico basado en Linux Red Hat por Microsoft Exchange, reduciendo costes de gestión y mejorando la productividad de la plataforma. Resumen País o región: España. Sector: Banca. Sede principal: Num. Empleados: 550 Volumen de negocio: 12M euros En Caja Segovia la opción elegida como alternativa, desde un primer momento, fue Microsoft Exchange, sin valorar siquiera otras ofertas del mercado. Gregorio Caraballo Montaño, responsable de IT de Caja Segovia. Perfil del cliente Caja Segovia es una institución financiera con más de 130 años de historia. Dispone de oficinas en Segovia, Valladolid y Madrid (España), y ofrece servicios bancarios y financieros a más de clientes. Situación de negocio Caja Segovia necesitaba desplegar un sistema corporativo de correo electrónico y optó por una solución basada en Linux Sendmail utilizando como cliente de correo Microsoft Outlook. Solución La implantación de un sistema de correo basado en Exchange ha supuesto, tras una primera etapa de esfuerzo técnico para la migración, una reducción considerable del trabajo del departamento de IT, una mayor productividad y mejor aprovechamiento de la infraestructura. Beneficios Reducción de costes. Mejor soporte técnico. Mejora de la productividad. Optimización del uso de recursos. Nuevas posibilidades de innovación Caja Segovia es una entidad financiera de tamaño medio, con más de 500 usuarios repartidos entre sus sedes principales y la red de oficinas que se extiende, fundamentalmente, por las provincias de Segovia, Madrid y Valladolid. Caja Segovia orienta su actividad al objeto de proporcionar a sus clientes, permanentemente, una variada y competitiva gama de productos y servicios. En el área tecnológica esta línea de actuación se ha traducido, como proyectos recientes, en la implantación de dos nuevos canales por telefonía móvil y correo electrónico, además de la puesta en servicio de una nueva versión de segovía y el inicio de los proyectos Paypass y Facturación electrónica, proyectos todos que sitúan a Caja Segovia en una posición avanzada en nuevos canales electrónicos. Desde 1999, la Entidad cuenta con una plataforma de correo electrónico cuya importancia estratégica ha ido en aumento. La primera infraestructura, basada en Linux Red Hat, fue sustituida en 2005 por una plataforma basada en Microsoft Exchange Server 2003 y esta migración, además de resolver diversos problemas estructurales que afectaban a la solución basada en Linux, ha permitido reducir costes de gestión, mejorar la productividad general y optimizar los recursos de IT de la Caja.

2 No había dentro de la Caja un experto en Linux que pudiese resolver los problemas y afrontar los nuevos retos, y para el soporte del sistema se dedicaba una persona fulltime, orientando su actividad casi por completo a apagar fuegos. Gregorio J. Caraballo, responsable de IT de Caja Segovia Situación Caja Segovia cuenta con una sede central que aloja los Servicios Centrales y que concentra actualmente al 40 por ciento de la plantilla. El resto de los empleados se reparte a lo largo de una red de 112 sucursales unidas con el edificio central, generalmente mediante líneas ADSL de 1 Mbps con direccionamiento privado. Desde finales de los años 90 existía en Caja Segovia una necesidad de dotarse de un buen sistema de mensajería corporativo y hacia se opta por instalar un sistema de correo electrónico basado en sendmail sobre Linux Red Hat, un entorno que por aquella época era considerado estable y adecuado para el soporte del correo. En su favor estaba un escasísimo coste de propiedad de la solución: Red Hat Linux era código libre y la mayor parte de los productos asociados a la plataforma de correo podían conseguirse también como código libre, y el TCO venía generado sobre todo por el coste de las licencias de productos de seguridad (antivirus) y el mantenimiento de la plataforma, actividad que desde el primer momento recayó en el Departamento de IT de la propia Caja. Como cliente de correo se utilizó el producto Microsoft Outlook y, en menor proporción, otros clientes de correo. Esta plataforma de correo se unía a una plataforma de gestión bancaria basada en host IBM y la plataforma de la red de sucursales, basada en servidores Microsoft Windows 2000 Server y posteriormente, también en Windows Server Otros sistemas departamentales se basaban en soluciones Unix (HP-UX), dando como resultado una infraestructura heterogénea de IT cuyo mantenimiento y operación se realiza con un número reducido de personas. Problemas de compatibilidad El primer escollo que tuvieron que salvar los responsables de IT de la Caja fue integrar el sistema antivirus corporativo con la nueva plataforma de correo. La existencia de problemas de compatibilidad hizo necesaria una intervención sobre el código fuente de Linux que, al cabo del tiempo, condicionó sensiblemente las posibilidades de soporte externo. Resuelto el problema de la compatibilidad, el sistema de correo personalizado, requirió numerosas intervenciones posteriores para resolver problemas puntuales de todo tipo: cliente de correo webmail (se hicieron adaptaciones para SquirrelMail) o la infraestructura de backup entre otros. En otras ocasiones, problemas aparentemente sencillos se convirtieron en auténticos retos, como el mensaje de Fuera de la Oficina (OOF), una facilidad de serie en la mayoría de entornos de correo corporativo que, en su caso, no existía como paquete estándar. Contábamos con un único servidor Linux que realizaba las funciones de servidor SMTP, POP3 y Webmail. La funcionalidad de este servicio de webmail era muy limitada, ya que sólo permitía consultar aquellos mensajes que no hubieran sido descargados aún del servidor por el cliente POP3 (Outlook). La función anti-spam la realizaba nuestra solución corporativa de antivirus, que conseguimos integrar, no sin dificultades, con esta plataforma de correo, nos comenta D. Gregorio Caraballo, responsable de IT de Caja Segovia Agotamiento del sistema anterior Hacia 2005 el correo electrónico había pasado a ser un activo de IT estratégico para Caja Segovia. De su correcto funcionamiento dependían muchos procesos internos y era la pieza básica de la colaboración informal entre los empleados de la organización. No obstante, el servicio se basaba en soluciones excesivamente particularizadas, sin soporte externo y a menudo, con carácter provisional en tanto se encontraban productos o aportaciones compatibles. En tales circunstancias, el sistema de correo no podía escalar ni soportar un aumento de funciones, y por tanto era incapaz de responder a las nuevas necesidades y demandas, tanto de la propia organización como de los usuarios. El soporte interno empezó a manifestar sobrecarga de trabajo. No había dentro de la Caja un experto en Linux que pudiese resolver los problemas y afrontar los nuevos retos, y para el soporte del sistema se dedicaba una persona full-time, orientando su actividad casi por completo a apagar fuegos, reconoce el Sr. Caraballo. Algunos de los problemas que ganaron dimensión crítica eran estos:

3 El empleo de Microsoft Outlook generaba archivos.pst que pasaron de almacenarse en los puestos de trabajo a hacerlo en carpetas compartidas de la red. Algunos de ellos llegaban a tener tamaños exagerados (más de 2 Gb), y todos, sin excepción, entraban en el ciclo diario de backup. Los archivos PST son bases de datos de correo integradas, por lo que quedan marcados como modificados por el solo hecho de abrir el programa Outlook. La solución existente no se integraba con los mecanismos de gestión de identidades de la Caja, por lo que cada usuario mantenía unas credenciales para el correo independientes de su logon en el entorno de red Windows y en las aplicaciones host. El correo SMTP/POP3, bajo estas condiciones no permitía el uso directo de dispositivos móviles compatible con un cliente de desktop. Los dispositivos móviles han ido ganando importancia en los últimos años hasta el punto de que actualmente son un factor esencial a considerar en cualquier solución de IT. Esta plataforma no soporta funcionalidades de entorno de colaboración, ni es apta para la gestión documental. No dispone de soporte para cifrado ni gestión de certificados. No dispone de soporte para un directorio centralizado de direcciones de , grupos de usuarios ni listas de distribución. Las agendas las gestionaba cada usuario de forma particular. Sobre todo, la imposibilidad de recurrir a soporte externo cualificado provoca una sobrecarga excesiva en el departamento de IT que no puede dedicar recursos a implantar las nuevas funcionalidades y soluciones que demanda la organización. Solución adoptada En 2004 se plantea internamente en la Caja la necesidad de reemplazar el sistema de correo por una solución corporativa que resuelva las carencias indicadas y otras más, como la escalabilidad o la integración en un entorno centralizado y unificado de gestión de sistemas. En Caja Segovia la opción elegida como alternativa, desde un primer momento, fue Microsoft Exchange, sin valorar siquiera otras ofertas del mercado. Microsoft Exchange partía con diversas ventajas en esta decisión estratégica, fundamentadas en su plena integración con la infraestructura de servidores Windows Server existente y con el cliente Microsoft Outlook. El proceso de migración La migración a la nueva plataforma de correo Microsoft Exchange se realizó empleando los recursos propios de IT con la ayuda de Microsoft y Getronics como partners tecnológicos. En una primera fase, con la colaboración de Getronics, se estableció un entorno piloto para evaluar las características de la nueva plataforma y la mejor estrategia de migración, pasando en la segunda fase a un despliegue. Todo el trabajo posterior, el de implantación de la arquitectura definitiva, así como el de la migración definitiva corrió a cargo del propio departamento de IT de Caja Segovia, nos comenta el Sr. Caraballo. El proceso de implantación de Exchange se realizó de manera progresiva debido a que no se pudo resolver adecuadamente el problema de la importación masiva de los archivos PST de los usuarios dentro de las bases de datos de Exchange. La migración hubo de hacerse de forma individual, y aunque se trata de un proceso lento, muy tedioso y sujeto a errores, durante esta fase no se produjeron incidentes significativos. En total se tardó 4 meses en completarlo. Para organizar el proceso se siguió una estrategia de migración departamental, empezando por el propio personal de IT, siguiendo posteriormente por aquellos departamentos y usuarios más concienciados a favor del cambio y completando el ciclo con los que, por sus circunstancias específicas mayor criticidad o dificultad práctica- podrían requerir un esfuerzo personalizado o una ejecución más segura y rápida. Hablando de las distintas fases y tareas acometidas, el Sr. Caraballo nos aclara que el proceso permitió abordar cambios de arquitectura necesarios para acomodar la plataforma de correo a las nuevas necesidades de la Caja: Como ya en esos días era evidente

4 El tener centralizados todos los buzones de correos ha supuesto una de las grandes ventajas conseguidas con esta migración: ya es posible hacer copias de seguridad de todos los correos de la entidad y ajustarnos a las mismas políticas de seguridad establecidas para el resto de sistemas. Gregorio J. Caraballo, responsable de IT de Caja Segovia que los roles de servidor de correo y webmail no podían seguir concentrados en una sola máquina, en la migración a Microsoft Exchange se aprovechó para separarlos en distintos sistemas, con el fin de mejorar el rendimiento y la escalabilidad. El servidor de buzones se instaló en un Exchange Server Enterprise. Actualmente aloja unos 600 buzones de correo repartidos entre dos Storage Groups con cuatro bases de datos cada uno de ellos. El tener centralizados todos los buzones de correos ha supuesto una de las grandes ventajas conseguidas con esta migración: ya es posible hacer copias de seguridad de todos los correos de la entidad y ajustarnos a las mismas políticas de seguridad establecidas para el resto de sistemas, nos recuerda el Sr. Caraballo. La convivencia entre las dos plataformas de correo se resolvió utilizando como dominio para el correo Exchange un subdominio de cajasegovia.es. La redirección de mensajes era gobernada por la MTA de sendmail. Una vez completado el ciclo de migraciones, la pasarela sendmail se retiró de la red, quedando toda la infraestructura finalmente reconvertida a Microsoft Exchange. El servidor de webmail se instaló en un Exchange Server Standard, y se publicó en internet a través de un ISA Server Actualmente son muchos los usuarios itinerantes que utilizan este servicio como cliente de correo, sin necesidad de configurar un cliente pesado. Este servidor es también el que ofrece la funcionalidad de ActiveSync Server, y está siendo cada vez más utilizado para sincronizar dispositivos móviles basados en Windows Mobile, según nos explica el Sr. Caraballo. El servicio anti-spam y antivirus se descargó en una pasarela de correo, que en primera instancia recibe todos los correos dirigidos al dominio cajasegovia.es y que actualmente viene filtrando el 80% de correo dirigido a este dominio. Ventajas y beneficios Independientemente de que Microsoft Exchange ha resuelto de forma directa la práctica totalidad de las necesidades y carencias detectadas en la infraestructura anterior, la nueva plataforma ha supuesto avances y mejoras sustanciales en distintos aspectos que hoy son muy valorados a nivel interno en Caja Segovia: Ahorro de costes de gestión: se evitan multitud de llamadas al soporte helpdesk cada año debido a incidencias con el correo, la eliminación de la carga de trabajo administrativo que generaba el mantenimiento de la solución anterior y la necesidad de resolver mediante intervención directa los problemas de soporte. Todo ello ha liberado horas de trabajo de IT que se pueden aplicar a otros fines Centralización de recursos: en Caja Segovia se ha centralizado la plataforma de servidor en un datacenter basado en 5 equipos físicos que alojan un total de 45 servidores virtuales. La facilidad de administración y la plena integración de la plataforma de servidores Windows ha permitido este elevado nivel de centralización con un esfuerzo muy reducido, simplificando y optimizando la gestión completa de la infraestructura de servidor. Alta disponibilidad: la nueva plataforma ha permitido diseñar un sistema redundante con un tiempo de recuperación ante fallos (failover) de unos dos minutos. Plataforma para nuevas funcionalidades: el nuevo sistema supera el ámbito funcional del correo electrónico simple, y podrá permitir la implantación en un futuro de nuevos entornos y soluciones de colaboración y workflow. Soporte técnico y profesional: una de las ventajas más evidentes y valoradas en Caja Segovia es el soporte técnico de Microsoft, considerado como excelente. Se añade la gran cantidad de profesionales cualificados en plataforma Microsoft que existen en el mercado laboral, lo que garantiza la continuidad del servicio y su mantenimiento a medio y largo plazo. Apuesta de futuro D. Gregorio Caraballo nos explica que dentro de Caja Segovia mantienen una visión de futuro y comenta Actualmente se están evaluando soluciones que nos permitan establecer una

5 política rigurosa en cuanto al uso que se hace del correo electrónico por parte de nuestros empleados. Aunque Exchange Server permite, de forma nativa, definir algunas de estas políticas, hemos comprobado que no se gestionan de forma cómoda. Es posible que a medio plazo hagamos recaer esta función en un servidor Microsoft Forefront. Además, las nuevas necesidades de la Caja van más allá del puro concepto de correo electrónico: Aunque ya hacemos amplio uso de algunas de las funcionalidades que nos permite Exchange Server (buzones compartidos, agendas compartidas, etc.) estamos estudiando las posibilidades de su integración con Sharepoint Services, de forma que podamos desarrollar aplicaciones sencillas basadas en la plataforma de mensajería y colaboración de Exchange puntualiza.

6 Más Información Si desea más información sobre los productos y servicios de Microsoft, llame al Centro de Información de Ventas de Microsoft, al (34) Productos de Servidor de Microsoft Puede encontrar más información sobre el portfolio de productos de servidor de Microsoft en la Web: Para acceder a información a través de Internet, visite: Si desea más información sobre los productos y servicios de Caja Segovia, puede contactar con el tf. (34) o visitar su sitio Web Microsoft Corporation. All rights reserved. This case study is for informational purposes only. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS OR IMPLIED, IN THIS SUMMARY. Microsoft, Example: Active Directory, Windows, the Windows logo, Windows Server, and Windows Server System are either registered trademarks or trademarks of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. All other trademarks are property of their respective owners. Software y Servicios Microsoft Exchange Server 2003 Microsoft Office Outlook Microsoft ISA Server 2004 Document published March 2008