Teoría y Diseño Organizacional. Décima Edición Richard L. Daft

Transcripción

1 Teoría y Diseño Organizacional Décima Edición Richard L. Daft

2 Capítulo 8 Uso de la tecnología de información para la coordinación y el control

3 Objetivos de Aprendizaje Al finalizar la sesión de estudios el estudiante estará en condiciones de explicar: 1. La evolución de la tecnología de la información (TI) 2. Los sistemas de TI aplicados a las operaciones organizacionales 3. Utilización de la TI para la toma de decisiones y el control de la organización 4. Formas en que la TI puede añadir un valor estratégico 5. Forma en que la TI afecta el diseño organizacional y las relaciones interorganizacionales

4 Contenido 1. Evolución de la tecnología de la información 2. Información para la toma de decisiones 3. Nivel y enfoque de los sistemas de control 4. Adición de valor estratégico: fortalecimiento de la coordinación interna 5. Adición de valor estratégico: fortalecimiento de la coordinación externa 6. Diseño organizacional e-business 7. Impacto de la tecnología de la información en el diseño organizacional

5 Antes de empezar... Antes de ver la presentación, encierre en un círculo su opinión acerca de cada una de las siguientes afirmaciones:

6 1. Evolución de la Tecnología de la Información El gerente de primera línea se preocupa por los problemas bien definidos acerca de los aspectos operativos y los acontecimientos pasados. La alta gerencia, por el contrario, aborda en su mayor parte los aspectos inciertos y ambiguos, como estrategia y planeación.

7 Evolución de la Tecnología de la Información (cont.) Los sistemas de TI basados en la computadora se han vuelto cada vez más complejos, las aplicaciones han aumentado para apoyar la coordinación, el control y la toma de decisiones de la gerencia acerca de problemas complejos e inciertos.

8 Evolución de las Aplicaciones Organizacionales de la Tecnología de la Información

9 Sistemas de Procesamiento de Transacciones En sus inicios, los sistemas de tecnología de la información se aplicaban a las operaciones. Esos sistemas se llegaron a conocer como sistemas de procesamiento de transacciones, que automatizan la rutina de la organización, es decir, las operaciones de negocios cotidianas. Un SPT recaba los datos de operaciones como ventas, compras a los proveedores y cambios en el inventario y los almacena en una base de datos.

10 Almacenamiento de Datos Se refiere al uso de enormes bases de datos que combinan todos los datos de la empresa y permiten que los usuarios tengan acceso directo a ellos.

11 Inteligencia de Negocios (Minería de datos) Se refiere al análisis de alta tecnología de los datos de una empresa con el fin de tomar mejores decisiones estratégicas. Busca y analiza datos de múltiples fuentes con el fin de identificar patrones y relaciones que podrían ser significativos.

12 2. Información para la Toma de Decisiones y el Control La tecnología puede ayudar a los gerentes a tomar decisiones importantes El sistemas de información para la administración (SIA) incluye: Sistema de reportes de información Sistemas de información ejecutiva (SIE) Sistemas de apoyo a las decisiones (SAD) Las organizaciones están usando tecnología para agregar valor estratégico

13 Sistema de Información para el Control Administrativo y la Toma de Decisiones gerenciales

14 Modelo de Control Basado en la Retroalimentación Los sistemas efectivos de control implican el uso de retroalimentación para determinar si el desempeño cumple con los estándares establecidos para ayudar a la organización lograr sus metas.

15 Modelo Simplificado del Control de la Retroalimentación

16 Sistema de Control Administrativo Rutinas formales, reportes y procedimientos que utilizan información para mantener o alterar patrones en las actividad organizacionales Actividades formalizadas basadas en información de: o o o o Presupuestos, reportes financieros Distribución de recursos Sistemas de control de calidad Sistemas de incentivos Los gerentes deben definir las medidas de desempeño y los estándares

17 Sistema de Control Contenido y Frecuencia

18 Sistema de Control Administrativo (cont.) Los sistemas de control de la calidad involucran la capacitación de los empleados en los métodos de control de calidad, la fijación de metas para la participación de los empleados, el establecimiento de pautas para el benchmarking y la asignación y medición de las metas Six Sigma.

19 Cuadro de Mando Ejecutivo

20 3. Nivel y Enfoque de los Sistemas de Control Nivel organizacional: El Balanced Scorecard Integra mediciones financieras con los reportes estadísticos internos, mercados y clientes, así como en los empleados. Sistema de control administrativo integral Mapa estratégico visualización de los impulsores del éxito organizacional y como están relacionados Nivel departamental: Comportamiento versus Control de resultados Como la gente hace su trabajo Resultados que produce

21 Principales Perspectivas del Balanced Socrecard Financieras

22 Mapa Estratégico de Desempeño Administrativo Lograr la misión; crear un valor óptimo

23 Para un gerente, no debe importar mucho cómo o cuándo exactamente desempeñan su puesto las personas, siempre y cuando produzcan buenos resultados. RESPUESTA: De acuerdo. El enfoque en los resultados, o en los productos, puede ser altamente efectivo para el control a nivel de departamento en numerosas organizaciones. Los empleados resienten el hecho de que los micro supervisen y no les agrada que los traten como si fueran niños. La mayoría de los gerentes encuentra que es necesario establecer límites razonables para un comportamiento correcto y el mayor énfasis del control debe ser en los resultados para lograr un desempeño del nivel más alto posible.

24 4. Adición de Valor Estratégico: Fortalecimiento de la Coordinación Interna Incrementando la coordinación interna Intranets Herramientas Web 2.0 Administración del Conocimiento Planeación de Recursos Empresariales

25 Dos Enfoques para la Administración del Conocimiento

26 Ejemplo de una red ERP Ventas Finanzas y contabilidad Recursos humanos Base de datos central Compras Inventarios y manufactura Distribución

27 5. Adición de Valor Estratégico: Fortalecimiento de la Coordinación Externa Fortalecimiento de la Coordinación Externa con TI o o o Sistemas de administración de la cadena de suministros y de empresa integrada Herramientas para mejorar las relaciones con los clientes Diseño de organizaciones de ebusiness La Empresa Integrada o Enlaces de información son claves para la coordinación o Relaciones horizontales coordinan la cadena de abastecimiento para satisfacer las necesidades de los clientes

28 Extranet e Intranet

29 La Empresa Integrada Cliente Proveedor Datos compartidos Fabricante Datos compartidos Coordinación inter-organizacional

30 El Sistema de Corrugated Supplies en Acción

31 Relaciones con el Cliente Muchas compañías están aplicando tecnología para construir relaciones con los clientes Directores de Social Media están mezclando marketing, promociones, atención al cliente y apoyo a través de Facebook, Twitter, y el sitio web de la compañía Aprox. 35% de compañías usan blogs corporativos para comunicarse con clientes Para los gerentes, blogs y Twitter se han convertido en requisitos

32 Todos los gerentes deben tener un Blog. RESPUESTA: En desacuerdo. Los blogs son una forma cada vez más popular para que los gerentes se comuniquen tanto con los empleados como con los clientes. Muchas personas creen que dentro de pocos años, el blogging (o blogueo) será tan común para los gerentes como lo es en la actualidad el correo electrónico. Pero los blogs todavía no son apropiados para muchos gerentes en numerosos entornos de trabajo

33 6. Diseño Organizacional E-Business E-business es cualquier negocio que se lleva a cabo a través de una red de computadoras E-commerce se está transformando en m- commerce en la medida que más transacciones se llevan acabo en equipos móviles Administradores deben descubrir la mejor estrategia real virtual (bricks and clicks) División interna Spin-off Joint ventures

34 Rango de Estrategias para Integrar Elementos Físicos y Cibernéticos División Interna Asociación Spin-off

35 La mejor forma de que una empresa grande establezca una división en Internet es creando una unidad separada y autónoma, una spin-off, debido a que la unidad tendrá la autonomía y la flexibilidad necesarias para operar a la velocidad de Internet, en vez de verse obstaculizada por las reglas y los procedimientos de la organización mayor. RESPUESTA: En desacuerdo. Cada enfoque para crear una operación de e-business tiene ventajas y desventajas. La creación de una empresa escindida autónoma le puede proporcionar a la nueva unidad una mayor autonomía y flexibilidad, pero también puede reducir la eficiencia y requerir costos de inicio más altos. Los gerentes consideran cuidadosamente si deben utilizar una división interna, una spin-off, o una sociedad estratégica, cualquiera de las cuales puede funcionar mejor, dependiendo de las circunstancias de la organización.

36 7. Impacto de la Tecnología de la Información en el Diseño Organizacional Organizaciones más pequeñas Estructuras descentralizadas de la organización Coordinación horizontal mejorada Relaciones interorganizacionales mejoradas Estructuras mejoradas de red organizaciones virtuales

37 Características Claves de las Relaciones Interorganizacionales Tradicionales Frente a las Emergentes

38 Resumen e Interpretación Las organizaciones de éxito toman ventaja de la tecnología La tecnología ayuda a una mejor toma de decisiones Las organizaciones deben emplear controles para medir el desempeño La tecnología está agregando valor estratégico internamente y externamente La tecnología está impactando el diseño de las organizaciones

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