Instructivo de Procesos. Hermesoft 3.2
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- Raquel Moreno Ortiz
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1 Instructivo de Procesos Hermesoft 3.2 Plataforma Universidad de Pamplona Enero de 2006
2 Tabla de Contenido Contenido Pág. 1. INTRODUCCIÓN 3 2. OBJETIVO Y ALCANCE OBJETIVO ALCANCE 4 3. INSTRUCTIVO PARA EL MANEJO DE HERMESOFT 6 Instructivo Hermesoft 3.2 2
3 1. INTRODUCCIÓN El crear y poner en marcha un instructivo de este tipo, se fundamenta en el propósito de ofrecer un documento que permita entender la lógica del funcionamiento, la gestión e implementación de la información que facilitará la ejecución de los procesos en Hermesoft 3.2. El instructivo se ha realizado con el fin de presentar en forma sencilla, el ingreso de datos de manera secuencial en cada uno de los procesos y aplicativos de Hermesoft, como son Aulas IT, Portal y Vortal. 3 Plataforma Universidad de Pamplona
4 2. OBJETIVOS Y ALCANCE 2.1 OBJETIVOS a. Proporcionar al usuario, un instructivo que le brinde asesoría en la secuencia lógica que debe seguir para el ingreso y actualización de la información en el sistema general de Hermesoft 3.2. b. Fortalecer a las instituciones educativas a través de la utilización adecuada de las herramientas y bondades de los aplicativos, y de forma consecuente lograr la orientación, efectividad y cumplimiento de los procesos de: mantenimiento adecuado de la comunicación de los usuarios con los aplicativos utilizados en el interior de la institución educativa, permitiendo que cada usuario tenga una amplia gama de opciones, recursos, módulos específicos, que permiten interactuar con otros usuarios de manera sincrónica y asíncrona así como de personalizar su propio espacio de acceso a la información institucional con la utilización del Vortal- Hermesoft. Entregar un proceso que permite diseño, elaboración y montaje de la pagina Web de la institución permitiendo al administrador desplegar al máximo su creatividad por medio de diferentes opciones ofrecidas en la aplicación Portal- Hermesoft, que combinadas con sus conocimientos logrará que el sitio Web de la institución sea el deseado y requerido por todos. Además acceder a la oferta de cursos y/o programas virtuales permitiendo a la institución tener una amplia cobertura, reducción de costos y a los estudiantes cumplir con sus obligaciones académicas en su tiempoespacio y ayudando al mismo al desarrollo entre otras de competencias como la participación, debate y auto-aprendizaje, gracias al módulo de Aulas TI. 2.2 ALCANCE La elaboración del instructivo permite dar mayor claridad y funcionalidad a la utilización adecuada de Hermesoft 3.2. Instructivo Hermesoft 3.2 4
5 Se da, en forma ordenada, la secuencia de realización de transacciones que debe aplicar el usuario, complementada con las descripciones prescritas en cada uno de los manuales de usuario. Se sugiere darle un uso adecuado a lo que se encuentra descrito en los Manuales de Usuario de cada aplicativo. 5 Plataforma Universidad de Pamplona
6 A continuación se dan los pasos a seguir para la correcta gestión de un curso virtual, desde su creación hasta su cierre. Tenga en cuenta que los pasos que se dan son teniéndoos en cuenta porque no existe información en Aulas TI, pero si en los aplicativos de académico, cuya información no es obligatoria para algunos cursos (Para aquellos que no se relacionan con la información de Materias creadas, grupos y alumnos matriculados en académico) y Vortal, cuya información si es necesaria tener (Gestión de Roles, Usuarios y Comunidades para aulas TI), para mayor información se puede dirigir a los manuales o instructivos. El tiempo estimado dado para cada punto, se refiere a lo que una persona pude demorarse (promedio máximo) en gestionar la información en el aplicativo, suponiendo que la misma se tiene en algún medio. 1 GESTIÓN GENERAL 1.1 CREAR PERÍODOS El aplicativo Aulas TI tiene su propia gestión de periodos, por esto lo primero a realizar es crear los diferentes periodos en los cuales se van a ofertar los diferentes cursos, esto se hace por la funcionalidad del Administrador de Aulas TI Tablas Básicas Periodos Académicos. 1.2 CREAR SISTEMA DE CALIFICACIÓN Ahora es necesario crear el sistema de calificación, lo cual debe realizar por la funcionalidad del Administrador de Aulas Tablas Básicas Tipo de Calificaciones, esto se refiere al tipo de nota y a la nota mínima, mayor y de aprobación para un Instructivo Hermesoft 3.2 6
7 estudiante. Si el tipo de calificación es cualitativa, se debe realizar una asimilación para el sistema en números, por ejemplo: Excelente equivale de 4.5 a 5.0, Bueno de 4.0 a 4.49, Aceptable de 3.0 a 3.99, Insuficiente de 1.0 a 2.99 y Deficiente 0.0 a 0.99 La asimilación es necesaria para que el sistema pueda realizar las operaciones necesarias, esto lo realiza por la opción valores. 1.3 CREAR SISTEMA DE EVALUACIÓN Ahora es necesario que cree el sistema de evaluación, lo cual debe realizar por la funcionalidad del Administrador de Aulas Tablas Básicas Sistema de Evaluación, el sistema de evaluación se refiere a la forma como se va a distribuir el cien por ciento de la nota en diferentes exámenes, trabajos y foros, para esto debe crear primero las notas generales a realizar, para eso cuenta con varios tipos de evaluaciones (regular, habilitación, cualitativa, única), si lo requiere puede crear los exámenes para cada tipo, al momento de relacionar con el grupo, solo se tomara la notas que pertenezcan al tipo de calificación que tiene el curso, primero debe crear los exámenes que se refiere a la división mayor de la nota final de la materia, ejemplo 30%, 30%, 40%, (Estos porcentajes o notas, son lo que pide la institución en el transcurso del curso para ir conociendo y controlando el avance de sus estudiantes, de no aplicar esto el atributo del curso referente al tipo de calificación debe ser nota única, donde solo se pediría la nota final del estudiante) donde cada porcentaje equivale a un examen o nota general, posteriormente y dependiendo del tipo de sistema de evaluación (Institucional: Donde es la institución la que define cada uno de los porcentajes en exámenes, trabajos, foros y demás como el docente debe realizar la división de cada una de las notas generales). Si es institucional debe gestionar para cada examen, las notas que conformarían ese porcentaje, que pueden ser evaluaciones, foros, trabajos, asistencia, entre otros, y si desea puede asignar el atributo de notas parciales, para dividir en varias notas, por ejemplo los trabajos, taller 1, Taller 2, etc. Si el sistema de Evaluación en por Grupo, solo debe crear las notas generales, para que el docente defina como realizar la división de las mismas (Ver punto 4.1), para la creación del sistema debe tener en cuenta si permite la habilitación del curso y la forma en como esta nota intervendría en la nota final del mismo (Para más información al respecto ver el manual). 7 Plataforma Universidad de Pamplona
8 2 CREACIÓN DEL CURSO Y MATRÍCULA DE ESTUDIANTES 2.1 CREAR CURSOS VIRTUALES Ya se puede realizar creación de los cursos virtuales, lo cual debe realizar por la funcionalidad del Administrador de Aulas Tablas Básicas Cursos Virtuales, para esta funcionalidad es necesario que tenga un icono que identifique la materia que va a crear. 2.2 CREAR GRUPOS Ahora cree los grupos correspondientes para cada curso virtual, lo cual debe realizar por la funcionalidad del Administrador de Aulas Tablas Básicas Grupos, si el grupo no se identifica con letras, es necesario que cree un icono que identifique el mismo. 2.3 ASIGNAR ADMINISTRADOR AL CURSO VIRTUAL Es necesario que asigne un administrador del curso, este administrador es el que va a poder ver la asignatura, con el fin de llevar e control sobre el docente, notas y demás, puede existir uno o mas administradores lo cual puede realizar por la funcionalidad del Administrador de Aulas Asignar Administradores Materia. 2.4 ASIGNAR SISTEMA DE EVALUACIÓN Por la funcionalidad del Administrador de Aulas Tablas Básicas Asignar Sistema de Evaluación, puede realizar la asignación del sistema de evaluación por materia o por grupos. 2.5 RELACIONAR INFORMACIÓN CON ACADÉMICO Puede relacionar la información hasta ahora gestionada con la que existe por académico, esto lo debe realizar cuando el tipo de materia en un pensum es virtual, al cual se le crea el grupo correspondiente y al mismo se matriculan estudiantes, esta información la debe relacionar por la funcionalidad del administrador Tablas Básicas Asociar Tabla, la cual tiene las siguiente funcionalidades: Cursos Virtuales: Relaciona el curso con la materia virtual Grupos: Relaciona el grupo creado en aulas con el grupo existente de académico Instructivo Hermesoft 3.2 8
9 Grupos Matriculados: Matrícula al curso y grupo en aulas los estudiantes que están matriculados en el grupo con el cual esta relacionados en académico. 2.6 MATRICULAR ESTUDIANTES Esta funcionalidad permite matricular otros estudiantes, (Aquellos que no están relacionados por el aplicativo académico) esto lo puede hacer por la funcionalidad del Administrador de Aulas Tablas Básicas Matricular Estudiante, donde puede matricular a un sólo estudiante a la vez donde el mismo debe tener usuario de vortal, para poder realizar la matrícula o también puede realizar el registro de varios estudiantes, por la funcionalidad del Administrador de Aulas Tablas Básicas Cargar Archivo Plano de Usuarios, donde por medio de un archivo que tenga la identificación y el nombre del usuario puede realizar la inscripción de los mismos al grupo deseado. 2.7 ASIGNAR DOCENTES Por último debe realizar la asignación de un docente al grupo, lo cual puede realizar por la funcionalidad del Administrador de Aulas Tablas Básicas Asignar grupos docente, el cual debe tener un usuario de vortal. 3 CREACIÓN DE CONTENIDOS DE LA MATERIA 3.1 CREACIÓN DE UNIDADES Cree las unidades del curso virtual, esto lo debe hacer el administrador de la materia (Ver paso 2.3), al ser administrador de la materia esta le aparecerá en la parte superior, ingrese por la asignatura y en la funcionalidad unidades temáticas, realice la creación por medio de las opciones de gestión de la misma (Ver Manual para mayor información). 3.2 CREAR LECCIONES Las lecciones es la división de las unidades, por la funcionalidad del Administrador de la Materia, Asignatura, Unidades Temáticas, Gestionar lecciones, cree las lecciones de cada una de las unidades que tiene el curso (Ver Manual para mayor información). 9 Plataforma Universidad de Pamplona
10 3.3 GESTIÓN DE ARCHIVOS Ahora es necesario crear cada una de las páginas que va a ver el estudiante en el escenario, para eso es necesario primero que todo subir los archivos que se van a colocar a disposición del estudiante para que descargue, como los archivos necesario para realizar las páginas y archivos para crear las preguntas de las evaluaciones y auto-evaluaciones. Por el Administrador de la materia, Asignatura, Galerías, cree las galerías (Carpetas) donde va a almacenar los archivos. Por el Administrador de la materia, Asignatura, Archivos, suba los archivos que requiera para la gestión de las páginas que el estudiante va a ver en el escenario, estos archivos pueden ser imágenes, animaciones, y demás que considere necesarios. Por el Administrador de la materia, Asignatura, Archivos para descargar, suba los archivos que va a colocar a disposición del estudiante para que el descargue, estos pueden ser talleres, temas de profundización o demás que considere necesarios. La gestión de galerías y archivos también la puede realizar el docente, al loquearse con el usuario respectivo por la funcionalidad Asignatura, Archivos, donde se encuentra la funcionalidad de archivos para descargar como la de archivos para la gestión de los contenidos, en cada una puede realizar la creación de galerías (Para mayor información ver el Manual). 3.4 CREACIÓN DE PÁGINAS La creación de páginas la puede realizar el administrador de la materia y el docente(s) de la misma, el administrador lo puede realizar por la funcionalidad asignatura, Unidades Temáticas, Contenido Dinámico, el contenido dinámico se debe crear para cada unidad temática de la materia, estas no las podrá ver el estudiante hasta que se activen tanto el contenido como la unidad temática, lo cual se vera mas adelante. En la funcionalidad correspondiente el administrador debe crear las páginas de la unidad, haciendo gala de su creatividad. (Para mayor información ver el Manual). El docente puede realizar la gestión del contenido por la funcionalidad, Asignatura, Unidades temáticas, Contenido dinámico. Instructivo Hermesoft
11 4 CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN PARA EL GRUPO 4.1 CONFIGURACIÓN DE EVALUACIONES La configuración del sistema de evaluación, (Ver punto 1.3) puede ser definida por la institución o el docente, en caso de que el sistema sea institucional, solo necesitara aceptar el mismo si así lo desea (Ver punto 4.2). Si el sistema de evaluación relacionado a la materia o grupo es Grupal, la distribución de exámenes la realiza el docente, definiendo como va a sacar cada uno de los porcentajes generales, esto lo realiza definiendo notas y dentro de estas notas parciales si así lo requiere, esto lo puede realizar por la funcionalidad del docente, asignatura, grupo, sistema de evaluación, evaluaciones, donde dependiendo al tipo de calificación de la materia (Regular, Única, Cualitativa), puede definir la forma como va a obtener las notas generales, así mismo si la materia así lo exige puede definir la forma como obtendrá la nota de habilitación (Para mayor información ver el Manual). 4.2 ACTIVACIÓN DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN Es necesario que el docente verifique primero el sistema de evaluación por la funcionalidad del docente, asignatura, grupo, sistema de evaluación, Ver sistema, de necesitar cambios en el sistema, es necesario que realice los mismos, si el sistema de evaluación es grupal (Ver punto 4.1) o que solicite estos al administrador si el sistema de evaluación es institucional (Ver punto 1.3 y 2.4), una vez activado el sistema d evaluación no podrá realizar cambios en el mismo (Para mayor información ver el Manual). 4.3 PARÁMETRO DE HABILITACIÓN Si el curso se puede habilitar lo cual se definió en la creación del sistema de evaluación y asignación del mismo al grupo o curso, debe seleccionar el parámetro que aplica para el grupo en la funcionalidad del docente, Asignatura, Grupo, Sistema de evaluación, Parámetro Habilitación (Para mayor información ver el Manual). 11 Plataforma Universidad de Pamplona
12 5 PARAMETRIZACIÓN DE AUTOEVALUACIONES Y ASISTENCIA AL CURSO Este punto solo aplica para aquellos cursos donde la auto-evaluación y asistencias se contemplen como notas en el sistema de evaluación. 5.1 ASIGNACIÓN DE NOTAS Se deben asociar las notas del sistema de evolución con las unidades, tanto para la asistencia como para cada una de las auto-evaluaciones, esta asociación la debe realizar por la funcionalidad del docente, Asignatura, Grupo, Sistema de evaluación, Asociar Notas (Para mayor información ver el Manual). 5.2 CALIFICACIÓN DE ASISTENCIA SEGÚN TIEMPO NAVEGADO Para que el sistema realice la calificación de la asistencia es necesario ingresar los rangos de tiempos y a cada uno de ellos dar una calificación, esto se hace por las unidades que tengan asociada nota de asistencia (Ver punto 4.1), ingrese los rangos y calificación pertinente por la funcionalidad del docente, Asignatura, Unidades Temáticas, Notas asistencia (Para mayor información ver el Manual). 5.3 CREACIÓN DE PREGUNTAS Al crear la lección, (Ver punto 3.2) se definen las preguntas que se van a realizar en la autoevaluación de la misma, el número de preguntas a crear como mínimo deben ser el doble a las ingresadas al crear la lección, por ejemplo al crear la lección se definió que el número de preguntas eran 5, las preguntas que se deben crear son 10, para poder realizar la autoevaluación: Si las preguntas tiene enunciados comunes, debe realizar la creación del mismo por la funcionalidad del docente, asignatura, unidades temáticas, enunciados comunes. Cree las preguntas de la autoevaluación por la funcionalidad del docente, asignatura, unidades temáticas, gestionar lecciones, gestionar preguntas autoevaluación. (Para mayor información ver el Manual). Instructivo Hermesoft
13 6 CREACIÓN DE EVALUACIONES Este punto solo aplica para aquellos cursos donde se realizan evaluaciones. 6.1 CREACIÓN DE EVALUACIÓN El docente debe crear igual número de evaluaciones a las definidas en las notas del sistema de evaluación, la evaluación la debe crear en la funcionalidad del docente, Asignatura, Evaluaciones, estas las debe relacionar con las unidades temáticas, una evaluación debe estar relacionada como mínimo a una unidad temática, pero puede estar relacionada con mas de una, esta relación la hace por la funcionalidad del docente, Asignatura, Evaluaciones, Asociar Unidad (Para mayor información ver el Manual). 6.2 CREACIÓN DE PREGUNTAS Al crear la Evaluación, (Ver punto 6.1) se definen las preguntas que conforman la misma, así como el número de unidades con las cuales esta relacionada, el número de preguntas a crear como mínimo, deben sumar el doble al número de preguntas ingresadas en la creación de la evaluación, por ejemplo al crear la evaluación uno, se definió que el número de preguntas eran 5, las preguntas que se deben crear son 10, para que el estudiante(s) pueda presentar la evaluación, pero estas preguntas se crean por unidad temática, si una evaluación esta relacionada con varias unidades, debe tener en cuenta que el número mínimo de preguntas que debe crear, se cumplen con la sumatoria de preguntas creadas para las unidades con las cuales esta relacionada la evaluación, es decir, si la evaluación uno se creo con 5 preguntas y esta relacionada con las unidades uno y dos, para que se pueda presentar la evaluación como mínimo debe crear 5 preguntas por cada unidad, recuerde que entre mayor sea el número de preguntas mejor aún, para que el sistema publique diferentes preguntas a los estudiantes que presenten el previo. (Para mayor información ver el Manual). Si las preguntas tiene enunciados comunes, debe realizar la creación del mismo por la funcionalidad del docente, asignatura, unidades temáticas, enunciados comunes. Cree las preguntas de la evaluación por la funcionalidad del docente, asignatura, unidades temáticas, gestionar preguntas evaluación. (Para mayor información ver el Manual). Si el docente requiere en las evaluaciones tener archivos como imágenes y demás, debe subir los mismos (Ver punto 3.3). 13 Plataforma Universidad de Pamplona
14 6.3 CONFIGURACIÓN DE LAS EVALUACIONES Una vez tenga creadas las preguntas de la evaluaciones, es necesario que configure las mismas para el grupo, esto lo puede realizar por la funcionalidad del docente, Asignatura, Configurar evaluaciones, donde lo primero por hacer es relacionar la notas tipo evaluación del sistema del grupo con las evaluaciones creadas en la funcionalidad asociar notas (Para mayor información ver el Manual). 7 CONFIGURACIÓN DE FOROS Solo aplica si el docente va a publicar temas de discusión o participación sin importar si son calificables o no. 7.1 CREACIÓN DE FOROS Cree los foros que requiera por la funcionalidad del docente, Asignatura, Foro, así mismo puede importar foros que hayan creado otros docentes por la funcionalidad del docente, Asignatura, Foro, Importar Foro (Para mayor información ver el Manual). 7.2 CREACIÓN DE TEMAS Cada foro puede tener uno o mas temas, estos temas son en los que el estudiante(s) va a participar, realice la creación de temas por la funcionalidad del docente, Asignatura, Foro, Gestionar Temas (Para mayor información ver el Manual). 7.3 GESTIÓN DE GRUPOS Ahora debe seleccionar los grupos asignados a usted como docente, para los cuales va a realizar la publicación del foro con sus respectivos temas, esto lo puede realizar por la funcionalidad del docente, Asignatura, Foro, Gestionar Grupos (Para mayor información ver el Manual). Instructivo Hermesoft
15 8 ACTIVACIÓN DEL CURSO 8.1 ACTIVACIÓN DE UNIDAD TEMÁTICA Solicite al administrador que active la primera unidad del curso, para cuando se va a empezar con el mismo, la activación la realiza el administrador de la materia por la funcionalidad Asignatura, Unidades Temáticas, Activar Unidad Actual, esta opción solo aplica para grupos que no tienen el atributo Activar Unidades en la funcionalidad del Administrador, Tablas Básicas, Grupos (Para mayor información ver el Manual). 8.2 ACTIVACIÓN DEL ESCENARIO IT Para permitir que los estudiantes ingresen al escenario es necesario activar los contenidos (Páginas elaboradas, ver punto 3.4), esto lo hace el administrador de la materia por la funcionalidad, Asignatura, Activar Contenido (Para mayor información ver el Manual). 8.3 ACTIVACIÓN DE NOTAS La Activación de notas para los estudiantes, se refiere a que el sistema cree los campos para poder ingresar las respectivas notas a los estudiantes que se encuentren matriculados, esto lo realiza el docente por la funcionalidad, Asignatura, Grupo, Sistema de Evaluación, Activar notas y Activar notas parciales (Para mayor información ver el Manual). 8.4 ACTIVAR EVALUACIÓN(ES) Las evaluaciones creadas se pueden activar por grupos, al momento de crear la evaluación (Ver punto 6.1) se definió si el estudiante debe cumplir con unos requisitos para poder presentar la evaluación, estos requisitos como haber presentado un número determinado de autoevaluaciones y/o tener un determinado tiempo de navegación, así mismo existe un parámetro de tiempo límite en el cual el estudiante puede contestar todas las preguntas (Para mayor información ver el Manual), a estos se les puede sumar el que el estudiante solo pueda presentar la evaluación en una fecha determinada y/o en un equipo determinado y/o con una clave suministrada. Para parametrizar una fecha de presentación y clave de ingreso a la evaluación, el docente del grupo debe ingresar a la funcionalidad, Asignatura, Activar Evaluación (Para mayor información ver el Manual). Para parametrizar unos equipos desde los cuales el estudiante pueda presentar la evaluación, debe conocer la IP del equipo o rango de IP s, 15 Plataforma Universidad de Pamplona
16 desde donde se desea que presenten la evaluación, y solicitar al administrador de la materia que le de este atributo a la evaluación deseada por la funcionalidad Asignatura, Evaluaciones, Asignar direcciones IP s y/o Asignar rango de direcciones IP s. Active a los estudiantes para que puedan presentar la evaluación, esto lo realiza el docente por la funcionalidad Asignatura, Configurar Evaluaciones, Activar Evaluación o Activar Evaluación Estudiante (Para mayor información ver el Manual). 9 CALIFICAR ESTUDIANTES 9.1 CALIFICACIÓN DE FOROS Y TRABAJOS La calificación de foros y trabajos lo hace el docente del grupo en forma manual, por la funcionalidad Asignatura, Grupo, Asignar Notas (Para mayor información ver el Manual). 9.2 CALIFICACIÓN DE EVALUACIONES El sistema de acuerdo a las repuestas del estudiante, realiza automáticamente la calificación de la evaluación (Para mayor información ver el Manual). 9.3 CALIFICAR AUTO-EVALUACIONES El sistema de acuerdo a las repuestas del estudiante, realiza automáticamente la calificación de las auto-evaluaciones, el docente del grupo debe procesar estas notas por la funcionalidad Asignatura, Grupo, Procesar notas autoevaluaciones (Para mayor información ver el Manual). 9.4 CALIFICAR ASISTENCIA De acuerdo al tiempo navegado del estudiante se procede a calificar al estudiante, donde el docente de la materia debe dar la orden de procesar las notas obtenidas por la funcionalidad Asignatura, Grupo, Procesar nota asistencia (Para mayor información ver el Manual). 9.5 CALCULAR DEFINITIVAS El docente del grupo, debe indicarle al sistema que realice el cálculo de la definitiva del curso por la funcionalidad Asignatura, Grupo, Calcular definitivas (Para mayor información ver el Manual). Instructivo Hermesoft
17 9.6 CALIFICAR HABILITACIÓN Si aplica es necesario que el docente de la materia realice la calificación de la habilitación de los estudiantes, lo cual debe realizar por la funcionalidad Asignatura, Grupo, Habilitaciones (Para mayor información ver el Manual). 10 CIERRE DEL CURSO 10.1 ASIGNAR NOTAS ACADÉMICO Si el curso esta relacionado con un grupo de académico, debe realizar la asignación de la nota final, lo cual el docente del grupo debe realizar por la funcionalidad Asignatura, Grupo, Asignar nota final Académico CIERRE DE PERIODO Una calificados los estudiantes es necesario cerrar e periodo para el grupo, esto lo hace el administrador del grupo por la funcionalidad, Asignatura, Cerrar períodos académicos. 17 Plataforma Universidad de Pamplona
18 Para este aplicativo no se pueden dar tiempos, ya que estos dependen de la creatividad del administrador, a continuación se describen los pasos que se deben llevar a cabo para crear el sitio, tomando en cuenta el uso de todas las funcionalidades, usted puede escoger cuales pasos realizar y cuales no. 1. ADMINISTRACIÓN DEL SITIO 1.1 CREACIÓN DE USUARIO Si existen otras personas a ingresar en el aplicativo, realice la creación de los mismos, asignándoles un usuario y contraseña. 1.2 ORGANIZACIÓN DEL SITIO Cree las carpetas en las cuales va a ubicar las páginas, archivos, imágenes y demás, a estas puede asociar usuarios responsables de su gestión (Permitir que otros usuarios vean una carpeta y trabajen sobre las mismas). Instructivo Hermesoft
19 1.3 AGREGAR PLANTILLA Realice la gestión de plantillas lo cual le permitirá poder mejorar a su gusto la presentación de cada uno de los contenidos (Imágenes, animaciones, páginas, botones, menús y demás). 1.4 CREACIÓN DE MARCOS Si requiere y desea realice la creación de Marcos. 1.5 HOJAS DE ESTILO Si requiere y desea realice cambios en las hojas de estilo. 2. GESTIONAR RECURSOS 2.1 SUBIR ARCHIVOS La opción de Subir archivo permite el acceso al usuario a las opciones de subir archivos de cinco tipos (documento, imagen, animación, sonido y video) los cuales contienen información que sirven de complemento a los contenidos de los diferentes recursos que el usuario puede gestionar y publicar. Esta funcionalidad la debe ejecutar siempre que requiera subir un archivo para algún contenido. Al no existir un orden lógico para subir contenidos al portal, se va a dar una breve explicación de los mismos y se va a indicar lo que se requiere para subir los mismos. Debe recordar que cuando crea o modifica contenidos estos deben ser generados, para que se puedan ver o publicar. 2.2 BANNER PRINCIPAL El banner principal, es la animación(es) o imagen(es) que se ubicará en la parte superior de la página Web de la institución, este banner estará siempre visible en todas las páginas, el mismo tendrá los campos de texto que permitirán el ingreso al Campus colaborativo y personalizado para el acceso a los diferentes aplicativos. 19 Plataforma Universidad de Pamplona
20 Ejemplo del Banner Principal: Para realizar la creación y publicación de un banner, debe realizar los siguientes pasos, si lo mencionado en el paso ya lo realizó, puede continuar con el siguiente: Crear la plantilla necesaria (Administrador del sito - Plantillas). Subir las animaciones o imágenes necesarias (Gestionar Recursos Subir Archivo Subir Imágenes o Subir animaciones). Crear el banner principal (Gestionar Recursos Encabezado Banner principal). Publicar el banner creado (Administrador de Recursos Sección encabezado). 2.3 PÁGINA DE CONTENIDO Este recurso es el más usado en el portal, en la página de contenido es donde se va a tener información detallada del tema que el usuario requiere, los recursos pueden apuntar a una página de contenido y esta puede llamar a otra página de contenido, la página de contenido tiene varias opciones que permiten que la misma se gestione como el usuario lo desea. Instructivo Hermesoft
21 Ejemplo Página de Contenido: 21 Plataforma Universidad de Pamplona
22 Para realizar la creación y publicación de una página de contenido, debe realizar los siguientes pasos, si lo mencionado en el paso ya lo realizó, puede continuar con el siguiente: Crear la plantilla necesaria (Administrador del sito - Plantillas). Subir los archivos que requiere (Gestionar Recursos Subir Archivo Subir Imágenes o Subir animaciones o Subir Sonidos o Subir Video o Subir Documento). Crear página de contenido (Gestionar Recursos Contenido Secundario Página de Contenidos). Publicar página, para que la página de contenido sea visible en la Web, debe llamarla por medio de un hipervínculo de otro recurso ya publicado, por ejemplo de una nota principal, puede llamar una página de contenido. Para realizar hipervínculos entre páginas de contenido lo puede realizar de las siguientes maneras: 1. Cree primero las página(s) a relacionar (Página B) y posteriormente la que contiene los hipervínculos (Página A). Ejemplo: Página A Hipervínculo B Página B 2. Cree las páginas que requiera sin tener en cuenta un orden específico (Primero crea página A, luego crea la página B) y posteriormente en la opción Modificar realice los hipervínculos en la página que requiera (Pagina A). Ejemplo: Página A Modificar Hipervínculo B Página B Instructivo Hermesoft
23 Recuerde que las páginas deben tener por estado Generada, para que pueda realizar los hipervínculos y para que las mismas se puedan ver en el sitio Web. 2.4 NOTA PRINCIPAL La nota principal se ubica en la página principal de la institución, es un corto mensaje de interés de máximo 500 caracteres, el cual tiene la opción de Ver más, para aquellos usuarios que quieran saber más sobre el contenido de la nota principal. Ejemplo Nota Principal: Para realizar la creación y publicación de una nota principal, debe realizar los siguientes pasos, si lo mencionado en el paso ya lo realizó, puede continuar con el siguiente: Crear la plantilla necesaria (Administrador del sito - Plantillas). Subir las animación o imagen necesaria (Gestionar Recursos Subir Archivo Subir Imágenes o Subir animaciones). Crear la página de contenido secundaria, la cual contiene la información ampliada de la nota principal (Gestionar Recursos Contenido Secundario Página de Contenidos) (Ver punto 12.3). Crear la nota principal (Gestionar Recursos Contenidos Principales Nota Principal). Publicar la nota principal creada (Administrador de Recursos Sección Contenidos Primer nivel). 23 Plataforma Universidad de Pamplona
24 2.5 AVISOS Son pequeños y varios mensajes importantes que se ubicaran en la página principal de la institución. Ejemplo Avisos: Para realizar la creación y publicación de un aviso, debe realizar los siguientes pasos, si lo mencionado en el paso ya lo realizó, puede continuar con el siguiente: Crear la plantilla necesaria (Administrador del sito - Plantillas). Subir los archivos que requiere (Gestionar Recursos Subir Archivo Subir Imágenes o Subir animaciones o Subir Sonidos o Subir Video o Subir Documento). Crear avisos (Gestionar Recursos Contenidos Principales Avisos). Publicar avisos (Administrador de Recursos Sección Contenidos Primer nivel). 2.6 NOTA SECUNDARIA La nota secundaria, es un corto mensaje de interés de máximo 500 caracteres, el cual tiene la opción de Ver más, para aquellos usuarios que quieran saber más sobre el contenido de la nota, es muy parecida a la nota principal su diferencia radica en que no se puede publicar directamente, esta debe ser asociada desde otro contenido, por ejemplo de un grupo de notas. Para realizar la creación y publicación de una nota secundaria, debe realizar los siguientes pasos, si lo mencionado en el paso ya lo realizó, puede continuar con el siguiente: Crear la plantilla necesaria (Administrador del sito - Plantillas). Subir imagen necesaria (Gestionar Recursos Subir Archivo Subir Imágenes). Crear la página de contenido secundaria, la cual contiene la información ampliada de la nota secundaria (Gestionar Recursos Contenido Secundario Página de Contenidos) (Ver punto 12.3). Instructivo Hermesoft
25 Crear la nota secundaria (Gestionar Recursos Contenidos Adicionales Nota Secundaria). Publicar nota secundaria, Es necesario que llame de otro contenido la nota secundaria, para que esta pueda ser visible en la Web. 2.7 VENTANA EMERGENTE Ventana del browser que se muestra en el momento que carga la página principal de la institución, la cual tiene información de interés. Ejemplo Ventana Emergente: Para realizar la creación y publicación de una ventana emergente, debe realizar los siguientes pasos, si lo mencionado en el paso ya lo realizó, puede continuar con el siguiente: Crear la plantilla necesaria (Administrador del sito - Plantillas). Crear el contenido que requiera. Crear la ventana emergente (Gestionar Recursos Contenidos Principales Ventana emergente). Publicar la ventana emergente (Administrador de Recursos Sección Contenidos Primer nivel). Se recomienda usar una nota principal (Ver punto 12.4) o una nota secundaria (Ver punto 12.6) o un aviso (Ver punto 12.5). 25 Plataforma Universidad de Pamplona
26 2.8 GRUPO DE NOTAS Como su nombre lo indica agrupa dos o más notas principales y/o notas secundarias y/o notas principales, así mismo se ubica en la página principal de la institución. Ejemplo Nota Principal con Nota principal y Anuncio: Para la creación y publicación de un grupo de notas, debe realizar los siguientes pasos, si lo mencionado en el paso ya lo realizó, puede continuar con el siguiente: Crear la plantilla necesaria (Administrador del sito - Plantillas). Crear las notas principales a agrupar (Gestionar Recursos Contenidos Principales Nota Principal) (Ver punto 12.4) o las páginas secundarias (Gestionar Recursos Contenidos Adicionales Notas Secundarias) (Ver Punto12.6) o los avisos (Gestionar Recursos Contenidos Principales Avisos) (Ver Punto12.5). Crear el grupo de notas (Gestionar Recursos Contenidos Principales Grupo de Notas). Publicar el grupo de notas (Administrador de Recursos Sección Contenidos Primer nivel). 2.9 IMAGEN O MULTIMEDIA Como su nombre lo indica es solo una imagen o animación la cual puede ubicar en la sección derecha, centro o izquierda de la Web. Instructivo Hermesoft
27 Ejemplo de Imagen o Multimedia: Para la creación y publicación de una imagen o multimedia, debe realizar los siguientes pasos, si lo mencionado en el paso ya lo realizó, puede continuar con el siguiente: Crear la plantilla necesaria (Administrador del sito - Plantillas). Subir la animación o imagen necesaria (Gestionar Recursos Subir Archivo Subir Imágenes o Subir animaciones). Crear la imagen o multimedia (Gestionar Recursos Contenidos Adicionales Imagen o multimedia). Publicar la imagen o multimedia creada, esto lo debe realizar dependiendo de la sección donde ubico el contenido, centro (Administrador de Recursos Sección Contenidos Primer nivel), Derecha (Administrador de Recursos Sección Menú) o Izquierda (Administrador de Recursos Sección Información primer nivel). 27 Plataforma Universidad de Pamplona
28 2.10 LINK A URL Permite crear una imagen la cual tiene un hipervínculo a una URL, esta imagen se puede ubicar en las secciones izquierda, centro y derecha. Para la creación y publicación de un Link a URL, debe realizar los siguientes pasos, si lo mencionado en el paso ya lo realizó, puede continuar con el siguiente: Crear la plantilla necesaria (Administrador del sito - Plantillas). Subir la imagen necesaria (Gestionar Recursos Subir Archivo Subir Imágenes). Crear el link a URL (Gestionar Recursos Contenidos Adicionales Link a URL). Publicar el link a URL, esto lo debe realizar dependiendo de la sección donde ubico el contenido, centro (Administrador de Recursos Sección Contenidos Primer nivel), Derecha (Administrador de Recursos Sección Menú) o Izquierda (Administrador de Recursos Sección Información primer nivel) LINK INTERNO Permite crear una imagen la cual tiene un hipervínculo a un contenido, esta imagen se puede ubicar en las secciones izquierda, centro y derecha. Para la creación y publicación de un Link interno, debe realizar los siguientes pasos, si lo mencionado en el paso ya lo realizó, puede continuar con el siguiente: Crear la plantilla necesaria (Administrador del sito - Plantillas). Subir la imagen necesaria (Gestionar Recursos Subir Archivo Subir Imágenes). Crear el link Interno (Gestionar Recursos Contenidos Adicionales Link Interno). Publicar el link Interno, esto lo debe realizar dependiendo de la sección donde ubico el contenido, centro (Administrador de Recursos Sección Contenidos Primer nivel), Derecha (Administrador de Recursos Sección Menú) o Izquierda (Administrador de Recursos Sección Información primer nivel). Instructivo Hermesoft
29 2.12 IMAGEN CON TEXTO Permite crear una imagen donde se ubica el texto que se desea en la parte inferior de la misma, este contenido se puede ubicar en las secciones izquierda, centro y derecha. Ejemplo de Imagen con texto: Para la creación y publicación de una imagen con texto, debe realizar los siguientes pasos, si lo mencionado en el paso ya lo realizó, puede continuar con el siguiente: Crear la plantilla necesaria (Administrador del sito - Plantillas). Subir los archivos que requiere (Gestionar Recursos Subir Archivo Subir Imágenes o Subir animaciones o Subir Sonidos o Subir Video o Subir Documento). Crear la imagen con texto (Gestionar Recursos Contenidos Adicionales Imagen con texto). Publicar la imagen con texto, esto lo debe realizar dependiendo de la sección donde ubico el contenido, centro (Administrador de Recursos Sección Contenidos Primer nivel), Derecha (Administrador de Recursos Sección Menú) o Izquierda (Administrador de Recursos Sección Información primer nivel) TEXTO CON ARCHIVO Permite crear un hipervínculo de texto para abrir un documento, este contenido se puede ubicar en las secciones izquierda, centro y derecha. Para la creación y publicación de un texto con archivo, debe realizar los siguientes pasos, si lo mencionado en el paso ya lo realizó, puede continuar con el siguiente: 29 Plataforma Universidad de Pamplona
30 Crear la plantilla necesaria (Administrador del sito - Plantillas). Subir los archivos que requiere (Gestionar Recursos Subir Archivo Subir Documento). Crear texto con archivo (Gestionar Recursos Contenidos Adicionales Texto con Archivo). Publicar el texto con archivo, esto lo debe realizar dependiendo de la sección donde ubico el contenido, centro (Administrador de Recursos Sección Contenidos Primer nivel), Derecha (Administrador de Recursos Sección Menú) o Izquierda (Administrador de Recursos Sección Información primer nivel) BOTÓN MENÚ Permite crear un botón el cual lleva a una página de contenido, donde en su parte superior estarán unas viñetas (Las creadas) y cada viñeta puede abrir una página de contenido diferente. Este contenido puede crearse en las secciones de la izquierda, centro y derecha. Ejemplo de Botón Menú: Para la creación y publicación de un botón menú, debe realizar los siguientes pasos, si lo mencionado en el paso ya lo realizó, puede continuar con el siguiente: Crear la plantilla necesaria (Administrador del sito - Plantillas). Subir la imagen que requiere (Gestionar Recursos Subir Imágenes). Instructivo Hermesoft
31 Crear las páginas de contenido que requiera (Gestionar Recursos Contenidos Secundarios Página de contenido) (Ver punto 12.3). Crear el Botón Menú (Gestionar Recursos Contenidos Adicionales Botón menú). Publicar el botón menú, esto lo debe realizar dependiendo de la sección donde ubico el contenido, centro (Administrador de Recursos Sección Contenidos Primer nivel), Derecha (Administrador de Recursos Sección Menú) o Izquierda (Administrador de Recursos Sección Información primer nivel) GRUPO MENÚ Permite agrupar varios botones menú. Este contenido puede crearse en las secciones de la izquierda, centro y derecha. Ejemplo Grupo Menú: Para la creación y publicación de un grupo menú, debe realizar los siguientes pasos, si lo mencionado en el paso ya lo realizó, puede continuar con el siguiente: Crear la plantilla necesaria (Administrador del sito - Plantillas). Subir la imagen que requiere (Gestionar Recursos Subir Imágenes). Crear los botón menú que requiere (Gestionar Recursos Contenidos Adicionales Botón menú) (Ver punto 12.14). Crear el Grupo Menú (Gestionar Recursos Contenidos Adicionales Grupo menú). Publicar el Grupo menú, esto lo debe realizar dependiendo de la sección donde ubico el contenido, centro (Administrador de Recursos Sección Contenidos Primer nivel), Derecha (Administrador de Recursos Sección Menú) o Izquierda (Administrador de Recursos Sección Información primer nivel) INDICADORES Permite crear indicadores económicos o políticos según se requiera, este contenido se puede ubicar en las secciones, izquierda, centro o derecha. 31 Plataforma Universidad de Pamplona
32 Ejemplo de Indicador Económico: Para la creación y publicación de un indicador, debe realizar los siguientes pasos, si lo mencionado en el paso ya lo realizó, puede continuar con el siguiente: Crear la plantilla necesaria (Administrador del sito - Plantillas). Subir la imagen que requiere (Gestionar Recursos Subir Imágenes). Si es un indicador del tiempo, debe crear las ciudades de interés (Tablas Básicas Departamentos Ciudades). Crear el Indicador (Gestionar Recursos Contenidos Adicionales Indicadores). Publicar el Indicador, esto lo debe realizar dependiendo de la sección donde ubico el contenido, centro (Administrador de Recursos Sección Contenidos Primer nivel), Derecha (Administrador de Recursos Sección Menú) o Izquierda (Administrador de Recursos Sección Información primer nivel). Recuerde estar actualizando la tabla de valores de los indicadores 2.17 ENCUESTAS Permite realizar encuestas desde el portal sobre una pregunta de interés institucional, este contenido se puede ubicar en las secciones, izquierda, centro o derecha. Instructivo Hermesoft
33 Ejemplo de Encuesta: Para la creación y publicación de una encuesta, debe realizar los siguientes pasos, si lo mencionado en el paso ya lo realizó, puede continuar con el siguiente: Crear la plantilla necesaria (Administrador del sito - Plantillas). Subir la imagen que requiere (Gestionar Recursos Subir Imágenes). Crear la encuesta (Gestionar Recursos Contenidos Adicionales Indicadores). Publicar la encuesta, esto lo debe realizar dependiendo de la sección donde ubico el contenido, centro (Administrador de Recursos Sección Contenidos Primer nivel), Derecha (Administrador de Recursos Sección Menú) o Izquierda (Administrador de Recursos Sección Información primer nivel) MENÚS CONTEXTUALES En un solo menú animado, que presenta varias opciones de ingreso a URL o a páginas de contenido una vez se coloca el mouse sobre el menú contextual. 33 Plataforma Universidad de Pamplona
34 Ejemplo de Menú Contextual: Para la creación y publicación de un menú contextual, debe realizar los siguientes pasos, si lo mencionado en el paso ya lo realizó, puede continuar con el siguiente: Crear la plantilla necesaria (Administrador del sito - Plantillas). Subir la imagen(es) que requiere (Gestionar Recursos Subir Imágenes). Si requiere, crear las páginas de contenido (Gestionar Recursos Contenidos Secundarios Página de Contenido) (Ver Punto 12.3). Crear el menú contextual (Gestionar Recursos Contenidos Adicionales Menú contextual). Publicar el menú contextual (Administrador de Recursos Sección Menú) PIE DE PÁGINA Información que se ubica siempre en el sitio inferior de la página Web de la institución, esta puede tener hipervínculos. Ejemplo de Pie de Página: Para la creación y publicación de un pie de página, debe realizar los siguientes pasos, si lo mencionado en el paso ya lo realizó, puede continuar con el siguiente: Crear la plantilla necesaria (Administrador del sito - Plantillas). Instructivo Hermesoft
35 Subir los archivos que requiere (Gestionar Recursos Subir Archivo Subir Imágenes o Subir animaciones o Subir Sonidos o Subir Video o Subir Documento). Crear el pie de página (Gestionar Recursos Pie de Página). Publicar el pie de página (Administrador de Recursos Sección Pie de Página). 35 Plataforma Universidad de Pamplona
36 1. CREACIÓN DE USUARIOS AUTOMATICOS O MANUALES - Gestión de los datos de Tipo de documento. Se seguirá la ruta: Académico / Tablas generales / tipo de documento. - Si los usuarios que se van a agregar son usuarios de Tipo General, deben ser creados primero como personas generales. (Proceso automático). - Si los usuarios que se van a agregar son usuarios de Tipo Visitante, no necesitan ser creados como personas generales. (Proceso manual). 2. CREACIÓN DE COMUNIDADES - Gestión de los nombres de las comunidades de la institución, se organizarán de acuerdo al organigrama (si así lo desea), o formula los grupos de trabajo. Se gestiona en Comunidades / opción Agregar. - Las comunidades pueden ser organizadas por niveles y subniveles. - Una vez creadas las comunidades, a éstas se les asocian las comunidades que serán las receptoras de documentación, correo, mensajería de sus emisoras. Esto se gestiona en Comunidades / opción continuar / Privilegios comunidades. 3. ADMINISTRADOR DE VORTAL 3.1 Gestión de Aplicaciones. - Las aplicaciones y sus funcionalidades son creadas por base de datos - Una vez creadas, se les asocia la URL del servidor donde se encontrarán los aplicativos. Se gestiona en Administrador vortal / Aplicaciones / Opción continuar /Datos de aplicación. - Luego se le asocia el estilo deseado por el administrador, esto se lleva a cabo desde el Administrador Vortal / Aplicaciones / Opción continuar / estilos. Instructivo Hermesoft
37 3.2 Gestión de Aplicaciones colaborativas. - Las aplicaciones colaborativas son creadas por base de datos. - Una vez creadas, se les asocia la URL del servidor donde se encontrarán los aplicativos. Se gestiona en Administrador vortal / Aplicaciones colaborativas / Opción continuar /Datos de aplicación. - Luego se le asocia el estilo deseado por el administrador, esto se lleva a cabo desde el Administrador Vortal / Aplicaciones colaborativas / Opción continuar / estilos. 3.3 Gestión de Roles. - Una vez se tienen creados los aplicativos y sus respectivas direcciones o URL, se inicia la creación de roles de acuerdo a los perfiles de las personas de la institución que se van a responsabilizar de la gestión de la información bien sea de carácter académico (procesos académicos, información de egresados, gestión documental, docentes, estudiantes, préstamos y servicios), administrativo, y financiero. En la creación de roles se definen los administradores de los módulos siendo éste el Rol Administrador (puede ser administrador principal de los módulos, por ejemplo: en el caso de procesos académicos será del módulo de Admisiones, Registro Académico, en el caso de procesos contables será del módulo de Contabilidad, módulo de Inventarios), el rol de docente, rol de estudiante, rol de egresado, entre otros. Los roles se gestionan siguiendo la ruta: Administrador vortal / Roles / Opción Agregar. - Al ser creados los roles se procede a asociar los Porlets (Mis Calendarios, agenda, Aula TI, Mis climas, Mis económicos, Mis favoritos, Mis mensajes, Anuncios IT, Servicios TI). El administrador se encargará de asociar los Porlets que el crea convenientes. Se gestiona siguiendo la ruta: Administrador vortal / Roles / Opción continuar / Privilegios porlets. - Luego a cada Porlet asociado, le asocia los respectivos privilegios a los aplicativos y de igual forma por cada aplicativo asociado, le vincula las funcionalidades a las cuales tendrá acceso el Rol. Se gestiona siguiendo la ruta: Administrador vortal / Roles / Opción continuar / Privilegios aplicaciones y Privilegios funcionalidades. 3.4 Proceso de asociación de Usuarios a Comunidades y Roles. - Una vez se tienen creados los usuarios bien sea en forma automática o en forma manual en el icono Usuarios / Usuario manual o automático/ se da clic en la opción Continuar, y desde allí se asocian los usuarios a una comunidad, luego se le asocia el rol, se le asigna una firma en caso de 37 Plataforma Universidad de Pamplona
38 tenerla. Las firmas son creadas en el módulo Administrador memo / Gestionar firma. 4. ADMINISTRADOR MEMO - Se deben crear los roles desde el Administrador del memo / Gestionar roles, allí se pueden definir los roles de administrador, docente, estudiante, o visitante. - Luego se deben asignar a los roles los privilegios que tendrá el usuario en cuanto al tamaño reservado en el servidor de correos para recepción y envío de mensajes. Se define siguiendo la ruta : Administrador del memo / Asignar privilegios y roles. - Se crean las firmas que luego se utilizarán en la gestión de los usuarios creados en el vortal. - Después de creados los roles y privilegios de los roles, se procede a Gestionar permisos por comunidad o por usuario, esto permitirá ampliar o disminuir la cantidad de personas dentro de la comunidad a las cuales le podrá enviar y recibir correos. Instructivo Hermesoft
39 Carrera 4 con calle 5 esquina Casa Domus - Pamplona (Norte de Santander) Tel: (57)(7) Telefax: (7) consultoria.plataforma@unipamplona.edu.co 39 Plataforma Universidad de Pamplona
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