F inanzas. ... o cómo salir de la crisis

Transcripción

1 F inanzas... o cómo salir de la crisis Leonidas Molina Subdirector Administrativo Financiero lmolina@flacso.org.ec Cuando la nueva administración de la Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales Sede Ecuador, se hizo cargo en octubre de 1995, la situación administrativa financiera de la institución era dramática. El escenario era desolador: la falta de recursos llegó a extremos de iliquidez; los saldos de las cuentas bancarias estaban en cero o en rojo; se debía a los bancos, a los proveedores, al Fisco por retenciones del impuesto a la renta y por aportes voluntarios a la guerra de ese año, al IESS por planillas de varios meses por aportes individuales y patronales no pagados. Fueron más de acreedores. Con ellos, uno a uno, se negoció hasta acordar el pago que permitió llegar a su cancelación. En definitiva, la crisis llegó a fondo con la liquidación de los empleados a quienes se les había pagado con letras de cambio con plazos de pago de seis y nueve meses más los intereses. La entidad tenía, en ese entonces, una deuda de tres millones de dólares y unos ingresos inciertos por 360 mil dólares. El último trimestre del año 1995 y el primer semestre del año 1996 fue un período de estudio y análisis, de poner en orden los papeles, terminar la auditoría financiera de 1994 y contratar la auditoria del año 1995 con el fin de salir de la crisis económica por la que atravesaba la institución. El panorama no era favorable. Las distintas consultoras le habían diagnosticado una muerte lenta a la institución y no veían posibilidades de que FLACSO saliera adelante. En el dictamen de auditoría del año 1994, preparado por los Auditores independientes BDO Stern, se manifestó: La Facultad ha experimentado un déficit muy importante en las operaciones del periodo, mantiene deficiencias en su capital de trabajo y dificultades para el desarrollo de sus operaciones futuras, lo cual nos lleva a pensar que existen importantes dudas con respecto a las habilidades de la Facultad para continuar como negocio en marcha. Además, las relaciones de trabajo con el Gobierno Nacional a través de los Ministerios de Economía y Relaciones Exteriores estaban deterioradas a tal punto, que las cuotas estuvieron impagas por el Gobierno prácticamente desde el año 1979 por el monto de alrededor de 1200 millones de dólares. A pesar de que el Gobierno Nacional del Ecuador entregó solamente valores parciales en concepto de la asignación que le correspondía transferir co- 157

2 Memoria de una gestión mo producto del acuerdo suscrito entre la FLAC- SO-Ecuador y el Gobierno Ecuatoriano, estos problemas y obstáculos que se constituían en debilidades y amenazas para el normal desenvolvimiento de la institución, fueron solucionados por la actual administración al punto que, al 31 de diciembre de 1999, la institución ya no tenía valores pendientes de pago por estos conceptos. La Institución demoró cuatro años en ordenar las finanzas, salvo el juicio con la ex directora de FLACSO, Amparo Menéndez. Los cuatro primeros años sin duda fueron los más difíciles. En el primer momento de superación de la crisis tenía, para el pago de la deuda, los 360 mil dólares que recibía del Gobierno. Para superar esa primera instancia la administración emprendió largas tareas de negociación con los acreedores: se condonaron deudas en algunos casos, en otros, se ampliaron plazos. Una vez superada esa primera etapa, la FLACSO definió dos presupuestos para los tres momentos: 1) Los recursos del Estado para pagar el presupuesto de deuda; y, 2) Para la ejecución y gestión académica y administrativa autofinanciadas, actividades que no tenían recursos propios en su inicio, por cuanto no se realizaba estas labores. Durante los primeros cuatro años no hubo recursos para el manejo institucional, así que la única estrategia posible fue la de obtener recursos para proyectos específicos y de ahí obtener financiamiento para la gestión institucional. Hoy, la FLACSO es una Institución que esta debidamente organizada en lo académico, administrativo y financiero, y, además, está saneada de deudas que le permitirán continuar con el claro desempeño de sus actividades iniciadas en 1996 y que han ido incrementándose en forma paulatina. Gráfico 9: Balance de situación comparativo diciembre de 2004 Nota: Los datos al 31 de diciembre de 2004 son proyectados 158

3 FLACSO de la A a la Z Del análisis de los estados financieros podemos afirmar definitivamente que la Sede, ha logrado la autosostenibilidad con seis fuentes de ingreso: 1. Los recursos de autogestión por el pago de matrículas y colegiaturas de los doctorados, maestrías, diplomas, cursos de especialización, cursos abiertos y cursos virtuales. 2. Los recursos provenientes del estado ecuatoriano, que tienen dos fuentes: - La asignación del Gobierno Nacional que entrega el Ministerio de Economía y Finanzas a través de la Cancillería por mandato del Acuerdo Internacional suscrito entre el Estado Ecuatoriano y la FLACSO-Ecuador. - La asignación del Gobierno Nacional que entrega el Ministerio de Economía y Finanzas a través del Consejo Nacional de Educación Superior (CONESUP) por mandato de la Ley Orgánica de Educación Superior emitida por el Estado Ecuatoriano en mayo del 2000, en la cual se la reconoce como una institución de educación superior pública de posgrado. 3. La venta de consultoría por investigaciones y otros trabajos que la Institución realiza por encargo de entidades de los sectores público y privado nacionales e internacionales. 4. Las donaciones que recibe la FLACSO de organismos nacionales e internacionales con el objeto de realizar algún proyecto docente o de investigación, importante para el desarrollo humano y/o apoyo a la comunidad. 5. Por la venta de libros que son editados por la Sede, producto de las investigaciones y experiencias de sus profesores investigadores. 6. La obtención de rendimientos financieros por la realización de inversiones temporales a corto plazo. Alexandra Vargas en su jornada diaria de trabajo en RR.HH. Si bien es cierto que estas fuentes de ingresos le aseguraron el desarrollo de los programas, actividades y proyectos, no es menos importante también indicar la existencia y definición de políticas de gasto con la finalidad de priorizar la utilización de estos recursos con eficacia, eficiencia, efectividad, ética, economía y ecología. Para que estas políticas sean aplicadas en forma integral, la FLACSO, a partir del año 1998 elaboró herramientas de planificación estratégica y operativa multianual, que son la base del presupuesto multianual, y que se convierten en instrumentos de control de gestión en la administración financiera del ingreso y gasto de la institución. El Balance General comparativo en el período 1994 a diciembre del 2004 (proyectado) nos demuestra el crecimiento sostenido de la Facultad a pesar de haber recibido una institución en crisis financiera, y de haber soportado las medidas económicas tomadas por el Gobierno Ecuatoriano en los años 1999 y 2000, principalmente por las continuas devaluaciones, el proceso de la incautación bancaria y de la dolarización de la economía ecuatoriana. Se puede también apreciar el gran salto de incremento del activo y del patrimonio de la institución a partir del 2001, año en el cual comenza- 159

4 Memoria de una gestión Gráfico 10: Estado de resultados comparativo diciembre de 2004 Nota: Los datos al 31 de diciembre de 2004 son proyectados mos a recibir los recursos del Estado por mandato de la Ley de Educación Superior, de haber recibido la donación y comodato de los terrenos por parte del Municipio de Quito avaluados en cerca de (un millón seiscientos veinte mil dólares americanos) y de haber invertido los recursos recibidos del CONESUP en la construcción del nuevo campus universitario. En términos generales el activo que en el año 1994 fue de dólares, al finalizar el año 2004 (proyectado) tiene un valor de ,686 dólares lo cual manifiesta un incremento 2,749 %, mientras que el patrimonio aumenta en ,126 dólares lo cual equivale al %. El cuadro comparativo del Estado de Resultados y de la Ejecución Presupuestaria muestran los resultados de los ingresos y los gastos ejecutados en cada uno de los años analizados y que los resultados obtenidos durante los años 1994 y 1995 representa un déficit de 713,100 dólares y 251,037 respectivamente, mientras que a partir del año 1996, comienza a obtener utilidad en su gestión, lo cual contribuye al aumento del activo y del patrimonio. Los ingresos se han incrementado en más del 2000 % en el período. El proceso de salir de la crisis ha sido largo. La capacidad de negociación con los acreedores, en una primera instancia, y la consecución de recursos para la autogestión, han sido claves. El Sistema Administrativo La organización crecía en forma acelerada, por lo tanto era necesario contar con los recursos necesarios para que FLACSO-Ecuador se adapte a las nuevas exigencias. Con este enfoque se diseñó un Departamento Administrativo que satisfaciera las demandas exigidas por la sociedad actual. Entre los problemas administrativos a resolver estaba el de la Seguridad. El Departamento administrativo contrató, primero, a los guardias Jorge y Gerardo Untuña, quienes trabajaron hasta 160

5 FLACSO de la A a la Z Gráfico 11: Balance de situación y del ingreso comparativo diciembre de 2004 Nota: Los datos al 31 de diciembre de 2004 son proyectados el año 2001, fecha en la cual se contrató a una empresa especializada en este tipo de servicios. Jorge Untuña había iniciado sus estudios superiores en Leyes y la Dirección decidió entregarle otras funciones que estén más acordes con los estudios que estaba realizando. Gerardo Untuña, como muchos otros cientos de miles de ecuatorianos emigro a España en busca de nuevos retos y oportunidades. En la actualidad, el servicio de guardianía es de 24 horas con un reforzamiento de horario entre las 07:00 y las 21:00 debido a las actividades que se desarrollan en la Sede. El Departamento Administrativo se ocupa de atender las distintas necesidades y servicios básicos tales como mantenimiento, seguridad, servicio telefónico, inventarios y demás procedimientos básicos para echar a andar una institución. Para realizar el mantenimiento, la institución cuenta con cinco personas a tiempo completo. Con respecto del sistema telefónico se renovó la central con ocho líneas telefónicas. En los años 2000 y 2001 se incorporaron 10 líneas telefónicas adicionales y se cambió la central telefónica por una moderna estación acorde con las necesidades actuales. Durante los años 2003 y 2004 hemos incorporado a este sistema telefónico cuatro líneas ISDN que permiten la transmisión de voz e imagen y que están al servicio para efectuar video conferencias nacionales e internacionales. La nueva Sede contará con servicio de fibra óptica y satelital de última generación que generará un beneficio muy importante a la información, comunicación y la realización de eventos internacionales en su Centro de Convenciones. Respecto del manejo de inventarios de proveeduría, librería y activos fijos, desde el año pasado contamos con sistemas informáticos que permiten el control y administración. Para ello, ha sido indispensable una capacitación permanente al personal. 161

6 Memoria de una gestión Personal del área financiera en su labor. Para normar y controlar todas y cada una de las acciones vinculadas a la gestión administrativa, se determinó la necesidad de diseñar manuales e instructivos que regulen los procedimientos que comienzan a dar frutos con su inclusión en el Sistema de Gestión de Calidad. En este período se han aprobado los siguientes reglamentos: - Reglamento Interno de Personal - Reglamento de Administración de Caja Chica - Reglamento de Administración de Fondo Rotativo - Reglamento de Viáticos y Subsistencias Nacionales e Internacionales - Reglamento de Vacaciones - Reglamento de Anticipos y Préstamos - Reglamento de Planificación y Presupuesto - Reglamento de Administración y Uso de las Salas de Computación - Instructivo para el Control de Registro de Asistencia para Recursos Humanos - Instructivo de distribución de publicaciones - Instructivo de Costos de Colegiatura para Doctorados, Maestrías, Diplomas, Especializaciones, Cursos Abiertos y Virtuales. - Instructivo de Cobro de Tasas por Servicios - Instructivo de Seguridad - Instructivo de Atención Médica - Instructivo de Mantenimiento de Luz, Agua y Limpieza - Instructivo de Mantenimiento de Teléfono e Internet - Instructivo para el Plan de Adquisiciones - Instructivo para Requisición de Suministros y Materiales de Oficina y Limpieza - Instructivo para la Revisión Semanal del Edificio - Instructivo de Mantenimiento de Equipos - Instructivo para el Uso del Laboratorio - Instructivo para Préstamo de Equipos de Computación y Audiovisuales - Instructivo para Uso Telefónico - Instructivo de Políticas para elaboración del Presupuesto - Instructivo de entrega de Información Financiera a las Autoridades de la Facultad y del Gobierno Ecuatoriano - Instructivo del Sistema de Documentación - Instructivo de Uso de Parqueaderos - Instructivo de Uso de Vehículos - Manual Orgánico Funcional - Manual de Calidad Total Siendo el área administrativa una instancia de apoyo ha colaborado en cada una de las actividades de su competencia con la realización de los procesos clave institucionales; este trabajo en conjunto le ha permitido posicionarse en el ámbito nacional e internacional como una institución organizada y eficiente. 162