VERSIÓN: 001 FECHA: 30 de enero de 2015 PROCEDIMIENTO: Reembolso gastos por kilometraje Pág. 1 de 6. Fecha Preparado por Revisado por Aprobado por

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1 PROCEDIMIENTO: Reembolso gastos por kilometraje Pág. 1 de 6 CONTENIDO: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. RESPONSABILIDADES 5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS 7. ÚLTIMOS CAMBIOS 8. ANEXOS Fecha Preparado por Revisado por Aprobado por Francisco Bergeret Mylene Iribarne Osvaldo Rosa Mylene Iribarne

2 PROCEDIMIENTO: Reembolso gastos por kilometraje Pág. 2 de 6 1. OBJETO Apoyar la gestión eficiente de las visitas a clientes y distribuidores, como una manera de fomentar que estas sean planificadas y priorizadas, y estén alineadas con los focos estratégicos. Servir como marco de referencia a los empleados que por causas laborales se vean obligados a desplazarse utilizando su vehículo particular, bus o taxi. Definir los gastos en los que puede incurrir y sus límites. Facilitar y agilizar el proceso de reembolso de los gastos efectuados por cuenta de la Empresa. 2. ALCANCE El trabajador tendrá derecho a reembolsar kilometraje cuando con motivo del desempeño de sus funciones deba desplazarse dentro de una zona geográfica asignada o a otras zonas por motivos laborales, en un radio menor a 400 km de su zona habitual de trabajo. Esta normativa será aplicable a todo trabajador de las sociedades gestionadas por el Grupo Lipigas en Chile. 3. DEFINICIONES Gastos de viaje: es todo aquel gasto en que se incurra con motivo del desplazamiento fuera de la zona habitual de trabajo, y que involucre pasaje en avión o gasto de alojamiento. Los conceptos frecuentemente incluidos son alojamiento, alimentación, teléfono en hotel, pasajes aéreos o en bus, acercamiento en auto o taxi al aeropuerto y lavandería (cuenta ). Zona habitual de trabajo: oficina o planta donde el trabajador tiene definido su puesto de trabajo y donde está asignado según la información registrada en Payroll. Gastos por kilometraje: incluye todos los gastos de movilización que estén asociados a desplazamientos que no cataloguen como gastos de viajes. Esto incluye traslados en vehículo propio o bus (cuenta ). Valores: los valores definidos en este procedimiento serán actualizados de forma semestral, por lo que siempre se deberá consultar la última versión del procedimiento publicada en Lipinet. 4. RESPONSABILIDADES 4.1. Trabajador - Respaldar debidamente los gastos incurridos, así como identificar correctamente en la rendición el tipo de gasto y cuenta, cumpliendo con los montos definidos. - Contar con la licencia de conducir al día. - El vehículo deberá tener los permisos necesarios al día y estar asegurado por su dueño.

3 PROCEDIMIENTO: Reembolso gastos por kilometraje Pág. 3 de Digitador de Egresos - Revisar que todos los documentos recibidos cumplan con los requisitos definidos en los procedimientos, que las rendiciones estén firmadas y autorizadas por la jefatura correspondiente. - Revisar que se encuentren todos los respaldos adjuntos. - Corregir la imputación de cuentas contables y centros de costos en caso de ser necesario. - Cumplir con las fechas de pago respetando los cortes para la toma de la nómina de pago Subgerente, Jefe con dependencia de un Gerente y Gerente de área - Validar y autorizar las rendiciones de gastos según los criterios definidos en el presente procedimiento. 5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 5.1. Condiciones previas El trabajador que realiza rendición de gastos por kilometraje deberá proveer todas las condiciones para poder hacer uso de su vehículo de acuerdo a las normas nacionales. Los seguros automotrices serán contratados por el propietario del vehículo, no cabiéndoles ninguna responsabilidad de la empresa en este punto. La empresa no fiscalizará estos dos puntos, basándose en la confianza en el trabajador y su propia responsabilidad Gastos incluidos En la cuenta de reembolso por gastos de kilometraje, se podrán cargar solo los siguientes conceptos: a. Valor de kilometraje recorrido con ocasión del traslado por motivos laborales, según el monto unitario definido para el semestre en curso. b. $ CLP mensuales por concepto de uso de celular, previamente autorizado por la jefatura y validado al firmar la rendición. c. $ CLP mensuales por concepto de seguro automotriz, previamente autorizado por la jefatura y validado al firmar la rendición. d. Gastos adicionales como TAG, peajes, estacionamientos, viajes en bus, metro o locomoción colectiva (requiere comprobante, salvo el metro). Los 3 primeros puntos no requerirán comprobantes de respaldo, solo será necesario para respaldar el punto d. Los gastos de celular y seguro automotriz aplicarán incluso en período de vacaciones o licencias médicas, de manera que se puedan mantener los planes contratados

4 Cualquier impreso del día 30-ene-15, es una copia PROCEDIMIENTO: Reembolso gastos por kilometraje Pág. 4 de Gastos no aceptados - Desplazamientos entre el domicilio del trabajador y el lugar de trabajo. - Gastos que se presenten fuera del plazo de 60 días con posterioridad a la realización del gasto. - Multas de tránsito. - Daños del vehículo - Deducible de seguro como resultado de un accidente Montos máximos y valor por km. Anualmente, el Área de Personas en conjunto con los Gerentes de Área, definirá los montos mensuales máximos que podrán ser reembolsados por los trabajadores, pudiendo definir un monto tope aplicable para todos los trabajadores, o cantidades individuales por cada trabajador de acuerdo a sus funciones. Este monto tope considera la suma de todos los gastos, como seguro, celular, TAG, etc. Adicionalmente, informará el valor de los pesos por kilómetro que será calculado semestralmente e incluirá el costo de la bencina promedio nacional (95 octanos), la depreciación del vehículo, las mantenciones anuales y los insumos básicos. El tope de reembolso será de $ para trabajadores de áreas comerciales y de $ para el resto de los colaboradores. Aquellos casos que superen este monto deberán ser autorizados por el respectivo Gerente. Para el primer semestre del año 2015, el valor por km será de $ 140/km Valores por tramo. Como una manera de unificar los cobros de kilometrajes por visita a oficinas o plantas cercanas, se detalla a continuación la cantidad de kilómetros que deberán ser rendidos dependiendo de la zona visitada: Ciudad origen - destino Kilometraje Autorizado a rendir a) Santiago / Concón 300 Km ida y vuelta b) Santiago / Viña del Mar 250 Km ida y vuelta c) Santiago / Rancagua 180 Km ida y vuelta d) Santiago / Curicó 385 Km ida y vuelta e) Santiago / Talca 514 Km ida y vuelta f) Santiago / Coquimbo 918 Km ida y vuelta g) Santiago / La Serena 941 Km ida y vuelta h) Viña del Mar / Coquimbo 811 Km ida y vuelta i) Viña del Mar / Rancagua 405 Km ida y vuelta 1 Vigente desde el 1 de enero 2015

5 PROCEDIMIENTO: Reembolso gastos por kilometraje Pág. 5 de 6 En el caso de personal que se desplaza entre Planta Maipú y Apoquindo, tendrá derecho a reembolsar un valor equivalente a $ CLP por cada ocasión. Cualquier gasto adicional será de costo del trabajador. La correcta cuantificación de los kilómetros será responsabilidad del colaborador que realiza la rendición y de la jefatura que autoriza Reembolso de gastos La solicitud de reembolso se deberá realizar mensualmente, no pudiendo presentar más de una rendición al mes. Para solicitar los reembolsos se deberá utilizar el SPA-ADMI-RE-CL-0002 Formulario rendición de gastos en el cual deben aparecer detallados los registros de los desplazamientos realizados durante el mes, y adjuntar los comprobantes que correspondan. En el caso de requerir el uso de TAG en la RM, deberá adjuntarse el comprobante de pago de TAG que se obtiene desde internet, detallando los tránsitos. Se reembolsará el total de gastos realizados por visitas a clientes o viajes, las cuales deberán ser indicadas en el detalle del TAG. En el caso que este detalle no se adjunte y como una manera de buscar la equidad y transparencia en el cobro de este gasto, se pagará el 60% de los gastos indicados en factura de la autopista. La solicitud de reembolso deberá presentarse a más tardar 60 días después de efectuado el gasto. Pasado este periodo, no se reembolsará el gasto. La solicitud de reembolso deberá ser autorizada por el Subgerente o Jefe con dependencia de un Gerente hasta el monto definido en el punto 5.4. Sobre ese valor, deberá ser autorizada por el Gerente del Área. Luego se deberá enviar al área de Contabilidad para que valide las autorizaciones, imputaciones y registre el gasto en SAP para su posterior pago. Las solicitudes de reembolsos correctamente completadas, respaldadas y autorizadas recibidas hasta el viernes de cada semana, serán depositadas en la cuenta corriente o cuenta vista del solicitante, el viernes siguiente a la semana de recepción. Las rendiciones de gastos están sujetas a ser auditadas, por lo cual será necesaria la mayor claridad y transparencia en los gastos allí reflejados. En un mismo formulario de rendición pueden ir gastos asociados a más de una cuenta Control del gasto Será responsabilidad de la jefatura a cargo de cada centro de costos, el control del gasto por reembolsos de kilometraje y el cumplimiento del presupuesto, velando por la correcta imputación de los gastos, así como la racionalidad de éstos.

6 Cualquier impreso del día 30-ene-15, es una copia PROCEDIMIENTO: Reembolso gastos por kilometraje Pág. 6 de 6 6. DOCUMENTOS RELACIONADOS SPA-ADMI-RE-CL-0002: Formulario rendición de gastos. 7. ÚLTIMOS CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN 2 Se actualiza valor por km y clausula temporal del ANEXOS