UNIDAD DE TRABAJO 2 Organización y funcionamiento de las empresas de Restauración

Transcripción

1 UNIDAD DE TRABAJO 2 Organización y funcionamiento de las empresas de Restauración 1.- Departamentos funcionales. Las empresas del sector de la Hostelería y el Turismo, como muchas otras, se organizan en unidades y estructuras. Desde dentro del sector solemos valorar a las unidades, es decir, a cada uno de los eslabones que forman la estructura, como Departamentos Funcionales, al entender que se trata de las más pequeñas divisiones que podemos realizar para alcanzar un nivel adecuado de producción. Las unidades organizativas pueden funcionar con, entre otras, dos modalidades alternativas que, usualmente, coexisten, y pueden agruparse analíticamente en verticales y horizontales. En las modalidades verticales los recursos se asignan, esencialmente, en términos de capacidad instalada para producir resultados (instalaciones, personal, recursos materiales que permiten determinada capacidad de producción, más allá de que se la logre o no). Algunas organizaciones deben organizarse alrededor de su capacidad instalada debido a la naturaleza de lo que producen, como, por ejemplo, los hoteles, que deben contar con habitaciones, restaurantes, personal y ascensores para atender a determinada cantidad de pasajeros. Las modalidades de trabajo verticales han revelado ser las más eficientes para las gestiones sistemáticas que admiten rutinas, siendo la producción en serie la imagen más difundida. Las modalidades horizontales, por otra parte, se basan en la asignación de los recursos a resultados concretos, casi siempre producidos a través de programas y proyectos. El ejemplo característico de la producción por proyectos es la construcción de un edificio, que tiene un principio, un desarrollo y un fin y cuya asignación de recursos no se refiere a la capacidad instalada para construir edificios sino a la construcción de un edificio concreto. Las modalidades horizontales resultan más eficientes que las verticales en infinidad de casos, naturalmente bien conocidos por quienes las utilizan, y tienen reglas de juego organizativas y tecnologías de gestión que les son propias y bastante diferentes de las verticales. Cuando las organizaciones deben funcionar de manera articulada con modalidades de tipo vertical y horizontal, lo cual es lo más común, sus modelos organizativos tienden a ser matriciales. Los modelos organizativos matriciales se cuentan entre los más complejos, toda vez que en ellos deben coexistir reglas propias de los verticales con las de los horizontales. La mayor parte de los esquemas de asignación de recursos, categorización del personal, diseño de los organigramas, para no mencionar la cultura predominante y otros, especialmente en las administraciones públicas, han sido diseñadas para modelos verticales y son poco compatibles con esquemas de asignación de recursos por proyectos y reglas de juego sobre personal donde es Página - 1 -

2 normal la coexistencia de varios sistemas de retribución y la misma persona puede ser jefe y subordinado de otra al mismo tiempo pero en diferentes proyectos. Las organizaciones reales, lejos de basarse en modelos puros, por lo general reúnen características divisionales en algunos aspectos o áreas y funcionales en otros, algunas de sus gestiones las administran con modalidades claramente verticales, otras horizontales y resuelven las articulaciones entre ambas a través de algunas áreas donde predominan los esquemas matriciales. Una organización compleja, por ejemplo, puede hallarse dividida en DIVISIONES regionalmente en cuanto a determinadas gestiones de la producción externa, y cada una de estas áreas funcionar como una réplica menor de la organización total, con autonomía relativa, capacidad de planificación, administración de sus funciones de apoyo, etcétera. Entre estas áreas regionales existirá redundancia de gestiones (cada una en su ámbito), mientras que otros aspectos, por ejemplo el pago de los sueldos o la administración contable, pueden hallarse totalmente centralizados y gestionarse con un enfoque funcional basado en la especialización. En la misma organización, a su vez, pueden coexistir gestiones que se realicen mediante proyectos con asignaciones de recursos específicas con áreas de tipo vertical, como las administrativas y la conducción misma. También pueden existir mecanismos y reglas para transferir temporalmente recursos humanos entre unidades verticales y horizontales Configuración de la estructura organizativa La representación más simple de la estructura organizativa es el ORGANIGRAMA, una forma clásica de graficación que muestra las unidades organizativas con sus dependencias jerárquicas. Este diagrama permite inferir algunos aspectos de la división técnica del trabajo, la fragmentación de la autoridad, y la importancia asignada a las unidades. Todas estas cosas deben ser registradas mediante categorías descriptivas específicas. La primera de estas categorías tiene que ver con la importancia de las unidades. Para su registro es preciso establecer una escala de niveles organizativos que permita clasificar desde las unidades más importantes hasta las de menor rango. Uno de los aspectos esenciales de esta cuestión, desde luego son los criterios a tomar en cuenta para establecer esa importancia, tales como el tipo y criticidad de las responsabilidades asignadas, el volumen de recursos empleados y otros. Ya sea por la aplicación de tales criterios o por simple decisión política, las unidades terminan jerarquizadas de alguna manera. Página - 2 -

3 1.2.- Los Organigramas El organigrama puede describirse como un instrumento utilizado por las ciencias administrativas para análisis teóricos y la acción practica. Sobre su concepto, existen diferentes opiniones, pero todas muy coincidentes. Estas definiciones, arrancan de las concepciones de Henri Fayol. Por ejemplo, un autor define el organigrama de la manera siguiente: Una carta de organización es un cuadro sintético que indica los aspectos importantes de una estructura de organización, incluyendo las principales funciones y sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva. Otro autor expone su concepto de esta forma: El organigrama constituye la expresión, bajo forma de documento de la estructura de una organización, poniendo de manifiesto el acoplamiento entre las diversas partes componente. Al analizar estas definiciones observamos que cada una de ellas conserva la esencia del mismo, y únicamente se diferencian en su forma y en su especificación. Un autor considera que los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos revelan: La división de funciones, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad, los canales formales de la comunicación, la naturaleza lineal o asesoramiento del departamento, los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, entre otros; y las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma. Según el concepto de organigrama, este muestra: - Un elemento (figuras). - La estructura de la organización. - Los aspectos más importantes de la organización. - Las funciones. - Las relaciones entre las unidades estructurales. - Los puestos de mayor y aun los de menor importancia. - Las comunicaciones y sus vías. - Las vías de supervisión. - Los niveles y los estratos jerárquicos. - Los niveles de autoridad y su relatividad dentro de la organización. - Las unidades de categoría especial. Página - 3 -

4 El organigrama tiene alcances mayores y otros propósitos, por ejemplo, para relaciones publicas, para formación de personal, fiscalización e inspección de la organización, evaluación de la estructura, reorganización, evaluación de cargos, entre otros Organización de la cocina: Entendemos que del trabajo en la cocina participan los siguientes puestos, que emanan de la Ordenanza de Trabajo para la industria de Hostelería: Jefe de Cocina. Segundo Jefe de Cocina. Jefe de partida. Cocinero. Ayudante de cocinero. Jefe de Repostería. EJEMPLO DE UN ORGANIGRAMA PARA LA COCINA JEFE DE COCINA SUBJEFES JEFES DE PARTIDA Y REPOSTERÍA COCINEROS AYUDANTES APRENDICES PINCHES MARMITONES Habitualmente, las grandes cocina mantienen un sistema de organización interna basado en al existencia de Partidas. Las partidas constituyen brigadas de trabajo a los cuales se les encomienda una un determinado trabajo, generalmente basado en el principio de la especialización. No obstante, es necesario que exista una buena organización entre todas ellas debido a que, en muchas ocasiones, un plato precisa de la intervención de más de una de las partidas. Las partidas existentes son: Página - 4 -

5 CUARTO FRÍO: Se le encomienda la distribución de carnes y pescados, al tiempo que cuida de las cámaras frigoríficas. Limpian y preparan carnes y pescados crudos, además de la elaboración de patés, terrinas, platos fríos, etc..., al tiempo que se ocupan de su decoración, como ensaladas, ensaladillas o salsas frías. SALSERO: Confecciona los fondos y salsas para carnes. Se ocupa, además, de aquellos platos de carne que para su servicio no van asadas o fritas. También elabora guarniciones, especialmente a partir de legumbres ROTISSEUR: Se encarga de los asados de carne y las carnes fritas. En algunas ocasiones, el salsero forma parte de esta partida para complementarla con todas las carnes. ENTREMETIER: Puede aportar cierto grado de especialización como Potajero, entradero y pescadero. En esta partida se asumen las sopas, cremas y potajes, las hortalizas, legumbres y pastas alimenticias así como las elaboraciones de pescado, además de sus fondos (fumets) o salsas. PASTELERÍA: Que lleva a cabo la elaboración de los productos de pastelería y, si llega el caso, de panadería, además de lo tradicional, que suelen ser los postres de repostería. En esta partida se desarrollan, además, las elaboraciones que, a partir de harinas, sean dulces o saladas, van a intervenir en la elaboración de otros platos, como por ejemplo el hojaldre que se empleará para cubrir un Solomillo Wellington. 2.- Las relaciones con otras empresas del sector de la Hostelería y el Turismo La actividad de las empresas de restauración se haya enclavada dentro del área de la Hostelería y el Turismo, donde la variedad de empresas, tipos, modalidades, tamaños, formas jurídicas, etc., es muy notable. En cuanto a la normativa que clasifica estos establecimientos, decir que se ha valorado suficientemente la nacional y la autonómica de Castilla y León. Esta normativa es válida, aún en el caso de que se trate de establecimientos de restauración incluidos en establecimientos de otra naturaleza, como las empresas de alojamiento. Pero qué relaciones mantienen con otras empresas? De qué empresas se trata? Veamos: ALOJAMIENTO RESTAURACIÓN TRANSPORTE DISTRIBUCIÓN Página OTRAS RESTAURACIÓN

6 2.1.- Relaciones con empresas de alojamiento: Por lo general suele tratarse del hecho de que estas empresas de restauración se ubican en el interior de empresas de alojamiento hotelero, como son los hoteles, o extrahotelero, como son los apartamentos turísticos o los Campamentos Públicos de Turismo (camping). La relación que con estas empresas se genera está basada en la prestación de un servicio, sea éste integral, si forman parte ambos departamentos de la misma empresa o mediante contraprestación económica, si se trata de un departamento gestionado desde el exterior, como una contratación. En cualquier caso, se genera como relación esa prestación del servicio de desayunos, comidas y cenas, que condicionan la existencia del concepto de PENSIÓN ALIMENTICIA, a lo que debe sumarse la existencia de servicios como la cafetería, el room service o los minibares. Cada uno de los servicios debe ir amparado por la existencia de vales que los justifiquen. En muchos casos se emplea como justificante la propia comanda, pero es un error, ya que se trata de una orden de pedido entre departamentos, por lo que el vale debe realizarse a partir de ella y debe además, ser un documento valorado. Este vale será el que después justifique cada uno de los movimientos de la factura. En la empresa hotelera resultan muy interesantes los documentos que se generan desde la recepción para informar acerca de las previsiones que desde este departamento se hacen para las estancias, entradas y salidas de clientes, lo cual, dadas las correspondientes ratios establecidas por la Dirección, ofrecerá datos claros a la Cocina para su planificación Relaciones con empresas de transporte: En este caso se trata de una relación de doble flujo o sentido. Por un lado, la relación existente entre las empresas de Restauración para con las empresas de transporte para las cuales trabajan como proveedoras de servicio, pero de un servicio que prestan las compañías de transporte. Por ejemplo, las empresas de catering que elaboran los alimentos que las compañías van a utilizar para prestar el servicio a bordo, o las contrataciones de empresas, incluso, para realizar la elaboración y el propio servicio. Documentalmente, esta relación genera exclusivamente una relación que se plasma en la existencia de un contrato mercantil y los justificantes de las correspondientes entregas como albaranes y facturas o las correspondientes órdenes de pedido. En el segundo caso, cuando las relaciones son a la inversa, cabe destacar cómo algunas compañías de transporte regular de viajeros tienen paradas fijas en Página - 6 -

7 establecimientos de esta tipo, pudiendo incluso venderse billetes de transporte con un servicio de comida (por ejemplo un bocadillo) en la correspondiente parada Relaciones con empresas de distribución: De todas las empresas de Hostelería y Turismo, estas empresas son las que menos se parecen a las empresas de Restauración. Pero posiblemente sean éstas las que generen mayor cantidad de relaciones entre empresas y la mayor carga documental entre ambas. Se trata, cuando hablamos de empresas de distribución en el sector turístico, de las agencias de viajes, sean estas mayoristas o no. De hecho, no resulta extraño el hecho de adquirir un viaje que lleve incluida una pensión alimenticia, sea ésta o no en un establecimiento de alojamiento. En muchas ocasiones, las agencias de viajes realizan una contratación de un servicio de restauración como una comida en ruta. En este caso, se trata de un sencillo acuerdo que puede documentarse mediante una carta, una fax o un correo electrónico en los cuales se cursa solicitud del servicio por un lado, y respuesta con presupuesto por la contraria, antes de establecer el acuerdo mediante un documento de confirmación, que suele ser cualquiera de los mencionados, sin olvidarse de la importancia del teléfono, pero que no documenta estos acuerdos. Posteriormente, y dado que las Agencias de Viajes son empresas mediadoras, generalmente, a la hora de la prestación del servicio entregan un documento de compromiso de pago denominado BONO o VOUCHER, en el cual se especifica la descripción del servicio a facturar. Esta factura debe acompañarse de una copia del bono de la agencia, especialmente en aquellos casos en que la oficina de emisión del bono no coincide con la dirección de pago. Este bono debe especificar: Nº de pax (comensales en este caso). Precio. Gratuidades. No obstante, puede ser mucho más explícito y citar horarios, composición del menú, Relaciones con otras empresas de la restauración: Pueden ser muy variadas, pero principalmente se realizan en el momento en que una va a ser utilizada como proveedor de la otra. Actividades 1. Realice un organigrama de una empresa de Restauración diferenciando las distintas brigadas en cocina o sala 2. Proponga un organigrama de una empresa hotelera y los nexos entre los diferentes departamentos. Página - 7 -